Что такое непредвиденные расходы в командировке

Опубликовано: 07.05.2025

Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий.

Некоторые профессии предусматривают направление сотрудника в командировки с целью выполнения им трудовых функций. Организации, прежде чем направлять работника в служебную командировку, необходимо знать и принимать в учет требования действующего трудового закона. Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий для защиты работника.

Командировки сопряжены с переездами, перелетами, сотрудник должен разместиться в комфортных условиях и нормально питаться. Как в организациях регламентируются и оплачиваются расходы на командировку? Каков порядок возмещения сотруднику расходов? Рассмотрим эти вопросы подробно.

Понятие служебной командировки

Под служебной командировкой понимается направление сотрудника, по распоряжению его руководства, на конкретный срок, в другую местность, с целью выполнения работником профессионального задания. Служебными командировками признаются только поездки лиц, состоящих с работодателем в официально оформленных трудовых отношениях. Все иные правоотношения по поводу выполнения работ имеют свой механизм регламентирования перемещений и направления сотрудников в другую местность для выполнения работы, и не входят в понятие «служебная командировка».

Закон содержит требование об обязательности командировки для сотрудника, отказ от поездки без веских оснований признается нарушением трудовой дисциплины и влечет ответственность.

Однако, некоторые категории сотрудников освобождены от поездок в командировки или могут быть направлены в командировки только выразив свое письменное согласие. Такие ограничения действуют в отношении сотрудников в период их беременности, воспитания детей, или связаны с возрастом работника.

Поездки работников, суть работы которых состоит в разъездах, не признаются служебными командировками и оплачиваются по другим нормативам.

Виды расходов, связанных с командировкой

Поездка сотрудника по указанию работодателя, связанная с исполнением возложенного служебного поручения, предусматривает такие виды расходов:

на жилое помещение. Имеется ввиду наем той жилплощади, в которой работник будет проживать во время командировки. Работник может снять комнату, квартиру, или номер в гостинице. Такой вид расходов не предусмотрен, если между работником и организацией заключен договор о предоставлении бесплатного жилья на время командировки.
На проезд к месту исполнения поручения и обратно. Трудовое законодательство устанавливает возможность работника добираться до места исполнения поручения железной дорогой, водным транспортом, автомобильным транспортом, авиатранспортом. В рассматриваемый вид расходов включается размер стоимости и оформления проездных билетов.
На выплату суточных. Сюда относятся расходы, связанные с проживанием работника в командировке, не относящиеся к расходам на проезд и найм жилого помещения. Размер суточных определяется соглашением между работником и организацией. Налоговое законодательство допускает выплату суточных в размере 700 рублей в пределах РФ, не облагая их налогом, если суточные больше указанной суммы, она облагается НДФЛ.

В случае направления сотрудника в заграничную командировку, работодатель, кроме рассмотренных видов расходов, оплачивает подготовку документов работника, разрешающих выезд в другую страну, страхование для выезда в иностранное государство, провоз работником багажа, телефонные переговоры.

Порядок возмещения расходов

Организация, перед направлением работника в поездку, издает специальный приказ, на основании которого выделяется аванс в определенной сумме. Она может быть переведена на банковский счет работника, или выдана наличными средствами. После возвращения из поездки работник обязан отчитаться перед работодателем и предоставить информацию о тратах, с полным пакетом подтверждающих расходы документов.

Работодатель внутренними нормативными актами устанавливает порядок возмещения сотруднику расходов, связанных с командировкой. Организация может устанавливать особые требования к порядку возмещения расходов, если это не ухудшает положение работника. По общему правилу возмещение происходит в таком порядке:

расходы на жилье возмещаются работнику в полном размере, если работник предоставит документы, подтверждающие расходы.
Расходы на проезд возмещаются полностью, при условии подтверждения трат документами. При этом закон предусматривает проезд в купе поезда, в эконом-классе самолета, в каюте пятого класса на морском судне и второго на речном, в автотранспорте общего вида.
Суточные начисляются и выплачиваются за каждый день нахождения в служебной командировке. Выходные и праздничные дни тоже учитываются и оплачиваются. Работодатель обязан оплатить дни, которые работник проводит в пути к месту командировки и обратно. Если работник вынужденно делает остановку в пути, оплачиваются и дни остановки.

При однодневной командировке, связанной с перемещением на территории РФ суточные выплаты не предусмотрены, однако, работодателю не запрещено назначить их по своему усмотрению. Если выезд осуществлялся за пределы РФ, работнику полагается выплата половины суммы, действующей в отношении заграничных командировок.

Размеры возмещения расходов

Для работников государственных организаций Постановлением Правительства о возмещении расходов, связанных со служебными командировками, предусмотрены такие суммы возмещения:

расходы, связанные с наймом жилья – в размере потраченной суммы, но не больше 550 рублей, при условии подтверждения трат документами, если работник не предоставил подтверждающую документацию, ему начисляется 12 рублей.
Расходы, связанные с проездом – в размере фактически потраченной суммы, но не больше, чем стоят проездные документы. Если работник не может предоставить документы, связанные с транспортными расходами, ему оплачивается минимальная стоимость проезда в плацкарте, или в каюте десятого типа на морском транспорте и третьего на речном, или в общественном автобусе.
Суточные расходы выплачиваются в размере 100 рублей каждый день командировки.

В организации, не относящейся к государственной, размер суточных выплат устанавливается местными нормативными актами.

Какие расходы не подлежат возмещению

Приведенный список расходов, по мнению Министерства Финансов РФ, является закрытым. Исходя из этого любые расходы работника, не связанные со съемом жилья, проездом до места командировки и обратно, и превышающие установленную соглашением сумму суточных выплат, не возмещаются.

Например, работодатель не обязан оплачивать поездки работника на такси, или другом транспорте в месте командирования, посещение работником развлекательных заведений, телефонные переговоры, не связанные с рабочей деятельностью. Тем не менее, работодателю закон не возбраняет оплачивать любые расходы работника, находящегося в командировке, если об этом заключено соглашение.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В 2021 году сотрудник бюджетного учреждения (трудовой договор заключен) был направлен в командировку на служебном транспорте. В командировке возникли непредвиденные расходы, связанные с приобретением материальных запасов (ГСМ, тормозная жидкость). Руководитель учреждения принял решение о возмещении непредвиденных расходов сотруднику.
Возможно ли при отражении в учете авансового отчета подотчетного лица отразить непредвиденные затраты как услуги сторонних организаций с отнесением на подстатью 226 КОСГУ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
На подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ расходы на возмещение командированному сотруднику затрат на приобретение ГСМ и тормозной жидкости могут быть отнесены при условии, что такие затраты прямо поименованы в перечне иных расходов, возмещаемых командированному работнику, определенном коллективным договором или иным локальным актом учреждения.
В иных случаях расходы командированного лица на приобретение ГСМ и тормозной жидкости, возмещаемые по решению руководителя, могут рассматриваться в качестве закупки на нужды учреждения, осуществленной через подотчетное лицо, с отнесением расходов на подстатьи 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ либо 346 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов" КОСГУ соответственно.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку, работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
При определении соответствующей статьи (подстатьи) КОСГУ бюджетные учреждения руководствуются Порядком N 209н. Расходы подлежат отражению по соответствующим КВР и статьям (подстатьям) КОСГУ в зависимости от их экономического содержания (п. 48 Порядка N 85н, п. 3 Порядка N 209н).
По общему правилу под горюче-смазочными материалами следует понимать любые виды топлива (бензин, газ, дизтопливо и пр.), а также масла и смазки. Соответственно, такие расходы следует рассматривать как приобретение учреждением ГСМ через подотчетное лицо. А в соответствии с п. 11.4.3 Порядка N 209н расходы учреждения, связанные с приобретением ГСМ, отражаются по подстатье 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ. В свою очередь, применение данной подстатьи КОСГУ предусматривает организацию бухгалтерского учета ГСМ с использованием балансового счета 105 03 "Горюче-смазочные материалы" (п. 118 Инструкции N 157н).
Вопрос об отнесении расходов на приобретение охлаждающих, тормозных и иных жидкостей на подстатью 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ либо 346 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов" КОСГУ в настоящее время не урегулирован. По нашему мнению, из буквального прочтения п. 11.4.3 Порядка N 209н такие расходы не могут рассматриваться в качестве расходов на приобретение топлива, а значит, вполне обоснованно могут быть отнесены на подстатью 346 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов" КОСГУ.
При этом согласно п. 10.2.6 Порядка N 209н по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ следует отражать затраты учреждения, связанные с возмещением персоналу расходов по служебным командировкам, в том числе:
- по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно, к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;
- по найму жилых помещений;
- по иным расходам, произведенным работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.
При этом непосредственно Порядком N 209н не предусмотрен исчерпывающий перечень расходов, возмещаемых в соответствии со ст. 168 ТК РФ командированному работнику в качестве иных, которые могут быть отнесены на подстатью 226 КОСГУ: при наличии соответствующих расходов в перечне, определенном локальным актом либо коллективным договором, они вполне обоснованно могут быть отнесены на подстатью 226 КОСГУ. В то же время в случае если командированный сотрудник приобретает ГСМ у поставщиков в интересах учреждения для последующего использования в служебных целях, но при этом расходы не могут быть отнесены к иным расходам, возмещаемым командированному лицу согласно определенному локальным актом перечню, возмещение расходов следует рассматривать не в качестве компенсационной выплаты, а в качестве закупки на нужды учреждения, осуществленной через подотчетное лицо (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 15.07.2016 N 02-05-10/41796).
Таким образом, на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ расходы на возмещение командированному сотруднику затрат на приобретение ГСМ и тормозной жидкости могут быть отнесены при условии, что такие затраты прямо поименованы в перечне иных расходов, возмещаемых командированному работнику, определенным коллективным договором или иным локальным актом учреждения.
В иных случаях расходы командированного лица на приобретение ГСМ и тормозной жидкости, возмещаемые по решению руководителя, могут рассматриваться в качестве закупки на нужды учреждения, осуществленной через подотчетное лицо, с отнесением расходов на подстатьи 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ либо 346 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов" КОСГУ соответственно.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов (для бюджетной сферы);
- Энциклопедия решений. Применение кодов видов расходов и КОСГУ при оплате командировочных расходов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шубенкина Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

22 марта 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

На практике нормальный ход командировки могут нарушить непредвиденные обстоятельства: как внешние, так и связанные с самим работником. Это могут быть нелетная погода, задержавшая вылет самолета, авария, карантин и другие причины, по которым командировка затягивается.

Итак, как же оплачивать расходы, если работник находится в командировке и не может вовремя вернуться из нее по объективным причинам. В таких случаях по возвращению работнику нужно возместить:

суточные;
расходы на наем жилого помещения.

Некоторые бухгалтеры считают эти расходы чрезвычайными. Однако на практике бывает сложно получить документы, подтверждающие чрезвычайное обстоятельство. Поэтому проще поступить таким образом.

Издайте приказ о продлении командировки. В таком случае эти затраты будут считаться обычными командировочными расходами.

Чтобы не возникало проблем, попросите фирму-партнера, в которую направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении реальную дату отъезда из места командировки. То есть в дни командировки будут включены и дни стихийного бедствия.

Если это сделать не удастся, можно обосновать расходы только приказом о продлении командировки и билетами. Однако в этом случае возможны разногласия с налоговиками. Дополнительным аргументом в вашу пользу послужит письмо Минфина от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158. В нем сказано, что для подтверждения командировки достаточно наличия только одного приказа. Сотрудник в командировке заболел

Может случиться, что работник в командировке внезапно заболеет. Тогда по возвращении фирма должна возместить ему за время болезни:

суточные;
расходы по найму жилого помещения;
больничные (ст. 168 ТК, совместная Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).

Если работник лечился в стационаре, то расходы по найму жилого помещения за эти дни ему не выплачивают. Суточные за время болезни в командировке фирма может возместить за период не более двух месяцев (п. 16 совместной инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62).

Обратите внимание: больничные могут быть выплачены, только если работник предоставит больничный лист.

Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничные ему не выплачивают (п. 15 постановления Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. № 13-6). Командировка совместителя

При командировке совместителя средний заработок ему выплачивают в той организации, которая его командировала.

Если работника направляют в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, то средний заработок ему нужно начислить по обеим должностям, а расходы на командировку распределить между этими фирмами по договоренности. Услуги связи

Если работник в командировке звонил в свой офис или фирме-партнеру в другой город, то ему должны компенсировать стоимость переговоров. Квитанция из гостиницы с распечаткой телефонных номеров, по которым звонил сотрудник, подтвердит производственный характер затрат. Аналогично возмещают расходы на переговоры с мобильного телефона.

Обосновать необходимость таких переговоров работник может в служебной записке на имя руководителя фирмы, на которой тот должен наложить резолюцию «Бухгалтерии оплатить». Выходные дни

Если на период командировки выпадают выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работнику не предоставляют. Если же работника специально командировали для работы в выходные и праздничные дни (например, на выставку или ярмарку), то за эти дни ему должны начислить доплату или предоставить дополнительные дни отдыха. Однодневная командировка: оплачивать или нет?

Однодневную командировку оформляют в обычном порядке. Работника отправляют на задание приказом руководителя фирмы. А вот командировочное удостоверение работнику можно не выписывать (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). Достаточно сделать отметку в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

Если сотрудник по окончании рабочего дня решил остаться в месте командировки, ему могут оплатить и расходы по найму жилья. Правда, в этой ситуации командировку не будут считать однодневной.

По общему правилу если сотрудник фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего жительства (в том числе при однодневной командировке), то суточные ему не выплачивают. Если их все же выдали работнику, то эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль и ее включают в совокупный доход сотрудника (письмо УФНС по г. Москве от 10 февраля 2006 г. № 20-12/1312).

Может сотрудник вернуться домой или нет, решает руководитель фирмы. При этом он должен учитывать расстояние, характер работ, выполняемых сотрудником, время, которое необходимо ему для отдыха. Это решение следует отразить в приказе о командировке, в котором указана ее продолжительность.

Если руководитель фирмы решил, что сотрудник не имеет возможности возвратиться домой, то суточные выдадут на общих основаниях (письмо Минфина России от 29 марта 1999 г. № 04-02-05/6).

Если работнику выплачивают суточные, ему обязательно должно быть выдано командировочное удостоверение. Если командировку отменили

Командировка была запланирована заранее. Накануне отъезда ее отменили, так как пропала необходимость в ней. Однако средства уже были потрачены: куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные расходы.

Ясно, что подотчетные деньги будут возвращены. А вот как быть с другими расходами. Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, при этом возвращают не всю сумму. А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

Все эти затраты являются непроизводственными. В бухгалтерском учете их относят к прочим расходам (ПБУ 10/99). Для признания же затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданны. Однако в этом случае трудно связать расходы по отмененной командировке с получением прибыли.

Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно попытаться обосновать как штраф за нарушение договора перевозки. Такие штрафы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК). Но в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

Как правило, такие расходы незначительны и редки. Поэтому, если вы хотите избежать споров с налоговиками, налогооблагаемую прибыль на них лучше не уменьшать. Поездка «несотрудника»

Поездку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, подряда или поручения), командировкой не считают. Однако фирма может возместить такому работнику расходы по поездке. Для этого нужно, чтобы понесенные затраты были:

непосредственно связаны с оказанными услугами (выполненными работами);
документально подтверждены.

Кроме того, условие о компенсации затрат нужно указать в договоре. Тогда работнику не придется платить с них налог на доходы физлиц, а фирме — единый социальный налог и взносы «по травме».

Бывает, что в командировку отправляют человека, который не состоит с фирмой в официальных отношениях. На это могут быть самые разные причины: сотрудник может числиться в штате «дружественной» фирмы или же вообще получать неофициальную зарплату. Обратите внимание: инспекторы могут посчитать выплаты этому сотруднику не компенсацией за командировку, а его доходом. В таком случае в споре с проверяющими используйте следующие аргументы.

То, что сотрудник исполняет задание фирмы, уже свидетельствует о выполнении им трудовых обязанностей. А раз человек приступил к работе, трудовой договор автоматически считают заключенным (ст. 67 ТК), даже если он не оформлен на бумаге. Поэтому никакие налоговые последствия фирме и работнику не грозят. Такого же мнения придерживаются и арбитражные суды (постановления ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. № КА-А40/9726-03 и ФАС Волго-Вятского округа от 29 июля 2003 г. № А31-541/1).

Однако, чтобы избежать претензий при проверке, на время командировок с внештатными работниками лучше оформлять срочные трудовые договоры.

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС КонсультантПлюс.

Каждый бухгалтер знает как важно грамотно оформить командировку, заполнить все командировочные документы, проверить правильность учета командировочных расходов в целях налогообложения. Вам помогут рекомендации, а также подборка писем контролирующих органов по теме командировок.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Перечень командировочных затрат, которые принимаются в расходах в целях налога на прибыль в 2017 году, конкретизирован, но он не является закрытым (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Рассмотрим самые «популярные».

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

учитываются в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (включая оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс»; проезд в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание)
учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т.п.

Подтверждение электронного пассажирского авиабилета :

маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе;
посадочный талон и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета).

Подтверждение электронного пассажирского Ж /Д билета :

контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Электронный билет подтвердят документы:

сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета ,
посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Наем жилого помещения в командировке

По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Суточные в командировке

Суточные — дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Ограничения по сумме в законах нет, устанавливается в локальных актах организации. Выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Подробнее про суточные читайте в статье Суточные при командировках в 2016 году: размеры выплат, изменения.

Условиями признания суточных в расходах является подтверждение:

производственного характера командировки;
продолжительности нахождения работника вне места постоянного жительства согласно (п.7 Положения о служебных командировках)

Определяется на основании:

Проездных документов.
Документов о найме жилого помещения в месте командирования, если работник ездил на личном транспорте и билетов у него нет.
Служебной записки, справки или иного документа принимающей стороны, который подтверждает срок прибытия и убытия командированного работника.
Расчета размера суточных (например, справка бухгалтера), факта получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

Важно: Командировочные расходы, связанные с направлением дистанционного работника в служебную командировку, учитываются по налогу на прибыль в общем порядке в силу того, что 25 глава НК РФ не устанавливает зависимости от способа работы сотрудника (Письмо Минфина РФ от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788).

Прочие расходы в командировке

Контролирующие органы не возражают против включения в расходы следующих затрат (условие — компенсация таких расходов установлена в локальном нормативном акте организации и есть распоряжение руководителя организации о возмещении):

Оплаты услуг VIP-зала аэропорта (Письма Минфина РФ от 05.03.2014 № 03-03-10/9545; от 10.09.2013 № 03-03-06/1/37238);
Стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов (Письмо Минфина РФ от 18.10.2011 № 03-03-06/1/672);
Плата за аренду автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018-А27-15)).
Суммы на проезд в такси к месту командировки и обратно, в том числе в аэропорт, на вокзал, а также непосредственно в месте командировки (Письма Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720). В расходах затраты на такси учитываются при условии, что они экономически оправданы (например, ранний приезд/отъезд и т.д.). Подтверждение расходов на такси: чек ККТ или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными в Постановлении Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом».
Оплата проезда во время нахождения в командировке проезда на городском транспорте в черте населенного пункта, но при этом Положение о командировке организации не предусматривает возмещения данных расходов. Однако, по мнению контролирующих органов, такие затраты можно учесть в составе командировочных расходов. Для этого в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации нужно предусмотреть обязанность работодателя возмещать расходы работника на проезд в городском транспорте, если они обусловлены целью командировки (Письма Минфина России от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11246).
Cервисный (комиссионный) сбор организации-посредника, расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225@).

Какие затраты рискованно относить на расходы по налогу на прибыль

Первое. Оплата полисов ДМС от несчастных случаев при приобретении авиа — и железнодорожных билетов, которые являются приложением к данным билетам командированным работникам.

Расходы на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте командированных работников также могут быть учтены в качестве командировочных расходов, если коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрено возмещение указанных расходов.

Способ оформления уплаты страховых взносов (на основании отдельного страхового полиса, являющегося приложением к билету, включением сумм взносов в стоимость проездного документа) принципиального значения не имеет. Вместе с тем налоговые органы могут не согласиться с таким способом учета расходов на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль .

Второе. Расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (которые включают в себя расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (Письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Третье. Суточные, выплачиваемые работнику, направленному в длительную командировку (более полугода).

Мнение 1: в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы работников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке (Письма Минфина РФ от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304, УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 № 16-15/102339@).

Мнение 2: срок нахождения в командировке определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) и максимальным пределом не ограничен. Следовательно, независимо от длительности нахождения в командировке, работодатель вправе учесть в расходах по налогу на прибыль в части выплат суточных всю сумму, установленную в локальном акте организации (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.09.2015 № Ф05-12177/2015 № А40-167292/2014).

Четвертое. Затраты на проживание командированного сотрудника в месте командирования в арендованной квартире, но расходы документально не подтверждены. Однако, имеется судебная практика, которая в качестве альтернативы разрешает учесть в расходах сумму 700 руб. (по России) или 2 500 руб. (по зарубежным командировкам) (Постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 11.12.2009 № 05АП-5540/2009 по делу № А59-2701/2009; ФАС Северо-Западного округа от 09.02.2007 по делу № А26-5126/2006-28, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.06.2008 по делу № А05-4612/2007).

Пятое. Расходы по оплате стоимости билетов к месту командирования и обратно, если даты поездки не совпадают со сроком командировки. Имеются положительные для налогоплательщика разъяснения контролирующих органов и судебная практика (Письма Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800, от 30.07.2014 № 03-04-06/37503; Постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2), однако налоговые органы вправе высказать претензию и запросить пояснения. В данной ситуации многое будет зависеть от причины и количества дней несоответствия.

Шестое. Организация для выполнения работ привлекла сотрудника контрагента, возместила ему затраты по проезду и иные командировочные затраты. Согласно разъяснению Минфина России (Письмо от 24.09.2015 № 03-03-06/1/54684) возмещение командировочных затрат физлицам, не являющимся работниками компании, не учитываются в расходах по налогу на прибыль в силу того, что поездка стороннего специалиста командировкой не считается.

Зарегистрируйтесь на курс «Налог на прибыль для бухгалтеров». Вы научитесь вести учет доходов без ошибок, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.

Работник фирмы во время командировки заболел или задержался из-за нелетной погоды, запланированную командировку отменили. Естественно, что в таких ситуациях возникают расходы. Как их учесть в бухгалтерском и налоговом учете?

Командировку отменили

Ясно, что подотчетные деньги будут возвращены. А вот как быть с другими расходами?

Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, при этом возвращают не всю сумму. А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

Все эти затраты являются непроизводственными. В бухгалтерском учете их относят к внереализационным расходам (ПБУ 10/99).

Для признания же затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными. В данном случае сложно связать расходы по отмененной командировке с получением прибыли.

Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно обосновать как расходы на штраф за нарушение договора перевозки. Такие штрафы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (пп.13 п.1 ст.265 НК РФ). Но в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

Как правило, такие расходы незначительны и редки. Поэтому, чтобы избежать споров с налоговиками, на них налогооблагаемую прибыль не уменьшают.

Пример 1. ООО "Пассив" запланировало командировку своего сотрудника М.И. Семенова в Чехию. Цель командировки - заключение договора с потенциальным покупателем. Заранее была получена виза и приобретены авиабилеты.

Стоимость авиабилетов составила 7500 руб. Оплата осуществлялась через расчетный счет. В подотчет на командировочные расходы Семенову было выдано из кассы предприятия 8000 руб.

Бухгалтер "Пассива" сделал проводки:

Дебет 76 Кредит 51

7500 руб. - оплачена стоимость билетов;

Дебет 50-3 Кредит 76

7500 руб. - получены авиабилеты;

Дебет 71 Кредит 50

8000 руб. - выданы деньги сотруднику.

В день отлета был получен факс от потенциального клиента, в котором говорилось, что он отказывается от сделки. Командировка была отменена. Семенов вернул деньги в кассу фирмы:

Дебет 50 Кредит 71

8000 руб. - возвращена неизрасходованная подотчетная сумма.

Были сданы авиабилеты. Агентство вернуло их стоимость в сумме 7000 руб. и удержало неустойку - 500 руб.

В учете были сделаны проводки:

Дебет 76 Кредит 50-3

7500 руб. - возвращены билеты;

Дебет 51 Кредит 76

7000 руб. - получена стоимость билетов;

Дебет 91-2 Кредит 76

500 руб. - сумма неустойки за возврат билета отнесена на внереализационные расходы.

В налоговом учете удержанная неустойка (500 руб.) не принимается для целей налогообложения прибыли.

В командировке возникли форс-мажорные обстоятельства

Работник находится в командировке. Однако вовремя не может вернуться из нее по объективным причинам: нелетная погода, наводнение, карантин. Что должна выплатить фирма, когда сотрудник приедет?

Фирма должна возместить работнику:

суточные;
расходы на наем жилого помещения.

Эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (пп.6 п.2 ст.265 НК РФ).

В бухгалтерском учете их отражают как чрезвычайные расходы (п.13 ПБУ 10/99). Однако на практике иногда бывает сложно получить документы, подтверждающие факт чрезвычайного обстоятельства. Поэтому проще поступить таким образом.

Надо издать приказ о продлении командировки. В таком случае можно списать затраты как обычные командировочные расходы. Бухгалтер отразит это все проводкой:

Дебет 20 (26, 10, 08. ) Кредит 71

списаны расходы по командировочным расходам.

Чтобы не возникало проблем, надо попросить фирму-партнера, к которой направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении отметки о выбытии тем днем, когда работник реально будет выезжать из места командировки. То есть в дни командировки будут включены и дни стихийного бедствия.

Если по каким-либо причинам сделать это не удастся, можно обосновать расходы только приказом о продлении и билетами. Однако в этом случае могут возникнуть разногласия с налоговиками при проверке. Дополнительным аргументом в вашу пользу может здесь служить Письмо Минфина России от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158. В нем сказано, что для подтверждения командировки достаточно наличия только одного приказа.

Сотрудник в командировке заболел

Работник отправлен в командировку в пределах России. В этот момент он заболел.

После того как сотрудник вернется, фирма должна ему возместить суточные за время болезни, расходы по найму жилого помещения и больничные (ст.168 ТК РФ, совместная Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР").

Если работник лечился в стационаре, то за эти дни ему не выплачивают расходы по найму жилого помещения.

Суточные за время болезни в командировке фирма может возместить за период, не превышающий двух месяцев (п.16 совместной Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62).

Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничные ему не выплачивают (п.15 Постановления Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. N 13-6).

Может случиться, что работник пожелает получить свои больничные во время командировки (например, если болезнь будет продолжительной). В таком случае фирма может выслать ему эту сумму. Расходы на пересылку уменьшают налогооблагаемую прибыль (пп.25 п.1 ст.264 НК РФ).

Что же касается найма жилья и суточных, то такие затраты в налоговом учете включают в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (п.12 ст.264 НК РФ). Однако при проверке налоговики могут сослаться на то, что расходы экономически не оправданы. Чтобы не было проблем, мы советуем предусмотреть эти затраты в коллективном или трудовом договоре. Тогда при проверках можно будет ссылаться на п.25 ст.255 Налогового кодекса. В нем сказано, что к расходам по оплате труда принимаются затраты, произведенные в пользу работников и предусмотренные в договорах.

Пример 2. Сотрудник ООО "Пассив" М.И. Семенов поехал в командировку в г. Брянск на срок с 1 по 15 мая.

5 мая работник заболел и смог приступить к исполнению своих служебных обязанностей 9 мая. Факт нетрудоспособности был подтвержден больничным листом, выданным поликлиникой г. Брянска.

Лечение производилось амбулаторно (то есть работник в больнице не находился). По больничному листу было начислено пособие в сумме 1900 руб.

Работник вернулся из командировки в установленный срок - 15 мая. Стоимость проживания в гостинице составила 500 руб. в сутки.

Фирма выплатила суточные в пределах установленных норм - 100 руб. в сутки.

В трудовом договоре, заключенном с Семеновым, предусмотрено возмещение расходов в случае болезни работника в командировке.

Бухгалтер "Пассива" сделал записи в учете:

Дебет 71 Кредит 50

9000 руб. - выдана под отчет сумма на суточные и наем жилья в день отъезда;

Дебет 20 Кредит 71

9000 руб. ((500 руб. + 100 руб.) x 15 дн.) - отнесены на затраты суточные и расходы на наем жилья;

Дебет 69 Кредит 70

1900 руб. - начислено пособие по временной нетрудоспособности;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

247 руб. (1900 руб. x 13%) - удержан НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности;

Дебет 70 Кредит 50

1653 руб. (1900 - 247) - выплачено сотруднику пособие по временной нетрудоспособности.

В налоговом учете сумма 9000 руб. будет уменьшать налогооблагаемую прибыль фирмы.

А как быть с работниками, направленными в загранкомандировку?

Раньше фирмы руководствовались Постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 г. N 365. Однако с 17 января 2003 г. этот документ утратил силу.

На практике сейчас все расходы по загранкомандировкам (суточные, расходы по найму жилого помещения) возмещают в таком же порядке, как и при командировках на территории России.

Сотруднику, заболевшему в командировке за границей, будут возмещены:

суточные;
расходы по найму жилого помещения;
больничные.

Суточные фирма должна возместить в порядке, установленном совместным Письмом Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. N 1037-ИХ. Так, если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то при выезде из одной страны в другую суточные выплачивают по нормам той страны, куда въезжает сотрудник.

Нормы, по которым выплачивают суточные, установлены Постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. N 93.

Расходы по найму жилого помещения возмещают в размере фактических затрат, подтвержденных документами.

Что же касается больничных, то здесь надо учесть один момент: их выплачивают только на основании документа о нетрудоспособности, оформленного в соответствии с Приказом Минздравмедпрома России от 13 января 1995 г. N 5.

Поэтому, когда работник вернется из загранкомандировки, ему надо будет заменить документы, подтверждающие его болезнь (п.1.10 совместного Приказа Минздравмедпрома России от 19 октября 1994 г. N 206 и Постановления ФСС РФ от 19 октября 1994 г. N 21). Это сделает лечащий врач по месту жительства сотрудника, а утвердит администрация поликлиники.

Читайте также: