Пенсионные взносы с подотчетных сумм

В начале напомним нашим читателям положения нормативных документов. Поскольку именно на их основании участники обсуждения делали свои выводы.
Объект обложения. Для организаций-работодателей (страхователей) объектом обложения являются выплаты в пользу сотрудников, начисляемые по трудовым договорам.
Это следует из ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ).
База. База для начисления страховых взносов для данной категории страхователей определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу работников, за исключением выплат, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ (ч. 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).
Теперь перейдем к рассмотрению отдельных вопросов.

Подотчетному лицу выдан аванс

Работник получил под отчет денежные средства для покупки канцелярских принадлежностей. Являются ли эти средства объектом обложения страховыми взносами?
На вопрос ответила Елена Николаевна Гвоздицкая.

Правила выдачи сумм под отчет

Порядок, установленный ЦБ РФ. Е.Н. Гвоздицкая отметила, что в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок), предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Подотчетные средства выдаются работнику организации по расходному кассовому ордеру или другим надлежаще оформленным документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) со штампом с реквизитами расходного кассового ордера и должны быть израсходованы строго по целевому назначению. Документы на выдачу денег подписывает руководитель, главный бухгалтер предприятия или уполномоченные лица (п. 14 Порядка).
Подотчетное лицо обязано отчитаться об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки (либо вернуть их, если стало известно о невозможности исполнения поручения) (п. 11 Порядка).
Правила бухгалтерского учета. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Об этом говорится:
- в ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";
- п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
Доказательством целевого использования полученных под отчет денежных средств является авансовый отчет об израсходованных суммах по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, с приложением комплекта оправдательных документов.
Важный организационный документ. Исходя из указанных требований, в организации должен быть приказ, устанавливающий перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, и срок, на который они выдаются.

Выданный аванс - дебиторская задолженность работника перед работодателем

Как поясняет Е.Н. Гвоздицкая, у организации аванс числится в составе дебиторской задолженности подотчетного лица. При этом предприятие вправе истребовать эту задолженность путем удержания из заработной платы в течение одного месяца (ст. ст. 137 и 248 ТК РФ) или обращения в суд (ст. ст. 238, 248 и 392 ТК РФ).
Дебиторская задолженность должна числиться на балансе до ее погашения либо до истечения срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ и п. п. 73 и 77 Положения).

Аванс не является объектом обложения страховыми взносами

Исходя из изложенного, подводит итог Е.Н. Гвоздицкая, подлежащие возврату денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплата или вознаграждение в его пользу.
Следовательно, вышеназванные денежные средства, полученные сотрудником под отчет для покупки канцелярских принадлежностей, не являются объектом обложения страховыми взносами.

Пример 1. Работнику поручено закупить канцтовары. 31 марта 2010 г. из кассы ему выдан аванс подотчетных сумм в размере 500 руб. Срок для исполнения поручения - пять рабочих дней.
Является ли сумма аванса (500 руб.) объектом обложения страховыми взносами. Следует ли ее показывать в графе 3 таблицы 3 отчетной формы 4-ФСС РФ?
Решение. Данный пример рассмотрела Ольга Викторовна Денисевич.
Она отметила, что сумма аванса 500 руб. не включается в объект обложения страховыми взносами, так как не является доходом (вознаграждением) работника по трудовому договору, и ее не нужно отражать в форме 4-ФСС РФ.

Работодатель возмещает подотчетнику перерасход

Работник потратил на покупку канцтоваров больше, чем было запланировано, то есть он израсходовал и средства, выделенные работодателем, и собственные средства. Руководитель утвердил данный перерасход и согласен возместить сотруднику лишние затраты.
Является ли компенсация перерасхода объектом обложения страховыми взносами? Уместно ли в данном случае применение пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ для исключения указанной выплаты из состава облагаемой базы по страховым взносам? На эти вопросы ответила Е.Н. Гвоздицкая.

Возмещение перерасхода - не объект обложения страховыми взносами

По мнению Елены Николаевны, суммы полного или частичного возмещения организацией документально подтвержденных расходов работника на приобретение товарно-материальных ценностей (канцтоваров), произведенных им за свой счет, не являются объектом обложения страховыми взносами, так как не соответствуют определению указанного объекта, содержащемуся в ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ.

Если объекта обложения страховыми взносами нет

Е.Н. Гвоздицкая напомнила, что в соответствии с пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.
В данном случае применение пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ было бы неправомерным, так как не сформирован объект обложения страховыми взносами, который может быть впоследствии уменьшен на соответствующую сумму компенсационных выплат. Их перечень приведен в п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ.
Кроме того, суммы возмещения организацией документально подтвержденных добровольно произведенных расходов на приобретение товарно-материальных ценностей (канцтоваров) данным работником за свой счет не являются компенсационными выплатами в контексте положений, изложенных:
- в ст. 164 и гл. 28 Трудового кодекса;
- пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ.

Вопрос в тему. Если работник не приобрел канцтовары и не отчитался по полученным средствам, нужно ли эти суммы включать в облагаемую базу по страховым взносам?
Отвечает Е.Н. Гвоздицкая: "Выданные под отчет и своевременно не возвращенные работником денежные средства (так же как документально подтвержденные расходы подотчетного лица на приобретение товарно-материальных ценностей (канцтоваров) и возвращенный остаток подотчетных сумм) не являются вознаграждением за труд или иными выплатами, предусмотренными трудовым договором.
Таким образом, указанные суммы не включаются в облагаемую базу по страховым взносам, определенную ч. 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ, в случае доказательства отсутствия их связи с ничтожными (мнимыми или притворными) сделками, признаваемыми недействительными в силу ч. 1 ст. 166 ГК РФ".
Отметим, что представители Минздравсоцразвития России и ФСС РФ полностью разделяют данную точку зрения. Редакция предложила им рассмотреть ситуацию на числовом примере.

Мнение специалистов Минздравсоцразвития России и ФСС РФ

Представители Минздравсоцразвития России и ФСС РФ поддерживают данную позицию при соблюдении следующих условий:
- целевое расходование выданных под отчет денежных средств;
- наличие правильно оформленных документов, подтверждающих факт оплаты товаров;
- соответствие сумм израсходованных денежных средств суммам, указанным в платежных документах.

Пример 2. Дополним предыдущий пример. 6 апреля 2010 г. работник сдал приобретенные товары на склад и составил авансовый отчет на сумму 530 руб., который был утвержден руководителем в полной сумме. Перерасход в сумме 30 руб. (530 руб. - 500 руб.) выдан сотруднику из кассы предприятия 7 апреля.
Является ли объектом обложения страховыми взносами сумма возмещения утвержденного перерасхода (30 руб.)?
Решение. Как поясняет О.В. Денисевич, сумма возмещения утвержденного перерасхода (30 руб.) не является объектом обложения страховыми взносами, так как это и не доход работника, и не вознаграждение.

Сверхнормативные командировочные расходы - облагать или нет

Работник в командировке потратил на наем жилья больше, чем было предусмотрено локальным нормативным актом организации. Он приложил документы по оплате данных расходов к авансовому отчету и сдал его в бухгалтерию. Руководитель утвердил перерасход.
Облагается ли страховыми взносами сумма возмещения утвержденного перерасхода, возникшего в связи с превышением затрат по найму жилья над установленной на предприятии нормой?

Точка зрения специалистов ФСС РФ

По словам О.В. Денисевич, сумма документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения во время командировки работника, в том числе превышающих норму, предусмотренную локальным нормативным актом организации, на основании ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не подлежит обложению страховыми взносами.

Пример 3. 1 апреля работник направляется в командировку из Москвы в Тверь сроком на 10 календарных дней. Билеты на поезд (туда и обратно) приобретены по безналичному расчету.
Согласно локальному нормативному акту на предприятии установлены нормы суточных - 700 руб. в день при командировках по территории РФ. Норма расходов по найму жилья - 1000 руб. в сутки.
31 марта работнику выдан аванс на командировку в сумме 17 000 руб.
12 апреля он представил авансовый отчет о командировочных расходах на сумму 22 000 руб., в том числе:
- суточные - 7000 руб. (10 календ. дн. x 700 руб.);
- расходы на проживание в гостинице за 10 календарных дней - 15 000 руб. (10 календ. дн. x 1500 руб.).
Руководитель утвердил перерасход подотчетного аванса в сумме 5000 руб. (22 000 руб. - 17 000 руб.). Работнику из кассы выдано 5000 руб.
Облагается ли страховыми взносами сумма возмещения утвержденного перерасхода, возникшего в связи с превышением затрат по найму жилья над установленной на предприятии нормой?
Решение. Как заметила выше О.В. Денисевич, сверхнормативные расходы по найму жилого помещения командированным работником (5000 руб.) при представлении документов, подтверждающих их оплату, не облагаются страховыми взносами.

Мнение специалистов Минздравсоцразвития России

На аналогичный вопрос в Минздравсоцразвития России нам ответили, что при решении данной проблемы необходимо учитывать следующее.
Частью 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ определено, что при возмещении плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за ее пределами обложению страховыми взносами не подлежат суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Согласно ст. 168 Трудового кодекса в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Учитывая изложенное выше, в примере 3 расходы по найму жилого помещения, выплачиваемые работнику при направлении в командировку, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом.
Таким образом, авансовый отчет должен быть утвержден в сумме 17 000 руб.:
- 7000 руб. (10 календ. дн. x 700 руб.) - суточные;
- 10 000 руб. (10 календ. дн. x 1000 руб.) - расходы на проживание за 10 календарных дней.

Совет

На практике действительно бывают ситуации, когда командированный работник вынужден по объективным причинам тратить на оплату жилья больше, чем установлено локальными нормами. Например, он прибыл в город в тот момент, когда там проводится массовое мероприятие (съезд специалистов, симпозиум, спартакиада, футбольный матч популярных команд и т.д.) и цены на временное проживание резко выросли. При этом руководитель, принимая во внимание особые обстоятельства, утверждает сверхнормативный перерасход. Как найти компромисс, оптимальный для целей начисления страховых взносов? По мнению редакции, удобнее внести изменения в локальный нормативный акт, увеличить норму расходов на оплату жилья.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 1 февраля 2018 г. N 03-04-06/5808

Вопрос: Организация-работодатель регулярно отправляет работников в командировки как по РФ, так и за границу. Все работники перед командировками получают денежные средства под отчет.

Один из работников после возвращения из загранкомандировки не отчитался в срок, организация пропустила месячный срок на удержание (ст. 248 ТК РФ). Работник отказывается возвращать подотчетные суммы. По какому курсу считать сверхнормативные суточные в валюте для целей НДФЛ и страховых взносов, если авансового отчета нет и не будет?

Другой работник после возврата из командировки по РФ вовремя не представил авансовый отчет.

Облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами не возвращенные в срок подотчетные суммы? Если да, то в какой момент и какой документ будет служить основанием для начисления НДФЛ и страховых взносов?

Ответ:

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо ООО по вопросам обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами сумм, выданных работнику под отчет на командировочные расходы, при непредставлении таким работником авансового отчета и сообщает, что в соответствии с регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15.06.2012 N 82н, в Министерстве финансов Российской Федерации, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения по разъяснению (толкованию норм, терминов и понятий) законодательства Российской Федерации и практики его применения, по практике применения нормативных правовых актов Министерства, по проведению экспертизы договоров, учредительных и иных документов организаций, по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Вместе с тем в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняем следующее.

Пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), разработанного в соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации, установлено, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой.

1. Налог на доходы физических лиц

Согласно пункту 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

Положениями указанной статьи предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется в соответствии с пунктом 26 Положения, денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов, соответственно, оснований для применения к полученным доходам норм пункта 3 статьи 217 Кодекса об освобождении от налогообложения сумм возмещения командировочных расходов не имеется.

Согласно пункту 5 статьи 210 Кодекса доходы (расходы, принимаемые к вычету) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Центрального банка Российской Федерации, установленному на дату фактического получения указанных доходов (дату фактического осуществления расходов).

Следует учитывать, что организация может принять решение о необходимости возврата работником полученных под отчет денежных средств. В случае возврата работником полученных под отчет денежных средств доходов, подлежащих налогообложению, у работника возникать не будет.

2. Страховые взносы

В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 Кодекса объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 Кодекса), в частности, в рамках трудовых отношений.

При этом согласно пункту 1 статьи 421 Кодекса база для исчисления страховых взносов для плательщиков-организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.

В соответствии с пунктом 2 статьи 422 Кодекса при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 Кодекса, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, взносы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, взносы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Непредставление работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется в соответствии с пунктом 26 Положения, влечет нарушение установленных законодательством Российской Федерации требований, и в таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Исходя из пункта 1 статьи 424 Кодекса дата осуществления выплат и иных вознаграждений для плательщиков страховых взносов - организаций определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника.

При этом главой 34 "Страховые взносы" Кодекса не установлено особенностей для пересчета в рубли подотчетных сумм, выплачиваемых работнику на командировочные расходы в иностранной валюте.

Таким образом, в целях исчисления страховых взносов с подотчетных сумм на командировочные расходы, выплаченных работнику в иностранной валюте, авансовый отчет о расходовании которых не был представлен и которые не были возвращены работником по возвращении из командировки, пересчет в рубли осуществляется по официальному курсу Центрального банка Российской Федерации, установленному на дату начисления указанных сумм в пользу работника.

Одновременно сообщается, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, направленные налогоплательщикам и (или) налоговым агентам, имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам, налоговым органам и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Порядок работы с подотчетными лицами

Раздел учета подотчетных лиц на предприятии регламентируется следующими документами:

порядком ведения кассовых операций, утвержденный указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У;
учетной политикой;
внутренними распоряжениями руководителя (приказом о списке лиц, имеющих разрешение на получение средств, утвержденным лимитом командировочных расходов, порядком отчета по полученным средствам).

Подробно о нормативной основе подотчетных сумм читайте здесь.

На какие цели выделяются денежные средства под отчет:

Хозяйственные нужды (как правило, это средства в небольших размерах либо утвержденный лимит на определенный период).
Командировочные расходы.
Представительские расходы.

Каким образом происходит выдача средств под отчет:

Работодателем издается распорядительный документ либо работник пишет заявление на имя руководителя. В документах указываются цели получения денежных средств и планируемый период затрат. Бумаги визируются руководителем и только после этого выдаются деньги из кассы либо перечисляются на карту (как правило, для этого открывают корпоративные карты — для оперативного контроля расходов).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Примерный текст заявления такой:

«В связи с командировкой в Санкт-Петербург с 10 по 19 сентября прошу выдать аванс в размере 40 000 руб. на оплату гостиницы и суточные».

Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты в бухгалтерском учете, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

По возвращении работника из командировки либо по завершении хозяйственных трат в бухгалтерию представляется отчет с приложением оправдательных документов — чеков, актов на услуги, счетов из гостиницы и прочих. Срок представления такого отчета с 30.11.2020 устанавливается работодателем. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Какую максимальную сумму можно выдать под отчет, читайте здесь.

Подотчетные лица в бухгалтерском учете

Нельзя говорить только о налогообложении расчетов с подотчетными лицами, не затронув тему бухгалтерского учета.

В бухучете все взаиморасчеты ведутся на счете 71 в отношении каждого сотрудника. При выдаче денежных средств (после соблюдения всех условий, указанных выше), формируется проводка:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».

После представления авансового отчета появляются такие проводки:

Дт 20, 25, 26, 44 (затратные счета) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — понесенные затраты учтены на соответствующих счетах бухгалтерского учета на основании приложенного авансового отчета и документов;
Дт 19 «НДС» Кт 71 — НДС по понесенным затратам выделен и отнесен на отдельный счет учета;
Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — непотраченные средства возвращены в кассу.

Подробнее о бухгалтерском учете выданных под отчет сумм читайте в нашем материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

Как уже отмечалось ранее, цели выдачи денежных средств сотруднику могут быть разные. Рассмотрим налоговые нюансы каждой из них.

Сначала определимся с обложением налогом на прибыль тех расходов, которые могут быть понесены подотчетниками:

Во-первых, это расходы на хозяйственные нужды — в данной ситуации работник либо получает определенную сумму ежемесячно на текущие затраты, либо по необходимости «выписывает» себе деньги на покупку материалов. В данном случае при наличии документов затраты принимаются при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме.

Обязательно ли для подтверждения расходов по налогу на прибыль к авансовому отчету прикладывать слип, если подотчетное лицо рассчитывалось банковской картой? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Во-вторых, это очень часто встречающиеся представительские расходы. По представительским расходам вопрос несколько другой по сравнению с хозяйственными нуждами. Согласно НК РФ для исчисления налога на прибыль к таким расходам относятся затраты на проведение официальных мероприятий, буфетное обслуживание, услуги переводчика (на время мероприятия) (ст. 264 НК РФ). То есть если по авансовому отчету сотрудника вы увидите расходы, не указанные в «закрытом» списке кодекса (например, посещение театра с потенциальным покупателем), вы не сможете принять их при расчете налога на прибыль.

Что относится к представительским расходам, узнайте здесь.

Самое главное, что нужно помнить при проведении подотчетных средств по представительским расходам: в налоговом учете они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период (ст. 264 НК РФ). Для учета этих расходов в налоговом учете вам потребуются такие документы: приказ о предстоящем мероприятии, смета, отчет о проведении, акт на списание представительских расходов, подтверждение присутствия прочих лиц и т. д.

В-третьих, это разные расходы, которые могут возникнуть в командировках. Они тоже признаются в составе прочих при условии документального подтверждения и обоснованности. Но не все. Возьмем, к примеру, расходы на питание сотрудников. Данный вид затрат считается как часть суточных и не может быть принят отдельным расходом в качестве уменьшающего базу по налогу на прибыль.

НДФЛ и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами

Мы рассмотрели расходы подотчетников с точки зрения принятия к налоговому учету. Есть еще момент начисления налога и страховых взносов на доходы самого сотрудника. Разберемся в этом подробнее.

Во-первых, доходом могут стать командировочные расходы.

В соответствии с НК РФ при командировках как внутри нашей страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные:

до 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ;
2 500 руб. за каждый день нахождения за границей.

В том случае, если внутренними распоряжениями директора вашей компании предусмотрена выплата работникам суточных в сумме большей, чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами как доход сотрудника.

В полной сумме освобождаются от налога на доходы и страховых взносов (при наличии документов и целевом расходе денежных средств):

затраты на проезд (сюда же включаются затраты на проезд до аэропорта или вокзала);
багаж;
аренда жилья;
затраты на связь;
получение визы;
комиссионные сборы.

Здесь особо нужно остановиться на однодневных командировках сотрудников на небольшие расстояния, когда работник с утра уезжает и вечером возвращается к месту проживания. В этом случае компания тоже обязана возместить расходы, понесенные сотрудником в служебной поездке, если это предусмотрено внутренними актами. При этом средства, выплачиваемые сотруднику, не считаются суточными, но связаны с выполнением трудовых функций. Необлагаемый лимит по НДФЛ для них такой же, как для обычных суточных.

Для освобождения этих сумм от взносов потребуется документальное подтверждение расходов.

Во-вторых, под обложение могут попасть денежные средства, не возвращенные в срок.

Главный налоговый риск по НДФЛ при выдаче денег под отчет возникает, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. Тогда, по мнению Минфина РФ и налоговых органов, у физлица возникает доход в денежной форме, который учитывается при исчислении НДФЛ.

Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Но стоит отметить, что данный вопрос — о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации — является неоднозначным. Ведь при невозврате денежных средств в установленные сроки говорить об экономической выгоде преждевременно. Для нее необходим договор между компанией и физлицом. Без него переквалифицировать остаток по счету 71 в некую выгоду сотрудника (а значит, и в налогооблагаемый доход) проблематично.

Если организация будет настаивать, что в данном случае нет оснований для признания факта получения работником дохода, то не исключено, что вопрос придется решать в судебном порядке.

ВАЖНО! Когда от работника в установленный срок не поступает авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не возвращается полученный денежный аванс, то возникает задолженность перед организацией. В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять решение об удержании долга из зарплаты работника. При этом необходимо, чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры. Если работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право обратиться в суд. Попытка судебного взыскания долга — дополнительный аргумент в пользу того, что дохода для НДФЛ пока еще нет.

Но если руководитель примет решение о прощении и списании долга, то в момент списания вся сумма однозначно станет доходом сотрудника и уже точно возникнет объект для обложения НДФЛ.

Схожий вопрос стоит и по страховым взносам. По мнению контролирующих органов, в случае если невозвращенный долг удержан из заработной платы работника, объекта обложения страховыми взносами не возникает. А вот если долг работнику все-таки прощен, то эта сумма должна быть полностью взносами обложена.

Подробнее о налогообложении командировочных расходов НДФЛ читайте в этой статье.

Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Давайте рассмотрим все вышеуказанные нюансы на конкретном примере.

Компания ООО «Ромашка» отправляет сотрудника в командировку за специальными материалами для производства нового вида продукции. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях. По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб. под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работник командируется в северные регионы РФ, работодатель обязан обеспечить его теплой спецодеждой. Подробности читайте здесь.

По возвращении сотрудник представил документы по расходам:

аренда гостиницы — 4 000 руб. за сутки (счет гостиницы) (без НДС);
оплата проезда — 2 000 руб. в каждую сторону (билеты) (НДС не выделен);
суточные — 4 000 руб. (1 000 руб. в сутки);
чеки из ресторана — 9 600 руб. + полный комплект документов, подтверждающих представительский характер данных расходов.

Товарная накладная на материалы — 160 000 руб. — по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.

Отразим данный авансовый отчет в учете:

Дт 71 «Сотрудник» Кт 50 — 32 000 руб.
Дт 26 Кт 71 — 16 000 руб. — проживание в гостинице;
Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — оплата проезда.

Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:

Фонд оплаты труда за период «январь — август» составил 600 000 руб. 4% от них — 24 000. До текущего момента представительских расходов не было. Таким образом, вся сумма может быть принята в расходы.
Дт 26 «Представительские расходы» К 71 — 9 600 руб. (полностью отражаем в налоговом учете).
Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — приняты к учету суточные.
Дт 70 Кт 68.01 — 156 руб. — начислен НДФЛ на разницу между суточными, установленными в организации, и установленными законодательно (4 000 – 2 800) × 13%.
Дт 10 Кт 60 — 160 000 руб. — оприходованы материалы — не оплачены.
Дт 71 Кт 50 — 1 600 руб. — перерасход выдан сотруднику 1 600 руб.

Подробнее о НДФЛ с суточных сверх нормы читайте в нашем материале «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ».

Итоги

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами всегда зависит от представленных документов и назначения затрат работника. Если все расходы не превышают установленных законодательством норм, то их можно смело принимать в налоговом учете. В противном случае часть расходов придется исключить из налоговой базы по налогу на прибыль, обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Неподтвержденный авансовый отчет и обложение страховыми взносами.

Фискалов заинтересует даже незначительный долг подотчетника. Намерение вернуть долг — лучший контраргумент компании. Из-за ошибок в документах приходится платить взносы и штрафы

Сотрудники компании, особенно топ-менеджмент, далеко не всегда вовремя возвращают подотчетные средства и отчитываются по ним. У них по закону есть на это три рабочих дня после окончания срока, на который выданы деньги, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Порядка, утв. указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У, далее — Порядок ведения кассовых операций).

Поэтому, когда задержка превысит несколько месяцев, проверяющие признают невозвращенные суммы доходом физического лица, доначислят компании страховые взносы, предложат удержать НДФЛ, начислят штрафы и пени.

Действия налоговиков не основаны на нормах Налогового кодекса, налогоплательщики оспаривают их в судах. Проанализируем, какие доводы помогут компании защититься от доначислений.

Долги подотчетников достигают десятков миллионов рублей

До окружных судов или Верховного суда РФ обычно доходят споры по существенным суммам подотчетных средств. Пример тому следующие дела:

88,9 млн рублей (постановление АС Центрального округа от 19.07.16 № Ф10-2385/2016);
70 млн рублей (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12);
20 млн рублей (определение ВАС РФ от 14.05.14 № ВАС-5277/14);
12,8 млн рублей (постановление АС Центрального округа от 24.12.15 № Ф10-4388/2015);
11,3 млн рублей (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016).

Но опасно думать, что более мелкие суммы не интересуют контролеров. Так, в деле, рассмотренном в постановлении АС Поволжского округа от 09.12.15 № Ф06-3232/2015, спор шел о подотчетной сумме в 13,3 тыс. рублей. Ревизоры из Фонда социального страхования доначислили компании взносы. Страхователь выиграл спор.

Контролеры настаивают на НДФЛ и страховых взносах

По мнению Минтруда России, если работник опоздал с авансовым отчетом или возвратом денег более чем на месяц, то деньги становятся его доходом. А доход облагается страховыми взносами (письмо от 12.12.14 № 17–3/В-609). Налоговики, которые сейчас заведуют взносами, обязаны руководствоваться разъяснениями Минтруда. Это распоряжение Минфина России (письмо от 16.11.16 № 03-04-12/67082).

Логика контролеров такова. Подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, — это его долг перед компанией. Работодатель вправе удержать задолженность из зарплаты не позднее одного месяца со дня, когда истек срок представления авансового отчета (ст. 137 ТК РФ). Е

сли компания не удерживает деньги, сумма становится выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагается страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250).

Помимо доначисления взносов компании грозят штрафы за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета (постановление АС Западно-Сибирского округа от 30.09.14 № А27-16522/2013). Если позднее работник отчитается за подотчетные суммы, компания вправе произвести перерасчет взносов.

Доначисление НДФЛ налоговики оправдывают ссылками на решения Президиума ВАС РФ. В 2013 году Президиум ВАС РФ в один день принял два решения в пользу контролеров. Он признал подотчетные суммы доходом, так как компания не представила документы по их расходованию или возврату (постановления от 05.03.13 № 14376/12, от 05.03.13 № 13510/12).

ФНС России отмечает, что до принятия указанных постановлений единообразия в судебной практике не было (письмо от 24.12.13 № СА-4-7/23263). Но сейчас инспекторы на местах должны руководствоваться решениями в пользу контролеров. Некоторые суды их в этом поддерживают (определение ВАС РФ от 14.05.14 № ВАС-5277/14).

Попытки вернуть деньги доказывают отсутствие дохода

По смыслу статьи 41 НК РФ доходом физлица признается экономическая выгода, которой он вправе распоряжаться. До истечения срока исковой давности компания не теряет шансов взыскать долг. Значит, работник не вправе распоряжаться деньгами и их нельзя признать доходом.

В одном из дел налоговики признали доходом директора 88 млн рублей, за которые он не отчитывался более года. Компании предложили удержать НДФЛ, наложили штраф и доначислили пени. Претензии удалось оспорить, так как часть суммы работник и компания переоформили в заем, часть — директор вернул в кассу, часть — компания взыскала с него в судебном порядке. Остаток компания решила удерживать из зарплаты в размере 50 процентов.

Налоговики требовали от суда не учитывать эти переоформления и возвраты, поскольку они произошли после проверки. Однако суд с этим не согласился. По умолчанию подотчетные суммы выданы с условием отчета или возврата. Иное должны доказывать налоговики.

Они не доказали того, что работник получил доход. Все их выводы основываются лишь на нарушении срока сдачи авансового отчета. Успешные действия организации по возврату долга, пусть даже и совершенные после проверки, доказывают намерение вернуть деньги. Значит, по факту работник не получил доход, поэтому штрафы и пени неправомерны (постановление АС Центрального округа от 19.07.16 № Ф10-2385/2016).

Аналогичный вывод сделал АС Центрального округа в постановлении от 02.11.16 № Ф10-3997/2016. В этом деле директор уже в ходе судебного разбирательства вернул часть подотчетных денег. По другой части средств он представил документы, подтверждающие расходы. Суд отменил доначисления.

Если налоговики предъявят претензии, то организации стоит попытаться вернуть деньги в ходе проверки. К примеру, если сумма подотчетных средств велика, заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени. Сам факт такого соглашения и первые возвраты уже докажут отсутствие дохода. А нарушение срока подачи авансового отчета — не основание для доначисления НДФЛ и взносов.

Работник не получает деньги и товары в собственность

АС Поволжского округа признал, что деньги, выданные под отчет, нельзя считать трудовой выплатой работнику. Их назначение — закупка товаров или работ для нужд работодателя. Ни выданные деньги, ни приобретенные на них товары в собственность работника не переходят.

Компания вправе требовать возврата неиспользованных сумм. Отсутствие подтверждающих документов не доказывает, что суммы являются доходом работника (постановление АС Поволжского округа от 09.12.15 № Ф06-3232/2015). К аналогичному выводу арбитры пришли в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 30.09.14 № А27-16522/2013.

АС Московского округа указал, что по смыслу ТК РФ получение работником денег под отчет на хозяйственные нужды не относится к какому-либо из доходов в рамках трудового договора. Следовательно, эти суммы не учитываются в базе по страховым взносам.

Отсутствие документов о расходовании средств или возврате не меняет их сути (постановление от 23.12.16 № Ф05-12835/2016). Аналогичный вывод содержится в постановлении АС Поволжского округа от 25.12.15 № Ф06-4463/2015 (оставлено в силе определением ВС РФ от 21.04.16 № 306-КГ16-3205).

Если компания систематически выдает подотчетные средства директору без указания назначения денег, налоговики предъявят претензии (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016). Что решит суд, зависит от конкретных обстоятельств дела.

Безопаснее указывать основания для выдачи средств в приказах или служебных записках: на хозяйственные нужды, для закупки товаров и т. д. Назначение должно соответствовать должности работника. К примеру, директору больше подходит «на представительские расходы».

В одном из дел основанием для выдачи денег работнику под отчет был беспроцентный заем другому обществу. К авансовому отчету сотрудник приложил приходные ордера заемщика.

Налоговики усомнились в целесообразности этих операций и включили подотчетные суммы в доход работника. Суд снял доначисления (постановление АС Северо-Западного округа от 27.01.15 № А42-3672/2012).

Если не прервать срок исковой давности, придется платить НДФЛ

Если со дня, когда работник должен был отчитаться по подотчетным суммам или вернуть их, прошло более трех лет, то срок исковой давности считается истекшим (ст. 196 ГК РФ).

Компания не вправе заставить физлицо вернуть такой долг даже через суд. В этом случае суды признают, что работник получил доход, облагаемый НДФЛ (постановления АС Северо-Западного от 14.07.16 № Ф07-5021/2016, Центрального от 02.11.16 № Ф10-3997/2016 округов).

До истечения срока исковой давности подотчетные суммы — долг работника. Такие выводы сделаны в постановлениях Четвертого ААС от 25.03.15 № 04АП-726/2015 (оставлено в силе постановлением АС Восточно-Сибирского округа от 03.07.15 № Ф02-3235/201), Седьмого ААС от 28.12.15 № 07АП-11510/2015 (оставлено в силе определением ВС РФ от 04.05.16 № 304-КГ16-5009).

В целях защиты компании подписывают с работниками акты сверок, соглашения о погашении долга в рассрочку или получают от них письмо с признанием долга. Такие действия прерывают срок исковой давности, и он начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ, п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.15 № 43). Однако если стороны подпишут акт сверки уже после истечения срока давности, то он будет лишь формальностью, которая не спасет от претензий (постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.16 № Ф07-5021/2016).

Иногда отбиться от претензий помогает заем

Популярный способ избежать претензий — оформить договор займа на остаток подотчетных сумм. На практике его применяют, если во время проверки контролеры начали задавать неудобные вопросы, а работник не способен моментально вернуть подотчетные деньги.

Заемные средства в принципе не могут признать доходом физлица (п. 1 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.15 № 25). Даже если договоры займа компания представит уже после проверки, суды принимают их в качестве доказательств.

В одном таком деле суд отменил доначисления (постановление Девятнадцатого ААС от 05.04.16 № 19АП-6638/2015). Налоговики настаивали, что договор займа не был отражен по счетам бухучета. Но компания признала ошибки в бухучете и устранила их. Суд встал на сторону налогоплательщика.

Если стороны переоформят подотчетный остаток в беспроцентный заем, то у физлица возникнет материальная выгода в виде экономии на процентах. Она облагается НДФЛ в конце каждого месяца (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Доход в виде материальной выгоды рассчитывается исходя из суммы займа и 2/3 ставки рефинансирования.

Пример

Предположим, что компания перевела подотчетный остаток в сумме 1 млн рублей в беспроцентный заем. Ставка рефинансирования — 10 процентов (информация Банка России от 03.02.17).

2/3 ставки рефинансирования: 6,67 процента (10 × 2 : 3).

Годовой доход в виде материальной выгоды: 8671 рубль (1 000 000 руб. × 6,67% × 13%).

Таким образом, при беспроцентном займе в 1 млн рублей ежемесячно компания будет удерживать у физического лица НДФЛ в сумме 723 рубля (8 671 руб. : 12 мес.).

Выдавать деньги безопаснее на длительный срок

Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы работник отчитался в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги. Устанавливает этот срок сама компания. Если организация установила его равным одному году (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016) или пяти месяцам (постановление Седьмого ААС от 28.12.15 № 07АП-11510/2015, оставлено в силе определением ВС РФ от 04.05.16 № 304-КГ16-5009), суд не станет оспаривать ее решение.

Еще один пример — компания установила срок в 24 месяца для отчета по деньгам. Однако в суде она проиграла, поскольку предъявила приказ о таком длительном сроке уже в ходе судебного разбирательства. Во время проверки инспекторы его не видели. Суд счел, что таким образом компания просто уклоняется от доначислений, поэтому не принял приказ во внимание (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015).

Компания вправе устанавливать отдельный срок для каждой подотчетной суммы, указывая его в приказе или служебной записке. Она может прописать разные сроки для разных должностей или зафиксировать единый срок отчета для всех. Также компания вправе установить разные сроки для разных нужд. К примеру, по хозяйственным нуждам срок отчета равен трем рабочим дням, а по закупке редких деталей — два месяца.

Компании стоит показать реальность затрат

Если долг за работником еще числится, то основной аргумент в защиту компании — возможность его взыскать. Но если компания уже приняла неподтвержденный авансовый отчет и списала задолженность работника, тогда ей стоит упирать на реальность затрат. Предъявить закупленные товары, результаты работ или услуг. Акты сверок докажут погашение долга перед контрагентом, если компания оплатила его через подотчетника.

В одном из дел компания приняла к учету товары без документов. К авансовым отчетам работники приложили справки-отчеты, акты рабочей комиссии, а также распоряжения директора общества по каждому из подотчетных лиц. Компания посчитала, что физлица отчитались за деньги. Но контролеры включили эти суммы в доход и обложили его взносами.

Суд поддержал компанию. По его мнению, проверяющие не доказали, что товары, материалы, работы и услуги общество получило безвозмездно. А раз компания за них заплатила, то подотчетные суммы нельзя признать доходом физлиц (постановление АС Уральского округа от 11.11.15 № Ф09-7999/15). Но есть только одно дело в пользу компании, поэтому надеяться на такой же исход опасно.

Дефектный авансовый отчет грозит доначислениями

Без документов трудно доказать, что спорный товар закупил именно подотчетник, а не поставил контрагент по безналичному расчету. Поэтому по списанным без основания подотчетным суммам суды чаще всего соглашаются с контролерами и признают их доходом физлица.

Нет подтверждающих документов. В одном из рассмотренных выше дел компания выдала в подотчет своему директору несколько миллионов. Затем она списала их на основании авансового отчета без документов. При проверке контролеры доначислили страховые взносы и наложили штраф за нарушение персонифицированного учета.

Компания в ответ представила в суд приказ, согласно которому на составление отчета или возврат денег у работника есть два года. Но поскольку этот документ был представлен лишь в апелляционную инстанцию, суд счел это попыткой уклониться от уплаты доначислений и поддержал проверяющих (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015). Аналогичные выводы арбитры сделали в постановлении АС Центрального округа от 24.12.15 № Ф10-4388/2015.

Ошибки в документах. В другом деле суд признал правоту контролеров, поскольку в первичных документах, приложенных к авансовому отчету, не было должности, фамилии, имени и отчества лица, которое их подписало. В товарных чеках наименование товара указано общо: «хозяйственные расходы» или «канцелярские товары». Нет даты составления документов, не заполнены графы «количество», «цена товара», отсутствует подпись продавца.

Верховный суд РФ признал, что в этом случае подотчетные суммы можно считать доходом работника (определение от 09.03.16 № 302-КГ16-450). Аналогичный вывод сделал АС Северо-Кавказского округа в постановлении от 23.05.16 № Ф08-2743/2016.

Фиктивные документы. Директор компании получил под отчет 4,7 млн рублей, а в подтверждение расходов представил договоры с физлицами. Но они при допросе сообщили, что никогда не продавали материалы обществу, никаких денег, кроме зарплаты, от общества не получали. При этом товары, указанные в договорах купли-продажи, отсутствуют как в списании, так и в остатках материалов. Суд поддержал доначисления (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.01.14 № А19-2278/2013).

В другом деле суд указал, что отсутствие в документе тех или иных реквизитов, неподтвержденность сведений в нем автоматически ставит под сомнение факт сделки. В итоге он согласился, что подотчетные суммы образуют доход физлица (постановление АС Северо-Кавказского округа от 23.05.16 № Ф08-2743/2016).

Еще один пример — работники прикладывали к авансовому отчету чеки организаций, у которых не было зарегистрированных касс. В итоге подотчетные деньги контролеры включили в доход физлиц. Суд их поддержал (постановление АС Северо-Кавказского округа от 07.07.15 № Ф08-3967/2015).

Регулярность выплат докажет их зарплатный характер

Порядок ведения кассовых операций запрещает выдавать деньги работникам под отчет, если они еще не отчитались по прежним суммам. Однако многие компании пренебрегают этим запретом. Так, в одном из дел ИП в течение нескольких лет ежемесячно перечислял деньги на карточки своих работников. В назначении платежа указывал «на хознужды».

Но те не отчитывались, не возвращали остаток, а ИП не пытался вернуть свои деньги. На момент проверки уже прошел срок исковой давности по платежам за 2010 год и первую половину 2011 года. В итоге суд признал доходом физлиц все подобные суммы независимо от того, прошел по ним срок давности или нет (постановление АС Северо-Западного округа от 21.04.16 № Ф07-957/2016).

Регулярный характер выплат делает их похожими на зарплату. Особенно если суммы соответствуют уровню оплаты труда. Иногда компания выплачивает работнику пониженную зарплату, а разницу выдает в виде подотчетных средств. В этом случае фискалы могут сделать вывод о зарплатном характере выплат.

Компания не имеет права перечислять НДФЛ за физлицо

В стремлении пополнить бюджет некоторые налоговики обязывают компании перечислить в бюджет НДФЛ с подотчетных сумм. Однако общество является лишь налоговым агентом налогоплательщика, то есть физлица.

Уплата налога за счет средств налогового агента недопустима. Это прямо прописано в пункте 9 статьи 226 НК РФ. Практика показывает, что такие доначисления суды отменяют (например, постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.16 № Ф07-5021/2016).

Источник: Практическое налоговое планирование. Автор: Павел Бушуев.

Читайте также: