Можно ли дорогой телефон принять по бухучету купил директор

Опубликовано: 07.05.2025

Организация применяет общую систему налогообложения. По безналичному расчету был приобретен престижный мобильный телефон для директора организации стоимостью 45 000 руб., в т.ч. НДС 18%. В бухгалтерском учете имущество стоимостью не более 40 000 руб. в составе основных средств не учитывается.

Можно ли учесть данную покупку в составе расходов при расчете налога на прибыль? Можно ли принять к вычету НДС в случае непризнания расходов в целях налогообложения прибыли? Какие бухгалтерские проводки нужно сделать, чтобы отразить покупку телефона в бухгалтерском учете?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Расходы на приобретение мобильного телефона для директора организации могут быть учтены в целях налогообложения прибыли при их документальном подтверждении, обоснованности и использовании телефона в служебных целях.

Право на вычеты по НДС не ставится в зависимость от факта признания расходов в целях налогообложения прибыли.

В целях бухгалтерского учета мобильный телефон признается в составе материально-производственных запасов, и его стоимость списывается единовременно при передаче в эксплуатацию.

Налоговый учет

1. Налог на прибыль

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ.

При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В отношении обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов хотелось бы обратить внимание на постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53, из которого следует, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о ее результате.

КС РФ в определении от 04.06.2007 N 320-О-П указал, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, а потому обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности (ст. 8 часть 1 Конституции РФ) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность.

Представители финансового ведомства поддерживают такую позицию. Смотрите, например, письма Минфина России от 07.04.2014 N 03-03-06/1/15487, от 04.10.2013 N 03-03-06/1/41201, от 29.07.2013 N 03-03-06/2/30016, от 25.01.2012 N 03-03-06/1/33, от 01.11.2010 N 03-03-06/1/664, от 09.04.2010 N 03-03-06/2/70, от 21.12.2007 N 03-03-06/1/884 и др.

Бремя доказывания необоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возлагается на налоговые органы.

Таким образом, в целях налогообложения прибыли могут быть учтены любые расходы, осуществленные налогоплательщиком и соответствующие условиям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Исключение составляют лишь расходы, перечисленные в ст. 270 НК РФ.

В частности, затраты на приобретение мобильного телефона для руководителя организации могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если они:

- по оценке организации-налогоплательщика необходимы для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, а значит, экономически оправданы. К примеру, наличие престижного мобильного телефона у руководителя (как и дорогостоящего автомобиля, канцтоваров престижных марок, визитных карточек и проч.) может свидетельствовать о финансовом благополучии организации и вызывать доверие у потенциальных партнеров, с которыми планируется наладить взаимовыгодное сотрудничество*(1);

- мобильный телефон используется для служебных целей, что подтверждается соответствующими документами (распоряжением руководителя, бухгалтерскими справками, распечатками звонков и т.п.).

При этом в числе расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли (ст. 270 НК РФ), расходы на приобретение подобного рода имущества не указаны.

Поскольку в рассматриваемой ситуации стоимость мобильного телефона без НДС составляет менее 40 000 рублей (45 000 руб. / 118% х 100% = 38 135,59 руб.), затраты на его приобретение включаются в состав материальных расходов в полной сумме по мере его ввода в эксплуатацию (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, п. 1 ст. 256 НК РФ).

Момент ввода телефона в эксплуатацию в целях налогового учета определяется по данным первичных документов и бухгалтерского учета. Отметим, что глава 25 НК РФ не устанавливает какого-либо перечня документов, оформляемых в той или иной ситуации. В связи с чем в целях налогового учета используются данные первичных документов, оформленных по правилам бухгалтерского учета (п. 1 ст. 11, ст. 313 НК РФ, письма Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, от 19.01.2015 N 03-03-06/1/879, от 05.12.2014 N 03-03-06/1/62458, ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@).

Затраты, осуществляемые в дальнейшем на мобильную связь, могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ при соблюдении указанных выше условий (в числе которых документальное подтверждение и служебные цели осуществляемых звонков) (письма Минфина России от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378, от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178).

2. НДС

Что касается вычетов по НДС, то согласно п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат, в частности, суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг) на территории РФ.

Налогоплательщик имеет право на вычет "входного" НДС, если одновременно выполняются следующие условия:

- приобретенные товары (работы, услуги) предназначены для осуществления операций, облагаемых НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ);

- товары (работы, услуги) приняты к учету (при наличии соответствующих первичных документов) (п. 1 ст. 172 НК РФ);

- имеется надлежащим образом оформленный счет-фактура продавца (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Иных требований либо ограничений для получения права на налоговые вычеты НК РФ не содержит. В частности, положения главы 21 НК РФ не ставят право налогоплательщика на получение налогового вычета по НДС в зависимость от факта (или правомерности) признания расходов в целях налогообложения прибыли.

Суды тоже согласны, что налоговое законодательство не связывает принятие к вычету сумм НДС, уплаченных поставщикам товаров (работ, услуг), с обязательным отнесением стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли. Экономическая обоснованность расходов на приобретение товаров (работ, услуг) правового значения при принятии НДС к вычету не имеет, поскольку право на налоговые вычеты не поставлено в зависимость от учета расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (постановления ФАС Поволжского округа от 23.01.2013 N Ф06-10902/12 по делу N А55-17744/2012, ФАС Московского округа от 13.06.2012 N Ф05-5388/12 по делу N А40-105356/2011, от 15.06.2009 N КА-А40/5288-09, Западно-Сибирского округа от 21.09.2010 по делу N А67-10633/2009 и др.)*(2).

Таким образом, при наличии счета-фактуры и первичных документов НДС, предъявленный продавцом телефона, приобретенного для осуществления деятельности, облагаемой НДС, может быть принят к вычету независимо от того, будут ли организацией признаны расходы на приобретение этого телефона в целях налогообложения прибыли.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете стоимость приобретенного мобильного телефона не более 40 000 рублей без НДС также позволяет относить его в состав материально-производственных запасов (далее - МПЗ) (п. 4, п. 5, п. 8 ПБУ 6/01 "Учет основных средств" (далее - ПБУ 6/01), п. 5, п. 6 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" (далее - ПБУ 5/01)).

Правила и порядок формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах организации установлены ПБУ 5/01 и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания).

В соответствии с п. 90, п. 93 Методических указаний стоимость телефона, учтенного в качестве МПЗ, единовременно при передаче его в эксплуатацию списывается со счетов учета и зачисляется на соответствующие счета учета затрат на производство (общехозяйственных расходов, расходов на продажу).

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, бухгалтерские записи в рассматриваемой ситуации могут быть следующими:

Дебет 10 Кредит 60
- 38 135 руб. 59 коп. - оприходован сотовый телефон;

Дебет 19 Кредит 60
- 6864 руб. 41 коп. - учтен предъявленный продавцом НДС;

Дебет 68 Кредит 19
- 6864 руб. 41 коп. - НДС принят к вычету (на основании счета-фактуры продавца);

Дебет 20 (26, 44) Кредит 10
- 38 135 руб. 59 коп. - телефон передан в эксплуатацию;

Дебет забалансового счета "Малоценные основные средства"
- 38 135 руб. 59 коп. - телефон принят на забалансовый учет для контроля за его сохранностью.

Отражение стоимости телефона за балансом является вариантом его учета в целях выполнения требований положений п. 5 ПБУ 6/01, предписывающих организовать надлежащий контроль за движением переданного в эксплуатацию актива стоимостью не более 40 000 рублей. С этой целью организация может открыть дополнительный забалансовый счет, например 012.

Рекомендуем ознакомиться со следующим материалом:

- Энциклопедия решений. Налоговые вычеты по НДС.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Лазарева Ирина

Ответ прошел контроль качества

19 февраля 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. *(1) На наш взгляд, подобная логика вряд ли может быть применена при приобретении дорогостоящего телефона сотрудникам, не представляющим организацию публично. Например, сложно оправдать экономическую необходимость приобретения подобного рода имущества для уборщицы. Либо обосновать необходимость приобретения дополнительного телефона такого же класса тому же сотруднику. Важно понимать, что п. 1 ст. 252 НК РФ не допускает его произвольного применения без установления объективной связи понесенных расходов с направленностью деятельности на получение дохода (определение КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П).

*(2) Приведенные выводы не касаются случаев, когда в ходе проверки устанавливаются факты "фиктивных сделок", вследствие чего применение налоговых вычетов по НДС признается неправомерным (постановления Президиума ВАС РФ от 03.07.2012 N 2341/12, ФАС Уральского округа от 02.11.2011 N Ф09-6966/11 по делу N А71-13079/2010).

Работа с подотчетными лицами обычно начинается с выдачи аванса, но иногда, когда нужно что-то срочно купить (запчасти на простаивающее авто, материалы для ремонта), а пересылка денег затянется, сотрудник сам совершает покупку, а потом идет в бухгалтерию за возмещением.

Собственники-директора тоже порой приобретают что-то для своей организации, а еще можно купить подешевле б/у технику, автотранспорт или другие нужные вещи у «своих». Как оформлять такие траты, удерживать или нет НДФЛ, какие требовать документы – сегодняшняя тема.

Что? Где? Когда?

На самом деле это действительно ключевые вопросы:

Что приобретено?
Где (у кого)?
Когда происходит переход права собственности (и происходит ли вообще)?

Закупить можно материалы, инструменты, основные средства, включая помещения, здания, транспорт, оборудование и т.д. Фирма может не только купить, но и взять имущество в аренду или временно использовать (как ни странно, это разные вещи), а еще просто возместить расходы.

Передающий может быть обычным сотрудником, собственником или подрядчиком (по договору ГПХ). Сочетаний тут невиданное множество. Сформируем список самых распространенных на практике ситуаций, а частные случаи разберем ниже:

Работник приобретает товар для организации за собственные средства.
Имущество временно используется для нужд компании.
Имущество передается во временное пользование, сам его не использует или применяет наравне с другими работниками.
Компенсируются затраты подрядчика в интересах организации.
Имущество полностью переходит во владение организации, оплата производится разом или в рассрочку.
Участник общества, он же, как правило, руководитель, передает безвозмездно организации свое имущество.

А теперь подробнее по каждому пункту, налогообложению и оформлению операций.

Верните деньги!

С таким требованием приходит обычно сотрудник в бухгалтерию, потрясая увесистой пачкой чеков. Он потратил свои деньги и хочет компенсации, но вправе ли бухгалтер вольно распоряжаться средствами организации? Конечно, нет. Правда, и отказать нельзя, пока не выяснены обстоятельства, поэтому для начала блиц-опрос:

Работнику выдавали деньги под отчет? Если да, то, видимо, он израсходовал больше полученной суммы, значит, выясняем, почему вышел перерасход.

Дальше может быть несколько вариантов действий. Пусть заполнит отчет как есть, его передадут начальству, и оно либо санкционирует траты, утвердив отчет, либо потребует объяснительных.

Обратите внимание! Для получения денег положено писать заявление под отчет (п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У) с указанием суммы, направления расходов и срока, на который они выдаются. Оно визируется руководителем.

Сразу «выбросить» все некорректные расходы, в т. ч. числе те, которые документально подтверждены не были, или по ним представлены не все документы (есть кассовый чек, но без расшифровки товарных позиций), и составлять уже более корректный авансовый отчет.

Траты были санкционированы непосредственным руководителем или другим должностным лицом, отвечающим за закуп? Да – возвращаемся к первому пункту и следуем тем же путем. Нет – требуем объяснительную, но работник вправе отказаться ее писать и просто представить авансовый отчет. Отказать нельзя, но не факт, что директор одобрит нежданную покупку.

Примеры, когда могут отказать в возмещении расходов:

Куплена запчасть для ремонта, который решено было прекратить или отложить, либо на нее уже сделан заказ от имени организации, о чем работника известили.
Любая несанкционированная покупка, даже если имущество было использовано для нужд организации.
Если расход (перерасход) не был вынужденным, объективным или вызывает сомнения. Товар приобретен за цену гораздо выше обычной. ИП или ООО, чьи данные указаны в документах, отсутствуют в базе ЕГРЮЛ или ЕГРИП (подделка документов).
Имущество не соответствует требуемым параметрам. Электрика отправляют за силовым кабелем для подключения приборов, а он приносит «слаботочный», который организация не применяет и не сможет использовать в дальнейшем. Решать вопрос о компенсации можно в суде.

Все ли подтверждающие документы приложены и правильно оформлены? Не перестаю твердить подотчетникам, что большинство ИП и организаций в 2020 году уже применяют онлайн-кассы, поэтому чек должен быть! И все равно «голые» товарники (порой без подписи, номера и других обязательных реквизитов) регулярно протискиваются в отчет. Ни в бухгалтерском, ни тем более в налоговом учете отразить эти затраты нельзя, значит, и возмещать их сотруднику мы не станем, ведь фактически нет подтверждения, что он действительно потратил деньги.

Итак, с подотчетными лицами все более или менее понятно: решение о принятии расходов остается за руководителем. Причем если бухгалтер не согласен с мнением директора, то имеет право написать служебную записку или попросить дать письменный приказ на принятие затрат, это обезопасит работника бухгалтерии от претензий проверяющих, штрафов и других кар от КоАП.

Все свое ношу с собой

Работодатель не всегда готов предоставить все необходимое для труда, а иногда сами сотрудники хотят пользоваться собственными инструментами или техникой, к примеру, удаленщики. Тогда приходится договариваться, за чей счет банкет, кто оплатит текущие расходы и физический износ.

Компенсации предусмотрены Трудовым кодексом, размер определяется соглашением сторон. Правила заранее требуется прописать в положениях организации, включить в трудовой, коллективный договор или дополнительное соглашение.

Компенсирование относится к выплатам, необлагаемым ни НДФЛ, ни страховыми взносами, при условии что сумма была документально зафиксирована и доказана ее производственная необходимость. ФНС еще желает видеть обоснование расчета суммы. По авто он может включать:

Расчет стоимости среднемесячного расхода ГСМ.
Износ, с учетом среднерыночной цены авто и его срока безопасной эксплуатации, а также ее условий.
Регулярные сервисные услуги (замена масла и фильтров, диагностика и прочее ТО).

Аналогичный подход применяется к компьютеру, мобильному телефону, принтеру, МФУ и другому оборудованию.

Важно! Путевые листы нужны всегда: свой автомобиль у организации, арендуемый – неважно. Без этого документа с вероятностью 100% расходы будут сняты, а компенсации ФНС превратит в облагаемые НДФЛ и взносами начисления.

Бухгалтерские проводки

Д 20, 26, 23, 44 К 73 – начислена компенсация за использование имущества;
Д 73 К 50, 51 – произведена оплата.

Так отражаются затраты по любому имуществу, кроме автомобиля. В БУ проблем с учетом нет, а вот тем, кто применяет ПБУ 18/02, придется учитывать разницы из-за того, что для налогообложения принимается только нормативная часть.

Важно! Имущество должно принадлежать работнику, получающему компенсацию, на праве собственности. Нельзя выплачивать ее третьему лицу.

Аренда

Возвращаемся к третьему пункту списка практических ситуаций. Там указано, что сотрудник предоставляет имущество во временное пользование, сам его не использует или применяет наравне с другими работниками.

Отличие этого случая от рассмотренного выше в том, что, если имуществом пользуются другие, а организация процесс контролирует (рандомно никто за руль не садится и принтер из кабинета в кабинет не таскает), речь уже об аренде. Ее оформить нетрудно, главное, договориться о сумме и сравнить ее с рыночной ценой на аналогичные услуги. Важно обоснование размера арендной платы перед ФНС.

Аренда облагается только НДФЛ, проводки по операциям проводятся через счет 73 или счет 76, в зависимости от учетной политики, затраты относятся на счета учета соответствующих затрат – 20, 26, 44 и т.д.

Возмещение затрат подрядчика

Совсем другое дело, когда компенсировать нужно какое-то имущество или его использование подрядчику (исполнителю) по договору ГПХ. Формально он не сотрудник фирмы и все затраты должен включать в стоимость своих услуг, если иное не указано в договоре. Смущает последняя фраза про «иное», правда? Как учесть такие выплаты, должен ли исполнитель подтвердить свои расходы и облагать ли их налогом и взносами?

Не все затраты стоит возмещать. Рассмотрите только расходы, которые исполнитель несет при производстве работ или оказании услуг для вас, как заказчика, это в основном материалы. Оборудование или технику не получится окупить, ведь они могут применяться и при выполнении других заказов и остаются у подрядчика.

Кстати! Предусмотреть возмещение можно в договоре или дополнительном соглашении к нему, издержки обосновываются документально и компенсируются в действительном размере, т.е. без наценки.

Необходимо разделить размер вознаграждения и возмещения, лучше всего дополнительно установить норматив (например, в проценте к сумме договора). Если соблюсти все правила, не нужно будет облагать оплату НДФЛ и взносами, ведь исполнитель ничего не зарабатывает, а использованные материалы остаются в распоряжении заказчика.

Для ОСНО и УСН подобные расходы рассматриваются в зависимости от сути подрядного договора:

Ремонт, монтаж, реконструкция ОС – на счетах 07, 08, 01.
Обслуживание оборудования – счета 20, 26, 23.
Освоение нового производства – счет 97.
Реклама – счет 44 и т.д.

Отмечу, что на УСН список расходов закрытый и определен статьей 346.16 НК РФ, поэтому нужно прежде заглянуть в него и определить, есть ли там соответствующий пункт.

Нельзя принять к вычету НДС, входящий в стоимость возмещенных материалов – в документах подрядчика значится именно он, а перевыставить их физическое лицо не может.

Продажа

Выкуп имущества у собственника также возможен. Сделка проводится в рамках обычного гражданского законодательства. Заключается договор купли-продажи, в котором особое внимание надо уделить моменту перехода права собственности.

Кстати! ФНС продолжает удерживать такую позицию: нужно применять онлайн-кассу при покупке у физлица товаров. Причем не только исключительных, вроде металлолома, а вообще всех (Письмо Федеральной налоговой службы от 13 апреля 2020 г. № АБ-4-20/6201@).

Вместо договора иногда применяется закупочный акт, к примеру, для мелких вещей (обычно он применяется для закупа у населения). В нем необходимо указать реквизиты:

Наименование товара и его количество.
Цену и сумму.
Место и дату сделки.
ФИО и должность представителя организации.
ФИО, адрес и паспортные данные продавца.

Если имущество требует регистрации, перехода права собственности (автомобиль, недвижимость), необходимо подтвердить право владения и получить согласие супруга на сделку. Последнее не всегда обязательно, но рекомендуется.

Это один из самых выгодных для организации и продавца вариантов. Удерживать НДФЛ не нужно. Работник сам отчитывается за полученный доход, может применить имущественные вычеты.

Обратите внимание! По мнению ФНС и учитывая положения НК, физлицо, бывшее ранее ИП и использовавшее имущество (недвижимость) в предпринимательской деятельности, не вправе применять имущественные вычеты к доходам, полученным от его продажи. Вычет применяется только к жилым помещениям или земельным участкам для индивидуального жилищного строительства. Уменьшить налогооблагаемую базу можно на вычет в размере 250 000 (по прочему имуществу).

Алименты

Отдельный вопрос составляют алименты. Если получатель выплат – алиментщик, на которого организацией получен исполнительный лист, то следует ли удержать средства в пользу взыскателя?

Есть несколько позиций:

С компенсации за использование инструмента удерживать алименты не нужно – пп. 8 «б» пункта 1 статьи 101 Федерального закона № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».
С остальных компенсаций логически проводить удержание не требуется, ведь дохода не возникает, но эту позицию, вероятно, придется организации и сотруднику отстаивать в суде. Есть положительная практика – Постановление Конституционного Суда РФ от 01.02.2019 № 7-П в отношении использованного в рабочих целях авто.
С арендных платежей нужно произвести удержание – пп. «и» пункта 2 Постановления Правительства № 841 от 18.07.1996 (перечень видов доходов для взыскания алиментов).
По доходам от продажи имущества мнения разделились. Юристы считают (их позиция поддерживается судебными решениями), что если продажа носит несистематический характер, т. е. не относится к предпринимательской деятельности, то нельзя удерживать алименты, что вполне справедливо. В то же время приставы пытаются оспорить такой подход. В первую очередь это относится к крупным сделкам: реализация квартиры, дома, автомобиля и т.п.

Незаконное предпринимательство

Если продать товар один раз, то, вероятно, сомнений сделка не вызовет, а вот при систематической реализации – наверняка. Потребуется ли сотруднику зарегистрироваться в качестве ИП? ФНС будет проверять заключенные договора и подписанные закупочные акты, рассматривать совокупность сделок: их регулярность, частоту, виды имущества (возможно, в одном случае проданы остатки стройматериалов, а в другом – гараж).

Помощь собственника

Особняком стоит имущественная помощь со стороны участника общества – руководителя (он может занимать и другую должность). Рекомендуется рассмотреть возможность передачи имущества от собственника.

НК содержит норму, по которой внесение имущества обладателем доли более 50% в организации (пп. 11 пункта 1 статьи 251) не считается доходом, что, конечно, выгодно компании-налогоплательщику. Существует оговорка – имущество нельзя передавать третьим лицам в течение 1 года, иначе льгота теряется. Удобный способ обзавестись оборудованием, транспортом или даже недвижимостью, которые фирма использует для собственного развития.

Кассовая дисциплина – словосочетание, хорошо знакомое как ООО, так и индивидуальным предпринимателям. Ведь в коммерческой деятельности практически невозможно обойтись без наличных денежных расчетов. И речь не только о доходах, когда вы принимаете оплату, но и расходах.

Например, покупка канцелярии, оплата почты, нотариуса – чаще всего подобные траты оплачиваются наличными. Любые расходы наличных, по Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, должны обязательно фиксироваться в кассовой книге. Простыми словами, соблюдать кассовую дисциплину – значит записывать: какое количество наличных денег вы внесли в кассу и какое количество взяли.

Что за зверь такой – контрольно-кассовая дисциплина, кто обязан ее соблюдать и как, чем грозит несоблюдение предъявляемых к ней требований? Разберемся с этим.

Кассовая дисциплина. Что это такое?

Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.

Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.

О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.

Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.

Главные правила кассовой дисциплины для ИП и ООО

Вот что к ним относится:

Оформление кассовых документов. На каждое поступление и каждую выдачу наличных составляются соответствующие документы.

Следование правилам выдачи наличных денег сотрудникам. Проще говоря, тратить наличку разрешается только на определенные цели.

Соблюдение лимита расчетов наличными между двумя юрлицами. Размер суммы в 100 тысяч рублей за один договор определен Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

Кому необходимо соблюдать кассовую дисциплину

Соблюдение кассовой дисциплины предписано всем ИП и ООО независимо от наличия/отсутствия контрольно-кассовой техники и применяемой СНО. Узнать, кто может не применять онлайн-кассы в 2021 году можно из нашей статьи.

С июня 2014 года у ИП появилась возможность вести кассовую дисциплину в упрощенном порядке. Теперь они избавлены от необходимости соблюдать лимит остатка кассы (кстати, это действует и для небольших организаций с годовым доходом не более 800 млн рублей и с численностью работников не более 100), формировать кассовые документы, вести кассовую книгу.

Предпринимателям необходимо только делать оформление документов при выплате зарплаты (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Кассовые документы

Все кассовые операции проводит кассир или другой работник, назначенный руководителем юрлица или предпринимателем из числа своих сотрудников. Он наделяется соответствующими полномочиями.

Оформление кассовых документов является обязанностью главного бухгалтера, или сотрудника, с которым заключен договор на ведение бухгалтерского учета. Однако этим может заниматься и руководитель ООО или непосредственно сам индивидуальный предприниматель.

Для всех кассовых документов в 2021 году действуют формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88.

Приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО формируется в одном экземпляре по форме КО-1, ОКУД 0310001 при каждом поступлении наличных денег в кассу организации, например:

платежи от покупателей, заказчиков,

внесение денег (для выплаты зарплаты, командировочных, от учредителей в уставной капитал).

Ордер 0310001 состоит из двух частей: отрывной квитанции и самого ордера. Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером, кассиром, заверяется печатью и выдается лицу, сдавшему деньги. Сам ордер остается на хранение в кассе.

Если наличность оформляется фискальным чеком или бланком строгой отчетности (БСО), то согласно п. 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У кассиру разрешается составлять один приходный ордер на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день, подтвержденную этими документами.

Форма ПКО заполняется от руки, либо на компьютере (тогда распечатывается и подписывается).

В 2021 году почти все организации и ИП при расчетах обязаны применять онлайн-кассы (исключения перечислены в ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Поэтому при приеме наличных денег за товары или услуги оформление ПКО не отменяет оформление кассовых чеков.

МТС Касса – это готовое решение для любого бизнеса, соответствующее всем требованиям 54-ФЗ.

Расходный кассовый ордер (РКО)

Каждая выдача наличных денег из касс организаций происходит по расходному кассовому ордеру по форме КО-2, ОКУД 0310002.

РКО формируется в одном экземпляре, подписывается всеми ответственными лицами и сотрудником, получающим денежные средства. Принимая документ, кассир проверяет правильность оформления расходного ордера, наличие всех подписей и документ, удостоверяющий личность сотрудника.

По указанию Банка России наличная выручка расходуется только на строго определенные цели. Ордер 0310002 выдается на:

оплату поставщикам, подрядчикам,

возврат денег (при отказе от товара, оплаченного наличными).

ПКО и РКО действительны именно в день оформления. При их заполнении не допускаются даже самые незначительные исправления и помарки. Организации и ИП должны вести учет приходных и расходных ордеров, т. е. заносить их в специальный журнал регистрации ордеров (форма КО-3).

Кассовая книга

В этом обязательном бухгалтерском документе осуществляется письменное ведение учета всех поступлений и расходов наличных денег, проходящих через кассу организации.

Для кассовой книги утверждена форма КО-4, но можно использовать и свою форму. Документ выглядит как бумажный журнал с титульным листом и листами со специальной таблицей. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и заверена печатью.

Записи ведет кассир на основании каждого РКО и ПКО, сформированных за день. По завершении работы кассир обязан соотнести данные книги и ордеров, вывести сумму остатка наличных денег по кассе и закрепить все подписью. Дальнейший контроль осуществляет главный бухгалтер и тоже расписывается в книге. Если за весь рабочий день никаких операций по кассе не происходило, то заполнять документ нет необходимости.

Кассовая книга ведется в одном экземпляре (даже при разных СНО), но при наличии у компании выделенных подразделений, каждое из них ведет свою кассовую книгу. Копии ее листов передаются в главный офис в нужные сроки, установленные организацией.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Такая книга заполняется по форме КО-5. Ее надо заполнять в том случае, если трудятся несколько кассиров, и один из них исполняет обязанности старшего кассира. В книге учета фиксируется любой факт передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами в период рабочей смены и подтверждается их подписями.

Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость

Данными документами оформляется выдача сотрудникам заработной платы, премий, стипендий и другие выплаты.

Ведение кассовых документов допускается не только в бумаге, но и в электронном виде. Во втором случае документы оформляются с обеспечением их полной защиты от неправомерного доступа и подписываются электронными подписями.

Стоит сказать, что книга учета БСО, КУДиР, документы, необходимые при использовании кассового оборудования (журнал и отчет кассира), не причисляются к кассовой дисциплине.

Установление лимита по кассе

После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.

Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Для выдачи финансовых средств на командировки, хозяйственные нужды и другие расходы требуется заявление от работника, составленное в произвольной форме и подписанное руководителем, либо приказ самого руководителя (также в произвольной форме).

В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.). Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.

Ограничение наличных расчетов

Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.

Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.

Деньги на личные нужды

Для ИП существует приятная поблажка – возможность в любой момент снять с расчетного счета или взять из кассы любую сумму наличных, разумеется, оформив необходимые документы, и потратить на личные нужды. В отличие от ИП ООО такого права не имеет.

Налоговая проверка кассовой дисциплины

С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.

Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.

Что будет за нарушение правил кассовой дисциплины

Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:

От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;

От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций).

Также согласно статье 14.5 КоАП РФ предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:

для должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;

для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

Как контролировать деньги в кассе и работу кассира

Чтобы осуществлять контроль денег в кассе и работу кассира, необходима онлайн-касса с личным кабинетом. При наличии интернета, предприниматель может зайти в личный кабинет через любой браузер и увидеть выручку в кассе за день, сколько денег в кассе на текущий момент, остаток денег в кассе, кому осуществлялись выдачи денежных средств, возвраты, продажи.

Такой личный кабинет есть у всех МТС Касс. Более того, в МТС Кассу сразу встроен товарный учет, что еще больше облегчает работу магазинов и контроль владельцам.

Предприниматели, которые перешли на кассы МТС, отмечают, что практически полностью избавились от постоянных недостач и излишков в кассе. Появился порядок с товарными запасами, каждая позиция учтена и отслеживается, есть прозрачная картина по заказам товаров.

Главный бухгалтер несёт ответственность за достоверность бухгалтерского и налогового учёта. Несоблюдение законов может привести к штрафам и даже к лишению свободы. На что главному бухгалтеру обратить внимание при поиске работы, как грамотно принять дела и составить акт приёма-передачи документов, чтобы не поплатиться за чужие ошибки?

Чем рискует бухгалтер

Административная ответственность главного бухгалтера

К сожалению, некоторые организации ведут учёт, намеренно нарушая законодательство. Делается это, чтобы уменьшить налоги к уплате в бюджет. Работать главным бухгалтером в такой компании рискованно.

Так, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту бухгалтеру грозит штраф от 5 до 10 тысяч рублей. При повторном нарушении штраф вырастет до 20 тысяч рублей с возможной дисквалификацией до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

Грубым нарушением считается, если бухгалтер занижает сумму налогов и сборов на 10% и больше, искажает любой из показателей бухотчётности в денежном выражении на 10% и более, регистрирует мнимые объекты бухучёта, ведёт учёт вне применяемых регистров или не на основе данных, которые есть в регистрах (прим. 1 к ст. 15.11 КоАП РФ).

В 2019 году в КоАП РФ появилась норма, которая позволяет главному бухгалтеру не нести ответственность, если грубое нарушение возникло не по его вине. Например, если прежний главбух не отразил в учёте первичные документы.

В примечании к ст. 15.11 КоАП РФ теперь оговаривается два условия, при выполнении любого из которых бухгалтер не будет оштрафован. Вот они:

если первичные документы, составленные другими лицами, не соответствуют фактам хозяйственной жизни;
если первичные документы переданы несвоевременно.

Эти дополнения внёс Федеральный закон от 29.05.2019 № 113-ФЗ. Он вступил в силу 9 июня 2019 года, но, как и любой закон, отменяющий ответственность, он имеет обратную силу (ч. 2 ст. 1.7 КоАП РФ). Это значит, что если к 9 июня 2019 года административное наказание не было назначено или исполнено, то штрафа уже не будет.

Также предусмотрены штрафы за нарушение трудового законодательства, нарушения в сфере применения ККТ, непредставление сведений в ФНС и т.п. (ст. 5.27, 14.5, 15.5 КоАП РФ).

Уголовная ответственность главного бухгалтера

Если ФНС докажет причастность главного бухгалтера к фиктивным сделкам и умышленной неуплате налогов, речь пойдет уже об уголовной ответственности.

Преступлением считается уклонение от уплаты налогов в крупном или особо крупном размере путём непредставления декларации или включения в отчёт заведомо ложных сведений. Наказание зависит от размера неуплаты и того, был ли сговор группы лиц (ст. 199 УК РФ):

Неуплата в крупном размере

(свыше 5 млн руб. в пределах 3 лет, если эта сумма больше 25% налогов к уплате, либо больше 15 млн руб.)

Штраф 100-300 тыс. руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за 1-2 года
Принудительные работы до 2 лет
Арест до 6 месяцев
Лишение свободы до 2 лет
Запрет занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью до 3 лет

Неуплата в особо крупном размере

(свыше 15 млн руб. в пределах 3 лет, если эта сумма больше 50% к уплате, либо больше 45 млн руб.)

и совершенная группой лиц и по предварительному сговору

Штраф 200-500 тыс. руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за 1-3 года
Принудительные работы до 5 лет
Арест до 6 месяцев
Лишение свободы до 6 лет
Запрет занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью до 3 лет

Однако чтобы привлечь к ответственности бухгалтера, потребуется доказать, что он действовал умышленно и сознательно включал в декларацию ложные данные (пункты 7, 8 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006 № 64).

Потерянное время и нервы

Нарушения и ошибки в учёте могут не повлечь за собой административную или уголовную ответственность или же эти проблемы коснутся только руководителя организации. Но бухгалтеру в любом случае придётся «подчищать хвосты», как-то закрывать незакрытые периоды, восстанавливать учёт, если он не вёлся. И, скорее всего, ошибки прошлых периодов ещё не раз о себе напомнят. Вот несколько цитат с бухгалтерского форума от коллег, которые столкнулись с непрофессионализмом предшественников.

Киплю… Как говорится, за державу обидно. Коллеги, как оградить профессию от явных профанов? Уже не в первый раз сталкиваюсь с тем, что предыдущие “аутсорсеры” моих клиентов на УСН (доходы минус расходы) считали им налог по движению денег на р/сч — скопом: пришли деньги — доход, ушли — расход. из свеженького: чтобы уменьшить налог к уплате на УСН, аутсорсеры посоветовали провести выплаты по договору займа и уменьшили-таки на эти суммы налог в расчёте.

Взяла маленькое ООО, а там — периоды не закрыты с 2015 года… ручные проводки по закрытию, склад весь красный — отключен контроль остатков…

И у меня по Д-Р странно учёт вели. Документов нет от слова вообще, по банку получается УСН не менее 60 тысяч за полугодие, а по уплате — в июле 12 тысяч УСН почему-то заплачено.

Хочется ли вам расчищать эти авгиевы конюшни? Расскажем, на что обратить внимание, чтобы выяснить неприятные подробности до начала сотрудничества и принимать решение уже с фактами в руках.

Оцениваем работодателя

Наведите справки о потенциальном работодателе до собеседования. Вот шпаргалка, которая поможет вычленить нужную информацию.

Если работодателя нет в реестре, он, вероятнее всего, не зарегистрирован и ведёт бизнес незаконно.

В выписке из ЕГРЮЛ указан адрес массовой регистрации или массовый директор. Проверить это можно сайте ФНС в сервисе «Прозрачный бизнес».

Частая смена адресов, руководителей компании и ИФНС также может быть признаком нечестной компании

Собрать информацию быстрее можно через специализированные сервисы проверки контрагентов. Контур.Фокус показывает всю важную информацию о компании в одном окне: данные из учредительных документов, бухотчётность, арбитражные дела, исполнительные производства, банкротство, смену руководителей и адресов, связанные компании. Если не пользуетесь сервисом, можно запросить тестовый доступ на двое суток и проверить всё, что нужно, бесплатно.

Один или несколько настораживающих признаков не всегда свидетельствуют о том, что компания нарушает закон. Но если факты и интуиция подсказывают, что дело может быть нечисто, лучше поостеречься и поискать другое место работы.

Проверяем документы, вступая в должность

Главный бухгалтер не отвечает за учёт своего предшественника. Однако ошибки, допущенные предыдущим главбухом, могут негативно сказаться на дальнейшем учёте.

Передачу дел при смене главного бухгалтера следует оформить актом. Акт передачи дел составляется в свободной форме и служит подушкой безопасности для нового главбуха в случае претензий со стороны руководителя.

В акте указывают перечень документов и период, за который передаются дела. К акту можно приложить оборотно-сальдовую ведомость с подписью руководителя и бывшего главного бухгалтера — этот документ подтвердит остатки по счетам на дату передачи дел.

ФНС может проверить учёт за последние три года работы компании (п. 4 ст. 89 НК РФ). Принимая дела, сделайте акцент именно на этот период.

Что запросить у предыдущего главного бухгалтера при передаче дел

Учредительные и регистрационные документы (устав, свидетельства о регистрации и о постановке на учёт).
Учётную политику и приложения к ней.
Отчетность (баланс, декларации, книги покупок и продаж, отчетность в фонды, статистическая отчетность).
Инвентаризационные описи.
Переписку с контролирующими органами, акты сверки по налогам и взносам, требования и результаты проверок.
Должностные инструкции работников бухгалтерии.
Договоры с поставщиками, покупателями, работниками, банками, учредителями и т.п.
Документы по зарплате и кадрам (штатное расписание, табели и т.п.).
Кассовые и банковские документы.
Акты сверки с дебиторами и кредиторами.
Первичные документы.
Доверенности.
Доступ к учётной бухгалтерской программе или базу.
Пароли и ключи электронной подписи для интернет-банка, если директор дает к нему доступ.
Оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухгалтерского учёта.

Проводим экспресс-аудит учёта

Мало просто принять документы по списку — в идеале следует их проанализировать. Конечно, проверить все документы физически невозможно. Важно не упустить главное.

Начать можно с изучения учётной политики. Во-первых, проверьте, насколько она соответствует законодательству. Во-вторых, убедитесь, что учёт на предприятии ведётся в рамках утвержденной учётной политикой.

Обязательно изучите отчётность. Цифры в отчётности должны совпадать с данными бухгалтерской программы. Иногда бухгалтеры корректируют цифры в отчетах вручную. Возможно, такая корректировка обоснована. Однако есть риск, что бухгалтер таким образом скрывает свои ошибки: в программу внесены корректировки, а уточнённая отчётность не сдана. Чтобы не возникло проблем, попросите у предшественника объяснительную записку о несоответствии данных. Если позволяет время, сверьтесь с налоговой по сданной отчётности и выполнению обязательств.

Сверяйтесь с бюджетом по всем вашим клиентам через Контур.Экстерн.

Тщательно проанализируйте оборотно-сальдовую ведомость в разрезе по субсчетам. Например, остатки по счетам учёта основных средств, материалов можно сверить с инвентаризационными описями. Лучше сверять данные описей с остатками в учётной программе. Результаты инвентаризации покажут проблемные участки.

Часто проблемы есть в учёте поставщиков и покупателей. Проверьте самых крупных дебиторов и кредиторов — остатки по счетам 60, 62, 76 должны совпадать с результатами актов сверок. Если актов нет, постарайтесь их запросить.

Если организация применяет ОСНО, проанализируйте расчёт основных налогов — НДС и налога на прибыль. Должны быть оригиналы всех счетов-фактур. Проверьте наличие документов по крупным сделкам. Можно проверить некоторые контрольные соотношения в декларациях. Так, выручка от реализации в декларации по НДС должна совпадать с аналогичной суммой в декларации по налогу на прибыль (не забудьте, что декларация по прибыли сдается нарастающим итогом).

Сверьте остатки по банковским счетам. Банковская выписка должна сходится с остатками по расчётным счетам в бухгалтерской программе.

Проверьте соблюдение лимита кассы.

Восстанавливаем учёт

Нужно ли исправлять ошибки предыдущего главного бухгалтера? Всё зависит от вида ошибок и возможных последствий.

Скажите руководителю, если при передаче дел обнаружите, что не хватает первичных документов или договоров. Обязательно сообщите, или найдёте ошибки в учёте или оформлении документов, которые могут привести к налоговым санкциям.

Все недочёты отразите в акте передачи дел. Расскажите директору компании, чем грозят нарушения. Оценив возможные риски, можно говорить о восстановлении учёта.

Если есть ошибки, которые могут исказить текущую отчетность, — желательно их устранить.

Допустим, новый главный бухгалтер пришел в середине года, а его предшественник допустил ошибки при расчёте налоговой базы по налогу на прибыль в I квартале. Так как налог на прибыль считается нарастающим итогом, допущенная ошибка будет влиять на расчёт налога до конца года.

Стоимость восстановления учёта рассчитывается индивидуально. Она зависит от системы налогообложения, оборотов компании, количества операций. Большинство аутсорсинговых компаний рассчитывают стоимость восстановления учёта исходя из стоимости часа работы бухгалтера или опираясь на количество документов в квартал.

Если вы решите лично восстановить учёт, оцените объёмы работы и примерные трудозатраты. Также можно поинтересоваться, во сколько обойдется восстановление в специализированной фирме. Если учёт не велся или сильно запущен, стоимость восстановления будет соразмерна стоимости обычного ведения учёта.

Если у вас нет времени восстанавливать учёт своими силами, но клиента терять не хочется, закажите услугу в Контур.Бухте. Или посмотрите, сколько это может стоить.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Нечистые на руку сотрудники встречаются в любой профессии, но нечестный бухгалтер обойдется владельцу бизнеса дороже всего, потому что у бухгалтера больше возможностей залезть в карман фирмы.

Все осложняется тем, что руководители не разбираются в бухгалтерии, безоговорочно доверяют бухгалтеру и долгое время могут и не подозревать, что он «химичит». И если вам не повезло, и у вас в бухгалтерах оказался последователь Александра Корейко – подпольного бухгалтера-миллионера из бессмертного романа Ильфа и Петрова, – вы можете узнать об этом слишком поздно, когда лишитесь кучи денег или придет проверка.

Многие думают, что такое может случиться с кем угодно, но не с ними, потому что одно дело читать о мошенниках в газетах, а другое – подозревать человека, который мирно трудится в соседнем кабинете. И только столкнувшись с обманом понимают, что лучше придерживаться принципа «Доверяй, но проверяй».

В этой статье мы расскажем, какие мошеннические схемы используют излишне предприимчивые бухгалтеры, и где подстелить соломки, чтобы не стать жертвой нечестного бухгалтера.

Как бухгалтер обманывает своего директора

Схем очень много, расскажем о самых распространенных.

1. Манипуляции с заработной платой

Бухгалтер начисляет заработную плату несуществующим сотрудникам и присваивает ее себе. Впору вспомнить Гоголя и его «Мёртвые души». Не всегда это вымышленные работники. Бывает, что сотрудники увольняются, уходят на пенсию или даже умирают, а бухгалтер не исключает их из списков и продолжает начислять заработную плату.

Другой вариант – бухгалтер вступает в сговор с другими сотрудниками и завышает им зарплату. Разницу бухгалтер и сотрудник делят между собой. Таким же образом в сговоре с сотрудником бухгалтеры принимают фиктивные документы по командировочным расходам.

Все это не пройдет в совсем маленьких фирмах, где трудится несколько человек, а вот в организациях побольше такое встречается сплошь и рядом.

2. Фиктивные больничные и пособия по уходу за ребенком сотрудникам, которые якобы работают в компании

В этом случае бухгалтер ворует деньги уже не напрямую у работодателя, а у ФСС, потому что пособия и больничные возмещаются из средств фонда. Ворует бухгалтер, а неприятности будут у фирмы, и большие, ведь бухгалтер действует от ее имени. Если обман вскроется, начнутся разбирательства, допросы и внеочередные проверки по линии ФСС и налоговой инспекции.

Однако обман государства с использованием поддельных больничных – это пережиток прошлого. В последнее время ФСС очень тщательно проверяет больничные и «заворачивает» все поддельные или неправильно оформленные листы нетрудоспособности.

3. Перечисление денег со счета фирмы на счета подставных людей или фирм

Другими словами – неприкрытое воровство.

Часто руководители настолько доверяют бухгалтерам, что не заморачиваются и, чтобы не тратить время, передают им ключ электронной цифровой подписи. В руках недобросовестного бухгалтера он становится в буквальном смысле ключом от квартиры, где деньги лежат.

Размер ущерба варьируется от мелких шалостей «на помаду» до сотен миллионов. Как правило, бухгалтеры-мошенники стараются наворовать побольше и уволиться, пока о хищениях не узнали. Привлечь их к ответственности удается далеко не всегда, а многие бизнесмены предпочитают махнуть рукой и обойтись без долгих судебных разбирательств.

Одна из громких историй – дело о мошенничестве бухгалтера рыбообрабатывающего комбината «Балтийский берег», которая, имея цифровую подпись директора, перевела на счета подставных фирм 300 миллионов рублей и уволилась. Ее задержали и осудили за кражу.

История примечательна тем, что с главбуха и ее помощника удалось взыскать только 50 миллионов рублей, поэтому владельцы компании взыскали остальное с генерального директора. Так, ничего не украв, директор ответил за то, что слишком доверял бухгалтеру и не контролировал его работу (постановление 13ААС от 14.06.2016 № 13АП-7613/2016, постановление АС Северо-Западного округа от 21.09.2016 № Ф07-5851/2016).

4. Злоупотребление с подотчетными суммами

Бухгалтер выписывает деньги под отчет и присваивает их. Подотчетные суммы потом месяцами и годами «висят» незакрытыми, или бухгалтер закрывает их расходными документами, которые никак не относятся к деятельности фирмы. В один прекрасный день директор с удивлением может узнать, что уже долгое время в его фирме есть статьи расходов на бензин для личного авто, бытовую технику и другие личные нужды бухгалтера.

5. Манипуляции с ТМЦ

Например, вступив в сговор с сотрудником склада, бухгалтер «по ошибке» приходует меньшее количество товара по большей цене. В итоге общая сумма поставки сходится, а у бухгалтера и кладовщика на руках неучтенный излишек товара. Или приходуют товар худшего качества по цене лучшего и получают «вознаграждение» от поставщика. Или списывают вполне еще пригодные ТМЦ и продают и т.д.

6. Сговор с контрагентами

Например, бухгалтер сознательно тянет с взысканием долга до тех пор, пока не пройдет срок давности и фирма уже не сможет получить долг с кредитора. Или ставит платежи контрагенту в приоритет за вознаграждение.

Если заключение договоров с контрагентами находится в компетенции бухгалтера, он может брать с них «откаты». Например, с поставщиков справочно-правовых систем, организаторов образовательных семинаров, аудиторов и т.д.

7. Действия в интересах одного из учредителей

Это бывает, когда фирмой на равных владеют два человека, и в какой-то момент у них начинаются разногласия. Здесь мы описали историю, когда бухгалтер и учредитель предоставляли другому учредителю искаженную финансовую информацию.

Этого бы не случилось, если бы фирма отдала бухгалтерию на аутсорсинг.

Компания 1C-WiseAdvice ведет независимый и объективный учет, действуя в интересах фирмы, а не отдельно взятого учредителя.

8. «Береженого бог бережет»

Не слишком компетентные бухгалтеры, которые не уверены в своих силах и не в состоянии грамотно рассчитать налоги, на всякий случай проводят платежи в бюджет с запасом. За излишки налоговики не штрафуют и проверками не мучают, но у фирмы копится переплата и она лишается части оборотных средств, которые могла бы пустить на другие цели.

Иногда неуверенные в себе бухгалтеры перестраховываются и отказываются от нестандартных сделок, пугая руководителей надуманными проблемами.

9. «Все хорошо, прекрасная маркиза»

Бухгалтер не ворует, но и не делает того, что должен, и замалчивает проблемы или попросту не работает. В итоге директор думает, что все идет хорошо, а на самом деле у фирмы копятся несданные отчеты и недоимка по налогам. Часто об этом становится известно, когда бухгалтер уже уволился, и директор остается один на один с запущенным учетом и штрафами. Этим чаще грешат «приходящие» бухгалтеры, которые ведут бухгалтерию неофициально и не связаны никакими обязательствами с заказчиком.

Договором с 1C-WiseAdvice прямо предусмотрено, что наша компания сама отвечает за ошибки, неуплаченные налоги и нарушение сроков отчетности – мы компенсируем клиенту все штрафы, выписанные клиенту по нашей вине.

А бывают и вовсе креативные бухгалтеры с богатой фантазией и актерским талантом. Вот здесь, например, мы рассказали о бухгалтере, который разыграл целый спектакль и пытался получить с руководителя деньги за базу, которую якобы заблокировали хакеры и теперь требуют выкуп. Бухгалтерская база иногда становится предметом шантажа или орудием мести нерадивых бухгалтеров. Бухгалтер может исчезнуть с базой, чтобы насолить бывшему руководителю или прикрыть грешки. А ведь только при наличии базы можно подтвердить достоверность налоговой и бухгалтерской отчетности. На восстановление базы уходят месяцы и сотни тысяч рублей, ведь нужно заново собирать все данные.

В 1C-WiseAdvice бухгалтерские базы хранятся на сервере в дата-центре. Серверы надежно защищены от перегрева, скачков напряжения и других ситуаций, способных вывести оборудование из строя. Пользовательские данные копируются ежедневно. Резервные копии хранятся в отдельном помещении на отдельном оборудовании, что гарантирует сохранность данных, даже если серверное оборудование выйдет из строя.

А в этой истории бухгалтер будто бы работал на совесть, ведь дела в фирме шли хорошо, а налоговики не придирались. Вот только бухгалтер несколько лет убеждал учредителей не распределять дивиденды, пугая разными последствиями. Когда учредители обратились к независимым специалистам, выяснилось, что в бухгалтерии бардак, а у налоговой не было вопросов, потому что бухгалтер переплачивал налоги аж в 2,5 раза. Несколько лет учредители не только довольствовались одной зарплатой, в то время как нераспределенной прибыли накопилось на 60 миллионов рублей, но и государству отдавали больше, чем нужно. А все потому, что бухгалтеру безгранично доверяли и не было никакого контроля.

Чем все это грозит

Недобросовестный бухгалтер дорого обойдется компании. Вот лишь частичный перечень возможных последствий:

Доначисления, штрафы и пени по итогам налоговой проверки.
Внеочередная налоговая проверка.
Блокировка расчетного счета.
Уголовная ответственность. Обвиняемым по налоговым преступлениям практически всегда становится руководитель компании. При этом главбух как наемный работник выступает в качестве основного источника показаний против генерального директора.
Конфликты с сотрудниками на почве возможных ошибок при начислении зарплаты.
Претензии учредителей к директору.
Потеря репутации.
Утрата бухгалтерской базы.

Каждый 3-й клиент, обратившийся к нам, нуждается в восстановлении бухучета после недобросовестных или некомпетентных бухгалтеров. Нередко учет настолько запущен, что восстановить его либо нет возможности, либо это чересчур дорого. Тогда компания вынуждена закрывать юрлицо и начинать все с чистого листа. Но немногие знают, что просто так избавиться от «испорченной» компании тоже нелегко. Подробнее об этом можно почитать здесь >>>

Как проверить бухгалтера на воровство

Лучший способ – время от времени проводить независимый аудит, который выявит любые расхождения и злоупотребления. Но кое-что вы можете сделать и сами:

Проверяйте состояние расчетов с контрагентами хотя бы время от времени. В 1С можно сформировать отчет о задолженности покупателей и поставщиков. Проведите выборочную проверку документов по некоторым из них.
Следите за перечислениями с расчетного счета. Смотрите, нет ли в списке платежей контрагентов, о которых вы не знаете. Запрашивайте пояснения по любой сомнительной сумме.
Проверяйте кассовую книгу и авансовые отчеты.

И не забывайте о мерах предосторожности, даже если безоговорочно доверяете своему бухгалтеру. Не передавайте бухгалтеру ключ от своей электронно-цифровой подписи, подписывайте платежи сами. Бухгалтер может иметь технический ключ, чтобы входить в интернет-банк, готовить документы и распечатывать выписки. Но платежи должны уходить только после вашей подписи. Если вам жаль нескольких минут в день, чтобы поставить ЭЦП, вспомните времена, когда все платежные документы оформляли на бумаге, и директора тратили по часу-два в день, чтобы подписать платежки.

Мы не призываем к тотальному недоверию и контролю, а советуем не терять бдительность и быть начеку. А чтобы навсегда забыть о проблемах с бухгалтерией, просто отдайте ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice. Мы будем не создавать проблемы, а решать их.

Читайте также: