Как отразить в 2 ндфл возврат ндфл сотруднику

Опубликовано: 07.05.2025

Если вы выдаёте зарплату работникам или дивиденды учредителям, вам нужно удерживать с этих выплат НДФЛ и перечислять его в налоговую. Существует два отчёта по НДФЛ: ежеквартальный 6-НДФЛ и ежегодный 2-НДФЛ. Отчёт 2-НДФЛ отменяют с 2021 года, но за 2020 год его нужно сдать в прежней форме. В этой статье мы расскажем о том, как заполнить 2-НДФЛ.

Если в течение года ни один человек не получал от вас доходы, 2-НДФЛ сдавать не нужно.

Что такое НДФЛ

НДФЛ — это налог на доходы физических лиц. Его платит каждый человек, который получает доход. Но чаще всего он платит не сам, а этим занимается организация, в которой он работает.

Наняв работника, вы становитесь его налоговым агентом. Теперь вы должны считать, удерживать и перечислять в налоговую НДФЛ с его зарплаты. Важно: вы платите НДФЛ не из своих денег, а удерживаете из зарплаты сотрудника. То есть вы посредник между ним и государством. Обычно, размер НДФЛ 13% от дохода. Но бывает и больше. Например, с выигрыша в лотерею нужно заплатить 35%.

Сроки сдачи отчётности 2-НДФЛ

2-НДФЛ нужно сдавать раз в год до 1 марта. Если срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на следующий рабочий день.

Не забывайте каждый квартал сдавать отчёт 6-НДФЛ. Подробнее о нём читайте в статье «Как подготовить отчёт 6-НДФЛ».

Правила заполнения формы 2-НДФЛ

2-НДФЛ состоит из справок на каждого сотрудника. В справке отражается информация о доходах, вычетах, исчисленном, удержанном и перечисленном налоге.

Исчисленный налог — 13% от разницы между доходами и налоговыми вычетами.
Удержанный налог — сколько НДФЛ вы удержали из зарплаты сотрудника.
Перечисленный налог — сколько НДФЛ вы перечислили в налоговую.

Чаще всего трудности возникают при заполнении суммы перечисленного налога. В течение всего года вы платите общую сумму НДФЛ по всем сотрудникам, а в 2-НДФЛ её нужно распределить отдельно по каждому. Если вы всегда перечисляли ровно столько, сколько должны, проблем не будет — исчисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны. Но встречаются ситуации, когда эти суммы различаются. Причины бывают разные. Например, при пересчёте налога в случае увольнения сотрудника вы не можете удержать налог, а при несвоевременном перечислении налога в бюджет образуется недоплата.

Что делать, если вы недоплатили НДФЛ

Если вы можете удержать недоплаченный НДФЛ, сделайте это до подачи 2-НДФЛ. Так вы сначала погасите недоимку, а потом распределите перечисленный налог по сотрудникам. Тогда в 2-НДФЛ начисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны.

Если вы недоплатили и не можете удержать налог, например, сотрудник уже уволился, подготовьте справку 2-НДФЛ с признаком «2». В ней начисленный налог будет отличаться от удержанного и перечисленного. Также заполните строку «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».

Что делать с переплатой НДФЛ

Есть две причины переплаты:

Вы удержали у сотрудника нужную сумму НДФЛ, но по ошибке перечислили больше. Такое может случиться из-за ошибки в платёжке. В этом случае переплату можно только вернуть или зачесть в счёт платежей по другому налогу. Зачесть в счёт предстоящих платежей по НДФЛ не получится. Всё потому, что НДФЛ — это налог, который удерживают из зарплаты сотрудника. Платить его из личных средств нельзя, а вот другие можно, например, УСН или НДС. В 2-НДФЛ такая переплата не отражается.
Вы удержали у сотрудника больше НДФЛ, чем нужно. Такую переплату вы должны вернуть ему по заявлению в течение трёх месяцев.

Вы можете вернуть эту сумму из своих денег, а потом уменьшать на неё платежи по НДФЛ за всех сотрудников. И так, пока полностью не возместите налог, но в рамках трёх месяцев. Иногда суммы налога, который предстоит перечислить в ближайшие три месяца, не хватает для возмещения переплаты. Поэтому прикиньте будущие платежи заранее. И если поймёте, что их недостаточно, подайте в налоговую заявление о возврате излишне удержанного налога. Это нужно сделать в течение 10 дней со дня получения заявления от сотрудника.

Когда подают аннулирующие справки

Чаще всего, когда отправили отчёт не в ту налоговую. Если 2-НДФЛ нужно просто скорректировать, сразу подайте корректировку — аннулирующую справку перед этим не подавайте.

В аннулирующей справке в поле «признак» ставят код 99. А в полях «Сумма дохода», «Сумма исчисленного налога», «Сумма удержанного налога», «Сумма перечисленного налога» — нули.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба поможет вам работать без бухгалтера. Она подготовит отчёты, посчитает налоги и не потребует от вас специальных знаний.

Как выдать сотруднику справку 2-НДФЛ

Сотрудники получают 2-НДФЛ на руки, например, если увольняются. Для этого случая с 2019 года действует своя версия формы. Пользуйтесь ей.

Может получиться так, что ваша организация при выплате физлицу дохода удержала НДФЛ в большей, чем нужно, сумме. Как только ошибка обнаружена, вы, как налоговый агент, обязаны вернуть излишне удержанную сумму налога. В статье рассмотрим 10 ситуаций по возврату НДФЛ физическому лицу.

Как налоговому агенту вернуть переплату НДФЛ физическому лицу?

По общему правилу налоговый агент, излишне удержавший из дохода физического лица НДФЛ, обязан произвести возврат самостоятельно (п. 14 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ; п. 34 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57). Правда, в отдельных случаях за возвратом излишне удержанного НДФЛ необходимо обращаться в налоговый орган (п. 1.1 ст. 231, ст. 231.1 НК РФ).

НДФЛ может быть удержан в излишней сумме из-за ошибки. Например, если работодатель предоставил сотруднику налоговый вычет не с начала года или исчислял налог по более высокой ставке, не учитывая приобретение статуса физическим лицом налогового резидента РФ.

Пошагово возврат излишне удержанной налоговым агентом суммы НДФЛ выглядит следующим образом:

Шаг 1: Для возврата излишне удержанного НДФЛ письменно сообщите работнику о том, что излишне удержали налог из его доходов. Сделайте это в течение 10 рабочих дней со дня, когда вы обнаружили ошибку (п. 1 ст. 231 НК РФ, Письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112 (п. 1)).

Шаг 2. Попросите от физического лица заявление в произвольной форме на возврат суммы НДФЛ. В заявлении обязательно должен быть указан банковский счет для перечисления денежных средств физическому лицу. Возврат переплаты производится работодателем только в безналичной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ). Срок подачи заявления — три года с даты, когда работодатель перечислил в бюджет излишне удержанную сумму (п. 7 ст. 78 НК РФ).

Даже если сотрудник уже уволился, то бывший работодатель — налоговый агент все равно обязан вернуть переплату налога (Письма Минфина РФ от 29.12.2012 № 03-04-05/6-1460 и от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1430).

