Как посмотреть электронную трудовую книжку работника через пфр

Опубликовано: 07.05.2025

Всегда полезно проверить, как там Пенсионный фонд (ПФР) ведёт вашу электронную трудовую книжку. Какие сведения подал работодатель? Не забыл ли включить перевод на вышестоящую должность? При трудоустройстве на новую работу у вас запросто могут попросить распечатку электронной трудовой книжки. Лучше проверить её заранее, чтобы без сюрпризов. Поговорим же о том, как посмотреть свою электронную трудовую книжку, и о других важных сопутствующих вопросах.

У кого есть доступ к электронной трудовой книжке?
Электронная трудовая книжка на «Госуслугах»
Электронная трудовая книжка на сайте ПФР
Электронная трудовая книжка у работодателя
Чем выписка из электронной трудовой книжки отличается от выписки о состоянии индивидуального лицевого счёта?
Какую книжку – электронную или бумажную – предъявлять при трудоустройстве?

1. У кого есть доступ к электронной трудовой книжке?

Первое, оно же главное . Если вы не подавали работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то беспокоиться пока не о чем – ПФР не ведёт на вас электронную трудовую книжку. Точнее, ведёт, но исключительно внутри самого себя, и доступа к ней нет ни у кого, в том числе и у вас. Но как только вы подадите работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а он, как и положено, уведомит об этом ПФР по форме СЗВ-ТД , так и книжка ваша станет доступна для просмотра. Причём для просмотра только вами, и никто другой доступа к ней иметь не будет!

Итак, работники, перешедшие на электронную трудовую книжку, могут запросить её четырьмя способами:

на сайте «Госуслуг»,
в отделении ПФР лично или через сайт,
в МФЦ,
у работодателя.

Далее о каждом способе поподробней (кроме МФЦ, с которым и так всё понятно).

2. Электронная трудовая книжка на «Госуслугах»

Собственно, то, о чём мы уже говорили:

Обратите внимание на заключительную фразу из цитаты с сайта Минкомсвязи выше: «Данные, которые были внесены в трудовую книжку до введения электронной трудовой, в личном кабинете не отображаются» , – мы к ней ещё вернёмся.

3. Электронная трудовая книжка на сайте ПФР

На сайте ПФР всё полностью аналогично – заходите в свой Личный кабинет гражданина прямо со стартовой страницы, авторизуетесь через «Госуслуги» , дальше кликаете на «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» :

Что на «Госуслугах», что на сайте ПФР заказанный документ приходит быстро, в тот же день. Как он выглядит, покажу в разделе 5 статьи ниже.

4. Электронная трудовая книжка у работодателя

Откуда берутся данные для электронной трудовой книжки на «Госуслугах» и в ПФР? От работодателя – именно он обязан направлять в ПФР данные о любых ваших кадровых событиях по специальной форме СЗВ-ТД . А раз работодатель является первоисточником этих данных, то логично заключить, что и он может давать работнику доступ к электронной трудовой книжке (если работник на неё перешёл).

Работодатель, действительно, может, но тут есть один нюанс: работодатель может выдавать работнику данные только за период работы у себя самого, а за периоды работы у других работодателей не может по определению, т.к. у него доступа к таким данным нет. Помните, говорили в самом начале, что целиком электронная трудовая книжка доступна для просмотра только вами, и никто другой доступа к ней иметь не будет? Так что хотите – собирайте по мини-выписке от каждого работодателя, а хотите – получите сразу полную выписку через «Госуслуги» или ПФР. Можно для верности совмещать.

Ещё раз на пальцах: все вышеописанные способы работают, только если вы подали работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Выглядит это, например, так:

С ноября 2015 по февраль 2020 вы работали в компании А и там же подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку. При увольнении в обязательном порядке (а также в ходе работы по вашему заявлению) вам обязаны выдать выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р (не путать с СЗВ-ТД !) со сведениями о работе в компании А.
С февраля 2020 вы работаете в компании Б. Повторно подавать им заявление о ведении электронной трудовой книжки не нужно – подробнее см. раздел 6 статьи ниже. По вашему заявлению они так же обязаны выдать вам выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р, но на этот раз со сведениями о работе в компании Б.
Складываете выписки А + Б – получаете полноценную трудовую книжку. А можно её сразу одним куском через «Госуслуги» или ПФР заказать.

Как мы помним из цитаты с сайта Минкомсвязи, «данные, которые были внесены в трудовую книжку до введения электронной трудовой, в личном кабинете не отображаются» – т.е. в любом случае данные в вашей электронной книжке будут лишь с 2020 года. Здесь есть некоторые незначительные нюансы, но мы их касаться не будем, дабы не уходить в ненужную энциклопедичность.

5. Чем выписка из электронной трудовой книжки отличается от выписки о состоянии индивидуального лицевого счёта?

Уточним, чтобы не было путаницы. На «Госуслугах» и на ПФР можно заказать два похожих документа, которые легко перепутать:

Извещение (выписка) о состоянии лицевого счёта – скучная длинная таблица с суммами страховых взносов, выплаченных всеми вашими работодателями в ПФР. Мы её здесь приводить не будем. Можно использовать для проверки факта отчислений этих взносов и чтобы прикинуть размер будущей пенсии.

А вот выписка из электронной трудовой книжки, которую «Госуслуги» или ПФР пришлют вам на электронную почту – как раз то, что нам нужно. Она очень похожа на упоминавшуюся в разделе 4 выше форму СТД-Р. Называется – только не запутайтесь! – СТД-ПФР:

СТД-Р – С ведения о Т рудовой Д еятельности – Р аботодатель;
СТД-ПФР – С ведения о Т рудовой Д еятельности – ПФР .

У меня, как видите, в электронной трудовой книжке ничего нет именно потому, что я на неё ещё не перешёл. А если бы перешёл, то данные в ней на картинке выше почти ничем не отличались бы от данных из обычной бумажной трудовой ни по форме, ни по сути.

6. Какую книжку – электронную или бумажную – предъявлять при трудоустройстве?

Тем, кто внимательно прочитал предыдущие разделы, не составит труда ответить на этот вопрос. Всё зависит от того, перешёл ли работник на электронную книжку, или нет.

Если не перешёл , т.е. продолжает пользоваться бумажной книжкой, то для такого работника вообще ничего не меняется: как хранилась бумажная книжка у работодателя, так и продолжает храниться, как не знал раньше такой работник ни про СТД-Р, ни про СТД-ПФР, так и впредь знать не будет. Соответственно, и при трудоустройстве такой работник будет предъявлять свою краснокожую паспортину бумажную трудовую книжку.

Если перешёл , то бумажная книжка выдаётся ему на руки, как при увольнении, только последняя запись в ней, конечно, будет не про увольнение, а про переход на электронную книжку.

А дальше получается интересно: в бумажной книжке стаж будет до момента выдачи на руки (условно до 2020 года), а в электронной, как мы помним, стаж будет только с момента перехода на неё (условно с 2020 года). Подчеркну, что в электронных базах ПФР данные-то хранятся за все периоды, но до электронных книжек работодатель подавал их в ПФР в другом формате. Поэтому при выдаче работнику выписки из электронной трудовой книжке (форма СТД-ПФР) в неё включаются лишь сведения с момента перехода на электронную книжку. Но за старые данные волноваться не стоит – они также хранятся в ПФР. В крайнем случае, всегда можно заказать Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР, как говорилось в разделе 5 выше, и проверить свои старые начисления.

Как бы то ни было, очевидно, что вашему новому работодателю нужно будет видеть весь ваш стаж, и до 2020 года, и после. А потому вам нужно будет предъявлять при трудоустройстве и выписку из электронной трудовой книжки, и бумажную трудовую книжку. При этом бумажная книжка не будет оставаться у работодателя, как раньше было – вы её просто разово предъявляете для снятия копии. Храниться она, конечно, будет у вас.

Описанный порядок предъявления документов подтвердил и сам ПФР в официальной информации у себя на сайте:

Работникам, желающим углубить свои знания об электронных трудовых книжках, рекомендуется статья Что нас ждёт с переходом на электронные трудовые книжки?

Ставьте лайк, делитесь с друзьями в соцсетях и подписывайтесь на канал, чтоб ничего не пропустить! КадроДел – мой авторский сайт о трудовых отношениях.

Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т⁠—⁠Ж что скажут?

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника начиная с 2020 года, которые хранятся электронно на информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в ПФР по форме СЗВ-ТД . Это значит, что электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников. Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.

По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:

Фамилия, имя, отчество работника.
Место работы.
Должность, профессия, специальность, квалификация.
Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
Сведения о запрете занимать должность по приговору суда.
Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.

В отличие от бумажной трудовой книжки в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель в форме СЗВ-ТД не передает в ПФР информацию о том, что работник принят для работы вахтовым методом, — для этого есть отдельные отчеты. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.

При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р . В ней отражаются сведения только о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР , где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года.

Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.

Плюсы электронной трудовой книжки

Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в ПФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, необходимо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.

Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Минусы электронной трудовой книжки

Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.

Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Плюсы бумажной трудовой книжки

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье станет сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-ПФР или СТД-Р , в которой будут сведения о причинах увольнения, если, конечно, прежний работодатель не забудет внести их в отчет СЗВ-ТД .

Минусы бумажной трудовой книжки

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.

Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.

Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

Что делать? Читатели спрашивают — эксперты Т⁠—⁠Ж отвечают

«Клерк» Рубрика Электронные трудовые книжки

Где посмотреть электронную трудовую книжку? Актуальный вопрос работающих граждан, решивших идти в ногу со временем и перейти на цифровой формат документа, подтверждающего трудовой стаж. Из статьи вы узнаете, как проверить электронную трудовую книжку легко и в максимально короткие сроки.

Как посмотреть электронную трудовую книжку

Несмотря на то что электронные книжки хранятся в ПФР, работники не лишены возможности ознакомиться с их содержанием. Законом предусмотрено несколько способов, как работнику посмотреть электронную трудовую книжку:

Ответом на запрос будет выписка из ЭТК. Она может быть в электронном или бумажном формате. Бумажные варианты предоставляют ПФР, МФЦ и работодатель. Электронная выписка доступна на сайте ПФР, портале «Госуслуги» и у работодателя.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде заверяются ЭЦП и являются официальным документом, т. е. имеют такую же юридическую силу, что и бумажная выписка с печатью и подписью должностного лица.

Получение выписки у работодателя имеет нюансы. Он может предоставить сведения о трудовой деятельности только на своем предприятии, данные других работодателей ему не доступны. Получить полную информацию о трудовом стаже на всех местах работы можно только в ПФР, МФЦ и на Госуслугах.

Напомним, что ЭТК содержит информацию о стаже с 01.01.2020. Данные за предыдущие годы есть только в старой традиционной книжке, в цифровую форму они не включаются.

Рассмотрим подробнее способы получения электронных документов.

Получение сведений онлайн

Самый простой и быстрый способ ознакомиться с записями в ЭТК — получить электронную выписку на сайте ПФР или портале «Госуслуги». Учетная запись на Госуслугах необходима в обоих случаях.

На сайте ПФР надо зайти в личный кабинет гражданина, авторизовавшись через портал «Госуслуги», и выбрать соответствующий запрос.

Результат будет готов практически сразу. Полученные сведения можно распечатать или сохранить на своем компьютере. Также они сохранятся в личном кабинете, где их можно будет посмотреть в любой момент.

Чтобы посмотреть электронную трудовую книжку на Госуслугах, нужна подтвержденная учетная запись на портале. Найти нужную услугу можно двумя путями:

Услуги — Органы власти — ПФР — Выписка из электронной трудовой книжки;
Услуги — Категории услуг — Работа и занятость — Трудовое право — Выписка из электронной трудовой книжки.

Ожидание ответа займет не более 5 минут. Где посмотреть электронную трудовую книжку в Госуслугах?

Как посмотреть трудовую книжку в электронном виде у работодателя

Если вас интересуют записи только по текущему месту работы и в полной выписке из ЭТК нет необходимости, можно запросить сведения у работодателя. Для этого надо подать письменное заявление, в котором указывается требуемый формат выписки (электронный или бумажный).

Но следует иметь в виду, что ЭТК в электронном виде работодатель выдаст только при наличии у него усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). При ее отсутствии выдается бумажный вариант.

Внимание! Если вы не отказались от бумажной книжки, выдавать сведения из ЭТК работодатель не обязан (письмо Минтруда РФ от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

В течение трех рабочих дней вам выдадут форму СТД-Р с информацией о вашей трудовой деятельности в организации (ст. 66.1 ТК РФ).

При увольнении форма СТД-Р выдается в обязательном порядке всем сотрудникам, перешедшим на ЭТК. Запрос работника в этом случае не требуется. Если впоследствии вы потеряете документ, в повторной выдаче вам могут отказать. Предоставлять сведения из ЭТК уволенным сотрудникам работодатель не обязан.

В такой ситуации лучше обратиться в ПФР, на Госуслуги или в МФЦ и получить полную выписку.

Как посмотреть ЭТК, если нет учетной записи на Госуслугах

Для тех, кто не зарегистрирован на Госуслугах или по техническим причинам не может получить выписку онлайн, рассказываем, где можно посмотреть электронную трудовую книжку в этом случае.

Можно получить бумажную выписку из ЭТК в ПФР или МФЦ. Для этого придется посетить ближайшее отделение ПФР или МФЦ, обращаться по месту регистрации не нужно. Порядок выдачи сведений из ЭТК утвержден постановлением Правления ПФР от 21.01.2020 № 46па.

Запрос можно подать лично или через законного представителя. Для этого понадобится паспорт и заявление, бланк которого можно скачать по ссылке в начале статьи. Если запрос подает представитель, дополнительно потребуются его паспорт и документ, подтверждающий его полномочия. ПФР выдаст ответ сразу. Забрать выписку из МФЦ можно через несколько дней.

Итак, если возник вопрос, где посмотреть трудовую книжку в электронном виде, зайдите на сайт ПФР или портал «Госуслуги». Это самый простой и быстрый способ ознакомиться с записями в ЭТК.

Сведения о трудовой деятельности у текущего работодателя можно запросить у него. Электронную версию сведений вам выдадут только при наличии УКЭП. Если такой подписи у работодателя нет, он оформит бумажную выписку.

При отсутствии возможности запросить сведения из ЭТК онлайн следует обратиться в любое отделение ПФР или МФЦ.

Дата публикации 21.09.2020

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронную трудовую книжку

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронной трудовой книжке?

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

Ф.И.О. работника;
место работы;
периоды работы;
должность (профессия, специальность);
квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки?

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки. Например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

у последнего работодателя;
по запросу в ПФР или МФЦ;
в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронной трудовой книжки?

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Уведомить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, уведомление) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом уведомления, должен подтвердить это проставлением подписи либо в самом уведомлении, либо в листе ознакомления с уведомлением. Крайний срок - 31 октября 2020 г. включительно (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки ведутся с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. В бумажной трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Выдать работнику на руки бумажную трудовую книжку в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Порядок внесения записи о выдаче на руки трудовой книжки в этом случае законодательством не установлен. По нашему мнению, запись может выглядеть следующим образом.

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Закрытое акционерное общество "Магнит"
(ЗАО "Магнит")

Принята в юридический отдел на должность юриста

Приказ от 07.10.2019 № 358

Представлено заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Заявление от 31.01.2020

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся:

работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период:
- временной нетрудоспособности;
- отпуска;
- отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

В отношении работников, впервые поступивших на работу, начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:

Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте здесь. С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться в этой статье.
Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он принимался. Например, если для принятия локального акта руководитель организации издавал соответствующий приказ, подписывал его, после чего с его текстом знакомили работников, изменения вносятся в том же порядке: 1) издание приказа о внесении изменений в локальный нормативный акт; 2) подписание приказа руководителем; 3) ознакомление работников с текстом приказа о внесении изменений.

Если для принятия локального акта, в который вносятся изменения, учет мнения представительного органа работников (профсоюза) является обязательным, внести в него изменения также можно только с соблюдением порядка учета мнения профсоюза (ч. 2 ст. 8, ст. 372 ТК РФ).

Передавать в ПФР данные о работниках

В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР сведения о трудовой деятельности работников. Соответствующие изменения внесены в статью 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ.

Отчетность необходимо сдавать по форме СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Если количество работников за предшествующий отчетный период (месяц) не превышает 24 человек, сведения в ПФР можно подать либо на бумаге, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Если работников 25 и больше - только в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования (далее - Закон № 27-ФЗ)).

Основанием для представления в ПФР сведений по форме СЗВ-ТД является:

прием на работу;
увольнение с работы.
перевод на другую постоянную работу;
подача сотрудником заявления о продолжении ведения трудовой книжке в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ);
подача сотрудником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (предоставлении сведений о трудовой деятельности) (ст. 66.1 ТК РФ).

Кроме того, СЗВ-ТД подается если (п. 2.5.3 постановления Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п):

работодатель изменил наименование;
работнику установили вторую и последующую профессию, специальность или квалификацию;
судом в отношении работника вынесено решение о запрете занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

В случае приема на работу и увольнения СЗВ-ТД должна быть подана не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда было издано соответствующее распоряжение (например, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении и т.д.). Во всех остальных случаях СЗВ-ТД подается не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось кадровое мероприятие (п. 2.4, пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).

При отсутствии в отношении работника перечисленных кадровых мероприятий в 2020 году, подать сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года работодатель должен не позднее 15 февраля 2021 года (абз. 2 пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

С примерами заполнения форм СЗВ-ТД вы можете ознакомиться в справочнике Отчетность по персонифицированному учету:

Помимо подачи сведений в пенсионный фонд, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности самому работнику. Кроме того, работник имеет право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника предоставляются по его запросу по отдельной форме (не позднее трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления), а также при увольнении (в день увольнения). Это предусмотрено ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ.

Формы сведений и порядок их заполнения утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Согласно приказу сведения заполняются:

работодателем - по форме СТД-Р (Приложение № 1 к приказу № 23н);
органом ПФР - по форме СТД-ПФР (Приложение № 2 к приказу № 23н).

Какое наказание предусмотрено за непредставление сведений о трудовой деятельности или их недостоверность?

Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушении норм трудового законодательства, то есть по ст. 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Кроме того, проектом изменений в КоАП РФ предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица.

В Бухгалтерии появилась возможность вести электронные трудовые книжки. Также теперь вы можете отправлять в ПФР форму СЗВ-ТД. Читайте подробности в новости.

Обязанности работодателей в связи с электронными трудовыми

С 2020 года работодатели обязаны учитывать сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. На основании этих сведений формируются два документа:

отчет СЗВ-ТД, который работодатель отправляет в ПФР и таким образом передает фонду сведения об изменениях в трудовой деятельности работника;
форма СТД-Р со сведениями о периоде работы у конкретного работодателя — она выдается работнику по требованию или при увольнении (в Бухгалтерии эта форма появится в ближайшее время).

Также до конца 2020 года работодатель должен собрать у работников заявления о выборе формы ведения трудовой книжки:

в электронном виде — тогда работодатель делает запись об этом в бумажной трудовой книжке и отдает ее работнику;
в бумажном виде — тогда работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку; также ему придется вести трудовую и в электронном виде, чтобы сдавать СЗВ-ТД, но выдавать сотруднику форму СТД-Р в этом случае не нужно, потому что она заменяет бумажную трудовую книжку.

Работодатель обязан уведомить Пенсионный фонд о выборе каждого работника. Эти сведения передаются тоже через СЗВ-ТД.

Электронная трудовая книжка в Бухгалтерии

В Контур.Бухгалтерии электронная трудовая книжка находится в личной карточке сотрудника. Чтобы открыть ее, выберите вкладку «Сотрудники», нажмите на ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке выберите вкладку «Трудовая книжка».

Вкладка с трудовой книжкой есть у тех сотрудников, которые работают по трудовому договору или работали по нему какой-либо период в 2020 году. Если сотрудник работает только по договору ГПХ, такой вкладки нет.

В электронную трудовую книжку вы вносите записи о разных кадровых мероприятиях: приеме на работу, переводе на другую должность, увольнение, смену названия работодателя, а также установление второй и последующих профессий и запрет занимать должность.

Чтобы добавить запись о мероприятии, зайдите во вкладку «Трудовая книжка» нужного сотрудника. Нажмите на кнопку «+ Добавить мероприятие» и выберите мероприятие из раскрывающегося списка.

Если вам нужно внести исправления в электронную трудовую книжку, читайте инструкцию в нашей Справке.

Заявление в ПФР о выборе формы трудовой книжки

Получите от сотрудников заявления о выборе формы трудовой книжки. После этого уведомите о выборе каждого работника Пенсионный фонд.

Для этого выберите вкладку «Сотрудники», нажмите на ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке выберите вкладку «Трудовая книжка». Нажмите на кнопку «+ Добавить заявление».

В открывшемся окне укажите, в каком виде будет вестись трудовая книжка — в электронном или бумажном. Укажите дату заявления. Если заявление уже было отправлено через другой сервис, установите соответствующий флажок. Нажмите «Добавить».

Подготовка и отправка СЗВ-ТД

Если у сотрудников в трудовых книжках появились новые мероприятия, на вкладке «Главная» вы увидите задачу «Сдать отчет СЗВ-ТД». Срок задачи зависит от мероприятий:

для приема и увольнения — следующий рабочий день после даты приема или увольнения;
для отменяющих мероприятий — следующий рабочий день после даты отмены;
для остальных мероприятий — 15 число следующего месяца.

Также отчет можно создать на вкладке «Отчетность» → «ПФР» → кнопка «+ Создать отчет» → «СЗВ-ТД».

При подготовке отчета в открывшемся окне выберите отчетный период.

Сервис проверит наличие новых мероприятий или заявлений о выборе формы трудовой книжки, которые еще не были отправлены в ПФР.

Титульный лист. Все поля заполняются автоматически из реквизитов организации, проверьте их. Изменить данные можно в пункте «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты организации».

Сведения о трудовой деятельности сотрудников. Отображается список сотрудников, по которым нужно передать информацию в ПФР: мероприятия или заявление о выборе формы трудовой книжки. Чтобы просмотреть подробности, нажмите на ФИО сотрудника — откроется страница с данными сотрудника и всеми мероприятиями, которые были добавлены в личную карточку сервиса, но еще не отправлены в ПФР.

Если все данные заполнены верно, нажмите «Далее». Сервис проверит отчет еще раз и сообщит, если обнаружит ошибки. Ознакомиться с ошибками можно в протоколе.

Читайте также: