Нужно ли командировочное удостоверение казахстан

Опубликовано: 07.05.2025

Командировочное удостоверение — это документ, удостоверяющий время нахождения сотрудника в служебной поездке. Несмотря на то, что с 2015 года компании не обязаны оформлять данный документ, многие работодатели по-прежнему его применяют. В нашей статье мы расскажем о том, есть ли необходимость оформлять командировочное удостоверение в 2020 году.

Обязательно ли составление командировочного удостоверения в 2020 году

Постановлением кабмина РФ от 29.12.2014 № 1595 было скорректировано Положение о командировках, благодаря чему с 08.01.2015 при отправлении работника в поездку по делам фирмы больше не нужно оформлять следующие документы:

командировочное удостоверение,
служебное задание
отчет о выполненной работе в командировке.

Данные новшества были направлены на упрощения документооборота компании.

Для чего требовалось командировочное удостоверение

Постановлением кабмина от 13.10.2008 № 749 утвержден перечень документов, которые в обязательном порядке организация обязана оформлять при отправлении работников в командировку. До начала 2015 года в данном списке значилось командировочное удостоверение. Форма данного документа приведена в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-10).

Данный документ служил для определения фактического времени нахождения работка в командировке. В каждом месте пребывания трудящегося в удостоверение вносились отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.

До 2015 года компания не могла подтвердить расходы на служебную поездку без командировочного удостоверения. Об этом неоднократно заявляли чиновники (письма Минфина РФ от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45, от 07.11.2007 № 03-03-06/2/206).

Однако судьи считали, что расходы на командировку можно подтвердить также приказом (см. например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № А27-16987/2010 и от 07.05.2007 № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), ФАС Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/10864-08 и от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2).

Если же командировка длилась всего один день, то оформлять командировочное удостоверение было необязательно. Минфин этого не требовал (письмо от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60).

Таким образом, с отменой командировочного удостоверения споры о необходимости его наличия в целях подтверждения налоговых расходов прекратились.

Зачем оформлять командировочное удостоверение в 2020 году

Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом для подтверждения командировочных расходов, применять его закон не запрещает. Таким образом, компания вправе закрепить во внутренних документах организации необходимость его оформления в случае направления работника в служебную поездку. При этом организация вправе оформлять данный документ в соответствии с его унифицированной формой № Т-10 либо разработать бланк удостоверения самостоятельно.

Выписанный документ необходимо зарегистрировать журнале учета выдачи командировочных удостоверений.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, вручается работнику, который направляется в командировку для выполнения служебного задания. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются принимающей стороной (подписью соответствующего сотрудника и печатью при ее наличии).

Таким образом, если компании по-прежнему удобно оформлять командировочное удостоверение, то она вправе это делать, закрепив в ЛНА. Применение данного документа вкупе со служебным заданием подтвердит расходы компании.

Как подтвердить факт служебной поездки без командировочного

Как мы уже говорили, командировочное удостоверение предназначалось для того, чтобы удостоверить факт нахождения работника в служебной поездке.

Однако если фирма примет решение не оформлять работнику указанный документ, то срок нахождения в командировке могут подтвердить проездные билеты. При поездке по делам работодателя на личном или служебном транспорте следует заполнять служебную записку, приложив к ней путевые листы, счета, квитанции или иные документы, которыми можно подтвердить маршрут следования.

Руководитель предприятия не оформляет командировочное удостоверение при выезде в командировку, только издает приказ.

Необходимо ли командировочное удостоверение для отнесения на вычет суточных расходов и расходов на проезд?

Согласно ст.244 НК РК вычету подлежат следующие расходы по компенсациям при служебных командировках:

1) расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь. В случае оформления проезда электронным билетом или электронным проездным документом документами, подтверждающими расходы на проезд и за бронь, являются:

электронный билет, электронный проездной документ;
документ, подтверждающий факт оплаты стоимости электронного билета, электронного проездного документа;
документ, подтверждающий факт проезда (в том числе посадочный талон), выданный перевозчиком или лицом, у которого приобретен электронный билет или электронный проездной документ, на бумажном носителе или в электронном виде.

2) расходы на наем жилища вне места постоянной работы работника в течение времени нахождения в командировке, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь. Такие расходы включают, в том числе, расходы на наем жилого помещения за дни временной нетрудоспособности командированного работника (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении);

3) суточные в размере, установленном по решению налогоплательщика, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, включая дни временной нетрудоспособности командированного работника;

4) расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении разрешений на въезд и выезд (визы) (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования), на основании документов, подтверждающих такие расходы.

1) местом командировки является место назначения, указанное в приказе или письменном распоряжении работодателя о направлении работника в командировку, в котором работником выполняются трудовые обязанности, осуществляется его обучение, повышение квалификации или переподготовка;

2) время нахождения в командировке определяется на основании:

приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;
количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд, включая даты выбытия и прибытия. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика.

Таким образом, для отнесения на вычеты положениями выше указанной статьи НК РК не предусмотрено обязательное наличие командировочного удостоверения.

Основанием для признания расходов могут служить надлежащим образом оформленные приказы, протоколы работ, служебные записки, задания и другие документы, предусмотренные налоговой учетной политикой организации.

Приказ о направлении в командировку определяет время нахождения работника в командировке, является основанием для отсутствия работника по месту основной работы, также является основанием для учета рабочего времени работника и т.д., а командировочное удостоверение может удостоверить лишь срок и действительность пребывания работника в пункте назначения, так как в нем ставятся отметки о дате прибытия и убытия работника. Также может являться документом для контроля маршрута работника (если мест командировки несколько).

В учетной политике организации или в отдельном положении налоговой учетной политики необходимо прописать перечень предоставляемых документов для подтверждения расходов по командировке.

Командировки сотрудников — обычное явление на предприятиях вне зависимости от масштаба. Однако служебная командировка требует определённых затрат, связанных с приобретением пищи, арендой жилплощади или гостиничных номеров и проезда. Для учёта расходов фирме потребуется оформить ряд конкретных документов.

Подготовкой большей части документов занимается специалист по кадрам. Если в штате его не имеется, то ответственным за организацию командировок становится работодатель.

В рамках данного материала мы ответим на следующие вопросы:

что представляет собой командировка;
кто может отправляться в командировку, а кому это запрещено;
документы, которые потребуются, и правила их составления.

Назначение служебной командировки

Под этим широко распространённым понятием подразумевается деловая поездка сотрудников, которые входят в состав штата, с целью выполнить рабочее поручение вышестоящих лиц. Местом выполнения задания будет являться подразделение предприятия. Основанием является договор или приём на службу. К разряду командировок относятся также поездки из головного офиса в филиалы.

Сотрудники многих специальностей постоянно пребывают в пути. Им потребуется возместить затраты на поездку и аренду жилья. При составлении коллективного трудового договора с сотрудниками руководству потребуется чётко описать все составляющие и нюансы, связанные с работой разъездного характера.

Командировка расходы:

Суточные в пределах Казахстана - 6 МРП в сутки
Суточные за пределами Казахстана - 8 МРП в сутки
Расходы на проезд к месту командировки(при наличии билетов и фискальных чеков0
Расходы на проживание (при наличии документов и фискальных чеков)
Расходы на бронь, расходы на визу.

Разрешения и запреты

На основании Трудового Кодекса в поездку направляются исключительно штатные сотрудники организации, с которыми заключён контракт. Но здесь также предусмотрены исключения, несоблюдение которых чревато не самыми приятными последствиями.

Кому запрещены служебные командировки

Женщинам в состоянии беременности.
Лицам, не достигшим 18 лет, за исключением креативных сотрудников и спортсменов.
Людям, работающим в рамках ученического договора.

Особой категорией в этом отношении являются женщины с детьми, не достигшими трёхлетнего возраста. Их могут отправлять в командировки, но только с согласия в письменном виде. Также потребуется врачебное разрешение.

От руководителя потребуется уведомить сотрудника в письменной форме об отказе. Вышеупомянутое справедливо для лиц по уходу за членами семьи, имеющими заболевания, а также детьми-инвалидами.

Внештатные сотрудники

Считается, что в командировку могут ехать исключительно штатные сотрудники. В ряде случаев в рамках служебных поручений могут отправляться сотрудники, работающие по договору ГПХ. Компании предписывается покрыть затраты на деловую поездку. Данный факт потребуется подтвердить определёнными документами (квитанциями, чеками).

Длительность служебной командировки

Минимальный срок поездки не определён законодательно и может составлять всего 1 день. Длительность командировки, как правило, устанавливается руководством предприятия. При этом учитываются объём, сложность и другие характеристики поручения, которое выдаётся работнику.

Днём отъезда считается дата отправки транспортных средств. При отправке транспорта в 24:00 за основу берётся прошедший день. Если это произошло позже, то день отправки приходится на следующие сутки.

Документы для служебной командировки

К моменту отправки служащего в поездку потребуется оформление документов:

служебного задания по форме
приказа о командировке
удостоверения командированного сотрудника.

Реквизиты документов

ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
Подразделение в составе структуры.
Место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
Длительность.
Временной интервал (с датами).
Название организации, оплачивающей командировочные.
Основание для командировки.

Документация обязательно подписывается главным руководством предприятия и непосредственным начальником. Подготавливается приказ о том, что сотруднику предстоит совершить поездку по службе.