Шаг 3. Перечислите излишне удержанную сумму НДФЛ на указанный в заявлении счет физического лица

Вернуть налог необходимо в течение 3 месяцев со дня получения заявления (Письмо Минфина РФ от 6.07.2016 № 03-04-10/39533). При нарушении данного срока работодателю-налоговому агенту придется выплатить проценты за каждый календарный день просрочки в размере ставки рефинансирования Банка России, действовавшей в дни такой просрочки (абз. 3, 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).

По каждому физлицу, которому возвращен налог, излишне удержанный в прошлые годы, представьте в ИФНС корректирующую справку 2-НДФЛ (Разд. I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, Письма ФНС от 14.11.2016 № БС-4-11/21536@, от 26.10.2016 № БС-4-11/20366@).

Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.

Может ли налоговый агент вернуть налогоплательщику НДФЛ излишне удержанный другим налоговым агентом?

Налоговый кодекс не предусматривает такой возможности. Поэтому налоговый агент не вправе вернуть налогоплательщику НДФЛ, излишне удержанный другим налоговым агентом (Письмо Минфина России от 06.07.2016 № 03-04-10/39533). При смене места работы физическое лицо должно подать заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ своему предыдущему работодателю.

При увольнении работник возвращает работодателю выплаченные отпускные за неотработанные дни. Что делать работодателю с уже удержанным и перечисленным НДФЛ?

При выплате работнику отпускных сумм организация исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ с указанных сумм (ст. 209 и 226 НК РФ). То есть, суммы отпускных, выплаченные работнику, представляют собой его доход, с которого налоговым агентом должен удерживаться налог на доходы физических лиц ((Письмо от 30.10.2015 № 03-04-07/62635 (направлено для сведения и использования в работе Письмом ФНС РФ от 11.11.2015 № БС-4-11/19749@)). Минфин указал: если работник возвращает работодателю фактически выплаченные ему ранее суммы отпускных, такие суммы не будут признаваться его доходом.

Удержанные и перечисленные в бюджет с начисленных работнику с указанных сумм отпускных суммы налога являются излишне уплаченными налоговым агентом. Соответственно, суммы налоговых обязательств работника по налогу на доходы физических лиц за налоговый период необходимо скорректировать. При этом у налогового агента — работодателя образуется переплата налога на доходы физических лиц.

Налоговый агент при выплате физическому лицу аванса по ГП договору удержал с него НДФЛ и перечислил налог в бюджет. Впоследствии договор был расторгнут. Как вернуть налог?

Возврат НДФЛ будет зависеть от того, какую сумму аванса возвращает физическое лицо. Вариантов всего два.

1 вариант: Если физическое лицо возвращает заказчику фактически полученную сумму аванса (т.е. аванс за вычетом НДФЛ, который удержал налоговый агент), то налоговый агент вправе обратиться в налоговую инспекцию с заявлением о возврате НДФЛ, перечисленного с указанного аванса, или о зачете суммы налога в счет предстоящих платежей по НДФЛ или иным налогам, погашения недоимки по иным налогам, задолженности по пеням и штрафам за налоговые правонарушения (Письмо Минфина РФ от 17.10.2012 № 03-04-05/10-1198).

2 вариант: Налогоплательщик возвращает налоговому агенту сумму аванса без уменьшения ее на НДФЛ. В случае расторжения договора гражданско-правового характера сумма излишне удержанного и перечисленного в бюджет налога с выплаченного по такому договору аванса подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика в порядке, предусмотренном статьей 231 Кодекса (см. вопрос 1) (Письмо Минфина РФ от 26.05.2014 № 03-04-06/24982).

Налогоплательщик приобрёл статус налогового резидента РФ в течение года. Налоговый агент вследствие ошибки продолжал удерживать НДФЛ по ставке 30%. Как вернуть НДФЛ налогоплательщику?

В этом случае НДФЛ с доходов, полученных таким физическим лицом с начала налогового периода, необходимо пересчитать по ставке 13%. Пересчет производится по итогам года, в котором получен статус резидента (п. 1.1 ст. 231 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 15.02.2016 № 03-04-06/7958). Поскольку до приобретения плательщиком данного статуса НДФЛ удерживался по ставке 30%, возникла переплата по налогу.

За возвратом излишне удержанного НДФЛ физическому лицу нужно обратиться по окончании года не к налоговому агенту, а в налоговую инспекцию, в которой он состоит на учете по месту жительства (месту пребывания). При этом нужно представить налоговую декларацию и документы, подтверждающие статус резидента (п. 1.1 ст. 231 НК РФ, Письмо Минфина от 30.12.2015 № ЗН-3-17/5083). Минфин пояснил, что у работодателя нет обязанности в такой ситуации переоформить и представить в инспекцию новую справку о полученных физическими лицами доходах с учетом перерасчета налога (Письмо Минфина РФ от 29.11.2012 № 03-04-06/6-335).

Резидент иностранного государства представил налоговому агенту подтверждение своего статуса после даты выплаты дохода, освобождаемого от налогообложения. Необходимо ли вернуть уже удержанный НДФЛ?

В качестве доказательства статуса налогового резидента иностранного государства физическое лицо вправе представить налоговому агенту подтверждающий документ (удостоверение личности или официальное подтверждение статуса иностранца). Если подтверждение статуса налогового резидента иностранного государства представлено физическим лицом налоговому агенту — источнику выплаты дохода после даты выплаты дохода, подлежащего освобождению от налогообложения на основании международного договора, и удержания налога с такого дохода, этот налоговый агент осуществляет возврат налога (Письмо Минфина России от 15.08.2016 № 03-04-06/47795).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Налоговый агент обнаружил факт излишне удержанного НДФЛ с доходов сотрудника. Нужно ли ставить налоговую инспекцию в известность, что «излишек» возвращен?

Налоговому агенту по НДФЛ не нужно уведомлять налоговый орган о возврате излишне удержанного налога у сотрудника (Письмо ФНС РФ от 18.07.2016 № БС-4-11/12881@). ИФНС узнает об этом самостоятельно — из представленной компанией отчетности — в форме 6-НДФЛ (утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@). В строке 090 раздела 1 формы 6-НДФЛ отражается общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 Налогового кодекса, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Напомним, что излишне удержанную сумму НДФЛ налоговый агент возвращает на основании письменного заявления, полученного от налогоплательщика (п. 1 ст. 231 НК) (см. вопрос 1). Вернуть «излишек» налоговый агент должен в течение трех месяцев с момента получения соответствующего заявления. При этом возврат производится за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджет, в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент производит удержание такого налога.

Суммы НДФЛ, подлежащей перечислению в бюджет, недостаточно для возврата физическому лицу в трехмесячный срок после получения от него заявления. Что в этом случае делать налоговому агенту?

Такая ситуация может возникнуть в том случае, если уменьшился штат работников и величина рассчитанного налога невелика.

Налоговый агент должен обратиться в налоговый орган по месту учета с заявлением о возврате переплаты. Его форма утверждена Приказом ФНС от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@. Помимо заявления необходимо представить (абз. 8 п. 1 ст. 231 НК РФ):

выписку из регистра налогового учета по НДФЛ за соответствующий налоговый период;
документы, подтверждающие переплату (в частности, копии платежных поручений).

Указанные документы необходимо представить в инспекцию в течение 10 дней с момента получения заявления от физического лица (абз. 6, 8 п. 1 ст. 231 НК РФ).

После получения от организации заявления, инспекция может предложить провести совместную сверку расчетов по налогам (пеням, штрафам) (п. 3 ст. 78 НК РФ). Лучше не спорить и сделать это, так как в этом случае ИФНС зачтет или вернет вам переплату только после подписания акта сверки (п. п. 3 — 6 ст. 78 НК РФ).

Налоговый орган принимает решение о зачете или об отказе в зачете сумм налога в течение 10 рабочих дней с момента обращения налогового агента (п. 6 ст. 6.1, абз. 2 п. 4 ст. 78 НК РФ). О своем решении инспекция должна сообщить налоговому агенту в течение пяти рабочих дней после принятия решения (п. 6 ст. 6.1, п. 9 ст. 78 НК РФ). Способ передачи такого сообщения руководителю организации, физическому лицу, их представителям установлен в п. 9 ст. 78 НК РФ. В случае положительного решения налоговый агент вправе зачесть излишне уплаченный НДФЛ в счет предстоящих платежей.

Кстати, налоговый агент вправе вернуть физическому лицу переплату по налогу из собственных средств, не дожидаясь ее возврата из бюджета (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Может ли быть зачтена налоговому агенту в счет погашения недоимки по НДФЛ переплата, образовавшаяся у него как у налогоплательщика по другому федеральному налогу?

В Письме Минфина от 25.03.2016 № 03-02-07/1/19163 чиновники сделали вывод, что абз. 2 п. 1 ст. 78 Кодекса предусмотрена возможность зачета сумм излишне уплаченных федеральных налогов — по федеральным налогам, а также по пеням, начисленным по федеральным налогам. То есть, в Минфине признали, что сумма излишне уплаченного организацией налога на прибыль может быть зачтена в счет погашения недоимки по НДФЛ в соответствии со ст. 78 Кодекса. Кроме того, финансисты пришли к выводу, что правила, предусмотренные данной нормой, применяются в отношении налогоплательщиков и налоговых агентов.

В письме ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@ инспекция указала на возможность зачета переплаты по федеральному налогу в счет погашения задолженности по НДФЛ налогового агента.

Несколько лет назад Минфин в Письме от 19.02.2010 № 03-02-07/1-69 делал совершенно противоположный вывод о том, что сумма излишне уплаченного организацией налога на прибыль не может быть зачтена налоговому агенту в счет погашения недоимки по НДФЛ.

Как мы видим, в связи с отсутствием четкой формулировки в законодательстве мнение контролирующих органов время от времени меняется. Поэтому можно дать совет налоговому агенту уточнить в своей инспекции, можно ли зачесть переплату по федеральному налогу в счет недоимки по НДФЛ.

Напомним, что для зачета «излишка» в налоговый орган нужно подать соответствующее заявление (подробнее см. предыдущий вопрос).

В какой срок можно вернуть (зачесть) переплату по НДФЛ?

Зачесть либо вернуть переплату по НДФЛ можно не позднее трех лет со дня перечисления налога в бюджет (п. п. 7, 14 ст. 78 НК РФ). Порядок действий организации — налогового агента зависит от причины, по которой образовалась переплата. Как вернуть (зачесть) НДФЛ, излишне удержанный у физлица и перечисленный в бюджет мы рассмотрели в вопросе 1.

Переплату по НДФЛ, возникшую по другим причинам, например из-за ошибки в платежном поручении, можно вернуть на расчетный счет в порядке, описанном в вопросе 8 (п. п. 1, 5, 14 ст. 78 НК РФ, Письма Минфина РФ от 16.09.2014 № 03-04-06/46268, ФНС РФ от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@).

Вы пока не сдали отчет 2-НДФЛ? Предлагаем обобщить знания по этому вопросу. Опубликованы материалы бесплатного экспресс-вебинара, сформированного на основе самых частых вопросов бухгалтеров.

Меня зовут Наталья Потапкина, я — один из экспертов сервиса Контур.Бухгалтерия. Наш сервис предназначен для расчета зарплаты в небольших организациях с простым учетом. Одна из самых важных возможностей сервиса — отчетность по зарплате, в том числе по форме 2-НДФЛ. Многие бухгалтеры уже сдали 2-НДФЛ, тем не менее, в нашу техподдержку продолжают поступать вопросы о том, как подготовить и сдать отчет. Поэтому мы решили провести экспресс-вебинар на тему отчетности 2-НДФЛ.

Изменения в форме и формате сдачи 2-НДФЛ в 2019 году;
Стандартные вычеты при заполнении 2-НДФЛ;
Частые вопросы о сдаче 2-НДФЛ, поступающие в техподдержку Контура;
Ответы на вопросы пользователей.

Форма и формат сдачи 2-НДФЛ

В справке 2-НДФЛ отражены сведения об источнике дохода физического лица, заработной плате, других доходах и удержанном налоге. Основной документ, регламентирующий сдачу отчетности по форме 2-НДФЛ, приказ ФНС РФ от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@.

Также важны Приложения приказа ФНС РФ от от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@, регламентирующие правила и порядок подачи сведений. В частности, в них описывается порядок подачи сведений о невозможности удержать налог с признаком 2. Также в данном приказе содержится новая измененная форма реестра и протокола приема сведений.

И, конечно, важный документ — Налоговый кодекс, также регламентирующий сдачу отчетности 2-НДФЛ.

Справка 2-НДФЛ сдается в ИФНС один раз в год. Срок сдачи зависит от признака документа. Если с выплат работнику удержан налог, в графе «Признак» ставьте число «1» и сдаете отчет в налоговую до 1 апреля следующего года. Если налог удержать не удалось, ставьте признак «2» и сдавайте справку до 1 марта следующего года.

Что поменялось в самой форме справки 2-НДФЛ:

С 2019 года налоговая обновила бланк 2-НДФЛ, поэтому изменился и порядок заполнения. Новая 2-НДФЛ машиноориентирована и предназначена для работодателей, которые отчитываются на бумаге. Новая форма ускорит процесс обработки данных за счет автоматизации сканирования, распознавания и оцифровки полученных справок.

Налоговые агенты, которые отчитываются через ТКС в электронной форме, не заметят изменений, так как XML-файлы формируются с помощью специальной программы.

Подробнее об изменениях и порядке заполнения новой формы читайте в статье.

Стандартные вычеты при заполнении 2-НДФЛ

В ст. 218 НК РФ приведено несколько вариантов применения стандартных вычетах. Коды утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. Последняя редакция документа — от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820 действует с 1 января 2018 года и остается актуальной и в 2019 году.

В новой справке 2-НДФЛ расшифровку сведений о доходах и вычетах по месяцам потребуется вносить в отдельное приложение. Стандартные, социальные и имущественные вычеты отражаются в разделе 3 справки. В форме справки для работника тоже есть место для кодов, чтобы сотрудники могли понять, какой вычет им предоставил работодатель.

Ниже приведены коды вычетов:

Частые вопросы о сдаче 2-НДФЛ, поступающие в техподдержку Контура

Переходим к вопросам из техподдержки. Я их объединила по группам.

Первая группа — суммы налога исчисленные не совпадают с суммами удержанными. В каких ситуациях это может быть?

…Если исчислено меньше, чем удержано. Это значит, что у нас долг перед сотрудником, т.е. есть излишне удержанный налог. В справке 2-НДФЛ должна быть заполнена строка «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом». Такая ситуация может возникнуть в следующих случаях:

у нерезидентов, которые в середине года стали резидентами. Т.е. сначала у них исчислялся налог по ставке 30%, потом — 13%, и налог не был возвращен сотруднику;
при предоставлении имущественного вычета не с начала года;
при любых других пересчетах. То есть, в результате получилось, что удержали с сотрудника больше, чем нужно, но сумма не была возвращена сотруднику.

Эта ситуация нормальная, в таком виде отчет может быть сдан. Сотрудник может сам обратиться ИФНС за возвратом излишне удержанного налога, заполнив декларацию по форме 3-НДФЛ.

…Если исчислено больше, чем удержано – в справке 2-НДФЛ должна быть заполнена строка «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом». Это ситуация более критичная, хотя и менее редкая.

В этом случае необходимо было уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержания налога в течение месяца, то есть до 1 марта. Надеюсь, что все, у кого эта ситуация возникла, успешно это сделали. В этом случае сдается форма 2-НДФЛ с признаком 2 (невозможно удержать налог). Такие справки сдаются повторно, вместе со всеми, в целом по организации с признаком 1 до 2 апреля. Отличие в том, что когда сдается справка с признаком 2, в ней указываются только суммы не удержанного налога и только тот доход, с которого налог не удержан. При повторной сдаче справки с признаком 1 в ней указываются общие все суммы, доходов и налога.

Вторая группа — удержанная сумма налога не совпадает с перечисленной. Почему такое может произойти?

…Если удержано больше, чем перечислено. Это значит, что в организации есть задолженность по уплате НДФЛ. Т.е. с сотрудника налог удержали, но в бюджет по какой-то причине не перечислили. Что мы советуем делать в таких случаях.

Во-первых, часто бывает ошибка, что уплаченные суммы, перечисленные в январе-феврале и марте, не включают в отчет. Нужно включить в отчет все перечисления за год, которые были до момента подготовки 2-НДФЛ.

Если все-таки задолженность имеется, нужно постараться погасить ее до сдачи отчетности и включить суммы перечислений в отчет. Это, конечно, не застрахует вас от уплаты пеней, и штрафов, т.к. сроки уплаты нарушены, и налоговики вправе их начислить при проверке. Но обычно, если на момент сдачи отчетности задолженность погашена, и сумма была небольшая, этого не происходит.

…Если же удержанная сумма меньше, чем перечисленная. Это значит, что в организации есть ошибочно перечисленные суммы, т. е. перечислили в бюджет большую сумму, чем фактически удержали с сотрудников.

Такой ситуации в отчете быть не должно. Дело в том, что такие суммы переплаты вообще не квалифицируются налоговиками как налог. Если переплата возникла по итогам года, ее нельзя зачесть в счет будущих удержаний налога. Мы советуем в этом случае изменить суммы в строке «Сумма налога перечисленная», указать ее такой же, как в строке удержанного. Если все-таки излишки по уплате есть, значит, их можно вернуть. Для этого нужно обратиться в налоговую, пройти сверку платежей и написать заявление о возврате налога.

Вопросы, задаваемые во время Вебинара

По иностранному сотруднику в октябре изменился статус с «нерезидент» на «резидент». По правилам организация не должна ничего пересчитывать и возвращать работнику, так как это делает налоговая. Значит, в справке 2-НДФЛ мы должны показывать доходы работника по двум ставкам НДФЛ (30 и 13). Проблема заключается в том, что когда работник поехал в свою налоговую, с него потребовали справку 2-НДФЛ с пересчитанным налогом. Как поступить?

Если сотрудник меняет статус с «Нерезидент» на «Резидент», справка заполняется только по одной ставке 13%, т.к. налог с начала года пересчитывается по ставке 13%. В этом случае, если налог не зачитывался и не возвращался сотруднику в течение налогового периода, в справке будут расхождения между суммами в строке «Сумма налога исчисленная» и «Сумма налога удержанная».

В строке «Сумма налог исчисленная» должен быть указан налог, рассчитанный по ставке 13% со всех доходов за год, а в строке «Сумма налога удержанная» — фактически удержанный налог. Разница между этими строками должна отразиться в строке 5.6 Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом. Эту сумму сотрудник может вернуть, самостоятельно обратившись в ИФНС.

Изменилась ли форма бланка 2-НДФЛ за 2018 год?

Да, изменилась, в соответствии с приказом ФНС РФ от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@.

Можно ли учитывать нарастающим итогом вычеты за те месяцы, когда сотрудница была в декретном отпуске? Отпуск длился в период июль-октябрь, вышла в ноябре.

Да, можно. Сотрудница имеет право на вычеты за все месяцы года, даже если в каких-то месяцах не было доходов. Учтите только, что сумма вычетов не может превышать сумму дохода по итогам налогового периода, т.е. года.

НДФЛ за 2018 год предприятие не перечислило в полном объеме. Сдаем НДФЛ. Нужно ли сдавать корректировку после оплаты?

Нет, не нужно. Указывайте сумму перечисленного налога по состоянию на дату составления отчета.

Если ошибочно не добрали или излишне удержали налог у основного сотрудника, можно ли откорректировать суммы в январе?

Если отчет 2-НДФЛ еще не сдан, можно выполнить пересчет за декабрь и сдать отчет с учетом пересчета. Если у сотрудника излишне удержан налог, то можно вернуть его в соответствии со ст. 231 НК РФ в безналичной форме.

Мы являемся налоговыми агентами по договорам ГПХ. Нужно ли сотрудникам сдавать декларацию 3-НДФЛ?

Налоговые агенты не сдают форму 3-НДФЛ, ее должны сдавать сами работники. Налоговый агент декларирует и уплачивает налоги с доходов сотрудника. В налоговую сдают формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Положен ли вычет на ребенка сотруднику, уплачивающему алименты? Зависит ли вычет от суммы алиментов?

Да, положен. От суммы алиментов вычет не зависит.

Подскажите, как правильно предоставить стандартный вычет сотруднику, который устроился в конце месяца в новую организацию и представил справку 2-НДФЛ. Мы можем ему представить льготу еще раз за этот месяц?

Нет, не можете. Если за месяц уже предоставлены вычеты в предыдущей организации, предоставляйте вычеты со следующего месяца.

У нас сотрудница зарегистрирована в другом городе, а работает в нашем. В налоговую инспекцию какого города следует представлять отчёт на неё?

Отчет по всем сотрудникам предоставляется в ИФНС, в которой зарегистрирована организация, по месту нахождения организации.

В какую налоговую инспекцию сдавать справки 2-НДФЛ по сотрудникам обособленного подразделения?

Если ОП на отдельном балансе, и сотрудников Вы принимали в ОП, то перечислять НДФЛ и сдавать отчет по форме 2-НДФЛ нужно по месту нахождения налоговой, где было зарегистрировано ОП.

Если налог удержан излишне, в связи с пересчетом зарплаты (не из-за вычетов и не из-за смены резидента), нужно ли в отдельном пункте указывать сумму излишне удержан/начислен?

Ребенок инвалид: льгота 1400+3000 рублей или 3000 рублей?

Вычет на ребенка-инвалида составляет 3000.

Поменялось ли КБК по НДФЛ В 2019?

Нет, на 2019 год действуют те же КБК НДФЛ, что и на 2018 год.

В частности, КБК НДФЛ 182 1 01 02010 01 1000 110 «Налог на доходы физических лиц с доходов, источником которых является налоговый агент, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляется в соответствии со статьями 227, 227.1 и 228 НК РФ».

Если при слиянии организации не сдали отчет 2-НДФЛ, как быть?

Обратитесь за разъяснениями в Вашу налоговую инспекцию. Обычно в таких случаях все организации, существовавшие до момента слияния, подают отдельные отчеты 2-НДФЛ за период с начала года до момента слияния. А вновь созданная при слиянии организация начинает отчитываться с момента слияния.

Если переплата в справке не указана, но реально была, можно ли будет зачесть эту переплату в счет погашения будущих периодов?

Подскажите, пожалуйста, где можно посмотреть пример файлов отчетности (сколько их)?

Можете посмотреть в нашем сервисе Контур.Бухгалтерия. Для этого нужно зарегистрироваться и завести в системе хотя бы одного сотрудника (это бесплатно).

Как в этом году лучше платить НДФЛ: в конце месяца или при выплатах и с переходящих отпусков?

НДФЛ с отпускных нужно перечислять в день их выплаты сотруднику.

Нужно ли сдавать отчет, если компания образованна в конце года, и зарплата не начислялась?

Выдана материальная помощь 1000руб. Указывать ли в справке 2-НДФЛ этот вид дохода? Какой код вычета использовать — ведь с суммы мат. помощи (меньше 4000 руб) не берется НДФЛ?

Для материальной помощи, не облагаемой в пределах 4000 руб., предусмотрен код дохода 2760, код вычета 503. Подробнее о кодах доходов в 2019 году читайте в статье.

Подскажите код дохода на компенсацию за неиспользованный отпуск.

Указывают код дохода 2013, как у отпуска.

Сотруднику первые три месяца 2011 г. удерживали НДФЛ на 52 рубля больше, ошибки нашли в октябре, после чего выдали с з/п из кассы? Это неправильно?

Я считаю, что все правильно. Вы просто в октябре рассчитали налог нарастающим итогом с начала года.

Отражаются ли сверхлимитные суточные в справке 2-НДФЛ?

Да, отражаются, т.к. облагаются налогом.

Если мы бывшей сотруднице выплатили денежные суммы по суду, то есть это нельзя считать полученным доходом, и за нее оплатили НДФЛ, этот доход по справке указываем с кодом 4800?

Да, можно использовать код 4800.

Скажите, пожалуйста, с НДФЛ от материальной выгоды ИП надо сдавать отчет?

Если уплачивался НДФЛ, то нужно сдавать отчет.

Если женщина находится в декрете, вычеты накапливаются за период декретного отпуска, а при выходе из декрета накопленные вычеты предоставляются. Это верно?

Да, предоставляются вычеты с начала налогового периода (года). Учтите, что сумма вычетов не должна быть больше суммы дохода по итогам года.

Какие предусмотрены штрафные санкции, если не уплачивали налог?

Штраф за неуплату налога предусмотрен ст. 123 НК РФ. «Неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный настоящим Кодексом срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечет взыскание штрафа в размере 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению».

Вопрос от одного из участников, поступивший на ящик [email protected] после вебинара.

— Хочу до конца прояснить вопрос с нерезидентом. До октября доходы сотрудника облагались по ставке 30%, затем до конца года по ставке 13% в связи со сменой его статуса на «резидент». В 2010 году, когда организация пересчитывала НДФЛ и сумму излишне удержанного налога с доходов сотрудника-иностранца по ставке 30%, организация могла зачесть в счет уплаты налога по ставке 13%, который будет рассчитан с зарплаты сотрудника в последующих месяцах. С 2011 года в бухгалтерском учете пересчет НДФЛ отражается проводками:

Дебет 70 Кредит 68.1 по ставке 30% - сторнирован НДФЛ, ранее удержанный с доходов иностранного сотрудника по ставке 30%;
Дебет 70 Кредит 68.1 по ставке 13% - удержан НДФЛ по ставке 13% с доходов иностранного сотрудника.

Результат пересчета покажет, что сумма налога, удержанная в период применения ставки 30%, превысит налог, рассчитанный по ставке 13%. В итоге у сотрудника возникнет переплата по НДФЛ и, соответственно, недоплата по заработной плате (остаток по счету 70).

— Сейчас сотрудник сам обращается в налоговую за возвратом НДФЛ. А что делать организации? Какие записи на счетах бухгалтерского учета, если по счету 68.1 переплата в бюджет, а по счету 70 недоплата сотруднику?

Я считаю, что не нужно сторнировать НДФЛ, ранее удержанный с сотрудника, т.к. фактически Вы этот налог сотруднику не возвращаете.

По проводкам у Вас должен пройти фактически удержанный налог, который Вы показываете в строке «Сумма налога удержанного» справки 2-НДФЛ. А в справке 2-НДФЛ должна получиться разница между исчисленным и удержанным.

Исчисленный — сумма налога со всего дохода за год, рассчитанная по ставке 13%.

Удержанный — это сумма всех помесячных удержаний НДФЛ с сотрудника (т.к. в какие-то месяцы удерживали 30%, эта сумма получится больше).

А между удержанной и перечисленной суммами налога разницы быть не должно, т.е. никакой переплаты нет (сколько удержали с сотрудника, столько и перечислили в бюджет).

Переплата налога на доходы физлиц в бюджет может возникнуть по разным причинам. Но независимо от того, из-за чего она образовалась, основная сложность при ее возврате заключается в том, что организация не считается плательщиком этого налога. Она выступает в качестве налогового агента. А плательщиками являются сотрудники организации, получающие от нее доход.

Поэтому процедура возврата НДФЛ из бюджета строго регламентирована и отличается от общего порядка возврата налогов. Зачет переплаты по НДФЛ тоже сопряжен с трудностями – сделать это удастся не всегда. Обо всем по порядку – в нашей статье.

Когда возникает переплата

Переплата по НДФЛ в бюджет может образоваться в двух случаях.

Первый случай. Организация удержала из дохода сотрудника больше положенного. Например – из-за того, что бухгалтер неправильно рассчитал облагаемую базу или неверно применил вычеты по НДФЛ, либо работник не вовремя представил в бухгалтерию подтверждающие документы на вычет, и т.п. Эту же (излишне удержанную) сумму и заплатили в бюджет. В данном случае речь идет об излишне удержанном НДФЛ из доходов налогоплательщика.

Второй случай. Организация рассчитала и удержала НДФЛ правильно. Но в бюджет перечислила больше, чем нужно. Это может произойти, например:

из-за ошибки бухгалтера при оформлении платежного поручения на уплату налога;
из-за того, что налог заплатили раньше срока (до того, как выплатили работникам доход и удержали из него НДФЛ). В этом случае получается, что возникает переплата за счет собственных средств организации, а не налогоплательщика.

Как вернуть переплаченный налог

Порядок возврата налога зависит от того, по какой причине возникла переплата.

Ситуация 1. Переплата НДФЛ образовалась из-за того, что налог был излишне удержан из доходов сотрудника.

Правила возврата НДФЛ в этой ситуации установлены статьей 231 НК РФ. Алгоритм действий – следующий.

Выявить излишне удержанный налог работник может и самостоятельно.

Независимо от того, кто обнаружил переплату (бухгалтер или сотрудник), работник пишет на имя руководителя организации заявление на возврат НДФЛ. Именно этот документ и будет являться основанием для возврата налога. Составить его можно в произвольной форме. Например, так:

Переплату по НДФЛ организация должна перечислить сотруднику в течение трех месяцев со дня получения от него заявления. Основание – пункт 1 статьи 231 НК РФ. Здесь нужно обратить внимание на два важных момента.

Во-первых, излишне удержанную сумму НДФЛ можно только перечислить на банковский счет работника – возвращать налог наличными нельзя (п. 1 ст. 231 НК РФ). Причем это правило действует независимо от того, какой порядок выплаты зарплаты установлен в организации – наличными из кассы или «безналом» на карты сотрудников.

Во-вторых, нужно строго соблюдать сроки возврата излишне удержанного налога работнику. Если в течение положенного срока (трех месяцев) организация не вернет сотруднику переплату, то на сумму невозвращенного налога она должна будет начислить проценты за каждый день просрочки. Проценты начисляются по ставкам рефинансирования, действовавшим в дни нарушения срока возврата. Такой порядок предусмотрен абзацами 3–5 пункта 1 статьи 231 НК РФ.

Статья 231 НК РФ четко устанавливает источники, за счет которых можно вернуть НДФЛ сотруднику. А именно – это предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет:

из доходов того же работника, у которого излишне удержали налог;
из доходов других налогоплательщиков, по отношению к которым организация выступает налоговым агентом.

Пример 1

Бухгалтер по ошибке излишне удержал НДФЛ с выплат менеджеру Степанову за август 2019 года. Сумма излишне удержанного налога составила 1300 руб. Ошибка была обнаружена в сентябре 2019 года. Общая сумма НДФЛ, удержанная из зарплаты всех сотрудников организации за сентябрь, составила 130 000 руб. Из этой суммы бухгалтер перечислил в бюджет только 128 700 руб. Разница в размере 1300 руб. была перечислена на банковский счет, указанный Степановым в заявлении на возврат излишне удержанного НДФЛ.

И только если указанных платежей недостаточно для того, чтобы вернуть НДФЛ налогоплательщику в положенный срок, организация обращается в налоговую инспекцию за возвратом налога из бюджета (п.1 ст. 231 НК РФ). Для этого в ИФНС нужно подать заявление о возврате налога, форма которого утверждена Приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (Приложение № 8). Представить документ в инспекцию необходимо в течение 10 дней со дня получения заявления от сотрудника.

К заявлению нужно приложить:

выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника;
копию заявления сотрудника (с указанием причины образования переплаты, даты ее возникновения и суммы);
копию справки по форме 2-НДФЛ по состоянию на дату обращения за возвратом;
данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ начиная с того года, за который был произведен перерасчет налога.

В качестве документа, подтверждающего данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ, можно представить выписку по счету 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ». Сумма начислений по кредиту этого счета должна быть сторнирована на сумму переплаты налога (чтобы была видна сумма переплаты).

Такой вывод следует из положений пункта 1 статьи 231 НК РФ.

Возвращать переплату по НДФЛ организации – налоговому агенту налоговая инспекция будет в общем порядке, который установлен статьей 78 НК РФ.

Так, решение о возврате переплаты (или отказе в этом) инспекция должна принять в течение 10 дней:

со дня получения заявления от организации, если сверка расчетов с бюджетом не проводилась;
со дня подписания акта сверки, если сверка была.

Такой порядок предусмотрен пунктом 8 статьи 78 НК РФ.

Известить организацию о своем решении (согласии на возврат или отказе) инспекция обязана в течение 5 дней со дня принятия решения (п. 9 ст. 78 НК РФ). Форма решения о возврате и форма решения об отказе в возврате излишне уплаченного налога утверждены приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@.

Вернуть переплату налоговая инспекция обязана в течение одного месяца с того дня, как получила заявление от организации (п. 6 ст. 78 НК РФ).

Ожидая поступления средств из бюджета на свой расчетный счет, организация – налоговый агент вправе вернуть сотруднику излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п.1 ст. 231 НК РФ).

Ситуация 2. Переплата по НДФЛ образовалась из-за того, что организация перечислила в бюджет налог в большей сумме, чем положено. При этом налог с доходов сотрудников был рассчитан и удержан верно.

В данном случае переплаченные в бюджет деньги можно вернуть на банковский счет организации.

Для этого нужно подать в налоговую инспекцию заявление по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (Приложение 8). К нему нужно приложить платежное поручение на уплату налога и выписку из регистра по НДФЛ. Эти документы подтвердят, что лишние суммы были уплачены в бюджет.

Такой вывод следует из статьи 78 НК РФ и письма Минфина России от 23.11.2017 № 03-04-05/77502.

Получив комплект документов, ИФНС будет возвращать переплату по общей процедуре, которая прописана в статье 78 НК РФ.
Правда, здесь может возникнуть одна сложность.

Она связана с тем, что НДФЛ работодатель платит не за себя, а за своих сотрудников. Именно они являются налогоплательщиками, а организация выступает как налоговый агент.

Обязанность перечислить НДФЛ в бюджет появляется у налогового агента только после того, как налог был удержан из доходов налогоплательщика. И только в пределах той суммы, которая была фактически удержана. А удержать сумму налога можно лишь при фактической выдаче зарплаты из кассы или при переводе на банковский счет сотрудника (письма Минфина от 13.02.2019 № 03-04-06/8932, от 01.02.2016 № 03-04-06/4321, от 10.07.2014 № 03-04-06/33737, ФНС от 25.07.2014 № БС-4-11/14507).

Перечислять налог в бюджет за счет собственных средств налоговые агенты не вправе. Делать это прямо запрещает пункт 9 статьи 226 НК РФ.

Вот и получается, что раньше, чем организация выплатила доход, перечислить НДФЛ в бюджет невозможно. Поэтому, если налоговый агент заплатил налог в бюджет больше, чем удержал, или перечислил НДФЛ раньше срока, налоговые инспекторы не считают такие суммы ни авансовым платежом, ни излишне уплаченным налогом. Они рассматривают их как ошибочный платеж.

Такой вывод следует, в частности, из Письма ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@.

По этим причинам, как показывает практика, некоторые инспекции не принимают утвержденную форму заявления на возврат налога. В этом случае, чтобы вернуть переплату по НДФЛ, можно заполнить заявление в произвольной форме. Например, так:

Когда можно зачесть переплату по НДФЛ

НДФЛ является федеральным налогом.

По общему правилу, переплату по федеральному налогу можно зачесть:

в счет погашения недоимки (задолженности по пеням, штрафам) по другим федеральным налогам;
в счет предстоящих платежей по тому же или другим федеральным налогам.

Основание – статья 78 НК РФ.

Однако и здесь есть нюансы.

Если переплата по НДФЛ образовалась из-за того, что налог был излишне удержан из доходов налогоплательщиков, то зачесть такую переплату в счет других федеральных налогов (например, НДС или налога на прибыль) не получится. Чиновники считают, что нельзя зачесть переплату, которую организация излишне удержала у налогоплательщика в качестве налогового агента, в счет обязательств по тем налогам, которые она платит как налогоплательщик. Об этом сказано, в частности, в Письме Минфина от 22.01.2018 № 03-02-07/1/3224.

Таким образом, в данной ситуации возможен единственный выход – возвращать излишне удержанный НДФЛ по процедуре, которая установлена статьей 231 НК РФ (она была рассмотрена выше).

Если организация без ошибок исчислила и удержала НДФЛ, но в бюджет перечислила больше, чем положено (или заплатила налог за счет собственных средств досрочно), то правила такие.

Зачесть переплату в счет будущих платежей по НДФЛ в данном случае не удастся. Ведь, как уже было сказано, такая переплата будет считаться ошибочным платежом (а не суммой НДФЛ, уплаченной налоговым агентом). Стало быть, зачесть такой платеж в счет НДФЛ – нельзя. Об этом сказано в Письме ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@.

А вот зачесть этот ошибочный платеж в счет других федеральных налогов, которые организация платит как налогоплательщик, – вполне возможно. Например, его можно зачесть в счет недоимок или будущих платежей по НДС или налогу на прибыль (Письмо ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@). Чтобы зачесть переплату по НДФЛ в другие налоги, в налоговую инспекцию нужно подать заявление по форме, которая утверждена приказом ФНС от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@. К заявлению нужно приложить платежное поручение и выписку из регистра по НДФЛ.

Пример 2

13 августа бухгалтер удержал и заплатил НДФЛ с зарплаты работников за июль. Сумма удержанного налога составила 20 000 руб. По ошибке, в бюджет было перечислено больше, чем удержано. Сумма платежа по НДФЛ составила 32 000 руб. Организация решила зачесть переплату в сумме 12 000 руб. в счет предстоящих платежей по НДС за III квартал 2019 года. Для этого бухгалтер подал в налоговую инспекцию заявление на зачет.

Подведем итог. Ошибки при исчислении НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, возможны на любой стадии этого процесса. Так, бухгалтер может неверно удержать налог – неправильно рассчитав налоговую базу или некорректно применив вычеты по НДФЛ. Но даже если налог удержан правильно – никто не застрахован от ошибок при его перечислении. Процесс возврата НДФЛ из бюджета достаточно трудоемкий и длительный.

Тогда риск возникновения переплат по НДФЛ вследствие ошибки в расчете или платежном поручении будет практически исключен. Уникальная система многоуровневого контроля, которую мы внедрили, позволяет исключить ошибки на любой стадии процесса. Все рутинные операции автоматизированы. Помимо этого, ежедневный аудит качества учета осуществляет программа «Электронный аудитор», созданная нашими IT-специалистами на базе программного продукта 1С.

Но даже если случится маловероятное – по вине наших специалистов у клиента возникнет переплата НДФЛ – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.

НДФЛ – Налог на доходы, которыми облагаются физические лица. Простыми словами, справка НДФЛ-2 это официальный документ, который отражает все данные о налоговых поступлениях, которые взимаются со всех работающих граждан РФ, за определенный промежуток времени. Все сведения данные, указанные в документе предоставляются в налоговый отдел конкретного территориального управления.

Особенности получения и кто выдает 2-НДФЛ

В справке отражается вся информация о настоящем доходе гражданина (зарплата), налоги и другие отчисления с конкретного работника, которые выражаются в конкретных цифрах государственной валюты. На работодателя ложиться ответственность за перечисление всех выплат в государственные фонды за каждого наемного сотрудника своей организации.

К особенностям оформления и получения документа относят следующее:

Получить 2-НДФЛ можно только по месту работы.
Кроме сведений об обязательных отчислениях, справка должна иметь полные реквизиты организации и быть заверена головной печатью предприятия.
2-НДФЛ оформляют уполномоченные сотрудники бухгалтерии.
В соответствии с нормами закона РФ, работодатель должен предоставить наемному работнику справку 2-НДФЛ не позже, чем через 3 дня после написания заявления.
Основанием получить справку считается письменное заявление работника с просьбой оформить документ. При этом работник не обязан указывать причины, по которым ему необходимо получение данного документа.
Устная просьба на выдачу документа не регламентирована Трудовым Кодексом и не может считаться основанием для оформления НДФЛ-2.

Сведения, которые отображаются в 2-НДФЛ

Документ будет считаться действительным только после корректного заполнения и последующего визирования. Не допустимы любые отступления от принятого стандарта выписки документа (подчеркивание, использование ретуши, белого корректора). 2-НДФЛ что это такое по своим параграфам:

Данные работодателя: название компании (предприятия), перечисление всех реквизитов, Код Причины Постановки (КПП) в налоговом управлении (региональном отделе).
Данные наемного работника. В документе указываются все данные с первых двух страниц паспорта гражданина РФ.
Сумма дохода работника, указывается помесячно.
Налоговые отчисления с указанием кодов. (социальные, имущество, стандарт). Графа заполняется в том случае, если наемный сотрудник имел право на их получение.
Итоговая (общая) сумма дохода и налоговых отчислений.

Корректное заполнение разделов документа - это полная ответственность бухгалтера, получателю документа рекомендуется запомнить следующие моменты:

В графе «Признак» указывается цифра «1» , если справка прилагается к ежегодной отчетности в налоговую инспекцию.
Если справка предоставляется впервые, в графе «Номер корректировки»» указываются цифры «00» .

2-НДФЛ новая форма 2021 бланк образец заполнения

Ниже представлен образец новой формы 2021 года дающий представление, Как выглядит справка 2-НДФЛ с расшифровкой указанных данных.

Видео: как заполнить бланк 2 НДФЛ

Для чего нужна справка 2-НДФЛ

Согласно статистическому отчету в большинстве случаев кредитно-финансовые учреждения требуют с потенциального заемщика предоставить справку 2-НДФЛ как главный документ (после паспорта) при оформлении кредита.

С помощью этого документа банковские организации определяют платежеспособность клиента и стабильность его основного дохода. Справка 2-НДФЛ является обязательной при оформлении ипотеки, получения автокредита и оформлении других крупных займов. Для чего еще, в каких случаях может быть нужна справка 2-НДФЛ:

Для получения государственного налогового вычета . Если физическое лицо, согласно законодательству, имеет право на субсидирование, льготное обучение, относится к малообеспеченным социальным категориям граждан и пр.
В процессе судебных тяжб и споров , касающихся: имущественных споров, при разводах, определении наказания в виде компенсации материального и морального ущерба, выплат потерпевшей стороне и пр.
При оформлении пенсии по возрасту . В этом случае, только НДФЛ-2 считается подтверждающим документом для расчета конкретной суммы пенсионных выплат.
При установлении опекунства над несовершеннолетними или недееспособными лицами, требующими опеки. В процессе сбора документов для процедуры усыновления ребенка.
При оформлении на новое место работы . В 50% случаем работодатели требуют от потенциального работника предоставление документа с отчетностью по доходам и отчислениям за последние 6-ть месяцев. Рекомендуется оформить 2-НДФЛ непосредственно в период увольнения.
При оформлении визы . В некоторых случаях при оформлении визы в консульстве необходимо предоставить только выписку с карты заработной платы. Оформление выписки осуществляется в бухгалтерии предприятия (организации).
Для получения и расчетов суммы пособия безработным . Центры занятости производят начисление пособий согласно информации, отображенной в справке 2 НДФЛ за последние шесть месяцев. Рекомендуется стать на учет в центре занятости не позже, чем через два месяца после увольнения (сокращения и пр.) с основного места работы.
При оформлении кредитов . Читайте подробнее, какие банки дают кредит без справки 2-НДФЛ.

Особенности оформления НДФЛ в период декретного отпуска и больничного

Женщинам, находящимся в декретном отпуске справка НДФЛ может потребоваться:

При увольнении. Расчеты выплат согласно декретному листу производятся за последние 2 года трудовой деятельности.
Для правильного расчета пособия-компенсации, которые производятся социальными службами по уходу за ребенком.

Женщинам, прерывающим работу в связи с наступлением декретного времени, получают пособие, которое составляет 100% от ее среднего заработка. Выплаты производит работодатель. Стаж работы при начислении декретного пособия не учитывается.

При начислении выплат согласно больничному, источником информации для корректного начисления выплат служит справка НДФЛ-2 (согласно законодательству РФ с 2010 г.). В обязанности бухгалтера предприятия входит расчет средней заработной платы за последние два года. Эта сумма будет начислена работнику в качестве оплаты труда по оплачиваемому больничному листу.

2-НДФЛ при трудоустройстве

Самостоятельно передать справку 2-НДФЛ с прошлого рабочего места очень выгодно самому работнику. Только на основании этого документа бухгалтерия новой компании может правильно начислить сумму предполагаемых пособий. Если расчет осуществляется на основании справки, минуя общие нормативные документы, окончательная сумма к выплате может быть значительно выше.

Если сотрудник попадает в категорию граждан, к которым применяется статья 218 Налогового Кодекса РФ, будущий работодатель имеет право требовать от потенциального сотрудника предоставить документ в обязательном порядке. Только в этом случае можно гарантировать правильность начисления детских и недетских вычетов от государства.

Изменения в документе 2-НДФЛ

Чтобы понять, как, как выглядит справка 2-НДФЛ на сегодняшнее время, следует указать на новые окна и параграфы, которые появились в документе и которые являются обязательными для заполнения:

Графа 2 («Данные о сотруднике») дополнилась пунктом «ИНН в стране гражданства». Этот раздел заполняют служащие, которые не имеют гражданства РФ и имеют статус: «Иностранный гражданин».
Раздел, определяющий статус налогоплательщика получил новые параграфы:

Графа, которую заполняют лица, которые являются соотечественниками, но относятся к категории «добровольный переселенец с зарубежных стран».
Графа для лиц, имеющих официальный статус «беженец». К данной категории иностранных граждан, так же относятся лица, которым предоставлено временное убежище.
Граждане других государств, которым предоставлен специальный патент для работы на предприятии (в организации).

Ошибки при заполнении параграфов справки

Оформление документа предполагает использование стандартного бланка. Не допускаются зачеркивания, подчеркивания, использование белого корректора и цветного маркера. Самые распространенные ошибки, которые допускают бухгалтера при составлении документа:

Неправильно указан формат даты выдачи документа. Правила допускают следующий стандарт: Число. Месяц. Год.
Некорректно заполнено поле «налоговый агент». В данном параграфе должна стоять виза (подпись) сотрудника бухгалтерии, уполномоченного для выдачи документа. Виза проставляется только синими шариковыми чернилами, и не закрывается мокрой печатью.
Нахождение печати допускается только в определенном месте «М.П». Реквизиты штампа должны четко просматриваться и быть однородными.

Любые технические огрехи, неправильность в заполнении параграфов бланка может привести к тому, что справка будет признана недействительной.

Отличия 2-НДФЛ от 3-НДФЛ

Документ, в котором гражданин декларирует все свои доходы, заполняет самостоятельно и так же самостоятельно предоставляет в налоговую службу своего района, носит название «Справка 3-НДФЛ». В этом документе должны учитываться все сторонние доходы гражданина помимо оплаты труда на производстве (предприятии, организации и пр.).

Например, государственные налоговые отчисления предусмотрены, если гражданин продает недвижимость, которая является его прямой собственностью менее 36 мес. В этом случае с гражданина будет удержаны налоговые отчисления, которые отобразятся в справке НДФЛ-3.

Срок действия 2-НДФЛ

В соответствии с законодательством РФ (ст. 23 НК) для такого документа как справка о доходах граждан, временные рамки действия не ограничены, т.е. документ будет действительным в любое время. Но, поскольку в разных организациях действует индивидуальная система внутреннего документооборота, которая не регламентирована законом, то предприятие (компания) могут потребовать от претендента на должность или в рабочий штат предоставить справку о доходах с прошлого места занятости за предыдущие 6-ть месяцев (реже за 1 год).

Данное требование вполне законно, поскольку ежеквартально происходят изменения порядка начислений выплат, налоговых отчислений, назначаются и отменяются выплаты по субсидиям и льготные начисления. Главные позиции, которые должны быть отображены в документе:

Данные справки должны быть актуальны на текущее время.
Все начисления, которые получил гражданин на последнем месте работы.
Суммы всех налоговых ставок и отчислений.

Заемщику рекомендуется уточнить в кредитной организации, какие стандарты оформления справки 2-НДФЛ предусмотрены в данном учреждении. Формы бланка и правила оформления документа для государственных и частных финансовых структур могут иметь значительные отличия. Это сэкономит время и поможет собрать необходимый пакет документов в кратчайшие сроки.

Читайте также: