Можно ли удерживать из зарплаты сотрудников расходы на питание

Опубликовано: 07.05.2025

Действующее законодательство обязывает работодателя за свой счет выдавать по установленным нормам продукты (спецпитание) работникам, трудящимся в определенных условиях (ст. 222 ТК РФ):

во вредных — молоко или иные равнозначные ему продукты;
в особо вредных — лечебно-профилактическое питание.

Однако у работодателя достаточно часто возникает желание организовать регулярное бесплатное или частично компенсируемое питание и для прочих своих работников. Сделать это он может разными способами:

открыв собственную столовую;
обеспечив процесс питания силами стороннего контрагента: либо в его столовой, либо путем доставки готовых блюд на территорию работодателя;
приобретая продукты и давая возможность использовать их работникам;
выплачивая работнику деньги для компенсации понесенных им расходов на питание.

Предоставляя работнику возможность бесплатно питаться, работодатель фактически увеличивает выплачиваемый ему доход, который вполне обоснованно можно расценить как оплату труда. Но для того чтобы такой вид оплаты можно было отнести к подобным расходам, их следует внести в общий перечень выплат, образующих систему оплаты труда у работодателя (ст. 129 ТК РФ), закрепив это в одном из следующих внутренних нормативных актов (ст. 135 ТК РФ):

положении об оплате труда;
коллективном соглашении;
трудовом договоре.

Подробнее о положении по оплате труда читайте в статье «Положение об оплате труда работников — образец-2020 — 2021».

Кроме того, поскольку питание представляет собой выплату натурального характера, то в отношении него придется учесть такие моменты (ст. 131 ТК РФ):

объем этой выплаты не может составить больше 20% от всей начисленной за месяц зарплаты;
работник должен написать заявление на предоставление ему зарплаты в такой форме.

Отнесение расходов на питание к оплате за труд потребует организовать ведение учета величины дохода, получаемого каждым конкретным работником. Для большинства способов обеспечения питанием это сделать вполне реально, снабдив работников соответствующими талонами, карточками или отмечая выдачу по спискам. Но есть некоторые отдельные ситуации, когда определить доход конкретного работника невозможно. Например, когда доступ к продуктам организуется в общем доступе без ограничений (расходы на чай-кофе, конфеты-печенье или питание происходит по типу шведского стола).

Можно ли удерживать из зарплаты сотрудников расходы на питание? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите экспертное мнение.

Способы бухучета расходов на питание

Возникновение в бухучете информации о стоимости затрат на питание будет зависеть от выбранного способа организации питания.

Наличие своей столовой потребует выделения ее в обслуживающее производство, на котором будут формироваться затраты по этому производству: Дт 29 Кт 02 (10, 25, 60, 69, 70).

Если услуги по предоставлению питания оказывает сторонний контрагент или работодатель приобретает продукты, в дальнейшем передаваемые работникам, то возникнет проводка по учету стоимости обедов (продуктов), полученных от поставщика: Дт 10 (41) Кт 60.

Аналогичной будет проводка по оприходованию расходов, уже осуществленных работником на свое питание (если они являются частью оплаты труда): Дт 10 (41) Кт 70.

Выдача питания независимо от того, к какой категории оно относится (спецпитание либо иное льготное или бесплатное питание), будет осуществляться через счет учета расчетов с персоналом. При этом придется на сумму стоимости полученного питания в отношении каждого работника при начислении зарплаты персонально сделать проводку: Дт 70 Кт 10 (29, 41).

Расходы, по которым не организован персональный учет, даже в случае присутствия этих расходов в системе оплаты труда на расчеты с персоналом отнести невозможно, поэтому проводка по ним будет такой: Дт 91 Кт 10 (29, 41).

Учет выданного в качестве оплаты труда питания в расходах работодателя произойдет с отнесением его сумм:

на счета учета затрат, если эти расходы:
обязательны для работодателя по положениям действующего законодательства (спецпитание) и осуществлены в пределах установленных норм;
предусмотрены внутренним нормативным документом о системе оплаты труда;

превышающих нормы выдачи спецпитания;
не предусмотренных действующей системой оплаты труда.

Подробнее о спецпитании и его учете читайте в материале «Ст. 222 ТК РФ: вопросы и ответы».

Затраты на питание, обязательные для работодателя по законодательству или в силу включения их в систему оплаты труда, при распределении данных по питанию персонально по работникам войдут в состав расходов по оплате труда: Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 70.

Питание, не соответствующее критериям расходов на оплату труда или обязательного к выдаче, отразится проводкой: Дт 91 Кт 70.

Как оплачивают питание работников

Многие работодатели компенсируют своим работникам затраты на питание. Это может быть предусмотрено коллективным и трудовым договором и обусловлено трудовым законодательством.
Способы оплаты питания могут быть различны. Например:

денежная компенсация (дотация) на питание;
доставка питания в офис (по договору с поставщиком);
бесплатные обеды в собственной столовой;
услуги кафе или столовых, находящихся на территории бизнес-центров.

Затраты на питание и расходы, учитываемые при налогообложении

При определении базы по прибыли затраты на питание работников будут учитываться только в том случае, если обязательность их оплаты предусмотрена ТК РФ (спецпитание) или внутренним нормативным документом о системе оплаты труда (пп. 4, 25 ст. 255 НК РФ, письма Минфина России от 23.07.2018 № 03-03-07/51494, от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80065). То есть расходы на питание, отнесенные работодателем в бухучете на счета учета затрат, будут уменьшать базу по прибыли.

А вот расходы, связанные с питанием, которые в бухучете отражаются как прочие (на счете 91), при определении базы по прибыли учесть нельзя. Поэтому по ним между налоговым и бухгалтерским учетами возникнут разницы постоянного характера. Соответствующий этим разницам налог будет отражен проводкой: Дт 99 Кт 68.

С примером расчета и отражения в учете постоянных налоговых разниц можно ознакомиться здесь.

Однако следует отметить, что в отношении расходов на питание, которые предусмотрены внутренним нормативным документом, но не делятся по сотрудникам, существуют 2 противоположных мнения:

при определении базы по прибыли их учитывать нельзя (письмо Минфина России 04.03.2008 № 03-03-06/1/133);
невозможность персонификации расходов по сотрудникам не препятствует учету их в базе по прибыли (постановление ФАС Московского округа от 06.04.2012 № А40-65744/11-90-285).

Также имеются 2 разных точки зрения на отнесение в расходы по прибыли затрат на питание, осуществленных работником в командировке:

они не входят в состав расходов, связанных с командировкой (письма Минфина России от 09.10.2015 № 03-03-06/57885 и от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976);
работодатель вправе самостоятельно во внутреннем нормативном акте определить перечень расходов, оплачиваемых в связи с командировкой (письмо УФНС по Москве от 08.10.2015 № 16-15/105572).

Расчетным путем налоговый орган не может извлечь стоимость питания из суммы, указанной в документе, приложенном к авансовому отчету о командировке, если в сумму этого документа стоимость питания включена, но отдельно в нем не выделена (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.03.2008 № А56-17471/2007).

Для работодателей, применяющих УСН, принцип учета расходов при объекте «доходы минус расходы» будет таким же, как и для налога на прибыль. В УСН-расходах, уменьшающих базу по УСН-налогу, можно учесть питание, имеющее статус обязательного или приравненного к расходам на оплату труда (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Расходы на оплату труда должны быть персонифицированы

Кодекс разрешает списать затраты на организацию питания работников, только если обеспечить это питание компанию обязывает закон (п. 4 ст. 255 НК РФ). Но состав расходов по оплате труда носит открытый характер. В общем случае по этой статье проходят те затраты, которые прямо предусмотрены коллективным или трудовым договором (ч. 1 , п. 25 ст. 255 НК РФ).

Минфин России с нормой не спорит (письма от 06.03.15 № 03-07-11/12142 , от 31.03.11 № 03-03-06/4/26). Но требует, чтобы такие расходы были персонифицированы (письма от 11.06.15 № 03-07-11/33827 , от 11.02.14 № 03-04-05/5487 , от 04.03.08 № 03-03-06/1/133). Условие о персонификации расходов в целях учета их для налогообложения прибыли обусловлено тем, что речь идет об оплате труда. Труд каждого работника оплачивается персонально. И такие выплаты должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если персонифицировать расходы невозможно, то учесть их тоже нельзя (п. 25 ст. 270 НК РФ).

При выплате денежной компенсации или включении ее в сумму заработной платы проблем с персонификацией не возникает. Такие суммы учитываются в расходах на оплату труда.

Споры могут быть, если в коллективном договоре для оптимизации страховых взносов данные выплаты названы социальными. Если учесть их в качестве расходов на оплату труда, этот аргумент могут использовать фонды для доначисления страховых взносов. На квалификацию расхода могут указать и налоговики для того, чтобы поставить под сомнение его обоснованность.

Учет расходов на шведский стол осуществляется по тем же принципам. Персонификация расходов сделает невозможной оптимизацию их по НДФЛ. В отношении страховых взносов экономию можно отстоять, но только по рискованному способу. Если расходы не персонифицировать, то налоговики попытаются оспорить возможность учета затрат для налогообложения прибыли.

Питание работников и НДС

Питание, получаемое работником в силу законодательства или как оплату за труд, а также компенсации на питание НДС облагать не надо, поскольку считать такую оплату реализацией нельзя (письма Минфина России от 23.10.2017 № 03-15-06/69405, от 02.09.2010 № 03-07-11/376, п. 12 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33, постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 02.03.2016 № Ф07-2270/2016 по делу № А42-8726/2014). Но при отсутствии факта реализации нельзя и учесть в вычетах суммы входного налога по питанию, полученному от поставщика, если он работает с этим налогом. Зато их можно включить в стоимость приобретенных обедов или продуктов (подп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Если же питание нельзя отнести к расходам, обязательным для работодателя по законодательству или включенным в систему оплаты за труд, то его передача работнику считается реализацией, осуществленной безвозмездно (п. 1 ст. 39 НК РФ). На рыночную стоимость этого питания придется начислять НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ), относя его на тот же счет бухучета, на который списаны расходы по такому питанию: Дт 91 Кт 68.

При этом связанный с питанием НДС, полученный от поставщика, можно взять к вычету: Дт 68 Кт 19.

Аналогичная ситуация в отношении обязательности начисления НДС на стоимость питания и возможности принятия входного налога по нему к вычету возникает, если работником возмещаются работодателю суммы, потраченные на приобретение питания для этого работника (письмо Минфина России от 16.10.2014 № 03-07-15/52270).

В то же время, если невозможно конкретизировать круг лиц, получающих питание, то объекта, облагаемого НДС, не возникнет (письма Минфина России от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327 и от 13.12.2012 № 03-07-07/133).

О том, какие ставки НДС применяются по продуктам, читайте в статье «Какая ставка НДС на продукты питания при их производстве и продаже?».

НДФЛ и страховые взносы по питанию

На спецпитание, получаемое работником в объемах, не превышающих установленных норм, не начисляют ни НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

От уплаты НДФЛ освобождается также:

положенное работникам по законодательству натуральное довольствие (п. 3 ст. 217 НК РФ, постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 22.04.2016 № Ф07-1186/2016 от 22.04.2016 № Ф07-1186/2016);
питание, выдаваемое спортсменам, спортивным судьям и работникам организаций физкультурно-спортивного характера (п. 3 ст. 217 НК РФ);
питание, предназначенное работникам, привлеченным для выполнения полевых работ сезонного характера (п. 44 ст. 217 НК РФ).

Освобождаемым от начисления страховых взносов является положенное работникам по законодательству натуральное довольствие и питание, выдаваемое спортсменам, спортивным судьям и работникам организаций физкультурно-спортивного характера (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ). От платежей по страховым взносам (кроме «несчастных») освобождено также питание, выдаваемое военнослужащим (подп. 14 п. 1 ст.422 НК РФ).

Стоимость прочего питания, получаемого работником как оплата за труд по существующей системе оплаты труда, расценивается как часть зарплаты и поэтому попадает под НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ) и страховые взносы в обычном порядке (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ). По этой же причине данные начисления делают на стоимость спецпитания, выданного работнику сверх установленных норм, и питания, которое нельзя отнести к предусмотренному действующей системой оплаты труда.

См. также: «Питание по смарт-картам — платить ли взносы?».

Об альтернативной точке зрения по вопросу обложения взносами питания см. в материале «С компенсаций на питание можно не платить взносы».

Стоимость питания, указание на получение которого работником присутствует в документах, привезенных им из командировки, не выделенное в этих документах отдельной строкой, под страховые взносы не попадает (письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011№ 14-03-11/08-13985).

Питание представляет собой доход, выплачиваемый в натуральной форме. Поэтому за базу, от которой начисляют НДФЛ и страховые взносы по нему, принимают рыночную стоимость этого питания на день его выдачи с включением в эту стоимость НДС (п. 1 ст. 211, п. 7 ст. 421 НК РФ, п. 3 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ).

Однако если конкретизировать круг лиц, получивших доход в виде питания, оказывается невозможным, то ни НДФЛ, ни страховые взносы не начисляются (письма Минфина России от 07.09.2015 № 03-04-06/51326, от 21.03.2016 № 03-04-05/15542, от 03.08.2018 № 03-04-06/55047). При этом работодатель должен принять все доступные меры для ведения такого учета. В противном случае допустимым может оказаться определение расчетным путем дохода, приходящегося на каждого из работников персонально, по общей сумме, потраченной на питание, и сведениям о присутствии работников на работе (письма Минфина России от 18.04.2012 № 03-04-06/6-117, от 06.05.2016 № 03-04-05/26361, от 17.05.2018 № 03-04-06/33350, постановление ФАС Поволжского округа от 22.06.2009 № А55-14976/2008).

Удержание НДФЛ будет отражено проводкой: Дт 70 Кт 68.

Рассчитанные страховые взносы вне зависимости от источника выплаты дохода относят на затраты в бухучете и учитывают в расходах, принимаемых в уменьшение базы по прибыли (письмо Минфина РФ от 15.07.2013 № 03-03-06/1/27562): Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 69.

Проверьте правильно ли вы отразили в бухгалтерском и налоговом учете расходы на бесплатное питание сотрудников с помощью советов от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Обязательная оплата питания

Если работодатель участвует в оплате в силу требований законодательства, то стоимость питания можно рассматривать как компенсацию, связанную с исполнением трудовых обязанностей.

Например, работодатель должен обеспечивать продуктами и питанием работников, которые заняты на работах с вредными и особо вредными условиями труда (ст. 222 ТК РФ). Если компенсация осуществляется в пределах установленных норм, то на нее не начисляются: — НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ); — страховые взносы (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Отметим, что вредные условия труда на рабочих местах должны быть подтверждены результатами специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест) (см. письмо Минфина России от 31.03.14 № 03-03-РЗ/13985). О том, когда нужно провести специальную оценку, читайте в статье «Спецоценка условий труда: выбираем «оценщика» и подаем декларацию соответствия».

Ситуация. В 2013 года компания провела аттестацию рабочих мест, которая подтвердила наличие вредных условий на рабочих местах. В 2014 год специальная оценка условий труда не проводилась, но компания продолжает выдавать работникам бесплатное питание.
Решение. Стоимость бесплатного питания можно не облагать ни НДФЛ, ни страховыми взносами, поскольку ранее проведенной аттестацией подтверждено наличие вредных условий труда. В этом случае выдача бесплатного питания обязательна в силу требований законодательства. Прекратить бесплатную выдачу питания можно при одновременном соблюдении двух условий (п. 13 «Норм и условий», утв. приказом Минздравсоцразвития России от 16.02.09 № 45н): — специальная оценка подтвердила безопасные (допустимые) условия труда; — профсоюз организации (иной представительный орган) не возражает против отмены бесплатного питания. Если же проведенная в будущем специальная оценка вредность не подтвердит, но выдача питания продолжится, то НДФЛ и взносы уже потребуется начислять (поскольку как компенсация такая выдача уже рассматриваться не сможет).

Итоги

Предоставление питания работникам за счет работодателя может иметь несколько вариантов. Для того чтобы расходы по питанию, не являющиеся обязательными для работодателя по законодательству, можно было учесть в базе по прибыли, питание следует приравнять к расходам на оплату труда, оформив для этого необходимые внутренние документы. В качестве расходов, связанных с оплатой труда, питание будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Начисление на сумму питания НДС следует делать только в том случае, если питание не соответствует критериям зарплаты и не относится к обязательному для выдачи.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Гибкость настроек и индивидуальное обслуживание

Вы можете самостоятельно контролировать, назначать, удалять и менять настройки лимитов, либо же отдать управление лимитами и расходами на аутсорс в Содексо.

Ежемесячная процедура пополнения карт сотрудников полностью налажена и не потребует с вашей стороны более 30-40 минут.

Наша служба поддержки клиентов всегда на связи для оперативного решения вопросов.

Мы также подготовим для вашей компании все необходимые коммуникационные материалы и памятки для сотрудников.

Дата публикации 04.12.2017

Сотрудники детского сада питаются на рабочем месте (т.е. учреждение оказывает услугу питания по коду вида финансового обеспечения 2). Как отразить в учете удержание стоимости питания из зарплаты сотрудников, если зарплата начисляется только по коду вида деятельности 4? Какие классификационные признаки счетов (КПС) необходимо использовать в проводках?

Бюджетные учреждения ведут бухгалтерский учет в соответствии с положениями следующих нормативных актов:

инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н);
инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н (далее – Инструкция № 174н).

Доходы за оказанные услуги в рамках видов деятельности, предусмотренных уставными документами учреждения, начисляются по дебету счета 2 205 31 000 и кредиту счета 2 401 10 130 (п. 199 Инструкции № 157н, п. 93 Инструкции № 174н).

Обязательства в сумме заработной платы, начисленной работникам учреждения, принимаются по кредиту счета 0 302 11 000 и дебету счетов 0 109 00 211, 0 401 20 211 (п. 256 Инструкции № 157н, п. 128 Инструкции № 174н). Удержание сумм из заработной платы отражается с применением счета 0 304 03 000 (п. 273 Инструкции № 157н, п. 139 Инструкции № 174н).

Поскольку стоимость услуг питания удерживается из заработной платы сотрудников учреждения, которая начисляется в рамках субсидии на выполнение задания (далее – КФО 4), для отражения операции в учете необходимо задействовать счет 0 304 06 000 (пп. 146, 147 Инструкции № 174н).

Бюджетные учреждения при отражении рассматриваемых операций в разрядах 1 – 17 номера счета указывают значения в соответствии с пп. 21.1, 21.2 Инструкции № 157н, п. 2.1 Инструкции № 174н:

у счетов 0 205 31 000, 0 401 10 100 – в разрядах 1 – 4 указываются раздел, подраздел классификации расходов бюджетов, в разрядах 5 – 14 – нули (если иное не предусмотрено учетной политикой), в разрядах 15 – 17 – аналитическая группа подвида доходов бюджетов;
счетов 0 109 00 211, 0 302 00 000, 0 304 03 000, 0 304 06 000, 0 401 20 211 – в разрядах 1 – 4 указывается раздел и подраздел, в разрядах 5 – 14 – нули (если иное не предусмотрено учетной политикой), в разрядах 15 – 17 – элемент вида расходов бюджетов.

Таким образом, удержание стоимости питания из зарплаты сотрудников детского сада отражается в учете следующими записями:

Дебет КДБ ХХХХ0000000000130 2 205 31 560 Кредит КДБ ХХХХ0000000000130 2 401 10 130 – начислены доходы учреждения за услуги питания (п. 93 Инструкции № 174н);

Дебет КРБ ХХХХ0000000000111 4 109 ХХ 211 (4 401 20 211) Кредит КРБ ХХХХ0000000000111 4 302 11 730 – начислена заработная плата сотрудникам учреждения (п. 128 Инструкции № 174н);

Дебет КРБ ХХХХ0000000000111 4 302 11 830 Кредит КРБ ХХХХ0000000000111 4 304 03 730 – удержана из заработной платы сотрудников стоимость услуг питания (п. 139 Инструкции № 174н);

Дебет КРБ ХХХХ0000000000111 4 304 03 830 Кредит КРБ ХХХХ0000000000111 4 304 06 730 – уменьшена сумма кредиторской задолженности по удержанию из заработной платы по КФО 4 (п. 146 Инструкции № 174н),

Дебет КРБ ХХХХ0000000000111 4 304 06 830 Кредит КИФ ХХХХ0000000000000 4 201 11 610 (увеличение забалансового счета 18, 610 КОСГУ) – отражено уменьшение остатка на лицевом счете по КФО 4 (п. 147 Инструкции № 174н);

Дебет КДБ ХХХХ0000000000130 2 304 06 830 Кредит КДБ ХХХХ0000000000130 2 205 31 660 – отражено уменьшение расчетов по доходам прекращением встречного требования зачетом (п. 147 Инструкции № 174н),

Дебет КИФ ХХХХ0000000000000 2 201 11 510 (увеличение забалансового счета 17, 510 КОСГУ) Кредит КДБ ХХХХ0000000000130 2 304 06 730 – отражено увеличение остатка собственных средств на лицевом счете учреждения на сумму удержаний из заработной платы (п. 146 Инструкции № 174н).

Корреспонденции со счетом 0 201 11 000 применяются для корректировки остатка средств в разрезе источников финансового обеспечения при осуществлении некассовых операций (без движения средств), если средства отражаются на одном лицевом счете. Порядок ведения учета и формирования отчетности для подобных ситуаций не урегулирован, поэтому рекомендации, содержащиеся в этом материале, необходимо применять по согласованию с учредителем.

Не пропускайте последние новости - подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

во вредных — молоко или иные равнозначные ему продукты;
в особо вредных — лечебно-профилактическое питание.

открыв собственную столовую;
обеспечив процесс питания силами стороннего контрагента: либо в его столовой, либо путем доставки готовых блюд на территорию работодателя;
приобретая продукты и давая возможность использовать их работникам;
выплачивая работнику деньги для компенсации понесенных им расходов на питание.

положении об оплате труда;
коллективном соглашении;
трудовом договоре.

Подробнее о положении по оплате труда читайте в статье «Положение об оплате труда работников — образец-2019 — 2020».

объем этой выплаты не может составить больше 20% от всей начисленной за месяц зарплаты;
работник должен написать заявление на предоставление ему зарплаты в такой форме.

Способы бухучета расходов на питание

Учет выданного в качестве оплаты труда питания в расходах работодателя произойдет с отнесением его сумм:

на счета учета затрат, если эти расходы:
обязательны для работодателя по положениям действующего законодательства (спецпитание) и осуществлены в пределах установленных норм;
предусмотрены внутренним нормативным документом о системе оплаты труда;

превышающих нормы выдачи спецпитания;
не предусмотренных действующей системой оплаты труда.

Подробнее о спецпитании и его учете читайте в материале «Ст. 222 ТК РФ: вопросы и ответы».

Способы оплаты

Способы оплаты питания могут различаться. Чаще всего работодатель выбирает для себя наиболее приемлемый вариант из перечисленных ниже: — выплачивает денежную компенсацию (дотацию) на питание; — организует доставку питания в офис (по договору с поставщиком); — выдает бесплатные обеды в собственной столовой; — оплачивает услуги кафе или столовых, находящихся на территории бизнес-центров.

Обычно работодатель участвует оплате питания по собственной инициативе, закрепив соответствующее условие в трудовых договорах или коллективном договоре. Однако иногда работодатель обязан оплатить питание в силу требований законодательства.

Затраты на питание и расходы, учитываемые при налогообложении

С примером расчета и отражения в учете постоянных налоговых разниц можно ознакомиться здесь.

при определении базы по прибыли их учитывать нельзя (письмо Минфина России 04.03.2008 № 03-03-06/1/133);
невозможность персонификации расходов по сотрудникам не препятствует учету их в базе по прибыли (постановление ФАС Московского округа от 06.04.2012 № А40-65744/11-90-285).

они не входят в состав расходов, связанных с командировкой (письма Минфина России от 09.10.2015 № 03-03-06/57885 и от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976);
работодатель вправе самостоятельно во внутреннем нормативном акте определить перечень расходов, оплачиваемых в связи с командировкой (письмо УФНС по Москве от 08.10.2015 № 16-15/105572).

2) Все включено

В случае предоставления комплексных обедов организацией общественного питания (кафе, ресторан, столовая) компания-работодатель должна заключить с ней соответствующий договор. В нем необходимо отразить условия предоставления питания сотрудникам данной фирмы. Возможен вариант, когда работники будут приходить на обед и предъявлять пропуск, талон или расписываться в ведомости, специальном журнале.

Это важно знать: Налоговая декларация для ИП на ЕНВД за 2020 год без работников: бланк, образец заполнения

Что касается схемы текущего учета и контроля, форм актов и других документов, работодатель и организация общественного питания выбирают их самостоятельно, исходя из удобства применения. Расчеты между сторонами отражаются в общем порядке с использованием счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Питание работников и НДС

При этом связанный с питанием НДС, полученный от поставщика, можно взять к вычету: Дт 68 Кт 19.

НДФЛ и страховые взносы по питанию

От уплаты НДФЛ освобождается также:

положенное работникам по законодательству натуральное довольствие (п. 3 ст. 217 НК РФ, постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 22.04.2016 № Ф07-1186/2016 от 22.04.2016 № Ф07-1186/2016);
питание, выдаваемое спортсменам, спортивным судьям и работникам организаций физкультурно-спортивного характера (п. 3 ст. 217 НК РФ);
питание, предназначенное работникам, привлеченным для выполнения полевых работ сезонного характера (п. 44 ст. 217 НК РФ).

См. также: «Питание по смарт-картам — платить ли взносы?».

Удержание НДФЛ будет отражено проводкой: Дт 70 Кт 68.

Персонификация данных

Суммы, перечисленные на питание работников, являются их доходом в натуральной форме и подлежат обложению НДФЛ (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

И все же, чтобы избежать претензий контролирующих органов, целесообразно организовывать питание сотрудников таким образом, чтобы можно было определить доход, полученный каждым из них.

Что касается компенсаций и дотаций, то эти формы оплаты питания облагаются НДФЛ. Удержать исчисленную сумму налога необходимо непосредственно из доходов работника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплаты.

Собака, как известно, друг человека, но еще верный и надежный охранник. Чтобы обезопасить свою контору от посещения незваных гостей, руководство некоторых компаний принимает простое решение – поставить у входа будку и посадить на цепь сторожевую собаку. И все бы хорошо, вот только во избежание претензий со стороны контролирующих органов содержание питомцев придется производить по нормам, установленным клубами собаководства, в зависимости от породы сторожевых собак (п. 4 письма ГНИ по г. Москве от 24.11.1998 г. № 11-13/35186).

В бухгалтерском учете затраты на содержание собак учитываются на счете 26 «Общехозяйственные расходы». В налоговом учете такие расходы правильно будет отнести к прочим расходам (пп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Это важно знать: Льготы по налогообложению для инвалидов 3 группы в 2020 году

Итоги

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Многие фирмы обеспечивают сотрудников питанием на рабочем месте. Так можно не только создать благоприятный психологический климат, который повышает производительность труда, но и сэкономить на налогах.

Своя столовая

Большинство руководителей рано или поздно задумываются о питании сотрудников. Разумеется, первое, что приходит в голову шефа, – организовать собственную столовую. Воплощая эту идею в жизнь, учтите один важный момент. Затраты на содержание помещения столовой (суммы начисленной амортизации, расходы на ремонт, освещение, отопление, водоснабжение и электроснабжение и т. д.) можно включить в состав прочих расходов фирмы. Об этом сказано в подпункте 48 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса). Однако поступить так можно, только если столовую посещают исключительно работники фирмы. В противном случае ваш объект общественного питания превратится в «обслуживающее производство» (абз. 2 ст. 275.1 НК РФ). Тогда расходы придется считать по правилам статьи 275.1 Налогового кодекса. А именно, вести раздельный учет налогооблагаемой прибыли от работы столовой и основной деятельности фирмы. Если «столовский» финансовый результат окажется отрицательным, списать этот убыток вы сможете лишь за счет прибыли, которую столовая принесет в будущем. На это Налоговый кодекс отводит десять лет. К сожалению, практика показывает, что собственные столовые очень редко приносят прибыль, поэтому убыток может так и остаться несписанным.

Правда, из этого правила есть одно исключение. Убыток от работы столовой можно списать в обычном порядке. Для этого надо сравнить стоимость продукции и расходы на содержание своей столовой с другой, работающей в схожих условиях. Если хотя бы один из показателей не совпадет, учесть убытки столовой в составе прочих расходов фирмы нельзя. Основная проблема – найти такую «аналогичную» столовую. Если ее поблизости нет, можно использовать для сравнения специальные нормативы, которые утверждают исполнительные власти.

Готовый обед в офис

Руководители небольших организаций часто не берутся за такое масштабное и затратное дело, как открытие собственной столовой. Вместо этого они заказывают доставку готовых обедов в офис.

С поставщиком съестного необходимо заключить договор. В нем обязательно должны быть прописаны условия обслуживания, цены, сроки доставки, количество блюд и т. д. Предусмотрите и взаимную ответственность сторон: если вас впоследствии что-то не будет устраивать, например качество пищи или время доставки, вы сможете отказаться от услуг этого поставщика.

Бухгалтерский учет обедов зависит от того, кто их оплачивает. Как правило, на практике встречаются два варианта оплаты. Стоимость обедов можно удержать из зарплаты сотрудников. Либо фирма полностью или частично оплачивает их за счет собственных средств.

Чаще всего фирмы оплачивают обеды работников по безналичному расчету, а в конце месяца удерживают эту сумму из их зарплаты. В этом случае вам надо соблюдать определенную осторожность. Если вы увеличите стоимость обедов на собственную наценку, транспортные расходы или, к примеру, зарплату буфетчицы, вам придется со всей цены обедов рассчитывать и платить НДС. Именно так считают налоговые инспекторы и арбитражные судьи (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 августа 2005 г. по делу № А05-2053/2005-31).

Пример 1
ООО «Пассив» заключило договор с рестораном на приготовление и ежедневную доставку обедов в офис. Ежемесячная стоимость этих услуг составляет 11 800 руб., в том числе НДС – 1800 руб.
Руководитель «Пассива» решил удерживать стоимость обедов из зарплаты сотрудников.
Бухгалтер «Пассива» ежемесячно будет делать в учете следующие проводки:
Дебет 60 Кредит 51
– 11 800 руб. – перечислены деньги за обеды сотрудников;
Дебет 70 Кредит 60
– 11 800 руб. – удержана стоимость обедов из зарплаты сотрудников.

Во-первых, можно включить стоимость обедов в себестоимость продукции и учесть их при расчете налога на прибыль. Это допустимо, если вашим работникам по закону полагается специальное питание (например, на вредных производствах) или если бесплатное питание предусмотрено трудовым или коллективным договором (п. 25 ст. 270 НК РФ). Если затраты на еду относятся к расходам фирмы, то НДС по ним можно принять к вычету.

Во-вторых, вы можете оплачивать питание сотрудников за счет прибыли, оставшейся после налогообложения.

Не забудьте, что бесплатные обеды считаются доходом ваших работников, который получен в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Поэтому с их стоимости надо удерживать налог на доходы физических лиц по ставке 13 процентов с каждого сотрудника (п. 1 ст. 224 НК РФ). Причем в цену обедов, с которой удерживается НДФЛ, включается сумма НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ).

Помимо налога на доходы на стоимость обедов нужно начислить и ЕСН (п. 1 ст. 237 НК РФ), а также взносы на страхование от несчастных случаев на производстве. Не придется начислять ЕСН только в том случае, если вы оплачиваете обеды работников за счет чистой прибыли фирмы, так как ЕСН облагаются только выплаты, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 3 ст. 236 НК РФ). Если стоимость обедов не учитывается при расчете налога на прибыль, ЕСН на нее начислять не надо.

Пример 2
Воспользуемся данными предыдущего примера.
Предположим, что руководитель «Пассива» решил компенсировать сотрудникам стоимость обедов за счет фирмы. Он заключил с ними трудовые договоры, в которых были предусмотрено бесплатное питание сотрудников.
Бухгалтер «Пассива» сделает в учете следующие проводки:
Дебет 60 Кредит 51
– 11 800 руб. – оплачены обеды для сотрудников организации;
Дебет 19 Кредит 60
– 1800 руб. – отражена сумма НДС;
Дебет 20 Кредит 60
– 10 000 руб. (11 800 руб. – 1800 руб.) – включена стоимость обедов в себестоимость продукции;
Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 1800 руб. – принят к вычету НДС по обедам;
Дебет 20 Кредит 68 субсчет «Расчеты по ЕСН»
– 2360 руб. (11 800 руб. x 20%) – начислен ЕСН в части, подлежащей перечислению в федеральный бюджет;
Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты по ЕСН»
– 708 руб. (11 800 руб. x (26% – 20%)) – начислен ЕСН в части, подлежащей перечислению в ФСС, ФФОМС, ТФОМС;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» Кредит 69-2
– 1652 руб. (11 800 руб. x 14%) – начисленные взносы в ПФР зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1534 руб. (11 800 руб. x 13%) – удержан НДФЛ со стоимости обедов из зарплаты работников.

Дебет 91-2 Кредит 60
– списана стоимость обедов на прочие расходы.

Организуем шведский стол

Существует одно довольно интересное письмо Президиума ВАС. В нем говорится, что стоимость материального блага включается в доход конкретного работника только в том случае, если размер дохода можно определить. Расчетным путем, исходя из общей стоимости пищи и количества людей, сделать это нельзя (п. 8 приложения к информационному письму Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42). Именно это письмо подсказало многим фирмам самый простой и экономный способ организации питания для сотрудников – по принципу шведского стола.

Сделав выбор в пользу шведского стола, вы не будете ни удерживать НДФЛ, ни начислять ЕСН. Можете забыть и о «травматических» взносах. Дело в том, что, согласно статье 41 Налогового кодекса, доход – это экономическая выгода в денежной или натуральной форме. Поэтому учитывать его нужно только в том случае, если размер выгоды можно определить. Если же сотрудники питаются по принципу шведского стола, подсчитывать количество и цену пищи, съеденной каждым, на практике нереально. А раз нельзя установить доход каждого конкретного работника, не получится и начислить на него налог (постановление ФАС Северо-Западного округа от 31 июля 2000 г. по делу № А56-4253/00). По той же причине не надо начислять ЕСН и взносы «по травме».

внимание
Если фирма расплачивается за готовые обеды наличными, не забывайте про лимит расчетов между организациями. На сегодняшний день он составляет 60 000 рублей по одной сделке (договору). Это установлено пунктом 1 указания Банка России от 14 ноября 2001 г. № 1050-У. Наказание за нарушение лимита – штраф от 40 000 до 50 000 рублей. Он налагается только на фирму-покупателя, которая расплатилась наличными. Для руководителя этой фирмы тоже предусмотрен штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП).

внимание
Некоторые налоговые инспекторы убеждены, что фирма, которая организовала питание сотрудников, продает товары и должна начислять НДС на стоимость обедов. С контролерами можно поспорить. Скорее всего арбитры встанут на сторону организации (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 сентября 2005 г. по делу № А44-1500/2005-15).

совет
Владимир Мещеряков, руководитель авторского коллектива книги «Годовой отчет–2005»:
«Необходимость питания в виде шведского стола следует обосновать. Например, численность сотрудников в офисе постоянно меняется. Зафиксируйте эту причину в приказе или распоряжении руководителя. После измените коллективный и трудовой договоры. Эти несложные действия помогут вам избежать проблем с инспекторами во время проверки».

С зарплаты работника можно удерживать часть денег и отправлять их обратно работодателю, перечислять алиментополучателю или кредитору.

Делать это все нужно строго по трудовому законодательству, иначе работодателя могут оштрафовать.

Расскажем, как правильно производить удержания.

Какие бывают основания для удержаний с зарплаты

Чтобы удержать с работника часть зарплаты, должно быть законное основание. Например:

Ст. 137 Трудового кодекса: возмещение неизрасходованного в командировке аванса, счетная ошибка, неотработанные отпускные.

Ст. 226 Налогового кодекса РФ — перечисление НДФЛ налоговым агентом.

Ст. 109 Семейного кодекса РФ — удержание алиментов с работника.

Ст. 98 Федерального закона «Об исполнительном производстве» № 229-ФЗ — обращение взыскания на доходы должника судебным приставом-исполнителем.

Все основания, кроме удержания НДФЛ, должны быть подтверждены документально.

Виды удержаний

Все удержания можно сгруппировать на обязательные в силу закона, необязательные по инициативе работодателя или добровольные по желанию работника.

Первая группа удержаний — обязательные — удержание 13% налога на доходы физических лиц, суммы, указанные в решении суда, исполнительном документе или постановлении судебного пристава-исполнителя.

Для их произведения согласие работника или разрешение работодателя не требуется.

Вторая группа удержаний — по инициативе работодателя — может быть 6 случаях.

1. Работник получил аванс, но не отработал положенное время, уволился. Некоторые работодатели платят фиксированный аванс — 50% от оклада. Они учитывают реальное количество отработанных смен только при расчёте по итогам месяца. Если работник отработал мало смен, получил аванс и сразу уволился — он получил слишком много.

Работодатель может удержать деньги при окончательном расчёте или переквалифицировать в компенсацию за неиспользованный отпуск.

2. Работник получил авансовые командировочные, но все их не потратил и по возвращении из командировки не вернул. Например, Иванову дали 10 000 ₽ авансом на расходы по оплате номера гостиницы. Но Иванов закончил дела раньше, вернулся домой, от 10 000 ₽ у него остались непотраченные 1 500 ₽.

Работодатель может удержать 1 500 ₽ со следующей зарплаты.

3. Произошла счетная ошибка. Это очень спорное основание, так как в законе нет определения понятия «счетной ошибки». Есть мнение Роструда, что счетная ошибка — это арифметическая.

Считается ли техническая ошибка счетной тоже неясно — в законе ничего не сказано, суды говорят разное (см. определение Свердловского областного суда от 21.04.2016 по делу № 33-7642/2016, определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012).

В любом случае в законе есть такое основание, а значит работодатель вправе воспользоваться им, чтобы удержать, например, излишне выплаченную зарплату.

4. Работник не выполнил норму труда по своей вине, и комиссия по трудовым спорам либо суд подтвердили это. Например, работник должен изготавливать 50 изделий в неделю, за это ему начисляют 5 000 ₽. По непонятным причинам он изготовил только 40 изделий.

Работодатель организовал комиссию по трудовым спорам, на собрании зафиксировали факт недоработки, и у руководителя появилось право удержать с работника зарплату в счет неизготовленных изделий.

5. Работник «отгулял» 28 дней отпуска, но отработал неполный год. Например, Иванов устроился на работу в марте, проработал полгода и ушел в полный отпуск. После отпуска Иванов проработал еще 2 месяца и уволился. Отпускные за 4 месяца он получил излишне, поэтому работодатель может удержать эти деньги при расчете..

6. Работник нанес материальный ущерб работодателю. Например, работник пролил кофе на клавиатуру и она перестала работать. Он нанес ущерб работодателю, поэтому последний может произвести удержание с зарплаты.

Третья группа удержаний — это по желанию работника. Например, работник попросил бухгалтера направлять часть зарплаты в банк, чтобы платить по кредиту. Минтруд считает, что так делать нельзя: закон разрешает удержания только в определённых случаях, а этого в списке нет.

Сколько можно удержать из зарплаты?

Зарплату можно удерживать только частично. В ст. 138 Трудового кодекса РФ написано, сколько можно удерживать с каждой выплаты:

до 20% — во всех случаях,

до 50% — по нескольким исполнительным документам,

до 70% — если удерживаются алименты, возмещение вреда, причиненное здоровью, выплаты по потере кормильца.

Отчитывайтесь за сотрудников без специальных знаний

Эльба подготовит все необходимые отчёты для работодателей. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

Когда удержание из зарплаты невозможно

Бухгалтер удерживает из зарплаты налог или долг по постановлению судебного пристава без оформления других документов. Ему нужно помнить только об ограничениях из ст. 138 ТК РФ.

Во всех остальных случаях нужно соблюсти 2 условия:

Не истек месячный срок, установленный для возвращения задолженности (ч.3 ст. 137 ТК РФ).

Работник дал письменное согласие на удержания.

Если хоть одно из этих условий не будет соблюдено, работодателю для возврата излишне выплаченных денег придется обратиться в суд.

На удержание за неотработанные дни отпуска согласие от увольняющегося работника получать не нужно. Но если денег с расчета на покрытие излишне выплаченных отпускных не хватит, работодатель не сможет взыскать оставшуюся часть через суд. Поскольку в законе такого основания нет.

Как удержать деньги с работника

Для обязательных удержаний распоряжения руководителя или заявления работника не нужны, достаточно исполнительного документа или его копии с постановлением судебного пристава.

Для удержаний по инициативе работодателя список документов зависит от ситуации. Например, при удержании излишне выданного аванса должно быть получено письменное согласие от работника и приказ руководителя на удержание. Если произошла недостача, кроме этих документов должен быть составлен акт недостачи, подписанный комиссией, и объяснительная от материально ответственного работника.

Как составить согласие об удержании денежных средств

Установленной формы согласия работника на удержание с зарплаты нет, но оно должно быть составлено в письменном виде.

В согласии нужно указать должность и ФИО работника, причину и размер возникшего долга перед работодателем, согласие на удержание с зарплаты до тех пор, пока не погасится долг.

Когда работники могут оспорить удержание из зарплаты

Еще раз обратим внимание на то, что удерживать деньги с зарплаты работника нужно строго в соответствии с трудовым законодательством.

Это касается не только оформления согласия работника и приказа работодателя об удержании, — нужно правильно оформить документы-основания этих удержаний.

Если работодатель неправильно оформит документы-основания, высока вероятность, что работник оспорит все «вычеты».

Например, нужно доказать, что именно этот работник виноват в поломке именно этой вещи, или, что была недостача, и она произошла именно из-за этого работника. По каждому случаю работодателю следует провести ряд мероприятий и оформить нужные документы. Иначе удержания незаконны.

Как делать удержания из зарплаты

НДФЛ и списания по исполнительным документам бухгалтер удерживает автоматически, распоряжение работодателя и заявление работника не нужно.

Если работодатель посчитал, что работник должен вернуть деньги организации, нужно подготовить документы-основания удержаний, получить согласие с работника, издать приказ об удержаниях не более 20% от суммы зарплаты.

Если работник не согласен с удержаниями, работодателю следует обратиться в суд.

Читайте также:


Когда поднимут зарплату вольнонаемным

Может ли директор ооо продать себе недвижимость как физическому лицу

Может ли работодатель увеличить объем работы без согласия работника

Ип или ооо что лучше для работника

Как получить ветерана труда в биробиджане