Когда задание будет полностью выполнено, сотрудником в обязательном порядке заполняется «Краткий отчёт». После этого его передают на утверждение руководству. Служебные задания принадлежат к разряду документации строгой отчётности, хранятся до 5 лет; она наравне с авансовыми отчётами и удостоверением, подтверждающим окончание командировки, передаётся для расчёта оплаты в бухгалтерию.

Далее составляется документ в форме приказа, отражающего процесс отправки в командировку отдельных сотрудников.

Содержание приказа

ФИО сотрудника.
Должность.
Отдел, в котором он трудится.
Место, цель, время поездки.

В тексте приказа устанавливается источник расчёта, покрывающий затраты сотрудника. Чаще всего это предприятие, которое является местом работы или назначения. Подписанием приказа занимается директор организации. Документ предоставляется командированному сотруднику также на подпись. Подобно служебному заданию, хранение приказа в архиве организации составляет не менее 5 лет.

Находящемуся в командировке сотруднику удостоверение служит главным документом, предназначенным для бухгалтерского отдела, который производит начисление суточных с дальнейшей их оплатой.

Выбрав специальный раздел в документе, работник делает пометки о том, что он убыл или прибыл в пункт назначения. На любых отметках ставится печать организации, в рамках которой выполнялось поручение.

Когда понадобится удостоверение для служебных командировок

Оформлять удостоверение не потребуется:

заграничным представительствам фирмы;
организациям по отправке работников в заграничные командировки. Въезд и выезд из страны зафиксируется в паспорте.

Если командировка длится непродолжительное время, а сотрудник возвращается на рабочий пост в рамках того же дня, удостоверение можно не использовать.

Подобно остальным документам, удостоверения, связанные с командировками, должны сохраняться 5 лет. Для их регистрации заводится специальный журнал. Документы сотрудников, командированных из других предприятий, регистрируются в отдельном журнале.

Таким образом, командировка сотрудников — ответственный процесс, требующий должного подхода во всех отношениях.

Согласно Трудового кодекса служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Вне зависимости от масштаба предприятия, командирование сотрудников — это вполне обычное явление. Однако служебная командировка — это отдельная статья. Для учёта расходов связанных с питанием, арендой жилья и проезда для работника, фирме потребуется оформить ряд конкретных документов.

Отвечает за организацию и подготовку документов работодатель или же, специалист по кадрам, если таковой имеется в штате.

Итак, что представляет собой командировка, кому запрещено отправляться в командировку, какие документы требуются и как правильно их составить — читайте в этой статье.

Назначение служебной командировки

Штатные сотрудники предприятия, с целью выполнения рабочих поручений вышестоящих лиц, зачастую командируются в подразделения и филиалы организации. Основанием для деловой поездки является договор или приказ о приёме на работу. Поездки из головного офиса в филиалы так же относятся к разряду командировок.

На самом деле, работникам многих специальностей постоянно приходится пребывать в поездках. Предприятие возмещает им транспортные и суточные расходы и затраты на аренду жилья. Для того чтобы не было нареканий с обеих сторон, руководству еще на стадии составления коллективного трудового договора с сотрудниками, требуется чётко прописать всё, что будет связано с работой разъездного характера. Длительность командировки не может превышать 40 дней.

Суточные в пределах Казахстана составляют 6 МРП в сутки, за пределами Казахстана - 8 МРП в сутки
Расходы на проезд к месту командировки. Выдаются при наличии билетов и фискальных чеков.
Расходы на проживание. Выдаются при наличии документов и фискальных чеков
Расходы на бронь и визу.

Женщины с детьми, не достигшими 3-летнего возраста - особая категория. Их можно направлять в рабочие поездки только с согласия в письменном виде и после получения врачебного разрешения.

Если же сотрудник является лицом по уходу за членами семьи, имеющими заболевания, а также детьми-инвалидами - то руководитель уведомляет сотрудника об отказе в письменной форме.

Сотрудники, работающие по договору гражданско-правового характера, в ряде случаев, могут командироваться для выполнения служебных поручений. Как и штатным сотрудникам, компания покрывает затраты на деловую поездку. Все расходы, связанные с поездкой также подтверждаются финансовыми документами (квитанциями, чеками и тп).

Срок и длительность командировки

Длительность командировки устанавливает руководство предприятия. Необходимо учесть объём и сложность поручения, которое выдаётся работнику. Так как законодательно сроки поездки не определяются, то минимально это может быть всего 1 день.

День отъезда - дата отправки транспортных средств. Если дата отправки транспорта стоит 24:00 часа - в учет берется прошедший день. Если отправки произошла позже, то днем отправки считаются следующие сутки.

Какие документы требуются для оформления работника в служебную командировку

На момент отправки требуется служебное задание по форме, приказ о командировке и удостоверение командированного сотрудника.

ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
Подразделение в составе структуры.
Место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
Длительность и временной интервал (с датами).
Название организации, оплачивающей командировочные.
Основание для командировки.

Командированный сотрудник, после выполнения задания, в обязательном порядке заполняет краткий отчёт и отправляет его на утверждение руководству. Служебные задания имеют разряд документации строгой отчётности. Срок их хранения 5 лет. Так же как авансовый отчёт и удостоверение, подтверждающие окончание командировки, документ передаётся в бухгалтерию для расчёта оплаты.

Документ, исполненный в форме приказа, отражающий процесс отправки в командировку отдельных сотрудников, должен содержать следующую информацию: ФИО сотрудника, должность, наименование отдела, в котором он трудится, а также место, цель, время поездки.

Приказ подписывает директор или первый руководитель организации. Предприятие, которое является местом работы или назначения, как правило покрывает затраты сотрудника на командировку. В тексте приказа должен быть отражен источник расчёта. Данный документ предоставляется командированному сотруднику на подпись. Как и служебное задание, 5 лет — срок хранение приказа в архиве организации.

Командировочное удостоверение считается главным документом для находящегося в служебной поездке работника и является основанием для начисления суточных с дальнейшей их оплатой, которые производит бухгалтерский отдел.

На специальной части документа, работник должен делать пометки о прибытии в пункты назначения и убытии из них. На этих и любых других отметках должна стоять печать организации, в рамках которой выполнялось поручение.

Удостоверение для служебных командировок

Заграничным представительствам фирмы оформлять удостоверение не требуется, как и организациям по отправке работников в заграничные командировки. Въезд и выезд из страны будет зафиксирован в паспорте.

Удостоверение можно не использовать в случае, если командировка не является длительной по времени, и сотрудник возвращается на работу в тот же день. В остальном командировочные удостоверения, как и остальные документы, должны храниться 5 лет. Их регистрируют в специальном журнале. В отдельном журнале регистрируют документы сотрудников, командированных из других предприятий.

Как вы уже поняли, командировка сотрудников требует должного и внимательного подхода со всех сторон.

Командировка — направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

Обратите внимание! В соответствии со ст. 127 ТК РК за время командировки за работником сохраняются место работы (должность) и заработная плата, порядок и размеры гарантированных выплат при командировании.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного.

Днем приезда считается день прибытия указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

Порядок документооборота при оформлении документов для направления работника в служебную командировку и служебную поездку в каждой компании определяется Положением (Правилами, Инструкцией или иными актами работодателя).

В Правилах можно предусмотреть порядок оформления командировки, при котором необходимо заполнение заявки на командировку. Также работодатель может выбрать иной способ по своему усмотрению.

Заявка на командировку:

заполняется работником;
визируется непосредственным руководителем, главным бухгалтером и руководителем компании;
со всеми визами передается в отдел кадров.

На основании заявки сотрудник отдела кадров либо другой сотрудник, ответственный за организацию командировок, проводит работу по получению:

загранвизы при необходимости;
заказу и бронированию билетов (авиа, ж/д) и номера в гостинице.

Сотрудник отдела кадров либо лицо, на которое возложена эта обязанность:

составляет Приказ о командировании;
выписывает командировочное удостоверение;
направляет документы на подпись руководителю компании;
знакомит командированного работника с Приказом.

Примечание. Этот пункт не обязателен, если у работника есть командировочное удостоверение и копия приказа;

вручает сотруднику оригинал командировочного удостоверения;
передает в бухгалтерию копии подписанных документов — Приказ и заявку на командировку.

При направлении работника в служебную командировку ему выплачиваются командировочные расходы.

В соответствии с п. 2 ст. 127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

суточные за календарные дни нахождения в командировке, в т. ч. за время в пути;
расходы по проезду к месту назначения и обратно;
расходы по найму жилого помещения.

Ст. 101 Кодекса РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет (Налоговый кодекс)» от 10 декабря 2008 г. № 99-IV определено, что к компенсациям (возмещаемым расходам) при служебных командировках, подлежащих вычету, относятся:

фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов на бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в т. ч. электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);
фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов на бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь;
суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика (работодателя).

Обратите внимание! Вычету подлежат расходы в размере 6 МРП (12 726 тенге на 2016 г.) при командировках в пределах Казахстана и 8 МРП (16 968 тенге на 2016 г.) при командировках за пределы Казахстана. Помимо этого,командировка не может длиться более 40 календарных дней. Превышающие данные суммы или сроки выплаты идут в доходсотрудника и подлежат налогообложению у источника выплаты (пп. 4 п. 3 статьи 155 НК РК).

Читайте также: