Какие документы нужны в пенсионный фонд за командировку
Как влияет работа в условиях Крайнего Севера на размер пенсии. Сколько пробыть в командировке и какие документы предоставить для начисления прибавки. Как действовать, если предприятие, на котором трудился, уже не существует. Конкретные ситуации на основе вопросов читателей БНК разобрала руководитель отделения Пенсионного фонда России по Коми Ольга Колесник.
Ольга
Будет ли и в какой сумме будет прибавка к пенсии за командировку на Крайний Север?
Ответ
Ольга, значимым фактором является выполнение в период командировки непосредственно своих трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией. При этом продолжительность работы в условиях Крайнего Севера должна составлять не менее одного полного рабочего дня. Если все условия будут выполнены, и работодатель представил в ПФР соответствующие сведения, прибавка к пенсии составит примерно около 1000 рублей в месяц. Если направление в командировку связано с обучением на семинаре, на курсах повышения квалификации, и не сопряжено с выполнением своих прямых трудовых функций, то такая командировка не дает право на установление повышения фиксированной выплаты за работу в районах Крайнего Севера.
Григорьев Алексей
Слышал, что работа в районах крайнего севера влияет на размер пенсии. В 2006 году три дня был в командировке в Усинске. В связи с этим вопрос: имеется ли данная информация в ПФР, когда и какие документы нужно предоставлять, и где их взять, если предприятие уже не существует?
Ответ
Алексей, периоды работы подтверждаются сведениями, которые заполняет и представляет в ПФР работодатель. Для уточнения, имеется ли в этих сведениях информация о вашей работе в районе Крайнего Севера, вы можете обратиться в территориальный орган ПФР по месту жительства. Если такой информации нет, Вы можете представить документы, подтверждающие вашу работу на Крайнем Севере (приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, проездные билеты, должностную инструкцию).
Ольга
При посещении республиканского отделения ПФР выяснила, что сведениях по периоды командировок бывшим работодателем представлены, но не указан РКС. Предоставляла в отделение копии соответствующих приказов о направлении в командировку, командировочных удостоверений. Пришел ответ, что данный стаж засчитать нельзя ввиду отсутствия заверенных копий или оригиналов. Организация - ООО, которая предоставила несоответствующие данные в ПФР, не ликвидирована - продана, фактически находится в Ярославле. Подавать в суд? На кого - бывшего работодателя, отделение по РК ПФР?
Ответ
Ольга, при назначении страховой пенсии стаж учитывается по сведениям, которые представил в ПФР работодатель. Он и несёт ответственность за достоверность сведений. Если каких-либо данных не хватает, вы можете обратиться к работодателю (или его правопреемнику), чтобы в ПФР были представлены корректирующие сведения.
Если у вас на руках есть подтверждающие документы, вы можете сами обратиться в клиентскую службу ПФР и написать заявление об исправлении индивидуальных сведений. Для этого нужно представить документы, подтверждающие вашу работу на Крайнем Севере. Документы должны быть оформлены надлежащим образом (справки и копии документов должны быть заверены).
Обращаем внимание, что согласно Федеральному закону от 07.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» обязанность по сбору и представлению документов о трудовой деятельности, трудовом стаже и заработке возложена на заявителя.
Напомним, в рубрике БНК «Все о пенсиях» мы публиковали отдельный материал о том, кто выйдет на пенсию в 2019 году.
*** Ответы даны на основании фактов, изложенных в вопросе. Если какие-либо обстоятельства в нем не были отражены, ответ может быть не корректен. За более подробными разъяснениями необходимо обращаться в клиентские службы ПФР. Все контакты собраны здесь.
Специалисты отделения ПФР по Коми дают разъяснения в группе в соцсети «ВКонтакте» и отвечают на онлайн-обращения на сайте.
Список командировочных расходов, не облагаемых взносами
У работодателей, которые регулярно или эпизодически направляют работников в командировки, может возникнуть вопрос: облагаются ли командировочные НДФЛ и страховыми взносами?
А в рамках этого материала рассмотрим вопросы обложения командировочных расходов страховыми взносами.
Понятие «командировочные расходы» является обобщенным. Оно объединяет разнообразные виды расходов, у каждого из которых свои особенности попадания в базу по взносам или исключения из нее. Поэтому на вопрос, облагаются ли командировочные расходы страховыми взносами, однозначного ответа не существует.
Для всех перечисленных расходов, кроме суточных, действует единое правило: они не облагаются взносами, если фактически произведены и документально подтверждены.
Далее расскажем, при каких условиях облагаются страховыми взносами отдельные виды командировочных расходов.
Суточные
Суточными законодательство называет расходы направленных в командировку сотрудников, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Размер суточных в коммерческих компаниях закрепляется во внутренних локальных актах. Страховыми взносами не облагаются суточные в размере 700 руб./сут. при командировках по России и 2 500 руб. /сут. при загранкомандировках (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Всё, что выплачено сверх указанных лимитов, облагается страховыми взносами. Это правило не затрагивает только взносы на травматизм. Ими не облагаются суточные в том размере, который работодатель прописал в локальном акте.
Покажем на примере, как начислить страховые взносы на командировочные сверх нормы в 2020 году:
Сотрудникам ООО «Транспортная логистика» выплачивают суточные по отечественным командировкам в размере 1 350 руб./сут. Эта сумма закреплена в коллективном договоре.
В марте 2020 года менеджер Ильин А. А. находился в служебной командировке в Калуге 5 дней. Ему выплатили суточные в размере 6 750 руб. (5 сут. × 1 350 руб./сут.).
При этом суточные в целях исчисления взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование бухгалтер поделил на две части:
- не облагаемые взносами в размере 3 500 руб. (5 сут. × 700 руб./сут.);
- облагаемые взносами 3 250 руб. (6 750 руб. ─ 3 500 руб.) или (5 сут. × (1 350 руб./сут. ─ 700 руб./сут.)).
Таким образом, суточные как один из видов командировочных расходов сверх нормы облагаются страховыми взносами.
Расходы на проезд из места командировки
По общим правилам компенсация стоимости проезда к месту командировки и обратно относится к командировочным расходам и страховыми взносами не облагается (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Это правило перестает работать, если сотрудник решит после окончания командировки остаться в месте ее проведения на время отпуска. В таком случае компенсация расходов на проезд из места командировки к месту работы утрачивает статус командировочных расходов и превращается в облагаемый взносами доход сотрудника (п. 1 ст. 420 НК РФ).
В подобной ситуации днем окончания командировки налоговые инспекторы считают последний день перед отпуском (письма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94974, ФНС от 11.05.2018 № БС-4-11/8968).
Дополнительные услуги в поезде
Стоимость проезда к месту командировки и обратно может включать стоимость сервисного обслуживания. Например, при приобретении билета в вагон повышенной комфортности в поездах дальнего следования (п. 33 Правил оказания услуг, утв. постановлением Правительства РФ от 02.03.2005 № 111).
Состав комплекса услуг определяется перевозчиком. В каждом поезде с учетом графика движения и продолжительности нахождения пассажиров в пути следования он может различаться. К числу платных услуг относятся: предоставление гарантированного питания, печатной продукции, наборов предметов санитарно-гигиенического назначения (приказ Минтранса от 09.07.2007 № 89).
Компенсация стоимости платных сервисных услуг, включенных в стоимость билета, в базу по взносам не включается, так как стоимость таких услуг формирует единую стоимость проезда в поезде (письмо Минфина от 07.08.2017 № 03-04-06/50386).
Использование личного транспорта командированного
Отправиться в командировку сотрудник может и на собственном автомобиле. Чтобы не облагать взносами компенсацию, связанную с эксплуатацией имущества работника, нужно выполнить несколько условий (письмо Минфина от 28.03.2019 № 03-15-06/21254):
- Виды подлежащих компенсации расходов прописываются в коллективном договоре, например: на приобретение ГСМ, ремонт транспортного средства во время командировки.
- Сотрудник согласовывает с работодателем факт отправки в командировку на личном автомобиле.
- Расходы подтверждаются документами.
Полезное о компенсациях:
Взносы при отсутствии авансового отчета по командировке
Сотрудник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением подтверждающих документов в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки (п. 26 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Отсутствие авансового отчета превращает командировочные расходы в обычный облагаемыми взносами доход (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).
Взносы при ненадлежащем документальном подтверждении расходов
Не только отсутствие авансового отчета может послужить основанием для начисления взносов на сумму командировочных расходов, но и оформленные неправильно или отсутствующие подтверждающие документы.
Прямое указание на необходимость документального подтверждения командировочных расходов содержится в п. 2 ст. 422 НК РФ, где приведен список не облагаемых взносами сумм.
В налоговом законодательстве нет конкретного списка подтверждающих документов, которыми можно подтвердить командировочные расходы. При этом Минфин неоднократно напоминал, что подтверждающие документы оформляются в соответствии с законодательством РФ при командировках по нашей стране или составляются по обычаям делового оборота при загранкомандировках.
Обосновать командировочные расходы можно также документами, косвенно подтверждающими расход, в т. ч. приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе.
Из подтверждающих документов должно быть понятно, какие расходы были произведены (письма Минфина от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72905, от 20.08.2019 № 03-01-15/63722).
Когда к авансовому отчету по командировке сотрудник прилагает кассовые чеки и БСО, расходы они не подтвердят, если в них нет реквизитов, указанных в п. 1 и п. 6.1 ст. 4.7 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. При отсутствии в чеке QR-кода расходы не признаются надлежащим образом документально подтвержденными (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).
Итоги
Страховые взносы с командировочных расходов в 2020 году не начисляются, если они фактически произведены и документально подтверждены. Но такое правило действует не во всех случаях. Придется начислить взносы на суточные, выплаченные сверх установленных норм, кроме взносов на травматизм, а также на суммы расходов, документально не подтвержденных.
Для проезда в командировку может использоваться машина организации или сотрудника, которому выплачивается арендная плата или компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя. Какие документы необходимы для оформления командировки? Какими налогами и взносами облагаются выплаты?
Документальное оформление командировки на автомобиле
В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.
Необходимые документы
Проезд на автомобиле
Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.
Бухгалтерия, зарплата и отчетность в дружелюбном сервисе.
Налогообложение расходов при направлении
сотрудника в командировку на машине
Налог на прибыль
Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):
- арендную плату за автомобиль работника;
- расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле;
- компенсацию за само использование (износ) автомобиля работника, использованного в ходе командировки.
Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).
Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).
Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).
Страховые взносы
Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):
- арендная плата за автомобиль работника;
- компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно;
- компенсация за само использование (износ) автомобиля работника.
При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).
Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.
Тип расходов
Налог на прибыль
Страховые взносы
Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). **Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Илья Антоненко,
аттестованный аудитор
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Пожалуй, нет такой организации, которая не направляла бы своих работников в командировки. Служебные поездки преследуют самые разные цели: представительство и заключение договоров, обслуживание оборудования, приобретение запасов, реализация продукции, обучение… Но при всём разнообразии они имеют общие черты документального оформления и учёта. Эксперты сервиса «Моё дело» проанализировали наиболее часто задаваемые вопросы по командировкам.
Каких работников можно направить в командировку?
Организация вправе направлять в командировку только работников, состоящих с ней в трудовых отношениях (в т. ч. совместителей, надомников, иностранных работников).
Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.
Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:
– сохранение места работы (должности);
– сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
– возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).
Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними (ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ).
Следует помнить о том, что некоторых работников можно направить в командировку только с их письменного согласия и при условии, что командировки не запрещены им в соответствии с медицинским заключением. Это касается:
– женщин, имеющих детей в возрасте до трёх лет;
– матерей (отцов), воспитывающих детей до пяти лет без супруга (супруги);
– работников, которые имеют детей-инвалидов;
– работников, которые ухаживают за больными членами семьи (при наличии медицинского заключения) (ч. 2–3 ст. 259 Трудового кодекса РФ).
Комментарий: Получая согласие на командировку от указанных работников, необходимо письменно уведомить их о том, что они вправе отказаться от командирования. Удобно оформить единое уведомление, которое будет сочетать в себе и информацию о праве отказаться от служебной поездки, и возможность дать на неё согласие. Например, в уведомление можно включить такую формулировку: «В соответствии со ст. 259 Трудового кодекса РФ Вы вправе отказаться от командировки, поскольку у Вас есть ребёнок в возрасте до трёх лет. Отказ от направления в командировку не повлечёт для Вас привлечения к дисциплинарной ответственности. Просим Вас расписаться в получении данного уведомления (экземпляр работодателя), поставить дату его вручения и отметку о согласии (несогласии) на командировку». Заполненный образец такого уведомления (с возможностью подстановки своих данных) можно скачать с сайта www.moedelo.org.
Для них командировка под запретом
Работодатель не вправе направлять в командировку:
– беременных женщин (ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса РФ);
– работников в период действия ученического договора. Исключение – случаи, когда командировка связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ);
– работников, которые не достигли 18 лет. Исключение – спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 Трудового кодекса РФ), творческие работники (ст. 268 Трудового кодекса РФ). Перечень профессий и должностей творческих работников утверждён Постановлением Правительства РФ № 252 от 28 апреля 2007 г.;
– граждан, которые трудятся на основании гражданско-правовых договоров.
Срок командировки: есть ли ограничения?
Максимальный срок нахождения работника в командировке (в том числе и заграничной) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники, командируемые за пределы тех регионов России, в которых им выдано разрешение на работу. В отношении них определены максимальные сроки нахождения в командировке (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).
Срок командировки организация определяет самостоятельно с учётом объёма, сложности и других особенностей служебного поручения. Его нужно указать в командировочных документах, которые подписывает руководитель (или уполномоченное им на это лицо). При этом действующее трудовое законодательство не предусматривает какой-либо дифференциации командировок на краткосрочные и длительные (п. 4 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г., Письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.).
Какие документы оформлять перед командировкой?
При направлении работника в командировку оформляются следующие документы:
– служебное задание для направления работника в командировку и отчёт о его выполнении (по форме № Т-10а). При этом графу 12 «Краткий отчёт о выполнении задания» командированный работник заполняет только после возвращения из командировки;
– приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку (по форме № Т-9 (форме № Т-9а – применяется при направлении в командировку двух и более работников одновременно));
– командировочное удостоверение (по форме № Т-10). Данный документ нужно оформлять только при направлении работника в командировку по России и в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения. При условии, что на основании данных соглашений в документах для въезда и выезда отметки о пересечении российской границы не делаются. В остальных случаях при направлении работника в загранкомандировку удостоверение оформлять не нужно (п.7, 15 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Письма Минфина России № 03-03-04/1/469 от 17 мая 2006 г., № 03-03-04/1/660 от 8 сентября 2006 г.).
Перечень этих документов одинаков для всех командируемых работников, в том числе и при направлении в командировку руководителя организации (Письмо Роструда № 1143-ТЗ от 11 марта 2009 г.).
Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учёту труда и его оплаты (№ Т-9 и № Т-9а, № Т-10, № Т-10а), утверждённых Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
Комментарий: При оформлении многих кадровых процедур необходимым атрибутом является служебная записка заинтересованного работника, которая обосновывает необходимость соответствующего управленческого решения. Она может оформляться и перед направлением работника в командировку, объясняя цели и причины поездки, однако в составе данной процедуры служебная записка не обязательна. Подавать её нужно только в том случае, если это прямо предусмотрено во внутренних документах (в частности, в учётной политике) и (или) в локальном нормативном акте работодателя – например, в Положении о служебных командировках (п. 3 ст. 6 Федерального закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г., ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). Форма служебной записки, порядок и случаи её заполнения законодательством не предусмотрены. Поэтому организация самостоятельно принимает решение, нужно ли её оформлять при направлении работника в командировку или нет.
Какие документы оформлять после командировки?
По возвращении из командировки нужно завершить оформление некоторых документов, выписанных при направлении работника в командировку, а также заполнить авансовый отчёт.
Дооформить нужно следующие документы: командировочное удостоверение (если оно оформлялось), отчёт о выполненной в командировке работе (оборотная сторона служебного задания). Также потребуется приложить к авансовому отчёту работника ряд других документов (например, документы, подтверждающие время нахождения в загранкомандировке, проездные документы и т. д.).
Авансовый отчёт нужно составить по унифицированной форме № АО-1. Данный отчёт вместе с документами, подтверждающими командировочные расходы (в частности, проездные билеты, счета за гостиницу и т. п.), работник должен представить работодателю в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (или праздничный) день, то трёхдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днём возвращения.
Подтверждение: п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утверждённого Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учёту труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утверждённого Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
Компенсируем командировочные расходы
Работнику, направленному в командировку, нужно компенсировать расходы, которые связаны со служебной поездкой. В частности, к ним относятся:
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилья;
– другие расходы, которые работник произвёл с согласия работодателя.
Конкретные размеры, а также порядок возмещения командировочных расходов нужно закрепить в коллективном договоре или ином локальном нормативном документе, например, в Положении о командировках (ст. 168 Трудового кодекса РФ).
Чем подтвердить расходы?
Подтвердить понесённые работником командировочные расходы (в т. ч. в целях налогообложения прибыли) можно документами, которые обоснуют тот или иной вид расходов: на проезд, проживание, суточные.
Законодательством не определён конкретный перечень подтверждающих документов, которые организация может использовать, чтобы обосновать расходы на командировки работников.
По мнению Минфина России, ФНС России, документами, подтверждающими командировочные расходы работника на проезд и наём помещения, могут быть:
– авансовый отчёт (форма № АО-1), утверждённый руководителем организации;
– командировочное удостоверение (форма № Т-10);
– документы, свидетельствующие о затратах работника на проезд (в т. ч. оформленные в электронном виде), наём жилого помещения и др. (прилагаемые к авансовому отчёту).
При этом наличие таких документов, как служебное задание (форма № Т-10а) и приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9, форма № Т-9а), для подтверждения расходов не обязательно.
Подтверждение: Письма Минфина России № 03-03-06/1/764 от 19 ноября 2009 г., № 03-03-05/169 от 14 сентября 2009 г., ФНС России № МН-22-3/890 от 25 ноября 2009 г.
В связи с тем, что командировочное удостоверение оформляется только при командировках по территории России и в страны СНГ, при направлении работника в загранкомандировку в иные иностранные государства в наличии должны быть копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (п. 7, 15 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Для обоснования затрат в виде суточных необходимы документы, оформляемые при направлении работника в командировку (в частности, командировочное удостоверение – при командировке по России, странам СНГ). Дополнительно предъявлять различные чеки и квитанции не нужно.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/741 от 11 ноября 2011 г., № 03-03-06/1/206 от 1 апреля 2010 г., № 03-03-06/1/770 от 24 ноября 2009 г.
Кроме того, при соблюдении определённых условий можно учесть в целях налогообложения прибыли расходы командированного работника на:
– такси до аэропорта, из которого он отбывает в командировку;
– оплату услуг VIP-зала аэропорта;
– аренду транспортного средства в командировке;
– стоимость телефонных переговоров (доступа к сети Интернет) из гостиницы.
Подробнее о том, как обосновать эти и другие расходы работника, связанные с командировкой, вы можете узнать на сайте www.moedelo.org.
В каком размере выплачивать суточные?
Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его нужно закрепить в коллективном договоре (ином локальном нормативном документе, например, в Положении о командировках). При этом размер суточных нужно установить как для командировок по России (внутренних командировок), так и для загранкомандировок (ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 2 п. 16 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
За дни нахождения работника в пути суточные нужно выплачивать в размере, установленном:
– для внутренних командировок – при проезде по территории России;
– для загранкомандировок – при проезде по территории соответствующего иностранного государства (п. 17 Положения, утверджённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
За дни пересечения границы того или иного государства суточные нужно выплатить в размере, установленном для государства, в которое въехал работник (п. 18 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Комментарий: Вполне возможна ситуация, когда работник возвращается из поездки «с пустыми руками», не выполнив командировочного задания. Часто нам задают вопрос: сохранять ли в этом случае за ним средний заработок? Данный случай можно квалифицировать как простой, при этом нужно разобраться в его причинах (ч. 1–3 ст. 157 Трудового кодекса РФ). Если служебное задание не выполнено по вине организации или по причине, не зависящей от воли сторон (например, у работодателя, к которому направлен командированный, произошёл пожар), средний заработок за работником следует сохранить. Если же работник не выполнил задание по своей вине, средний заработок на время командировки за ним не сохраняется. В случае заболевания работника во время командировки вместо среднего заработка ему нужно выплатить пособие по временной нетрудоспособности (при условии, что факт болезни документально подтверждён листком нетрудоспособности) (абз. 2 п. 25 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
В то же время суточные нужно выплатить работнику независимо от причин невыполнения производственного задания, поскольку они не являются вознаграждением за труд, то есть не относятся к зарплате, а носят компенсационный характер. Выплата суточных не ставится в какую-либо зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции (письмо Роструда № 1024-6 от 30 апреля 2008 г.).
Любой сотрудник организации при отправке в командировку должен собрать определенные документы для отчетности. Отчетные документы для командировочных должны быть оформлены четко по правилам, чтобы их могли принять. Данная статья поможет разобраться в этом вопросе.
Список документов
Отчетность нужна в любом деле, которое касается работы. Особенно, если предполагается служебная поездка.
Отчетные документы для командировочных – первое, о чем обязан побеспокоиться работник, которого отправляют в командировку. Но, чтобы точно разобраться в данном вопросе, следует четко понимать, что собой представляет командировка. Итак, под ней подразумевается поездка сотрудника по распоряжению его работодателя. Она оформляется приказом и имеет четко указанные сроки. Целью подобной поездки является выполнение ответственным сотрудником определенного служебного задания. Кроме этого служебная поездка не предполагает сокращение, увеличение заработной платы или потерю рабочего места. В отчетные документы входят бумаги, которые касаются командировки (различных ее аспектов).
Поскольку все это предприятие предполагает определенные затраты на нужды работника, то для того, чтобы они были компенсированы, необходима соответствующая подтверждающая документация. Эти документы, подтверждающие расходы откомандированного работника, собираются им на протяжении всей поездки. 
Началом рабочей поездки считается время и дата отправления сотрудника. К примеру, это может быть время отправления поезда или автобуса. Окончанием считается время и дата прибытия сотрудника.
Возмещение расходов, который сделал откомандированный человек, регламентируется трудовым законодательством РФ. В возмещение включаются следующие расходы:
- на оплату проезда в транспортных средствах;
- съем жилья;
- любые дополнительные расходы, которые могут возникнуть в связи с проживанием вне места своего постоянного жительства. Такие расходы могут называться суточными или полевым довольствием;
- все расходы, которые были сделаны работником с разрешения своего работодателя.
Выполнение условий возмещения, согласного трудового кодекса, осуществляется только при предоставлении определенной отчетной документации. Причем их образец должен быть полностью соблюден. Какие нужны отчетные документы, подтверждающие наличие расходов, можно узнать у сотрудника отдела бухгалтерии или у своего непосредственного работодателя.
Следует помнить, что все условия рабочей поездки (кто может ездить, длительность и другие тонкости) должны быть оговорены коллективным договором, иными отдельными соглашениями, а также некоторыми локальными нормативными актами.
Теперь давайте разберемся, какие документы считаются командировочными. К этим документам относится та документация, согласно которой сотрудника отправляют в служебную поездку. К ним относятся:
- приказ, разработанный для командировки. Представляет собой направление на командировку, оформленное, собственно, в виде приказа. Его образец унифицирован. Для таких бланков используется форма Т9 (один сотрудник) или Т9а (группа сотрудников). Образец его оформления есть в любой бухгалтерии;
- авансовый отчет. Он оформляется по форме АО-1. По авансовому отчету работник по приезду вносит всю информацию касательно своих затрат. Согласно авансовому отчету считаются командировочные расходы. Этот документ служит подтверждающим фактом всех затрат, совершенных сотрудником за период служебной поездки. Человек должен представить авансовый отчет на протяжении 3-х суток спустя возвращения. В своей бухгалтерии можно попросить образец для правильного заполнения всех граф отчета;
- командировочное удостоверение. Оно выдается на период поездки по делам организации и сдается сотрудником по возвращению из нее. Сдавать удостоверение необходимо одновременно с авансовым отчетом. Этим документом происходит подтверждение факта пребывания человека в служебной поездке. В нем должна содержаться печать и подпись той организации, в которой конкретный человек находился по служебным обязанностям. Образец оформления данного документа унифицирован и имеет форму Т-10.
Кроме этого в данный перечень может входить отчет о командировке, который составляет работник компании после своего возвращения из поездки. Сюда относится и служебное задание, которое составляется руководителем подразделения.
Необходимо отметить, что с конца 2014 года (29 декабря) правительством было отменено бывшее ранее актуальным требование к оформлению командировочного удостоверения, а также служебного задания. Теперь они не обязательны и оформляются по желанию. При этом авансовый отчет остался обязательным документом. Перед заполнением нужно внимательно изучить образец, т.к. его надо оформлять в строго установленном порядке. К отчету следует приложить всю документацию, подтверждающую факт поднесения работником конкретных расходов.
Если авансовый отчет был оформлен неправильно или ненадлежащим образом, то возмещение затрат по нему будет невозможно осуществить. Так же данный отчет нельзя будет учитывать при подготовке налоговой документации и включать ее в базу по налогообложению.
К внутренней документации по командировке относятся служебное задание, приказ и отчет о командировке. Поэтому они считаются необязательными для признания совершенных человеком командировочных затрат.
Следовательно, при оформлении командировки у сотрудника должны иметься взятые с места работы следующие отчетные документы:
- служебное задание. В нем должна содержаться информация о сотруднике. ФИО, должность и прочие данные, а также место командировки, ее сроки, причины. Здесь же должно быть отмечено наименование компании, которая покрывает все расходы;
- удостоверение на командировку. Сюда заносятся сведения о начале и конце командировки. Удостоверение должно быть заверено печатью организации. На его основании осуществляется выплата суточных расходов. Не оформляется при необходимости поездки за границу или при возвращении из командировки в тот же день.
По возвращению, работник оформляет и сдает авансовый отчет. Он заполняется лишь в единственном экземпляре и отдается в бухгалтерию.
В этом отчете, перед отправлением в служебную поездку, следует указывать ориентировочные суммы, которые пошли на проживание и транспорт. По возвращению из нее происходит сравнение суммы, выданной сотруднику с размером реально осуществленных им расходов. В ситуации, если выданная перед поездкой сумма была потрачена не полностью, сотрудник остаток возвращает в кассу. Для этого необходим расходный кассовый ордер, исходя из которого и происходит возврат.
Также, после возвращения, работник обязуется сдать не только авансовый отчет, но и командировочное удостоверение. Кроме этого нужно сдать документы, подтверждающие размер понесенных работником расходов.
К отчетной документации по служебной поездке, относятся:
- все проездные билеты, которые были приобретены на транспорт;
- документ, правомочный подтверждать проживание в гостинице. Здесь указывается количество дней, которые человек провел в гостинице, а также сумма оплаты проживания;
- распечатка звонков, ведущихся по делам организации.
Все чеки, которые были оплачены сотрудником за определенные услуги, входящие в служебную поездку, он должен складывать и по возвращению приложить к авансовому отчету. Не стоит забывать, что они должны иметь нормальный и читабельный вид. Не стоит их комкать, а потом проглаживать. На чеках не должны быть пятна от еды или затертые участки. информацию с которых невозможно будет считать. Такие чеки не будут приниматься бухгалтерией и вы не получите положенную по закону компенсацию.
Оплата суточных расходов происходит по командировочному удостоверению. Размер суточных определяется, исходя из локальных актов компании. Также их размер может определяться коллективным договором. При этом максимальная и минимальная сумма выплат не является ограниченной, а определяется самостоятельно самой организацией. Так, объем суточных при командировке за границу будет примерно в 3-и раза выше, нежели по стране.
Суточные, которые определенны законодательством как норма (700 руб. для командировок по стране и 2500 руб. – за границу), не облагаются НДФЛ. Если организация устанавливает размер выплат выше установленной законом планки, тогда они облагаются НДФЛ.
Если человек в период командировки может возвращаться ежедневно на место своего постоянного проживания, тогда ему суточные не полагаются.
Необходимо помнить, что вся командировочная отчетная документация должна заполняться грамотно, так как малейшее отклонение от установленного и унифицированного образца может повлечь за собой невозможность получения работником возмещения своих затрат на командировку.
Если сотрудник вернулся со служебной поездки и не до конца выполнил полученное рабочее задание, то работодатель имеет право идти на сокращение его средней заработной платы, не выдавать работнику суточные и прочие выплаты. Если же невыполнение задания произошло не из-за плохой работы сотрудника (например, по причине форс-мажорных обстоятельств, со стороны другой организации), то штрафные санкции к работнику работодателем не применяются.
Таким образом, чтобы правильно выполнить служебное задание, а также получить причитающуюся по закону компенсацию за сопутствующие расходы, необходимо четко знать, какие командировочные отчетные документы нужно оформить. Помните, что правильное и аккуратное заполнение документации позволит вам без затруднений вернуть себе затраченные на командировку денежные средства.
Видео «Командировочные документы»
Посмотрев запись, вы узнаете, какие существуют особенности оформления документов, связанных с командировкой.
Читайте также: