Что такое онбординг сотрудников

Опубликовано: 07.05.2025

Онбординг или адаптация персонала – один из основных HR-процессов, обеспечивающий успешность вхождения в новую должность сотрудника. Начинается данный процесс с прихода нового сотрудника в организацию либо при внутренних перемещениях с одной позиции на другую.

Успешная адаптация — это когда человек осваивает новый функционал, новые должностные обязанности, осознает требования к своей работе, задачи, которые перед ним стоят, понимает и принимает требования организации к поведению сотрудников, правила и особенности корпоративной культуры.

Адаптационный период занимает от двух до шести месяцев. Но, обычно, трёх месяцев бывает достаточно, чтобы освоиться в новом коллективе и продемонстрировать свои профессиональные компетенции.

Что ожидает руководство компании от прихода нового сотрудника?

Для компании — это передача части функционала, задач новому сотруднику. Руководство организации ожидает, что данный функционал будет выполняться качественно и в срок, что с приходом нового сотрудника компания обретает ещё одного члена команды, который будет вместе с остальными развивать компанию. Вместе с тем, новый сотрудник в коллективе — это пока незнакомец, со своими привычками, особенностями, манерой поведения, отношением к работе.

Для сотрудника новая работа – это место, где он будет проводить много времени, место для реализации знаний, умений и навыков, способ заработать деньги и реализовать свои профессиональные амбиции. С другой стороны – полная неопределённость на ближайшие 6 месяцев, без гарантии, что все вышеперечисленные ожидания реализуются. Это новая обстановка, новые люди, новые задачи, одним словом – неопределённость. Каждый из нас испытывал этот коктейль чувств и эмоций, когда выходил в первый день на работу.

Основная цель работодателя – чтобы новый сотрудник как можно быстрее «вышел» на максимальный уровень эффективности, встроился в корпоративную культуру. Именно поэтому во многих организациях так много внимания уделяют этому процессу.

Разберём, что входит в систему адаптации персонала, какие инструменты можно использовать.

Рассмотрим вариант, когда новый сотрудник выходит на работу. Его эмоции: неуверенность, ему неуютно, всё незнакомо, все чужие.

Что можно сделать в компании в рамках системы адаптации:

Организовать тёплый приём нового сотрудника. Это могут быть разные «ритуалы», начиная от приветствия нового сотрудника всем коллективом, вручения ежедневника в корпоративном формате, заканчивая размещением информации о новом коллеге на корпоративном портале. Важно выделить человека, кто в первый день будет сопровождать и курировать нового сотрудника: проведёт экскурсию по офису/цеху/складу, познакомит с коллективом, представит, расскажет, кто и чем в компании занимается, проведёт на рабочее место. Им может стать наставник либо тот, кто отвечает за процесс адаптации персонала в организации.

Рабочее место лучше подготовить заранее, чтобы новому сотруднику не пришлось сидеть на стульчике для посетителей, в холле или чужом рабочем месте, пока кто-то заказывает стол и стул и закупает ноутбук. Заранее позаботиться об учётной записи, электронном ящике и пропуске.
Подготовьте информацию о компании, правилах поведения и особенностях корпоративной культуры. Это можно изложить в «Книге нового сотрудника», либо записать ряд видеопрезентаций, видеороликов о компании.
Запланируйте ознакомительные встречи с сотрудниками, с кем для выполнения должностных обязанностей нужно будет общаться сотруднику, встречи для обсуждения промежуточных результатов работы и ответы на вопросы. В некоторых компаниях уже есть чат-боты, в которых предусмотрены ответы на основные вопросы, возникающие в адаптационный период.
Не откладывайте оформление трудовых отношений, лучше, чтобы весь пакет необходимых кадровых документов был готов к обеду первого рабочего дня, чтобы сотрудник не волновался об этом.

Отличный пример системы адаптации в компании Adventum (видео ниже)

«Новоиспечённого» сотрудника необходимо обеспечить всей необходимой информацией о компании. Она может быть описана в «Книге сотрудника», отправлена по электронной почте в электронном виде, либо размещена на внутреннем корпоративном портале. Главное, чтобы у сотрудника была возможность познакомиться с корпоративной кухней: историей компании, особенностями корпоративной культуры, справочником сотрудников, информацией о корпоративных мероприятиях, внутренними документами, обучающими видеокурсами и другими материалами.

Хорошо, если в компании выдаётся так называемый «Дневник сотрудника». В некоторых компаниях существует электронный вариант «Дневника», где прописан по часам первый рабочий день, необходимые мероприятия первой рабочей недели, предусмотрена форма «обратной связи» от сотрудника, чтобы вовремя скорректировать программу адаптации.

В «Дневнике сотрудника» может быть предусмотрен план работы на первое время. Он нужен, чтобы сотрудник чётко понимал, что от него ожидают и в каком объёме.

Пример плана работы сотрудника

«Обратную связь» от сотрудника можно получить во время адаптационных бесед, где уточняется, насколько понятен функционал, задачи, требования к выполнению должностных обязанностей от руководителя, насколько комфортно рабочее место, как сотрудник оценивает климат в коллективе. Данные вопросы можно предусмотреть в опроснике, главное, чтобы его заполнение не занимало много времени, вопросы были простыми и понятными. В зависимости от корпоративной культуры опросник может быть оформлен по-разному.

В него могут быть включены такие вопросы:

На мой взгляд в анкете не должно быть более 10 вопросов, а на её заполнение должно уходить не более пяти минут. Дополнительную информацию лучше получать из неформальных бесед с сотрудником, а также с наставником и руководителем.

Второй вариант адаптации, когда сотрудник переходит с одной должности на другую в том же подразделении либо переходит в другое подразделение или филиал.

В данном случае наш сотрудник уже знает всё о компании. Но эмоции, которые он испытывает сходны с описанными выше - неуверенность, ощущение неопределённости. На новом месте ему понадобится взаимодействовать с новыми коллегами, с новым руководителем.

Тут подойдут схожие инструменты адаптации. Хорошо, если в этот период будет прикреплён наставник, для сопровождения в первый месяц работы. Наставник расскажет об особенностях работы на новой позиции, о требованиях к результатам деятельности, отчётности. Ситуация осложняется, если наш «новичок» переходит на вышестоящую позицию, когда меняется роль в компании. Часто в таких случаях бывшие коллеги приобретают статус подчинённых. Кроме новых технических компетенций, понадобится проявлять управленческие компетенции, умение выстраивать коммуникации с коллегами в новом качестве. В данной ситуации важна роль наставника. Им может стать непосредственной руководитель или более опытный коллега. Для более быстрого вхождения в должность, необходимо также, как и в первом случае, обеспечить нового сотрудника всеми материалами, необходимыми для выполнения новых обязанностей. Для руководителя это может быть организационная структура, штатное расписание, должностные инструкции подчинённых, бюджет подразделения.

Так же, как и в предыдущем варианте адаптации, необходимо регулярно запрашивать обратную связь, например, в конце первой недели работы, затем по истечению месяца работы, двух месяцев и по завершению адаптационного периода.

Адаптация считается успешной, если работник усвоил и закрепил необходимый объем знаний и навыков, требующихся для работы, принят коллективом, принимает и разделяет корпоративные ценности организации.

Если в адаптационной период у сотрудника или руководителя ожидания не совпали, значит имела место ошибка. Ошибка может быть при найме сотрудника, либо неверное управленческое решение при перемещении сотрудника внутри компании, либо неэффективный процесс адаптации, который необходимо постоянное совершенствовать.

Всё вышеперечисленное можно изложить в документе. Важно, чтобы этапы адаптации и важность данного процесса понимали и разделяли все руководители в компании. Иначе процесс адаптации будет неэффективен и как результат, будет высокая текучесть персонала в первый год работы. А это временные, финансовые и репутационные потери.

Онбординг (или адаптация) сотрудников на новом месте не всегда проходит гладко, а удалёнка добавляет ещё больше сложностей. Год назад мы скептически относились к такому формату. Теперь — спокойно нанимаем сотрудников в штат по всей стране и делимся опытом с вами.

В статье рассказали, как готовимся к выходу сотрудника, чем занимаются новички в первый рабочий день, как помогаем адаптироваться и как оцениваем первые результаты работы.

Преонбординг

Важнее онбординга может быть только преонбординг. С первого дня новому сотруднику должно быть комфортно. Поэтому, как только кандидат подтвердил оффер, позаботьтесь о рабочем месте. И в офисе, и дома в первый рабочий день человек должен сесть за компьютер со всеми настроенными программами.

Только представьте: первый рабочий день, на телефон приходит смс с доступом к рабочей почте. Вы открываете почтовый ящик и видите wellcome-письмо, в котором указаны необходимые доступы, контакты коллег, ссылки на ресурсы, а также план работы на время испытательного срока.

У сотрудника возникает ощущение, что его ждали. И это правда так, поэтому мы создали все условия. Компания от этого только выиграет: чем комфортнее человеку на новом месте, тем раньше он начнет себя проявлять.

Что мы готовим к выходу сотрудника?

узнаем, есть ли дома необходимая техника. Если нет — организуем доставку из офиса;

необходимые доступы к внутренним сервисам;

план работ на время испытательного срока;

назначаем наставника и менеджера по адаптации — перед ними стоит ответственная миссия: влюбить новичка в компанию.

Первый день в компании

«Адаптация переносилась легче, так как я была не одна — нас таких было четверо. Коллеги постоянно брали обратную связь: уточняли все ли в порядке, заботились. А также решали вообще любой вопрос или просьбу» — Анна, младший бизнес-аналитик NAUMEN.

В NAUMEN освоиться помогает менеджер по адаптации, как правило, это HR, который сопровождал сотрудника во время найма. После оформления необходимых документов на почту новичку приходит welcome-памятка, а через пару минут по видеосвязи звонит менеджер, чтобы провести адаптационную беседу.

О чем говорим на первой встрече?

Рассказываем о том, чем занимается компания: история, продукты, значимые награды и достижения.

Знакомим с организационной структурой компании, а также даём контакты коллег, с кем новичок будет часто общаться.

Объясняем, как и к кому можно обращаться. Например, в NAUMEN стараются избегать формальностей и сотрудники общаются друг с другом на ты.

Говорим о корпоративной культуре, ценностях и возможностях развития.

После беседы с менеджером по адаптации подключается наставник и знакомит новичка с планом работ на время испытательного срока.

План работ — это личный список задач сотрудника с контрольными точками, которые подготовили руководитель и наставник. Его цель — помочь освоиться с профессиональными задачами.

План дает понять, каких результатов ожидает руководитель к концу испытательного срока. Как правило, план включает изучение внутренних регламентов, знакомство с продуктами или технологиями, внутренними процессами разработки или управления проектом, а также вполне себе «боевые задачи». По итогам выполнения плана будет приниматься решение об успешности прохождения испытательного срока.

«Адаптация проходила гладко. Возможно, мне очень повезло с наставником и менеджером по адаптации. Первое время были непривычны ежедневные командные созвоны. Вопросы и проблемы, которые обсуждали, я некоторое время не понимал: казалось, что разговаривают на неизвестном диалекте. Преодолеть этот барьер помог наставник — первое время с возникающими вопросами я обращался только к нему. Наставник ориентировал, подсказывал, делился опытом. Несколько позже я уже мог какие-то вопросы задавать напрямую участникам своей команды, а также сотрудникам из других команд» — Ринат, младший разработчик NAUMEN.

Первая неделя завершается приятным сюрпризом: новичок узнает, что на его счету лежат наубонусы — корпоративная валюта компании. Их можно потратить на фирменный мерч NAUMEN.

Первые три месяца в компании

Первые три месяца работы у новичков достаточно насыщенные. Им предстоит адаптироваться сразу в четырёх направлениях:

привыкнуть к коллегам и их стилю коммуникации в команде;

принять и освоить корпоративные правила;

перестать испытывать стресс из-за смены работы;

адаптироваться к рабочим процессам и самостоятельно выполнять рабочие задачи.

Во время испытательного срока важно помочь сотруднику пройти все этапы адаптации максимально мягко. Для этого мы разговариваем тет-а-тет об успехах, даём своевременную обратную связь, а также сверяемся, всё ли проходит так, как новичок себе представлял.

«Несмотря на то что вся моя адаптация проходила на удаленке, мне было достаточно комфортно влиться не только в свою команду, но и познакомиться с другими коллегами. Отзывчивость коллег — это одно из преимуществ адаптации в NAUMEN, на мой взгляд. Здесь всегда посоветуют, куда обратиться с проблемой. Ты достаточно быстро осваиваешься в большой структуре подразделений, понимаешь, к кому и по каким вопросам нужно обращаться. Быстрое решение организационных моментов — это еще одно преимущество адаптации в NAUMEN» — Аня, аналитик NAUMEN.

Раз в два-три месяца устраиваем встречу с руководителями компании. Члены совета директоров приглашают всех новеньких в ZOOMе для знакомства. Они рассказывают о том, как появилась компания, что значит NAUMEN, а также просто болтают. На этой встрече каждый сотрудник может напрямую задать абсолютно любой вопрос руководителю и получить искренний и развёрнутый ответ.

«Мне очень понравилась атмосфера открытости в компании: можно легко пообщаться с любым человеком по любому поводу, все вопросы обсуждаются открыто, нет закрытых дверей и подводных камней» — Антон, системный аналитик NAUMEN.

Также ответы на многие вопросы новенькие могут получить, не прибегая к помощи коллег, (не все же сотрудники должны быть экстравертами, верно?). На корпоративном портале под ответы на вопросы отведены два раздела. Первый — для совсем новичков с базовой информацией о работе в компании, второй будет полезен абсолютно всем: здесь можно узнать где пообедать, как уйти на больничный или как рассчитывается заработная плата.

Performance Review

Заключительный этап онбординга — Performance Review или PR. Это встреча, на которой новый сотрудник, руководитель и наставник обмениваются обратной связью и впечатлениями о том, как прошли эти три месяца. Цель PR по окончании испытательного срока — подвести взаимный итог успешности и результативности достижения задач из плана работ.

За несколько дней до встречи сотруднику на почту приходит анкета, где он может оценить, как прошла адаптация. Анкета помогает HR узнать, насколько оправдались ожидания, что понравилось в работе у нас, а что хотелось бы изменить.

«Не нужно бояться задавать свои вопросы. Для полноценной адаптации на удаленке есть множество способов общения: видеосвязь, общий чат, личные сообщения наставнику. Чтобы адаптация прошла быстрее, удобно подключаться к видеоконференциям, которые периодически устраиваются в компании. На них можно узнать много интересного о том, какие сейчас задачи решают коллеги, познакомиться с ними поближе, быстрее понять структуру подразделений, кто и чем занимается» — Аня, аналитик NAUMEN.

Советы по системной адаптации новых сотрудников от HR-а, который руководил рекрутментом в «Яндексе», Mail.ru и Avito.

Онбординг — это комплекс мероприятий для адаптации новых сотрудников: вводное обучение, инструктажи, welcome-встречи и т. п. Цель — влить новых людей в компанию, в работу и в коллектив. Онбординг критически важен: как встретишь сотрудника, так и проработает. При этом в редких компаниях он существует в полноценном виде.

На вебинаре Teachbase Андрей Кравченко рассказал, как провести онбординг, чтобы крутые специалисты оставались в компании.

Новый сотрудник быстрее входит в работу и не просаживает надолго производительность отдела. Руководители и коллеги тратят меньше времени на подстраховку и опеку.
Придя в компанию, человек получает полный набор информации, который помогает почувствовать себя своим. Это позитивный опыт, формирующий лояльность лучше, чем печеньки и кофемашина.
Сокращается текучка на испытательном сроке. Вся нужная информация легкодоступна — никаких барьеров и стресса, все помогает круто себя проявить. В результате нет тревоги: а вдруг это не твое.
Сотрудник впитывает корпоративные ценности и стратегию компании сразу, а не проработав приличное время. В итоге команда движется в одном направлении, новые люди не вносят хаос.

Поиск сотрудников — затратная во всех смыслах задача. И вот с трудом найденный человек адаптируется сам по себе — чаще всего это небыстро и сложно. Высока вероятность, что что-нибудь пойдет не так, и человек надолго не задержится. Затраты не успели окупиться, а пора уже вкладываться по новой. И все это время в компании нет полноценного кадра.

90% компаний думают, что у них с адаптацией новых людей все нормально. Но в большинстве случаев адаптация происходит так:

Учебное пособие. Новый сотрудник получает серию рассылок, брошюру или лонгрид. И они часто проблемные: много лишнего, оторванность от реальности, что-то устарело либо длинно и непонятно.
Welcome-встреча. Полчаса-час смущенно поговорили, а дальше сам.
Чат-бот. Автоматизация — здорово, но во многих случаях она внедряется слишком поспешно. Крутой инструмент (чат-бот) уже есть, а содержательная начинка недоработана.

1. Собственно работа. Что делать, что где находится, как все нужное настроить под себя и работать.

2. Бизнес-процессы. Знакомство с компанией, ее продуктом, партнерами и врагами, клиентами и аудиторией. Оргвопросы: правила компании, ее структура, как происходит взаимодействие, а почему так, к кому по какому вопросу обращаться.

3. Стратегия. Как, куда и зачем идет компания. Как и куда в ней буду идти я.

4. Корп-культура. Что у нас принято и нет, какой стиль общения, традиции и неформальные правила, что поможет влиться в команду.

1. Провести аудит. Как сейчас в компании адаптируют сотрудников? Все 4 аспекта охвачены, что западает, в чем проблемы? Бывает, все аспекты охвачены, но в процессах бардак — и из-за этого онбординг плохо работает.

2. Построить путь сотрудника. Он еще называется EJM (Employee Journey Map). Все просто: это линия, на которой в последовательном и логичном порядке отмечается точками то, что будет происходить с сотрудником в компании. Рабочие события и процессы — welcome-встреча, конец испытательного срока и т. д. И учебные события — онлайн-курс по софт скиллам, тренинг по 1С с наставником и т. п.

3. Продумать метрики эффективности. Например, выход на полноценный рабочий уровень через Х недель, уровень владения программой %, сокращение затрат на рекрутмент в Х раз.

4. Скрестить путь сотрудника с метриками. То, что получится, называется целевая модель онбординга.

8. Автоматизировать обучение. Самый удобный способ это сделать — перенести все на платформу для дистанционного обучения, она же СДО или LMS.

9. Запустить обучение. Сначала запустить пилот, чтобы выявить и доработать проблемные места. А потом можно масштабную историю.

10. Организовать наставничество и профсообщества. Пока онлайн-обучение будет делать дело, параллельно можно выстраивать такие сложные человеческие вещи, которые потом помогут дополнить программу адаптации.

Всякие онбординги, видишь ли. то ли дело раньше на Руси - холоп, челядь, лакей, холуй, прислужник, прихвостень, побегушка!

А сейчас — онбординг, геймификация, матрица компетенций, микролернинг, вебинары, комьюнити, СДО…

Божеж мой, как вы оторваны от реалий. Какие геймификации? У нас в РФ много контор, которые хотя бы переработки в соответствии с ТК оплачивают?

Реалии у каждого разные. В их реалиях (как и многих прогрессивных компаниях) это работает. А то пошёл расплатился телефоном, а тут тебе бабка из села говорит:
Божеж мой, как вы оторваны от реалий. Какие оплаты по телефону? У нас в РФ много контор, которые хотя бы по карте принимают?

Ведь "никто" не говорит, что планирование, аджайл, скрам, обратная связь от сотрудников и т.п. не нужно, т.к. в магазине у бабы Люды это не применить? Баба Люда не применит, а Мейл.ру, Яндекс, Авито или другие прогрессивные средние IT-компании вполне (да и не только IT).

Дело в том, что условный менеджер по продажам стоит дёшево. Даже если он уволится, найдётся новый. А вот стоимость привлечения разработчика, например, может стоить 200-300к рублей. Потом ещё адаптация и 3 месяца испыталки. А это ещё условные 400-600к рублей. А потом разраб уходит? Потому что до техдира не достучаться, нет гайда по решению типовых проблем. А это ещё отнимает время у синьоров, что выйдет на 300-600к рублей в пересчёте на потраченные часы.
Вот и дуймайте — или нормально онбординг делать, или терять условный миллион рублей на попытке привлечь специалиста, так ещё и продолжать искать. Т.е. миллионом сумма может не ограничиться.

А что касается геймификации, то она используется много где, просто её воспринимают как должное. Даже в инструментах типа TeamCity для девопсов есть элементы геймификации из коробки.

Правильный онбординг (процесс адаптации) может иметь решающее значение, когда дело доходит до опыта нового сотрудника и его успеха. Чем быстрее сотрудник сможет правильно выполнять свою работу и вносить значимый вклад, тем быстрее он сможет почувствовать себя заинтересованным и ценным членом компании.

В этой статье вы узнаете, что такое онбординг, каковы различия между адаптацией и ориентацией, и каковы ключевые преимущества правильной адаптации.

Что такое онбординг?

По сути, онбординг – это процесс адаптации, с помощью которого новый сотрудник инициируется в компании или организации. Но любой хороший специалист по персоналу знает, что это еще не все. Адаптация начинается в процессе приема на работу и может растянуться на первый год работы сотрудника.

Успешная адаптация предоставляет сотруднику ключевую информацию и важный контекст в таких областях, как его конкретная роль, политика компании, культура компании, а также бизнес-процессы и системы.

Хороший план онбординга будет охватывать три ключевых области:

Организационные: как все работает, культура компании, миссия, процессы и т. д.
Технические: ожидания от работы, цели, определение успеха и т. д.
Социальные: создание чувства общности, межличностных связей, построение доверия между членами команды и т. д.

Надежный процесс адаптации дает сотрудникам представление не только о том, где они будут работать, но и о том, как они будут работать.

В чем разница между адаптацией и ориентацией?

Несмотря на то, что они часто используются как взаимозаменяемые, между адаптацией и ориентацией существует значительное различие.

Как упоминалось выше, адаптация – это комплексный процесс, который начинается еще во время приема на работу. Ориентация – это просто часть процесса адаптации.

Большинство сегодняшних работников, скорее всего, посещали какую-либо ориентацию перед началом новой работы. Эти ознакомительные встречи обычно проходят в течение первых нескольких дней или недель и часто действуют как тренинг для нескольких сотрудников одновременно.

Например, член отдела кадров может провести ознакомительную сессию о том, как использовать онлайн-программное обеспечение компании для управления персоналом, чтобы запросить выходной или больничный. Любые новые сотрудники, начавшие на этой неделе, будут присутствовать, независимо от того, в каком отделе они находятся и какой у них уровень стажа. Ориентационная сессия охватывает более широкие, общекорпоративные вопросы, которые действуют как часть целостного процесса адаптации.

Это поможет вам понять основные различия между ориентацией и адаптацией:

Ориентация

Основная цель: ознакомить группу новых сотрудников с одной частью компании
Сроки: первые несколько дней или недель работы
Участники: сотрудники разных отделов, все уровни стажа плюс руководитель отдела кадров
Продолжительность: один раз на тему
Темы: в масштабах компании и актуальны для всех или большинства сотрудников

Адаптация (онбординг)

Почему онбординг сотрудников так важен

В то время как раньше работодатели могли просто бросить новых сотрудников к своим рабочим столам с кратким описанием компании, сегодняшние HR-команды и менеджеры знают, что это неэффективный или неустойчивый подход. Если вы хотите добиться успеха – и хотите, чтобы успехи были у ваших новых сотрудников – вам нужен надлежащий план адаптации.

Вот более подробный обзор основных преимуществ тщательного процесса онбординга.

Привлекает лучшие таланты

Одна из основных проблем, с которыми сегодня сталкиваются рекрутеры и компании – это способность привлекать лучшие таланты. В связи с сокращением кадровых резервов и ростом требований к найму кадровые отделы вынуждены пытаться создать привлекательный бренд для потенциальных сотрудников.

Поскольку процесс адаптации начинается в процессе набора и приема на работу, компаниям необходимо заранее создать прочный бренд. Когда потенциальный сотрудник заходит на веб-сайт вашей компании и просматривает раздел о культуре компании на странице карьеры, ваши ценности или даже внешний вид членов команды, представленных на веб-сайте, он узнает о вашей организации. И поскольку 79% соискателей рассматривают миссию компании перед приемом на работу, эта часть процесса адаптации имеет решающее значение.

Когда ваш бренд и основные ценности связаны с потенциальными сотрудниками, вы сможете эффективно и действенно привлекать лучшие таланты, которые не только осведомлены о том, что представляет собой ваш бизнес, но и вовлечены в ваш бренд.

Определяет роли

Основная часть адаптации сотрудников – это обучение тому, как выполнять работу. Адаптация оживляет описание должности, объясняя, чего ждут от нового сотрудника.

В конце процесса онбординга новый сотрудник должен знать, как его роль вписывается в команду и бизнес в целом.

Принятие на работу сотрудников должно привести к тому, что у нового сотрудника будет ощущение, что он является ценной частью вашего бизнеса и, следовательно, имеет мотивацию оставаться на работе, выполняя свою работу наилучшим образом.

Уменьшает стресс у сотрудников

Начало новой должности может вызвать стресс у новых сотрудников. Новичкам нужно подумать о многом, в том числе о том, подойдут ли они к работе и как выполнять свои обязанности.

Владельцы бизнеса могут уменьшить беспокойство и стресс, которые испытывают их новые сотрудники, приветствуя их в команде и предоставляя все инструменты и информацию, необходимые для выполнения работы.

Адаптация сотрудника должна привести к тому, что новые сотрудники будут строить отношения с существующими членами команды. Налаживание хороших командных отношений на раннем этапе поможет сильным командам в будущем.

Улучшает удержание

Первое впечатление имеет значение, и когда дело доходит до онбординга сотрудников, дело не меняется. До 20% новых сотрудников покидают компанию в течение первых 45 дней, и неправильная адаптация может быть очень важной частью этого. Доказательство? Согласно исследованию Glassdoor, организации с хорошим процессом онбординга улучшают удержание новых сотрудников на 82%.

Потеря вновь нанятых сотрудников – это не только незначительное раздражение для бизнеса. Это буквально дорогостоящая ошибка. На найм нового сотрудника компания тратит деньги. Это, не говоря уже о бесчисленных часах, затрачиваемых другими членами вашей команды на весь процесс найма в первые недели или месяцы перед уходом этого сотрудника. Вы хотите сделать все, что в ваших силах, чтобы деньги и усилия были потрачены не зря.

Повышает продуктивность

Когда сотрудник быстро понимает, что нужно для достижения успеха, и имеет для этого необходимые инструменты и знания, он сразу же может начать вносить свой вклад в бизнес.

Фактически, организации с успешными планами онбординга имеют на 62% больше времени и производительности. Новые сотрудники могут тратить меньше времени на то, чтобы понять, как работает принтер или как использовать свой инструмент управления проектами, и больше времени на выполнение работы. Это беспроигрышный вариант.

Способствует росту бизнеса

Благодаря успешной адаптации новые сотрудники сообщают о более высоком уровне вовлеченности. Онбординг помогает строить и развивать доверительные отношения между новым сотрудником и его менеджером, и показывает ему, что компания предана своим сотрудникам.

Чем выше уровень вовлеченности, тем выше прибыльность. Согласно исследованию Gallup, сильно вовлеченные команды показывают на 21% большую прибыльность, чем менее вовлеченные команды. Более того, уволенные сотрудники дорого обходятся компаниям.

Как создать процесс онбординга

Важность адаптации для бизнеса с точки зрения затрат и производительности очевидна. Если у вас в настоящее время нет процесса адаптации, вот несколько советов, которые помогут вам создать такой процесс, который увеличит шансы того, что ваши новые сотрудники останутся в вашем бизнесе:

Найдите время для планирования

Вы вложили значительные средства в набор нового сотрудника, поэтому вам следует потратить время на планирование того, что произойдет, когда он прибудет в свой первый день.

Когда и как будет обучаться ваш новый сотрудник? Как вы познакомите его с командой? Какие документы ему понадобятся для оформления на работу? Если вы подключаетесь удаленно, какие системы вы будете использовать?

Запланируйте все детали и отправьте их своим новым сотрудникам до их первого дня.

Организуйте их рабочее место

Если ваш новый сотрудник появляется, а его стол или рабочее место не готовы, вы производите плохое первое впечатление. Этот недостаток подготовки показывает, что вы недостаточно заботитесь о том, чтобы они присоединились к команде.

Избегайте этого плохого первого впечатления, подготовив необходимое оборудование до того, как ваш новый сотрудник приступит к работе. Вы можете заставить нового сотрудника почувствовать себя особенным, добавив индивидуальный подход, например приветственный баннер или табличку.

Если у него есть шкафчик для хранения вещей, повесьте табличку, чтобы он чувствовал себя комфортно.

Назначьте наставника

Вы должны организовать процесс таким образом, чтобы ваш уже существующий сотрудник помогал новому сотруднику. Это поможет новому сотруднику учиться у людей, которые выполняют свою работу, а также поможет им наладить отношения со своими коллегами.

Если вы только что наняли нового бариста, порекомендуйте ему опытного члена команды, который может дать ему полезные советы о том, как пользоваться всем оборудованием, а также некоторые неофициальные советы по приобщению к корпоративной культуре.

Используйте разные варианты обучения

Рассмотрите возможность использования различных методов обучения вашего нового сотрудника, чтобы повысить шансы на то, что они запомнят информацию.

Для обучения своего нового сотрудника вы можете использовать сочетание онлайн- и офлайн-методов, чтобы он продолжал участвовать в процессе адаптации.

Некоторые люди лучше обучаются визуально, другие предпочитают учиться на слух. Помните о разных стилях обучения и любых ограничениях. Сделайте процесс адаптации доступным для всех типов сотрудников.

Онбординг или период адаптации – самый важный период во взаимоотношениях между сотрудником и организацией. Очень важно, чтобы специалисты по персоналу и менеджеры работали вместе, чтобы произвести хорошее первое впечатление.

Предприниматель, бизнес-тренер, специалист по обучению персонала по следующим темам: менеджмент, улучшение клиентского опыта, личная эффективность, работа с возражениями.

Более 25% новичков увольняются в первые 3 месяца, потому что никто не занимался их адаптацией в компании. Таковы результаты опроса кадрового агентства Robert Half & Associates. Удержать ценные кадры помогает онбординг — система адаптации новичков в компании, которая выходит далеко за рамки первого дня работы. В статье вы найдете чек-лист и советы, как правильно организовать программу онбординга в офисе и на удаленке с примерами известных компаний.

Что такое онбординг и зачем он нужен в компании

«Onboarding» с английского означает «посадка на борт». Как стюардессы сопровождают пассажиров во время полета (указывают место в салоне, инструктируют и приносят напитки), так HR-менеджеры, руководители и старшие коллеги помогают новичкам быстрее освоиться в компании и войти в должность без стресса.

Во время онбординга новичок постепенно знакомится с продуктами компании, коллективом, погружается в рабочие задачи. Занимает такой процесс далеко не пару дней, и даже не месяц, как думают многие. Команде нужно немало вложиться, чтобы новый сотрудник начал работать самостоятельно и продуктивно. Зато, при удачной адаптации, новичок легче включается в работу и долго приносит пользу бизнесу.

Отличный пример онбординга в компании Икеа. Там с первого дня стажеров ведут опытные коллеги-наставники — так называемые, buddy. В первый день наставник помогает новому сотруднику оформить документы, проводит инструктаж, знакомит с политикой компании и коллегами. В остальные дни поддерживает и помогает с рабочими задачами. Все новички в Икеа проходят квесты по магазину, где за пару часов нужно пройти определенный маршрут, по пути сделать селфи и узнать у коллег, чем они занимаются. При этом все в компании общаются на «ты», что способствует более открытому общению.

Адаптация нужна не только штатным специалистам, но и удаленным. Вторым даже больше, ведь они оторваны от команды и поэтому им сложнее на первых порах разобраться с инструментами и правилами компании.

Как ввести новичка в компанию

Чтобы новый человек вошел в должность без лишнего стресса, составьте план адаптации вместе с его непосредственным руководителем и разделите весь процесс на несколько этапов. Для вашего удобства мы составили чек-лист, что нужно сделать в первые 3 месяца адаптации нового сотрудника. Как вы понимаете, самыми важными и непростыми будут первые дни работы.

Для сравнения — вот так выглядит чек-лист онбординга в EnglishDom.

В EnglishDom новичков с первого дня вводят в курс дел, обучают и всячески поощряют к новым успехам

Чтобы все прошло гладко, вот несколько советов с примерами крупных компаний, как процесс адаптации сделать комфортным и продуктивным.

В первый же день постарайтесь влюбить новичка в ваш бренд. Расскажите о компании, что она предлагает и кому полезна — это первое, что должен понимать стажер.
Если в компании массовый набор, организуйте welcome-тренинг, как это делают в LOréal. В корпорации топ-менеджеры и сотрудники HR-службы проводят трехдневный тренинг Discovery для новичков, где знакомят их с историей бренда, продуктами, устраивают конкурсы. Попросите руководство записать историю компании на видео, чтобы отправлять удаленным сотрудникам.
Сделайте welcome book — такой справочник для новичков, который расскажет все об организационной структуре компании, условиях работы и оплаты труда. Хорошо бы в него добавить полезные ссылки на корпоративные ресурсы, ответы на частые вопросы и контакты коллег. А еще — поделиться ценностями бренда. Сеть пиццерий «Додо Пицца» создала «Додо книгу», в которой рассказывает о ценностях компании через реальные истории сотрудников: например, как верить на слово клиентам или почему стоит выбрасывать просрочку.

Сеть пиццерий «Додо Пицца» раскрывает ценности компании через истории сотрудников

Подарите что-нибудь. Это сделает первый день запоминающимся. Самое простое — положить на рабочий стол сувенир с корпоративной символикой. Например, в Яндексе новичкам дарят сумку с сувенирами и блокнот с чек-листом, что нужно сделать в первые дни работы. А в Mail.ru Group новичков балуют коробочкой печенья.
Назначьте наставника (baddy). Пользу наставничества в компании хорошо описали в докладе Lamoda. Старший напарник вводит новичка в курс дела, знакомит с коллегами, объясняет, что к чему в компании.

Доклад Lamoda про онбординг в компании на конференции TeamLead Conf 2020

Подготовьте рабочее место, документацию и необходимые инструкции для работы. Если сотрудник на удаленке — составьте онлайн-чеклист или запишите видео-гайд по работе с инструментами, которые ему пригодятся.
У сотрудника должна быть связь с ключевыми лицами компании. Дайте ему инструментарий и контакты для удобной связи с HR-отделом и другими подразделениями. Составьте график встреч с коллегами. Это поможет наладить коммуникацию и быстрее включить новичка в жизнь компании. Например, в Disney новичок получает приветственное письмо от гендиректора, с которым он может раз в месяц пообщаться лично. И чек-лист со списком людей из разных отделов, с кем он должен встретиться. После каждой встречи стажер не ставит на листе обычную галочку, а закрашивает изображение Микки Мауса.

Помните, что сроки адаптации зависят от характера новичка, специфики его работы и опытности. Выпускники вузов и те, кто давно не менял работу, адаптируются до 6 месяцев, а более опытные работники могут войти в курс дела за пару недель. Чтобы не упустить момент, когда пора отпускать сотрудника в «свободное плаванье», установите дни «икс», в которые вы будете отслеживать успехи новичка и постепенно повышать уровень его вовлеченности.

Как поддержать и мотивировать новичков на удаленке

На одном знакомстве с компанией онбординг не заканчивается. На стажировке новичок вполне может соблазниться на более интересное предложение от конкурентов. Поэтому одна из ключевых задач адаптации — не только ввести работника в компанию, но и завоевать его лояльность.

Тут пригодятся как известные инструменты материальной мотивации (карьерный рост, повышение зарплаты, премии), так и действенные неденежные «плюшки»: медстраховка, участие в корпоративных мероприятиях, обучение, признание заслуг и пр. Эти методы используют все крупные компании. Например, Google и Facebook практикуют total retention — комплексный подход, который предполагает повышение зарплаты и премии за достижения, гибкий график work-life balance на удаленке и в офисе. Если сотрудник не прошел испытательный срок, ему помогают найти новую работу.

Обучение, кстати, входит в тройку самых мощных инструментов мотивации по данным исследования Kelly Services «Мотивация персонала». Обучайте новеньких сотрудников, так они поймут, что нужны компании, могут в ней развиваться и расти. Спланировать обучение финансовых специалистов можно в личном кабинете Finassessment двумя способами:

протестировать hard skills сотрудников и по результатам тестов самостоятельно подобрать дистанционные курсы повышения квалификации (например, можно посмотреть курсы повышения квалификации бухгалтеров и финансовых специалистов Финансовой Академии Актив)
либо оставить запрос в разделе «Корпоративным клиентам» и получить на почту полный расчет стоимости организации обучения персонала.

Многие компании остались на удаленке, из-за чего эмоциональная связь в коллективе «притупилась». Присмотритесь к инструментам мотивации, которые используют компании из Кремниевой долины. Возможно, это подскажет вам, как поддержать новичков в офисе и на удаленке.

Компания Nimbus Therapeutics до пандемии бесплатно кормила сотрудников и выдавала им абонементы в спа-салоны. Теперь работники Nimbus несколько раз в неделю по Zoom учатся играть на гитаре укулеле
Rome Therapeutics проводит для сотрудников бесплатные стендап-шоу в Zoom и удаленные кулинарные мастер-классы.
Некоторые компании предлагают новым сотрудникам подписку на Netflix, а на дом отправляют шейный массажер и умные колонки.

Чтобы укрепить командный дух на карантине интернет-магазин Zappos отправляет сотрудникам на дом праздничные комплекты (туда входили одежда, закуски, конфетти из материалов для баннеров). И наборы для выращивания сада (каждый желающий может показать свой бонсай в корпоративном чате Slack). Компания также создала виртуальную комнату для чаепития, где работники могут пообщаться с коллегами на обеде.

Читайте также: