Как сшить личное дело сотрудника для архива

Опубликовано: 07.05.2025

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

анкета, заполняемая при приеме на работу;
трудовой договор;
должностная инструкция;
копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
Каждый лист дела нумеруется.
В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

своевременный учет всей документации о сотруднике;
отслеживание карьерной динамики;
учет данных о возможных полагающихся льготах;
оценка перспектив профессионального роста;
сохранность и упорядоченность личной документации;
оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

руководящее звено;
заместители руководителей разных уровней;
ключевые специалисты;
сотрудники, несущие материальную ответственность;
кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.

Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ

Как правильно оформить личное дело

ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Его обязанности составляют:

первичное заведение личного дела;
внесение в него новых записей и документов;
изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
при необходимости заверение копий;
внутренняя опись входящих в дело документов;
плановая проверка состояния личных дел;
ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
хранение дел;
помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

Кому можно выдать личное дело

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Документы, подвергающиеся прошивке

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

штатное расписание;
приказы личного и общего состава;
накладные;
счета — фактуры;
акты выполненных работ;
кассовая книга;
авансовые отчеты;
путевые листы;
ведомости по заработной плате;
другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Порядок оформления

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
канцелярский клей;
ножницы.

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из:

систематизации документов;
нумерации;
сшивания документации в одну папку;
заполнения описи;
оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Заверение документов

Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Автор статьи: Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Законодательством РФ оговорено, что в обязательном порядке личные дела нужно составлять только для госслужащих. Однако большинство российских работодателей также считают нужным оформлять их на всех своих сотрудников, что, конечно, требует определенных усилий, но приносит ощутимую пользу.

Обязательно ли работодателю заводить личные дела на своих работников, какие документы входят в его состав, как оформляется, ведется и хранится соответствующая документация.

Когда на работника нужно заводить личное дело?

Целым рядом нормативно-правовых актов РФ установлено, что личные дела необходимо заводить на граждан, трудящихся в государственных (муниципальных) официальных структурах.

Такая обязанность имеется у их работодателей. Соответствующие требования предусматриваются законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 (регулирует сферу архивного дела в РФ), законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 (регламентирует использование персональных данных), законом № 79-ФЗ от 27.07.2004 (устанавливает правила гражданской госслужбы РФ) и, конечно, отдельными нормами Трудового кодекса РФ.

Что касается организаций, относящихся к коммерческой (негосударственной) сфере, то они не обязаны заводить личные дела в отношении своих наемных работников.

Однако многие организации-работодатели, действующие на праве частной собственности, также считают нужным формировать личные дела сотрудников. Такая практика обеспечивает систематизацию кадрового делопроизводства, упрощает поиск нужных сведений о работниках, улучшает работу с персоналом и повышает эффективность управления человеческими ресурсами на предприятии.

Самому работнику также интересно, чтобы работодатель вел и хранил его личное дело. Это благоприятствует карьерному развитию сотрудника, его продвижению по служебной лестнице в организации.

В личном (персональном) деле трудящегося гражданина отражаются все важные сведения:

Характеристика личности сотрудника.
Трудовые заслуги данного работника.
Информация о его карьере (смена видов деятельности, переводы в другие подразделения организации-работодателя, назначения на новые должности, повышения по службе, прочие сведения).
Информация о поощрениях и санкциях (выговорах).
Другие сведения о трудовой деятельности у данного работодателя (как позитивные, так и негативные).

Примечательно, что в личном (персональном) деле трудящегося могут отражаться как положительные, так и отрицательные сведения о его работе. Данное обстоятельство дисциплинирует наемного сотрудника, мотивирует его регулярно улучшать свои трудовые показатели.

Личное дело открывается работодателем на работника при его трудоустройстве – после надлежащего оформления сторонами трудовых отношений.

В дальнейшем досье сотрудника пополняется новыми сведениями и дополнительными документами, если, конечно, возникает такая необходимость.

Какие документы входят в состав?

Список документов, обычно включаемых в личное дело госслужащего (или муниципального служащего), строго регулируется законодательством РФ. Для сотрудников негосударственных компаний указанный перечень может определяться внутренними актами самих работодателей.

В дело трудящегося гражданина могут входить следующие документы:

Заявление физлица о трудоустройстве к данному работодателю.
Копия гражданского паспорта трудящегося гражданина, которая содержит его личные сведения, информацию о месте жительства и семейном положении.
Трудовой договор, заключенный сторонами (экземпляр, который остался у работодателя).
Анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве к данному работодателю.
Трудовая книжка физлица-работника.
Документация, доказывающая наличие у физлица образования.
Справка из медучреждения о прохождении физлицом осмотра (плюс результаты этого медосмотра).
Обязательное медицинское страхование наемного сотрудника (справка).
Постановка физлица-налогоплательщика на учет в налоговой службе (справка).
Сведения о постановке физлица на воинский учет (документ).
Привлечение трудящегося к уголовной или административной ответственности (бумага, подтверждающая наличие/отсутствие соответствующих фактов).
Наличие у трудящегося особых прав, относящихся к выполнению работы (документальные подтверждения). Например, это могут быть право вождения автотранспорта, работа со взрывоопасными веществами.
Результаты проверки трудящегося лица, проведенной службой безопасности работодателя (акт такой проверки).
Автобиография трудящегося.
Налоговая декларация трудящегося (заполненный документ).
Приказ директора компании о приеме данного гражданина на работу.
Распоряжения руководства о переводе трудящегося лица на иные должности в этой же организации.
Трудовые поощрения, награды, благодарности, выговоры и т.п.
Личное фото трудящегося.
Прочая информация, подтвержденная документами.

Документация для личного дела обычно передается работником в виде копий, подлежащих заверению. Все оригиналы представленных бумаг возвращаются сотруднику (после надлежащего подтверждения у работодателя).

Нельзя вносить в личное (персональное) дело работника документы, не относящиеся к его трудовой деятельности, имеющие противоправное содержание или несущие личные сведения физлица.

Порядок формирования и ведения

Формирование личного дела трудящегося гражданина осуществляется на предприятии в соответствии с приказом директора.

Обязанности по ведению и хранению такого досье возлагаются обычно на специалиста кадровой службы компании-работодателя (как вариант, бухгалтерского отдела организации).

За сохранность отвечает его работодатель (уполномоченный специалист работодателя).

Персональное дело сотрудника представляет собой комплект документов, скомпонованных в одной папке (или в одном файле). Оно ведется работодателем по следующим правилам:

Папка имеет обложку – титульный лист, на котором отображаются номер папки (согласно номенклатуре, установленной работодателем), ФИО работника, название компании и место её нахождения (город), а также год, с которого началось ведение этого дела. Ошибки и неточности не допускаются.
Все листы персонального дела обязательно нумеруются (в том числе обложка).
Вкладываются листы (документы) в порядке, установленном по усмотрению лица, отвечающего за ведение дела. Как правило, сначала вкладывается анкета, собственноручно заполненная работником (это первый лист), а затем – все остальные бумаги. Рекомендуется следовать хронологическому порядку – от ранних к новым.
Завершенное дело всегда прошивается шнуровкой, дополняется описью, а затем скрепляется подтверждающим документальным актом с подписью директора.

Предпочтительный подход к хранению дел – алфавитный порядок. Это облегчает поиск нужной папки.

Что делать при увольнении сотрудника?

Если сотрудник увольняется, его личное дело завершается кадровым специалистом предприятия-работодателя.

При этом нужно проверить наличие всех документов, убедиться в соблюдении хронологии листов, сверить нумерацию страниц.

После этого составляются опись листов дела, которая подшивается первой страницей, и так называемый лист-заверитель, который содержит описание данного дела и подшивается последней страницей.

На обложке – титульном листе – прописываются дата завершения данного дела (согласно приказу директора) и срок его дальнейшего хранения.

Порядок и сроки хранения

Персональное дело трудящегося хранится у его работодателя в особом месте. Таким местом может стать сейф или, как вариант, специально отведенное помещение, доступ в которое тщательно контролируется.

Если дело завершено до 01.01.2003, его следует хранить минимум 75 лет. Если дело завершено после 01.01.2003, оно хранится минимум 50 лет.

Выводы

Принимая сотрудника на работу, работодатель запрашивает у него определенные сведения. Достоверность и правдивость получаемой информации должны подтверждаться пакетом конкретных документов, в обязательном порядке предоставляемых трудоустраиваемым лицом.

Данные сведения нужны работодателю не только при трудоустройстве гражданина, но и на протяжении всего времени работы этого человека в организации.

По факту подписания трудового договора документация, предоставленная работодателю, передается в кадровую службу организации с целью оформления и хранения личного дела трудоустроенного работника.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. При этом, трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела, каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Как составить внутреннюю опись дела, если в одну папку подшиваются несколько дел?

Ответ на вопрос: Чтобы сдать личные дела в архив, их нужно специальным образом подготовить.

Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дела. Личные дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает совершение следующих действий. Шаг 1. Подшивка личного дела в твердую обложку из картона на четыре прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела.

Шаг 2. Группировка документов личного дела.

Завершают личное дело документы, которыми оформлялось увольнение.

Документы для личного дела работника и его формирование

6703 Содержание страницы Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

(далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

«Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением

Как правильно сшивать трудовые договоры уволенных сотрудников для сдачи в архив?

Ответ на вопрос: Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора.

Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника.

При этом, в отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством. Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:

формирование дел в службе кадров;
обеспечение сохранности дел;
передача дел в архив организации.
экспертиза ценности дел службы кадров;
описание и уничтожение дел в службе кадров;
оформление дел в службе кадров;

Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Формирование дел в службе кадров Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

Как организовать хранение личных дел сотрудников

31 Октября 2021 в 16:49 Работодатели с целью систематизации и удобства обработки персональных данных своих подчиненных ведут личные дела на работающий персонал. Это удобно, не сказать, что дешево, но практично — все нужные бумаги всегда в одной папке.

Однако после того как человек увольняется, возникает вопрос: а что делать с его делом — хранить или уничтожать? И если хранить, то сколько хранятся личные дела сотрудников? Ответы на эти вопросы читайте ниже.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия (если работодатель принял решение о ведении таких документов).

По закону дела ведутся только на госслужащих (см.

Федеральный закон от 27.04.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента от 30.05.2005 № 609)

Как сшивать в архив дела уволенных доу за 2021 год

Оформляем в архив личное дело уволенного работника как сделать Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано.

3.6.8. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника. Сегодня вы узнаете:

Сколько и как хранить дела.
Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
Какие документы должны содержаться в нем;

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников.

Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ.

Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

Читайте также: