Работа с удаленными каналами взаимодействия со своими счетами вы можете

Опубликовано: 07.05.2025

Число заболевших новым коронавирусом (2019-nCoV) растёт не только в России, но и в Кирове. Чтобы не допустить распространение инфекции в городе, Роспотребнадзор рекомендует соблюдать правила личной гигиены и избегать мест массового скопления людей, поэтому осуществлять необходимые операции и работу лучше в режиме онлайн. «Дортрансбанк» заботится о своих клиентах и предлагает пользоваться своими услугами дистанционно, но не менее эффективно. Рассказываем, какие сервисы доступны для юридических и физических лиц.

Если ваш бизнес или личный счёт еще не подключены к системам дистанционного обслуживания и управления - сейчас самое время подключиться. Итак, какие услуги в «Дортрансбанке» можно получить в режиме онлайн?

Физические лица

Дистанционное управление счетами

В «Дортрансбанке» новая система дистанционного обслуживания «Ibank2 для бизнеса». Это удобная и современная платформа для быстрого проведения платежей и удалённого взаимодействия с банком. Интернет-банк позволяет полностью управлять своими счетами, поддерживает синхронизацию с 1С, облачную бухгалтерию, доступна система «Индикатор» (отчет по контрагентам), ведение зарплатного проекта или оформление депозита.

Управлять своими счетами в любом месте и в любое время можно при помощи смартфона или планшета в мобильном приложении «ДТБ-бизнес». Оно доступно на любых устройствах как Android, так и в любых операционных системах iOs.

Платформа «Ibank2 для бизнеса» полностью безопасна, так как высокий уровень защиты обеспечивается ключом электронной подписи и подключением USB-Токена «Ангара». Это компактное устройство (выглядит, как флешка) предназначено для обеспечения информационной безопасности пользователя, также используется для идентификации его владельца, безопасного удалённого доступа к информационным ресурсам. Внутри USB-Токена неизвлекаемые ключи электронной подписи и сама подпись.

Выпуск бесконтактной корпоративной карты

Выпуск корпоративной карты к счету позволит экономить время, избегая необходимости выдавать сотрудникам подотчётные суммы на командировочные расходы, снимать наличные с расчётного счёта, осуществлять их доставку и хранение. Кстати, в «Дортрансбанке» можно привязать к одному счёту сразу несколько карт, а обслуживание карт бесплатно весь срок их действия.

Корпоративная карта позволяет:

безналично оплачивать товары в торговых сетях и в сети Интернет без взимания дополнительной комиссии;

при необходимости снимать наличные с карты в любом банкомате без визита в банк;

контролировать расход средств: переводите денежные средства со счета на карту через интернет-банк, установите лимит по картам и подключите бесплатное SMS-информирование;

быстро и просто проверять оплаченные чеки, упрощая бухгалтерский учет компании.

Подключение зарплатного проекта

Рассмотрите возможность подключения зарплатного проекта. Если говорить о преимуществах для бизнеса, то он позволяет дистанционно, через интернет-банк, управлять начислением зарплат своим сотрудникам и полностью автоматизировать процесс выплаты заработной платы. “Дортрансбанк”, например, бесплатно выпускает бесконтактные карты для всех сотрудников организации. А значит, они смогут безопасно оплачивать покупки в торговых сетях и получать гарантированный Cashback за любые покупки

Чтобы подключить зарплатный проект достаточно просто заполнить заявку на сайте банка. Сотрудник перезвонит в ближайшее время и пригласит на встречу для оформление карты.

Дистанционное оформление банковских услуг без визита в банк

С открытием счёта тоже всё просто. Достаточно подать документы через форму на сайте. Банк рассматривает документы в течение дня и при положительном решении об открытии счёта дистанционно готовит договор и записывает вас на индивидуальную встречу с пакетом оригиналов документов, без очередей и дополнительного ожидания в офисе.

Физические лица

Бесконтактная карта «Дортрансбанка» помогает осуществлять безналичные платежи в любых торговых точках. Приятный бонус - гарантированный кэшбэк 1% по любым покупкам через карту. Никаких бонусов, только деньги каждый месяц возвращаются на карту.

Владельцы карты также могут производить оплату коммунальных платежей, штрафов и кредитов через дистанционные сервисы. Владельцы карт ДТБ могут подключить бесплатный интернет-банк для частных клиентов и мобильное приложение «ДТБ.онлайн», которое позволит не только контролировать расходы и остатки по счёту, но и проводить все обязательные платежи с фиксированной комиссией 10 рублей.

Автоматическая пролонгация вкладов также позволит избежать поездки в офис банка. Если необходимо снять средства с вклада или переоформить вклад на другой, можно записаться индивидуально. В таком случае клиенту не придётся сидеть в очереди и тратить время на ожидание.

Прежде всего, надо уяснить суть дистанционного формата сотрудничества. Удаленных сотрудников часто путают с фрилансерами. В чем же разница? Последние не включены в корпоративную культуру компании, не обязаны разделять ее ценности и цели и чаще всего вообще находятся вне команды (фрилансеры выполнили работу — и пошли себе дальше). А вот «удаленные» — свои, родные, штатные. И по большому счету удаленные сотрудники от офисных отличаются только тем, что мы с ними не можем вместе сходить на обед. Зато у таких «дистанционщиков» лояльность к компании изначально даже выше, чем у многих офисных коллег. Это легко объяснить: мы пошли им навстречу! Ведь у человека всегда есть веские причины работать удаленно: маленький ребенок, проблемы с коммуникабельностью, проживание в другом регионе, из которого не хочется уезжать. Все эти проблемы мы и решаем. Причем решаем взаимовыгодно. Удаленный сотрудник может оказаться отличным переговорщиком и работать, к примеру, в колл-центре. Но надо понимать, что такой формат несколько отличается от командной работы в офисе. И главное тут, чтобы с первого дня ваш новый дистанционный работник почувствовал себя частью коллектива, а не Робинзоном Крузо где-то под Торжком.

1. Полное погружение

Как только мы взяли человека на удаленную работу, нужно рассказать ему о компании. И это должен быть рассказ персонально для него. При беседе с офисным сотрудником всегда можно опустить какие-то детали: он их узнает за кофе, обедом, из личного общения с коллегами. «Удаленщику» нужно максимально погрузиться в специфику компании, ключевые моменты коммуникации, бытовые нюансы. Скажем, отделом продаж и отделом логистики могут руководить муж и жена, и новый удаленный сотрудник должен это знать, чтобы избежать курьеза. Он должен точно понимать, кто, с кем и как общается. По сути, руководителю надо поставить себя на место инструктора Джеймса Бонда перед секретным заданием: он никого не знает, и ему нужна полная картина происходящего.

Дальше должно произойти правильное знакомство с командой: чтобы новый человек рассказал о себе, а его новые коллеги — о себе. Причем это может быть группа колл-центра, где все работают удаленно. Но даже при таком раскладе сотрудникам важно познакомиться друг с другом, а не только с руководителем группы, чтобы понимать, с кем они работают, сколько всего человек в коллективе. Пусть даже общаться с другими операторами им потом вовсе не придется. Это нужно для вовлечения в рабочий процесс. Геолокация сотрудников здесь давно не проблема. Коммуникации через страны и даже континенты помогут поддерживать как мессенджеры Telegram, Skype или площадки наподобие Appear.in, так и специальные решения, как, например, корпоративный мессенджер Mango Talker для пользователей виртуальной АТС Mango Office. Он позволяет оставаться на связи постоянно. При этом не важно, на какое устройство удаленный сотрудник установит приложение. Звонить через Mango Talker по любым номерам можно хоть с десктопа, хоть с планшета или айфона. И самое главное: коллеги смогут дозвониться удаленному сотруднику по короткому внутреннему номеру, точно такому же, как у тех, кто работает в офисе. Через мессенджер доступны и общение в чатах, и передача файлов — в общем, все необходимые каналы бизнес-коммуникаций.

Другой важный момент — традиции и праздники. День рождения любого сотрудника не должен пройти незамеченным, ведь цветы или пиццу можно доставить куда угодно. То же самое с корпоративами (в том числе выездными): вне зависимости от того, сможет ли тот или иной член команды принять участие в мероприятии, он должен о нем знать, а не обижаться потом, что ему никто ничего не сказал.

2. Кто есть кто и за что отвечает

Очень важно обговорить с новым сотрудником и формат взаимодействия: как мы с ним работаем, от кого он принимает задания, кто его непосредственный руководитель. На первый взгляд может казаться очевидным, что, скажем, руководитель группы по обработке лидов точно знает, кто его начальник, но если речь идет об операторе колл-центра, который еще и прозванивает клиентов на Upsale («повышение продаж»), руководитель может быть и не один. Обсудить такие моменты важно для всех: чтобы не было перегрузки по задачам, чтобы руководитель точно понимал, чем заняты его сотрудники. Перечень задач поможет донести менеджер задач, такой как Todoist и т.п. Задачи можно помещать в проекты, сортировать по фильтрам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать. Альтернативные способы — Asana или CRM со встроенным управлением задачами amoCRM, «Мегаплан».

Каждый удаленный сотрудник должен четко понимать, за что отвечает и какое место занимает в рабочем процессе. Будь то маркетинг, продажи или логистика, человеку должно быть ясно, какое место именно он занимает в компании и какой вклад вносит. Ведь любой, даже самый скромный, вклад влияет на результат работы всей компании. Осознание этого повышает вовлеченность и дает ясную картину происходящего. Человек знает, что если допустит ошибку, чего-то не сделает, он подведет не только себя, но и клиента и своих коллег. Задача руководителя — добиться такой степени ответственности сотрудников.

3. Время — деньги

Тайминг не панацея: с его помощью не проконтролируешь, например, менеджера по продажам или оператора колл-центра. В данных случаях, помимо тайминга, необходимо отслеживать состояние сделок в CRM, если это менеджер по продажам, количество звонков и содержание разговоров, их фон, соответствие корпоративной концепции общения с клиентам, если это оператор колл-центра. В работе с операторами колл-центра помогает облачная телефония, к примеру, решения все того же Mango Office (в частности, Центр обработки вызовов / ЦОВ), которые дают наглядную статистику активности каждого сотрудника. Работать с данными просто: все значимые для оценки показатели система сама собирает на одном экране, остается только ознакомиться и сделать выводы — не нужно лазить по разным отчетам, пытаться выгружать звонки и тратить время на самостоятельный анализ.

4. Доложить обстановку

5. Следите за эмоциями

Каждый день с удаленным сотрудником необходимо созваниваться. Причем это должен быть видеозвонок. Всего на 10 минут, больше не нужно. Чтобы увидеть мимику человека, состояние его здоровья и настроения, насколько это возможно. Все это напрямую влияет на работу. Ведь часто такие нюансы трудно уловить по голосу, а тем более — по тексту. Эти 10 минут разговора — о здоровье ребенка, задачах, планах, отчете либо просто о том, как прошли выходные, могут поднять настроение человека, а одного дня молчания бывает достаточно, чтобы месяц исправлять ситуацию. Это очень серьезный момент. Для удаленного сотрудника такое общение особенно ценно. Как только он потеряет эту связь с командой, со своим руководителем, он утратит мотивацию и будет портить общий результат. Видеозвонок — лучший способ эту мотивацию сохранить. Если сделать это не получается, хотя бы просто звоните или пишите, не забывая при этом о гифках и стикерах.

Удаленный сотрудник — такая же часть команды. Как только он начинает отдаляться и переходить в категорию «фрилансера», его ценность теряется. В лучшем случае он уйдет от вас. В худшем — останется и будет отнимать у вас и команды время и портить общие результаты. Сотрудник на удаленке — это сотрудник в штате, член вашей команды, и нужно всегда об этом помнить.

В последнее время удаленные каналы и дистанционный банкинг стали основными направлениями обслуживания частных клиентов Сбербанка. В 2011 году таким образом было совершено около 60 миллионов операций – это 75% транзакций частных лиц.

Удаленными каналами называются несколько банковских инструментов, один из которых – устройства самообслуживания или, говоря проще, банкоматы и платежные терминалы. Их сеть на территории Байкальского региона (то есть Иркутской области, Забайкальского края и Республики Бурятия) включает в себя более 2000 устройств и еще около полутысячи появится в следующем году.

Но наиболее бурное развитие в 2011-м получил другой удаленный канал – Интернет-банк, известный также как система Сбербанк-ОнЛ@йн. После существенной доработки функционала он стал практически универсальным инструментом для проведения любых форм безналичных расчетов. И, наконец, еще с 2005 года существует «Мобильный банк», позволяющий проводить банковские операции с помощью мобильного телефона. О том, как работают эти инструменты, могли узнать все, позвонившие на прямую линию, состоявшуюся в пресс-центре «КП» на прошлой неделе. На нее пришли начальник отдела по управлению удаленными каналами обслуживания Байкальского банка ОАО «Сбербанк России» Михаил Рязанцев и старший экономист сектора планирования, продвижения, развития и контроля услуг УКО отдела по управлению удаленными каналами обслуживания Байкальского банка ОАО «Сбербанк России» Сергей Илюкин.

Какие возможности дает Интернет-банк?

- Здравствуйте, меня зовут Надежда, у меня вопрос по системе Сбербанк-ОнЛ@йн. Что можно делать с ее помощью кроме получения информации по вкладам и картам? Допустим, мне сейчас нужно заплатить госпошлину за замену загранпаспорта, могу я это сделать?

- Можете. И точно так же можете оплачивать коммунальные услуги, штрафы, пошлины, погашать кредиты – словом, проводить все операции, не связанные с получением наличных денег. Это практически тот же самый перечень, который есть в операционном окне в здании банка - и такая же скорость обработки платежа. Если же вы не нашли в списке какую-то услугу, ее можно провести как разовый платеж – с самостоятельным вводом всех необходимых реквизитов. В этом случае будет взята комиссия в размере 1% от суммы платежа.

- А если услуги стандартные, то комиссия не взимается?

- Если по данной услуге нет комиссии в операционном окне, то ее нет и в Сбербанке-ОнЛ@йн. Если же договор составлен таким образом, что предполагается комиссия, то при платеже в удаленных каналах обслуживания она будет существенно ниже.

Как подключить Сбербанк-ОнЛ@йн?

- Какую программу на компьютере надо установить, чтобы пользоваться услугой Сбербанк-ОнЛ@йн?

- Никакого специального программного обеспечения для этого не нужно. Используя ваш браузер (программа просмотра Интернета), достаточно зайти на сайт Сбербанка. На главной странице вы увидите оранжевую закладку Сбербанк-ОнЛ@йн. Заходите туда, вводите логин, пароль - и работаете.

- Как подключиться? Где взять логин с паролем?

- Мы уже два года внедряем новый стандарт обслуживания, который называется универсальным договором банковского обслуживания, или сокращенно – УДБО. Поэтому если у вас уже есть УДБО – а таких клиентов в Байкальском банке уже больше 1 млн 700 тысяч человек – то вам ничего не нужно делать. По любой своей карте вы получаете в любом устройстве самообслуживания логин и пароль. Если УДБО у вас нет, то попробовать работу со Сбербанком-ОнЛ@йн тоже можно. Вы войдете в систему, увидите свои карты и даже сможете осуществлять элементарные операции вроде пополнения счета мобильного телефона, но основные функции системы, такие как работа со вкладами и кредитами, будут недоступны. Для того чтобы использовать систему в полном объеме, необходимо один раз прийти в отделение Сбербанка с паспортом и оформить УДБО.

Как подтвердить интернет-платеж?

- Если при каком-то платеже нужен чек с подтверждением, то как его можно получить, заплатив по Интернету?

- Большинство крупных поставщиков услуг сейчас, как правило, бумажного подтверждения не требуют. Однако после проведения операции в интернет-банке предлагается печать чека – в случае необходимости это можно сделать при помощи обычного принтера. В чеке будет содержаться уникальный код операции, который и является подтверждением платежа. Если у кого-то возникнут сомнения, то по этому уникальному номеру, при обращении в банк, можно получить подтверждение, что такая операция действительно была проведена. В самых же сложных случаях можно обратиться в любое отделение Сбербанка, и вам будет предоставлена копия платежного поручения с приложением выписки из реестра платежей – но таких придирчивых организаций с каждым днем остается все меньше.

Насколько безопасны «виртуальные» платежи?

- Насколько безопасно расплачиваться картой в Интернете? Есть ли у вас какой-то список сайтов, на которых это можно делать смело, и сайтов, на которых этого делать нельзя?

- Если мы говорим об использовании системы Сбербанк-ОнЛ@йн, то все операции абсолютно безопасны, то есть предусмотрены очень серьезные средства защиты. Если мы говорим об интернет-расчетах в целом, например об оплате в интернет-магазинах, то здесь, к сожалению, Сбербанк не может гарантировать вам безопасность, потому что это не наши сервисы. Но в большинстве точек оплаты сейчас используются системы подтверждения операций путем одноразового пароля либо SMS-сообщения. То есть, если ваша карта подключена к «Мобильному банку», то, вне зависимости от того, через какой банк проводите операцию, вам придет эсэмэска с кодом, который необходимо ввести для проведения операции. Это повышает защищенность расчетов.

- Но если меня все-таки обманут, можно выяснить, кто снял деньги с моей карты?

- Можно. Для этого в любом ближайшем отделении Сбербанка нужно написать заявление о спорной транзакции, после чего банк начнет выяснять ее законность.

В чем отличие «Мобильного банка» от Сбербанка-ОнЛ@йн?

- Какие операции доступны при помощи «Мобильного банка» и в чем его отличие от интернет-банка?

- При помощи «Мобильного банка» доступны пополнение счета мобильного телефона любого оператора без комиссии, перевод средств с карты на карту и погашение кредита с дифференцированным способом погашения. С помощью интернет-банка доступны все безналичные операции – любые переводы и платежи.

- То есть лучше подключить Сбербанку-ОнЛ@йн?

- Чтобы пользоваться всеми возможностями Сбербанка-ОнЛ@йн, необходимо использовать и мобильный банк. Без него в системе также можно работать, но существуют определенные ограничения по суммам и видам операций. Так, есть операции, которые требуют подтверждения в виде SMS-пароля. Кроме того, с точки зрения безопасности и надежности расчетов, использование этих двух инструментов также предпочтительнее.

- Что нужно сделать, чтобы подключить «Мобильный банк»?

- Это можно сделать двумя способами. Первый из них традиционный – обратиться в любое подразделение Сбербанка с паспортом и номером карты. Второй – подключить его самостоятельно при помощи любого платежного устройства Сбербанка.

- Платная ли эта услуга?

- Первые два месяц мобильный банк бесплатен, а потом в зависимости от вида карты 30 или 60 рублей в месяц, а также по некоторым картам бесплатно.

Где и когда доступен Сбербанк-ОнЛ@йн?

- Могу ли я пользоваться Сбербанком-ОнЛ@йн с разных компьютеров или, находясь за границей? В какое время суток я могу пользоваться этой системой и совершать операции?

- По месту вашего нахождения никаких ограничений нет. Важно лишь то, чтобы на вашем мобильном телефоне была активна функция международного роуминга - чтобы вы могли получать подтверждения операций и вводить одноразовые пароли в систему (либо необходимо получить одноразовые пароли в устройстве самообслуживания – но их количество ограничено). Что касается времени проведения операций, то переводы с карты на карту и платежи в пользу федеральных поставщиков услуг проводятся без ограничений все 24 часа. Если же это региональные поставщики услуг - то в режиме подразделения банка, где у вас оформлен УДБО, если вы совершите платеж в другое время, то операция пройдет на следующий день в момент открытия этого подразделения.

Где узнать про банкоматы?

- Есть ли где-то полный перечень всех банкоматов? Я часто езжу в командировки по области и порой не знаю, где найти банкомат в незнакомом городе.

- Полный список размещен на нашем сайте www.sbrf.ru. – ссылка на него содержится прямо на главной странице. Также его можно найти в различных поисковых системах, например 2ГИС.

Какие новые возможности появятся в 2012 году?

- Здравствуйте! Обратила внимание, что на 1-й Советской совсем недавно появился офис самообслуживания, а в каких еще районах нашего города вы планируете или уже установили такие офисы?

- Действительно, многие жители нашего города уже обратили внимание на эти «новые веяния»: мы стали активно открывать такие офисы. Сейчас в Иркутске их 8, в следующем году появится еще около 20.

- А какие новые возможности появятся у удаленных каналов в 2012 году?

Теперь можно собрать команду опытных специалистов из разных стран, открывая новые возможности и перспективы для развития бизнеса. Но как выстроить коммуникацию с виртуальной командой и добиться эффективной работы от людей, которых ты никогда в глаза не видел? О своём опыте создания эффективных удалённых команд рассказывает Роб Роусон, сооснователь программ учёта рабочего времени Тайм Доктор и Staff.com.

Кейс “Тайм Доктор”

Наши посиделки в Skype выросли в большую команду из 80 сотрудников, с разных концов мира. Ныне - наш бизнес работает как единый, слаженный механизм - четко, без погрешностей. Но так было не всегда. На этапе старта мы наделали достаточно ошибок. Основные проблемы, с которыми сталкивались - разница во времени, недостаток личного общения, порой не получалось контролировать систему. Как говорится, опыт берет дорого, зато объясняет доходчиво. Именно поэтому хочу поделиться своими навыками и рассказать, как нашей команде удалось решить все проблемы и стать, пожалуй, без лишней скромности, первой в мире большой компанией, которая построена полностью удаленно и при этом работает эффективно.

Как правило, стартап сталкивается с тремя слабыми местами: организация рабочего процесса, коммуникация с сотрудниками и их мотивация. Именно эти проблемы можно сделать сильными сторонами бизнеса, построенного на удаленной модели. Главное - изменить мышление, и не «цепляться» за офисные стереотипы.

Организация рабочего процесса

Проблема: При удаленной системе сложно понять, работает ли сотрудник над задачей или решает свои личные проблемы. В офисе он на виду, в любой момент можно вживую пообщаться о проекте.

Решение: Автоматизируйте бизнес с помощью приложений и программ.

В нашей компании вся бумажная «волокита» и бюрократия максимально автоматизирована. Это позволяет не увеличивать аппарат менеджмента, обходиться теми силами, что есть и получать отличный результат. Система управления штатом, отчетность потраченного персоналом времени, начисление зарплат, перевод денег, GPS-трекинг - наши собственные разработки.

Работая удаленно, большинство сотрудников легко закрываются в собственном панцире и включают режим «хоть бы никто не тревожил». Программа учета рабочего времени Тайм Доктор избавляет владельца бизнеса от необходимости постоянно проверять, все ли члены команды работают. Программа самостоятельно создаст отчет и предоставляет его в виде скриншотов с экрана компьютеров, показывает, какие сайты и приложения используются подчиненными, куда и на какие таски потрачено время. Как правило, только наличие этих программ стимулирует коллег работать дисциплинированно, ответственно и на результат.

Управление маркетинговыми проектами ведём в Basecamp, задания разработчиков - в Jira. Рабочие документы храним в приложении Google Drive. Благодаря интеграции приложений с программой учета времени (их более 30 - с учет времени работы в Asana, ZenDesk, Trello, Slack, Podio, Teamwork.) задачи появляются в интерфейсе «Тайм Доктора», приступив к работе, коллеги включают таймер, а по завершению - нажимают стоп. Таким образом, видим, сколько времени и над каким вопросом трудился человек.

Проблема: Утверждение каждого шага с владельцем бизнеса отнимает много времени и снижает эффективность конкретного сотрудника, тормозит развитие компании в целом.

Решение: Метод CEO Flow

Книга Аарона Росса «Predictable Revenue» помогла пересмотреть мои взгляды на иерархию и опробовать результативный метод CEO Flow.

Идея простая - один начальник не всегда может эффективно давать указание абсолютно всем сотрудникам. Иногда персонал больше понимает в ситуации и может принять более правильное решение для компании. Они находятся ближе к делу и являются более гибкими, знают собственные возможности и ограничения. Владелец бизнеса всегда заинтересован в менеджерах с большим потенциалом, которые развиваются, двигаются вперед, реализовывают интересные идеи, выводя фирму на уровень выше. Сотрудники, которые не берут на себя ответственность за принятие своего решения - тупеют и трансформируются в ненужный ресурс.

CEO Flow - долгосрочная стратегия, где нужно направлять глобальный ход мыслей персонала в нужную для компании сторону. В иерархии CEO Flow каждый член команды должен чувствовать себя мини-CEO. Таким образом, решения принимаются быстро, менеджеры чувствуют себя значимей, их уровень удовлетворенности выше, рабочие процессы текут стремительнее. Во многих успешных компаниях разрешено сотруднику принимать решения в пределах определенного бюджета самостоятельно. Например, в нашей компании персоналу не требуется подтверждение свыше, если цена вопроса менее 50 долларов. Скажу вам прямо: наделив таким полномочием менеджеров, люди работают эффективней, проекты реализовывают быстрей.

Если говорить о Тайм Доктор, автономную систему внедрили в самом начале нашего пути. Безусловно, не стоит исключать наличие ошибок, совершенных коллегами. Но если честно, в такой модели мы наблюдаем больше позитива, нежели отрицательных последствий. Например, один наш сотрудник захотел обогатиться знаниями в области SEO. Он сам предложил посвятить этому часть своего рабочего времени. На перспективу нашей компании действительно нужна была помощь в необъятном пространстве оптимизации. Получилось, что менеджер не просто преуспел, он помог отделу SEO добиться масштабных результатов.

Коммуникация

Проблема: Личная коммуникация эффективней, нежели виртуальная.

Решение: С удаленной командой нужен "over-communication" - в два раза больше общения через каналы связи.

С таким большим штатом, состоящим из 80 человек, большинство коллег друг друга никогда не видели. Мы являемся одной из первых серьезных компаний в мире без центрального офиса и считаем, что затеваем некую новую волну в IT индустрии, набивая шишки, приобретая опыт и улучшая коммуникацию с удаленной командой.

Пытаемся нанимать и распределять сотрудников по двум главным для нас часовым поясам - Филиппины и Канада. Такой подход помогает коллективу выстроить правильную взаимосвязь - общение происходит чаще в два раза, чем в компаниях, где все работают в одном пространстве.

Ежедневную коммуникацию выстраиваем в онлайн чате на платформе Slack. Здесь у нас есть определенные каналы, где обсуждение вопросов разделяется по темам - рабочим и чилл-аут (что не связано с работой). Видеоконференции устраиваем через Google Hangouts.

Один раз в неделю организовываем “coffee breaks”- сообщаем двум сотрудникам, что у них совпала произвольная 15-ти минутная встреча за чашечкой кофе и обсуждение любых тем, кроме работы. Не обсуждать работу получается редко т.к всегда накапливаются вопросы к любому из сотрудников. Еженедельно с каждым сотрудником СЕО проводят личные совещания, подбивая отчеты о проделанной работе и устанавливая цели на неделю вперед.

Ежемесячно проводим открытые Q&A сессии, где команда получает ответы от учредителей на любые вопросы. Встречи отделов собираем 2 раза в году - девелоперов в Европе, а те, кто ответственный за продажи, поддержку, маркетинг - прилетают на Филиппины.

Для учредителей и тим-лидеров установлены свои правила коммуникации: “inbox zero policy”. Им нельзя моментально реагировать на все письма. В приоритете - срочные, второстепенные письма архивируем, решаем, по мере накопления, настраиваем фильтры Gmail.

Если нет постоянного общения с командой, теряется контроль. Нет контроля - нет прибыли

Мотивация

Для мотивации разбросанных по всему миру специалистов используются классические приемы в виде карьерного и личностного роста, достойной зарплаты, социальных привилегий.

Сотрудник сам выбирает, чем хочет заниматься в компании, если не нравится определенная деятельность - смело может перейти в другой отдел.

Ещё работник ежемесячно использует 2 полных рабочих дня на самообучение. Он сам выбирает - курсы по повышению квалификаций или прочтение полезной литературы. Учебный материал утверждается в начале каждого квартала для каждого сотрудника по отдельности. Интересные моменты, взятые из учебы в последствии обсуждаются со всей командой. Предоставляем коллегам фул-тайм - 15 оплачиваемых рабочих дней в году. Удобно, что служащему не нужно отпрашиваться в отпуск заранее, за пару месяцев. Если ему надо уйти прямо завтра - он просто предупреждает об этом. Раз в три года оплачиваем сослуживцам любой курс личностного развития, не связанный с работой.

А если заболел - компания высылает подарок из-за границы, оплачивает госпитализацию.

Ну и самая привлекательная “плюшка” удаленной работы - служащий сам выбирает когда ему работать - в выходные, днём или ночью. Главное - трудиться 160 часов в месяц.

Напоследок скажу, что схема ведения бизнеса с каждым днём стремительно меняется. Чтобы оставаться в числе лучших и сильных компаний, зарабатывающих огромные состояния и делающих мир лучше - необходимо держать руку на пульсе и шагать в ногу со временем. Все мы наблюдаем, как вектор бизнеса движется в сторону Интернета. А это означает, что завтра-послезавтра все больше российских предпринимателей пересмотрят свои взгляды на бизнес, откроют онлайн офисы и возглавят удаленные команды. Поэтому, использование тайм-трекеров с каждым днём становится просто необходимостью. Программа учёта рабочего времени отслеживает движения мыши, активность клавиатуры, запущенные приложения. В это время сотрудники находятся на пике продуктивности.

Наши инструменты:

Общая коммуникация и тимбилдинг: Slack — рабочий чат, Yammer — закрытая социальная сеть для сотрудников.

Звонки и встречи: Skype, GoToMeeting и Google Hangouts. Кстати, мы написали статью о том как сравнивали Slack как аналог скайпа.

Управление проектами: маркетинг - Basecamp, разработчики - Jira.

Для быстрой организации встреч - Calendly.

Для дизайнеров: Mural и Invision (визуальная коммуникация: комментарии, правки, идеи). Zeplin (для совместной работы дизайнеров и девелоперов — проблемный момент во многих командах).

Защита информации от внешних угроз, рассмотренная нами в предыдущем материале цикла, порой заметно осложняется наличием удалённых от головного офиса площадок — торговых точек, складов, филиалов и так далее. Кроме того, они своим существованием порождают дополнительно довольно много других проблем, главные из которых — организация обмена информацией и обслуживание малым штатом при большом территориальном разбросе.

Альтернативных вариантов достаточно много, включая дальнобойные беспроводные оптические и радиоканалы, физический кабель в кабельном канале провайдера услуг телефонии или другие варианты. Сразу в голову ничего не приходит, но это достаточно динамичная область. Применяются такие вот физические соединения без использования общедоступных сетей передачи данных широко и спрос на них только растёт. Потому что это удобно — включить филиал в общую ЛВС, не внося никаких новых приёмов в систему управления данными и не создавая дополнительных угроз безопасности. Но не всегда возможно, и поэтому рассмотрим другие варианты, от простых к удобным.

Автономное подразделение

Ну совсем простой способ организации взаимодействия. Практически оно настолько незначительно, что, казалось бы, и организовывать-то особо ничего не надо. Работает себе филиал в своей собственной копии основной программы, в базе данных головного подразделения его текучка вообще не дублируется, а только необходимые для отчётности сведения вносятся, достаточно редко. Надо просто предусмотреть в основной программе возможность такого экспорта и импорта. И ещё текущие документы ходят в обоих направлениях. Как правило на сменных носителях или по электронной почте.

Далее — если нужен доступ в интернет, то надо организовать его безопасность, что тоже проще сделать посредством серверных решений. Ну и наконец никакой возможности дистанционного контроля и обслуживания такого ПК у системного администратора не будет, для решения всех текущих проблем придётся после долгой задушевной беседы с пользователем по телефону выезжать на место. Если таких точек много, то нагрузка возрастает очень существенно.

Использовать на удалённых площадках самую надёжную технику
Применять проверенные и обкатанные решения
Не устанавливать на такие машины ничего лишнего и строго регламентировать права пользователя
Не пожалеть времени на максимально подробный инструктаж оператора, включая не только повседневную работу, но и распространённые нештатные ситуации.

В принципе, эти правила работают при любой организации распределённой сети.

Периодическое подключение к головной сети

Если уже в прошлом пункте мы упомянули электронную почту, то оптимальным при наличии подключения к глобальной сети будет такая организация процесса обмена данными, когда возможно не только использование стандартных публичных сервисов, но и прямое подключение удалённого компьютера к ЛВС офиса. Да, интернет-революция сейчас в разгаре, и постоянный вход в сеть становится всё доступнее и дешевле. Однако не везде. Ещё очень много таких мест, где нет альтернативы аналоговому модему, и как раз там может и быть филиал.

Кроме того, для не очень штатных ситуаций желательно предусмотреть возможность контроля удалённой машины посредством к примеру программы RAdmin.

«Взламывать» модемные подключения злоумышленникам сейчас не очень интересно, их больше занимают мощные ПК с широким каналом связи, но конкуренты не дремлют, и атака на такое соединение может быть организована по заказу. Потому пренебрегать его безопасностью не стоит. Простейший и достаточно надёжный способ её обеспечения применяется уже очень давно — прямое модемное соединение с выполнением обратного вызова после авторизации. И за интернет платить не надо. А использовать подключение к нему только для работы с глобальными ресурсами. Мне известны примеры достаточно активного обмена данными с достаточно обширной филиальной сетью по такой схеме. Работа с большой клиентской сетью также может протекать по такой схеме. Всё, то сказано о безопасности и сохранности данных в прошлом пункте, здесь остаётся в силе.

Постоянное подключение удалённой площадки к головной ЛВС по публичному каналу

Этот вариант набирает в последнее время всё большую популярность в связи с расширением зоны покрытия цифровыми каналами связи и снижением оплаты за трафик. Реализуется он обычно в настоящий момент подключением ADSL модема в каждом филиале и головном офисе. Есть и другие варианты связи, но для небольших предприятий наиболее актуален этот.

Здесь сразу возникает такой термин, как VPN — Virtual Private Network, виртуальная частная сеть. То есть сетевой трафик предприятия шифруется и передаётся поверх общедоступных каналов связи. Кроме шифрования трафика возникает вопрос авторизации удалённых пользователей на сервере. Решений существует очень много, но все они делают примерно одно и то же. Удалённый клиент запрашивает сервер доступа в ЛВС об этом самом доступе, между ними происходит некая процедура авторизации, обмена тайными сообщениями, после чего устанавливается канал связи. До прекращения соединения такой клиент работает в локальной сети так же, как и находящиеся в офисе машины. Порой даже без ощутимой разницы в скорости обмена данными.

Прямая работа в общей базе основной программы
Быстрый документооборот
Возможность удаленного управления аппаратными средствами филиала, даже в случае краха ОС (через IP-KVM)
Возможность централизованного резервного копирования информации
Организация единой системы голосовой связи на основе IP-телефонии
Возможность централизованного доступа к внешним ресурсам интернет через единый защищённый шлюз центрального офиса для всех филиалов, что кстати полезно и для контроля и управления трафиком.

Примерно по таким принципам работают всемирные «ЛВС» крупных транснациональных корпораций. Теперь эти технологии становятся доступны и небольшим предприятиям.

По-хорошему строятся они на основе многофункциональных маршрутизаторов Cisco, для которых защита информации и организация туннеля — основная задача. Но в связи с популяризацией этого подхода технологии идут в массы и внедряются во всё более и более дешёвые устройства от динамичных азиатских производителей. Давать советы остерегусь, описания модемов с функциональностью VPN есть в соответствующем разделе сайта.

От задачи к решению

Вовсе не следует строить всю систему взаимодействия с филиалами по единому принципу, напротив, если их много, то могут одновременно сосуществовать все четыре подхода. Определяющая роль в выборе модели в каждом конкретном случае за доступностью и стоимостью того или иного подключения. Нельзя сбрасывать со счетов и экономический эффект от более быстрого взаимодействия с подразделениями, который может окупить и начальные вложения, и абонентскую плату.

Напротив, существуют ситуации, в которых не нужно «городить огород вокруг единственной пасущейся козы». Вполне возможно, что оптимально будет раз в неделю-другую привозить информацию на флэш-драйве, а локально делать резервные копии на DVD-диски. Здесь надо исходить из особенностей организации бизнес-процесса и планируемой экономической отдачи от вложенных средств. Тем не менее при принятии решения надо представлять себе весь спектр возможностей, и заглядывать вперёд хотя бы на год.

Почти в любом случае дешевле получится сразу сделать хорошо и дорого, чем сначала совсем за небольшие деньги, потом за немного большие, а потом уже как надо. Хотя и здесь всё не так однозначно — высвобождающуюся технику начального уровня можно передавать во вновь открываемые представительства по мере повышения статуса существующих. В общем, универсальных рецептов нет.

Далее рассмотрим принципы организации общения внутри небольшой организации.

Данный материал можно и нужно критиковать в конференции, НО только предметно и конструктивно. По результатам обсуждения он может быть переработан и дополнен.

Читайте также: