Можно ли удержать за отпуск при увольнении пенсионерам

  • Когда появляются неотработанные отпускные?
  • «Отпускные» права и обязанности
  • Можно ли обойтись без удержаний?
  • Налоговые нюансы прощения отпускного аванса
  • Методика расчета авансовых отпускных
  • Пример расчета авансовых отпускных
  • Удержание за использованный отпуск при увольнении
  • Итоги

Когда появляются неотработанные отпускные?

Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.

Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2019, а в январе 2020 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

ВАЖНО! Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.

К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

«Отпускные» права и обязанности

При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.

Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).

Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».

Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).

Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.

Узнайте, как складывается свежая судебная практика по этому вопросу, из аналитической подборки от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к материалу бесплатно.

Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.

Как рассчитать количество дней отпуска в 2020 году, узнайте из этой публикации.

Можно ли обойтись без удержаний?

Избежать удержаний можно, подписав соглашение о прощении долга. Простить долг работнику — значит не поднимать вопрос о наличии долга и не требовать его погашения.

В обыденной жизни урегулирование задолженности между физическими лицами посредством ее прощения для обеих сторон сделки не влечет никаких последствий. В ситуации же, когда одной из сторон выступает юридическое лицо, прощение долга влечет дополнительную бумажную волокиту, а также требует корректировки налоговых обязательств.

В начале оформления процедуры прощения отпускного долга потребуется составить документ, в котором отразится воля сторон по погашению задолженности. Таким документом может выступать соглашение о прощении долга по отпускной переплате.

Составление такого документа подобно аналогичным соглашениям, составляемым в процессе обычного делового оборота. После названия документа указываются дата и место его составления, вслед за которыми обозначаются стороны соглашения и приводится его основной текст. Он может быть следующего содержания:

«…Работодатель освобождает работника от возврата задолженности за 14 неотработанных дней отпуска в сумме 10 025 (десять тысяч двадцать пять) рублей, возникшей в связи с его увольнением по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ до окончания рабочего года, в счет которого он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск…»

Завершающими элементами соглашения являются реквизиты и подписи сторон.

О последующих шагах прощения долга по неотработанным отпускным читайте в следующем разделе.

Налоговые нюансы прощения отпускного аванса

Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.

Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.

Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».

У работодателя ситуация иная. В связи с «актом доброй воли» в отношении работника придется пересчитывать налог на прибыль. При этом возникает необходимость исключить из расходов сумму неотработанных отпускных (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Налоговики считают такие расходы экономически необоснованными (письмо УФНС по городу Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2010 № 03-03-05/85).

Методика расчета авансовых отпускных

Если работодатель не склонен проявлять щедрость и прощать работнику неотработанные суммы, бухгалтерии придется потрудиться. Алгоритм их расчета включает следующие этапы:

  • определение числа неотработанных дней отпуска;
  • уточнение сведений о среднем дневном заработке;
  • расчет суммы авансовых отпускных.

Определяем количество дней неотработанного отпуска. Для расчета применим формулу:

КДно и КДио — количество дней отпуска, неотработанных и использованных соответственно;

КДо — продолжительность очередного отпуска;

КМ — количество месяцев работы на данном предприятии.

Например, за время работы сотрудник фирмы часть отпусков использовал не в полном объеме, а в рабочем году перед увольнением его отдых прошел в полном соответствии с графиком отпусков. В результате на момент увольнения у него образовались «двусторонние» отпускные: не отгулянные за прошлый период (15 дней) и авансовые за недоработанный текущий год (10 дней). При таком раскладе работодатель вместо удержания за неотработанные дни отпуска обязан выдать работнику компенсацию за неиспользованные дни.

Если бы работник не имел в предыдущих периодах не полностью использованных отпусков, то по результатам этого расчетного этапа число неотработанных отпускных дней составило бы 10, и для расчета авансовых отпускных бухгалтеру пришлось бы перейти к следующему шагу расчетного алгоритма.

Уточняем сведения о заработке и рассчитываем неотработанные отпускные.

Этот этап связан не только с вычислениями, но и с уточнением имеющейся информации. Бухгалтеру придется поднять сведения о среднедневном заработке, исходя из которого работнику оплатили отпускные дни. Расчет этого показателя уже был произведен ранее (перед уходом работника в отпуск).

Сумма отпускных за неотработанный период отпуска (∑Онд) рассчитывается исходя из количества дней неотработанного отпуска (КДно) и среднедневного заработка (СЗ) по формуле:

Дополнительные корректировки понадобятся в том случае, если в период отдыха работника всем сотрудникам фирмы повысили зарплаты. Особое значение имеет дата этого мероприятия — от нее отсчитывается период отпуска, оплату за который придется корректировать на повышающий коэффициент.

Последовательность действий в этой ситуации следующая: от даты окончания отпуска отсчитываются неотработанные дни, и определяется, сколько дней попадает на временной отрезок после повышения зарплаты (а сколько до этого события). Среднедневной заработок для этих периодов будет разным из-за применения корректирующего коэффициента.

Сумма неотработанных отпускных будет рассчитываться по усложненной формуле:

КД0 и КД1 — неотработанные дни отпуска до и после повышения зарплаты;

СЗ0 и СЗ1 — средний дневной заработок, рассчитанный для оплаты отпускных и увеличенный на коэффициент соответственно.

Что делать, если работник решил уволиться по собственному желанию во время очередного отпуска? Как произвести расчет при увольнении? Можно ли удержать выплаченные отпускные? Ответы на эти и другие вопросы подробно рассматривают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите Готовое решение.

Пример расчета авансовых отпускных

Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:

  • количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
  • среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.

  • во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
  • окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
  • оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.

Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).

Бухгалтер произвел следующий расчет, используя формулу из предыдущего раздела:

∑Онд = 1 день × 1 120 руб. + 11 дней × [1 120 руб. × (28 000 руб. / 25 000 руб.)] = 14 918,40 руб.

Такая сумма на момент увольнения Гаврилова Р. Н. составила его задолженность перед работодателем как полученная, но не отработанная.

Какую часть этого долга получится вернуть работодателю, расскажем в следующем разделе.

О том, как порядок предоставления отпуска может измениться, см. здесь.

Удержание за использованный отпуск при увольнении

Полученная в результате расчета величина не отработанных сотрудником отпускных и сумма, которую можно удержать из его дохода, совпадают не всегда.

ВАЖНО! Сумма удержаний ограничена законодательно (ст. 138 ТК РФ) и составляет 20% от получаемого работником дохода. В отдельных случаях разрешено превысить установленное ограничение до величины, не превышающей половины от полученного дохода.

Следует учесть, что кроме авансовых отпускных у сотрудника могут быть и иные обязательства (по исполнительным листам, в связи с возмещением ущерба и т. д.). Тогда и они в совокупности с авансовыми отпускными не должны превысить указанного ограничения размера удержания.

Бухгалтеру необходимо выяснить, какую часть рассчитанной суммы неотработанных отпускных можно вычесть из доходов сотрудника. Если иных удержаний у него нет, а размер полученных авансом отпускных составляет менее 1/5 части получаемой при увольнении суммы, проблем не возникает — авансированные отпускные можно удержать в полном объеме.

Если установленное ст. 138 ТК РФ ограничение не позволяет работодателю возместить полностью указанную сумму, можно попытаться предпринять следующее:

  • попросить работника добровольно погасить оставшуюся часть долга;
  • обратиться для решения вопроса о взыскании в судебные органы (ст. 382-383 ТК РФ);
  • простить остаток задолженности.

Каждый из перечисленных способов имеет свои нюансы. Например, добровольное погашение долга влечет пересчет НДФЛ, а прощение долга приводит к корректировке обязательств по налогу на прибыль.

Судебный путь решения вопроса, как показывает практика, не всегда в пользу работодателя. Например, в апелляционном определении Верховного суда Республики Карелии от 11.01.2013 № 33-111/2013 суд встал на защиту интересов работодателя, а в постановлении президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109 по аналогичному вопросу высказана противоположная точка зрения.

Что устанавливает ТК РФ в отношении удержаний из зарплаты, узнайте из этой статьи.

Итоги

Удержание за неотработанный отпуск при увольнении производится из получаемых работником сумм окончательного расчета. В отдельных законодательно установленных случаях такие удержания не разрешаются или ограничиваются.


Когда сотрудник увольняется, его нужно «рассчитать». При этом в случае необходимости важно учесть и неотработанные авансы, и не возвращенные в срок подотчетные суммы, и возмещение ущерба. Окончательный расчет важно провести так, чтобы не нарушить трудовое законодательство.

С удержаниями при увольнении нередко возникают сложности. Вот только один из примеров: сотруднику начислили отпускные, но отпуск был предоставлен авансом, дни, которые нужно было отработать, он не отработал, а уже увольняется. Как поступить в таком случае?

Обязать сотрудника доработать пропущенные дни и не увольняться вы не можете. А бухгалтеру важно знать, как в таком случае правильно удерживать денежные средства и в каком размере, что можно удерживать и что нельзя, как быть с налогами и НДФЛ.

Когда удержание из зарплаты запрещено

В соответствии со ст. 137 ТК РФ при увольнении из зарплаты сотрудника можно удержать излишне выплаченные отпускные, при этом работодателю не нужно ни его письменное, ни устное согласие. Если это неотработанные дни отпуска, у работодателя есть право произвести удержание.

В то же время в законодательстве прописано несколько оснований, когда удержание невозможно, даже если сотрудник не отработал дни отпуска:

  1. Если работник отказывается от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). При расторжении трудового договора по этому основанию работодатель не имеет права удерживать неотработанные дни отпуска.
  2. В случае ликвидации организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
  3. В ситуации сокращения численности штата (п. 2 ч. 1 ст.81 ТК РФ).
  4. При смене собственника имущества организации — только в отношении руководителя организации, его заместителей и главбуха (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
  5. В случае призыва работника на военную службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ).
  6. При восстановлении на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ).

Чрезвычайные обстоятельства возникают при следующих основаниях:

  • если работник признан полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ст. 83 ТК РФ);
  • в случае смерти работника либо работодателя — физического лица, а также в случае признания судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
  • при наступлении чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

Ограничения по величине удержания

Согласно ч. 1 ст. 138 ТК РФ, общий размер всех удержаний по инициативе работодателя при каждой выплате зарплаты не может выходить за рамки 20 %. Это касается удержаний неотработанного аванса в счет зарплаты — только 20 %.

Если одновременно с удержаниями по инициативе работодателя производятся еще и удержания по исполнительным документам, то в этом случае общая сумма не может превышать 50 %.

Но есть ряд ситуаций, когда ограничения в 20 % и 50 % не действуют, а размер удержаний может увеличиться и до 70 % – например, при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, при возмещении вреда, причиненного работником здоровью другого лица, при возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца и др.

Как рассчитывать неотработанные дни отпуска

В данном случае следует придерживаться алгоритма из трех действий.

  1. Определите количество полных месяцев, остающихся до конца рабочего года, в счет которого отпуск был использован авансом.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает с началом рабочего года (не следует его путать с календарным годом). Так, если работника принимают на работу 1 октября 2019 года, то его рабочий год — с 1 октября 2019 года по 30 сентября 2020 года.

Например, если работник отработал три месяца — октябрь, ноябрь, декабрь, а в январе увольняется, нужно посмотреть, сколько полных месяцев остается до конца рабочего года (в данном случае — до октября 2020 года).

По излишкам действуют четкие правила:

  • Если излишки составляют менее половины месяца, то есть менее 15 дней, то они из расчета исключаются;
  • Если излишки составляют более половины месяца, то есть более 15 дней, то они округляются до целого месяца.
  1. Определите количество дней неотработанного отпуска.

Количество календарных дней, приходящихся на один месяц рабочего года, нужно умножить на количество месяцев, остающихся до конца рабочего года на момент увольнения.

  1. Определите размер отпускных, подлежащих удержанию.

Средний дневной заработок, исходя из которого были оплачены использованные авансом дни отпуска, умножьте на количество дней неотработанного отпуска.

Пример расчета

Допустим, сотрудник решил уволиться, но до конца рабочего года, в счет которого он использовал отпуск авансом, остается 2 месяца 20 дней.

Отпускные были рассчитаны, исходя из среднего дневного заработка в размере 500 руб.

Количество дней неотработанного отпуска определяется таким образом:

(28 дней/12 месяцев) * 3 месяца (округлили 20 дней до месяца) = 6,99 календарных дня

Сумма к удержанию составляет: 500 * 6,99 = 3 494 руб.

Нужно отразить сумму оплаты неотработанных дней отпуска. По дебету будут затратные счета — 20, 23,25,26 на сумму отпускных которые невозможно удержать, по кредиту — 70 и сторнировочная запись — нужно отразить сумму оплаты неотработанных дней отпуска.


Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — вам останется только подтвердить суммы. Расчет больничных и отпусков всего за несколько минут.

Если работодатель не может удержать (проводки)

Важно помнить об очередности удержания: сначала удерживается НДФЛ, потом алименты, а дальнейшие удержания производятся по инициативе работодателя.

На сумму отпускных, которую невозможно удержать, нужно сделать сторнировочную запись. И эти суммы мы относим на «Прочие расходы» организации (Дебет 91.2 Кредит 70).

Корректировка исчисленного и удержанного из доходов работника НДФЛ и страховых взносов в данной ситуации не потребуется.

Если работодатель может удержать (проводки)

Вам нужно сделать сторнировочную запись на сумму отпускных, которые можете удержать (Дебет 20,23,25,26 Кредит 70).

Также вам следует показать сторнировочной записью НДФЛ (Дебет 70 кредит 68).

Кроме того, вам нужно сторнировать сумму страховых взносов (Дебет 20, 23, 25, 26, Кредит 69).

В п. 3 ст. 266 НК РФ содержатся разъяснения по НДФЛ. Исчисление сумм налогов производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала налогового периода с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.

Разберемся на примере, что это значит.

Допустим, работник увольняется 14 октября. При увольнении бухгалтеру нужно удержать из его зарплаты 5 000 руб. – сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Работнику начислено за отработанные дни в октябре 15 000 руб.

Несложно заметить, что сумма к удержанию в размере 5 000 руб. превышает установленный трудовым законодательством лимит в 20 %. При этом работник согласился написать заявление на удержание излишне выплаченных отпускных. В этом случае бухгалтер должен удержать всю сумму.

Действия по НДФЛ и страховым взносам при удержании неотработанного аванса

Здесь алгоритм многоступенчатый, но довольно понятный.

Во-первых, бухгалтер делает сторнировочные записи в бухучете на сумму излишне выплаченных отпускных.

В нашем примере 5 000 руб. – сторнирована излишне выплаченная сумма отпускных (Дебет 20,23,25,26 Кредит 70 (сторно)).

Кроме того, бухгалтер сторнирует сумму НДФЛ (Дебет 70 Кредит 68 (сторно)).

5 000 * 13 % = 650 руб.

Также ему нужно сторнировать сумму страховых взносов, которую уплатили из отпускных (Дебет 20,23,25,26 Кредит 69 (сторно)).

5 000 * 30,2 % (взнос в ПФР, на ОПС, ОСС, на травматизм) = 1 510 руб.

Во-вторых, бухгалтер осуществляет начисление зарплаты, отражает это в бухучете.

Если сотрудник увольняется 14 октября, то проводку нужно сделать в этот же день — Дебет 20,23,25,26 Кредит 70.

В итоге сотруднику, покидающему компанию, начисляется 15 000 руб.

В-третьих, бухгалтер отражает удержанный НДФЛ (Дебет 70 Кредит 68).

5 000 * 13% = 1 950 руб.

В-четвертых, он начисляет страховые взносы (Дебет 20,23,25,26 Кредит 69).

15 000 * 30,2 % = 4 530 руб.

В-пятых, определяет зарплату к выплате при увольнении (Дебет 70 Кредит 50,51).

(15 000 — 1 950) – (5 000 — 650) = 8 700 руб.

То есть из 15 000 руб. вычитывается НДФЛ. Из 5 000 руб., которые удерживаются с работника, также вычитывается НДФЛ. В результате получается к выплате сумма в размере 8 700 руб.

В-шестых, определяется сумма НДФЛ, которая перечисляется в бюджет.

1 950 — 650 = 1 300 руб.

В-седьмых, остается определить страховые взносы для перечисления.

4 530 — 1 510 = 3 020 руб. (начисляются только на разницу)

Подпишитесь на наш канал в Telegram @konturjournal, чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Ситуация, когда работники увольняются до окончания того рабочего года, в счет которого уже предоставлен отпуск — не редкость. Трудовой кодекс позволяет удержать излишние выплаты из зарплаты. Но не всегда. Рассмотрим подробно, в каких случаях можно произвести удержания, к каким налоговым последствиям это приводит и как отразить пересчет в бухгалтерском учете.

Об отпуске и удержаниях

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Рабочий год составляет 12 месяцев и в отличие от календарного года исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю (Письма Минтруда России от 25.10.2018 N 14-2/ООГ-8519, Роструда от 14.06.2012 N Например, если сотрудник устроился к вам 15 декабря 2019 года, рабочий год составит период с 15.12.2019 по 14.12.2020.

Кстати, Минтруд давал разъяснения, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. При этом окончание отпуска может приходиться на следующий рабочий год (Письмо Минтруда России от 25.10.2018 N 14-2/ООГ-8519).

Очередность предоставления отпусков ежегодно планируется работодателем. Не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года утверждается график отпусков. При этом отдельные категории работников имеют право пойти в отпуск по заявлению, без учета графика. Например, такой отпуск предоставляется работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).

При планировании отпусков надо иметь в виду, что его можно делить на части, но хотя бы одна его часть должна быть не менее 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ). Причем 14 календарных дней предоставляются именно за рабочий год, а не календарный (Письмо Минтруда России от 24.09.2019 N 14-2/ООГ-6958). Это означает, что если у работника есть не отгулянные отпуска, 14 дней за текущий рабочий год должно считаться без учета этих отпусков. Не отгулянные отпуска можно приплюсовать к этому отпуску или предоставить в другое время. Кстати, Роструд отговаривает чрезмерно дробить отпуска, иначе работник не сможет воспользоваться отдыхом для восстановления своей трудоспособности.

Итак, отпуск не может быть предоставлен раньше начала рабочего года, но может быть использован до его окончания. Причем законодательно не установлено норм, позволяющих работодателю предоставлять отпуск в рабочем году с учетом отработанных дней. Соответственно, могут возникнуть неотработанные дни, если работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого предоставлен отпуск.

В соответствии с абз.5 ч.2 ст.137 ТК РФ при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из его зарплаты можно произвести удержания за неотработанные дни отпуска.

Но есть ряд ограничений.

Во-первых, есть ограничения для отдельных оснований увольнения. Например, нельзя производить удержание, если работник увольняется в связи с ликвидацией организации или сокращением численности или штата работников.

Во-вторых, размер всех удержаний, производимых по решению работодателя, не может превышать 20% выплаты, оставшейся после удержания НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письма Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142, Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N Если выплачиваемых сумм не хватает для удержаний, взыскать с работника сумму неотработанных отпускных нельзя (ч. 4 ст. 137 ТК РФ, п. 3 ст. 1109 ГК РФ, п. 5 Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за третий квартал 2013 года, Определение Верховного Суда РФ от 12.09.2014 N 74-КГ14-3, Письмо Минтруда России от 23.10.2018 N 14-1/ООГ-8448). Так что в суд за взысканием обращаться бесполезно (Определение Верховного суда РФ от 25.10.2013 N 69-КГ13-6, Определение Московского городского суда от 08.08.2011 по делу N 33-23166).

Кроме того, если на работника есть исполнительный документ, удержание в счет неотработанного отпуска можно произвести только после удержаний по всем исполнительным документам, поскольку исполнительные документы имеют приоритет над удержаниями по решению работодателя (ч. 2 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»). Причем увеличенные лимиты (50% и 70%) действуют только в отношении удержаний по исполнительным документами (ч.ч. 2, 3 ст. 138 ТК РФ, ч. 2, 3 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ). Суммировать установленные лимиты нельзя (Письмо Роструда от 30.05.2012 N ПГ/3890-6-1).

В-третьих, следует помнить о том, что удержания могут производиться не из всех сумм, а только из выплат, причитающихся работнику при увольнении (Письмо Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142, Определение Верховного Суда РФ от 05.02.2018 N 59-КГ17-19). Это означает, что если работник перед увольнением, например, болел, удержать излишне выплаченные отпускные из пособия по временной нетрудоспособности нельзя (см., например, Апелляционное определение Самарского областного суда от 04.06.2012 N 33-5116/2012). Кроме того, нельзя производить удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание (ч.4 ст.138 ТК РФ). Это, например, возмещение командировочных расходов по авансовому отчету, компенсация за использование личного имущества работника (пп. «а», «б» п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).

Во всех случаях, когда вы попадаете на ограничение удержаний, можно договориться с работником о добровольном возврате суммы.

Удержание за не отработанные дни отпуска является правом, а не обязанностью работодателя и относятся к его усмотрению (Письмо Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142). Так что работодатель может отказаться от удержаний.

Если же с учетом всех правил и ограничений у организации хватает выплат для удержаний за неотработанные дни отпуска, оформить такое удержание следует приказом руководителя (поскольку удержание производится по решению работодателя). Учитывая, что установленной формы такого приказа нет, он составляется в произвольной форме.

Налоговые последствия

Налог на прибыль

Из разъяснений Минфина следует, что при удержании неотработанных отпускных соответствующие суммы, ранее включенные в расходы, следует учесть в составе внереализационных доходов по аналогии с возвратом (восстановлением) затрат, которые ранее были учтены в составе расходов (например, восстановленные резервы) (ст.250 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 03.12.2009 N 03-03-05/224). Аналогичное мнение представлено в Письме УФНС РФ по г. Москве от 11.01.2007 N 21-08/001467@. Включение удерживаемых (возвращаемых) сумм именно в состав внереализационных доходов обосновано тем, что такие поступления не связаны с реализацией товаров (работ, услуг) (а значит не относятся к доходам от реализации по ст.249 НК РФ) при этом перечень внереализационных доходов является открытым. В свою очередь, корректировать расходы в виде ранее выплаченных отпускных оснований нет, поскольку выплаты производились в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Ситуацию, когда работодатель не удерживает сумму авансовых отпускных, УФНС России по г. Москве поясняет так: «расходы организации-работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям ст. 252 НК РФ» (Письмо от 30.06.2008 N 20-12/061148). В Письме УФНС России по г. Москве от 17.04.2006 N 21-07/30342@ уточняется, что речь идет о ситуации, когда работодатель имел возможность удержать сумму с увольняемого работника в соответствии с ТК РФ, но не сделал это.

Таким образом, по логике налоговых органов, если работодатель сам отказывается от удержаний, сумму отпускных в части неотработанных дней нельзя включать в расходы. Правда, как скорректировать базу по налогу на прибыль, не поясняется.

При этом у организации нет оснований исключать из расходов страховые взносы, начисленные на суммы отпускных за неотработанные дни, не возвращенные работником. Ведь ст.270 НК РФ не содержит запрета на учет в расходах страховых взносов, начисленных на выплаты и вознаграждения, которые не признаются расходами в целях гл. 25 НК РФ (Письма Минфина России от 21.10.2016 N 03-03-06/1/61454, от 09.06.2014 N 03-03-06/1/27634, от 15.07.2013 N 03-03-06/1/27562).

В то же время, существует подход о том, что работодатель не обязан увеличивать в текущем периоде налоговую базу по налогу на прибыль на сумму неотработанных отпускных, от удержания которых он отказался, поскольку с точки зрения трудового законодательства у работника не образуется задолженности.

Если же работодатель не смог удержать сумму авансовых отпускных из-за указанных выше ограничений на удержания (установленных трудовым законодательством), ничего корректировать не нужно, поскольку права на взыскание этой суммы у работодателя нет. Рисков в части налога на прибыль в таком случае, на наш взгляд, возникать не должно.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу (абз.2 п.1 ст.210 НК РФ).

По разъяснениям Минфина, в случае, если работник возвращает работодателю фактически выплаченные ему ранее суммы отпускных, такие суммы не будут признаваться его доходом.

ФНС, в свою очередь, поясняет, что в случае когда организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, суммы НДФЛ, то в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета (Письмо ФНС России от 24.05.2016 N БС-4-11/9248). В Письме УФНС России по г. Москве от 12.03.2018 N 20-15/049940 уточняется, что итоговые суммы с учетом произведенного пересчета отражаются в разделе 1 уточненного расчета по форме 6-НДФЛ за период, в котором отпускные были начислены. Таким образом, если к моменту пересчета отпускных вы уже представили форму 6-НДФЛ, ее необходимо скорректировать, внеся в нее суммы отпускных с учетом удержания (возврата) налога.

Справки по форме 2-НДФЛ тоже необходимо скорректировать, если к моменту пересчета вы их уже представили. Если нет — итоговые данные необходимо сформировать с учетом пересчета.

В том случае если работодатель не удерживает суммы отпускных за неотработанные дни (по своей воле или в силу законодательных ограничений), никаких корректировок в отчетность по НДФЛ вносить не нужно. Ведь с доходов работника уже был удержан НДФЛ, при этом отпускные остались отпускными (переквалификации выплат не производится). Дополнительного дохода у работника не возникает. По данному вопросу см. Письма Минфина России от 26.12.2017 N 03-04-06/86736 и УФНС России по г. Москве от 28.06.2018 N 20-15/138129.

Страховые взносы

Поскольку в связи с удержанием (возвратом) сумм неотработанного аванса размер ранее исчисленных страховых взносов уменьшается, работодатель не обязан представлять уточненный Расчет по страховым взносам (п.п. 1, 7 ст.81 НК РФ). Однако скорректировать обязательства по страховым взносами нужно. Поскольку взносы считаются нарастающим итогом с начала года, есть мнение, что корректировку взносов в связи с удержанием (возвратом) отпускных за неотработанные дни можно произвести в текущем периоде. Однако такой подход не совсем корректен и не позволяет учесть ситуацию, когда работник в добровольном порядке возвращает суммы в размере большем, чем итоговые выплаты при увольнении. Ведь отрицательные значения в Расчете по страховым взносам не допускаются (Письмо ФНС России от 24.08.2017 N БС-4-11/16793@).

Кроме того, сведения из Раздела 3 Расчета по страховым взносам должны быть корректно отражены на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. В связи с этим возникает необходимость скорректировать сумму отпускных в том периоде, в котором они первоначально были начислены, как указано, например, в п.2 Письма ФНС России от 11.10.2017 N ГД-4-11/20479. Этот вариант рекомендуется использовать в любом случае (даже если выплат при увольнении хватает на удержание), чтобы сведения из Расчета по страховым взносам были сопоставимы с формами 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Если организация откажется от удержаний или не сможет их произвести из-за ограничений, никаких корректировок в Расчет по страховым взносам вносить не надо, поскольку суммы ранее исчисленных взносов не меняются (Письмо Минфина России от 26.07.2018 N 03-15-06/52554).

Бухгалтерский учет

Нормативно-правовыми актами не установлен порядок отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с удержанием (возвратом) сумм за неотработанные дни отпуска. При этом пересчет отпускных в связи с увольнением работника не является ошибкой в бухгалтерском учете, что следует из п. 2 ПБУ 22/2010. Порядок отражения операций в учете может быть разработан самостоятельно и закреплен в учетной политике (п. 4 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п.7 ПБУ 1/2008).

С нашей точки зрения, организация может производить корректировку отпускных методом сторнирования ранее произведенных записей (по аналогии с вариантом, предложенным в Письме Минфина России от 20.10.2004 N 07-05-13/10).

Если какие-либо суммы с работника не удерживаются (или он их не возвращает), корректировать ранее начисленные отпускные в данной части не нужно.

Пример. В сентябре 2019 года сотруднику начислены и выплачены отпускные. 24 декабря 2019 года сотрудник увольняется. Сумма начисленных отпускных за неотработанные отпускные дни составляет 7 126 (НДФЛ 13% — 926 руб.). Заработная плата, начисленная при увольнении, составляет 40 000 руб. Налоговые вычеты по НДФЛ в данном случае не учитываем.

Бухгалтерские записи будут следующие:

Дебет 20 (26, 44. ) Кредит 70 — 40 000 руб. — начислена зарплата при увольнении;

Дебет 20 (26, 44. ) Кредит 69 (по субсчетам) — 12 080 руб. (40 000 руб. х 30,2%) — начислены страховые взносы с зарплаты (по максимальному тарифу 30,2%);

Дебет 96 (20, 26, 44. ) Кредит 70 — 7 126 руб. — СТОРНО — скорректированы ранее начисленные отпускные в связи с удержанием;

Дебет 70 Кредит 68 — 926 руб. — СТОРНО — скорректирован ранее удержанный НДФЛ;

Дебет 96 (20, 26, 44. ) Кредит 69 (по субсчетам) — 2 152,05 руб. (7 126 руб. х 30,2%) — СТОРНО — скорректированы страховые взносы с ранее исчисленных отпускных;

Дебет 70 Кредит 68 — 5 200 руб. (40 000 руб. х 13%) — удержан НДФЛ с заработной платы, начисленной при увольнении;

Дебет 70 Кредит 50 — 28 600 руб. (40 000 — 6 200 — 5 200) — произведен окончательный расчет с сотрудником;

В данном случае в Расчет по страховым взносам, а также в раздел 1 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2019 года вносятся корректировки путем подачи уточненных отчетов. Поскольку форма 2-НДФЛ еще не представлялась, при заполнении формы за 2019 год уже будет учтен пересчет отпускных. В налоговом учете в периоде получения денежных средств от работника сумму в размере 7 126 руб., ранее включенную в расходы, следует учесть в составе внереализационных доходов.

Итак, несмотря на то, что пересчет отпускных не является ошибкой, удержание (возврат) неотработанных дней отпуска приводит к необходимости корректировать ранее представленную отчетность и производить корректировочные записи в бухгалтерском учете.

В организации участились случаи, когда работникам предоставляется отпуск авансом, после чего они увольняются. Как производить удержания? Возможно ли перед предоставлением отпуска авансом брать с работника письменное согласие, что при увольнении работника из выплачиваемых ему сумм работодатель может произвести удержание за все неотработанные дни отпуска? Если нет, то как отказать работнику в предоставлении отпуска авансом по графику отпусков?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В данном случае работодатель не вправе удержать свыше 20% заработной платы, причитающейся работнику. Соглашение или другой документ, в котором будет зафиксировано обязательство работника вернуть работодателю остальную часть задолженности по отпускным, не имеет смысла, так как правовых последствий такой документ нести не может.

Работодатель не вправе отказать работнику в предоставлении отпуска, запланированного графиком.

Обоснование позиции:

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). При этом закон не допускает возможности предоставлять ежегодный основной оплачиваемый отпуск и дополнительные оплачиваемые отпуска (кроме отпуска за работу во вредных или опасных условиях) пропорционально отработанному времени (письмо Роструда от 23.06.2006 N 947-6). Поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудник, отгулявший отпуск, увольняется до того, как приобрел необходимый для такого отпуска стаж.

Работодатель вправе произвести удержание при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 части первой ст. 77 или п. 1, 2 или 4 части первой ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ (абзац пятый части второй ст. 137 ТК РФ).

Как мы поняли из вопроса, в приведенной ситуации основания увольнения работников к таким основаниям не относятся. Значит, при расторжении договора работодатель вправе произвести удержание за неотработанные дни отпуска.

Есть мнение, что установленные ст. 138 ТК РФ ограничения удержания из заработной платы работника применяются при систематических (ежемесячных) выплатах заработной платы, а не в случае окончательного расчета между работником и работодателем в связи с прекращением трудовых отношений. Поэтому сумма, которую работодатель вправе удержать с работника за неотработанные дни отпуска при увольнении, ограничена только самой суммой выплат при увольнении (смотрите, например, определение Верховного Суда Республики Хакасия от 16.10.2018 N 33-2690/2018, определения Нижегородского облсуда от 05.06.2018 N 33-6524/2018, Волгоградского облсуда от 26.04.2018 N 33-6322/2018, Верховного Суда Республики Крым от 29.03.2017 N 33-2022/2017, Суда ЯНАО от 16.03.2017 N 33-569/2017, Курганского облсуда от 21.02.2017 N 33-698/2017, Верховного Суда Республики Мордовия от 26.07.2016 N 33-1776/2016).

Мы же придерживаемся позиции, что установленные статьей 138 ТК РФ ограничения распространяются и на сумму окончательного расчета при увольнении. Иными словами, работодатель не вправе удержать из последней выплаты всю сумму задолженности перед ним, если она превышает 20% причитающейся суммы. Аналогичные разъяснения содержат письмо Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142 и консультации с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ" (смотрите вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 ). Примеры такого подхода имеются и в судебной практике (смотрите, например, определения Свердловского облсуда от 09.10.2018 N 33-17887/2018, Суда ХМАО от 20.02.2018 N 33-1346/2018, Ярославского облсуда от 11.05.2017 N 33-3207/2017, Суда Еврейской автономной области от 03.06.2016 N 33-345/2016, Пензенского облсуда от 20.12.2011 N 33-3297).

Таким образом, на наш взгляд, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. При этом превысить этот размер работодатель не вправе даже с согласия работника (смотрите также вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ"). В ситуации, если начисленных сотруднику при увольнении сумм недостаточно для полного погашения задолженности или ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ, не позволяют полностью погасить задолженность, то оставшуюся часть работник может добровольно возвратить путем внесения в кассу работодателя или перечислить на его расчетный счет.

Если же работник откажется от добровольного возмещения отпускных, то задолженность за неотработанные дни отпуска взысканию в судебном порядке не подлежит. К такому выводу пришел Верховный Суд РФ в определении от 25.10.2013 N 69-КГ13-6. Это определение включено в Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за III квартал 2013 г. (п. 5 раздела "Судебная практика по гражданским делам")*(1).

Раньше у работодателя был шанс взыскать с работника сумму за неотработанные дни отпуска, поскольку вопрос являлся спорным и иногда суды удовлетворяли подобные иски (смотрите, например, определение Новгородского областного суда от 07.08.2013 N 33-1145/2013; определение Кировского областного суда от 11.07.2013 N 33-2465/2013).

Теперь рассчитывать на это не приходится. Поскольку вывод о невозможности взыскания с уволенного работника отпускных, выплаченных за неотработанные дни отпуска, включен в обзор судебной практики Верховного Суда РФ, он является обязательным для всех судов общей юрисдикции.

Если работник дал письменное обязательство, что в случае увольнения в течение определенного срока вернет работодателю денежные средства, полученные за использованный авансом отпуск, но принятую на себя обязанность не исполнил, взыскать отпускные в судебном порядке все равно не получится. Наличие каких-либо соглашений между работником и работодателем по поводу добровольного возврата излишне выплаченных сумм не указано в законе в качестве самостоятельного основания для их принудительного взыскания (определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18).

В отношении предоставления отпуска "авансом" отметим следующее. Как следует из частей первой и четвертой ст. 122 ТК РФ, оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно; отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. Из данных норм следует, что в каждом рабочем году должен предоставляться один отпуск за этот рабочий год.

Возможности предоставления отпуска авансом, то есть до начала того рабочего года, за который он положен, трудовое законодательство не предусматривает (смотрите определение Санкт-Петербургского городского суда от 25.05.2017 N 33-10206/2017, решение Новоильинского районного суда г. Новокузнецка Кемеровской области от 22.03.2017 N 2-325/2017, решение Октябрьского районного суда г. Ростова-на-Дону Ростовской области от 27.07.2016 N 2-4793/2016, определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.12.2012 N 33-16777/2012, определение Нижегородского областного суда от 17.08.2010 N 33-7171, а также вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

По смыслу ст. 122 и ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть использован, как правило, в течение текущего рабочего года. То есть отпуск за конкретный рабочий год должен быть предоставлен либо в текущем рабочем году, либо (в исключительных случаях) в следующем, но не может быть предоставлен до начала того рабочего года, за который он положен*(2).

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (часть первая ст. 123 ТК РФ).

При этом трудовое законодательство не содержит нормы, устанавливающей обязанность работодателя при составлении графика отпусков учитывать пожелания работников, если эти работники не относятся к категориям лиц, имеющим право на предоставление отпуска в удобное для них время или в конкретные сроки*(3).

Соответственно, при составлении графика отпусков необходимо соблюсти условие, чтобы ежегодный оплачиваемый отпуск работнику был предоставлен в текущем рабочем году, при этом работодатель вправе планировать предоставление отпусков с учетом отработанного работниками в этом рабочем году времени.

Составленный и утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (часть вторая ст. 123 ТК РФ). Поэтому работник должен уйти в отпуск именно в сроки, установленные графиком. Работодатель, в свою очередь, не вправе отказать работнику в предоставлении отпуска, запланированного графиком, или в одностороннем порядке без согласования с работником менять уже запланированную графиком дату предоставления отпуска, в том числе ссылаясь на производственную необходимость (смотрите, например, определение Мурманского областного суда от 22.07.2015 N 33-1928/2015).

В то же время закон не запрещает изменять установленное графиком время использования отпуска, если стороны достигнут соответствующей договоренности (определение Московского городского суда от 26.03.2015 N 33-5833/15).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Ответ прошел контроль качества

26 сентября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Позиция суда основана на том, что действующее законодательство не содержит оснований для взыскания в судебном порядке задолженности за неотработанные дни отпуска. Согласно части четвертой ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки, если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое, если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом. В силу же п. 3 ст. 1109 ГК РФ не подлежит возврату в качестве неосновательного обогащения не только заработная плата, но и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки. Эти положения закона согласуются с нормами международного права и содержат исчерпывающий перечень случаев, когда допускается взыскание с работника излишне выплаченной заработной платы.

*(2) Первый рабочий год начинается в день приема сотрудника на работу и заканчивается по прошествии 12 месяцев, которые включаются в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ, смотрите также письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0). Затем каждые следующие 12 месяцев, включаемых в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск ("отпускной" стаж), образуют новый рабочий год. В случае если в течение рабочего года у работника имеются периоды, перечисленные в части второй ст. 121 ТК РФ, то есть периоды, не включаемые в отпускной стаж, окончание этого рабочего года "сдвигается" на количество дней, не входящих в отпускной стаж.

*(3) Трудовое законодательство не содержит и норм, позволяющих работодателю предоставлять ежегодный отпуск (кроме дополнительного отпуска за работу во вредных или опасных условиях - часть третья ст. 121 ТК РФ) пропорционально отработанному времени (письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).

Читайте также: