Можно ли включать материально ответственных сотрудников в состав инвентаризационной комиссии
Опубликовано: 07.05.2025
К составу такой комиссии теми же Указаниями предъявляются условия:
- количество членов комиссии – не менее 3-х человек;
- в комиссии не могут участвовать сотрудники, на которых возложена материальная ответственность.
Сразу отметим, что подобные обстоятельства не являются причиной не проводить инвентаризацию. В п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» и п. 26, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности подобные исключения для общего порядка инвентаризации не предусмотрены.
Выход в таких обстоятельства только один – привлекать к инвентаризации специалистов со стороны. Например, п. 2.3 Указаний допускает привлечь к инвентаризации работников независимых аудиторских компаний.
- Приостановить инвентаризацию.
- Назначить замену отсутствующему отдельным приказом руководства.
Это является грубым нарушением правил ведения бухучета и карается по ст. 15.11 КоАП РФ штрафом 5000 – 10000 рублей за нарушение, налагаемым на должностных лиц компании. Если же нарушение происходит повторно, то штраф удваивается, а должностные лица, ответственные за бухучет в организации, могут быть дисквалифицированы на срок до 2-х лет.
Как приостановить деятельность на время инвентаризации
Как выполнить условие Указаний о приостановке движения материальных ценностей на время инвентаризации?
Для этого до начала мероприятия следует составить продуманный план инвентаризации. Например, если у фирмы есть отдельный магазин (магазины) и товарный склад, можно в одну дату пересчитывать склад, позволяя магазину работать в обычном режиме (сделать заранее соответствующий завоз товара со склада), а в следующую дату считать магазин, выбрав для этого наиболее подходящее время.
На практике пересчет торговой точки часто назначается за пределами времени ее обычной работы или таким образом, чтобы накладка времени инвентаризации на время работы была небольшой. Как правило, при пересчете точки можно уложиться в меньшее время, чем при пересчете склада, потому некоторую временную подвижку можно организовать.В ситуации, когда невозможно полностью остановить работу на время пересчета, можно применять правила прибытия и убытия ценностей при инвентаризации. Делается это следующим образом:
- если в ходе инвентаризации что-то поступило на склад (например, пришла машина с товаром), то допустимо, чтобы материально ответственное лицо в присутствии членов комиссии осуществило приемку поступления. При этом поступление фиксируется в отдельном документе – описи «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». При сличении остатков на начало инвентаризации по документам с фактическими остатками ТМЦ по этой отдельной описи не учитываются;
- если в ходе инвентаризации требуется что-то отгрузить (например, заказ покупателю, сделанный до начала пересчета), то для такой операции надо оформить письменное разрешение руководителя и главного бухгалтера. Отпуск ТМЦ также должен производиться матответственным лицом в присутствии членов комиссии. Для выбывших таким образом ТМЦ тоже есть отдельная опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформление выбытия матответственным лицом в присутствии комиссии в данном случае приравнивается к пересчету. То есть, результаты отпущенных в ходе инвентаризации ТМЦ могут участвовать в подведении итогов инвентаризации. Например, если товар А на момент отгрузки еще не был пересчитан комиссией, по описи отпустили 5 штук, в инвентаризационную опись внесли после подсчета 10 штук, всего по документам остаток был 15 штук, то по товару А нет ни недостачи, ни излишка.
Обязательно ли присутствие материально ответственных лиц при инвентаризации
Как быть, если матответственное лицо не может присутствовать при пересчете в силу объективных причин? Можно ли проводить инвентаризацию?
Можно, при соблюдении нескольких обязательных этапов:
1. Матответственному работнику следует вручить письменное предложение присутствовать при пересчете вверенных ему ценностей. На что работник должен дать тоже письменный ответ, в котором будут изложены причины, почему он не может быть на инвентаризации.
Если же данное требование невыполнимо (например, работник отсутствует по невыясненным причинам), то составляется акт об его отсутствии.
2. На основании ответа работника либо акта об отсутствии, руководителю нужно издать приказ о проведении пересчета в отсутствие материально ответственного лица.
3. Во всех инвентаризационных документах в местах, где должен отметиться отсутствующий сотрудник, делаются записи о том, что он отсутствует и по какой причине. Каждая такая запись заверяется подписями всех членов комиссии.
4. Разрешается вместо матответственного лица привлечь независимых свидетелей для наблюдения за пересчетом. В случае необходимости, например, при оспаривании матответственным лицом результатов инвентаризации, свидетели могут подтвердить, что процесс проводился без нарушений со стороны комиссии.
Какие есть способы проведения инвентаризации 2020
- Натуральная инвентаризация заключается в непосредственном наблюдении объектов инвентаризации, их пересчете, измерении, взвешивании и т.п. и установлении их фактического количества.
- Документальная инвентаризация представляет собой ревизию документации с целью документального подтверждения наличия/отсутствия объектов инвентаризации.
С приходом в нашу жизнь пандемии COVID-19 появился еще один способ инвентаризации – дистанционная, с помощью средств аудио- и видеофиксации и коммуникационных средств. Разумеется, такая инвентаризация не может быть дистанционной полностью. Кто-то должен находиться, например, на складе или на точке, осуществляя физический пересчет. При этом допустимо, чтобы остальные участники, например, члены инвентаризационной комиссии, наблюдали за процессом удаленно. Тем самым выполняются ограничения, необходимые для противодействия распространению вируса.
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Почти все работники учреждения являются материально ответственными лицами, соответственно, сформировать инвентаризационную комиссию без включения в нее кого-нибудь из таких лиц не получается. Можно ли включать материально ответственных лиц в инвентаризационную комиссию? Обязательно ли делать нечетным количество ее членов?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. Действующее законодательство не содержит прямого запрета на участие материально ответственных лиц в составе инвентаризационной комиссии. Однако подобное решение может быть оправдано в том случае, если такое лицо не может повлиять на достоверность результатов инвентаризации.
2. Нечетное количество членов комиссии позволяет избежать ситуации, когда при голосовании количество голосов за противоположные решения будет равным.Обоснование вывода:
Основные требования к инвентаризации активов и обязательств в учреждениях установлены в разделе 8 федерального стандарта "Концептуальные основы. ". Данные требования не определяют количество членов инвентаризационной комиссии учреждения.
Порядок инвентаризации должен быть установлен учетной политикой учреждения (в виде раздела учетной политики либо приложения к ней). Это требование установлено в ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее - Закон N 402-ФЗ), п. 80 федерального стандарта "Концептуальные основы. ", п. 9 федерального стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки" (смотрите также письмо Минфина России от 15.07.2014 N 02-06-10/34544).
При разработке порядка проведения инвентаризации можно использовать положения Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания N 49), в части, не противоречащей требованиям Закона N 402-ФЗ, федеральных стандартов и Инструкции N 157н (смотрите также письма Минфина России от 27.11.2015 N 02-06-10/69491, от 30.04.2015 N 02-07-10/25594).
Согласно п. 2.3 Методических указаний N 49 в состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируются в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний N 49).
Действующее законодательство не содержит прямого запрета на участие материально ответственных лиц организации непосредственно в составе инвентаризационной комиссии.
Однако включение в состав инвентаризационной комиссии материально ответственного лица, у которого находится имущество, непосредственно подлежащее инвентаризации, не рекомендуется, так как одной из основных целей инвентаризации является сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета (п. 1.4 Методических указаний N 49). Осуществление такой проверки лицом, которым и ведется проверяемая деятельность, может снизить эффективность инвентаризации как одной из процедур внутреннего контроля.
Учитывая, что постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий может быть несколько, в данном случае можно рекомендовать создать как минимум две комиссии для перекрестной инвентаризации материально ответственными лицами друг друга. В таком случае материально ответственное лицо вполне может быть председателем или членом инвентаризационной комиссии, проводящей инвентаризацию имущества другого материально ответственного лица.
Нормативные акты по организации бухгалтерского учета в организациях бюджетной сферы не регулируют порядок определения количества членов инвентаризационной комиссии. Целесообразно, чтобы оно было нечетным. Это поможет избежать при голосовании равного количества голосов за противоположные решения. По нашему мнению, инвентаризационная комиссия учреждения должна состоять не менее чем из трех человек (председателя и двух членов комиссии). Аналогичное мнение приведено в статье "Инвентаризация, ее документальное оформление и отражение в бухучете", журнала "Российский бухгалтер", N 6, июнь 2015 г.Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили ГеоргийКонтроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна19 сентября 2019 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+EnterМатериально-ответственными могут быть сотрудники компании, занимающие совершенно разные позиции штатного расписания. К ним относятся:
- бухгалтеры;
- завхозы;
- водители;
- кладовщики и т.д.
Иными словами, все те, кто работает с финансовыми потоками предприятия, имеет в своем распоряжении и пользуется в работе товарно-материальными ценностями, являющимися собственностью организации, становятся материально-ответственными лицами.
Материальная ответственность на работников не переходит автоматически: для ее возложения, ровно как и для передачи ее от одного работника другому издаются соответствующие распоряжения.
Как передать материальные ценности
Невозможно назначить следующего сотрудника, если важные документы и имущество организации находятся под контролем предыдущего. Чтобы сотрудник, который увольняется, мог снять с себя ответственность, необходимо провести пересчет.
Для этого создается комиссия, и в присутствии всех заинтересованных лиц делают инвентаризацию по схеме, принятой в компании.
После того как будет подведен итог, комнату, где все хранится, закрывают на замок, накладывают печать. После финального трудового дня сотрудника, который покидает свое место, передают ценности новому работнику.
Кто принимает на себя материальную ответственность
При изменении МОЛ могут возникать разные ситуации, при этом закон не ограничивает действия организаций. Рассмотрим типичные случаи:
- Есть другой коллега, который займет должность после ухода имеющегося.
- Кандидата на замещение нет, и поиск займет неопределенное время. Чаще всего определяются с возможными претендентами в коллективе, нужно учитывать, что не с любым работником можно заключать договор об ответственности.
Нельзя закрепить ценности за лицом, еще не оформленным на эту должность.
В случае отсутствия кандидата, который будет постоянно занимать должность, работодатель временно назначает другого. С ним утверждают контракт и знакомят его с предстоящими обязанностями и полномочиями.
Проведение инвентаризации ценностей
Сверка при увольнении материально ответственного лица по собственному желанию всегда организуется с присутствием заинтересованных лиц. Порядок действий такой:
- Создается приказ и комиссия.
- Результаты фиксируются документально. Письменное заключение делается в 3 экземплярах. Два отдают МОЛ, а один – бухгалтеру.
- При выявлении факта недостачи у виновного запрашивают пояснения.
- Определяется сумма ущерба и взыскание.
Вам может быть интересно: Порядок возмещения работником материального ущерба
В ситуации, когда нет желающего принять материальные ценности на постоянную основу, проводят сверку на каждом этапе назначения временных сотрудников. Соответственно, и актов будет столько же. Последовательность действий:
- Выбирается человек, который примет на себя обязанности увольняющегося, проводится пересчет с ведомостью.
- Передается имущество.
- Оформляется расторжение контракта.
- Заключается договор с кандидатом.
- Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.
В конце снимается контроль с предыдущего ответственного и заключается договор с вновь прибывшим. Передаются ценности.
Составление акта приема-передачи имущества
На основании этого документа приходят к выводу о том, что все ценности переданы и приняты. Акт должен содержать:
- дату заполнения;
- юридический адрес, название организации;
- условия;
- период хранения.
СОВЕТ! Рекомендуется отразить в акте таблицу с указанием стоимости имущества.
На документе ставят подписи руководитель предприятия, главный бухгалтер, непосредственный начальник, сотрудник, который принимает ТМЦ под контроль.
Форма документа
Стандартная форма приказа о смене материально-ответственного сотрудника на сегодняшний день на законодательном уровне не установлена.
То есть работники предприятий могут писать документ, исходя из собственных представлений о нем и руководствуясь потребностями организации. Единственное, что важно учесть – чтобы структура, состав и стиль приказа соответствовали нормам распорядительной документации.
Кроме того, если внутри компании есть свой шаблон документа, разработанный и утвержденный руководством, то ориентироваться при формировании всех прочих приказов нужно именно на него.
Инвентаризация
Порядок инвентаризации при смене материально ответственного лица определен приказом №49 Министерства Финансов РФ.
Согласно данному документу, передать возможно лишь закрепленное за предыдущим работником имущество, но не более того. Для определения такового созывается инвентаризационная комиссия организации.
Именно руководитель определяет персональный состав инвентаризационной комиссии, а также срок осуществления проверки, указав эту информацию в соответствующем приказе. Стоит отметить, что создание такой комиссии – дело предельной важности, поскольку отсутствие даже одного из её членов позволит признать результаты проведённой проверки недействительными.
Выявленные результаты фиксируются в Акте инвентаризации. Обнаружение недостатка или излишка материальных ценностей должно быть отображено в Ведомости учёта результатов.
Важные нюансы, на которые стоит обратить внимание:
- Перед инвентаризацией все документы на учитываемое имущество необходимо передать в бухгалтерию, вновь прибывшие ценности должны быть оприходованы, а выбывшие из пользования – оформлены в расход.
- При проведении проверки обязательно должны присутствовать материально-ответственные лица.
- День осуществления проверки также должен являться и днём оформления акта приема-передачи материальных ценностей.
Полезное видео по теме:
Оформление приказа о смене материально-ответственного лица
Что касается оформления, то тут составители приказа также вольны выбирать: делать его в рукописном варианте или печатном. Только во втором случае приказ надо распечатать. Для распечатки подойдет как простой лист бумаги, так и бланк с нанесенными на него реквизитами и логотипом фирмы.
Приказ делается в одном подлинном экземпляре. При необходимости он ксерокопируется и все дополнительные копии заверяются должным образом и передаются по месту назначения (например, начальникам структурных подразделений предприятия).
Кто должен подписать
Все издаваемые внутри организации приказы всегда идут от имени высшего должностного лица – директора (или работника, временно исполняющего его функции). Поэтому первая подпись, которая должна стоять в документе – его, без этого автографа документ просто-напросто не будет действительным. Кроме того, в бланке распоряжения должны расписаться все указанные в нем сотрудники, в том числе те, кого документ касается напрямую и те, кто несет ответственность за его исполнение.
Печать в приказе нужна только тогда, когда руководство требует ее наличия – в законе указаний на то, чтобы визировать такие распоряжения при помощи штемпельных изделий на сегодня нет.
Учет и регистрация приказа о смене материально-ответственного лица
Выпускаемые на предприятиях распорядительные акты, к которым относится и приказ о смене материально-ответственного лица, подлежат обязательному учету.
Для этого информацию об их издании необходимо фиксировать в специальном документе – журнале (как правило, лежит он или у секретаря или у другого ответственного работника). Сюда достаточно внести название и номер приказа, дату его выпуска. В случае надобности эти данные помогут не только доказать факт создания распоряжения, но и оперативно и без проблем его отыскать
Порядок проведения процедуры
Материальная ответственность сотрудника – это его обязанность по возмещению причиненного начальнику ущерба. МОЛ назначается приказом руководителя. Необходимость его смены может возникнуть при увольнении, переводе на другую должность, а также по иной причине.
При оформлении смены материально-ответственного лица необходимо выполнить следующие процедуры:
- Производится инвентаризация.
- Далее оформляется прием и передача основного финансового потока и других ценностей.
Для смены МОЛ оформляется приказ директором — .
Унифицированная форма приказа отсутствует – для его оформления используется зафиксированная в каждой конкретной организации система делопроизводства.
Также может быть использован соответствующий бланк.
Приказ о смене МОЛ не является единственным документом в процессе доверия материальных ценностей. После того, как он издан, с новым работником подписывают типовое трудовое соглашение, в котором фиксируют его материальную ответственность. Она может быть как частичной, так и полной.
Если работодатель не станет использовать типовую форму, для него могут наступить крайне негативные последствия: если возникнут судебные разбирательства, такой документ могут признать незаконным.
И еще один важный момент: назначение и смена МОЛ фиксируется в такой документации:
- дополнительном соглашении к договору;
- должностной инструкции;
- локальных нормативных актах учреждения.
Как производится инвентаризация?
Исходя из положений 2-го пункта 12-й статьи ФЗ от 21-го ноября 1996-го года N 129-ФЗ, смена МОЛ в учреждении всегда производится с применением инвентаризационных действий.
Стандартный процесс проведения инвентаризации при смене МОЛ фиксируют Методические указания от 13-го июня 1995-го N 49.
Инвентаризация – это, в том числе, и внеплановая проверка: находятся ли отраженные на балансе организации ценности, в каком они состоянии (грамотно ли охраняются).
Проверяются обязанности и права на выдачу финансов, процессы ведения складского хозяйства.
Процедура способствует осуществлению мониторинга за сохранностью материальных ценностей, выявлению и устранению вероятных ошибок в учете и работе материально-ответственных лиц.
Чтобы произвести инвентаризацию, назначают специальную комиссию. Основание – приказ, изданный руководителем.
Чаще всего, комиссия состоит из следующих категорий граждан:
- работников административного органа;
- сотрудников – бухгалтеров;
- иных работников.
Когда проверяется фактическое наличие имущества, приглашается само материально-ответственное лицо – во избежание дополнительных споров и вопросов (допустим, если вдруг выявят недостачу).
Порядок, согласно которому проводится инвентаризация, одинаков для любого учреждения. Его проводят уполномоченные лица учреждения.
Обязательно должно быть материально-ответственное лицо – оно следит за проверкой сохранности имущества, оформлением всей документации.
Оформление документов
Смена материально-ответственного лица сопровождается оформлением следующих документов:
- Приказ о смене материально-ответственного лица.
- Приказ о том, что проводится инвентаризация.
- Инвентаризационные описи.
- Специальной ведомости – если проведенная инвентаризация вдруг выявит какие-то отклонения от положенных норм.
- Акт приема-передачи дел и ТМЦ между старым и новым материально-ответственным лицом.
Образец приказа
В приказе о смене МОЛ отражаются следующие реквизиты:
- Наименование учреждения.
- Наименование документа.
- Преамбула, которая должна состоять из целей и оснований для смены МОЛ.
- После руководителем вставляется слово «приказываю».
- Далее следует непосредственно сам текст – указывается новая кандидатура на рассматриваемую должность.
Приказ также позволяет назначить лицо, на которое начальник налагает обязанность по контролю над выполнением приказа. Работодатель обязательно должен проставить свою личную подпись (и расшифровать ее), а также печать организации.
Кроме руководителя, расписаться в приказе о смене лица, назначенного ранее материально-ответственным, в обязательном порядке должны: назначаемый новый работник и работник, который будет осуществлять контроль.
В состав отметки входят инициалы вышеобозначенных граждан, названия их должностей и временные рамки изучения ими документа.
приказа о смене материально-ответственного лица – word.
Акт передачи ТМЦ от одного МОЛ другому
После проведения инвентаризации и подведения ее итогов составляется акт приема-передачи ТМЦ между прежним материально-ответственным лицом и новым.
Для оформления передачи тары и товаров при смене МОЛ можно воспользоваться актом типовой формы ОП-18. Также акт можно составить в свободной форме.Важно помнить про следующий момент: обязательно отражение некоторых реквизитов в первичном документе.
В акте приема-передачи необходимо отразить:
- название документа;
- день заполнения бланка;
- название фирмы, составившей данный документ;
- наименование бланка;
- ФИО и должность прежнего и нового материально-ответственного лица, между которыми производится передачи имущества;
- перечень передаваемых ценностей с указанием наименований, артикулов, количества, основных характеристик;
- персональные подписи всех несущих ответственность физических лиц с разъяснениями. То есть, должны быть указаны фамилии и инициалы либо другие реквизиты, дающие возможность вычислить личности этих граждан.
Возможно дополнение унифицированных форм требуемыми реквизитами (либо удаление лишних). Зафиксированная форма документа в обязательном порядке закрепляется в учетной политике организации.
акта передачи товара и тары форма ОП-18 – excel.
акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица – word.
При увольнении
При увольнении материально-ответственного лица процедура передачи дел и ТМЦ производится тем же образом.
Если материально-ответственное лицо согласно уволиться по собственному желанию (допустим, подошел срок выхода на пенсию), работодатель инициирует инвентаризацию, после чего документирует ее результаты и проводит процедуру приема-передачи.
Выявленная недостача может быть списана либо взыскана с МОЛ, если будет доказана его вина в случившемся.
Если новый человек не найдет, то дела передаются временно замещающему лицу.
Правила и сроки хранения
Оригинал документа, подписанный всеми заинтересованными лицами, должен храниться с соблюдением определенных норм. После ознакомления с ним всех сотрудников, бланк подшивается в папку к другим таким же бумагам и хранится там на протяжении срока, указанного в российском законодательстве или прописанного в локальных актах компании, в недрах которой он был сформирован.
После того, как срок хранения распоряжения закончится, его можно либо передать в архив организации, либо уничтожить (также с соблюдением установленного регламента).
― Я свой магазин знаю, как облупленный, зачем мне эта возня с пересчетом? Да ну ее, эту инвентаризацию.
Зря. Инвентаризация — полезная и необходимая вещь: она позволяет точно знать, сколько и какого товара у вас есть, сколько денег заморожено в запасах, а еще разобраться, что расходится хорошо, а что залеживается, вовремя найти бракованный товар и убедиться, что сотрудники ― хорошие честные люди.
В этой статье мы по шагам разберемся, как вам провести инвентаризацию, чтобы все пошло так, как надо. Будет десять шагов.
Шаг 1. Определить дату инвентаризации
Обычно ревизию проводят раз в год для оформления бухгалтерской отчетности. Но есть и другие поводы пересчитать товар: сменился материально ответственный, узнали о воровстве или на складе произошло какое-нибудь ЧП, пожар, например.
Но вообще пересчитывать все можно и чаще, хоть каждый месяц — смотрите по необходимости. Это поможет контролировать запасы (не завалялась ли там просрочка, скажем) и отслеживать эффективность сотрудников ― всё ли вносится в систему учета, ничего ли не теряется, внимательно ли отпускают товар.
Выбрать удобное время важно для качественной проверки. Иногда ревизию проводят в праздники, когда сотрудники делают быстрей-быстрей, чтобы поскорее уйти домой. Это все тянет за собой мелкие ошибки: не нашли товар, забили на документы, не все проверили.
Нужно выбрать выходной или день и время с невысокой загрузкой,чтобы закрыть магазин или приостановить производство. В магазинах, которые работают без выходных, есть практика проводить инвентаризацию после закрытия, даже ночью. Иногда во время работы магазина делают ревизию какого-то конкретного отдела, например, бакалеи. Тогда во время, когда посетителей совсем мало, перекрывают отдел, чтобы покупатели не могли взять продукцию, и пересчитывают товар.
Шаг 2. Назначить инвентаризаторов
Нужно определить, кто из сотрудников будет заниматься пересчетом. Вряд ли кто-то из работников из любви к порядку будет рад бесплатно выйти в выходной, чтобы пересчитать половину склада. Поэтому нужно продумать мотивацию, например, дополнительный выходной или денежный бонус.
Для инвентаризации лучше назначать тех, кто отлично ориентируется в товаре. Но если таких всего раз, два и обчелся, берите просто больше сотрудников, чтобы общими усилиями провести ревизию. Хорошее решение ― назначить одного ответственного за весь процесс инвентаризации от подготовки до оценки результатов. Он будет контролировать халтурщиков, помогать запутавшимся и воодушевлять уставших. Если не получается самим пересчитать товар, потому что мало людей, а товаров много ― зовите аутсорсеров. Они специализируются на этом: закупили нужную технику, легко ориентируются в бумажках и выручат даже с большими объемами.
Чтобы уследить, что всё по-честному учли и записали, назначают инвентаризационную комиссию. Минимум здесь должно быть два человека — чаще всего берут главного производства, склада и бухгалтера или кого-то из администрации. В комиссию нельзя включать материально ответственных сотрудников, скажем, кладовщика или кассира.
Но это все, конечно, в идеале. Понятно, что если компания состоит из собственника и пары продавцов, то им всем придется совмещать даже те роли, для которых они вроде бы не подходят.
Шаг 3. Издать приказ об инвентаризации
Когдавыбрали дату и тех, кто будет проверять, нужно составить приказ о проведении ревизии. В нем указано, когда, почему и кто проводит инвентаризацию в вашей компании и что будут пересчитывать. Это нужно, чтобы потом никто не сказал: «А ой, а я не в курсе, что я материально-ответственный, и вообще у моего ребенка утренник»
Если вам нужно сделать все по рекомендациям закона, то заполняйте официальную форму приказа. Если компания небольшая и возиться с пахнущими бюрократией формами не хочется, можно сделать просто письменное официальное уведомление в свободной форме.
А если у вас в компании сплошь доверительные отношения и вы уверены в своей команде, то можно просто договориться в Телеграме.
Официальная форма приказа об инвентаризацииШаг 4. Подготовить место для инвентаризации
Определите, где будет проходить инвентаризация ― склад, торговое помещение, производство. Это зависит от цели инвентаризации. Например, если большая часть запасов хранится на складе, то ревизию проводят, конечно, там. А если нужно посмотреть, сколько товаров в магазине и что у них по сроку годности, то непосредственно в торговом зале. Нужно подсчитать запасы материалов или сырья? Тогда это производственное помещение.
Потом это место хотя бы базово надо подготовить для инвентаризации. Возьмем для примера склад. В нем должен быть порядок: нужно разложить тетрадки к тетрадкам, чернила к чернилам, можно приклеить ярлыки, что есть что. Если склад большой, в нем должно быть удобно ориентироваться: стеллажи, полки и ячейки должны быть пронумерованы, а если склад большой, то нужна схема стеллажей. Это нужно, чтобы сотрудники тратили меньше времени на поиски нужного и не дергали друг друга с уточнениями, где что лежит.
Если инвентаризация проводится в большом торговом помещении, то можно заранее сделать план по схеме расположения товара. Так быстрее ― люди не будут бегать туда-сюда. Не все работники помнят, что и где лежит.
При проведении инвентаризации нельзя, чтобы товар переносили из одного помещения в другое. Поэтому нужно, чтобы заранее все предметы были перенесены в помещение, где будет инвентаризация.
Шаг 5. Обеспечить все необходимое
Вот, что может понадобиться во время инвентаризации.
Весы и другие измерительные приборы, если нужно что-то взвешивать и измерять. Перед началом ревизии нужно проверить точность весов, мало ли.
Достаточное количество стремянок для того, чтобы верхние полки не остались без внимания. Если на складе тяжелые объекты или высокие стеллажи и используется подъемная техника, нужно проследить, чтобы водитель-оператор тоже вышел на ревизию.
Терминал сбора данных ― пикалка, которая синхронизируется с приложением по учету данных и автоматически вносит все данные о пропиликанных товарах. С его помощью можно сделать инвентаризацию значительно быстрее: не придется вручную записывать информацию в описи, а программа автоматически сопоставит фактическое наличие товара с цифрами из системы учета. Если это пока дорогое решение для компании, можно приспособить для сканирования штрих-кодов смартфон.
Штрих-коды. Если товары продают по весу или поштучно, и у них нет штрих-кодов, например, гвозди на развес или авокадо по одному, нужно распечатать таблицу штрих-кодов. Это нужно, чтобы люди быстро сканировали товары терминалами сбора данных, а не возились, вручную записывая данные.
С такими терминалами сбора данных инвентаризация пройдет быстрее, потому что не надо вручную писать в ведомости информацию о товаре, а потом переносить ее в систему учета.Шаг 6. Доделать незавершенку
Если в компании много незавершенного производства ― недошитых кофт или недокрашенных комодов ― стараемся доделать то, что возможно в ближайшее время, и передать это на склад, чтобы их успели учесть при пересчете. Это поможет точнее представить картину того, что у нас есть.
Шаг 7. Подготовить информацию по остаткам
К инвентаризации нужно собрать начальную инвентаризационную ведомость. Это информация по остаткам: наименования, количество, стоимость всего имущества. Ее можно взять из системы учета — 1С, ARM, «Мой склад» или какая у вас используется. Знаете картинки в стиле «до — после»? Так вот, это мы собираем картинку «До».
Перед самым началом инвентаризации зовем материально ответственного. Нужно, чтобы кладовщик, кассир (в общем, материально ответственное лицо) сдали в бухгалтерию все документы. Все товары, которые им отгрузили — записали, а все запасы, что продали или отправили в производство ― списали. Да, и расписку с них еще взять, что они и правда все это сделали.
Информацию об остатках можно взять из системы учета, например, из 1С.Шаг 8. Пересчитать товар
Вот мы и подошли к самой инвентаризации. Это самый масштабный шаг: предстоит много искать, считать, взвешивать, измерять и записывать. Терпения вам и внимательности! А мы дадим несколько советов, как правильно проводить пересчет.
Сначала считайте, потом записывайте. Если сначала смотреть товар по бумагам, а потом находить его и пересчитывать, то можно не заметить излишки, которые не были заведены в систему учета. Ведь они просто не записаны, а значит никто и не станет их искать при таком подходе.
Разделите между сотрудниками зоны работы. Можно назначить сотрудников на конкретные отделы (Оля пересчитывает сантехнический отдел, а Ваня — садоводческий) или типы товаров (Оля — овощи, Ваня — бакалея).
Устраивайте перерывы. После долгой монотонной работы сотрудники устают, работают медленнее и начинают чаще ошибаться. Если помещение приходится покидать всем, то его опечатывают и закрывают, а ключ отдают материально ответственному.
Считайте выборочно. Если некоторые товары и материалы находятся в неповрежденных заводских упаковках, можно не вскрывать все. Нужно вскрыть несколько упаковок, чтобы проверить, что там действительно то, что написано. В остальном ― считают скопом. Например, тетради по 12 листов в клетку упакованы по 100 штук, таких упаковок на складе 8 тысяч. Вскрывать каждую упаковку не нужно. Но необходимо проверить, что там действительно тетради по 12 листов в клетку, а не в линейку. Для этого вскрывают выборочно несколько упаковок. Если на упаковке было написано, что тетради в клетку, а внутри оказалось что-то другое, тогда да ― вскрывают все упаковки.
Данные по инвентаризации вносят в ведомость. В ней пишут, что за товар, сколько его, по какой цене, на какую сумму всего запасов. Чаще всего сразу же добавляют и в учетную систему, например, 1С или «Мой склад». Так потом будет легче с ними работать: сверяться с данными учета и анализировать товары. Но проще всего сразу же сканировать штрих-код товара, чтобы ведомость заполнялась автоматически.
Шаг 9. Годное — в продажу, негодное — в утиль
Бывает и так, что товары пришли в негодность, просрочились или сильно потрепались. Например, сильно помялся альбом, сломались линейки или засох клей. Такое уже не продашь, только списывать.
Шаг 10. Сравнить реальность с учетом
Помните, на шестом шаге мы готовили начальную инвентаризационную ведомость? Если получилось ее собрать, то теперь нужно сверить с ней результаты инвентаризации. Без сюрпризов обходится редко. Вот несколько ситуаций, которые можно обнаружить на складе при инвентаризации:
Излишки. Обнаружился товар, которого нет по документам. Его учитывают по рыночной цене, как доход компании.
Недостача. Случается и обратная ситуация ― что-то по документам есть, а на складе этого нет. Если понятно, кто это прикарманил, то взыскивают с него. Ну а если детективов в инвентаризационной комиссии нет, то недостачу списывают на прочие расходы.
Естественная убыль. Бывает так, что товара меньше, чем по данным учета, но он все еще годен. И меньше его стало по естественным причинам. Обычно это относится к тому, что продается на развес: печеньки немного покрошились, изюм усох, маргарин весовой подтаял. Но даже у естественной убыли есть установленные пределы, а если рассыпалось или вылилось больше ― это уже недостача, и нужно искать, кто это сделал.
Порча или устаревание. Товар больше не годен для использования или продажи, потому что сломался, испортился или морально устарел (прошлогодний календарь, например). Такое списывают из системы учета.
Пересортица. Остаток товара не совпадает с тем, что есть по документам, при этом товаров одного сорта или марки недосчитались, а другого ― наоборот, излишек. Например, черных ручек марки «А» недосчитались, а синих ручек этой же марки больше, чем думали. Или по чекам были пробиты альбомы по 8 листов, но их не убыло, а не хватает 12 листовых. Тут или ошибки кладовщика ― не то оприходовал, или кассира ― не то отбил.
Иногда делают взаимозачет пересортицы, чтобы не мучаться с оформлением кипы бумаг. Но только если излишки и недостатки были найдены за один период, они одного наименования, их примерно одинаково, за этот товар ответственен один и тот же человек. То есть, зачесть излишек в 100 синих ручек и недостаток 500 пачек бумаги не получится. Бывает, что делают частичный зачет: что-то из этих условий совпало, его и зачитывают, а остальное взыскивают с того, кто это допустил.
Если при инвентаризации насчитали больше или меньше, чем есть по бумагам, то делаем сличительную ведомость. В ней описывается, сколько думали, что есть товаров, материалов и сколько есть на самом деле. Эти данные так же заносятся в систему учета. И да, материально ответственный в случае чего должен объяснить комиссии, как так вышло, что не сходится с учетом.
Вот как результаты инвентаризации отражаются в системе учета. В примере ― система «Мой склад».Вот мы и провели инвентаризацию. Дальше — не менее интересный этап: принятие управленческих решений, которые помогут более эффективно распоряжаться вашими запасами. Но об этом мы расскажем уже в следующих статьях. До скорого!
2. Кто входит в состав комиссии для проведения инвентаризации активов и обязательств?
4. Какие документы оформляются по окончании инвентаризации?
Порядок проведения инвентаризации регламентирован положениями п. 60 – 72 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных Приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241:
60. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств не менее одного раза в год.
Субъекты малого предпринимательства с численностью работников не более десяти человек, самостоятельно определяют период проведения инвентаризации.
61. Инвентаризации подлежит все имущество независимо от его местонахождения, а также не принадлежащее субъекту, но числящееся в бухгалтерском учете (находящееся на ответственном хранении, арендованное согласно договору, полученное для переработки, принятое на комиссию), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам, и все виды обязательств.
62. Независимо от принадлежности к различным субъектам предпринимательства инвентаризация проводится:
1) при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
2) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
3) в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
4) при реорганизации субъекта перед составлением разделительного бухгалтерского баланса.
63. Количество плановых инвентаризаций в отчетном периоде, даты их проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются в учетной политике руководством субъекта.
64. Для проведения инвентаризации активов и обязательств создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом руководства субъекта (внутри компании решается, кто войдет в состав комиссии).
65. До проведения инвентаризации члены комиссии:
1) знакомятся с материалами последней инвентаризации, проведенной по данным объектам, с мерами, принятыми по результатам последней инвентаризации;
2) пломбируют подсобные помещения, подвалы и другие места хранения имущества, имеющие отдельные входы и выходы;
3) проверяют исправность весоизмерительных приборов, используемых для работы комиссии в процессе проведения инвентаризации, и соблюдение установленных сроков их клеймения;
4) получают последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении имущества, подлежащего инвентаризации.
66. Материально ответственные лица субъекта представляют расписки о том, что к началу инвентаризации все имущество, поступившее на ответственное хранение, оприходовано, а выбывшее списано в расход, и все расходные и приходные документы на имущество, находящееся у них в подотчете, сданы в бухгалтерскую службу.
67. Инвентаризация имущества производится по местонахождению имущества.
Проверка фактических остатков производится при участии материально ответственного лица субъекта, при этом материально-ответственное лицо не является членом комиссии на своем участке.
68. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносятся в инвентаризационные описи, формы которых утверждены Приказом 562.
Инвентаризационные описи - документы, составляемые в момент проведения инвентаризации и подтверждающие фактическое наличие имущества на определенную дату не менее чем в двух экземплярах, которые подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом субъекта.
В конце описи материально ответственное лицо субъекта дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственного лица в инвентаризационных описях лицо, принявшее это имущество, расписывается в их получении, а сдавшее - в их сдаче.
Если период проведения инвентаризации имущества составляет более чем один день, то помещение, где хранится инвентаризируемое имущество, ежедневно опечатывается в присутствии членов комиссии и материально ответственного лица.
В случае если в период проведения инвентаризации комиссия не имеет возможности произвести подсчет имущества в данном помещении и записать их в опись сразу, на группу проинвентаризированного (просчитанного) имущества прикрепляются инвентаризационные ярлыки для фактического наличия имущества, форма которых утверждена Приказом 562.
69. На имущество, не принадлежащее субъекту на правах собственности, но находящееся у них, а также на имущество, пришедшее в негодность, составляются отдельные инвентаризационные описи.
70. По окончании инвентаризации, оформленные инвентаризационные акты и описи, сличительные ведомости, формы которых утверждены Приказом 562, сдаются в бухгалтерскую службу.
71. Выявленные при инвентаризации (расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета) излишки признаются доходом и подлежат оприходованию, недостачи признаются расходом или, в случае установления виновного лица, его задолженностью.
Нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач.
Недостача и порча запасов сверх норм естественной убыли при наличии виновных лиц возмещается виновными лицами.
72. Комиссия выявляет причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководством субъекта.
Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой финансовой отчетности.
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности оформляется Актом инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, форма которого утверждена Приказом 562, с приложением акта сверки взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами, в произвольной форме.
Читайте также:
(1).jpg)
