Как сдать отчет в пфр

Опубликовано: 07.05.2025

Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии

Что отправлять

ПФР ждет три формы отчета:

СЗВ-М — содержит список работников, их ИНН и СНИЛС. Сдавайте отчет даже если в компании работает только директор, с которым не заключен трудовой договор, и выплата зарплаты не ведется. Форма СЗВ-М утверждена постановлением № 83П от 01.02.2016.
CЗВ-СТАЖ — содержит сведения о стаже каждого работника по трудовому или гражданско-правовому договору: ФИО сотрудников, дату приема на работу, увольнения и остальные данные для расчета пенсии. Форма СЗВ-СТАЖ утверждена постановлением №507п от 06.12.2018.
СЗВ-ТД — содержит сведения об изменениях в трудовой деятельности. В нем указывают ФИО, должность и даты кадровых событий: приема, перевода, увольнения и остальное. ПФР учитывает их при заполнении электронных трудовых книжек. Если за месяц кадровых событий не было, отправлять отчет не нужно. Форма СЗВ-ТД утверждена постановлением №730П от 25.12.2019.

Еще три формы подают при необходимости:

СЗВ-ИСХ — содержит доходы и взносы работников, а также страховой стаж. Её сдают страхователи, которые не подали сведения о застрахованных лицах до 2017 года в отчетах: РСВ-1, СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1(2), СЗВ-6-1(2), СЗВ-6-4. Форма утверждена постановлением №507п от 06.12.2018.
СЗВ-КОРР — содержит уточнения по данным сотрудников. Подавая СЗВ-КОРР, страхователь корректирует данные на индивидуальных лицевых счетах работников, которые указал в СЗВ-СТАЖ. Форма утверждена постановлением №507п от 06.12.2018.
ОДВ-1— содержит сводные данные об организации-страхователе. Её подают не отдельно, а вместе с формами СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ. Форма утверждена постановлением №507п от 06.12.2018.

Как сдавать

Сдать отчеты можно тремя способами:

Лично на бумаге, если в компании работает до 25 сотрудников. Если больше, то только через интернет.
По почте заказным письмом с описью вложения.
Через интернет. Для этого понадобится электронная подпись, договор об электронном документообороте и сервис с отправкой отчетов.

Чтобы отправлять отчеты в электронном виде, предоставьте в ПФР документы:

Один экземпляр заявления о подключении к электронному документообороту.
Два экземпляра соглашения об обмене электронными документами. Его подписывает руководитель или сотрудник с доверенностью и инспектор Пенсионного фонда.

Чтобы фонд принял соглашение и заявление с подписью сотрудника, укажите ФИО и должность доверенного сотрудника и прикрепите саму доверенность. Шаблоны документов скачайте на сайте или возьмите в отделении Пенсионного фонда.

ПФР рассмотрит заявление и выдаст подписанное соглашение. Только после этого можно отправлять отчетность в электронном виде.

После выберите программу для электронной отправки отчетов. Например, Контур.Бухгалтерия формирует и отправляет отчёты через интернет. Вести учет в сервисе не сложно. А электронную подпись для вас выпустят бесплатно.

Когда отправлять

СЗВ-М — ежемесячно, до 15 числа текущего месяца за предыдущий.
СЗВ-СТАЖ — раз в год, до 1 марта следующего за истекшим годом. Еще отчет подают при выходе сотрудника на пенсию в течение трех дней.
CЗВ-ТД — на следующий день после приема или увольнения сотрудника. По остальным кадровым событиям — до 15 числа следующего месяца.
СЗВ-ИСХ, СЗВ-КОРР — отправляют сразу при обнаружении ошибок.
ОДВ-1 — срок привязан к сроку сдачи СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ.

Если дата выпадает на выходной или праздник, срок сдачи переносится на ближайший рабочий день.

После отправки отчетности вам поступит от ПФР квитанция о доставке в течение 4 дней. Протокол контроля — в течение 6 дней. Срок ответа на отчет в сумме займет 10 рабочих дней. Регламент приема отчетов у налоговой и ПФР разный: в Пенсионном фонде датой принятия отчета считают тот день, когда получен положительный протокол. Поэтому стоит заранее отправлять отчеты, чтобы успеть до окончания срока.

Если не сдать вовремя СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ, начислят штраф — 500 ₽ за каждого работника. За опоздание отправки отчета или отправку неполных и недостоверных сведений в СЗВ-ТД грозит предупреждение или штраф — от 300 ₽ до 500 ₽. Штрафов за несданные вовремя СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР пока не предусмотрено.

Чтобы отправлять отчеты вовремя и без ошибок, работайте в Контур.Бухгалтерии. В системе есть зарплатный блок и отчетность по сотрудникам, а еще простой учет, отчетность во все контролирующие органы, финансовый учет и другие инструменты для директора и бухгалтера. Первые 14 дней работы в сервисе бесплатны.

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Вокруг новой формы СЗВ-ТД — полная неразбериха. Сервис «Вопрос эксперту» Контур.Школы пылает от вопросов. Мы собрали для вас руководство по СЗВ-ТД. И приготовили видеосовет про четыре случая, когда нужно сдавать отчет, и как его заполнить

Перед вами отрывок из экспресс-курса «Переход на электронные трудовые книжки. Новые правила». Из отрывка вы узнаете, когда сдавать СЗВ-ТД, и увидите образец заполнения с комментариями:

1. Кто из работодателей сдает форму СЗВ-ТД?

Представлять сведения о трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД обязаны все работодатели: организации и индивидуальные предприниматели, независимо от численности работников, в том числе если работник всего один.

Форму СЗВ-ТД работодатели заполняют и представляют в территориальный орган ПФР (п. 1.4 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Государственные органы — не исключение: они предоставляют отчет в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц в соответствии с абзацем 3 пункта 2.6 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

2. Каким способом сдавать отчет СЗВ-ТД в ПФР?

У работодателя-страхователя 25 работников и больше. Сведения о трудовой деятельности надо передать в форме электронного документа, например, через оператора электронного документооборота.
Если численность работающих зарегистрированных лиц менее 25, можно представлять форму СЗВ-ТД на бумаге.

Страхователь представляет форму СЗВ-ТД в форме электронного документа по форматам согласно приложению 3 к Постановлению Правления ПФ РФ № 730п и подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Обратите внимание: если усиленная квалифицированная подпись есть в организации только у главного бухгалтера, сейчас критически важно работодателю разрешить возможный управленческий коллапс по перекладыванию ответственности бухгалтерией и кадровиками друг на друга:

На уровне локального нормативного акта и должностной инструкции закрепить обязанность по подписанию этого отчета за главным бухгалтером (что не совсем корректно в рамках управленческого аспекта, когда сам отчет формируется в отделе кадрового учета).
Или
Организовать доступ и дать полномочия по подписанию отчета руководителю отдела кадрового учета или иному ответственному за кадровое делопроизводство должностному лицу.

Без усиленной квалифицированной подписи и доступа к программе электронного документооборота кадровики физически не могут передать отчет в ПФР в форме электронного документа.

3. Что нужно сделать работодателю, чтобы передать формы СЗВ-ТД в электронном виде в ПФР?

регистрационный номер страхователя в ПФР;
наименование страхователя (юридического лица);
ИНН;
КПП страхователя (юридического лица);
ФИО (при наличии) страхователя (физического лица);
реквизиты оператора, через которого планируется передача сведений.

После того как работодатель отправит заявление на подключение к ЭДО ПФР, у него появится возможность сдавать сведения по форме СЗВ-ТД через оператора связи привычным для него способом.

Работодатель может сдавать отчет через электронные сервисы портала ПФР «Кабинет страхователя»:

4. Отчет по форме СЗВ-ТД нужно представлять на всех работников или только на тех, по которым были кадровые мероприятия?

Ситуация: в организации по большинству работников нет кадровых изменений на 1 января 2020 с даты приема. Нужно подавать СЗВ-ТД?

Ответ: это один из самых частых вопросов во всей неразберихе, которая сейчас происходит вокруг новой формы СЗВ-ТД. И это тот вопрос, на который есть четкий ответ в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее по тексту — Закон № 27-ФЗ):

«Сведения о трудовой деятельности (отчет по форме СЗВ-ТД) предоставляют в ПФ РФ работодателем о работающих у него работниках только при наступлении следующих случаев:

прием на работу;
перевод на другую постоянную работу;
увольнение;
подача работниками заявлений о продолжении ведения работодателем трудовых книжек в бумажном виде (в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации) либо о предоставлении работодателем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации)» (п. 2.4 Закона № 27-ФЗ)».

Не нужно предоставлять в феврале отчет на работников — зарегистрированных лиц, которые работали до 1 января 2020, но по которым в январе не произошло ни одно из вышеназванных событий.

5. Нужно сдавать нулевой отчет СВЗ-ТД?

Нет, не нужно сдавать никаких нулевых отчетов.

Обязанность предоставить отчет возникает только, если работник принимался на работу, переводился на другую постоянную работу, увольнялся или подавал работодателю соответствующее заявление.

6. В январе работник подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Как представлять отчет СЗВ-ТД?

Ситуация: работник трудоустроен к работодателю до 1 января 2020 года, но в январе подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (перевода на другую постоянную работу или увольнения работника в январе не было). Каким образом предоставлять в феврале отчет по форме СЗВ-ТД?

Ответ: работник подал заявление — у работодателя возникает обязанность предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД (ч. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

При представлении сведений о трудовой деятельности впервые в отношении зарегистрированного лица работодатель-страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. В этом случае предоставляются сведения только о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя (п. 1.7 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).

Пример

10.08.2017 — работник принят на работу менеджером отдела продаж;
14.03.2019 года его перевели (постоянно) на должность ведущего менеджера;
20.01.2020 года он подал заявление о продолжении ведения ему бумажной трудовой книжки;
не позднее 17 февраля работодатель обязан предоставить в территориальный орган ПФР отчет по форме СЗВ-ТД. В отчете нужно заполнить строку «Подано заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки» и проставить дату «20.01.2020». В таблице формы нужно заполнить сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года, то есть о постоянном переводе на должность ведущего менеджера 14.03.2019:
- в графе «N п/п » указываем порядковый номер кадрового мероприятия в рамках представляемой формы СЗВ-ТД — «1»;
- в графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» — дата постоянного перевода в формате «ДД.ММ.ГГГГ» — «14.03.2019»;
- в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» — «ПЕРЕВОД»;
- в графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подраздела «Наименование» — наименование должности, на которую переведен работник — «ведущий менеджер»;
- графу «Код выполняемой функции (при наличии)» в 2020 году не заполняем, эту графу начнем заполнять только с 1 января 2021 года;
- в графах «Наименование документа», «Дата», «Номер» подраздела «Основание» указываем данные документа, подтверждающего перевод, — наименование документа, дата и номер документа (приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя).

Обратите внимание на ситуацию для 2020-2021 гг.: работник трудоустроен до 1 января 2020 года, допустим, в 2020 году у него не будет постоянного перевода, увольнения и он не подаст заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности. Отчет по форме СЗВ-ТД на такого работника нужно будет предоставить в ПФ РФ не позднее 15 февраля 2021 года.

7. Есть заявления о ведении бумажной трудовой книжки. Когда сдавать СЗВ-ТД?

Вопрос: в основном все работники в нашей организации уже написали заявления в январе, что хотят оставить трудовые книжки в бумажном варианте, возможно ли подать сведения об этих работниках в ПФ не в феврале, а в течение 2020 года?

Ответ: нет, нужно отчитаться в феврале.

Сведения по форме СЗВ-ТД передаются в ПФ РФ не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором был прием на работу, постоянный перевод, увольнение или подача заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о предоставлении сведений в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Впервые отчет нужно предоставить не позднее 17 февраля (так как 15-е число попадает на выходной день, срок сдачи отчета сдвигается на ближайший следующий за ним рабочий день) только на тех работников, у которых был в январе прием на работу, или постоянный перевод, или увольнение, или подача вышеназванного заявления.

На тех работников, которые уже в январе подавали работодателю заявление о продолжении ведения им бумажной трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, отчет по форме СЗВ-ТД необходимо предоставить не позднее 17 февраля.

8. Нужно ли предоставлять в отчете сведения о других местах работы сотрудника?

Ситуация: работник трудоустроен в компанию в апреле 1998 года, после этого в трудовой книжке есть записи о пяти переводах внутри этой организации. До поступления на работу в трудовой книжке есть информация о работе у четырех работодателей. При предоставлении сведений на работника, который подавал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в январе 2020 года, в отчете по форме СЗВ-ТД нужно предоставлять информацию обо всех кадровых мероприятиях, в том числе о приеме на работу и обо всех пяти переводах у нас, или только о последнем кадровом событии? И нужно ли предоставлять в отчете сведения о других местах работы? Информация в разных источниках отличается.

Ответ: путаница в решении этого вопроса возникла исключительно из-за того, что первоначально в тексте Федерального закона № 27-ФЗ (п. 2.5, ст. 11) речь идет о том, что при представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя. Однако в порядке заполнения формы сведений о трудовой деятельности, утвержденном в Постановлении Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п в п. 1.7 и п. 2.9 уточняется, что предоставлять сведения нужно только о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

Таким образом, в отчете нужно заполнить строку о подаче работником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (в ней нужно проставить дату подачи работником заявления) и в табличной части отчета заполнить только одну строку с информацией о последнем кадровом мероприятии на 1 января 2020 года, то есть информацию только о последнем постоянном переводе у данного работодателя. Сведения о трудовой деятельности у других работодателей, соответственно, также не предоставляются.

В конце статьи есть шпаргалка

9. Сдавать СЗВ-ТД при переименовании работодателя?

Вопрос: если в январе 2020 года произошло переименование работодателя, при этом работник не переводился, не увольнялся и не подавал соответствующее заявление. Обязан ли работодатель предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД на каждого работника в связи с переименованием работодателя?

Ответ: ответ на этот вопрос содержится в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ:

«работодатель предоставляет сведения о работающих у него работниках только в случаях приема на работу, переводов на другую постоянную работу и увольнения, подачи работниками заявлений о продолжении ведения работодателем трудовых книжек в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ либо о предоставлении страхователем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ следующие сведения».

Предоставляя эти сведения при наступлении вышеназванных случаев, работодатель должен будет предоставить информацию и о его переименовании. Само по себе переименование работодателя, так же как установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации, присвоение классного чина государственному гражданскому или муниципальному служащему, не является самостоятельным основанием для передачи сведений в ПФ РФ по форме отчета СЗВ-ТД. Эту информацию будем вносить только, когда будет наступать событие, названное в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

10. Нужно ли предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД на лиц, работающих по гражданско-правовому договору?

Страхователи заполняют и представляют форму СЗВ-ТД в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц, которые состоят в трудовых отношениях.

11. Нужно ли предоставлять СЗВ-ТД на работников совместителей, на работников с бумажной трудовой книжкой?

Да, при наступлении случаев приема на работу, постоянного перевода, увольнения, подачи соответствующего заявления по работнику-совместителю отчет также предоставляется. В отчете надо показать кадровые мероприятия только в рамках трудового договора о работе по совместительству. При внутреннем совместительстве не нужно отражать в отчете информацию о работе по основному месту работы.

Закон № 27-ФЗ подачу сведений не ставит в зависимость от наличия у работников основного места работы или совместительства, отсутствия или наличия бумажной трудовой книжки.

Вывод: на работников совместителей и работников, не отказавшихся от бумажной трудовой книжки, отчет по форме СЗВ-ТД работодатели также предоставляют, но только при наступлении случаев, названных в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

12. Представлять СЗВ-ТД на иностранцев?

Вопрос: нужно ли предоставлять отчет на иностранных работников — высококвалифицированных специалистов (ВКС) и на работников — граждан Китайской Народной Республики, которые не являются застрахованными лицами в системе обязательного пенсионного страхования в РФ?

Ответ: работодатель-страхователь представляет сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД о работающих у него зарегистрированных лицах (ч. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). К зарегистрированным лицам относятся физические лица, которым открыт индивидуальный лицевой счет в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в целях обеспечения реализации их прав в системе обязательного пенсионного страхования, учета сведений о трудовой деятельности, а также в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций.

С 1 апреля 2019 года действуют изменения в статье 6 Закона № 27-ФЗ. Теперь на территории Российской Федерации Пенсионный фонд Российской Федерации открывает индивидуальный лицевой счет, имеющий постоянный страховой номер:

на каждого гражданина РФ, а также на каждого иностранного гражданина и каждое лицо без гражданства, постоянно или временно проживающих (пребывающих) на территории Российской Федерации.

Таким образом, с 01.04.2019 года, независимо от того относится иностранный гражданин к застрахованным лицам в системе обязательного пенсионного страхования или нет, все временно пребывающие, временно проживающие и постоянно проживающие иностранные граждане на территории РФ должны быть зарегистрированы в системе индивидуального (персонифицированного) учета. И именно в отношении сведений о трудовой деятельности (отчет по форме СЗВ-ТД) в ст. 11 Закона 27-ФЗ используется термин не «застрахованные лица», а «зарегистрированные лица». Соответственно, на таких иностранных граждан также отчет предоставлять нужно в случае их приема на работу, постоянного перевода, увольнения, подачи соответствующего заявления.

Чтобы сдать отчет по форме СЗВ-ТД на работника-иностранного гражданина или лица без гражданства, проверьте, чтобы у него был СНИЛС и он был зарегистрирован в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Без СНИЛС невозможно сдать отчет на работника.

13. Как выдавать сведения о трудовой деятельности при увольнении?

Вопрос: с 1 января 2020 года в ст. 84.1 Трудового кодекса РФ появилась обязанность при увольнении выдавать сведения о трудовой деятельности работников. Что это за сведения и нужно ли их выдавать при увольнении работника, которому ведется бумажная трудовая книжка?

Ответ: сведения о трудовой деятельности при увольнении работника выдаются по форме СТД-Р только тем работникам, которые отказались от ведения трудовой книжки. Когда работник выбрал предоставление ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде, трудовую книжку ему должен был выдать тот работодатель, у которого он подавал соответствующее заявление. В трудовой должна появиться запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Сведения о трудовой деятельности работодатель обязан выдавать только работнику, на которого не ведется бумажная трудовая книжка (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Появлению СЗВ‑ТД предшествовало введение электронного формата трудовых книжек. Работодатели ежемесячно должны отчитываться о кадровых движениях своих работников в ПФР.

Нормативно-правовая база

Представление формы СЗВ-ТД регулируют:

Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)».
Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»).

Кто и когда обязан сдавать СЗВ-ТД

С 2020 года утверждён новый документ отчётности персонифицированного учёта, который работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд. Это отчет СЗВ-ТД, который называется «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Форма бланка, порядок и указания формирования данных на каждого сотрудника утверждены Постановлением 730п от 25 декабря 2019 г.

СЗВ-ТД формируется по каждому работнику, с которым страхователь заключил трудовой договор, в том числе и на тех, кто работает удалённо или по совместительству.

Если никаких кадровых событий, например переводов или увольнений, в декабре 2020 года в организации не происходило, то сведения по форме СЗВ-ТД в январе 2021 в ПФР не представляются.

Начиная с 1 января 2021 года условиями для представления отчёта по форме СЗВ-ТД являются:

перевод сотрудника на другую постоянную работу, подача заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо предоставлении сведений о трудовой деятельности – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место указанные кадровые мероприятия
при приеме на работу (увольнении) – срок представления не позднее следующего рабочего дня

Подавать ли СЗВ-ТД, если сотрудники выбрали бумажные трудовые

Заявление о выборе работником формата ведения трудовой книжки (бумажного или электронного) уже является основанием для представления СЗВ-ТД. Работодатель обязан отчитаться перед ПФР РФ о трудовой деятельности своих сотрудников и своевременно представить электронные сведения по новой форме. Данная норма закреплена в 436-ФЗ от 16 декабря 2019 г.

Нужно ли ИП без сотрудников сдавать СЗВ-ТД

Электронный документ СЗВ-ТД представляется исключительно в отношении наёмных сотрудников, при этом только на тех, у кого за отчётный период были кадровые события. Поэтому предприниматель без работников передавать документ в ПФР не должен.

Способы представления отчетности

Работодатели, у которых в штате в отчётном периоде было 25 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать отчёт в электронном виде через интернет. Для сдачи формы достаточно скачать бесплатный программный комплекс с официального сайта ПФР или с любого другого сервиса. Документ перед отправкой подписывается усиленной электронной подписью.

Если в штате юрлица в отчётном периоде работало 24 и менее застрахованных лиц, вправе представить отчёт СЗВ-ТД на бумажном носителе.

Сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году

Если сотрудник не написал заявление о выборе формы трудовой книжки, и по нему в течение всего календарного года не было никаких кадровых мероприятий, первый отчёт СЗВ-ТД в отношении его заполняется по состоянию на 1 января 2020 года. Представить в ПФР такой документ нужно не позднее 15 февраля 2021 года.

Если в течение всего 2021 года и в последующих отчётных периодах по застрахованному сотруднику не произойдёт никаких кадровых изменений, сдавать бланк в дальнейшем не нужно, достаточно первого информирования.

Сроки представления бланка в случае проведения кадровых перемещений:

Приём	Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа
Увольнение
При иных мероприятиях	Не позднее 15 числе месяца следующего за отчётным

Важно! Если сотрудник увольняется с работы в середине отчётного периода, в форме СЗВ-ТД следует отразить не только информацию об увольнении, но и о других кадровых мероприятиях данного месяца, а также прошлого, если бланк за предыдущий по ним подан не был.

Следовательно, начиная с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности сотрудников представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным. Исключение составляет приём и увольнение застрахованных лиц, по ним документ сдают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Бланк СЗВ-ТД и пример заполнения

Правила заполнения полей формы

Сведения о страхователе

организации согласно уставным документам (допускается в латинской транскрипции);
обособленного подразделения;
отделения иностранной компании, осуществляющей деятельность на территории РФ.

Фамилия, имя, отчество (при наличии):

Сведения о зарегистрированном лице

Должны соответствовать данным, отраженным в документе АДИ-РЕГ

Сведения о выборе формы трудовой книжки: бумажной или электронной

Сведения об отчетном периоде

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица

Кто и как должен подать заявление о ведении трудовой книжки

В течение 2020 года каждый сотрудник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки. Если он хочет продолжать её заполнение на бумажном носителе, он должен написать заявление об этом до 1 января 2021 года.

Если сотрудник выбрал бумажную форму, такое право за ним сохраняется и при дальнейшем устройстве на работу к другим нанимателям. Кроме того, застрахованное лицо имеет право в последующем подать работодателю «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Работодатель обязан вести трудовые книжки на бумажном носителе на работников, которые до 1 января 2021 года подадут об этом заявление и параллельно представлять на них сведения в электронном виде в ПФР.

Если сотрудник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, он должен в течение 2020 года подать специальный формуляр: «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». После этого работодатель отдаёт сотруднику бумажную трудовую книжку на руки с записью о поданном заявлении. С этих пор страхователь больше не отвечает за бумажный документ, а сотрудник не может вернуться к бумажному формату ведения трудовой книжки.

В форме СЗВ-ТД нужно указать дату подачи такого заявления, следовательно, на лицевом счёте сотрудника в ПФР она также отразиться, кроме того, она будет указываться во всех сведениях о стаже.

Работникам, которые по уважительной причине до 31.12.2020 года не подадут ни одного заявления, работодатель продолжит ведение бумажной трудовой книжки. К таким работникам относятся те, кто находится в отпуске (декретницы), болеет или отстранен от работы.

Как откорректировать или отменить форму

Информация о выборе бумажной или электронной формы трудовой книжки

В бланке есть поле для даты, на которую подано заявление о выбранной работником форме трудовой книжки. Если информацию внесли некорректно, следует в Пенсионный фонд представить ещё одну форму СЗВ-ТД на данного сотрудника с правильной датой. Отменять первую форму не нужно.

Если необходимо аннулировать неверно поданную информацию о выборе застрахованным лицом формы ведения трудовой книжки, нужно сдать повторный бланк, указать ту же дату, что и в первом документе, но в поле «Признак отмены» поставить «Х».

Информация о приёме или увольнении, а также о переводе

Для того, чтобы отменить сданный ранее бланк с неверной информацией, следует представить ещё одну форму с полями, заполненными, аналогично первому отчёту. Дополнительно в поле «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» поставить «Х».

Для корректировки ранее сданных сведений о трудовой деятельности, нужно оформить отчет СЗВ-ТД с двумя строками:

первая строка — такая же, как в исходной форме, но в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» стоит знак «Х»;
вторая строка — с правильными данными.

Ответственность за непредставление нового отчета

Работодатель или его должностное лицо будет привлечено к административному наказанию за следующие действия:

за нарушение сроков представления отчётности
за подачу неполных и (или) недостоверной информации о трудовой деятельности

Первичное нарушение
Организация	от 30 000 до 50 000 руб.
Индивидуальные предприниматели	от 1 000 до 5 000 руб.
Должностные лица	от 1 000 до 5 000 руб.
Повторное нарушение
Организация	от 50 000 до 70 000 руб.
Индивидуальные предприниматели	от 10 000 до 20 000 руб.
Должностные лица	от 10 000 до 20 000 руб. либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет

При первичном нарушении вместо штрафа возможно предупреждение.

Если в результате ошибки в отчёте сотрудник не сможет в дальнейшем трудоустроиться, работодатель обязан будет возместить ему заработок, недополученный в связи с представлением недостоверной информации.

Как Контур.Экстерн поможет заполнить СЗВ-ТД

Как заполнить заявление в Экстерне:

Если вы уже заполняли в Экстерне форму СЗВ-М, то данные о сотруднике (ФИО, СНИЛС, дата рождения) подтянутся в СЗВ-ТД автоматически.

В карточке сотрудника отражаются все действия по нему. На основе ранее отправленного отчета СЗВ-ТД можно сразу создать отчет c отменяющим мероприятием. Для отмены конкретного мероприятия достаточно указать дату отмены.

Можно массово добавлять в отчет сотрудников — это удобно, когда нужно подать форму по большому количеству сотрудников, в частности, при переименовании организации.

Перед отправкой формы Экстерн проверяет ее на форматно-логические ошибки, а также по методике ПФР.

«Клерк» Рубрика Отчетность в ПФР

Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк

Давайте вместе разберемся, по каким правилам бухгалтерам придется сдавать отчетность в ПФР.

В документе, в том числе, описывается процедура взаимодействия ПФР и операторов ЭДО. Но мы рассмотрим только те нормы, которые касаются взаимодействия со страхователями.

Новый способ сдачи отчетов

Как сдать отчеты через Кабинет? В документе приводится алгоритм.

Авторизация страхователя для использования «Кабинет страхователя» на портале электронных сервисов ПФР возможна при наличии учетной записи в качестве руководителя организации или уполномоченного представителя организации в Единой системе идентификации и аутентификации.

Для доступа к сервисам Кабинета страхователю необходимо принять соглашение об использовании кабинета страхователя для электронного документооборота с ПФР.

Соглашение подписывается в электронном виде УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью от имени страхователя.

ЭДО ПФР

Таким образом, вместо бумажных соглашений с ПФР будут электронные заявления, которые будут отправляться через оператора.

После получения этого документа с отметкой об удовлетворении заявления страхователь считается подключенным к ЭДО ПФР.

Отчеты через представителей

В случае если страхователь не является участником информационного обмена в рамках ЭДО ПФР, то для представления индивидуальных сведений через представителя ему необходимо лично или через представителя уведомить территориальный орган ПФР о праве представителя формировать и подписывать индивидуальные сведения страхователя, предоставив оригиналы документов, подтверждающих полномочия.

Для отзыва права представителя страхователю необходимо подать электронный документ «Уведомление о прекращении полномочий представителя», подписанный УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом организации или доверенностью от имени страхователя.

Процесс сдачи отчетов по ТКС

В течение трех рабочих дней с момента направления уведомления о доставке ПФР выполняет следующие действия:

1) проверяет УКЭП Оператора и состав пакета;

2) расшифровывает входящие документы.

В случае выявления ошибок по первым двум пунктам отправляется электронный документ «Уведомление об отказе в приеме пакета».

3) проверяет УКЭП страхователя.

4) осуществляет проверку индивидуальных сведений программами ПФР на соответствие формы, формата и порядка заполнения;

По результатам этих двух проверок ПФР формирует и отправляет страхователю протокол проверок или «Уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у ПФР».

Участники ЭДО должны ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) осуществлять проверку поступления документов в электронном виде.

Датой получения документов от органов ПФР страхователем (представителем) считается дата, указанная в электронном документе «Уведомление о доставке», который формируется автоматически при их поступлении на транспортный сервис Оператора и высылается одновременно в адреса всех участников информационного обмена.

Представитель информирует страхователя о поступлении документов от ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем получения указанных документов.

Участники ЭДО обязаны уведомлять ПФР о смене УКЭП не позднее одного календарного дня с даты получения и не позднее 7 дней до даты истечения действия УКЭП.

Процесс сдачи отчетов через Кабинет

средств доступа к ИТКС «Интернет»;

программного обеспечения для подписания электронных документов УКЭП.

Индивидуальные сведения, предоставляемые страхователем (представителем) с помощью сервисов КС, должны быть подписаны УКЭП уполномоченного лица страхователя (представителя).

ПФР в течение трех рабочих дней проверяет УКЭП уполномоченного лица страхователя (представителя) и осуществляет проверку индивидуальных сведений программами ПФР на соответствие формы, формата и порядка заполнения, по результатам которой формируются и отправляются протокол проверки или «Уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у ПФР».

Датой предоставления документов страхователя считается дата, зафиксированная в электронном документе «Квитанции о регистрации», сформированном КС.

Датой получения документов от органов ПФР страхователем (представителем) считается дата их размещения в КС.

При размещении в КС документов от органов ПФР автоматически формируется и размещается в КС электронный документ «Уведомление о доставке».

При представлении сведений персучета через КС на портале электронных сервисов ПФР для организации защищенного удаленного подключения страхователей (представителей) должны использоваться шифрованные транспортные механизмы и сертификаты безопасности, применяемые на портале электронных сервисов ПФР. Представление сведений индивидуального (персонифицированного) учета страхователей без установления защищенного удаленного подключения не допускается.

Нововведения

ПФР собирается взаимодействовать с операторами ЭДО через REST API;

откреплённую электронную подпись (во всяком случае, при работе по ТКС) можно будет использовать только с образами электронных документов (pdf, jpg и т. д.);

XML-файлы (файлы отчётов и packageDescription) предлагается подписывать встраиваемой подписью (XMLDSig) в соответствующих местах, предусмотренных Альбомом форматов (старые форматы документов от 122п/192п и более старые, не предусматривающие таких вещей, подать по новому порядку не получится);

прописывается порядок подключения операторов к СЭД ПФР;

создаётся Кабинет страхователя, через который можно будет отправлять отчётность (у страхователя должно быть ПО для подписания отчётов и, конечно, КЭП, плюс ему потребуется заключить специальное соглашение с ПФР);

прежнее Соглашение об электронном документообороте между страхователем и УПФР предлагается заменить заявлением на регистрацию — ответ на него пришлют в электронном виде;

также прописан порядок выхода страхователя из системы ЭДО ПФР и порядок информирования о представительстве и прекращении такового.

Мы попросили прокомментировать этот проект IT-специалиста Виктора Любезного. Вот как он сформулировал свои мысли о предстоящих нововведениях:

«Порядок взаимодействия участников ЭДО внутри СЭД, на мой взгляд, требует доработки. В частности, действия оператора при передаче отчёта в ПФР практически не регламентированы, только протокол API и немного о безопасности.

Не прописан даже срок, в течение которого оператор должен передать в ПФР поступивший ему от абонента пакет. И подтверждение оператора хотелось бы тоже, как у ФНС.

Возможно первый этап не обойдётся без проблем и ошибок — непонятно, как абонент будет доказывать, что он отправил отчёт вовремя.

Если это утвердят, ждать поддержке очередных битв с абонентами и органами ПФР. ».

Ошибки из протокола проверки отчета по форме СЗВ-М

«Элемент ИНН застрахованного лица должен быть заполнен»

Если в протоколе проверки есть это сообщение, его можно игнорировать.

«Последние 2 цифры Страхового номера должны быть числом, подсчитанным по Алгоритму формирования контрольного числа Страхового номера»

Проверьте, правильно ли заполнено поле «СНИЛС».

«Лидирующие пробелы в символьных элементах не допускаются»

Проверьте, есть ли в начале полей ‘Фамилия’, ’Имя’ и ’Отчество’ пробелы. Если есть, удалите их.

«Элемент «Отчество» должен быть заполнен»

Если в протоколе проверки есть это сообщение, его можно игнорировать.

Отправка в ПФР неформализованной отчётности

Сделать это можно двумя способами:

1. вложить файл в транспортный контейнер с помощью кнопки «Добавить вложения» в нижней части окна передачи данных.

Прикладывать можно файлы любых типов, объем файлов в одной отправке не должен

2. На вкладке «Выходной контроль» выбрать пункт «Неформализованный ЭДО ПФР».

В появившемся диалоговом окне заполнить тему и текст письма. С помощью кнопки «Добавить файл(ы)» можно приложить к письму файлы любого типа, затем нажать кнопку «Создать».

Запросы на уточнение платежей в ПФР

Для создания запроса на уточнение платежей (сверку) в программе «Референт» необходимо:

на панели инструментов кликнуть по пиктограмме «Уточнение платежей ПФР».

В окне запроса выбрать организацию из списка (если организаций несколько), в поле «РНС / УПФР» выбрать соответствующие ей параметры:

Запрос будет сформирован после нажатия на кнопку «Сформировать файл для отправки в ПФР», он отобразится на вкладке «Выходной контроль». Для отправки запроса необходимо отметить строку с ним и нажать

Для создания запроса на сверку или уточнение платежей в системе «Онлайн-Спринтер»:

Далее документооборот происходит в соответствии со схемой:

Описание данного проекта и регламент документооборота опубликованы

Отправка сведений после регистрации сертификата в ПФР

Чтобы успешно представить сведения в ПФР, рекомендуем вам отправлять их минимум через 2 рабочих дня после получения уведомления об успешной регистрации сертификата в ПФР. В этом случае сотрудники УПФР успеют установить признак наличия соглашения для вашей организации.

В последние дни отчётного периода отправляйте сведения сразу после регистрации сертификата, ожидать, когда сотрудники УФПР установят признак, не нужно.

Проверка сведений ПФР с помощью программ CheckXML и CheckPFR

Перед отправкой сведений в ПФР рекомендуется проверить его с помощью программ CheckXML и CheckPFR. Данные проверочные программы используются в Пенсионном фонде России для проверки отчётов страхователей.

Программа CheckXML разработана ПФР России и встроена в проверочные модули программных продуктов компании «Такском» и обновляется автоматически. Отчётность всегда проверяется данной программой перед

Программа CheckPFR разработана отделением Пенсионного фонда РФ по Республике Башкортостан и используется плательщиками и территориальными органами ПФР для проверки расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам и сведений персонифицированного учета в электронном виде

С помощью CheckPFR можно проверить следующие типы документов:

расчёт по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд РФ и на обязательное медицинское страхование и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам — за периоды с

расчёт по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд РФ, страховым взносам на обязательное медицинское страхование и территориальные фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, не производящими выплаты и иные вознаграждения физическим

расчёт по начисленным и уплаченным взносам в Пенсионный фонд Российской Федерации, применяемый при осуществлении контроля за уплатой взносов по дополнительному тарифу для работодателей, использующих труд членов летных экипажей воздушных судов гражданской ;

опись сведений, передаваемых страхователем в

опись документов, о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц передаваемых страхователем

сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного

реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных

сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов — страхователями в пользу физического

опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов — страхователями в пользу физического лица, (форма, сопровождающая пачку документов по ;

сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного

опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного

сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой

сведения о периоде работы застрахованного лица для установления трудовой

заявление о добровольном вступлении в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в целях уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой

реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и уплачены страховые взносы

Актуальную версию проверочной программы можно загрузить с сайта Пенсионного фонда России. Для установки CheckPFR необходимо:

запустить установочный файл setupCheckPfr.msi и нажать «Далее»:

ознакомиться с лицензионным соглашением, отметить пункт «Я принимаю условия соглашения» и нажать «Далее»:

с помощью кнопки «Обзор» выбрать каталог для установки программы (или оставить каталог по умолчанию «C:\CheckPfr») и нажать «Далее»:

выбрать тип установки программы «Стандартная установка» и нажать «Далее»:
Примечание! Тип установки «Переносная (Встроенный Firebird)» выбирается в случае, если после первоначальной установки программа работает некорректно.

определить расположение ярлыков программы в каталоге «Пуск», на рабочем столе и в панели быстрого запуска (рекомендуется оставить значения по умолчанию) и нажать «Далее»:

для начала установки нажать кнопку «Установить»:

дождаться установки компонентов программы:

в окне завершения установки убедиться, что пункт «Установить Firebird» отмечен галочкой (программа Firebird обязательна для корректной работы CheckPFR) и нажать «Завершить»:

При необходимости перезагрузить компьютер.

Проверка сведений с помощью CheckXML и CheckPFR

Для проверки сведений с помощью CheckPFR необходимо запустить данную программу и добавить файл для проверки (или перенести файл в рабочую область программы):

Затем нажать на кнопку «Проверить выбранный файл» и дождаться результата проверки:

В случае появления предупреждений или ошибок в протоколе проверки необходимо внести исправления и выполнить проверку заново.

Настройка автоматической проверки CheckPFR в программе «Референт»

Для настройки автоматической проверки сведений ПФР программой CheckPFR необходимо:

запустить программу «Референт»;

перейти в настройки программы («Параметры» — «Настройка программы»);

открыть вкладку «Проверочные программы» и при помощи кнопки «…» указать путь до программы CheckPFR:

нажать «Ок» в настройках программы.

Запрос сведений о сотрудниках пенсионного возраста (ЗППВ)

Согласно ст. 185.1 ТК РФ и ФЗ от 3 октября 2018 г.:

№ 353-ФЗ «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации»;

№ 350-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам назначения и выплаты пенсий»

страхователи могут отправлять в ПФР запросы сведений о сотрудниках пенсионного и предпенсионного возраста (ЗППВ), чтобы получать:

Справки о том, что сотрудник является пенсионером;

«Сведения об отнесении гражданина к категории лиц предпенсионного возраста».

Все пользователи «Онлайн-Спринтера», у которых подключена услуга «ЭДО с ПФР», могут создавать, импортировать и отправлять в ПФР формализованные ЗППВ.

Заключение соглашения с ПФР

Чтобы отправлять ЗППВ, заключите с ПФР соглашение об информационном взаимодействии. ПФР отправил его всем страхователям на системные ящики.

Распечатайте его, заверьте подписью руководителя и печатью организации;

Предоставьте оригинал в УПФР по месту регистрации.

Стоимость услуги

Если у вас подключена услуга «ЭДО с ПФР», вы можете отправлять ЗППВ без дополнительной оплаты.

Отправка запроса

Важно! Перед отправкой ЗППВ рекомендуем узнать в УПФР по месту регистрации, в каком виде его смогут принять: формализованном или неформализованном.

Если сотрудник УПФР затрудняется ответить, отправьте ЗППВ неформализованным письмом.

Формирование и отправка формализованных ЗППВ

Для пользователей «Онлайн-Спринтера»

В новом интерфейсе в любом разделе нажмите «Создать» (в старом интерфейсе - в разделе «Черновики») - «ПФР» - «ЗППВ»;

Заполните форму и отправьте запрос.

Для пользователей «Референта»

Для пользователей «Такском-Доклайнера»

Нажмите «Создать документ» - «ПФР» - «Запрос»;

Выберите тип запроса «Запрос сведений о предпенсионерах» и необходимое НО;

Введите данные о застрахованном лице;

Нажмите «Создать».

Отправка ЗППВ в виде неформализованного письма с вложением

Сформируйте вложение в программе ПФР «Документы ПУ 6». Ее можно загрузить с сайта ПФР (http://www.pfrf.ru – «Страхователям» – «Работодателям» - «Бесплатные программы, формы и протоколы» - программа «Документы ПУ 6»).

Сформируйте неформализованное письмо для ПФР.

В теме письма укажите «ЗППВ»;

Добавьте вложение, сформированное в программе «Документы ПУ 6».

Отправьте письмо.

Получение ответа из ПФР

Справка о том, что сотрудник является пенсионером;

«Сведения об отнесении гражданина к категории лиц предпенсионного возраста»;

«Возврат запроса» (с указанием причин);

«Уведомление о продлении срока исполнения запроса».

Если ПФР прислал «Возврат запроса»:

Исправьте запрос в соответствии с полученной информацией,

В течение следующего рабочего дня направьте в ПФР уточненный запрос (так же, как и первичный).

Если в течение 3 рабочих дней ответ от ПФР не поступит, направьте в ПФР неформализованное письмо в свободной форме с просьбой ответить на ЗППВ.

Читайте также:


При какой пенсии дают субсидии на коммунальные услуги

Какова роль негосударственных пенсионных фондов в российской пенсионной системе

Что не относится к формам уровням пенсионного обеспечения в рф

Как можно получить ветеран труда на пенсии без наград

Как получить путевку в санаторий пенсионеру инвалиду 3 группы бесплатно