Как прошивать документы для пенсионного фонда

Содержание

1. Какая документация требует прошивания
2. Как правильно прошивать документы по ГОСТу
3. Инструменты и подготовительная работа
4. Инструкция прошивки важных бумаг
   • Два прокола
   • Три прокола
   • Четыре прокола
5. Заключение

Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.

Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.

Какая документация требует прошивания

Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.

Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:

• Кадровые постановления.
• Бухгалтерская отчетность.
• Архивная документация.
• Другие документы.

Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу

В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.

Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.

Инструменты и подготовительная работа

Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.

Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:

• Иголка и шило.
• Дырокол.
• Нитки или тесьма.
• Файл сшивки.
• Ножницы.
• Канцелярский клей.

После подготовки всех инструментов нужно:

1. Собрать все документы, нужной стороной и в правильном порядке.
2. Проверить, чтобы на страницах не оставалось скоб и зажимов. Поскольку они могут помешать да и при последующем хранении они не нужны.
3. Аккуратно сложить листы, иначе скрепленная пачка будет смотреться некрасиво, а область выбившихся страниц замнется. При объемном делопроизводстве для сшивания нитью применяется специальный прибор для выравнивания офисных документов.

Инструкция прошивки важных бумаг

Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.

Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.

Два прокола

Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.

Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.

Три прокола

Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.

Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.

Четыре прокола

Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.

Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:

1. Нить пропускают в одно из средних отверстий с обратной стороны, а вытаскивают снизу через ближнее, первое свободное к краю.
2. Затем нить пропускают еще раз через средний прокол, и выводят наверх через третье отверстие.
3. После чего игла вводится в крайнюю свободную дырку и выводится на заднюю сторону через прошитый средний прокол.

Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.

Заключение

Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.

Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.

Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.

В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.

Как сшивать документы нитками:

1. Удалить все скобки и скрепки.
2. Систематизировать стопку для сшивания.
3. Пронумеровать каждый лист.
4. Выровнять бумаги.
5. Подготовить обложку.
6. Сделать отверстия и прошить.
7. Закрепить наклейкой, поставить подписи руководителя и исполнителя и заверить все печатью.

Какие нормативы применяют

Сшивать рабочие бумаги необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях сшивают ту документацию, которую требуется передать в архив. Прошитые бумаги удобно хранить и по запросу представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Есть определенные нормативные указания, регулирующие, как правильно прошить документы по ГОСТу в 2020 году:

1. Методические рекомендации, утвержденные Приказами Росархива №76 от 23.12.2009, №44 от 11.04.2018, №71 от 22.05.2019.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013.
3. Правила делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Минфин, Минэкономразвития и проч).

Какую документацию сшивают

Прошивать документы обязаны многие структурные подразделения. Делопроизводители систематизируют входящую и исходящую документацию. Сотрудники кадровой службы по итогам календарного года сшивают:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу;
• внутреннюю переписку.

• авансовые отчеты;
• оборотные ведомости по материальным средствам;
• накладные;
• счета-фактуры;
• акты выполненных работ;
• путевые листы;
• кассовую книгу;
• ведомости на получение заработной платы (если зарплату выдают сотрудникам на руки).

Сшивайте документацию одним из этих способов:

• скрепите степлером;
• сшейте нитками;
• используйте специальное оборудование.

Самым надежным вариантом является сшивание дел нитками — такие бумаги не подменят.

Каковы правила оформления

Есть общий порядок сшива бумаг. Несколько предварительных шагов, чтобы правильно подшить документы, независимо от используемого инструмента:

1. Отсортируйте регистры по дате.
2. Прислоните бумаги друг к другу, выровняйте по краям.
3. Пронумеруйте каждый лист — сверху справа поставьте арабские цифры. Начинайте с цифры 1.
4. Подготовьте опись (ее не нумеруют).
5. Вложите бумаги в картонную обложку надлежащего размера. Подойдет папка с надписью «Дело».

Основные требования к секретарю-делопроизводителю пропишите в должностной инструкции. А если вам потребуются правила заполнения журнала трудовых договоров, прочитайте статью «Журнал регистрации трудовых договоров».

Для прошивания стандартных регистров используется обычный скоросшиватель формата А4. Нумеруются не только бумаги, но и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если вы допустили ошибку, зачеркните ее одной чертой и продолжите нумерацию. Заверьте лист подписью: «Исправленному верить», поставьте подпись ответственного лица и скрепите печатью.

Как сшивать нитками — пошаговая инструкция

Перед началом процедуры удалите все скрепки и скобы от степлера. Систематизируйте бумаги по датам или по значимости и пронумеруйте каждый лист. Если дело состоит из множества листов, то соедините все специальными скрепками и приступайте к прошиванию. Приготовьте необходимые инструменты и материалы. Вам понадобятся:

1. Нитки. Лучше использовать капроновые.
2. Иголка. Размер подбирают в зависимости от толщины сшиваемых регистров.
3. Бумажный клей.
4. Лист чистой бумаги.
5. Картонный или бумажный скоросшиватель.

Соблюдайте установленный порядок — инструкцию пошагово, как правильно сшивать документы ниткой с фото и пояснениями:

Шаг 1. Удалить скрепки, скобы.

Шаг 2. Аккуратно и ровно разложите листы, проверьте нумерацию.

Шаг 3. В зависимости от толщины получившейся пачки возьмите шило или иголку и, отступив от края, сделайте сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5 — 3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие сделайте по центру.

Шаг 4. Возьмите нитку длиной 70 — 80 сантиметров (длина зависит от толщины стопки).

Шаг 5. Вденьте иголку снизу с тыльной стороны бумаги в центральное отверстие.

Шаг 6. Проведите сверху в крайнее верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через обратную сторону в крайнее нижнее отверстие.

Шаг 8. Вернитесь в центральное отверстие через лицевую сторону.

Шаг 9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если сшивается папка с большим количеством листов, то сшейте бумаги несколько раз — для их закрепления.

Шаг 10. Завяжите узел на обороте. Получается остаток длиной не менее 8 сантиметров.

Шаг 11. На получившийся узел наклейте отрезок бумаги в виде прямоугольника. На нем заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов. Директор____Фамилия И.О.» (или иную должность руководителя по уставной документации).

На прошитом документе поставьте подпись и печать: одна часть подписи и печати попадет на лист бумаги, другая — на тыльную сторону документации.

Если вам требуется прошить большое количество листов одновременно, сделайте не менее 4 отверстий. Крепкий сшив — это гарантия надежности при хранении документа. Посмотрите видеоинструкцию о том, как прошить журнал нитками упрощенным способом прошивки.

Кто и как заверяет

Документы подписывает руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель (или уполномоченное им лицо). Важно, чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на сшитом документе. Подпись на сшиве означает, что руководитель берет на себя обязательства за их содержимое.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Для прошивания бухгалтерской документации делают 5 отверстий — толщина дел бухгалтерии немного больше. Сшивать бухгалтерские документы вправе только уполномоченный сотрудник (зачастую это сам бухгалтер). Вот основные правила, как сшить договор нитками (порядок распространяется и на другие регистры бухгалтерии).

1. Пронумеруйте бумаги простым карандашом.
2. Составьте опись документов. Включите в опись такие разделы: наименование, дата составления, перечень регистров, подпись ответственного сотрудника.
3. Сделайте отверстия.
4. Прошейте нитками.
5. Закрепите наклейкой, поставьте подпись руководителя и исполнителя и печать учреждения.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Первичная подготовка и схема прошивки документов включают:

1. Систематизацию бумаг.
2. Нумерацию.
3. Сшив бумаг по назначению.
4. Заполнение описи.
5. Оформление обложки.

Сшитая указанным образом документация хранится не менее 25 лет. Если же документы надлежит хранить в архиве меньше 10 лет, воспользуйтесь упрощенной схемой прошивки. В таком случае разрешают не проводить:

• систематизацию;
• нумерацию;
• сшив нитками (оставьте бумаги в скоросшивателе).

Порядок прошивания ничем не отличается —пошаговая инструкция, как правильно прошить журнал нитками и сдать дело в архив:

1. Если в деле, подлежащем сшиву, более 250 листов, разделите его на несколько томов.
2. Прошейте каждый том.
3. Если планируете хранить журналы более 25 лет, при подготовке к прошиванию приложите к делу дополнительную картонную обложку. Она защищает документы и нитки от излишнего трения.
4. Сделайте отверстия. Проденьте нитки и плотно закрепите. Следите, чтобы текст оставался читаем.
5. Пронумеруйте простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использовать шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист, подшивается за левый край и сворачивается. Если один лист подшивают за середину, его нумеруют как два листа. Фотографии или картинки, схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. В первую очередь нумеруют конверты отдельно от их бумажных вложений. Если дело составляется из нескольких томов, то каждый том получает отдельный номер. Обложку оформляют так:

1. Укажите название организации в именительном падеже. Если во время хранения изменилось название учреждения, укажите обновленное, корректное. Старое название поставьте в скобки, новое — под ним.
2. Пропишите наименование структурного подразделения
3. Обозначьте наименование дела. Помимо названия, определите и тему дела (акты, накладные, приказы и проч).
4. Отметьте период (год), к которому принадлежат бумаги — дату первого и последнего документа, календарный год (например, приказы по основной деятельности за 2020 год).
5. Закрепите срок хранения дела — постоянный или определенный.

При нумерации листов в деле опись не учитывается. Дела указываются по степени значимости: устав, протоколы, планы. Посмотрите видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив:

Подготовка для сдачи в налоговую

При регистрации в качестве юридического лица (индивидуального предпринимателя) и при внесении изменений в сведения Федеральной налоговой службы требуемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

Сейчас налоговая принимает документы в обычном виде, без сшива — из Методических рекомендаций ФНС этот пункт исключен. У организаций и ИП есть выбор: сдавать документы в скрепленном или прошитом виде. Но правила делопроизводства никто не отменял, поэтом учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

Как известно, на объем выплачиваемой работнику заработной платы предприятия должны начислять страховые взносы для пенсионного страхования. Во избежание затруднений при передаче сведений кадровому служащему или бухгалтеру организации необходимо знать, как правильно отчитываться по формам СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1, каков порядок и формат их передачи, а также как сшить СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 и не подвергнуть предприятие штрафованию? Ответы на эти вопросы будут предоставлены в этой статье.

Оформление СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1

Информация по застрахованным лицам передаётся по форме СЗВ-СТАЖ всеми предприятиями, вне зависимости от их типа. Ключевым, в данном случае, является факт заключения трудового договора или же гражданско-правового договора на выполнение различного рода услуг.

Рассматриваемые отчётные формы, помимо данных о страховых лицах, должны содержать в себе также и сведения о предприятии, выступающем в роли страхователя. Их следует отразить в форме ОДВ-1. Она представляет собой сопроводительный документ, который нужно сшить вместе с СЗВ-СТАЖ.

При этом, ОДВ-1 должен содержать следующие сведения:

Номер регистрации. В данном поле ставится номер, присвоенный страхователю ПФР.

Формат и порядок передачи отчётности

Чтобы ответить на вопрос касательно формы предоставления отчётных данных, следует исходить из штатной численности работников. Если на предприятии работает менее 25 человек, то СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 предоставляются на бумажном носителе, с приложением электронного формата на цифровом носителе.

Форма ОДВ-1 прикладывается к СЗВ-СТАЖ, после чего бумаги проходят процедуру подписания руководителем предприятия. По требованию управленца отчётные формы на бумажном носителе могут подписываться самим исполнителем, после чего заверяться визой руководства и скрепляться печатью.

Если предприятие передаёт отчётность на бумаге, то заполненные и подписанные формы отчётности следует распечатать в двух экземплярах и пронумеровать. После этого форму СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 следует подшить друг к другу нитью, оставив два свободных края с оборотной стороны.

Далее на место прошивки следует приклеить листок бумаги, где исполнителем пишется «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 2 (два) листа». Впоследствии, директором указывается должность, ставится подпись и фирменная печать.

После этого руководителем предприятия лично (либо через представителя), отчётные материалы передаются в территориальное отделение ПФР, обслуживающее организацию.

При сдаче отчётности следует помнить о сроках. Отдельное внимание важно уделить почтовой пересылке. При таком способе передачи датой предоставления отчёта будет считаться день отправки по почтовому штемпелю.

Если же сведения отправляются в электронной форме, то день их отправки по каналам связи в адрес территориального органа ПФР и будет считаться датой предоставления. Конечно, такая операция должна быть подтверждена самим оператором ПФР.

Нужно понимать, что в процессе подготовки документации может возникнуть ряд ошибок. После выявления таковых орган ПФР может вернуть документы для устранения неточностей. В связи с этим управленцу рекомендуется заблаговременно передавать СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1, не затягивая со сроками.

В дополнение к этому, следует упомянуть о возможности удалённой проверки электронного варианта ЗСВ-СТАЖ и ОДВ-1. Так, Пенсионным фондом России разработаны и предоставлены в открытый доступ специальные модули проверки. Соответствующее программное обеспечение управленец может найти на официальном сайте госструктуры.

Таким образом, в данной статье были рассмотрены основные вопросы, касающиеся форматов отправления ЗСВ-СТАЖ и ОДВ-1, а также нюансы их сшивания. В заключении следует повторно обратить внимание на сроки предоставления этих документов, несоблюдение которых может обернуться штрафными санкциями в отношении работодателя.

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

p, blockquote 2,0,0,0,0 -->

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

p, blockquote 4,0,0,0,0 -->

Подлежат прошивке следующие виды документации:

• приказы (как общие, так и личные);
• штатное расписание;
• отчеты (например, авансовый отчет);
• счет-фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

adsp-pro-1 --> p, blockquote 6,0,0,0,0 -->

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

p, blockquote 7,0,0,0,0 -->

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

p, blockquote 9,0,0,0,0 -->

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

p, blockquote 10,0,0,0,0 -->

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела:

p, blockquote 12,0,0,0,0 -->

p, blockquote 13,0,0,0,0 -->

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

• документы необходимо скрепить в 3 дырки;
• расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
• сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
• на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

p, blockquote 16,0,0,0,0 -->

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

p, blockquote 17,0,0,0,0 -->

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

adsp-pro-6 --> p, blockquote 19,0,0,0,0 -->

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

p, blockquote 21,0,0,0,0 -->

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

p, blockquote 22,0,0,0,0 -->

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

p, blockquote 23,0,0,0,0 -->

p, blockquote 24,0,0,0,0 -->

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

p, blockquote 25,0,0,0,0 -->

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

p, blockquote 27,0,0,0,0 -->

1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

p, blockquote 33,0,0,0,0 -->

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

p, blockquote 34,0,0,0,0 -->

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

p, blockquote 36,0,0,0,0 -->

p, blockquote 37,1,0,0,0 -->

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

p, blockquote 38,0,0,0,0 -->

p, blockquote 39,0,0,0,0 -->

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

p, blockquote 40,0,0,0,0 -->

1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

1. В крайний прокол с тыльной стороны

1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

1. И соединяем концы нитки

1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

1. Остается завязать нитку узлом

1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

p, blockquote 51,0,0,0,0 -->

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

p, blockquote 52,0,0,0,0 -->

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

p, blockquote 53,0,0,0,0 -->

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

p, blockquote 55,0,0,1,0 -->

Видео — образец сшивки документов через уголок:

p, blockquote 56,0,0,0,0 -->

p, blockquote 57,0,0,0,0 -->

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

• чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
• номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
• если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
• если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
• если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
• при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
• если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

adsp-pro-2 --> p, blockquote 60,0,0,0,0 -->

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

p, blockquote 61,0,0,0,0 -->

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

p, blockquote 62,0,0,0,0 -->

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

p, blockquote 63,0,0,0,0 -->

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

• не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
• допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

p, blockquote 66,0,0,0,0 -->

Читайте статью о том, как пишется врио в документах — большими или маленькими буквами и в каких случаях применяется такое сокращение.

p, blockquote 67,0,0,0,0 -->

В каких случаях возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки.

p, blockquote 68,0,0,0,0 -->

p, blockquote 69,0,0,0,0 -->

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

p, blockquote 71,0,0,0,0 -->

Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которыми пользуются многие предприниматели.

p, blockquote 73,0,0,0,0 -->

Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать - ЗДЕСЬ >>>

p, blockquote 74,0,0,0,1 -->

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей - ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

Читайте также:

  
• Как подписывать папки в пфр
  
• Можно ли пользоваться пенсионной картой в другом городе
  
• Как продлить пенсионную карту сбербанка недееспособного
  
• Как сделать ремонт квартиры пенсионеру в москве
  
• Куда бесплатно можно сходить в москве пенсионерам