Когда нужно отправить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении
Опубликовано: 14.06.2025
Процесс увольнения всегда неприятен и требует четких действий. Особым моментом является выдача трудовой книжки при увольнении, так как в этот документ внесены все основные данные о сотруднике. Наниматель обязан выдать документ и не имеет никакого права удерживать его у себя во вред бывшему сотруднику. Иногда бывает, что руководитель угрожает тем, что не отдаст книжку или же работник отказывается забирать ее сам, так как не согласен с увольнением.
Трудовая книжка вмещает всю историю рабочего периода человека, она понадобится в будущем для расчета трудового стажа в ПФР. Пока не прекратились трудовые отношения, работодатель должен хранить ее у себя, а по расторжении трудового договора обязан выдать документ беспрепятственно в последний рабочий день.
Увольнение подразумевает под собой расторжение всех трудовых отношений работника с компанией и ее руководством. Сотрудник имеет право забрать свои вещи и документы и закончить работу в данной организации.
Законодательные регламентации по трудовой книжке
Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.
Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:
- Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
- ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
- ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
- ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
- ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
- ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.
Что происходит с трудовой книжкой при увольнении
Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.
В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата. Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным. В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.
Записи, вносимые в трудовую книжку
Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:
- каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
- на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
- должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
- записи формулируются в установленной законом форме;
- последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
- если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.
Кто может получить трудовую книжку
Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику. На практике встречаются разрешенные законом обстоятельства, когда книжка может быть:
- выдана лицу, получившему от работника доверенность на получение документа;
- отдана родственнику увольняемого;
- переслана с помощью почты;
- сохранена работодателем в установленном законом порядке.
Особенности личной выдачи
Процедура получения трудовой книжки для работодателя более трудоемкая, чем для увольняющегося. Она состоит из нескольких этапов.
- Заполнение. Оно должно быть полностью завершено ко дню увольнения, и заключается в двух важных процедурах:
- заверение подписями и печатями всех записей, сделанных в период работы в данной организации;
- вписывание формулировки об увольнении.
- Получение подписи сотрудника в нужной графе личной карточки (в том, что он получил книжку на руки).
Работник не получил книжку, что делать?
Если в день увольнения сотрудник не явился в отдел кадров или на свое рабочее место либо отказывается получить трудовую книжку, работодателю необходимо подстраховаться. Ситуацию нельзя пускать на самотек, иначе возможно судебное разбирательство по причине задержки выдачи трудовой. Работодателю необходимо:
Трудовая книжка – почтой
Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:
- заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
- в ответ на посланное работодателем уведомление.
Когда книжку отдадут родственникам?
Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью. Для этого необходимо:
- внести в книжку запись о прекращении трудовых отношений;
- убедиться в близких родственных связях с умершим, подтвержденных документально (паспортом, свидетельством о браке, о рождении и пр.);
- получить от родственника расписку в получении трудовой (в простой форме).
По письменному согласию родственников можно воспользоваться услугами почты.
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ
Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.
Порядок увольнения и получения книжки следующий:
- Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
- Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
- Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
- Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
- В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
- Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.
Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:
- Порядковый номер записи.
- Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
- Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
- Реквизиты приказа без сокращений.
- Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.
Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.
Сроки выдачи книжки
Согласно ст. 84.1 ТК РФ расчет и выдача трудовой происходит в последний рабочий день сотрудника. Бывают ситуации, когда работник в день увольнения не вышел на работу, например, если он заболел или отказался в этот день прийти и забрать трудовую.
В таком случае уволенному работнику направляется уведомление с просьбой забрать документ или дать согласие на отправку книжки по почте. С момента отправки уведомления руководитель перестает нести ответственность за задержку книжки.
Если работник, получив уведомление, обратился за трудовой книжкой, то работодатель должен вернуть ее не позднее 3 рабочих дней.
Документ можно отослать уволенному сотруднику по почте, если тот дал на то свое согласие и написал заявление на пересылку документа.
В случае смерти сотрудника трудовую могут получить его родственники, предоставив документы для подтверждения родства. Если за книжкой никто не обратился, то руководитель обязан хранить его до востребования.
Выдача трудовой книжки по доверенности
Трудовая книжка, как и многие другие документы, может быть выдана не только лично, но и доверенному лицу, если соответствующие полномочия оформлены должным образом. Это подразумевает надлежащее оформление доверенности – документа, делегирующего определенные полномочия, в данном случае, получение трудовой книжки, указанному лицу. Это бывает в случаях, например, когда сотрудник физически не может забрать документ.
Доверенность должна быть написана в установленной законом форме и заверена у нотариуса.
Важно! Доверенность может считаться недействительной, если на ней не стоит дата ее составления.
Без даты невозможно выявить, имеет ли документ юридическую силу. Если доверенность написана без указания срока ее действия, то считается, что он составляет 1 год.
Правильно оформленная доверенность должна содержать в себе следующие сведения:
- Дату создания, а также место составления, чтобы было понятно, где и как будет действовать доверенность, когда кончаются сроки ее полномочий.
- Вписанные паспортные данные хозяина трудовой. Инициалы, дата рождения и место проживания должны быть указаны без ошибок. Этот пункт строго проверяется при выдаче трудовой книжки на месте работы.
- Данные доверенного лица согласно его паспорту. Информация также будет проверяться, и в компании сделают запись о том, кто именно забрал трудовую книжку бывшего сотрудника.
- Полномочия доверенного лица. Важно указать, на что оно имеет право, например: проверить наличие всех нужных записей в документе, забрать трудовую книжку с собой, забрать зарплату и т.д.
- Образец подписи лица, которое будет действовать от имени бывшего рабочего.
- Доверитель должен подписать данный документ, чтобы заверить его подлинность.
После получения трудовой книжки поверенный должен написать сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу расписку о получении документа.
ВАЖНО! При получении трудовой книжки по доверенности кадровик, выдавший документ, должен сделать отметку со ссылкой на доверенность в личной карточке и ведомости динамики трудовых книжек.
Не все работодатели соглашаются выдавать трудовую по доверенности, поскольку в законодательстве не указан такой способ применительно к данному виду документа. Можно сослаться на ст. 185 ГК РФ, где указаны общие положения о доверенности. Если не удается получить согласие руководителя, тогда можно согласиться получить трудовую книжку по почте.
Пример доверенности
ДОВЕРЕННОСТЬ
на получение трудовой книжки
одиннадцатое февраля две тысячи семнадцатого года
Я, Перестукина Антонина Ростиславовна, 14 октября 1978 года рождения, паспорт 20 11 № 452678, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Пушкино 14 июля 2000 года, проживающая по адресу: г. Екатеринбург, ул. Академика Постовского, 18, кв. 134, настоящей доверенностью
Железнякова Максима Анатольевича, 18 августа 1980 года рождения, паспорт 20 11 № 967389, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Коломна 29 января 2004 года, проживающего по адресу: г. Екатеринбург, ул. Баумана, 24, кв. 91:
- получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью «Феличита» (г.Екатеринбург, ул. Василия Еремина, 12, офис 2) принадлежащую мне трудовую книжку;
- убедиться в надлежащем оформлении и внесении записей, сформулированных в соответствии с законодательством;
- выполнить другие необходимые действия, связанные с данным поручением.
Настоящая доверенность выдана сроком на три месяца без права передоверия.
Доверитель /Перестукина/ Перестукина Антонина Ростиславовна
Одиннадцатого февраля две тысячи семнадцатого года настоящая доверенность удостоверена мной, Добродеевым Антоном Степановичем, нотариусом г. Екатеринбурга. Настоящая доверенность подписана доверителем в моем присутствии. Личность гр. Перестукиной А.Р. установлена, дееспособность проверена.
Нотариус /Добродеев/ А.С.Добродеев
Ответственность при задержке выдачи трудовой
Есть недобросовестные и не соблюдающие закон работодатели, которые шантажируют подчиненных, запугивают невыдачей трудовой книжки и удерживают важный документ у себя, не имея на то никаких прав. Эти действия приведут к тому, что увольняющийся гражданин потеряет документ, в котором выписан его стаж. Также у него могут возникнуть трудности при устройстве на новую работу.
Пострадавший от таких действий сотрудник имеет право подать заявление в суд на работодателя, куда может внести сам факт угроз с его стороны по поводу удержания документа без веских оснований. По рассмотрении жалобы, руководителя вынудят вернуть документ с соответствующими записями. Кроме того, могут признать, что увольнение было вне рамок закона, если работник не по своей воле уходил с должности. Тогда его восстановят на работе в той компании, где он и числился. Руководитель должен будет компенсировать сотруднику материальный и моральный вред, а также возместить все судебные расходы, если суд примет такое решение.
Внимание! Если работодатель надолго задержал выдачу трудовой, то в таком случае законодательством установлена административная ответственность.
Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить. Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:
Когда следует выдать трудовую книжку при увольнении
Вне зависимости от причины и статьи увольнения, трудовая выдается в этот же день, без учета местонахождения работника и прочих обстоятельств.
В Трудовом кодексе сказано, что при нарушении срока передачи ТК работодатель компенсирует каждый день просрочки. При обращении работника в суд время задержки считается вынужденным прогулом, соответственно, оплачивается по среднему доходу работника. Дополнительно компании грозит штраф и возможная выплата морального ущерба.
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
Правительством РФ разработана инструкция по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек, придерживаться которой в работе обязательно для всех. Нарушение этих правил может повлечь за собой ошибки, которые признаются незаконными действиям и наказываются штрафами. Основные ее положения:
- ТК передается работнику лично в руки в день расчета. внесена в соответствии с требованиями законодательства.
- Основанием для внесения данных становится приказ, его реквизиты вписываются в специальную графу.
- Под записью ставится печать компании и подпись ответственного лица с расшифровкой.
- Работник ставит подпись о получении в журнале движения трудовых книжек.
Однако возникают ситуации, когда выдать ТК невозможно. Например, во время отсутствия на рабочем месте из-за болезни сотрудника или если он по другой причине не явился за документом. Тогда кадровая служба письменно извещает работника о необходимости его получения: посредством заказного письма или телеграммы, отправленной в последний день работы человека. Нарушение этого требования считается намеренной задержкой выдачи, что может обернуться санкциями для компании.
ВНИМАНИЕ! Можно передать документ представителю, родственнику, члену семьи и т.д., но только по доверенности.
Заявление о выдаче трудовой книжки на руки
Если стало известно, что работник не сможет в срок забрать документ, важно получить его согласие на пересылку почтой. В заявлении указывается почтовый адрес получателя, куда работодатель отправляет ТК в день расчета. Это право работника и такой путь решения вопроса не противоречит закону.
Если обстоятельства складываются так, что работник не сможет получить документ, лучше заранее запросить у него заявление на пересылку. Не стоит ждать, когда он явится лично, даже если обещает сделать это в кратчайшие сроки. Подобные действия организации нарушают закон и чреваты санкциями.
Расписка в получении трудовой книжки
При передаче ТК уволенному работнику заочно нужно взять расписку в получении. Она составляется в произвольной форме в двух экземплярах, с указанием серии и номера бланка ТК и отведением места для подписи о получении. Один экземпляр расписки работник возвращает в отдел кадров, второй оставляет себе.
ВНИМАНИЕ! Уведомление о получении письма только подтверждает получение конверта, поэтому важна именно расписка в получении ТК. Теоретически письмо может быть не вскрыто, тогда нельзя будет доказать, что документ получен.
Образец уведомления о выдаче трудовой книжки
Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, ему отправляется уведомление, составленное в произвольной форме, желательно на фирменном бланке.
Если сотрудник не явился за трудовой книжкой в день увольнения
Компания обязана выдать документ владельцу в дату увольнения, в противном случае руководитель будет виновен в задержке. Это признается нарушением закона (ст. 5.27 КоАП) и наказывается надзорными органами в виде штрафа до 50000 рублей. Каждый день просрочки считывается вынужденным прогулом по вине работодателя и оплачивается по среднему доходу сотрудника.
Чтобы этого не произошло, ответственный специалист в случае неявки человека в день расчета в письменной форме направляет ему сообщение о необходимости забрать документы. Это может быть заказное письмо с уведомлением, факс, телеграмма, радиограмма; возможны и другие способы, которые можно отследить и подтвердить. Электронная почта не подходит, так как ее использование не подразумевает документальных подтверждений получения.
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
При стандартной процедуре расторжения трудового договора с сотрудником никакие уведомления отправлять не требуется. Это может понадобиться только в случае, если работник в силу определенных причин не получил трудовую книжку на руки при увольнении. Отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой или о предоставлении согласия на отправку ее почтой позволяет работодателю избежать ответственности за нарушение норм трудового права.
Какими правовыми нормами регулируется
Вся процедура расторжения трудового договора с сотрудником строго регулируется Трудовым кодексом. Это сделано для недопущения злоупотреблений со стороны работодателя и сотрудника при расторжении трудового договора.
Трудовая книжка передается работодателю на хранение при приеме сотрудника на работу (на основании ст. 65 ТК РФ). Работодатель обязан выдать документ только после расторжения с работником трудового договора.
Трудовой договор расторгается как по инициативе работодателя, так и по желанию сотрудника или по соглашению сторон. Но независимо от этого действует общий порядок увольнения. Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса, сотрудник должен получить в последний рабочий день все заработанные им деньги за период работы (в частности, зарплату, компенсацию неиспользованного отпуска и, если это предусмотрено, – выходное пособие).
Помимо Трудового кодекса, процедура ведения, хранения и заполнения трудовых книжек регламентируется Правилами Постановления Правительства от №225 и Инструкцией Минтруда от 2003 года.
Согласно п. 36 Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 2003 года №225, бывшему сотруднику должно быть направлено письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку, если он не сделал этого при увольнении.
В каких случаях требуется
На основании трактования норм Трудового кодекса ст. 84.1, подготовка и отправка работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку нужна в случае, если он не мог в последний рабочий день получить документ:
- по личным мотивам;
- в результате возникновения обстоятельств, на которые стороны не могли оказать никакого влияния.
Приведем перечень типовых ситуаций, требующих отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку:
- Сотрудник отсутствовал на работе в последний рабочий день, трудовой договор с ним расторгнут.
- Работник, несмотря на увольнение, отказался от получения трудовой книжки по своим соображениям.
- При увольнении осужденного сотрудника: он должен дать согласие на пересылку трудовой или получение ее доверенным лицом. В последнем случае необходима доверенность на представление интересов, которую вправе заверить начальник колонии (по ст. 185 ГК).
- При увольнении сотрудника, который был призван для прохождения военной службы. Трудовой договор с ним расторгается автоматически на основании ст. 83 ТК.
- В случае смерти работника. При этом уведомление направляется в адрес одного из родственников.
Когда уведомление направлено, с работодателя снимается ответственность за невыдачу трудовой книжки.
Стоит учесть, что в уведомлении работодатель не только оповещает сотрудника о необходимости явиться за трудовой книжкой, но и спрашивает его согласия на отправку трудовой заказным письмом с описью вложения.
При этом, согласно п. 36 Правил №255 от 2003 года, отправка трудовой книжки почтой без предварительного согласия работника не допускается.
Как составить
В законодательстве лишь в общих чертах регулируется порядок действий работодателя в случае отказа сотрудника от получения трудовой книжки или при невозможности забрать ее лично. Но образцы необходимых документов, которыми следует руководствоваться работодателю при отправке уведомления, здесь не приведены. Нет их не только в Трудовом кодексе, но и в Правилах №225, и в Инструкции №69. Поэтому работодатель составляет уведомление в свободном формате, но с учетом положений ст. 84.1 Трудового кодекса.
В уведомлении в адрес сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку нужно прописать такие сведения:
- Дата составления и исходящий номер документа (согласно внутренней системе нумерации).
- Фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым расторгли трудовой договор, и его адрес.
- Сообщение о том, что с сотрудником расторгли трудовой договор.
- Дата прекращения трудовых отношений.
- Указание на необходимость забрать трудовую книжку, которая осталась на предприятии.
- Адрес, по которому она хранится, и время, когда можно забрать документ.
- Просьба предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте.
- Должность уполномоченного лица от имени работодателя, его подпись и расшифровка.
- Печать работодателя (при ее наличии).
Наличие всех указанных реквизитов позволит утверждать, что сотрудник был должным образом уведомлен о необходимости забрать трудовую книжку.
Сроки оформления уведомления
Работодатель обязан отдать трудовую книжку работнику, который не получил ее при увольнении, в течение 3 дней после поступления от него такого заявления. Но если трудовая книжка была утрачена работодателем, то на него возлагается ответственность за выдачу ее дубликата.
Ответственность за неотправку
Независимо от причины, по которой работодатель не выдал трудовую книжку, от наличия или отсутствия его вины в этом за нарушение положений Трудового кодекса предусмотрено наказание. Оно содержится в ст. 5.27 КоАП РФ.
По ст. 234 КоАП предусматривается компенсация за невыдачу трудовой книжки в пользу сотрудника. Ее размер определяется на основании неполученного заработка за период с момента увольнения до передачи физлицу документа.
Негативные последствия для работодателя наступают, только если он не отправил сотруднику уведомление о выдаче трудовой книжки. Такой порядок действий допустим, если сотрудник уклоняется от получения трудовой книжки или не имеет возможности явиться за ней лично. Порядок действий прописан в ст. 84.1 Трудового кодекса.
Но если же работодатель умышленно не выдает трудовую книжку работнику, то ему грозит ответственность. Работник вправе обратиться в суд, а также с жалобой на действия компании в трудовую инспекцию.
В случае если работодатель так и не отправил уведомление, то, согласно ст. 234 Трудового кодекса и п. 35 Правил №225, он должен придерживаться такого порядка действий:
- Издать новый приказ о расторжении трудового договора. Приказ издается на день получения сотрудником трудовой книжки или день отправки уведомления .
- Если в трудовой книжке уже содержится запись об увольнении сотрудника, то работодателю следует ее аннулировать и признать недействительной. Затем вносится запись с другой датой увольнения.
- Сотруднику возмещается весь недополученный им заработок за период задержки с выдачей трудовой книжки. Средний заработок определяется как среднедневной заработок, умноженный на количество дней до момента получения трудовой книжки или до дня отправки уведомления (такая позиция содержится в судебной практике).
Таким образом, работодатель несет материальные потери в случае неотправки уведомления в размере среднего заработка сотрудника за каждый день просрочки.
Таким образом, уведомление о трудовой книжке при увольнении составляется в случае, если этот документ не выдали непосредственно при расторжении трудового договора в последний рабочий день. Работодатель должен учесть два важнейших требования при отправке уведомления: в него следует включить требование о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой; уведомление должно быть отправлено способом, который бы обеспечил доказательства его получения сотрудником. Если работодатель не отправит уведомление и задержит трудовую книжку физлицу, то на предприятие накладываются комплексные санкции: это штраф за нарушение трудового законодательства по КоАП РФ и дополнительные выплаты в адрес сотрудника из-за необходимости изменения даты увольнения.
Процедура увольнения сопровождается выдачей работнику документов. Каждый работодатель сталкивается с вопросами: существует ли перечень таких документов и каковы правовые основания их предоставления? Каковы последствия в случае задержки или отказа работодателя в их выдаче? Как складывается судебная практика по этим вопросам? Ответы вы найдете, ознакомившись с материалами актуальной темы.
Трудовая книжка выдается в день увольнения без заявления работника
Как видите, кодекс не содержит конкретного перечня связанных с работой документов, выдаваемых при увольнении. Сказано лишь о том, что они выдаются по письменному заявлению работника. Исходя из упомянутой нормы, можно сделать вывод о том, что все выдаваемые документы, делятся:
- на обязательные, выдаваемые без каких-либо заявлений от сотрудника (трудовая книжка);
- на необязательные, выдаваемые по заявлению работника.
Документы, связанные с работой, должны выдаваться в течение трех дней
ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ
Статья 62
Примечание редакции:
Таким образом, работодателю на подготовку документов законодатель выделил три дня. Если по истечении трех рабочих дней со дня подачи заявления работодатель не выдаст необходимую справку, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда или в суд.
В статье 234 ТК РФ сказано: «Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:
- незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;
- задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника».
Примечание редакции:
Те же требования содержатся и в п. 35 правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Отправлять уведомление о получении трудовой книжки нужно вовремя
Сотрудница подала в суд на бывшего работодателя за несвоевременную выдачу трудовой книжки, обязании изменить дату увольнения и выдать трудовую книжку, взыскать невыплаченную зарплату, неустойку за задержку зарплаты, а также взыскать компенсацию за время вынужденного прогула и морального вреда.
В день увольнения женщина присутствовала на рабочем месте, однако книжку не получила. Работодатель спохватился не сразу, а спустя почти три месяца после увольнения и отправил бывшей сотруднице уведомление о необходимости получить книжку или дать согласие на ее отправление почтой. Уведомление было направлено 20.02.2015 и получено истицей 26.02.2015. Трудовую книжку дама получила только в период рассмотрения дела 01.07.2015.
Последним днем работы женщины был 27.11.2014. Суд обязал компанию выплатить заработок с 28.11.2014 до 20.02.2015, то есть со следующего дня, когда работнику должна была быть выдана трудовая книжка. В итоге за указанный период вынужденного прогула организация выплатила бывшей сотруднице 36 237 рублей, изменив при этом дату увольнения на 20.02.2015, то есть на дату отправки уведомления.
Трудовую книжку нужно выдать даже в случае, если уволенный ее не предоставлял
Первая инстанция заявителю отказала, так как согласно показаниям свидетелей специалист не отдавал трудовую книжку бывшему работодателю. Однако в апелляции арбитры указали, что данное обстоятельство не освобождает компанию от оформления сотруднику новой трудовой книжки при приеме на работу, а также от приглашения забрать документ после увольнения или направления бумаг почтой, как это устанавливает ТК РФ.
Работнику предписали выдать трудовую и компенсировать:
- невозможность трудоустроиться в отсутствие документа;
- расходы на представителя;
- моральный ущерб в размере 1 тыс. рублей.
Примечание редакции:
Надо сказать, что такая позиция встречается довольно часто, однако случались и прецеденты, когда суд приходил к мнению, что оформлять трудовую книжку нужно лишь по заявлению сотрудника. Без такового навязывать бланк работникам не надо (Апелляционное определение Оренбургского областного суда от 07.02.2018 № 33-998/2018). Во избежание конфликтных ситуаций перед его оформлением рекомендуем попросить сотрудника написать соответствующее заявление.Работодатель не всегда должен платить за задержку выдачи работнику трудовой книжки
Суд отметил, что юридически значимыми обстоятельствами, подлежащими доказыванию по делу о взыскании с работодателя не полученного работником заработка на вышеуказанном основании, являются:
- факт обращения истца после прекращения трудовых правоотношений с прежним работодателем к другим работодателям с целью трудоустройства;
- факт отказа в трудоустройстве по причине отсутствия у работника трудовой книжки.
Следует отметить, что в целом судебная практика по данному вопросу неоднозначна.
Как освободиться от ответственности за невыдачу трудовой книжки в день увольнения
Свое согласие работник должен выразить в письменной форме – только она может доказать факт направления согласия.
Кроме того, положениями названной статьи предусмотрена возможность выдачи трудовой книжки по письменному обращению работника в течение трех дней со дня обращения. В этом случае трудовая книжка не отправляется по почте, а выдается работнику.
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению: обязательна ли подача заявления от работника
Примечание редакции:
Форма справки утверждена Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н. Справку сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств соцстраха.
- на должностных лиц и ИП — в размере от 1 до 5 тыс. рублей;
- на юрлиц — от 30 до 50 тыс. рублей.
При увольнении сотруднику нужно выдать справку 2-НДФЛ
«Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов». Форма справки утверждена Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Заметим, что бланк справки и само ее название недавно изменились. Начиная с 2018 года выдавать надо уже новый бланк справки. Вместо прежнего названия 2-НДФЛ, она получила новое: «Справка о доходах и суммах налога физического лица».
Выдать справку согласно ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ увольняющемуся работнику необходимо в последний день его работы.
НК РФ (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 25.12.2018) (с изм. и доп., вступ. в силу с 25.01.2019)
- на должностных лиц и ИП — в размере от 1 до 5 тыс. рублей;
- на юрлиц – от 30 до 50 тыс. рублей.
Сведения по формам СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М: что сказано в законе
Период, за который страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения по форме СЗВ-М, законодательством не установлен (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ: за какой период предоставлять
Кроме того, чиновники разъяснили, зачем вообще могут понадобиться формы персонифицированных сведений. Дело в том, что эта информация может быть использована застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа, в случае если указанные сведения не отражены на его индивидуальном лицевом счете.
Примечание редакции:
Таким образом, в день увольнения необходимо выдать под подпись СЗВ-СТАЖ за текущий год и СЗВ-М за текущий месяц. Информация в обе формы вносится исключительно об увольняющемся работнике. Выдать нужно именно выписку, а не формы в целом, поскольку сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 закона о персонифицированном учете).
В настоящее время в пенсионном законодательстве отсутствует норма, по которой можно привлечь к ответственности работодателя, не выдавшего работнику документы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2–2.3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ. В данном случае применяются уже упомянутые санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.
Раздел 3 расчета по страховым взносам выдается с начала квартала по дату увольнения
Форма расчета по страховым взносам утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@.
В разделе 3 нужно указать сведения о работнике за тот отчетный период, в котором он уволился, то есть с начала текущего квартала по дату увольнения.Если по сведениям персонифицированного учета необходимо предоставлять выписки, то есть только части документов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, касающиеся конкретного увольняющегося сотрудника, то раздел 3 РСВ выдается работнику в виде копии документа. Причина в том, что этот раздел составляется отдельно в отношении каждого застрахованного лица. Поэтому при увольнении (прекращении ГПД) нужно распечатать для застрахованного раздел 3 с данными о выплатах и взносах, начисленных в квартале увольнения, и заверить у руководителя.
Примечание редакции:
Санкции за несвоевременное предоставление или отказ в выдаче документов — в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Справка о среднем заработке для определения пособия по безработице
Эта справка поможет бывшему работнику встать на учет в органах службы занятости и получать пособие. Нормативно форма такой справки не утверждена, но есть рекомендованная форма справки о среднем заработке, которая приведена в письме Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421.
Выдать справку нужно в течение трех рабочих дней со дня получения от работника письменного заявления (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1, ст. 62 ТК РФ).
Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1 (ред. от 11.12.2018) «О занятости населения в Российской Федерации» П. 2 ст. 3
Примечание редакции:
Если работодатель не оформил справку в течение трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления, ему грозит ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Работодателю придется возместить убытки, если он вовремя не выдал уволенному работнику справку о заработке
Суд первой инстанции установил, что без правильно оформленной справки уволенная работница не смогла своевременно получить пособие по безработице, хотя имела на него право. Арбитры взыскали с организации убытки в размере не полученного работницей пособия.
Апелляционная инстанция выяснила, что надлежащую справку работодатель выдал только после вынесения решения судом первой инстанции, следовательно, вывод о взыскании убытков правомерен. И хотя всю сумму иска в размере неполученного пособия по безработице (8 тыс. рублей за месяц) и 50 тыс. рублей в качестве компенсации морального вреда женщине взыскать не удалось, важен сам факт принятого решения.
Копии локальных нормативных актов работодатель выдавать не обязан
- коллективного договора со всеми изменениями и дополнениями;
- правил внутреннего трудового распорядка со всеми изменениями и дополнениями.
Как указал суд, трудовые отношения между сторонами были уже прекращены. Кроме того, к документам, о которых идет речь в ст. 62 ТК РФ, относятся документы, касающиеся работника и связанные с его работой у работодателя. Документы, истребуемые истцом, относятся к локальным нормативным актам ответчика, а не к индивидуальным актам, касающимся самого истца. Поэтому оснований для возложения на ответчика обязанности по выдаче истцу запрашиваемых документов нет.
Работнику могут потребоваться и другие документы
По письменному заявлению нужно выдать и другие заверенные копии документов о работе:
- приказы о переводах на другую работу;
- приказы о применении дисциплинарного взыскания (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Подводя итог теме, заметим, что в день расставания работодатель обязан выдать работнику:
- трудовую книжку;
- справку по форме 182н;
- справку о доходах и суммах налога физического лица:
- СЗВ-СТАЖ за отчетный год;
- СЗВ-М за отчетный месяц;
- раздел 3 расчета по страховым взносам с начала квартала по дату увольнения;
- справку о среднем заработке для органов службы занятости – по заявлению от работника;
- по просьбе работника копии других документов (приказы об увольнении, о переводах на другую работу и т. д.).
Что касается ответственности за невыдачу других документов, то в этом случае применяется штраф по ст. 5.27 КоАП РФ:
Когда следует выдать трудовую книжку при увольнении
Вне зависимости от причины и статьи увольнения, трудовая выдается в этот же день, без учета местонахождения работника и прочих обстоятельств.
В Трудовом кодексе сказано, что при нарушении срока передачи ТК работодатель компенсирует каждый день просрочки. При обращении работника в суд время задержки считается вынужденным прогулом, соответственно, оплачивается по среднему доходу работника. Дополнительно компании грозит штраф и возможная выплата морального ущерба.
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
Правительством РФ разработана инструкция по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек, придерживаться которой в работе обязательно для всех. Нарушение этих правил может повлечь за собой ошибки, которые признаются незаконными действиям и наказываются штрафами. Основные ее положения:
- ТК передается работнику лично в руки в день расчета. внесена в соответствии с требованиями законодательства.
- Основанием для внесения данных становится приказ, его реквизиты вписываются в специальную графу.
- Под записью ставится печать компании и подпись ответственного лица с расшифровкой.
- Работник ставит подпись о получении в журнале движения трудовых книжек.
Однако возникают ситуации, когда выдать ТК невозможно. Например, во время отсутствия на рабочем месте из-за болезни сотрудника или если он по другой причине не явился за документом. Тогда кадровая служба письменно извещает работника о необходимости его получения: посредством заказного письма или телеграммы, отправленной в последний день работы человека. Нарушение этого требования считается намеренной задержкой выдачи, что может обернуться санкциями для компании.
ВНИМАНИЕ! Можно передать документ представителю, родственнику, члену семьи и т.д., но только по доверенности.
Заявление о выдаче трудовой книжки на руки
Если стало известно, что работник не сможет в срок забрать документ, важно получить его согласие на пересылку почтой. В заявлении указывается почтовый адрес получателя, куда работодатель отправляет ТК в день расчета. Это право работника и такой путь решения вопроса не противоречит закону.
Если обстоятельства складываются так, что работник не сможет получить документ, лучше заранее запросить у него заявление на пересылку. Не стоит ждать, когда он явится лично, даже если обещает сделать это в кратчайшие сроки. Подобные действия организации нарушают закон и чреваты санкциями.
Расписка в получении трудовой книжки
При передаче ТК уволенному работнику заочно нужно взять расписку в получении. Она составляется в произвольной форме в двух экземплярах, с указанием серии и номера бланка ТК и отведением места для подписи о получении. Один экземпляр расписки работник возвращает в отдел кадров, второй оставляет себе.
ВНИМАНИЕ! Уведомление о получении письма только подтверждает получение конверта, поэтому важна именно расписка в получении ТК. Теоретически письмо может быть не вскрыто, тогда нельзя будет доказать, что документ получен.
Образец уведомления о выдаче трудовой книжки
Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, ему отправляется уведомление, составленное в произвольной форме, желательно на фирменном бланке.
Если сотрудник не явился за трудовой книжкой в день увольнения
Компания обязана выдать документ владельцу в дату увольнения, в противном случае руководитель будет виновен в задержке. Это признается нарушением закона (ст. 5.27 КоАП) и наказывается надзорными органами в виде штрафа до 50000 рублей. Каждый день просрочки считывается вынужденным прогулом по вине работодателя и оплачивается по среднему доходу сотрудника.
Чтобы этого не произошло, ответственный специалист в случае неявки человека в день расчета в письменной форме направляет ему сообщение о необходимости забрать документы. Это может быть заказное письмо с уведомлением, факс, телеграмма, радиограмма; возможны и другие способы, которые можно отследить и подтвердить. Электронная почта не подходит, так как ее использование не подразумевает документальных подтверждений получения.
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Читайте также: