Можно ли отправить претензию работодателю по электронной почте

Опубликовано: 07.05.2025

Но есть один нюанс: согласно позиции Верховного Суда РФ возможность направления претензии по электронной почте должна быть «прямо и недвусмысленно» установлена в договоре. В противном случае использование такого способа будет расценено судом как несоблюдение досудебного порядка урегулирования спора.

Соответствует ли это разъяснение потребностям оборота? С нашей точки зрения, скорее нет, чем да.

До издания Обзора в судебной практике была распространена такая точка зрения: если при рассмотрении дела суд приходит к выводу, что (а) обмен юридически значимыми сообщениями по электронной почте вошел в практику взаимодействия сторон, (б) он не запрещен договором и законом, (в) факт принадлежности адреса электронной почты адресату сообщения подтверждается доказательствами по делу, то нет оснований игнорировать такую электронную переписку на том лишь основании, что в договоре не закреплена возможность обмена электронными документами (см., напр., Определение Верховного Суда РФ от 16.12.2019 № 310-ЭС19-23237 по делу № А14-19047/2018; постановления Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 15.02.2019 № Ф01-7087/2018 по делу № А11-3596/2018; Арбитражного суда Уральского округа от 09.06.2018 № Ф09-2576/18 по делу № А60-38451/2017; от 28.07.2017 № Ф09-4391/17 по делу № А07-21763/2016).

Действительно, Гражданский кодекс РФ допускает использование в гражданском обороте документов, полученных посредством электронной связи (пп. 1, 2 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ). Сам Верховный Суд РФ ранее высказывал позицию о том, что, по общему правилу, юридически значимое сообщение может быть направлено по электронной почте, если можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (п. 65 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»).

При этом получение или отправка сообщения с использованием адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствует о совершении этих действий самим лицом, пока не доказано обратное (Постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 12.11.2013 № 18002/12 по делу № А47-7950/2011).

Иными словами, если электронная переписка ведется с использованием адресов электронной почты, созданных на доменах, принадлежащих компаниям, правомочность конкретных лиц, осуществлявших переписку от имени таких компаний, должна предполагаться. И тем более, в случаях, когда в коммуникации используются адреса корпоративной электронной почты, которые ранее уже использовались сторонами в деловой коммуникации, должна действовать опровержимая презумпция о том, что сообщение: (а) исходит от надлежащего лица и (б) адресовано надлежащему же лицу. Иное вправе доказывать процессуальный оппонент.

Поэтому представляется, что более широкий (нежели закрепленный в Обзоре) подход при котором юридически значимая электронная переписка допустима не только в случаях, когда это прямо предусмотрено договором или законом, но и следует из установившейся во взаимоотношениях сторон практики, в большей степени соответствует общему посылу о том, что претензионный порядок не должен являться препятствием для судебной защиты лицом нарушенного права.

Случаи, когда по поведению оппонента очевидно, что он не желает добровольно и оперативно урегулировать возникший спор во внесудебном порядке, оставить иск без рассмотрения из-за несоблюдения претензионного порядка на том основании, что претензия направлена по электронной почте (так как договором не предусмотрена такая возможность), – означают увеличение вероятности необоснованного затягивания разрешения спора и ущемления прав истца.

Суд должен исходить из реальной возможности погашения конфликта между сторонами, наличия их воли к совершению соответствующих действий, направленных на разрешение спора (см., напр., определения Верховного Суда РФ от 12.12.2018 № 305-ЭС18-20328 по делу № А40-9615/2018; от 29.09.2017 № 306-ЭС17-13959 по делу № А65-25394/2016; от 23.07.2015 по делу № 306-ЭС15-1364, постановления Арбитражного суда Московского округа от 12.11.2019 № Ф05-19839/2019 по делу № А40-144943/2019; от 27.06.2019 № Ф05-8073/2019 по делу № А40-30358/2019).

Ответчик или желает урегулировать возникший спор во внесудебном порядке, или нет. Если нет, то он, скорее всего, воспользуется доводом о несоблюдении формальностей претензионного порядка с недобросовестной целью затянуть разрешение конфликта (в частности, чтобы вывести свои активы) – при том, что до этого он мог без малейших возражений и в течение долгого времени вести электронную деловую переписку со своим оппонентом.

Еще в 2015 году Верховный Суд РФ отметил, что формальные препятствия для признания досудебного порядка несоблюденным не должны автоматически влечь оставление иска без рассмотрения (п. 4 раздела II Обзора судебной практики Верховного Суда РФ № 4 (2015), утв. Президиумом Верховного Суда РФ 23 декабря 2015 года).

Поэтому представляется логичным, что любая переписка, включая электронную (даже если в договоре не установлен порядок обмена электронными сообщениями), должна учитываться судом и подлежать оценке наряду с другими доказательствами по делу, в том числе при анализе вопроса о соблюдении претензионного порядка.

Тем не менее, поскольку Верховный Суд РФ ограничил число случаев, в которых допустимо использование электронной почты для направления претензии, мы советуем участникам деловых отношений, желающим использовать весь потенциал взаимодействия с контрагентами через электронную почту, принять во внимание следующие основные рекомендации:

Не всегда есть лишнее время или возможность личного предоставления претензии. Но при этом доступ к интернет-ресурсам есть у каждого человека. Можно ли подать претензию при помощи электронной почты ?! Да, это не запрещено нормами законодательства Российской Федерации, но при этом при подаче документа в такой форме следует соблюдать определенные условия.

Какие есть варианты направления претензии другой стороне ?!

Претензия представляет собой документ, который направляется другой стороне для исполнения требований в досудебном порядке. Следующий шаг после подачи претензии – это непосредственное обращение в сами судебные органы с исковым заявлением. Подается этот документ в зависимости от сложившейся правовой ситуации достаточно широкому кругу лиц. Например, продавцу, работодателю, исполнителю услуг, нарушившим права заявителя.

Передать претензию можно следующими путями:

Личное вручение стороне, когда при помощи подписи подтверждается получение документа на руке;
Отправление письменной претензии по почте заказным письмом с уведомлением;
Онлайн при помощи отправки претензии по электронной почте.

Претензия в соответствии с установленными законодательными нормами передается или направляется вместе с документами. Документ, направленный посредством использования e-mail может быть признан в порядке судебного производства. В частности, это обозначено в ГПК п.1 статьи 71. При этом суд может потребовать от истца предъявления оригинальных документов в ходе рассмотрения дела, которые в свою очередь были направлены в электронном виде стороне по делу.

Как надо правильно составить претензию для того, чтобы доказать факт ее отправления ?!

Сложности обычно возникают, когда в суде надо доказать то, что претензия отправлена была именно вами, а не другим лицом. Такими доказательствами может стать следующее:

Заверенный нотариальным образом скриншот из диалогового окна почтового сервиса;
Поступивший ответ на вашу претензию от другой стороны который также должен быть заверен.

Встает следующий вопрос о том, как можно на законных основаниях заверить скриншот. Именно он и будет в дальнейшем в судебном процессе подтверждать факт того, что была осуществлена отправка досудебной претензии стороне по делу. Под скриншотом понимается сделанная и заверенная распечатка материалов, размещенных в интернете. Заверяются скриншоты нотариальным образом и при помощи представителя. Но лучше всего воспользоваться услугами нотариуса. Скриншоты могут заверяться даже онлайн у нотариуса без необходимости посещения нотариальной конторы.

Чтобы скриншот в суде был принят в качестве доказательства надо соблюдать определенные условия. Не достаточно просто представить судье распечатанное письмо с электронной почты. Суд точно не примет это в качестве вещественного доказательства того, что вы обращались к стороне с досудебными требованиями в соответствии с нормами гражданско-процессуального законодательства. Фотография скриншота должна быть выполнена при помощи нажатия клавиш PrintScreenс с последующей вставкой изображения из буфера обмена. Некоторые граждане просто фотографируют экран. Это не может считаться скриншотом и такой документ нотариус не заверит, отказав вам.

Также файл со скриншотом надо сохранить без обрезки и сжатия в максимально хорошем качестве. Обрезать ничего не надо. Все содержимое экрана должно присутствовать на скриншоте. Сам получившийся скриншот нужно распечатать и нанести на нем надпись такую, какая прописывается при заверении документации. В надписи указывается дата, когда был сделан скриншот, время, ФИО лица, которое его сняло. Помимо реквизитов заявителя скриншот удостоверяется еще и нотариусом. Если на скриншоте присутствует информация на иностранном языке, то тогда обязательно требуется выполнить официальный перевод документа на русский.

Электронная почта позволяет быстро получать и отправлять любые виды корреспонденции между людьми. Но отправка досудебной претензии при помощи e-mail должна осуществляться особым образом. В первую очередь для того, чтобы в судебном процессе претензия была принята. Также заявителю требуется сформировать электронное письмо таким образом, чтобы при его прочтении было получено письмо о таком действии со стороны получателя. Это делается благодаря специальной отметке о прочтении, которую можно поставить в настройках своего почтового ящика. Естественно и то, что ответ и сам текст направленной стороне претензии надо заверить нотариальным образом.

Сам порядок действий при отправлении претензии по электронной почте выглядит следующим образом:

В завершении важно отметить то, что если речь идет о направлении стороне досудебной претензии посредством электронных писем, то тогда датой вручения будет считаться дата получения бумажного экземпляра. Именно с этой даты и следует начинать отсчет того времени, в течение которого будет происходить обработка полученной претензии потенциальным ответчиком, и подготовка его официального ответа на ваши требования касательно нарушенных прав.

В настоящее время коммуникации сторон гражданского оборота уже давно вышли за рамки телефонных переговоров и личных встреч. Переписка посредством электронной почты, общение в мессенджерах и сервисы видеосвязи стали неотъемлемой частью работы каждой компании. Однако в случае судебного спора зачастую возникают трудности с оценкой инструментов таких коммуникации, как надлежащих средств доказывания в гражданском и арбитражном процессах, в том числе по определению того, насколько в них выражаются истинные воли адресанта и адресата.

Практически значимым выглядит вопрос, можно ли сообщение, направленное электронной почтой, считать юридически значимым, особенно, если такой порядок договором не предусмотрен или запрещен вовсе.

Разрешение вышеуказанных препятствий, возможно через осмысление такого понятия как «юридически значимые сообщения», закрепленного в статье 165.1 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее по тексту – ГК РФ), согласно которой заявления, уведомления, извещения, требования и иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Как следует из буквального толкования вышеуказанной статьи, перечень юридически значимых сообщений, является открытым, и к нему с полной уверенностью можно отнести и досудебные претензии. Отнесение досудебных претензий к юридически значимым сообщениям поддерживается судебной практикой (см., например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от «17» марта 2016 г. по делу № А42-2944/2015).

Свои разъяснения ст. 165.1 ГК РФ дал и Верховный суд Российской Федерации (далее по тексту – ВС РФ). В п. 66 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» разъяснено, что в юридически значимом сообщении может содержаться информация о сделке (например, односторонний отказ от исполнения обязательства) и иная информация, имеющая правовое значение. В контексте данного разъяснения высшей судебной инстанции можно прийти к выводу, что в ст. 165.1 ГК РФ устанавливается общий всеобъемлющий подход к регулированию отношений, возникающих при направлении и получении сообщений, имеющих юридическое значение, безотносительно к тому, касаются ли эти сообщения договора, досудебного урегулирования спора или иного взаимодействия в рамках гражданских правоотношений.

Доктринально, досудебную претензию можно отнести к юридически значимым сообщениям, исходя из его главной функции, заключающейся в наступлении для адресата конкретных правовых последствий с момента доставки или получения отправления. Впрочем, нельзя преуменьшать и значение юридически значимых сообщений как основания для возникновения, изменения и прекращения прав и обязанностей субъектов права в целом.

При этом, интерес вызывает, то, каким образом нормы материального права о юридически значимых сообщениях, их форме и способах направления, соотносятся и согласуются с нормами процессуальных кодексов, и прежде всего с нормами Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее по тексту – АПК РФ), о досудебном урегулировании споров.

Так, п. 5 ст. 4 АПК РФ указывает, что гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям, возникшим из договоров, других сделок, вследствие неосновательного обогащения, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении тридцати календарных дней со дня направления претензии (требования), если иные срок и (или) порядок не установлены законом или договором. Эта же норма указывает, что гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям, возникшим из договоров, других сделок, вследствие неосновательного обогащения, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении тридцати календарных дней со дня направления претензии (требования), если иные срок и (или) порядок не установлены законом или договором.

Интересной, помимо прочих, представляется позиция, согласно которой, договором может быть установлено, что юридически значимые сообщения, в том числе и досудебные претензии, связанные с возникновением, изменением или прекращением обязательств, основанных на этом договоре, направляются одной стороной другой стороне этого договора исключительно по указанному в нем адресу (в том числе адресу электронной почты) или исключительно предусмотренным договором способом. В таком случае направление сообщения по иному адресу или иным способом не может считаться надлежащим, если лицо, направившее сообщение не знало и не должно было знать о том, что адрес, указанный в договоре, является недостоверным.

В связи с этим, обоснованно возникает вопрос, будет ли досудебная претензия, направляемая посредством электронных каналов коммуникации, влечь возникновение правовых последствий, если такой порядок коммуникации договором не предусмотрен вообще, либо стороны пришли к императивному соглашению об использовании иных способов: курьерская, почтовая доставка. В ответе на этот вопрос, могут помочь положения все того же Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации», указывающего в п. 65, что если иное не установлено законом или договором (необходим прямой запрет на использование конкретного способа отправки юридически значимого сообщения – авт.) и не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон, юридически значимое сообщение (в том числе и досудебная претензия – авт.) может быть направлено, в том числе посредством электронной почты, факсимильной и другой связи, осуществляться в иной форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых содержится в таком сообщении, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.

В таком случае, если стороны не запретили друг другу использовать электронную почту, смс-сервисы или мессенджеры прямым указанием в договоре, то сообщать о намерении обратиться в суд или требовать исполнения договорных обязательств, вполне можно и цифровыми средствами. Тем не менее, не следует забывать о ряде обязательных требований, выдвигаемых процессуальным законом (ст. 65 АПК РФ) к подобным действиям: достоверность электронных адресов отправителя и получателя (оптимальным является указание адресов как в реквизитах договора, так и дополнительное указание в соответствующих разделах), доказывание факта подписи электронного письма или сообщения отправителем (применение ЭЦП или верификации через номер телефона, в отношении компании или её представителя), а также доказывания тождественности отправленного стороне и предоставленного в суд (нотариальное заверение).

Таким образом, отправка досудебной претензии посредством электронной почты, как наиболее распространённого средства электронной коммуникации, вполне может стать самодостаточным инструментом во взаимоотношениях сторон, но при условии предварительного и полного согласования сторонами всех необходимых аспектов такого взаимодействия.

В заключение хотелось бы отметить, что помимо вопросов, возникающих в спорах о том, лишает ли отсутствие указания в договоре конкретного способа извещения контрагента, возможности использовать все доступные способы, помимо классической отправки документа на бумажном носителе при помощи курьерской службы или организации почтовой связи, актуальность сохраняют вопросы, связанные с: доказыванием содержания досудебной претензии, подтверждением факта доставки (получения), времени наступления правовых последствий, при получении юридически значимого сообщения.

Информация актуальна на момент размещения. Дата публикации: 05.10.2017.

Для вручения претензионного письма применяются следующие способы:

передача при личной встрече конфликтующих сторон;
вручение заказным письмом;
отправка при помощи электронного ящика.

Рассмотрим подробнее каждый из этих методов. В независимости от того, какой вариант направления претензии выберет ее автор, он должен иметь доказательства направления претензии ответчику.

Личное вручение

Чтобы вручить претензионный документ лично, необходимо прийти в компанию юридического лица или по адресу проживания физического лица. Если претензия вручается:

юридическому лицу, то документ лучше всего передать в руки прямо руководителю компании или секретарю. При этом потребуйте, что на вашем экземпляре документа поставили дату получения. На копии также должна присутствовать печать компании, подпись и ФИО лица, которое принимает претензию.
физическому лицу при личной встрече, то рекомендуется потребовать поставить на вашей копии дату получения, подпись и ФИО получателя. Дополнительной страховкой станет присутствие нескольких свидетелей, которые в случае судебных разборок смогут подтвердить факт передачи претензионного письма. Свидетелем не может быть родственник автора претензии. Если ответчика не получается застать дома, можно приклеить досудебною претензию к двери квартиры или дома. В этом случае важно сделать несколько фотографий приклеенного документа. Это позволит отправителю зафиксировать момент надлежащего уведомления о претензии.

Нюансы вручения претензии через почтовое отделение

Отправка досудебной претензии с помощью почтового отделения является самым законным способом сообщить недобросовестному лицу о предъявлении требований в его адрес. Претензия будет направлена получателю заказным письмом. В конверте получатель найдет образец претензии, а также опись вложения. Отправляя заказное претензионное письмо, отправитель должен приготовиться к одному из следующих исходов:

получатель получил письмо. В таком случае автор претензии сможет получить уведомление о вручении документа в руки получателя. Данное уведомление можно использовать во время судебного разбирательства как доказательство того, что получатель знал о предъявленных требованиях ему, но ничего не сделал для их выполнения. На бланке уведомления будет стоять личная подпись ответчика, дата вручения, а также штамп почтового отделения;
получатель не получил заказного письма. Если ответчик по каким-либо причинам не принял досудебной претензии от сотрудника почты, она будет возвращена обратно своему автору. В таком случае на конверте заказного письма будет пометка о том, что должник уклоняется от получения претензии или по этому адресу он не проживает. Возвращенное письмо с отметкой станет также хорошим доказательством того, что отправитель имел желание разрешить спор в досудебном порядке.

В случае успешного вручения претензионного заказного письма ее автору следует подождать на реакцию получателя. Если ответчик не пожелал разрешить проблему мирно, нужно обращаться в суд.

Отправление претензии на электронный ящик

Хотя надлежащее направление претензии возможно с помощью электронной почты, здесь необходимо помнить о некоторых нюансах, выбирая этот способ отправки претензии. Мнения судов об использовании электронного ящика для предъявления претензии расходятся:

с одной стороны судьи не признают доказательств о направлении претензионного электронного письма;
с другой стороны судьи считают, что электронная почта – это один из возможных способов решения споров, ведь в законодательстве не определен перечень запрещенных методов для вручения претензии;

Но проанализировал судебную практику, можно сделать вывод, что направлять претензию можно при помощи электронной почты эффективно, если в договоре между контрагентами она указана в качестве способа для решения различных споров. После отправки электронной претензии в отправителя должно быть подтверждение направления претензии. Таким доказательством станет, например, скрин отправленной досудебной претензии.

При конфликтном увольнении работника возникают определенные риски:

во-первых, не исключены проверки налоговиков и фондов по жалобе бывшего сотрудника;
во-вторых, в случае его восстановления на работе по суду компанию могут обязать оплатить ему вынужденный прогул и выплатить различные компенсации, что влияет на налоги и взносы.

Поэтому безопаснее изначально проанализировать вероятность того или иного разрешения конфликта. И учесть, что суды в последнее время стали принимать e-mail и СМС-сообщения в качестве доказательств позиции стороны в споре.

Порядок использования электронной переписки в рабочих целях нужно закрепить в локальных актах компании

Многим работодателям удобно направлять работникам задания, вопросы, а также документы по электронной почте. Иногда используют СМС-сообщения или сервисы Skype, WhatsApp, Viber и др. Плюсов такой организации работы немало. Электронные сообщения позволяют оперативно донести до работника необходимую информацию. А также подтвердить, что руководитель работника действительно направлял своему подчиненному конкретное сообщение. Ведь они сохраняются у отправителя в папке исходящих.

Распечатки электронной переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме (см. пример из судебной практики ниже). Но чтобы не возникло проблем в суде, безопаснее включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА

Компания использовала тот факт, что прием заявок по электронной почте был обычной практикой

Диспетчер на железнодорожном предприятии заступил в ночную смену. При этом еще в дневную смену на общий электронный адрес предприятия поступила заявка на вывод и подачу вагонов (такой порядок по факту действовал на предприятии, но во внутренних документах отражен не был).

Диспетчер эту заявку не выполнил, так как не открывал в свою смену электронную почту и не видел письмо с заявкой. Поскольку на работника уже было наложено несколько дисциплинарных взысканий, работодатель его уволил (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Работник с увольнением не согласился и подал иск о восстановлении на работе. Суд в иске отказал. Он сослался на то, что в должностной инструкции диспетчера фигурировали следующие обязанности: перед вступлением на дежурство диспетчер должен всесторонне изучить обстановку на станции, на подъездных путях. Для этого он обязан ознакомиться с планом предстоящей работы, имеющимися указаниями и распоряжениями руководства, с наличием и расположением состава на подъездных путях и т. д.

Суд принял во внимание, что на предприятии сложилась практика отправления заявок диспетчеру по телефону или электронной почте. То есть в данном случае заявка поступила в стандартной и привычной для работника форме. Поскольку просмотр заявок, отправленных по электронной почте, был необходим для выполнения основной трудовой функции (обеспечение четкого и бесперебойного выполнения плана перевозок), суд решил, что работник нарушил трудовую дисциплину и увольнение законно (решение Комсомольского районного суда г. Тольятти Самарской области от 16.04.14 по делу № 2-732/2014)

Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте. Например, в правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе.

В них нужно прямо прописать, что переписка между работодателем и работником по служебным вопросам (письма, уведомления и т. д.) имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде. И использование в такой переписке электронной цифровой подписи необязательно.

Во-вторых, обязать работников проверять электронную почту с определенной периодичностью. Например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены. В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность. Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.

В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи. В частности, адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Также можно прописать и личную почту работника на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте.

Суды принимают электронную переписку как доказательство того, что порядок наложения дисциплинарного взыскания был соблюден

Помимо переписки по чисто рабочим вопросам, электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов. Например, для ознакомления работника с внутренними актами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако предоставление такой переписки не всегда помогает в суде.

Знакомить работников с внутренними документами безопаснее под роспись

Согласно статье 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить сотрудников под роспись с локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с их трудовой деятельностью. Если компания ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем наложит на него дисциплинарное взыскание за нарушение положений этого документа, есть риск, что суд признает это незаконным по чисто формальной причине — из-за отсутствия ознакомления под роспись.

К примеру, к такому выводу пришел Московский городской суд в споре, в котором компания обвиняла сотрудника в несоблюдении политики безопасности. Он хранил пароль от компьютера на листке на рабочем столе. Но поскольку компания не ознакомила работника под роспись с этой политикой, она проиграла суд и была вынуждена восстановить работника в должности (определение от 28.03.11 № 33-8257).

Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде. Например, в одном деле банк объявил выговор директору службы безопасности за то, что тот одобрил заемщику кредит, не проверив необходимые сведения о нем. Проверять эти сведения сотрудник был обязан на основании инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса.

Работник обжаловал приказ о наложении дисциплинарного взыскания. В суде он настаивал на том, что не был ознакомлен под роспись с указанной инструкцией.

Суд установил, что инструкция высылалась ему по электронной почте с целью ознакомления личного состава подразделения банка и в силу своей должности он был обязан и сам ознакомиться с ее содержанием (это подтверждала выписка из архива электронной переписки). Причем работник был ознакомлен с порядком использования корпоративной электронной почты под роспись. Кроме того, аналогичные обязанности по идентификации заемщиков были предусмотрены в должностной инструкции, с которой работник тоже был ознакомлен под роспись. На этом основании суд отказал работнику в иске (определение Приморского краевого суда от 06.03.14 № 33-1126).

Довольно часто руководители отправляют своим подчиненным электронные письма или СМС-сообщения с требованием объяснить отсутствие на рабочем месте. При этом они считают, что этого достаточно для соблюдения порядка наложения дисциплинарного взыскания в случае прогула или опоздания. Логика следующая: работодатель затребовал письменное объяснение, а значит, требования статьи 193 ТК РФ соблюдены.

Если же запрос о причинах отсутствия будет отправлен работнику просто в «теле» обычного сообщения по электронной почте или СМС, то велика вероятность, что суд из-за этого признает несоблюденным весь порядок вынесения дисциплинарного взыскания (определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.06.14 № 33-9039).

Суд признал оправданным направление приказа о дисциплинарном взыскании по электронной почте, поскольку компания и работник находились в разных городах

Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется сотруднику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия последнего на работе. Если тот отказывается ознакомиться, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). То есть роспись является обязательной частью процедуры.

Однако в некоторых ситуациях суды не видят нарушения порядка применения дисциплинарных взысканий в случае направления работнику сканированной копии приказа (например, об увольнении) по электронной почте. Особенно если работодатель и работник находятся в разных городах.

Например, в одном деле суд рассматривал иск работника о понуждении работодателя к ознакомлению с распоряжением о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора. Работник настаивал на том, что работодатель нарушил порядок наложения взыскания, поскольку отправил ему только скан распоряжения по электронной почте. То есть суть нарушения порядка, по мнению работника, заключалась в том, что его не ознакомили с распоряжением очно и под роспись.

Суд в иске отказал. Правда, главным образом это произошло из-за того, что работник пропустил процессуальный срок, но попутно суд отметил, что часть 6 статьи 193 ТК РФ предоставляет работнику право своевременно узнать о том, что его привлекают к дисциплинарной ответственности, и направлена на обеспечение возможности своевременного обжалования действий работодателя. С учетом этого, а также принимая во внимание тот факт, что работник и работодатель находились в разных городах, суд решил, что работодатель не нарушил порядок наложения взыскания (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 21.05.13 № 33-1953/2013).

Работник может использовать электронную переписку в свою пользу

Работодателю не стоит упускать из внимания тот факт, что, устанавливая возможность обмена с работником юридически значимыми сообщениями по электронной почте или иному виду электронной связи, компания получает не только удобства, но и риски. Работник также может использовать такую переписку в свою пользу.

По мнению суда, уведомить об отсутствии на работе можно по «электронке»

Для примера можно привести такой спор: работник уведомил работодателя по электронной почте о том, что будет отсутствовать на работе в определенные дни, поскольку имеет право на дополнительные дни отдыха в связи со сдачей крови в качестве донора (ч. 3 ст. 186 ТК РФ). Но его все-таки уволили за прогул. Суд восстановил работника, приняв во внимание, что тот отсутствовал на работе по уважительной причине, к тому же заранее предупредил об этом работодателя. При вынесении решения суд учел, что в компании была введена система электронного документооборота (апелляционное определение Пермского краевого суда от 14.04.14 № 33-3120).

Опираться на заявление об увольнении, полученное только в электронном виде, рискованно

В одном деле рассматривалась следующая ситуация: работник обратился в суд с иском о восстановлении на работе, утверждая, что не писал заявление об увольнении, поэтому был незаконно уволен по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию). Первая инстанция в иске отказала.

Суд сослался на следующие обстоятельства. Работник отправил работодателю сканированную копию заявления об увольнении по электронной почте. У компании была в наличии электронная переписка, из которой следовало волеизъявление работника на увольнение по собственному желанию, и ответ работодателя с просьбой явиться для получения трудовой книжки или дать согласие для ее пересылки по почте.

Таким образом, в случае получения от работника заявления об увольнении по электронной почте безопаснее попросить его прислать оригинал в виде традиционного бумажного документа. Иначе не исключен риск, что уже спустя какое-то время после увольнения работник передумает и его придется восстановить на работе и выплатить зарплату за период вынужденного прогула.

Отозвать заявление об увольнении можно по e-mail

Несмотря на жесткий подход судов к оценке электронных заявлений об увольнении, они вполне лояльно относятся к отправке по электронной почте отзыва работником своего заявления об увольнении (ч. 4 ст. 80 ТК РФ).

Во-первых, в Трудовом кодексе не указано, в какой форме должен направляться отзыв такого заявления.

Во-вторых, в случае с этим документом трудно заподозрить подделку переписки от лица работника. Особенно если работник в суде сам настаивает на том, что направлял этот документ.

Поэтому работодателю опасно игнорировать поступившее от работника электронное сообщение о том, что он передумал увольняться. Иначе есть риск, что суд восстановит такого сотрудника на работе (апелляционное определение Московского городского суда от 12.03.13 № 11-7738).

Читайте также: