Как подавать сведения в пенсионный фонд по трудовым книжкам

Опубликовано: 07.05.2025

Принимая нового сотрудника в штат организации работодатели обязаны заполнить отчет по форме СЗВ-ТД и подать его в ПФР для внесения данных о приеме на работу в электронную трудовую книжку работника.

В статье представлена инструкция по заполнению документа, а также приведена ссылка, по которой можно бесплатно скачать бланк отчета и его заполненный образец в формате excel в случае трудоустройства нового человека на работу.

Обязательно ли заполнять форму СЗВ-ТД при приеме на работу?

Обязанность работодателей по подготовке и подаче в ПФР сведений о трудовой деятельности сотрудников закреплена в Постановлении Правления ПФР №730п от 25.12.2019. Данный нормативный акт содержит в приложении 1 сам бланк СЗВ-ТД для бумажной подачи, в приложении 2 — порядок и правила его заполнения, в приложении 3 — электронный формат.

Важно, что форма СЗВ-ТД, утвержденная Постановлением №730п, действует только до 30 июня 2021 года. С 1 июля 2021 года в силу вступает новая редакция отчета, приложенная к Постановлению №769п от 27.10.2020.

Согласно п. 1.2 Порядка заполнения СЗВ-ТД подавать форму в Пенсионный фонд нужно при приеме на работу, а также в иных случаях изменения сведений о трудовой деятельности (увольнении, переводах, переименовании должности или названия организации). Основанием для заполнения является приказ руководителя.

В случае трудоустройства форма заполняется на основании приказа о приеме на работу, который составляется по факту заключения трудового договора.

Если для работника по-прежнему ведется бумажная трудовая книжка, то на основании приказа нужно внести данные также и в нее.

Заполнять сведения нужно при приеме как на основную работу, так и по совместительству. Если человек принимается на дистанционную работу, то также нужно сдать СЗВ-ТД.

Не нужно заполнять СЗВ-ТД, если он принимается на работу по гражданско-правовому договору, так как в ПФР подаются только сведения, которые регулируются трудовым законодательством.

Когда сдавать в ПФР — сроки сдачи

В соответствии с п. 1.8 Порядка заполнения СЗВ-ТД срок сдачи сведений о трудоустройстве — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу.

Такой же срок установлен и в случае составления сведений по факту увольнения сотрудника. В отношении прочих кадровых событий сдать форму нужно не позднее 15-го числа, следующего за месяцем, в котором произошли данные изменения.

Формат подачи может быть любым (бумажным или электронным), если в организации меньше 25-ти работников. Если численность персонала 25 и более, то сдать СЗВ-ТД можно только в электронном формате, согласно приложению 3.

Порядок заполнения

Заполнение формы выполняется после издания приказа о приеме на работу — в этот же день или на следующий рабочий. Нарушение этих сроков ведет к штрафам — 300-500 руб. за каждый несвоевременной поданный документ.

При заполнении СЗВ-ТД на бумаге нужно соблюдать следующие правила:

используется ручка с пастой любого цвета, кроме зеленого или красного;
буквы печатные;
допускается заполнение на компьютере с последующей распечаткой;
сокращения не допускаются;
исправлений и помарок не должно быть;
бумажный вариант подписывается руководителем или лицом, его замещающим;
печать ставится при ее наличии.

При составлении СЗВ-ТД в электронном формате документ заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью.

Сам бланк состоит из двух частей — в первой части заполняются реквизиты работодателя и работника, вторая часть содержит таблицу, где отражаются сведения о кадровом изменении.

Как заполнить сведения о страхователе (работодателе):

регистрационный номер, присвоенный при постановке на учет в ПФР в качестве страхователя (12 цифр указываются в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ);
полное название организации (ФИО ИП полностью);
ИНН/КПП организации (для ИП только ИНН).

Как заполнить сведения о застрахованном лице (работнике):

ФИО в именительном падеже — полностью, если отчества нет, то поле не заполняют;
дата рождения;
СНИЛС — номер лицевого счета работника в ПФР (11 цифр указываются в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ XX).

Следующие два поля для указания даты подачи заявления в случае приема на работу заполнять не нужно, если работник не подал соответствующее заявление новому работодателю.

Поле «отчетный период» также заполнять не нужно при сдаче СЗВ-ТД при трудоустройстве нового сотрудника.

Заполнение сведений о трудовой деятельности (10 граф таблицы):

1 — порядковый номер строки с кадровым мероприятием;
2 — дата приема на работу в формате ДД.ММ.ГГГГ;
3 — заглавными буквами вносится слово «ПРИЕМ»;
4 — трудовая функция — должность, профессия или вид работы, а также название подразделения, куда принимается человек. Наименование должности и подразделения должно соответствовать указанному в штатном расписании и трудовом договоре;
5 — код выполняемой функции (заполняется при наличии такого кода);
6 — не заполняется;
7 — документ основание — приказ о приеме на работу;
8 — дата приказа;
9 — номер приказа;
10 — графа нужна для отмены ранее поданных сведений о трудоустройстве — ставится знак X.

ПАМЯТКА СТРАХОВАТЕЛЮ

о порядке формирования и сроках представления

сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД

В рамках реализации проекта «Электронная трудовая книжка» 16.12.2019 г. приняты Федеральные законы № 436 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и № 439 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» устанавливающие обязанность работодателей с 01.01.2020 г. представлять в ПФР отчетность по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» (далее – форма СЗВ-ТД).

Форма СЗВ-ТД, порядок её заполнения, формат сведений, а также дополнительная информация, размещены на официальном сайте Пенсионного фонда РФ в разделе «Электронная трудовая книжка» (www.pfrf.ru).

Сроки представления отчетности по форме СЗВ-ТД

с 1 января 2020 года:

- не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия (прием, перевод, увольнение и прочие) либо подача работниками заявлений о ведении работодателем трудовых книжек (в электронном или бумажном виде);
- при представлении сведений впервые в отношении работника страхователь одновременно представляет сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя;
- при отсутствии в течение 2020 г. у работников кадровых мероприятий (прием, перевод, увольнение) и (или) подачи Заявлений сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года данным страхователем представляются не позднее 15 февраля 2021 года.

с 1 января 2021 года:

- в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи работником соответствующего Заявления – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод или подача Заявления;
- в случаях приема на работу и увольнения работника – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа о приеме на работу или увольнении.

Общие требования к заполнению и представлению формы СЗВ-ТД

- заполняется и представляется страхователями в ПФР на всех зарегистрированных лиц (в том числе, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены или прекращены трудовые отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ), а также в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе, перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и другие), а также в случае подачи зарегистрированным лицом Заявления;
- заполняется на основании приказов (распоряжений) и других документов кадрового учета страхователя;
- представляется страхователями в ПФР в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Если численность работающих зарегистрированных лиц за предшествующий отчетный период - месяц составляет менее 25 лиц, страхователь может представить отчетность на бумажном носителе, в этом случае документ заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии).

Особенности заполнения формы СЗВ-ТД

Условно форму СЗВ-ТД можно разделить на 5 разделов.

Сведения о страхователе.

В реквизитах страхователя указываются:

регистрационный номер страхователя, под которым страхователь зарегистрирован, как плательщик страховых взносов в территориальном органе ПФР; состоит из 12 цифр в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ;
наименование страхователя, его ИНН и КПП как налогоплательщика.

В разделе сведения о зарегистрированном лице указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) в именительном падеже, дата рождения и СНИЛС работника. Данные, указанные в вышеперечисленных полях, должны соответствовать данным, указанным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФР.
В разделе сведения о подаче заявления указывается дата подачи работодателю заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности.
Раздел отчетный период заполняется при ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД. Номер месяца указывается в виде 01, 02 и т.д., а год, за который представляется отчетность – 2020, и т.д.
Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица разделен на 3 подраздела:

a) кадровое мероприятие – в графе 2 указывается дата кадрового мероприятия (в формате ДД.ММ.ГГГГ); в графе 3 указывается вид кадрового мероприятия (прием, перевод, переименование, установление (присвоение), увольнение, запрет занимать должность (вид деятельности));

b) Наименование – в графе 4 указывается наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием работодателя; наименование структурного подразделения организации, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор; графа 5 «Код выполняемой функции» заполняется с 1 января 2021 г. в соответствии со справочником; в графе 6 указываются причина прекращения трудового договора и пункт, часть статьи, статья ТК РФ или иного ФЗ, являющиеся основанием для увольнения работника;

c) Основание проведения кадрового мероприятия – указываются наименование, дата и номер документа, (приказа, распоряжения, иного решения или документа страхователя), подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (прием, перевод, приостановление, увольнение и т.д.).

В случае, если требуется отменить запись по конкретному работнику, страхователем представляется форма СЗВ-ТД, в которой заполняются данные в полном соответствии с первоначальной записью, которую требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «Х».

Для корректировки сведений по работнику, необходимо отменить ранее представленные сведения (см. п. выше) и в следующей строке указать верные сведения.

Если за время работы зарегистрированного лица изменяется наименование страхователя, то об этом отдельной строкой в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» указывается «Переименование». В графе 2 указывается дата, с которой произошло изменение наименования страхователя. В графе 4 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» указывается, что «Старое наименование» с конкретного числа переименовано в «Новое наименование страхователя». В графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» указываются реквизиты приказов (распоряжений) или иных документов, подтверждающих изменение наименования страхователя.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность:

за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.

По всем возникающим вопросам обращаться в Управление Пенсионного фонда РФ по месту регистрации.

В Бухгалтерии появилась возможность вести электронные трудовые книжки. Также теперь вы можете отправлять в ПФР форму СЗВ-ТД. Читайте подробности в новости.

Обязанности работодателей в связи с электронными трудовыми

С 2020 года работодатели обязаны учитывать сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. На основании этих сведений формируются два документа:

отчет СЗВ-ТД, который работодатель отправляет в ПФР и таким образом передает фонду сведения об изменениях в трудовой деятельности работника;
форма СТД-Р со сведениями о периоде работы у конкретного работодателя — она выдается работнику по требованию или при увольнении (в Бухгалтерии эта форма появится в ближайшее время).

Также до конца 2020 года работодатель должен собрать у работников заявления о выборе формы ведения трудовой книжки:

в электронном виде — тогда работодатель делает запись об этом в бумажной трудовой книжке и отдает ее работнику;
в бумажном виде — тогда работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку; также ему придется вести трудовую и в электронном виде, чтобы сдавать СЗВ-ТД, но выдавать сотруднику форму СТД-Р в этом случае не нужно, потому что она заменяет бумажную трудовую книжку.

Работодатель обязан уведомить Пенсионный фонд о выборе каждого работника. Эти сведения передаются тоже через СЗВ-ТД.

Электронная трудовая книжка в Бухгалтерии

В Контур.Бухгалтерии электронная трудовая книжка находится в личной карточке сотрудника. Чтобы открыть ее, выберите вкладку «Сотрудники», нажмите на ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке выберите вкладку «Трудовая книжка».

Вкладка с трудовой книжкой есть у тех сотрудников, которые работают по трудовому договору или работали по нему какой-либо период в 2020 году. Если сотрудник работает только по договору ГПХ, такой вкладки нет.

В электронную трудовую книжку вы вносите записи о разных кадровых мероприятиях: приеме на работу, переводе на другую должность, увольнение, смену названия работодателя, а также установление второй и последующих профессий и запрет занимать должность.

Чтобы добавить запись о мероприятии, зайдите во вкладку «Трудовая книжка» нужного сотрудника. Нажмите на кнопку «+ Добавить мероприятие» и выберите мероприятие из раскрывающегося списка.

Если вам нужно внести исправления в электронную трудовую книжку, читайте инструкцию в нашей Справке.

Заявление в ПФР о выборе формы трудовой книжки

Получите от сотрудников заявления о выборе формы трудовой книжки. После этого уведомите о выборе каждого работника Пенсионный фонд.

Для этого выберите вкладку «Сотрудники», нажмите на ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке выберите вкладку «Трудовая книжка». Нажмите на кнопку «+ Добавить заявление».

В открывшемся окне укажите, в каком виде будет вестись трудовая книжка — в электронном или бумажном. Укажите дату заявления. Если заявление уже было отправлено через другой сервис, установите соответствующий флажок. Нажмите «Добавить».

Подготовка и отправка СЗВ-ТД

Если у сотрудников в трудовых книжках появились новые мероприятия, на вкладке «Главная» вы увидите задачу «Сдать отчет СЗВ-ТД». Срок задачи зависит от мероприятий:

для приема и увольнения — следующий рабочий день после даты приема или увольнения;
для отменяющих мероприятий — следующий рабочий день после даты отмены;
для остальных мероприятий — 15 число следующего месяца.

Также отчет можно создать на вкладке «Отчетность» → «ПФР» → кнопка «+ Создать отчет» → «СЗВ-ТД».

При подготовке отчета в открывшемся окне выберите отчетный период.

Сервис проверит наличие новых мероприятий или заявлений о выборе формы трудовой книжки, которые еще не были отправлены в ПФР.

Титульный лист. Все поля заполняются автоматически из реквизитов организации, проверьте их. Изменить данные можно в пункте «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты организации».

Сведения о трудовой деятельности сотрудников. Отображается список сотрудников, по которым нужно передать информацию в ПФР: мероприятия или заявление о выборе формы трудовой книжки. Чтобы просмотреть подробности, нажмите на ФИО сотрудника — откроется страница с данными сотрудника и всеми мероприятиями, которые были добавлены в личную карточку сервиса, но еще не отправлены в ПФР.

Если все данные заполнены верно, нажмите «Далее». Сервис проверит отчет еще раз и сообщит, если обнаружит ошибки. Ознакомиться с ошибками можно в протоколе.

«Клерк» Рубрика Отчетность в ПФР

В феврале 2020 года всем работодателям впервые предстоит сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о трудовой деятельности сотрудников. Появление нового отчета связано с переходом на электронные трудовые книжки. Вместе с новым бланком законодатели предусмотрели штрафы, которые заплатит работодатель, если опоздает со сдачей СЗВ-ТД или представит в нем неполные или недостоверные сведения. Разберемся, как заполнить этот отчет, в какой форме и в какие сроки представить, чтобы избежать штрафных санкций.

Зачем понадобился новый отчет

Чиновники придумали новый отчет СЗВ-ТД в связи с предстоящим переходом на электронные трудовые книжки (проект Закона № 748684-7 от 08.07.2019).

Дело в том, что с 01.01.2020 индивидуальные лицевые счета, открытые на каждого гражданина в ПФР, дополнят разделом «Сведения о трудовой деятельности». Данные в этот раздел будут попадать из отчетов СЗВ-ТД, полученных от работодателей.

Основное назначение СЗВ-ТД

У отчета СЗВ-ТД важная функция: передача в ПФР актуальных сведений о трудовой деятельности работников.

Благодаря СЗВ-ТД информационная база Пенсионного фонда будет дополняться необходимыми сведениями, доступ к которым для работников и работодателей будет быстрым и удобным.

Добавится ли работы кадровикам и бухгалтерам из-за отчета СЗВ-ТД?

Безусловно, новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.

Но есть и бонусы — у работодателей отпадают обязанности по ведению и хранению бумажных трудовых книжек. А вместе с этим исчезает целый комплекс проблем, присущих технологии работы с бумажными бланками трудовых книжек — по исправлению ошибочных записей, оформлению и заверению выписок из трудовых книжек, соблюдению сроков и способов передачи трудовой книжки при расторжении трудового договора и т. д.

Но говорить об облегчении труда кадровиков все-таки не приходится. Часть трудовых книжек им все-равно придется вести вручную на бумажных бланках — если сотрудники до конца 2020 года письменно попросят об этом работодателя.

В таком случае кадровику придется не только передавать сведения в ПФР в электронном или бумажном виде (с помощью отчета СЗВ-ТД), но и дублировать их в бумажной трудовой книжке таких сотрудников.

Кто обязан сдавать отчет СЗВ-ТД

Новый отчет обязаны сдавать все работодатели вне зависимости от численности штата. Даже если у вас в штате один сотрудник, отчет СЗВ-ТД придется представить в ПФР.

Законодательно пока не решен вопрос, нужно ли сдавать отчет по форме СЗВ-ТД, если в отчетном месяце никаких кадровых изменений не было.

Бланк СЗВ-ТД

ПФР уже разработал бланк СЗВ-ТД, но пока официально не утвердил. Это произойдет после того, как законодатели примут поправки в Закон № 27-ФЗ, и закончится процедура согласования формы отчета с Минтрудом России.

Незаполненный бланк умещается на одной странице и выглядит следующим образом:

В заглавной части отчета приводится минимальный набор данных о работодателе, представляющем сведения о своих работниках:

регистрационный номер в ПФР;
наименование организации/ИП;
ИНН и КПП.

Затем проставляется код отчетного периода и указание на отчетный год. Персональные сведения о работниках приводятся в табличной форме. Подробнее о заполнении СЗВ-ТД расскажем далее.

Порядок заполнения отчета

Оформление отчета начинается с внесения сведений о работодателе:

Аналогичные сведения вносятся в привычный для работодателей отчет СЗВ-М, поэтому трудностей при заполнении этих данных в бланке СЗВ-ТД возникнуть не должно. Напомним, откуда взять данные для заполнения:

Регистрационный номер в ПФР

Это 12-значный цифровой код, который присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен обязательно присутствовать на всех отчетах, направляемых в этот фонд. Правильность его заполнения можно проверить, например, на сайте ФНС. Для этого скачайте выписку из реестра юрлиц/ИП и в разделе «Сведения о страхователе в Пенсионном фонде» вы найдете регистрационный номер фирмы в ПФР.

Наименование организации/Индивидуального предпринимателя

Для юридического лица оно берется из учредительных документов. Если отчитывается предприниматель, то перед Ф. И. О. указывают аббревиатуру «ИП».

ИНН и КПП

Информацию об ИНН и КПП возьмите из свидетельства, полученного от ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП. Для ИП идентификационный номер будет 12-значным, а КПП не применяется.

Отчетный период

В этой графе проставляется код отчетного периода (номер месяца по порядку от начала года) и отчетный год:

Сведения о работниках и их трудовой деятельности.

Сведения отражаются в табличной форме. Всего требуется заполнить 13 граф:

Порядковый номер (графа 1)

Последовательность занесения работников в отчет значения не имеет. Это может быть алфавитный, хронологический (по хронологии, установленной работодателем) или любой другой порядок.

Фамилия Имя Отчество (графы 2-4)

Приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии. Запись производится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность: военного билета, водительских прав, заграничного паспорта и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

СНИЛС (графа 5)

Заполняем на основании данных об индивидуальном страховом номере в системе пенсионного страхования.

Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения (графа 6)

В формате ДД.ММ.ГГГГ указывается дата кадрового мероприятия: приема на работу, перевода, приостановления, увольнения и др.

Вид мероприятия (прием, перевод, приостановление, увольнение) (графа 7)

Для заполнения этой графы необходимо использовать специальные коды:

Код	Вид кадрового мероприятия
1	Прием на работу
2	Перевод
3	Увольнение
4	Переименование работодателя
5	Служба в армии
6	Образование
7	Обучение во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров)
8	Награждение
9	Установление второй и последующих профессий или разряда
10	Исключение из непрерывного стажа
11	Восстановление непрерывного стажа
12	Запрет занимать должность

В графу 7 табличной части СЗВ-ТД нужно занести код из этой таблицы. Текстовая расшифровка кадрового мероприятия не требуется.

Должность, специальность, профессия, квалификация (графа 8)

Профессию и/или специальность следует указывать на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов — диплома о среднем профессиональном образовании, диплома бакалавра, диплома специалиста и т. д. (пп. «б» п. 9 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Документами, подтверждающими квалификацию, являются (п. 10 ст. 60 Федерального закона № 273-ФЗ): удостоверение о повышении квалификации или диплом о профессиональной подготовке; свидетельство о профессии рабочего, должности служащего.

Структурное подразделение (графа 9)

Укажите структурное подразделение, в котором трудится сотрудник — в той формулировке, которая указана в вашем штатном расписании. Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Если в виду малочисленности штата у вас нет штатного расписания (например, в компании только директор и бухгалтер), названия структурного подразделения у вас не будет. Как в таком случае заполнить графу 9 — оставить пустой или проставить прочерк — пока не ясно. Подождем официально утвержденных правил заполнения бланка СЗВ-ТД.

Статья, пункт Федерального закона, причины при увольнении (графа 10)

В графе 10 укажите норму трудового законодательства, на основании которой произведено кадровое мероприятие.

Основание для внесения сведений о трудовой деятельности (графы 11–13)

В графах 11-13 укажите название, дату и номер документа, на основании которого произошли кадровые изменения. Например, реквизиты приказа об увольнении.

Как часто нужно сдавать СЗВ-ТД

Данные по форме СЗВ-ТД в 2020 году нужно сдавать каждый месяц. То есть 12 отчетов за год предстоит оформить и сдать в ПФР каждому работодателю.

На оформление отчета после окончания отчетного месяца дается 15 календарных дней: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, СЗВ-ТД должен быть отправлен в фонд.

Отчетные даты для СЗВ-ТД в 2020 году с учетом переносов представлены ниже:

Отчетный период 2020 года

С 2021 года информацию о приеме и увольнении потребуется представлять в Пенсионный фонд практически в режиме онлайн: не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Наказание за СЗВ-ТД

С 2020 года законодатели планируют предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц, однократно нарушивших в календарном году сроки представления СЗВ-ТД или отразивших в нем искаженную/неполную информацию.

Если работодатель дважды за календарный год допустит нарушение: опоздает с отчетом, не сдаст вообще или представит в нем недостоверные сведения, его оштрафуют. Новой редакцией ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены размеры штрафных санкций для таких случаев до 50 000 руб. для компаний и до 5 000 руб. для ИП.

Если же работник не сможет вовремя устроиться на новую работу из-за недостоверных данных, представленных в СЗВ-ТД, прежнему работодателю придется возместить работнику недополученный в связи с этим заработок.

Как представлять отчет: на бумаге или электронно

Отчет СЗВ-ТД можно представлять на бумаге или электронно. Все зависит от количества работников у данного работодателя. Законодатели не стали утруждаться придумыванием специальных критериев, по которым работодатель мог бы сориентироваться по форме представления отчета — они аналогичны отчету СЗВ-М.

А именно: отчет СЗВ-ТД примут в ПФР на бумаге или электронного (на выбор работодателя) при количестве работников менее 25. Если же численность составляет 25 человек выше, сдать отчет можно только электронно по ТКС.

Появлению СЗВ‑ТД предшествовало введение электронного формата трудовых книжек. Работодатели ежемесячно должны отчитываться о кадровых движениях своих работников в ПФР.

Нормативно-правовая база

Представление формы СЗВ-ТД регулируют:

Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)».
Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»).

Кто и когда обязан сдавать СЗВ-ТД

С 2020 года утверждён новый документ отчётности персонифицированного учёта, который работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд. Это отчет СЗВ-ТД, который называется «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Форма бланка, порядок и указания формирования данных на каждого сотрудника утверждены Постановлением 730п от 25 декабря 2019 г.

СЗВ-ТД формируется по каждому работнику, с которым страхователь заключил трудовой договор, в том числе и на тех, кто работает удалённо или по совместительству.

Если никаких кадровых событий, например переводов или увольнений, в декабре 2020 года в организации не происходило, то сведения по форме СЗВ-ТД в январе 2021 в ПФР не представляются.

Начиная с 1 января 2021 года условиями для представления отчёта по форме СЗВ-ТД являются:

перевод сотрудника на другую постоянную работу, подача заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо предоставлении сведений о трудовой деятельности – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место указанные кадровые мероприятия
при приеме на работу (увольнении) – срок представления не позднее следующего рабочего дня

Подавать ли СЗВ-ТД, если сотрудники выбрали бумажные трудовые

Заявление о выборе работником формата ведения трудовой книжки (бумажного или электронного) уже является основанием для представления СЗВ-ТД. Работодатель обязан отчитаться перед ПФР РФ о трудовой деятельности своих сотрудников и своевременно представить электронные сведения по новой форме. Данная норма закреплена в 436-ФЗ от 16 декабря 2019 г.

Нужно ли ИП без сотрудников сдавать СЗВ-ТД

Электронный документ СЗВ-ТД представляется исключительно в отношении наёмных сотрудников, при этом только на тех, у кого за отчётный период были кадровые события. Поэтому предприниматель без работников передавать документ в ПФР не должен.

Способы представления отчетности

Работодатели, у которых в штате в отчётном периоде было 25 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать отчёт в электронном виде через интернет. Для сдачи формы достаточно скачать бесплатный программный комплекс с официального сайта ПФР или с любого другого сервиса. Документ перед отправкой подписывается усиленной электронной подписью.

Если в штате юрлица в отчётном периоде работало 24 и менее застрахованных лиц, вправе представить отчёт СЗВ-ТД на бумажном носителе.

Сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году

Если сотрудник не написал заявление о выборе формы трудовой книжки, и по нему в течение всего календарного года не было никаких кадровых мероприятий, первый отчёт СЗВ-ТД в отношении его заполняется по состоянию на 1 января 2020 года. Представить в ПФР такой документ нужно не позднее 15 февраля 2021 года.

Если в течение всего 2021 года и в последующих отчётных периодах по застрахованному сотруднику не произойдёт никаких кадровых изменений, сдавать бланк в дальнейшем не нужно, достаточно первого информирования.

Сроки представления бланка в случае проведения кадровых перемещений:

Приём	Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа
Увольнение
При иных мероприятиях	Не позднее 15 числе месяца следующего за отчётным

Важно! Если сотрудник увольняется с работы в середине отчётного периода, в форме СЗВ-ТД следует отразить не только информацию об увольнении, но и о других кадровых мероприятиях данного месяца, а также прошлого, если бланк за предыдущий по ним подан не был.

Следовательно, начиная с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности сотрудников представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным. Исключение составляет приём и увольнение застрахованных лиц, по ним документ сдают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Бланк СЗВ-ТД и пример заполнения

Правила заполнения полей формы

Сведения о страхователе

организации согласно уставным документам (допускается в латинской транскрипции);
обособленного подразделения;
отделения иностранной компании, осуществляющей деятельность на территории РФ.

Фамилия, имя, отчество (при наличии):

Сведения о зарегистрированном лице

Должны соответствовать данным, отраженным в документе АДИ-РЕГ

Сведения о выборе формы трудовой книжки: бумажной или электронной

Сведения об отчетном периоде

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица

Кто и как должен подать заявление о ведении трудовой книжки

В течение 2020 года каждый сотрудник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки. Если он хочет продолжать её заполнение на бумажном носителе, он должен написать заявление об этом до 1 января 2021 года.

Если сотрудник выбрал бумажную форму, такое право за ним сохраняется и при дальнейшем устройстве на работу к другим нанимателям. Кроме того, застрахованное лицо имеет право в последующем подать работодателю «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Работодатель обязан вести трудовые книжки на бумажном носителе на работников, которые до 1 января 2021 года подадут об этом заявление и параллельно представлять на них сведения в электронном виде в ПФР.

Если сотрудник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, он должен в течение 2020 года подать специальный формуляр: «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». После этого работодатель отдаёт сотруднику бумажную трудовую книжку на руки с записью о поданном заявлении. С этих пор страхователь больше не отвечает за бумажный документ, а сотрудник не может вернуться к бумажному формату ведения трудовой книжки.

В форме СЗВ-ТД нужно указать дату подачи такого заявления, следовательно, на лицевом счёте сотрудника в ПФР она также отразиться, кроме того, она будет указываться во всех сведениях о стаже.

Работникам, которые по уважительной причине до 31.12.2020 года не подадут ни одного заявления, работодатель продолжит ведение бумажной трудовой книжки. К таким работникам относятся те, кто находится в отпуске (декретницы), болеет или отстранен от работы.

Как откорректировать или отменить форму

Информация о выборе бумажной или электронной формы трудовой книжки

В бланке есть поле для даты, на которую подано заявление о выбранной работником форме трудовой книжки. Если информацию внесли некорректно, следует в Пенсионный фонд представить ещё одну форму СЗВ-ТД на данного сотрудника с правильной датой. Отменять первую форму не нужно.

Если необходимо аннулировать неверно поданную информацию о выборе застрахованным лицом формы ведения трудовой книжки, нужно сдать повторный бланк, указать ту же дату, что и в первом документе, но в поле «Признак отмены» поставить «Х».

Информация о приёме или увольнении, а также о переводе

Для того, чтобы отменить сданный ранее бланк с неверной информацией, следует представить ещё одну форму с полями, заполненными, аналогично первому отчёту. Дополнительно в поле «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» поставить «Х».

Для корректировки ранее сданных сведений о трудовой деятельности, нужно оформить отчет СЗВ-ТД с двумя строками:

первая строка — такая же, как в исходной форме, но в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» стоит знак «Х»;
вторая строка — с правильными данными.

Ответственность за непредставление нового отчета

Работодатель или его должностное лицо будет привлечено к административному наказанию за следующие действия:

за нарушение сроков представления отчётности
за подачу неполных и (или) недостоверной информации о трудовой деятельности

Первичное нарушение
Организация	от 30 000 до 50 000 руб.
Индивидуальные предприниматели	от 1 000 до 5 000 руб.
Должностные лица	от 1 000 до 5 000 руб.
Повторное нарушение
Организация	от 50 000 до 70 000 руб.
Индивидуальные предприниматели	от 10 000 до 20 000 руб.
Должностные лица	от 10 000 до 20 000 руб. либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет

При первичном нарушении вместо штрафа возможно предупреждение.

Если в результате ошибки в отчёте сотрудник не сможет в дальнейшем трудоустроиться, работодатель обязан будет возместить ему заработок, недополученный в связи с представлением недостоверной информации.

Как Контур.Экстерн поможет заполнить СЗВ-ТД

Как заполнить заявление в Экстерне:

Если вы уже заполняли в Экстерне форму СЗВ-М, то данные о сотруднике (ФИО, СНИЛС, дата рождения) подтянутся в СЗВ-ТД автоматически.

В карточке сотрудника отражаются все действия по нему. На основе ранее отправленного отчета СЗВ-ТД можно сразу создать отчет c отменяющим мероприятием. Для отмены конкретного мероприятия достаточно указать дату отмены.

Можно массово добавлять в отчет сотрудников — это удобно, когда нужно подать форму по большому количеству сотрудников, в частности, при переименовании организации.

Перед отправкой формы Экстерн проверяет ее на форматно-логические ошибки, а также по методике ПФР.

Читайте также: