Как перевести работника на дистанционную работу в связи с коронавирусом пошаговая инструкция

Опубликовано: 07.05.2025

Дата публикации 18.03.2020

Организация в связи с угрозой распространения коронавируса приняла решение перевести сотрудников на удаленный режим работы на период карантина. Как это сделать, какие документы оформить, нужно ли вносить изменения в трудовые договоры с работниками?

Если вы решили перевести офисных сотрудников на удаленный режим работы, то к трудовым договорам с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе.

Дистанционная работа – это выполнение работником должностных обязанностей вне места нахождения работодателя. Важной характеристикой такой работы является то, что всё взаимодействие происходит через интернет. Кроме того, при дистанционной работе сотрудник не занимается производством какой-либо продукции (в отличие от надомной).

Если с сотрудником заключен обычный трудовой договор, то к нему необходимо подписать дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. Этот период может быть обозначен либо конкретным сроком, либо событием, которое должно произойти, например "до нормализации эпидемиологической обстановки в городе (регионе или стране)".

При этом обращаем внимание, что сроки действия условия о дистанционной работе могут определяться решениями исполнительной власти регионального или местного уровня. Так, в городе Москве принят указ мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ "О введении режима повышенной готовности". На период действия этого акта можно заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе.

При переходе на дистанционную работу работодателю потребуется после заключения дополнительного соглашения издать соответствующий приказ.

С этим выводом согласился и Минтруд России в письме от 14.05.2019 № 14-2/ООГ-3389.

ТК РФ не запрещает сотруднику обратиться к работодателю с просьбой о переводе на дистанционную работу. После подачи такого заявления стороны могут заключить дополнительное соглашение о дистанционно работе.

Работодатель не обязан обеспечивать работника на удаленной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации, но может это сделать. А вот возмещать сотруднику расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей, работодатель должен. Прежде всего, к таким расходам относятся расходы на связь и интернет. Порядок возмещения этих расходов лучше всего закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору.

При переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих коммерческую тайну. Поэтому также рекомендуем изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступа к внутренним базам данных и аналогичным внутренним ресурсам. Если сотрудникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи- идентификаторы, то желательно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если ранее этих правил не было, то с ними необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.

Законодательство не устанавливает правил отчета для дистанционных работников о проделанной работе. Однако работодатель может определить порядок, форму и периодичность такого отчета. Условия об этом можно установить в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте, а также включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Аналогичным образом необходимо установить порядок взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении.

В отношении табеля учета рабочего времени отметим следующее. Трудовое законодательство не содержит особенностей заполнения табеля на дистанционного работника. В связи с этим рекомендуется заполнять табель учета рабочего времени следующим образом. В будние дни проставляется отметка о присутствии ("Я" или числовое обозначение "01"). Выходные и нерабочие праздничные дни отмечаются "В" или числовым обозначением "26".

Минтруд рекомендовал всем работодателям в связи с коронавирусом по возможности переводить сотрудников в режим удаленной работы. При этом ведомство напомнило о том, какие действия должны предпринять компании для правильного оформления процесса. Разбираемся, на что именно акцентировано внимание.

Согласно Трудовому кодексу формат работы из дома допускается, если на то имеются производственные условия. Очевидно, что для эффективного выполнения своих трудовых функций сотруднику нужны ресурсы. Будет ли он сам себя обеспечивать такими ресурсами или ему поможет работодатель — все это решается и прописывается в рамках конкретной компании (ст. 312.2 ТК РФ).

Перевод сотрудника на удаленную работу: действия работодателя

Ранее мы опубликовали подробную статью о том, как перевести сотрудника на удаленку с учетом всех деталей. Но в ней мы описали стандартную ситуацию. В связи с текущими событиями у бизнеса возникают дополнительные вопросы относительно перевода на удаленную работу. В частности, они касаются оформления приказа. На этот и другие вопросы ответил Минтруд.

1. Подготовить списки работников, которые будут переведены на удаленную работу, и порядок организации работы в таком режиме.

Порядок организации работы включает:

• график;
• способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнение;
• возможность использования ресурсов организации на дому.

Важно убедиться, что у конкретного сотрудника, который попал в такие списки, есть все необходимые инструменты для полноценного труда или вы располагаете необходимыми ресурсами, чтобы обеспечить его всем необходимым вплоть до ноутбука.

2. Издать приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV)) переводе сотрудников на удаленную работу на дому.

Приказ нужно не только издать, но и ознакомить с ним работников под роспись.

Работа из дома: 5 распространенных вопросов и ответы на них

Вопрос № 1

Ответ

Да, он может отказаться от командировки, если основания для отказа предусмотрены в Трудовом кодексе или трудовом договоре.

Минтруд напоминает, что есть категории работников, которых нельзя направлять в командировку без согласия:

• женщин с детьми до 3-х лет;
• одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5-ти лет;
• работников, имеющих детей-инвалидов;
• работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением;
• беременных женщин;
• несовершеннолетних сотрудников, кроме спортсменов и творческих работников;
• работников, заключивших ученический договор, если командировка не связана с ученичеством;
• инвалидов, если такое ограничение указано в индивидуальной программе реабилитации.

В любом случае после возвращения из командировки работнику обязательно придется соблюдать карантин.

Вопрос № 2

В городе, где работает сотрудник, не введено распоряжение о повышенной готовности из-за коронавируса. Может ли он по желанию перейти на удаленную работу?

Ответ

Может, если согласует этот вопрос со своим работодателем.

Вопрос № 3

Может ли работодатель отказать сотруднику в возможности временно работать удаленно?

Ответ

Работодатель действительно вправе отказать в такой возможности. Но с учетом текущих обстоятельств Минтруд надеется на то, что бизнес с пониманием отнесется к необходимости противодействия распространению коронавируса и организует удаленную работу для всех сотрудников, чей функционал позволяет им трудиться дистанционно.

Вопрос № 4

Можно ли заключать и расторгать трудовой договор удаленно?

Ответ

Да, можно. В случае с заключением трудового договора важно:

• помнить о том, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах;
• каждый экземпляр должен быть подписан работником и работодателем;
• работнику передается один подписанный экземпляр трудового договора;
• возможно подписание трудового договора усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, предусмотренном для дистанционных работников гл. 49.1 ТК РФ.

В случае удаленного расторжения трудового договора нужно помнить об обязательном соблюдении всех требований трудового законодательства: о сроках и порядке уведомления работодателя (когда инициатива увольнения исходит от работника) и о сроках уведомления и выплат сотруднику (когда увольнение происходит по инициативе работодателя).

Вопрос № 5

Как дистанционная работа влияет на зарплату?

Ответ

Изменение места выполнения трудовой функции никак не влияет на уровень оплаты.

В РФ активно выявляются случаи заражения людей вирусом COVID-19. Так, существует реальная угроза для здоровья и жизни населения. Руководствуясь соображениями санитарно-эпидемиологической безопасности и стремлением предотвратить дальнейшее нарастание числа зараженных, Минтруд РФ предложил работодателям оформить для штатных сотрудников перевод на удаленную работу в связи с коронавриусом.

Такая мера позволит гражданам продолжать трудиться, получать заслуженную зарплату и, что самое важное, сохранить здоровье друг друга, соблюдая карантин и самоизоляцию.

Пошаговый порядок перевода работников на дистанционную работу из-за коронавируса

Понятие удаленного труда, его юридическая специфика и другие особенности четко определяются положениями главы 49.1 Трудового кодекса РФ – статьями 312.1-312.5 данного нормативно-правового акта.

Как оговорено статьей 312.1 ТК РФ, дистанционной занятостью считается выполнение сотрудником своих должностных обязанностей за пределами стационарного места дислокации его работодателя.

При этом конкретизируется, что участники трудовых отношений взаимодействуют друг с другом через интернет или иные информационно-телекоммуникационные сети.

Как вариант, гражданин может трудиться в домашних условиях, общаясь со своим руководителем через систему удаленной связи, что также относится к дистанционной занятости. Однако надомная (удаленная) работа конкретного сотрудника организации должна регламентироваться его письменными договоренностями с работодателем.

Если человек ранее работал по месту нахождения своего работодателя, а затем в связи с угрозой коронавируса перешёл на режим дистанционной занятости, потребуется откорректировать трудовой договор. Чтобы внести соответствующие изменения, нужно составить дополнительное соглашение к базовому трудовому договору.

Таким образом, перевод физлица на удаленную систему вовсе не требует перезаключения уже имеющегося трудового договора. Достаточно будет оформить дополнительное письменное соглашение, вносящее необходимые изменения в ранее оговоренные условия работы.

Иначе говоря, гражданин продолжает трудиться у данного работодателя, но в течение некоторого времени он будет выполнять свои обязанности на дому, то есть дистанционно. Этот факт и изменившиеся условия труда нужно отразить в дополнительном соглашении.

Переход на дистанционную работу может инициироваться как самим работником, так и его работодателем.

Чтобы правильно оформить перевод наемного сотрудника на удаленный режим работы по причине коронавируса, Минтруда РФ предлагает следовать такому общему порядку:

Если вышеприведенный порядок не был соблюден сторонами, а наемный сотрудник фактически приступил к удаленной (надомной) работе, отсутствие этого гражданина на стационарном рабочем месте может считаться прогулом.

Устные договоренности сторон, которые не подтверждены соответствующими письменными документами (заявление или согласие, приказ, дополнительное соглашение), также не будут иметь юридическую силу.

Как оформить переход на удаленный режим?

Как уже говорилось ранее, переход физлица на удаленный режим труда требуется подтвердить оформлением конкретных письменных документов, составляемых свободно:

• Заявление сотрудника, содержащее просьбу о его переводе на дистанционную занятость. Оно подается, если такой переход инициируется самим работником, и адресуется непосредственно руководителю организации-работодателя. В нем нужно сформулировать соответствующую просьбу, указав причину перевода – угроза короновируса.

• Согласие сотрудника на удаленную работу, если данный переход инициируется работодателем. Такое согласие дается физлицом как ответ на письменное уведомление, ранее полученное от директора фирмы, и оформляется по тому же шаблону, что и заявление, описанное выше.

• Распоряжение (приказ) руководителя организации о переводе конкретного лица или группы сотрудников на дистанционную систему трудовой занятости по причине коронавируса. Приказ составляется на основании заявления (согласия), предоставленного работником или каждым из упомянутых работников. В приказе нужно обозначить четкий срок действия удаленного режима (дата начала, дата окончания). Конкретным ответственным лицам, отмеченным в распоряжении, даются задания по обеспечению надлежащих условий для надомного труда.

• Дополнительное соглашение, которое заключается как приложение к базовому трудовому договору. Данное соглашение оформляется с каждым сотрудником, перешедшим на удаленный труд. Бумага подтверждает изменение рабочего места и условий труда, обусловленное переходом на дистанционную занятость. Нужно обозначить продолжительность работы, порядок технического оснащения, контроля и оплаты труда, способы обмена информацией, а также иные аспекты, имеющие значение. Каждый из двух экземпляров этого документа подписывается обеими сторонами.

Как оплачивается труд на удаленке?

Зарплата сотрудника, порядок её определения, принципы начисления и способы выдачи регламентируются содержанием базового трудового договора.

Если работник перешёл на дистанционный режим занятости в связи с угрозой распространения коронавируса COVID-19, его труд рекомендуется оплачивать по ранее действовавшим правилам. Иначе говоря, предпочтительной является та система вознаграждения, которая применялась до изменения рабочего места.

Если действующий порядок оплаты труда не меняется при переходе на дистанционный режим, данный факт фиксируется дополнительным соглашением к базовому трудовому договору.

Сроки выдачи зарплаты определяются локальными регламентами работодателя. Как правило, деньги выдаются 2 раза в месяц с соблюдением пятнадцатидневного интервала между выплатами. Средства перечисляются работникам на банковские карты в безналичном порядке.

Что делать, если работодатель не хочет переводить на работу удаленно?

Минтруда РФ полагает, что удаленная занятость является наилучшим подходом к организации трудовой деятельности наемных сотрудников при существующей угрозе распространения коронавируса. Такой вариант позволяет работодателю не закрываться, а работнику – продолжать трудиться, ограничив все возможные контакты до минимума. Это поможет эффективно поддержать экономику, сохранив рабочие места, потребителей и сам бизнес, а также предотвратить вспышку заражения.

Следует, однако, понимать, что переход на дистанционный режим – добровольное дело работодателя. Ведь применение удаленной занятости является рекомендацией, но не обязательным требованием.

Это значит, что руководитель компании может законно отказаться от использования надомного (дистанционного) труда, не боясь привлечения к какой-либо ответственности. Более того, любой работодатель вправе отклонить просьбу своего сотрудника о переводе на удаленный режим.

Полезное видео

Также рекомендуем посмотреть данное видео, где даны рекомендации работодателям по организации работы персонала на дистанционных условиях:

Выводы

Если дистанционный труд не представляется возможным из-за специфики работы организации, её персоналу следует предоставить нерабочие дни, то есть вынужденные выходные. Если работодатель сможет создать условия для удаленной занятости своих сотрудников, вышеприведенной рекомендацией Минтруда стоит воспользоваться. При этом необходимо соблюдать соответствующие требования Трудового кодекса РФ (ТК).

Дистанционный режим, инициированный наемным работником или его работодателем, самостоятельно утверждается и регламентируется каждым конкретным предприятием, что предусматривает своевременное оформление определенной документации.

Организация переводит сотрудников на удаленную работу в связи с коронавирусом для соблюдения мер по снижению рисков распространения COVID-2019.

Как оформить удаленный доступ работы в связи с коронавирусом?

Как оформить приказ о переводе сотрудника на удаленную работу в связи с коронавирусом в 1С Бухгалтерия?

Введение удаленной работы в связи с коронавирусом

Если работодатель принимает решение перевести работника на удаленную работу в связи с коронавирусом, это можно сделать по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ):

• получите заявление о переводе от работника на удаленку; PDF
• оформите дополнительное соглашение к трудовому договору; PDF
• оформите приказ о переводе сотрудника на удаленную работу в связи с коронавирусом. PDF

В дополнительном соглашении укажите (ст. 312.3 ТК РФ):

• условие об удаленном характере работы;
• порядок обеспечения безопасных условий и охраны труда работника;
• условия документооборота между работниками и работодателем;
• порядок обеспечения работника необходимыми средствами для работы (оборудование и т. п.), либо компенсации за использование собственного имущества;
• порядок контроля за исполнением обязанностей работника;
• другие важные нюансы удаленного формата работы в связи с коронавирусом.

Статья 72.2 ТК РФ в данном случает неприменима, поскольку она предполагает временный перевод по инициативе работодателя на другую работу для предотвращения экстренных ситуаций или устранения их последствий (эпидемии, землетрясения и т. п).

Работая из дома, сотрудники таких действий не производят, а просто выполняют свои трудовые обязанности.

Если в организации есть сотрудники, в чьей работе отпала необходимость (уборщики, хозяйственники, водители и др.), которых нельзя перевести на удаленку, возможные варианты временного «дистанцирования»:

• Получить заявление на отпуск без содержания (ст. 128 ТК РФ). При этом нельзя допускать принуждения и массового характера отправки в такой отпуск — это чревато штрафами ГИТ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
• Объявить простой по независящим от работника и работодателя причинам с изданием соответствующего приказа. Однако в этом случае придется платить не менее 2/3 тарифной ставки или оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ).

• Сотрудник уже заболел или прибыл из эпидемиологически неблагополучных стран (порядок выдачи больничных листов определяется решением местных органов власти). Оформляется листок нетрудоспособности через документ Больничный лист.
• У работника выявлены симптомы заболевания, он отстранен от работы, а также отправлен на больничный (порядок действий определяется решением местных органов власти, например, Указом Мэра г. Москвы 05.03.2020 N 12-УМ).

Приказ о переводе сотрудника на удаленную работу в связи с коронавирусом

Шаг 1. При переводе на удаленный формат работы в связи с коронавирусом, если одновременно не меняются другие условия труда, можно составить приказ в свободной форме вне программы 1С.

В этом случае нумерация кадровых переводов в 1С сдвинется на количество оформленных вне программы приказов. Чтобы не забыть восстановить нумерацию, в предыдущем приказе в 1С сделайте об этом пометку в поле Комментарий .

А в следующем по порядку кадровом документе измените Номер вручную.

Для этого начните вводить в поле Номер вводить номер вручную, в появившемся окне с вопросом нажмите Да и введите нужный номер.

Шаг 2. Если приказ о переводе на удаленную работу оформлен вне 1С, то в печатной форме личной карточки работника Т-2 в разделе Дополнительные сведения сделайте вручную пометку о переводе.

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

.Здравствуйте ! Нужно ли подавать сведения о переводе сотрудников на.прошу прислать допсоглашение к трудовому договору на удаленную работу во.У вас нет доступа на просмотр. Чтобы получить доступ: Оформите.

Карточка публикации

(4 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Все комментарии (1)

Мы консультируем по работе в 1С:Бухгалтерия 3.0. Обратите внимание, что в комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Все вопросы по работе с программой задавайте, пожалуйста, по ссылке Задать вопрос по 1С в шапке сайта или в вашем Личном кабинете по ссылке Мои вопросы.

Все больше работодателей принимает решение о переводе сотрудников на дистанционную работу. Это выгодно для обеих сторон. Работодатель сможет сэкономить средства на организации рабочего места. Сотрудник избавится от необходимости ежедневно ездить на работу.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Особенности перевода на дистанционную работу

Возможность организации дистанционной работы возникла с появлением интернета. Подобный режим труда практикуется достаточно давно. Но ранее руководители и сотрудники устанавливали все нюансы подобного сотрудничества самостоятельно, так как дистанционная работа не была регламентирована законом. Однако с 2016 года все изменилось. Тогда была введена поправка в главу 49.1 ТК.

Определение дистанционной работы содержится в статье 312.1 ТК.

Внимание! Считается, что сотрудник работает дистанционно только при заключении соответствующего трудового соглашения с работодателем. На основании этого договора и работодатель, и трудящийся несут определенную ответственность.

Работодатель может перевести сотрудника на удаленную работу в том случае, если он уже трудится в организации на обычных условиях. При этом требуется документальное оформление. В частности, необходимо перезаключить трудовое соглашение на основании статьи 312.2 ТК. В новом договоре должны присутствовать обязанности и права сотрудника. После заключения договора потребуется издать приказ, в котором указаны основания для перевода на дистанционку. Желательно создать допсоглашение к трудовому договору с перечнем условий работы.

При создании нового договора требуется опираться на положения главы 12 ТК. К примеру, дистанционный сотрудник может внести изменения в допсоглашение. Работодатель должен это учесть.

Порядок действий при переводе на дистанционку

Пошаговая инструкция по переводе сотрудника на дистанционную работу:

1. Сотрудник направляет работодателю заявление с просьбой о переводе на дистанционную работу. Создается оно в свободной форме. В заявлении нужно указать основание для перевода.
2. Составляется новый трудовой договор с измененными условиями.
3. Издается приказ о переводе.
4. Составляется допсоглашение к переводу, которое подписывает сотрудник.
5. В личную карточку работника вносится соответствующая пометка.
6. В табеле учета рабочего времени отражается время, которое работник обязан отработать.
7. Пометка о переводе вносится в трудовую книжку.

Составленные документы вступят в силу сразу после их подписания.

Обязательные условия перевода

В трудовом договоре с дистанционным работником должны присутствовать обязательные условия.

Условие о рабочем месте

Обязательность этого положения оговорена в статье 57 ТК. У работодателя может возникнуть вопрос о том, какое рабочее место указывать, если сотрудник будет работать дистанционно. Можно использовать такую формулировку: «рабочее место сотрудник определяет по собственному усмотрению».

Условие о трудовых функциях

Следует прописать все функции, которые должен будет выполнять сотрудник. При этом они должны быть такими, чтобы работник мог работать дистанционно. Если обязанности специалиста предполагают нахождение в определенном месте, положение о дистанционке иметь силы не будет.

Условие о рабочем режиме

Можно указать, что сотрудник вправе сам устанавливать себе режим работы. Но в целях защиты интересов работодателя и прав сотрудника рекомендуется указать продолжительность рабочего дня и длительность рабочей недели.

Условие о расторжении договора по инициативе руководителя

В договоре можно прописать обстоятельства, при которых работодатель будет вправе уволить дистанционного работника. К примеру, это может быть ненадлежащее выполнение рабочих функций.

Образец приказа руководителя

25 марта 2017 года

О переводе на дистанционную работу

В связи с заявлением сотрудника и ранее достигнутым соглашением

1. Перевести на дистанционную работу дизайнера по одежде Куликову И.О. с 1 апреля 2017 года.
2. Сохранить за Куликовой И.О. прежние трудовые функции и прежний оклад.
3. Отделу кадров создать дополнительное соглашение о переводе.

Читайте также:

  
• Что такое персональные данные работника ржд
  
• Какие зарплаты на красной поляне
  
• Нужна ли служебная записка к авансовому отчету
  
• Как пройти медкомиссию с высоким давлением на работу
  
• Какие льготы имеет ветеран труда в нижневартовске