Как отправить претензию работодателю по почте

Опубликовано: 07.05.2025

Правила разрешения конфликтов: от претензии до суда

В идеале конфликт разрешается при переговорах. Как только от слов вы перешли к обмену официальными письмами, дело принимает серьезный оборот, а каждая «бумажка» приобретает особую значимость.

Конфликт, перешедший за рамки обычного делового общения, условно разделяют на две части:

Претензионный (досудебный) порядок.
Защита интересов в суде.

Иногда первый этап опускают, но, в большинстве случаев он необходим, чтобы судья рассмотрел дело.

Направление претензии

Отправка претензии обязательна в двух случаях:

Если это предусмотрено договором. Условие об этом формулируется так: «Стороны договорились разрешать все разногласия, связанные с исполнением договора, путем переговоров с соблюдением обязательного претензионного порядка».
Если это предусмотрено законом: споры об изменении и расторжении договора, о выплатах по договору ОСАГО, с перевозчиком грузов или пассажиров и другие.

Важный совет: отправьте претензию ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Простое письмо может не убедить суд, что в нем содержалась именно претензия, а не поздравительная открытка. А уведомление о вручении докажет, что ваше письмо получено.

После отправки письма остается только ждать, когда контрагент на него ответит. Срок для ответа, обычно, указывают в самой претензии — 15 дней должно хватить. Но когда договором или законом предусмотрен специальный срок, нужно соблюдать его. Если ответа на претензию всё нет, или он вам не понравился, пора приступать к плану Б.

Защита интересов в суде

Первый вопрос, который может у вас возникнуть, — в какой суд идти?
Варианта три:

мировой;
районный;
арбитражный.

Выбрать правильный несложно — они чётко разграничили между собой полномочия.
Арбитражные суды решают экономические споры между ИП и ООО. Если одна из сторон — физ.лицо, за дело берутся мировые или районные судьи. Разница между ними в цене иска. Споры ценой до 50 000 рублей рассматривают мировые суды, дороже — районные.

Следующим шагом предстоит определить координаты суда. Это зависит от адреса ответчика. Поэтому, если вы находитесь в разных городах, придётся решать спор на чужой территории.

Лайфхак для предусмотрительных: если контрагент находится на другом конце страны, вы можете определить подсудность договором — выбрать, какой суд будет рассматривать спор.

Подготовка документов

Теперь предстоит самый серьезный этап — подготовка иска и документов. Исковое заявление похоже на претензию: в нем нужно подробно, но без лишней «воды», описать спорную ситуацию, назвать требования и подкрепить их нормами закона. Подробности о форме и содержании искового заявления вы можете узнать из ст. 131 Гражданского процессуального кодекса и ст. 125 Арбитражного процессуального кодекса.

Особое внимание уделите формулировке требований, от этого во многом зависит исход дела. Судьи не станут «додумывать» и рассмотрят только заявленное в иске.

К исковому заявлению приложите доказательства — любые документы, подтверждающие вашу позицию: договоры, счета, акты, накладные и другие. К этому списку добавьте квитанцию с почты, опись вложения и уведомление о вручении претензии.

Не забудьте заплатить госпошлину. Без квитанции об её уплате дело не примут к производству. Размер пошлины зависит от цены иска, и вы можете посчитать её с помощью калькулятора на сайте суда.

Подача документов

Пакет документов, включая исковое заявление, нужно передать в суд, как минимум, в двух экземплярах. Один нужен судье, а остальные будут отправлены ответчику. Соответственно, если ответчика два, готовьте три экземпляра. Да, на распечатку документов может уйти целая пачка бумаги.

Особые требования арбитражных судов

К посещению арбитражного суда готовиться сложнее и документов придется собрать чуть больше. Помимо уже названных понадобятся:

выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП на вас и контрагента. Выписка нужна «свежая», полученная не раньше, чем за 30 дней до подачи иска.
свидетельство о гос.регистрации вашего ИП или ООО.

Кроме этого, вы самостоятельно отправляете пакет документов ответчику. В отличие от остальных судов, арбитражный этим заниматься не станет. Поэтому, прежде чем нести документы в суд, отправьте аналогичный пакет ответчику ценным письмом с описью и уведомлением. Квитанцию и опись вы добавите в общий список документов для суда.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба рассчитает налог и подготовит отчётность для бизнеса на УСН, ЕНВД и патенте. А ещё поможет cформировать счета, акты и накладные.

Что дальше?

Итак, жребий брошен, карты розданы — документы в суде. Процесс судопроизводства, как вы слышали, — дело небыстрое. Поэтому вновь стоит запастись терпением, ждать и перебирать доводы в поддержку своей правоты. Первое заседание судья назначает примерно через месяц. За это время он отправит документы ответчику, запросит дополнительные сведения, а ответчик, при желании, напишет отзыв на иск.

В идеальной вселенной суды должны решить дело в течение двух месяцев, но на практике получается дольше.

Дату заседания вы сможете узнать из повестки, которую суды направляют по почте. Иногда почтовые отправления задерживаются, теряются, и вы рискуете пропустить заседание. Поэтому лучше самостоятельно узнать дату и время: позвонить в канцелярию или посмотреть информацию на сайте суда.

В дату X, как перед экзаменом, повторите обстоятельства дела и ваши доводы, захватите оригиналы предоставленных в копиях документов и паспорт. И да пребудет с вами сила:)

Существующие в настоящее время правила делового общения между различными лицами как юридическими, так и физическими, предполагают активное использование письменной переписки.

В частности, такая переписка осуществляется в тех случаях, когда необходимо осуществить взаимодействие относительно направления претензионной работы по различным спорным вопросам. Каким образом следует направлять досудебные претензии?

Понятие досудебной претензии

Гражданский процессуальный Кодекс Российской Федерации обязывает лиц, которые участвуют в каких-либо финансовых правоотношениях, проводить обязательную досудебную претензионную работу для того, чтобы в полном объеме решить возникающие споры до обращения в суд. Именно для таких целей и создан специальный тип документов – досудебная претензия.

В соответствии с положениями действующего гражданского процессуального законодательства под досудебной претензией следует понимать специально составленное письмо, которое направляется одним участником существующих финансовых правоотношений другому их участнику или нескольким лицам в случае существования многосторонних правоотношений. Данный документ имеет четкую цель своего создания – предложение решить возникшие спорные вопросы без обращения в судебные органы путем осуществления договора по ключевым позициям имеющихся спорных положений заключенного ранее договора или контракта либо иного соглашения, вследствие которого рассматриваемые правоотношения и возникли.

Если говорить о содержании досудебной претензии, то этот документ можно охарактеризовать следующим образом: это документ, в котором отражается суть возникших противоречий, по мнению автора претензии, а также содержатся его предложения по возможному внесудебному урегулированию спора, в том числе в части обязательного удовлетворения тех требований, которые отражают суть нарушенных обязательств того лица, к которому такие требования обращаются.

Именно по этой причине необходимо в полной мере соблюсти правила ее направления, чтобы сама претензия была вручена тем лицам, которым она адресована.

Вручение посредством заказного письма с уведомлением через почтовое отделение

Несмотря на активное использование в настоящее время средств электронной связи, например, электронной почты, направление претензий путем использования услуг различных почтовых операторов, в том числе Почты России, своей актуальности не теряет. Это обусловлено тем фактом, что суды при рассмотрении поданных дел, в отношении которых проводилась предварительная досудебная работа, принимают в качестве доказательств такой работы в том числе и уведомления о вручении претензий (выступают в качестве доказательств того, что претензии не просто были составлены на бумаге, а и направлены ответчику, и он такие претензии получил). Именно по этой причине необходимо тщательно выполнить все правила, которые касаются направления документов с помощью заказных писем с уведомлением.

В настоящее время для отправления досудебных претензий посредством услуг почтовых операторов существуют два вида писем: заказное и ценное. Каждое из них может быть направлено с уведомлением и описью вложения.

Ценное письмо отличается от заказного тем, что в отношении него устанавливается объявленная ценность, то есть та сумма денежных средств, которая должна быть выплачена отправителю письма в том случае, если оно по каким-то причинам потерялось или часть находящихся в письме документов была утеряна.

обратиться к сотруднику почтового отделения, чтобы получить у него опись вложения и конверт для отправки заказного или ценного письма;
составить опись вложения, если отправка письма осуществляется с таковым. В описи необходимо указать абсолютно все документы, которые вкладываются в конверт, а также иные носители информации, например, фотографии, компьютерные диски или накопители данных, с указанием их характеристик;
вложить все документы в письмо и подготовить его к проверке работником почты;
на описи ставится печать и заверяющая ее верность подпись сотрудника почтового отделения, которые подтверждают правильность ее составления и совпадение содержания документа с тем, что фактически находится в конверте;
один экземпляр описи должен быть возвращен отправителю письма, а второй вместе со всеми документами запечатывается в конверт для последующей отправки потенциальному ответчику по такой претензии.

Однако при отправлении ценного письма следует помнить о том, что оно может быть не выдано получателю по той причине, что представитель получателя не имеет полномочий на такое взаимодействие с почтовым отделением (на основании действующей доверенности, выданной представителю получателя его руководителем, могут выдаваться, например, только заказные письма, а на выдачу ценных писем требуется дополнительная доверенность).

Отправление посредством электронной почты

Электронные средства связи позволяют отправлять и получать различную корреспонденцию гораздо быстрее. Однако в том случае, если досудебная претензия отправляется посредством электронной почты, следует помнить о том, что при отправке такого письма независимо от того, об использовании какого почтового сервиса идет речь, нужно сформировать электронное письмо таким образом, чтобы при его прочтении было получено письмо о таком действии со стороны получателя (как правило, это можно сделать с помощью специальной отметки о прочтении, которую дают возможность поставить практически все почтовые сервисы, существующие в настоящее время).

Порядок действий в данном случае будет выглядеть следующим образом:

Полученный ответ о прочтении и будет являться подтверждением получения самой претензии.

Именно с этой даты и следует начинать отсчет того времени, в течение которого будет происходить обработка полученной претензии потенциальным ответчиком и подготовка ответа на врученный документ. Суд при рассмотрении дела также будет ориентироваться на бумажный вариант претензии, а также на сроки, которые характерны для вручения и подготовки ответа на бумажные экземпляры претензий.

В настоящее время коммуникации сторон гражданского оборота уже давно вышли за рамки телефонных переговоров и личных встреч. Переписка посредством электронной почты, общение в мессенджерах и сервисы видеосвязи стали неотъемлемой частью работы каждой компании. Однако в случае судебного спора зачастую возникают трудности с оценкой инструментов таких коммуникации, как надлежащих средств доказывания в гражданском и арбитражном процессах, в том числе по определению того, насколько в них выражаются истинные воли адресанта и адресата.

Практически значимым выглядит вопрос, можно ли сообщение, направленное электронной почтой, считать юридически значимым, особенно, если такой порядок договором не предусмотрен или запрещен вовсе.

Разрешение вышеуказанных препятствий, возможно через осмысление такого понятия как «юридически значимые сообщения», закрепленного в статье 165.1 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее по тексту – ГК РФ), согласно которой заявления, уведомления, извещения, требования и иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Как следует из буквального толкования вышеуказанной статьи, перечень юридически значимых сообщений, является открытым, и к нему с полной уверенностью можно отнести и досудебные претензии. Отнесение досудебных претензий к юридически значимым сообщениям поддерживается судебной практикой (см., например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от «17» марта 2016 г. по делу № А42-2944/2015).

Свои разъяснения ст. 165.1 ГК РФ дал и Верховный суд Российской Федерации (далее по тексту – ВС РФ). В п. 66 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» разъяснено, что в юридически значимом сообщении может содержаться информация о сделке (например, односторонний отказ от исполнения обязательства) и иная информация, имеющая правовое значение. В контексте данного разъяснения высшей судебной инстанции можно прийти к выводу, что в ст. 165.1 ГК РФ устанавливается общий всеобъемлющий подход к регулированию отношений, возникающих при направлении и получении сообщений, имеющих юридическое значение, безотносительно к тому, касаются ли эти сообщения договора, досудебного урегулирования спора или иного взаимодействия в рамках гражданских правоотношений.

Доктринально, досудебную претензию можно отнести к юридически значимым сообщениям, исходя из его главной функции, заключающейся в наступлении для адресата конкретных правовых последствий с момента доставки или получения отправления. Впрочем, нельзя преуменьшать и значение юридически значимых сообщений как основания для возникновения, изменения и прекращения прав и обязанностей субъектов права в целом.

При этом, интерес вызывает, то, каким образом нормы материального права о юридически значимых сообщениях, их форме и способах направления, соотносятся и согласуются с нормами процессуальных кодексов, и прежде всего с нормами Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее по тексту – АПК РФ), о досудебном урегулировании споров.

Так, п. 5 ст. 4 АПК РФ указывает, что гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям, возникшим из договоров, других сделок, вследствие неосновательного обогащения, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении тридцати календарных дней со дня направления претензии (требования), если иные срок и (или) порядок не установлены законом или договором. Эта же норма указывает, что гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям, возникшим из договоров, других сделок, вследствие неосновательного обогащения, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении тридцати календарных дней со дня направления претензии (требования), если иные срок и (или) порядок не установлены законом или договором.

Интересной, помимо прочих, представляется позиция, согласно которой, договором может быть установлено, что юридически значимые сообщения, в том числе и досудебные претензии, связанные с возникновением, изменением или прекращением обязательств, основанных на этом договоре, направляются одной стороной другой стороне этого договора исключительно по указанному в нем адресу (в том числе адресу электронной почты) или исключительно предусмотренным договором способом. В таком случае направление сообщения по иному адресу или иным способом не может считаться надлежащим, если лицо, направившее сообщение не знало и не должно было знать о том, что адрес, указанный в договоре, является недостоверным.

В связи с этим, обоснованно возникает вопрос, будет ли досудебная претензия, направляемая посредством электронных каналов коммуникации, влечь возникновение правовых последствий, если такой порядок коммуникации договором не предусмотрен вообще, либо стороны пришли к императивному соглашению об использовании иных способов: курьерская, почтовая доставка. В ответе на этот вопрос, могут помочь положения все того же Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации», указывающего в п. 65, что если иное не установлено законом или договором (необходим прямой запрет на использование конкретного способа отправки юридически значимого сообщения – авт.) и не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон, юридически значимое сообщение (в том числе и досудебная претензия – авт.) может быть направлено, в том числе посредством электронной почты, факсимильной и другой связи, осуществляться в иной форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых содержится в таком сообщении, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.

В таком случае, если стороны не запретили друг другу использовать электронную почту, смс-сервисы или мессенджеры прямым указанием в договоре, то сообщать о намерении обратиться в суд или требовать исполнения договорных обязательств, вполне можно и цифровыми средствами. Тем не менее, не следует забывать о ряде обязательных требований, выдвигаемых процессуальным законом (ст. 65 АПК РФ) к подобным действиям: достоверность электронных адресов отправителя и получателя (оптимальным является указание адресов как в реквизитах договора, так и дополнительное указание в соответствующих разделах), доказывание факта подписи электронного письма или сообщения отправителем (применение ЭЦП или верификации через номер телефона, в отношении компании или её представителя), а также доказывания тождественности отправленного стороне и предоставленного в суд (нотариальное заверение).

Таким образом, отправка досудебной претензии посредством электронной почты, как наиболее распространённого средства электронной коммуникации, вполне может стать самодостаточным инструментом во взаимоотношениях сторон, но при условии предварительного и полного согласования сторонами всех необходимых аспектов такого взаимодействия.

В заключение хотелось бы отметить, что помимо вопросов, возникающих в спорах о том, лишает ли отсутствие указания в договоре конкретного способа извещения контрагента, возможности использовать все доступные способы, помимо классической отправки документа на бумажном носителе при помощи курьерской службы или организации почтовой связи, актуальность сохраняют вопросы, связанные с: доказыванием содержания досудебной претензии, подтверждением факта доставки (получения), времени наступления правовых последствий, при получении юридически значимого сообщения.

Понятие досудебной претензии
Вручение посредством заказного письма с уведомлением через почтовое отделение
Отправление посредством электронной почты

Структура и содержание претензии

Законом не установлено

обязательных требований к форме претензии. Поэтому вы можете составлять ее в свободной форме.

Но форма и содержание претензии определяется целью, для которой вы ее пишете.

Например, если для вас важно,

это основной принцип, которым вы должны руководствоваться при составлении претензии.

Когда вы думаете написать что-то в претензии, задавайте себе вопрос: «зачем?». И если четкого, основанного на законе ответа вы не находите, то лучше не писать это.

Не нужно думать,

что чем длиннее будет текст претензии и чем больше там будет ссылок на нормы законов, то тем больше вероятность, что вашу претензию удовлетворят добровольно.

Поэтому все, что вам следует указать в претензии, это:

Кому вы адресуете претензию – наименование юридического лица или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя. Если у вас есть — укажите ИНН или ОГРН/ГРН контрагента.
Правильный адрес – это исключит ненужные споры в суде о факте получения ответчиком вашей претензии. Актуальный адрес вашего контрагента возьмите здесь.
От кого претензия – укажите ваши Ф.И.О., обратите внимание, что отправителем претензии должно быть лицо, на чьё имя заключен договор.
Ваш адрес – укажите свой адрес (не обязательно тот, по которому вы зарегистрированы), по которому вы точно получите ответ на претензию, если вам его отправят.
Ваш номер телефона для связи – это может существенно ускорить процесс урегулирования спора. Если вы по какой-то причине не хотите оставлять свой номер – укажите номер юриста или человека, который не подвержен эмоциональному восприятию спорной ситуации и сможет конструктивно вести диалог.
Кратко опишите, что произошло – например: «я купил у вас автомобиль и в период гарантийного срока в нем обнаружил недостаток» или «при заключении договора оказания услуг вы не предоставили мне необходимую и достоверную информацию об и т.п. Такое описание ситуации должно позволять получателю претензии идентифицировать вас, поэтому указывайте подробности – номер, дату заключения договора, предмет договора, адрес исполнения договора и т.п. информацию.
Укажите правовое основание вашего требования – законное основание, по которому вы предъявляете какое-то требование. Например, если вы обнаружили недостаток в товаре, то правовым основанием для предъявления требования будет пункт 1 статьи 18 Закона РФ «О защите прав потребителей», если нарушен срок оказания вам услуги или выполнения работы, то таким основанием будет пункт 1 статьи 28 Закона РФ «О защите прав потребителей». Для выбора правового основания посоветуйтесь с нашим юристом.
Что вы требуете – выберите и укажите в претензии, что вы хотите. Соответствующее правовое основание, как правило, позволяет вам выбрать одно из нескольких требований. Например, в случае обнаружения недостатка в товаре, вы вправе потребовать уменьшения его цены, замену или возврата денег за него, устранения недостатка или компенсации вам расходов на его устранение. Для выбора правильного требования посоветуйтесь с нашим юристом.

Скачайте нужный вам образец претензии здесь.

Вручение посредством заказного письма с уведомлением через почтовое отделение

Именно по этой причине необходимо тщательно выполнить все правила, которые касаются направления документов с помощью заказных писем с уведомлением.

обратиться к сотруднику почтового отделения, чтобы получить у него опись вложения и конверт для отправки заказного или ценного письма;
составить опись вложения, если отправка письма осуществляется с таковым. В описи необходимо указать абсолютно все документы, которые вкладываются в конверт, а также иные носители информации, например, фотографии, компьютерные диски или накопители данных, с указанием их характеристик;
вложить все документы в письмо и подготовить его к проверке работником почты;
на описи ставится печать и заверяющая ее верность подпись сотрудника почтового отделения, которые подтверждают правильность ее составления и совпадение содержания документа с тем, что фактически находится в конверте;
один экземпляр описи должен быть возвращен отправителю письма, а второй вместе со всеми документами запечатывается в конверт для последующей отправки потенциальному ответчику по такой претензии.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

А вы знаете, что это такое товарный знак и в чем заключается его значение? Определение понятия и виды, признаки и примеры
Что делать если кредитная история испорчена: как «реабилитировать» заемщика
Классификация товаров промышленного назначения
Какова финансовая гарантия положена для визы в Италию
Федресурс банкротство физических лиц
Как происходит упрощенная процедура банкротства юридического лица: порядок процедуры
Порядок увольнения сотрудников при банкротстве предприятия, положенные компенсации и выплаты

Можно не писать претензию и сразу подать иск в суд?

Можно не писать.

Но сразу скажем, что писать претензию нужно, но не потому, что вы обязаны это делать, а по другим причинам, о которых мы сейчас расскажем.

направление претензии является правом, а не обязанностью потребителя. По категории дел о защите прав потребителей не установлен обязательный досудебный порядок разрешения споров.

если в заключенном вами договоре содержится условие о том, что разрешение споров должно сопровождаться обязательным направлением претензии – все равно вы не обязаны направлять претензию.

Такое условие договора противоречит закону

и в соответствии с пунктом 1 статьи 16 Закона РФ «О защите прав потребителей» признается недействительным.

Верховный суд Российской Федерации

подтверждает такую позицию в определении № 49-КГ18-61 от 5 февраля 2021 года.

Ещё вы должны понимать,

что в большинстве случаев претензии потребителей не удовлетворяются в добровольном порядке. И скорее всего, ваша ситуация не будет исключением.

7 из 10, что вам ответят отказом

или вообще не ответят на претензию. Закон о защите прав потребителей работает таким образом, что пока ваш контрагент не получил повестку из суда по вашему иску – вы не представляете для него никакой правовой угрозы.

Он понимает, что из 10 человек,

написавших ему претензию, с заявлением в суд обратится всего 2-3 человека. Поэтому не имеет смысла удовлетворять требования тех, кто все равно не пойдет в суд.

этим 2-3 людям по решению суда, даже с учетом штрафных санкций, судебных расходов и компенсации морального вреда, чем удовлетворять требования всех 10 обратившихся.

Хотя за нарушение срока

удовлетворения требования потребителя, которое вы изложите в претензии, законом предусмотрена неустойка (и достаточно существенная), но опять же, чтобы её получить – нужно пойти в суд.

Поэтому на сегодняшний день претензионную функцию по сути выполняет исковое заявление в суд.

Писать претензию нужно. И вот почему.

А если письмо не было получено и вернулось обратно?

Письмо может быть возвращено в связи с истечением срока хранения (если та сторона не явится за ним в почтовое отделение) или в связи с отсутствием адресата по указанному адресу.

Не стоит беспокоиться.

Если Вы направили письмо по юридическому адресу стороны, указанному в ЕГРЮЛ (найдите этот адрес на официальном сайте налоговой службы: ), оно будет считаться полученным, даже если сторона фактически там не находится.

Вернувшийся конверт не вскрывайте!

Сколько ждать после направления претензии

После вручения или отправки по почте претензии вы будете ждать, что что-то должно произойти.

Есть три варианта развития событий:

С вами свяжутся для урегулирования спора (позвонят, направят ответ на претензию).
Вам направят письменный отказ в удовлетворении ваших требований.
Вас проигнорируют.

Отследить, когда исполнитель получил ваше отправление (или не получил) можно здесь по трек-номеру (он написан в чеке Почты России).

В строке поиска напишите трек-номер (номер РПО) и кликните на значок лупы.

Так вы узнаете, дошло ли ваше почтовое отправление до почтового отделения адресата и получил он его или нет.

Допустим, что все меры, направленные на доставку претензии по почте, выполнены. Но адресат упорно не желает получать письмо. Может, потому, что подозревает о его содержимом, а, может, всё гораздо банальнее. Работникам организации просто лень сходить на почту, или, как пишут в отзывах знающие люди, юр. лица оформляют доверенности на своих работников только на получение заказных писем (согласно типовому почтовому бланку доверенности), а вот про ценные, к сожалению, забывают или ленятся их составить. Как все-таки заставить вторую сторону получить отправление?

Письмо может быть вручено представителю стороны под расписку

Вручение под расписку — более удобный способ, если «горят» сроки.

Подготовьте 2 экземпляра претензии. Первый Вы вручите, на втором представитель стороны поставит расписку в получении. Требуйте указания даты, должности, Ф.И.О. и подписи принявшего сотрудника с проставлением печати организации.

Желательно получить доверенность на сотрудника, если это не руководитель.

Может возникнуть вопрос, что претензия вручена «неизвестно кому», если в получении распишется не руководитель организации или Вы не получите доверенность на получившего сотрудника.

При направлении почтой таких проблем не будет. Но это немного дольше (письмо по почте идет примерно неделю).

Перед отправкой претензии необходимо проанализировать все документы, на которых Вы основываете требования, и удостовериться в правильности их оформления.

Иногда мелочи могут решить вопрос не в Вашу пользу.

Понятие досудебной претензии

Если вы хотите узнать, как в 2021 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Москва.
Санкт-Петербург.

Составление досудебной претензии является обязательным в случаях, когда речь идет о разрешении спорных вопросов относительно сложившихся обстоятельств, если хотя бы один из участников конфликтной ситуации является юридическим лицом с подтвержденным документально таковым статусом. В противном случае при подаче искового заявления в различные судебные инстанции в его рассмотрении будет отказано до тех пор, пока не будет проведена полноценная досудебная претензионная работа.

Срок обработки досудебной претензии составляет по общему правилу не более тридцати дней с момента ее получения ответчиком.

Каким способом передать претензию

Почта России. Официальный и самый верный способ.

Рекомендуем направлять претензию ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

В описи вложения следует указывать название направляемого документа («Претензия по договору № ___ от ______ года»), а также его исходящий номер и дату.

Обязательно подготовьте и сохраните второй экземпляр самого документа, а также квитанцию и второй экземпляр описи вложения с почтовым штампом!

Это послужит доказательством направления претензии.

Указание в описи вложения подробных реквизитов документа (претензии) позволит парировать заявления другой стороны: «Мне отправили 2 чистых листа бумаги!».

Уведомление о вручении вернется по Вашему адресу. В нем будет указана дата получения другой стороной Вашего письма. С этой даты пойдет отсчет срока на рассмотрение претензии.

Если по какой-либо причине уведомление о вручении не вернулось к Вам, судьбу письма можно узнать на сайте Почты России. Там отмечается все, что происходит с письмом, в том числе его вручение адресату.

Внесудебный порядок урегулирования разногласий может быть установлен законом или договором. В этих случаях отправка претензии по почте субъекту, нарушившему права заявителя, обязательна. Кроме почтового канала, существуют иные способы отправки жалобы. К ним относятся:

вручение претензии лично;
через интернет.

Претензионная работа может играть и иную роль: в частности, она помогает в решении практических задач. Например, если один из участников правоотношения не исполняет или ненадлежащее исполняет свои обязанности, у стороны, чьи права были нарушены, создается острая необходимость решения задач по стимулированию своего контрагента исполнить обязанность.

В этом случае нужно зафиксировать факт нарушения стороной условий договора, выяснить мнение участника по вопросу, являющемуся спорным для обеих сторон. В этом поможет отправка претензии по электронной почте или по иным каналам связи.

Форма и вид претензии

Унифицированной формы написания претензии не существует. Но в документе должны быть отражены определенные положения:

Адресат претензии.
Информация о заявителе.
Суть жалобы по существу дела.
Четкая формулировка требований к лицу, нарушившему права заявителя.
Указание на намерения заявителя в случае, если его требования не будут удовлетворены в оговоренное время.
Дата написания документа, подпись составившего его лица, расшифровка подписи.

Дата и подпись у документа – обязательные реквизиты, без них претензия признается недействительной. Претензия составляется в двух экземплярах: одна передается лицу, нарушившему права заявителя, вторая остается у составителя жалобы, на которой принявшие ее лица оставляют подпись. Но как быть, если претензия подается не лично, а через почту?

Почтовый канал

письмо с уведомлением;
ценное письмо;
ценное письмо с описью вложения;
ценное письмо с описью вложения и уведомлением.

Оптимальный вариант

Если перечислять все варианты отправки рассматриваемого документа через почту, то лучшим из них является отправка ценного письма с описью и уведомлением о вручении. В этой ситуации получатель будет извещен о том, что письмо ему пришло, кроме того, может ознакомиться с его содержимым. Процесс отправки претензии с описью вложения и уведомления выглядит следующим образом:

Нужно приготовить два экземпляра заявления.
Для описи вложения почта выдает банк унифицированной формы Ф-107. Заполняется бланк в почтовом отделении.
В бланке Ф-107 фиксируется адрес, индекс получателя, наименование организации, список прилагаемых к претензии бумаг. В поле «объявленная ценность» можно поставить знак прочерка, либо указать сумму.
Отправитель претензии должен расписаться на каждом из бланков и передать их сотруднику почты. В его компетенции находится проверка соответствие описи и данных получателя. Если опись соответствует тому, что изложено во вложении, сотрудник почты удостоверяет акты подписью, печатью почтового отделения.
Один экземпляр акта в заверенном виде вкладывается в письмо, которое запечатывается. Вторая копия передается отправителю.

За услугу составления сверки и уведомление о получении почта взимает плату. Сумма небольшая, но если отправитель решил компенсировать свои расходы, то он может взыскать их с лица, нарушившего условия сделки. Когда адресат заберет письмо, заявитель получит уведомление об этом. Это послужит доказательством того, что вторая сторона оповещена о требованиях, изложенных в жалобе.

Кому за пятьдесят

Юристы и адвокаты советуют отправлять претензии, требования и другие документы своим обидчикам по почте заказным письмом с уведомлением. Когда уведомление возвращается вам обратно – это может послужить доказательством получения вашего письма. Вроде все верно.

Но давайте разберемся.

Доказательством чего является вернувшееся уведомление?

На самом деле, это уведомление лишь доказывает, что вы отправили «что-то» корреспонденту, а он это «что-то» получил. И не более того. На деле получатель сможет заявить, что в письме содержалась открытка, или же конверт был и вовсе пуст. И вы не сможете никак доказать, что в конверте действительно лежала ваша претензия или ваше заявление.

Теоретически это может сыграть решающую роль в вашем деле, например, когда важна дата получения вашего письма или сам факт вручения претензии.

Что же делать для того, чтобы доказать, что в письме действительно содержался тот или иной документ?

Все очень просто. Отправляйте свои требования, заявления и прочие документы не заказным, а ценным письмом. И обязательно с уведомлением о вручении.

Дело в том, что ценное письмо предполагает составление описи вложения в это письмо в двух экземплярах. Один экземпляр помещается в конверт и уходит получателю, а второй экземпляр остается у вас. При этом работник почты сверяет содержимое отправления и опись и заверяет все это своей подписью и печатью.

Таким образом, у вас на руках остается подтверждение того, что же находилось в конверте на самом деле, заверенное подписью работника почты и печатью почтового отделения.

А когда вам вернется уведомление о вручении этого письма, вы сможете смело доказать, что ваш обидчик получил именно ваше заявление (или претензию) а не пустой конверт или поздравительную открытку. Приколите опись к уведомлению – полноценное и неоспоримое доказательство готово.

Инструкция к действию

Итак, отправляем, допустим, претензию о продаже некачественного товара.

Понравилась статья? Подпишитесь на канал, чтобы быть в курсе самых интересных материалов

Понятие досудебной претензии

Вручение посредством заказного письма с уведомлением через почтовое отделение

обратиться к сотруднику почтового отделения, чтобы получить у него опись вложения и конверт для отправки заказного или ценного письма;
составить опись вложения, если отправка письма осуществляется с таковым. В описи необходимо указать абсолютно все документы, которые вкладываются в конверт, а также иные носители информации, например, фотографии, компьютерные диски или накопители данных, с указанием их характеристик;
вложить все документы в письмо и подготовить его к проверке работником почты;
на описи ставится печать и заверяющая ее верность подпись сотрудника почтового отделения, которые подтверждают правильность ее составления и совпадение содержания документа с тем, что фактически находится в конверте;
один экземпляр описи должен быть возвращен отправителю письма, а второй вместе со всеми документами запечатывается в конверт для последующей отправки потенциальному ответчику по такой претензии.

Отправление посредством электронной почты

Порядок действий в данном случае будет выглядеть следующим образом:

Полученный ответ о прочтении и будет являться подтверждением получения самой претензии.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно!

Договорные отношения подразумевают исполнение сторонами своих обязательств в полном объеме. Если же одна из сторон, назовём её обидчиком, допустила нарушение условий договора, то потерпевший начинает принимать меры по устранению противоречий. В большинстве случаев спор можно разрешить и до суда, тем более в большинстве гражданско-правовых споров важно соблюсти претензионный (досудебный) порядок их урегулирования, без чего арбитражный суд вернёт исковое заявление назад.

Ценное письмо с описью вложения и уведомлением

Ценное письмо (с объявленной ценностью) также относится к РПО и защищено от рисков утраты в пути по вине работников почты. При отправке такого письма обязательно указывается его «объявленная ценность» – это та сумма, которую выплатят отправителю в случае повреждения корреспонденции или ее утраты в результате форс-мажорных обстоятельств.

Ценные письма вручаются исключительно в почтовых отделениях по предъявлении извещения. Доставка и вручение по месту нахождения организации или по месту проживания физического лица невозможны.

Опись вложения – специальный почтовый бланк (форма 107), который заполняется перед отправкой письма (такая «опция» возможна только для ценных писем и не применяется для заказных). В описи указываются наименования содержащихся в конверте документов и их количество.

Для отправки подобного письма необходимо подготовить конверт с вложенной в него претензией. Конверт НЕ НАДО запечатывать. Заполните на конверте все необходимые поля (адрес свой и получателя). Заполните два экземпляра бланка описи ф.107. Это можно сделать на сайте почты, после чего их можно распечатать. Или возьмите пустые отпечатанные бланки непосредственно в отделении, где их и заполните.

В столбце «Наименование предметов» вписываем наименование вашей претензии, например, «Претензия на отказ возврата части страховой премии после досрочного погашения». В столбце «Кол-во предметов» пишем 1 (единицу). А в столбце «Объявленная ценность, руб.» вписываем небольшую сумму в рублях (не более 10 рублей).

Что делает работник почты:

сверяет опись с содержимым письма;
на описи ставит заверительную подпись и печать с датой и индексом отделения;
один экземпляр описи возвращает отправителю;
претензию со вторым экземпляром описи запечатывает в конверт и оформляет прием почтового отправления.

Таким образом, будет подтверждено, что вы отправляли именно претензию, а не что-то другое или вовсе пустой лист. При этом всю ответственность за соответствие описи фактическому вложению несет работник почты, заверивший опись. Квитанция об оплате, опись и полученное уведомление о вручении будет неоспоримым доказательством отправки вами претензии обидчику. А компенсировать свои расходы можно будет за счёт получателя письма (если, конечно, отправитель выиграет суд).

Обратите внимание! Для того чтобы в дальнейшем вторая сторона не могла оспорить содержание претензионного письма, желательно при составлении описи указывать наиболее подробное наименование вложенных документов. Например, «Претензия по с требованием ».

Основным минусом ценных регистрируемых почтовых отправлений с описью является отсутствие гарантии их вручения. Вполне возможно, что послание вернется отправителю с пометкой об истекшем сроке хранения. Здесь главное – не распечатывать письмо, а сохранить его до суда. В процессе заседания можно предъявить судье конверт на обозрение и вскрыть в его присутствии. Это будет гарантированным доказательством отправки «того, что нужно» и ваших благих намерений.

Если же получатель будет утверждать, что ничего не получал, или получал, но не то, что вы ему отправляли, то бремя доказывания этих обстоятельств полностью лежит на нём. Судья в этом случае наверняка встанет на сторону отправителя.

Вышеописанными способами можно отправлять любые претензионные письма:

заявление в суд;
жалобы в Роспотребнадзор, прокуратуру, ФАС;
претензии в банк;
требования заемщикам и т.п.

Как правильно отправлять претензии по почте

Но давайте разберемся. Доказательством чего является вернувшееся уведомление?

Что же делать для того, чтобы доказать, что в письме действительно содержался тот или иной документ?

Все очень просто. Отправляйте свои требования, заявления и прочие документы не заказным, а ценным письмом . И обязательно с уведомлением о вручении.

Читайте также: