Чем занимается административный директор

Опубликовано: 07.05.2025

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.

Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:

активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
ответственность
коммуникабельность
лидерские позиции
устойчивость к стрессам

При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.

Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.

Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора

Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.

Характеристика должности и ее основные положения

Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.

В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.

Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.

В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.

Правомочия административного директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов. Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.

Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.

Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.

После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.

Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Для чего нужна должностная инструкция? Этот важный документ ограничивает функциональные обязанности сотрудника, закрепляет его служебные полномочия, устанавливает обязательные требования к соискателю на вакантное место, знакомит гражданина с его неотъемлемыми (на рабочем месте) правами, полнотой ответственности за действия/бездействие, решения. Сегодня мы познакомим вас с должностной инструкцией административного директора. А именно - с главными положениями данного документа, его стандартной структурой и наполнением. Начнем наш рассказ с общего знакомства с должностью.

О должности

Административный директор - штатная единица, более всего характерная для крупных корпораций с разветвленной системой управления. Чем занимается специалист? Чаще всего это заместитель директора по административно-хозяйственной работе. Однако нередко в сферу его ведения входит и следующее:

канцелярия;
IT-подразделение;
секретариат;
архивы и проч.

Сфера деятельности должностного лица

Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:

Техника безопасности в организации.
Корпорационная этика.
Вопросы трудовой дисциплины в фирме или на предприятии.

Административный директор - руководитель достаточно высокого уровня. Должностные обязанности данного работника подразумевают, что он полномочен заниматься общим руководством работой подведомственных ему подразделений. А это значит, что их сотрудники находятся в непосредственном подчинении данному должностному лицу. Отсюда прямо следует, что к административным директорам предъявляются достаточно строгие квалификационные требования.

Законодательное регулирование

Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.

Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:

начальника хозподразделения;
руководителя канцелярии;
главного (старшего) администратора;
начальника архивного отдела и проч.

План должностной инструкции

Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:

Общие положения.
Главные задачи деятельности.
Функциональные обязанности специалиста.
Права должностного лица.
Ответственность работника.

Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.

Общие положения должностной инструкции

Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:

Полное наименование должности. В нашем случае все просто: "административный директор".
Описание должности, предписания по подчиненности. В нашем случае специалист подведомственен генеральному директору. У него в подчинении, в свою очередь, могут быть более мелкие подразделения и их руководители.
Условия приема соискателя на вакантное место, а также условия его увольнения, не противоречащие действующему российскому трудовому законодательству. В нашем случае прием и увольнение происходят по приказу гендиректора организации.
Указание сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора по административно-хозяйственной части в случае отсутствия последнего на рабочем месте.

Квалификационные требования к претенденту на должность

Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.

Необходимые знания и руководство к деятельности

В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:

Перечень знаний, которыми должно обладать должностное лицо. Это российский Трудовой Кодекс, порядок ведения отчетности (в т.ч. и табельной) и проч.
Перечень нормативных актов, которыми административно-хозяйственный директор должен руководствоваться в своей служебной деятельности. Это российское законодательство, локальные акты и распоряжения организации-работодателя, правила трудового внутреннего распорядка и проч.

Главные функции должностного лица

В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:

Контроль за деятельностью структурных подчиненных ему подразделений организации.
Работа с разнообразной хозяйственной и административной документацией.
Поиск служебных и производственных помещений для деятельности компании.
Обеспечение сотрудников корпорации необходимыми канцелярскими принадлежностями, офисной техникой, мебелью и проч.
Подбор персонала на вакантные места в подведомственных структурных подразделениях.
Принятие ответственных решений по поощрению отличившихся подчиненных работников, наложение взысканий на нарушивших трудовую дисциплину.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1

Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.

Первая будет выглядеть так:

Ведение отпускного графика.
Табельный учет.
Контроль рабочей дисциплины в компании.
Непосредственное доведение до рядовых сотрудников распоряжений руководства фирмы.
Контроль за своевременным исполнением подведмственными трудящимися распоряжений руководителя.
Налаживание контактов с партнерами, контрагентами, государственными структурами. Истребование у них документации, участие в обсуждении, решении вопросов, не требующих обязательного присутствия вышестоящих руководителей корпорации.
Организация массовых корпоративных мероприятий для трудящихся в компании.
Контроль за обеспечением сохранности собственности организации-работодателя.
Воплощение в жизнь мер, способствующих предотвращению и устранению служебных конфликтов внутри компании.
Организация уборки служебных, производственных помещений, прилежащей территории.
Обеспечение сотрудников фирмы необходимыми для деятельности офисными, производственными принадлежностями, техникой, оборудованием и проч.
Проведение первичного инструктажа с вновь принятыми работниками - по технике безопасности, противопожарным предписаниям, охране труда.
Оценка вклада трудящихся в развитие корпорации, принятие ответственных решений о поощрении сотрудников.
Участие в решении вопросов по нарушению трудовой дисциплины, вынесение на рассмотрение вышестоящего руководства предложений о дисциплинарном взыскании.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2

Теперь представим еще одну версию должностной инструкции. А именно - раздела, представляющего должностные обязанности административного директора компании:

Общее управление административной деятельностью организации.
Организация и реализация работ по документационному обеспечению компании-работодателя. Иными словами, постановка документооборота.
Составление административного бюджета. Контроль растрат, оптимизация расходов.
Управлением административным составом - канцелярией, секретариатом, АХО (административно-хозяйственным отделением).
Участие в подборе персонала непосредственно для административных подразделений.
Контроль за соблюдением предписаний по охране труда, противопожарным правилам, технике безопасности.
Организация деятельности внутренних структур коммуникации - правил взаимодействия отделений, информационной системы, работников и структурных единиц.
Постановка бизнес-процессов и их последующее совершенствование.
Методическое сопровождение деятельности компании: разработка служебных стандартов, регламентов, а также контроль их выполнения.
Управление закупками (оборудования, расходных материалов, канцелярских товаров, офисной мебели и прочее).
Взаимодействие с организациями, партнерами, обеспечивающими деятельность компании-работодателя, проведение тендеров.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3

И последняя версия должностных обязанностей административного директора:

Контроль за полным и своевременным исполнением управляющей компанией, арендодателем служебных помещений (при актуальности) положений заключенных с ними соглашений. В частности, по обеспечению жизнедеятельности компании.
Планирование, руководство и мониторинг деятельности трудящихся в АХО, а также фирм-подрядчиков, трудящихся на благо компании-работодателя (снабжение водой, питанием, клининг и прочее).
Обеспечение бесперебойного функционирования организации.
Организация ремонта, реставрации, перестройки служебных, производственных помещений (в т. ч. с привлечением подрядчиков). Согласование данных действий с арендодателем, управляющей компанией и проч.
Организация рабочих мест для новых трудящихся.
Обеспечение компании новой мебелью, техникой, оборудованием, расходными материалами.
Поиск и организация тендеров.
Сопровождение договоров с подрядчиками, поставщиками необходимых услуг.
Оплата счетов, финансирование административных проектов.
Документооборот с подрядчиками, партнерами, арендодателем.
Организация перевозки сотрудников, доставки документации.
Организация рабочих мест.

Права специалиста

Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:

Возможность предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций.
Издавать (в пределах служебной компетенции) распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными сотрудниками.
Вносить на рассмотрение вышестоящего руководства предложения о наложении дисциплинарного взыскания, принятии на работу новых сотрудников, освобождении трудящихся от рабочих обязанностей.
Заключать договоры с партнерами и контрагентами на закупку необходимого оборудования и материалов. Проведение соответствующих банковских операций.
Вести в рамках своих полномочий переговоры от лица всей компании-работодателя.

По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.

Ответственность должностного лица

В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:

Дисциплинарная ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение приказов вышестоящего руководства, а также обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
За совершение действий (бездействие), ответственность за которые наступает по КоАП, УК Российской Федерации.
За нанесение материального ущерба как компании-работодателю, так и ее сотрудникам. Ответственность наступает по Гражданскому Кодексу РФ.

Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.

Должностная инструкция сотрудника нужна для того, чтобы определять его функциональные обязанности, закреплять его служебные полномочия, устанавливать необходимые требования к соискателю на эту вакансию, знакомит его с правами на рабочем месте, определяет ответственность за свои решения и действия/бездействия.

Директор по административным вопросам является штатной единицей, чаще всего имеющаяся в больших компаниях, имеющих разветвленную систему управления.

Общие сведения

Вводная

Область работы административного директора

В первую очередь это должностное лицо занимается организационными вопросами. Также возможно отнесение к его обязанностям следующих пунктов:

Административный директор относится к руководителям довольно высокого уровня. К его должностным обязанностям относится общее руководство деятельности подведомственных ему отделов. Это говорит о том, что сотрудники этих подразделений должны подчиняться этому должностному лицу.

ВАЖНО! Из вышесказанного становится ясно, что к соискателям на эту вакансию предъявляют достаточно высокие требования.

Подробности составления документа

С чего начать?

План должностной инструкции

Общие положения

Структура первого раздела должностной инструкции должна включать в себя:

Обзор скиллов

Требования к соискателю на данную должность

Отделу кадров довольно трудно самостоятельно выделить квалификационные требования к административному директору, так как такая должность отсутствует в ЕКС. Обычно обозначают, что необходим человек, обладающим высшим образованием по специализации в области управления персоналом или связанным с деятельностью предприятия, а также опытом работы руководителя.

Необходимые знания и умения должностного лица

Этот раздел должностной инструкции включает в себя следующие пункты:

Список знаний, которыми нужно обладать назначенному лицу. Сюда относят ТК РФ, порядок ведения отчётности и так далее.
Список нормативных актов для того, чтобы административный директор руководствовался ими в своей работе. Сюда относят российские законы, локальные акты и распоряжения руководства компании, правила внутреннего распорядка и так далее.

Основные функции административного директора

Этот раздел должностной инструкции включает в себя основные задачи сотрудника на рабочем месте. Обычно сюда включается следующее:

Осуществление контроля за работой структурных подразделений компаний, подчиняющихся ему.
Работа с административной и хозяйственной документацией разнообразного характера.
Осуществление поиска производственных и служебных помещений для работы предприятия.
Обеспечение работников компании нужными им канцелярскими предметами, мебелью, канцелярией и так далее.
Осуществление подбора персонала на вакантные должности в отделы, подведомственные ему.
Принятие решений по поощрению или наказанию отличившихся сотрудников.

Занимаясь формированием инструкции для административного директора, представитель отдела кадров должен четко и детально обозначить в ней его должностные обязанности кратко.

СПРАВКА! Из-за того, что в ЕКС нет никаких рекомендаций относительно этой должности, варианты наполнения этого раздела могут выглядеть так.

Первый вариант:

Ведение графика отпусков.
Ведение табельного учёта.
Осуществление контроля за рабочей дисциплиной на предприятии.
Доведение до сведения рядовых сотрудников всех распоряжений руководящего состава компании.
Осуществление контроля за своевременным исполнением сотрудниками распоряжений руководства.
Налаживание общения с контрагентами, партнёрами, госструктурами. Требование у них документов, принятие участия в обсуждении, решение различных вопросов, которые не требуют присутствия вышестоящих руководителей.
Организация корпоративов.
Обеспечение контроля за сохранением собственности компании.
Приведение в действие мер, которые способствуют недопущению и устранению конфликтов между сотрудниками.
Организация уборки производственных, служебных помещений, близлежащей территории.
Обеспечение работников компании нужными им для работы офисными принадлежностями, оборудованием, производственными принадлежностями, техникой и так далее.
Осуществление первичного инструктажа по технике безопасности, охране труда, противопожарным предписаниям с вновь принятыми сотрудниками.
Контроль за вкладом сотрудников в развитие компании, оценка их деятельности и принятие решений об их поощрении.
14. Принятие участия в решении вопросов нарушения трудовой дисциплины, предложения о дисциплинарном взыскании, озвученными перед вышестоящим руководством.

Вторая версия

Третья версия

Осуществление контроля за своевременным и полным выполнением своих обязанностей управляющих компаний, арендодателей служебных помещений.
Руководство, планирование и мониторинг работы сотрудников АХО и фирм-подрядчиков, оказывающих услуги предприятию, например, снабжение электричеством, водой, клининг и так далее.
Обеспечение безостановочной работы предприятия.
Организация рабочих мест для новых сотрудников.
Организации перестройки, ремонта помещений предприятия. Взаимодействие м управляющими компаниями, арендодателем и так далее.
Обеспечение предприятия новым оборудованием, техникой, мебелью, расходными материалами.
Поиск и ведение тендеров.
Сопровождение договоров с поставщиками и подрядчиками.
Финансирование административных проектов, оплата счетов.
Документооборот с партнёрами, подрядчиками, арендодателем.
Организация доставки документов, перевозки сотрудников.
Организация рабочих мест.

Права административного директора

СПРАВКА! Соответственно, по желанию вышестоящего руководства, нанимающего данного сотрудника, список его прав может быть увеличен.

Ответственность административного директора

Этот раздел должностной инструкции описывает привлечение директора к административной ответственности должностного лица, а также уголовной и дисциплинарной. Чаще всего в этом разделе приводится следующая информация:

Как и все остальные сотрудники, административный директор должен следовать своей должностной инструкции. Перед тем, как начать исполнять свои рабочие обязанности, сотрудник должен в обязательном порядке ознакомиться с содержанием этого документа и заверить его своей подписью.

В крупных компаниях с разветвленной системой управления вводится должность административного директора. В его подчинении кроме административно-хозяйственного подразделения могут быть:

секретариат,
канцелярия,
архив,
IT-отдел и др.

В основном административный директор решает вопросы организационного характера. В отдельных случаях на него могут возлагаться вопросы техники безопасности и корпоративной этики, а также трудовой дисциплины сотрудников, если для их решения не создано отдельных подразделений. Должностная инструкция административного директора

Правда, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), утвержденном приказом Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, должности административного директора нет. Это означает, что при составлении должностной инструкции для него можно ориентироваться на описание других подобных должностей, включенных в ЕКС, например начальника хозяйственного отдела, начальника канцелярии, начальника архива или администратора.

Однако нужно учесть при этом, что административный директор — это руководитель более высокого уровня, в должностные обязанности которого входит общая организация работы подразделений, и сотрудники на перечисленных должностях могут находиться в его непосредственном подчинении. Таким образом, даже при таком подходе к административному директору выдвигаются более строгие квалификационные требования.

Примерная структура должностной инструкции административного директора

При разработке должностной инструкции для административного директора можно воспользоваться структурой, включающей следующие разделы:

Общие положения.
Функции.
Должностные обязанности.
Права.
Ответственность.

Примечание: если должность административного директора вводится в организации, в которой уже разработано множество инструкций для других должностей, то желательно, чтобы инструкция для него совпадала по структуре с уже принятыми.

Общие положения

Первый раздел начинается с полного наименования должности, причем его прописывают так, как оно звучит в штатном расписании (в нашем случае — «административный директор»). Далее идет описание должности, подчиненности, условий приема сотрудника и его увольнения с работы. Административный директор обычно подчиняется непосредственно генеральному директору, в подчинении у него могут быть руководители различных структурных подразделений. Соответственно, принимается на работу этот сотрудник по приказу генерального директора и увольняется также его приказом. В этой же части определяется, кто будет выполнять обязанности административного директора во время его отсутствия.

Далее в разделе идут квалификационные требования, выставляемые к лицу, претендующему на описываемую должность. Тут все зависит от работодателя: поскольку должности в ЕКС нет, каких-либо рекомендаций к требованиям тоже не имеется. Однако в большинстве случаев работодатель хочет видеть на этой должности сотрудника с высшим образованием в сфере управления и опытом работы на руководящих должностях.

Завершает раздел перечень знаний, которыми должен обладать сотрудник (например, основы трудового законодательства, порядок ведения отчетности, порядок ведения табельного учета) и нормативных актов, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности (локальные акты компании, правила внутреннего распорядка и др.).

Функции административного директора

Среди функций, которые чаще всего ставятся перед административным директором, можно выделить:

контроль за работой подчиненных структурных подразделений;
работа с административно-хозяйственной документацией;
поиск помещений для размещения офиса и производства;
обеспечение работников компании необходимым оборудованием и канцелярскими принадлежностями;
подбор персонала для подчиненных структурных подразделений;
принятие решений по поощрению сотрудников компании и наложению на них взысканий.

В зависимости от того, какие подразделения подчинены административному директору, его функционал может быть как расширен, так и сужен.

Должностные обязанности административного директора

При приеме на работу любому сотруднику важно четко объяснить, в чем будут заключаться его должностные обязанности, т. к. в трудовом договоре обозначены лишь обобщенные трудовые функции. Второй же раздел должностной инструкции расписывает их более подробно. В частности, здесь может быть сказано, что на административного директора возлагаются следующие обязанности:

организация табельного учета;
ведение графика отпусков;
контроль трудовой дисциплины;
доведение до ведома сотрудников распоряжений руководителя компании;
контроль за своевременным исполнением сотрудниками поручений руководителя;
контакты с контрагентами, партнерами, госорганами, истребование у них документов, участие в решении с ними вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя компании;
организация массовых мероприятий для сотрудников компании (поздравление с днем рождения, корпоративные празднования и др.);
контроль за обеспечением сохранности имущества;
осуществление мер, направленных на предотвращение конфликтов внутри компании;
организация уборки помещений и прилегающей территории;
организация обеспечения сотрудников канцтоварами и необходимым для работы оборудованием;
проведение первичных инструктажей с принятыми на работу сотрудниками (по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности);
оценка вклада сотрудников в работу компании, принятие решения об их поощрении;
участие в рассмотрении дел о нарушении трудовой дисциплины, внесение на рассмотрение руководителя компании предложений о наложении дисциплинарных взысканий.

Этот список может быть продолжен, если работодатель решит расширить круг обязанностей административного директора.

Права административного директора

Административному директору нужно предоставить такой круг полномочий, чтобы он мог выполнять свои должностные обязанности. Обычно его наделяют следующими правами:

предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций;
издавать в пределах своей компетенции распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками компании;
вносить на рассмотрения руководителя представлений о наложении дисциплинарных взысканий, увольнении и принятии на работу сотрудников;
заключать договоры с поставщиками канцтоваров и оборудования, организовывать банковские операции по оплате выставляемых ими счетов;
вести переговоры с арендодателями помещений от имени компании.

Это перечень далеко не исчерпывающий, он может быть расширен при необходимости.

Ответственность административного директора

В этом разделе инструкции обычно говорится, к каким видам ответственности могут привлечь административного директора:

за нарушение трудовой дисциплины, неисполнение распоряжений руководителя компании, невыполнение своих должностных обязанностей — к дисциплинарной;
за совершение действий (либо бездействие) с признаками административного правонарушения или преступления — к административной или уголовной;
за нанесенный вред имуществу компании и ее сотрудников — к материальной в рамках гражданского законодательства.

В заключение осталось сказать, что административный директор, как и любой другой сотрудник, после ознакомления со своей должностной инструкцией должен неуклонно следовать ей. Если его что-то не устраивает или непонятны отдельные пункты, лучше обговорить все с работодателем еще до подписания документа. Этот момент для административного директора очень актуален, так как должность не описана в ЕКС и в каждой компании лишь работодатель решает, что должен делать занимающий ее сотрудник и какие полномочия ему будут предоставлены.

-->

Прежде всего, следует обратить внимание на то, что в настоящее время в России отсутствуют учебные заведения, которые занимались бы подготовкой специалистов в области административно-хозяйственного управления. Соответственно отсутствуют факультеты и выпускающие кафедры, занятые подготовкой специалистов по указанному направлению. Как правило, кадры, занятые вопросами административно–хозяйственного управления, получают профессиональные знания на обучающих семинарах, конференциях, деловых мероприятиях, где происходит обмен опытом.

Многообразный характер деятельности требует от административного управляющего постоянно быть на плаву. Это предполагает наличие у него таких свойств характера как собранность, готовность постоянно осваивать новое. Неотъемлемыми качествами успешных административных управляющих, как показывает практика, является отсутствие лености, стремление осваивать новые области знания, изучать конкурентов, рынок товаров и услуг, ценообразование и т.д. Неудивительно, что у административного директора ненормированный рабочий день. Фактически он работает семь дней в неделю по 24 часа в сутки. Независимо от того болеет он или находится в отпуске он связан с необходимостью постоянно поддерживать связь с персоналом. Способ связи может быть разный - корпоративный телефон, скайп, интернет. Главное - активировать сложившуюся систему контроля, так как структура управления людьми, работающих в столь разнообразных отделах подразумевает ее необходимость. Из личного опыта знаю, что если эта система дает сбой – жди подвоха.

Сложность работы руководителя административного управления заключается в том, что он должен владеть основными вопросами работы управления, принимать активное участие в жизни коллектива управления, на совещаниях у высшего руководства отчитываться за его работу.

В действительности приходится сталкиваться с тем, что во многих крупных организациях структура управления работает неэффективно. Об этом убедительно свидетельствует распространенная практика личных обращений сотрудников различных отделов (транспортного, административно- хозяйственного, секретариата, архива и т.д) к президенту компании или вице-президенту с проблемами, счетами и предложениями. Я полагаю, что практика личных обращений с одной стороны, игнорирует субординацию, а с другой стороны, препятствует оптимизации затрат, рационализации управленческого учёта, прозрачности отчётности. Кроме того, приобретая требуемое, сотрудники, как правило, ни за что не отвечают.

На мой взгляд, подобное положение вещей говорит о том, что либо руководителя устраивает существующее положение дел, либо он недостаточно ориентируется в операционно-хозяйственной деятельности. Приходится констатировать, что компания престижная, работает на рынке много лет, а внутри – полный хаос.

Не импонирует мне и практика визитов к высшему руководству через голову непосредственного начальника. Захотел один из начальников отдела по любому вопросу попасть на приём к высшему руководству – пожалуйста, заходи. Никогда не разделяла эту точку зрения, так как считаю, что «прыгать через голову» не очень корректно. Я попытаюсь объяснить свою позицию. Руководитель высшего уровня вследствие занятости не имеет возможности слушать часами монологи сотрудников и вникать в их проблемы. Он может поинтересоваться причинами, которые привели посетителя к нему и выяснить его намерения. Результат визита может быть неоднозначный - могут зарплату поднять, а могут и уволить.

Если руководитель высшего уровня берёт в штат административного управляющего и наделяет его соответствующими полномочиями, то тем самым он освобождается от массы проблем и ненужной информации. Он справедливо полагает, что все это ложится на плечи административного управляющего. Руководитель рассчитывает, что во всех подчинённых ему отделах начнется оптимизация затрат бюджета. Будет аккумулироваться информация о том, где берём, в каком объеме, по каким ценам, проводится ли маркетинг, тендеры проводятся открытые или закрытые, какова репутация фирм-поставщиков на рынке, какие предоставляются первичные документы, необходимость закупок и т.д.

Вряд ли кому-то понравится, если в компанию придет такой специалист. Думаю, что только здравое высшее руководство крайне нуждается в нем, так как этот человек – связующее звено во всех направлениях, относящихся к административно-хозяйственному управлению. Это некий «паровоз», несущий в себе специфический груз – огромный объём информации. Этот груз не приносит прямой прибыли, но без этого паровоза ни одна уважающая себя компания не сможет эффективно и качественно развиваться и выходить на новый уровень с оптимизацией затрат.

Приведу пример из своей практики. По просьбе друзей я проводила аудит в одной крупной российской компании. Мне удалось установить следующее: в компании отсутствует руководитель в административном блоке, штат раздут, отсутствует утвержденный бюджет, значительно завышены статьи расходов (вплоть до того, что сотрудники каждый день домой ездят на такси за счёт организации), зарплаты высокие, сотрудники ежемесячно в размере оклада получают премии, не принося никакой прибыли. В ходе бесед с сотрудниками различных отделов я поняла, что никто ни за что не отвечает. В компании отсутствуют элементарные вещи: должностные инструкции, положения об отделах, не подписана ни с кем материальная ответственность и т.д. Итог плачевный: хозяин в миллиардных убытках, а фирма – банкрот. В значительной степени это произошло потому, что в компании не было человека, который бы замыкал на себе указанные вопросы и осуществлял контролирующие функции.

Вместе с тем, принимая на работу руководителя административно-хозяйственного управления, в отделе кадров нередко считают, что человек будет занят сугубо закупками канцелярских товаров и бытовой химии, руководить уборщицами. Тем самым кадровая служба демонстрирует узко-примитивное представление о спектре должностных обязанностей указанного сотрудника и не вникает, что кроется за каждой строчкой его функциональных обязанностей. По этой причине предлагаемая заработная плата руководителя административно-хозяйственного управления в ряде организаций дается наобум и не соответствует реальному объему выполняемой им работы. Таким образом, издержки работы кадровой службы не сумевшей описать в полном объеме функциональные обязанности руководителя административно-хозяйственного управления, зачастую не позволяют повысить ему зарплату. Считаю, что на должность административного управляющего может претендовать сотрудник знающий специфику работы предприятия (учреждения или организации), который не только находится в курсе их проблем, но и способен предложить пути и способы их решения. Кроме того, руководитель административно-хозяйственного управления, должен обладать такими профессиональными качествами как способность самостоятельно разрабатывать документацию в рамках своей компетенции, грамотно вести отчётность, умело руководить сотрудниками.

Мне часто задают вопрос: «Как быть, если организация небольшая?» Я считаю, что для того, чтобы структура работала, следует взять сотрудника на должность начальника административно-хозяйственного управления. Этот сотрудник не должен занимать должность начальника административно-хозяйственного отдела, потому что статус начальника конкретного отдела (в рассматриваемом случае – начальник АХО) подразумевает под собой узкую специализацию – руководство хозяйственным блоком. По этой причине начальник административно-хозяйственного отдела не может быть руководителем у других отделов, в то время как начальнику административно-хозяйственного управления подчинены разные отделы. Тем не менее, на практике встречаются случаи, когда начальнику административно-хозяйственного отдела подчинены разные отделы.

Часто слышу, что в фирме сотрудники не понимают, чем именно занимается административный директор, поэтому я хочу рассказать о некоторых его функциональных обязанностях.
Создать с нуля административно-хозяйственное управление намного проще, чем сделать это в действующей фирме. Вроде бы всё необходимое есть, но сложившаяся структура не работает. Когда начинаешь изучать должностные инструкции, то обнаруживаешь, что функциональные обязанности дублируются. Как только начинаешь их перераспределять, сталкиваешься с негативной реакцией. Начинаешь объяснять, что дело не в том, что «пришла тут деловая», а в том, что в фирме низкая производительность труда. Кто-то уходит, потому что работать с полной отдачей он не будет. Кто-то внешне принимает правила игры, но в действительности играет по своему, то есть начинает строить козни и жаловаться. Думаю, что это всё поправимо.
Хорошо, когда в организации есть электронный документооборот. Ты запускаешь счёт на оплату или договор на согласование и забываешь про них. Документы проходят согласование, счет на оплату попадает в бухгалтерию, а договор возвращается обратно ко мне, остается только распечатать его с листком согласования и отнести на подпись. Здесь все понятно и прозрачно. Если в организации согласование документов происходит иначе (сканирование документа, набор текста вручную, отсутствие рычагов отслеживания прохождения документа), то приходится тратить много сил и времени в бесполезной переписке. Как правило, виновного не найти, а время, силы и деньги упущены. Контрагент может только через месяц позвонить и спросить, где их экземпляр договора или когда будет оплачен счёт. Приходиться проводить расследование.
В чём проблема заказать канцтовары? Прежде всего, необходимо определить периодичность и надобность закупок, прежде чем ежемесячно тратить деньги на то, чем завален склад. Для этого необходимо провести ряд мероприятий в этом направлении, чтобы закупать то, что нужно, но не чаще одного раза в квартал. При этом необходимо вести разговор с поставщиками о снижении цены либо на сумму счёта, либо по отдельным позициям. Это тоже нужно уметь делать вовремя.

Большого труда стоит согласование счетов на покупку расходных материалов в регионы или дочерние компании. Сначала нужно договориться, а потом подписать договор с 20 городами, которые входят в наш холдинг о том, что они должны закупить товары (это может быть вода, канцтовары, бумага, бытовая химия) по одинаковой отпускной цене. При проверке счетов может оказаться, что цены не соответствуют подписанным договорам. Приходится звонить, выяснять, перевыставлять счета. Это требует значительного времени.

Достаточно трудоемким является процесс заключения договоров по аренде. Это связано с тем, что договоры не стандартные, с разными условиями и обеспечительными платежами, проведение переговоров с обслуживающей компанией по тарифным ставкам.
Масса проблем возникает при работе со счетами за мобильную связь. Попробуйте созвониться со всеми, кто превысил лимит и потребовать объяснительную записку, когда у тебя только международного роуминга на заоблачную сумму. Это целая история, в финале которой ты становишься для сотрудника врагом…
Проведение совместно с бухгалтерией инвентаризации. Это кропотливая работа, занимающая много времени. Требуется определить, кому принадлежит материальная ценность, выявить излишки или недостачу, результаты запротоколировать. У меня есть опыт проведения инвентаризации 90.000 наименований материальных ценностей.
В случае переезда из одного офиса в другой, обязан найти компанию по переездам и организовать переезд за выходные, чтобы люди вышли на новую рабочую неделю в новый офис.
Обеспечивает документальное согласование, а также необходимые условия для проведения семинаров, тренингов, круглых столов, а также корпоративных мероприятий к праздникам (с периодичностью раз в квартал). Если планируется корпоративное мероприятие с выездом за границу, работа начинается за год, так как необходимо собрать все данные по сотрудникам, приобрести билеты по доступной цене, расселить всех в гостинице, обсудить программу корпоративного вечера.
В его компетенцию входит организация и участие в проверках и ревизиях в регионах, дочерних компаниях и подготовка консолидированных данных по ее итогам.
Сложным направлением в работе является закрытие и открытие офисов в регионах. Это предполагает закрытие всех договоров, необходимостью пересылки материальных ценностей в Москву, принятие их на склад и учёт. Это ответственная и сложная задача. Кроме того, необходимо отслеживать, чтобы не было хищений, проверять компанию по пересылке и контролировать передвижение материальных ценностей компании. Сложность заключается в том, что бывают случаи хищения, но ни одна компания по пересылке не берёт на себя ответственность за воровство. Ответственность наступает только при условии страхования груза, но страховка обходится дорого.

Перемещение материальных ценностей в офисах и за его пределами. Сотрудники вносят, выносят ценности, даже и не подозревая, что они этого делать не имеют право. Только по выписанному пропуску административным управляющим, могут что то внести в организацию и что то вынести, некоторые сотрудники начинают спорить. А это тоже время.

В некоторых фирмах есть архив. Ежеквартально архивариус сдает отчет, в котором зафиксировано, кто из ответственных сотрудников в установленные по регламенту сроки не предоставил в архив документы. Это серьезно, поэтому приходится разбираться. Требовательность не всегда воспринимается адекватно, по этой причине можно нажить недоброжелателей.

Административный директор занимается составлением бюджета на год. Сложность заключается в том, что суммы, которые закладываются в документ, обязательно должны быть подтверждены ссылками на договоры.
Особого внимания требует обеспечение функционирования парка машин. Это страхование, техническое обслуживание, пробег, отслеживание топливных карт, правильное заполнение путевых листов для налоговой службы.
Прорабатывает перечень закупки продуктов с поварами, контролирует закупку продуктов и отслеживает их количество и качество, контролирует составление меню. Занимается, организацией подписки, оказывать помощь детским домам и инвалидам.

Читайте также: