Как в сбис найти письмо из пфр

СБИС – современное программное обеспечение для электронного документооборота. Это удобный инструмент для ведения бухгалтерского учета, и своевременного формирования налоговой и прочей отчетности. Особое внимание стоит уделить возможности отправлять все виды отчетов в любом количестве во все государственные структуры. Вся составленная отчетность хранится в памяти ПО – как посмотреть и найти отправленные отчеты в СБИС, какие способы проконтролировать статус отчетов предлагает система.

Как контролировать сдачу отчетов в СБИСе

В своем полном функционале СБИС представляет целый комплекс по электронному управлению компанией. Это складской, кадровый, бухгалтерский и налоговый учет одновременно. Ежемесячно организациям приходится готовить и направлять отчеты в различные госструктуры. Данное программное обеспечение существенно облегчает данный процесс.

Чтобы уточнить статус отчета в СБИСе достаточно обратить внимание на иконку с левой стороны от сформированного документа. У каждой картинки – свое обозначение.

После того, как в личном кабинете составлены и отправлены отчеты в СБИС, вы сможете вести контроль за их состоянием. Эта функция доступна в календаре, отчеты будут обозначены значками в виде рисунков, определяющими статус отчета:

• Иконка «Документ» обозначает, что отчет был сформирован, но не отправлен;
• Стрелочка серого цвета говорит об отправленном отчете, который еще не перешел в статус сданного;
• Стрелочка зеленого цвета – доставлен получателю, но не сдан;
• Восклицательный знак – ошибка при отправлении. В этой ситуации откройте отчет, и уточните причину. После исправления ошибок отправьте его повторно;
• Галочка зеленого цвета – говорит о полученном протоколе проверки и считается сданным;
• Галочка зеленого цвета с точкой слева – прошел ручную проверку в инстанции-получателе, статус – сдан;
• Галочка зеленого цвета со значком часов обозначает нарушение сроков сдачи отчета, и присвоенный статус «Сдан»;
• Красные часы – это ожидание подписи в отчете;

Обращайте внимание на сигнальные знаки, которые указывают на серьезные проблемы с отправленной отчетностью:

• Минус красного цвета – тревожный сигнал, значит, что отчет инспекция не приняла. В отношении трех форм (2 НДФЛ, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М) ситуация двоякая, либо не принят, либо требуется провести его корректировку – открывайте и проверяйте;
• Закрытый замок красного цвета – документы получены, но к ним нужна расшифровка. Ваши действия – вставьте ключ, нажмите «Расшифровать», или ожидайте их автоматической расшифровки;
• Красные часы – нарушен регламент обработки отчета со стороны госорганов (просрочена проверка с их стороны);
• Оранжевый карандаш обозначает корректировки, число рядом с карандашом – количество правок;

Если слева от отчета установлена иконка «Перечеркнутый глаз», это означает скрытый отчет в текущем периоде отчетности.

Как найти отчет, который отправлен ранее

Все сформированные и отправленные отчеты хранятся в базе данных СБИС. Здесь же находится отчетность, загруженная из других учетных систем. Их поиск осуществляется разными способами, в частности:

• Используйте строку «Поиск», в верхней панели управления. В строке вручную впишите наименование отчета, или воспользуйтесь кодом из налоговой декларации. Второй вариант найти с помощью поисковой строчки – кликните на слово «Отчет», и выберите форму – они выйдут списком;
• Воспользуйтесь фильтрами. Установите параметры, для этого нажмите на специальный значок в правом верхнем углу «Отобрать». Сделайте выборку по организации, периоду отчета, или их статусу;
• Используйте счетчики – они позволяют находить отчеты, которые не были отправлены, или еще незавершены;

Важно! Вся отчетность, которая когда-либо создавалась, формировалась, отправлялась, или загружалась в СБИС остается в памяти программы. Потерять ее в базе данных невозможно.

Отчеты, создаваемые и загружаемые несколько раз, отобразятся в программе одной строкой. В таком случае обратитесь к редакциям отчета, которые посмотрите такими способами:

• Откройте «Календарь», кликните на форму отчета, и в окне найдите требующуюся редакцию.
• Для тестовых пользователей доступен поиск внутри отчета — нажмите на значок «Редактирование», который находится слева сверху.

Что сделать если не найти отчет в списке

Если вы не смогли найти отправленные отчеты указанными способами, то обратитесь в службу поддержки СБИС. Для связи с онлайн-центром предусмотрено несколько вариантов:

• Позвоните с сайта, кликните на значок связи справа, обозначенный телефонной трубкой. Откроется видеоокно, для общения вам понадобится гарнитура;
• Задайте свой вопрос в чат – значок «Сообщение». Для обращения введите в открывшейся форме ИНН компании, или ее название, свой телефон, и оставьте текстовое сообщение;
• Оставьте свой номер в форме «Закажите обратный звонок» – колонка справа. Внесите данные в пустые поля – компания, с кем связаться, и телефон. Напишите о проблеме – с вами свяжутся в оперативном режиме.

Во избежание недопониманий при работе с системой СБИС приведем несколько популярных вопросов пользователей с ответами на них.

1. Как скопировать электронную отчетность СБИС на другой компьютер
2. Как расшифровывается СБИС
3. Как работать в программе уполномоченной бухгалтерии СБИС
4. Как в СБИС заполнить электронный больничный
5. Как запросить сверку в СБИС
6. Как написать письмо в СБИС
7. Как запросить выписку из ЕГРЮЛ через СБИС
8. Как добавить обособленное подразделение в СБИС
9. Как в СБИС поменять систему налогообложения

Как скопировать электронную отчетность СБИС на другой компьютер

Чтобы перенести данные на другой компьютер, понадобится выполнить ряд действий:

• Перепишите себе серийный номер СКЗИ и создайте резервную копию базы данных.
• На новом компьютере скачайте с сайта последнюю версию программы СБИС.
• Установите программу, а затем в каталоге удалите папку db и вместо нее скопируйте папку с таким же названием из резервной копии.
• Установите новую версию программы и введите ее серийный номер.
• Запустите программу и дождитесь, пока пройдет автоматический мониторинг системы.
• Проверьте, правильно ли была перенесена отчетность.
• При следующей отправке отчетности в инспекцию напишите туда письмо с просьбой проверить, пришли ли им отчеты. Так вы наверняка убедитесь, что все работает исправно.

Также есть другой вариант – просто скопировать папку СБИС с одного компьютера на другой, но такой способ может повлечь за собой возникновение ошибок.

Как расшифровывается СБИС

СБИС расшифровывается как система бухгалтерской и складской отчетности. Аббревиатура полностью отражает функционал системы.

Как работать в программе уполномоченной бухгалтерии СБИС

Уполномоченная бухгалтерия – это программа, которая позволяет формировать и отправлять бухгалтерскую отчетность за других пользователей. Это полезная функция для компаний, предоставляющих коммерческие услуги. Для работы в личном кабинете достаточно перейти во вкладку «Уполномоченная бухгалтерия». Для работы в программе нужно отдельно установить «СБИС-уполномоченная бухгалтерия».

Как в СБИС заполнить электронный больничный

С бумажными больничными нужно совершать много действий. Их заполнение отнимает много времени, а хранение требует дополнительного места. Кроме того, электронные больничные имеют следующие преимущества:

• Защита от фальсификации;
• Возможность отправки по доверенности;
• Поддержка прямых выплат;
• Возможность внесения правок;
• Сбор больничных.

Итак, как получить электронный больничный лист через СБИС:

• Бухгалтер по телефону получает у врача номер больничного и с его помощью получает больничный от ФСС.
• Бухгалтер подписывает больничный электронной подписью и отправляет в ФСС.
• Система автоматически сообщает бухгалтеру о принятии больничного, а сотруднику – о том, сколько выплат он получит.

Такие документы невозможно подделать, в чем заключается их неоспоримое преимущество.

Как запросить сверку в СБИС

Чтобы составить заявление на сверку в СБИС, следуйте инструкции:

• Перейдите в подраздел «Сверка – С бюджетом».
• Выберите компанию, в отношении которой нужно отправить запрос.
• Нажмите «Создать» и сформируйте запрос.
• Отправьте запрос в налоговую инспекцию.

Если вы все сделали правильно, ответ должен вам прийти в течение 24 часов.

Как написать письмо в СБИС

В качестве письма можно сформировать документ, форма которого законодательно не регламентирована. Чтобы его написать, следуйте инструкции:

• Перейдите в раздел «Отчетность» и нажмите «Создать письмо».
• Введите тему и содержание письма, а также проверьте реквизиты отправителя на актуальность.
• Если нужно, вложите дополнительные файлы.
• Нажмите «Отправить».

Также вы можете не отправлять письмо, а сохранить его как черновик. Для этого нажмите «сохранить».

Как запросить выписку из ЕГРЮЛ через СБИС

Чтобы заказать выписку ЕГРЮЛ через СБИС, следуйте инструкции:

• Войдите в раздел «Компании», введите название организации и нажмите «Найти».
• Перед вами откроется карточка – введите все сведения, которые требуются.
• Внизу карточки вы найдете ссылку на выписку.

Больше ничего делать не нужно – все предельно просто.

Как добавить обособленное подразделение в СБИС

Чтобы добавить обособленное подразделение, необходимо зарегистрировать его в налоговой инспекции по месту нахождения подразделения. Это нужно сделать в течение месяца с момента его создания.

Как в СБИС поменять систему налогообложения

Система налогообложения присваивается компании с момента создания или в течение 5 дней после создания. Если лицо этого не сделает, ему будет присвоена общая система налогообложения. В дальнейшем изменить систему налогообложения достаточно трудно – есть ограничения в Налоговом кодексе Российской Федерации.

Конечно, государственные органы в случае непоступления ответа не смогут привлечь вас к ответственности, но этот факт может негативно сказаться на результатах проверки, принятии отчетности и других важных процедурах. Чтобы не забыть о таких письмах и не потерять их среди общего скопления электронной почты, клиенты СБИС могут переносить их в раздел требований одним кликом.

На какие письма нужно обращать особое внимание

Федеральная налоговая служба часто направляет письма по электронной почте компании с целью получения пояснений по ранее сданной отчетности. Это значит, что направленные сведения содержат неточности, в случае не устранения которых компания может быть привлечена к штрафным санкциям.

Такие требования ИФНС преимущественно направляет в виде простых электронных писем. При их поступлении необязательно предоставлять специальные формы, достаточно направить пояснения обычным ответным письмом.

Такая же ситуация и с электронной корреспонденцией ПФР. В ведомстве нет установленной формы направления требований, поэтому субъект обязан просматривать все письма и при необходимости давать ответ в установленные законом сроки.

Особую важность играют письма, поступающие из инспекции при проведении контрольно-надзорных мероприятий или проверок. В рамках процедуры ведомство вправе запрашивать дополнительные документы или требовать от субъекта проверка оплаты установленных платежей. Кроме того, ФНС направляет информацию о принятых решениях по заявлениям субъекта также на электронную почту.

Вышеуказанные примеры и являются «Требованиями», полный список которых предусмотрен ведомственным НПА — Приказом ФНС.

В ответе на такие письма ФНС чаще всего требуется направить только данные, подтверждающие получение информации. Но в случае запроса дополнительной документации или пояснений к налоговой декларации по НДС нужно указывать дополнительные сведения.

Почему важно своевременно отвечать на требования

Обязанность по предоставлению информации на требования ИФНС преимущественно предусмотрена действующим законодательством. При нарушении сроков или в случае отсутствия ответа на такое требование компания может быть привлечена к ответственности в виде штрафных санкций.

• Компании, чья штатная численность составляет более 50 сотрудников или перечисляющие платежи по НДС, обязаны сдавать отчетность в электронном виде (ст. 31 Налогового кодекса РФ). Исходя из этого правила, ФНС ведет переписку по сданной отчетности исключительно в электронном формате. Поэтому все требования, которые будет направлять инспекция, поступят на электронную почту компании.

При электронном документообороте ФНС России не будет направлять запросы, письма и требования в бумажном виде. Поэтому компания не сможет в дальнейшем при обжаловании решения о привлечении к ответственности ссылаться на данное обстоятельство.

• Вышеуказанным Приказом ФНС предусмотрено, что налогоплательщик, ведущий переписку с государственными органами через интернет, обязан ежедневно проверять поступление требований. В этом случае, субъект считается ознакомившимся с требованием в день получения письма, и законодательные сроки начинают течь на следующие сутки.
• При отправке требования из инспекции у компании есть шесть рабочих дней, чтобы направить ответную квитанцию о приеме письмо или подготовить уведомления об отказе в случаях, предусмотренных действующим налоговым законодательством.

Действующее законодательство предусматривает три возможных случая отказа в приеме требования.

1. Требование направлено другому субъекту. Такое случается из-за технических ошибок, при этом уведомление может быть сформировано при неточностях в реквизитах компании.
2. Направленное требование не соответствует установленной форме. Такие ситуации на практике практически исключены, так как все требования формируются автоматически в ФНС через специальное программное обеспечение.
3. Отсутствует ЭЦП сотрудника, направившего требование, или электронная подпись не соответствует типу письма. Такие случаи на практике тоже исключены по причине особенностей программного обеспечения, используемого для направления корреспонденции.

При не поступлении квитанции о приеме требования или уведомления об отказе в приеме в предусмотренные законом сроки, налоговый орган вправе заблокировать расчетные счета компании.

Чтобы не допустить подобного исхода событий, следует внести изменения в настройки СБИС касательно появления уведомлений. Оптимальный вариант — сделать это одновременно для нескольких сотрудников, так как в случае отсутствия одного из них по любой причине, требование может быть потеряно.

Как проходит процедура работы с требованиями

1. Налоговый инспектор подготавливает электронный файл с соответствующим требованием, оставляет подпись ЭЦП и направляет сотруднику, отвечающему за отправку электронной корреспонденции в ведомстве.
2. Оператор, получив данный документ, регистрирует его в книге исходящей корреспонденции, указывает дату отправки документа, и пересылает на электронную почту адресату. Дата регистрации документа и будет считаться датой отправки его субъекту.
3. Компания, получив требование по электронной почте, подготавливает и направляет в течение срока, предусмотренного законом, сведения о поступлении документа или отказе в приеме ответным письмом.
4. В установленные поступившим документом сроки субъект формирует и направляет ответным письмом запрашиваемые сведения и документы.

Если в компании настроено сразу несколько рабочих мест СБИС, то входящая корреспонденция от государственных органов будет поступать только на основное. При этом все актуальные требования и электронные письма версий можно посмотреть в онлайн-версии СБИС.

Действующие НПА в сфере направления требований

Название и реквизиты НПА

Описание закона

Приказ ФНС от 15.04.2015 №ММВ-7-2/149@

Общее регулирование работы с требованиями. Полный перечень документов, которые ФНС вправе направлять налогоплательщику.

Приказ ФНС от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/168@

Регламентация взаимодействия с ФНС по поводу получения и выполнения требования о предоставлении сведений и документации.

Приказ ФНС от 9 декабря 2010 г. № ММВ-7-8/700@

Регламентация порядка исполнения и получения требований об уплате налогов и других платежей.

Письмо ФНС России от 16.07.2013 N АС-4-2/12705

Регламентация работы с требования по вопросу сдачи налоговой декларации по НДС.

Статьи 23, 31, 78 Налогового кодекса РФ

Установленные сроки, форма направления требований, полномочия ФНС по блокировке счетов.

Вопрос ответа на письма ФНС и ПФР очень серьезный и, как видите, может закончиться для компаний штрафными санкциями. Поэтому рекомендуем переносить такие письма в требования. Это поможет вам связать входящее письмо с ответом.

Как перенести письмо

Перенос проводится в два клика: откройте входящее письмо ФНС или ПФР и нажмите на кнопку «Перенести в требования».

Как ответить на требование

При переносе письма оно сразу же откроется в новом окне СБИС. Для ответа нажмите на кнопку «Ответить» или просмотрите «Ленту событий». Если вы по ошибке закрыли поступившее письмо, его всегда можно найти в соответствующем разделе с требованиями.

Алгоритм ответа на требование выглядит следующим образом.

После отправки электронного письма в ответ от ведомства вы получите квитанции о его получении. А в перечне требований у письма, на которое был дан ответ, появится соответствующий значок
.

Когда работа с письмом закончена, нажмите «
Отметить завершенным». У требования изменится статус на статус
.

Как обезопасить себя от нарушений закона

Как вы заметили, обмен электронной корреспонденцией с государственными органами строго регламентирован законодательством. Любое нарушение действующих норм, в том числе нарушение сроков, порядка или процедуры, допущенное компанией, может повлечь штрафные санкции со стороны государственного органа. В худшем случае, когда ведомство запросило информацию для пояснений к ранее направленной налоговой отчетности, декларацию могут просто не принять, тогда штрафы будут в разы больше.

Поэтому эксперты и сами сотрудники государственных ведомств все чаще рекомендуют пользоваться автоматизированными системами работы с отчетностью. Одним из таких решений является платформа СБИС, которая не только поможет правильно сформировать и подготовить электронную отчетную документацию для сдачи в ПФР или ФНС, но и не пропустить важную корреспонденцию и требования, которые часто поступают от надзорных ведомств.

Получили требование от налоговой и не знаете, что делать? Специалисты Технической поддержки АБТ ответят на все ваши вопросы в режиме 24/7.

Отправить письмо в госорган

Помимо отчетности в госорганы можно отправлять неформализованные письма. В них вы можете дать пояснения инспектору или уточнить какую-то информацию. А также переслать отчеты, для которых не реализован электронный формат, или документы, форма которых не регламентирована. Например, отправить сканы учредительных документов, файлы Word, Excel и прочее.

Письма можно отправлять в налоговую инспекцию (в НИ они называются обращениями), Пенсионный фонд и статистику. В силу особенностей приемника ФСС отправлять неформализованные документы в данный госорган нельзя.

Как сформировать

1. Перейдите в раздел «Отчетность» или «Учет/Отчетность» (в зависимости от конфигурации).
2. Создайте письмо одним из способов:
   • нажмите «Создать», выберите «Письмо», а затем госорган;

Чтобы добавить файлы с дополнительной информацией, нажмите .

1. Перейдите в раздел «Отчетность» или «Учет/Отчетность» (в зависимости от конфигурации).
2. Нажмите + Создать , выберите «Письмо или справку», затем «Письмо в . (нужный госорган)».

Чтобы добавить файлы с дополнительной информацией, нажмите .

В ответ на обращение/письмо вы получите только квитанцию о получении.

Лицензия

Чтобы добавить файлы с дополнительной информацией, нажмите «Прикрепить файлы».

В ответ на обращение/письмо вы получите только квитанцию о получении.

Документооборот с пенсионным фондом

Электронный документооборот между страхователем и пенсионным фондом регламентируется Распоряжением Правления ПФ РФ от 11.10.2007 N 190р. Список документов зависит от того, что вы отправляете.

1. Сведения: страхователь формирует отчет, подписывает ЭП, шифрует в адрес инспектора ПФР, после чего отправляет письмо с отчетом в ПФ. Оператор пересылает отчетность в ПФР по закрытым каналам связи сети ViPNet либо по почтовому протоколу smtp\pop3. Оператор в данном документообороте только пересылает данные, но не хранит их. Инспектор ПФ принимает отчетность, проверяет ЭП страхователя, дешифрует посылку.
2. Извещение о получении (квитанция): в течение 4 рабочих дней пенсионный фонд посылает в сторону страхователя квитанцию о получении файла (отчета), которая также проходит через сервер оператора. Квитанция содержит данные об отправителе и получателе отчета, дате и времени его получения госорганом. В СБИС она формируется и отправляется автоматически.
3. Протокол проверки: пенсионный фонд, проверив файл с отчетом, в течение 6 рабочих дней формирует протокол проверки и отправляет его страхователю. Протокол также проходит через сервер оператора электронного документооборота. Содержит:
   • данные страхователя (наименование, регистрационный номер);
   • перечень переданных сведений;
   • дату и время получения сведений органом ПФР;
   • дату и время отправки протокола ПФР;
   • решение органа ПФР и приложения к протоколу.
4. Извещение о получении протокола: при получении протокола проверки страхователь отправляет извещение о получении протокола в сторону пенсионного фонда. Оно также проходит через сервер оператора ЭДО. В СБИС извещение формируется и отравляется автоматически.

Основное отличие от документооборота с налоговой инспекцией — оператор не формирует подтверждение даты отправки, а только передает отчетность в пенсионный фонд.

Отправить документы для назначения пенсии

Минимум за полгода до наступления права сотрудника на пенсию работодатель должен предоставить в ПФ макет пенсионного дела — комплект документов, необходимый для назначения пенсии. В комплект должны быть включены:

• паспорт будущего пенсионера;
• страховое свидетельство пенсионного страхования (СНИЛС);
• трудовая книжка, либо договор с работодателем, подтверждающий трудовой стаж заявителя.

Полный перечень документов зависит от вида оформляемой пенсии. Список документов опубликован на сайте ПФР.

В ряде регионов макет пенсионного дела можно предоставить в электронном виде через СБИС. Он должен быть подписан руководителем организации. Отправлять документы по доверенности нельзя.

Как сформировать

1. Перейдите в раздел «Отчетность» или «Учет/Отчетность» (в зависимости от конфигурации).
2. Нажмите «Создать», выберите «Пенсия» и создайте «Выплатное дело». Укажите сотрудника, документы которого необходимо отправить в ПФР.

В ответ на отправленный комплект документов территориальный орган ПФ пришлет файл с распиской о получении документов.

В ответ территориальный орган ПФ пришлет файл с распиской о получении документов.

Лицензия

В ответ территориальный орган ПФ пришлет файл с распиской о получении документов.

Отправить заявление о назначении и доставке пенсии

За месяц до выхода на пенсию застрахованное лицо или работодатель должны подать в ПФ «Заявление о назначении пенсии» вместе с комплектом документов. «Заявление о доставке пенсии» может быть оформлено как одновременно с ним, так и позднее.

1. Перейдите в раздел «Отчетность» или «Учет/Отчетность» (в зависимости от конфигурации).
2. Нажмите «Создать», выберите «Пенсия» и тип заявления. Укажите сотрудника, документы которого необходимо отправить в ПФР.

• Как заполнить заявление о назначении пенсии?
• Как заполнить заявление о доставке пенсии?