Как в 1с занести больничный лист в 1с

Опубликовано: 21.06.2025

Дата публикации 25.01.2021

Использован релиз 3.1.16

Минимальные требования

Версия платформы: 8.3.10 или выше.
Версия конфигурации: ЗУП 3.1.2.293 и выше.
Подключение к "1С-Отчетность" (или подключение сертификата ФСС для ЭЛН). Для пользователей, использующих "1С-Отчетность", настройка сертификата ФСС для ЭЛН производится автоматически (без участия пользователя).

Документ "Больничный лист"

При вводе электронного больничного листа (ЭЛН) с помощью документа Больничный лист достаточно заполнить основную информацию (рис. 1) (раздел Зарплата - Больничные листы):

организацию (если ведется учет по нескольким организациям);
сотрудника;
номер листка нетрудоспособности (поле Номер ЛН).

После этого по кнопке Получить данные из ФСС документ автоматически заполняется данными ЭЛН, полученными с сервера ФСС. Пособие рассчитывается исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника, хранящихся в базе пользователя (рис. 1). Чтобы загрузить сведения ЭЛН из файла, выгруженного из личного кабинета страхователя на сайте ФСС РФ, нажмите на кнопку Загрузить из файла и выберите необходимый файл.

Сведения о медицинской организации будут загружены автоматически. Для просмотра этих сведений можно нажать на ссылку о листке нетрудоспособности.

Создание и отправка реестра ЭЛН в ФСС

Табличную часть документа Реестр ЭЛН для отправки в ФСС можно заполнить по выбранной организации по кнопке Заполнить. Таблица заполняется всеми ЭЛН, которые не были отправлены.

выбор из номеров ЭЛН, а не больничных
сразу предлагается выбор последнего проведенного больничного
скрываются за серым цветом уже выбранные ЭЛН (включенные в текущий реестр)
выводится причина и период нетрудоспособности,
выводится состояние последней отправки ЭЛН
выводится номер ЭЛН.

Эта форма – альтернатива кнопке Заполнить и может использоваться во внештатных ситуациях.

Для просмотра дополнительной информации об ЭЛН, которая будет отправлена в ФСС, можно дважды щелкнуть по строке с этим ЭЛН. Откроется форма дополнительной информации (рис. 5).

Журнал документов Реестр ЭЛН для отправки в ФСС можно отобразить в разделе Отчетность, справки. Для этого нажмите в этом разделе на кнопку в виде "шестеренок" и выберете пункт Настройка навигации. В форме переместите пункт Реестры ЭЛН для отправки в ФСС из левой таблицы в правую по кнопке Добавить. Кнопка ОК.

Если при отправке реестра ЭЛН часть листов не была принята из-за каких-либо ошибок, а часть была принята, то после исправления этих ошибок, при следующей отправке этого реестра, возникала ошибка по тем листам, которые были приняты.

Для решения этой проблемы состояние ЭЛН сохраняется теперь в отдельности для каждого ЭЛН. Оно может принимать значения:

Принят ФСС
Не принят ФСС

Состояние отображается в табличной части реестра ЭЛН (рис. 8). Колонки Состояние и Комментарий к состоянию появляются после отправки реестра (или в ручном режиме, если обмен происходит через внешние файлы, – после изменения статуса реестра).

Управлять состоянием ЭЛН можно и вручную (можно эмулировать отправку реестров ЭЛН в ФСС без сеанса связи из 1С):

в таблицу ЭЛН можно добавлять строки вручную. В новой строке нужно выбрать больничный, т.к. колонка № ЛН используется для перехода в форму редактирования сведений об ЭЛН;
можно изменять состояние реестра ЭЛН и, в случае, если состояние реестра Частично принят ФСС – изменять состояние отдельных строк реестра ЭЛН.

Кроме того, при обмене данными из программы с ФСС статус реестру будет устанавливаться автоматически. Состояние реестра ЭЛН вычисляется на основании состояний ЭЛН, включенных в реестр и после загрузки ответа ФСС может принимать значения:

Принят ФСС
Частично принят ФСС
Не принят ФСС

Обратите внимание, до тех пор, пока реестру ЭЛН не установлен статус и пока реестр не отправлен, в нем производится автоматическое обновление данных. Если же пользователь внесет изменения в данные реестра вручную, то эти изменения сохранятся.

При проведении больничного листа программа получает сведения об ЭЛН. И если полученные данные отличаются от тех, с которым был отправлен реестр ЭЛН в последний раз (или внесены были ручные изменения), то при очередном автоматическом заполнении реестра такой ЭЛН будет автоматически в него добавлен.

В ранних версия программы 1С начисление по больничному листу осуществлялось путём создания отдельного вида начисления. В версии 8.3 для этих целей используется отдельный инструмент «Больничный лист». Ниже мы подробно рассмотрим, как в 1С провести больничный лист с помощью нового документа. Все будут осуществляться в интерфейсе «Такси», т.к. именно эта версия интерфейса используется в новейших версиях программы.

Создание документа «Больничный лист»

В панели меню выберите раздел «Зарплата и кадры»;

Если в окне программы слева нет панели меню, необходимо переключиться на версию интерфейса «Такси». Для этого переключитесь на вкладку «Администрирование» и выберите пункт меню «Интерфейс».

В открывшемся окне выберите вид интерфейса «Такси».

Программа перезапустится автоматически и предложит ввести имя пользователя и пароль. После перезапуска интерфейс программа изменится на новый.

В подразделе «Зарплата» выберите пункт «Все начисления»;

В открывшейся вкладке нажимаем кнопку «Создать» и в выпадающем меню выбираем пункт «Больничный лист». Программа откроет окно ввода данных больничного листа.

Заполнение документа «Больничный лист»

В открывшейся вкладке «Больничный лист (создание)» необходимо заполнить нужные поля и указать следующую информацию:

Название организации, осуществляющей начисление по больничному листу;
Месяц, в котором осуществляется начисление;
Даты, на которые был оформлен листок нетрудоспособности;
Причину, по которой был открыт больничный лист;
Процент, согласно которому начисляется оплата больничного;
Данные о среднем заработке сотрудника. Если таких данных нет либо они неверны, средний заработок можно скорректировать, вызвав соответствующий документ прямо из окна ввода данных по листку нетрудоспособности;

Обратите внимание на то, что поля, подчёркнутые красной пунктирной линией, обязательны к заполнению!

В поле «Организация» выберите из выпадающего списка название вашей организации или филиала;
В поле «Сотрудник» выберите сотрудника, на которого производится начисление согласно больничному листу. Если нужного сотрудника нет в списке конкретной организации, можно просмотреть всех сотрудников, зарегистрированных в базе данных;
При необходимости, измените поля «Месяц» и «Дата» на нужные. В противном случае, месяц и дата создания больничного листа будут указаны автоматически;
Во вкладке «Главное» укажите номер листа нетрудоспособности. Если новый лист нетрудоспособности является продолжением ранее оформленного больничного, отметьте соответствующий пункт и выберите ранее оформленный листок нетрудоспособности сотрудника;
В поле «Причина нетрудоспособности» выберите соответствующую причину из выпадающего списка. Обратите внимание, что отпуск по беременности и родам оформляется также в виде документа «Больничный лист»;

Если в листке нетрудоспособности указано о нарушениях больничного режима, укажите дату, с которой необходимо снизить процент оплаты. Расчёт суммы начисления по больничному листу программа посчитает автоматически.

Во вкладке «Начисления» можно посмотреть сумму начислений больничного с разбивкой по месяцам, если срок больничного охватывает дни разных месяцев.

Проведение больничного листа по начислению

После заполнения всех полей документа «Больничный лист» нажмите кнопку «Провести и закрыть».

Новый документ будет сохранён под порядковым номером. Просмотреть его можно во вкладке «Больничные листы» и в общем списке начислений «Все начисления».

При необходимости можно посмотреть проводки и другие движения документа, нажав соответствующую кнопку.

Список всех проводок будет открыт в новой вкладке программы.

В только что созданном больничном листе не учитывается налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Расчёт НДФЛ осуществится после того, как в 1С провести больничный лист в итоговом начислении зарплаты за месяц. В таком случае НДФЛ будет начислен на всю сумму заработной платы.

Программа «1С:Бухгалтерия 8.3» редакции 3.0 позволяет бухгалтеру начислять пособие сотрудникам по временной нетрудоспособности, которое мы обычно называем «больничным». В этой инструкции мы по шагам рассмотрим как правильно его провести, начислить и рассчитать.

Настройка программы

Предварительно в настройках параметрах учета программы 1С 8.3 (см. Главное / Настройки/ Параметры учета) необходимо включить возможность учета отпусков, больничных и исполнительных документов.

Теперь в журнале начислений – там же, где создаются документы по ежемесячному начислению зарплаты, можно создать документ «Больничный лист».

Создание нового больничного листа в 1С 8.3 Бухгалтерия

В шапке документа следует выбрать месяц начисления, дату регистрации, работника.

На вкладке «Главное» указывают:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если данные о заработке в программе отсутствуют, пособие автоматически рассчитывается «по минималке». При необходимости доходы сотрудника за предыдущие годы можно указать вручную, для этого следует перейти по ссылке «Изменить» (рядом с суммой среднего заработка).

В открывшейся форме мы видим поля для ввода ежемесячного заработка за два предыдущих календарных года. Эти суммы бухгалтер может заполнить как на основании собственных данных (если сотрудник в это время работал в организации, но еще не было учета в 1С), так и на основании предоставленной справки о заработке у предыдущего работодателя. Программа 1С Бухгалтерия автоматически рассчитает сумму среднего дневного заработка, которая будет перенесена в больничный лист по нажатию «ОК».

На вкладке «Дополнительно» больничного листа должен быть указан вид ограничения пособия. По умолчанию установлено ограничение предельной величиной базы для начисления страховых взносов, также доступны варианты «в размере ММОТ» или по максимальному размеру ежемесячной страховой выплаты.

Здесь же при необходимости можно указать районный коэффициент (в формате 1,ХХ) и применяемые льготы.

На вкладке «Начисления» отражены начисления, их результат и период. Суммы доступны для ручного изменения, в этом случае отредактированный результат отобразится на вкладке «Главное».

При проведении «Больничный лист» выполняет движения по счетам бухучета, или проводки. Сумму пособия за счет работодателя программа относит на тот же бухгалтерский счет, что и зарплату данного сотрудника (согласно имеющимся настройкам), в корреспонденции с кредитом сч. 70. Сумма пособия за счет ФСС отнесена в дебет счета 69.01 «Расчеты по социальному страхованию».

Отражение больничного в начислении зарплаты

По окончании месяца в 1С необходимо будет ввести документ начисления зарплаты. При его автоматическом заполнении в графе «Отпуска/…» появится общая сумма начисленного пособия. Этот же документ рассчитает и начислит НДФЛ сразу на зарплату и пособие (если последнее облагается НДФЛ).

В расчетном листке сотрудника (см. Зарплата и кадры/ Зарплата/ Отчеты по зарплате) будет отражен больничный за счет работодателя и за счет ФСС.

Смотрите также наше видео по начислению больничных в 1С 8.3:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Видеоролик выполнен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» версия 3.1.3.

В соответствии с Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ с 01.07.2017 на всей территории России можно применять электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН). Обмен с органами ФСС и электронный листок нетрудоспособности поддерживаются в программах 1С. Подробнее см. здесь и здесь. О сроках реализации см. в «Мониторинге изменений законодательства».

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 подключить возможность поддержки ЭЛН следует в Реквизитах организации (меню Настройки) на закладке ЭДО.

Если у вас уже подключен сервис 1С-Отчетность с поддержкой сдачи отчетности в ФСС, то вся настройка поддержки работы с ЭЛН произойдет автоматически.

Подключить сервис 1С-Отчетность можно кнопкой Заявление на подключение к 1С-Отчетности. Подробнее о подключении к 1С-Отчетности см. в видеоинструкции в информационной системе 1С:ИТС в разделе «Отчетность»

Если сервис 1С-Отчетность не используется, то в программе для работы с ЭЛН достаточно подключить Электронный документооборот с ФСС. По ссылке Не используется открывается окно Настройки обмена с ФСС, где следует установить флаг Использовать электронный документооборот с органами ФСС.

В поле Сертификат страхователя следует выбрать действующий личный сертификат, полученный ранее в любом удостоверяющем центре.

Обратите внимание, что на компьютере должен быть доступен криптографический контейнер с ключом или токен.

В поле Сертификат ФСС ЭЛН следует выбрать действующий сертификат ФСС.

Напомним, что Сертификат ФСС ЭЛН устанавливается с сайта ФСС по ссылке Сертификат уполномоченного лица 2017. В настоящее время сертификат уполномоченного лица для страхователя и медицинской организации один и тот же, но в последствии может и отличаться. Поэтому следует выбрать сертификат для Страхователя. Полученный сертификат необходимо Открыть и Установить. В Мастере импорта сертификатов переключатель установить в позицию Поместить все сертификаты в следующее хранилище и выбрать хранилище сертификатов Другие пользователи, и затем завершить работу Мастера импорта сертификатов.

Обратите внимание, на закладке Путь сертификации указан перечень сертификатов, необходимых для проверки действительности этого сертификата. Если ранее уже на компьютере осуществлялся электронный обмен с контролирующими органами, то необходимые сертификаты уже установлены, но могут требовать обновления. Поэтому рекомендуем их просто переустановить.

Сертификат ГУЦ ФСС РФ устанавливается так же на сайте ФСС по ссылке Сертификат Удостоверяющего центра ЦА ФСС РФ 2016. Этот сертификат единый для всего ФСС, поэтому для него нет отдельной ссылки для Страхователя и можно использовать ссылку для Медицинской организации. Этот сертификат необходимо так же Открыть, Установить и поместить все сертификаты в хранилище Промежуточные центры сертификации.

Сертификаты головного удостоверяющего центра и все сертификаты промежуточных УЦ скачиваются с Портала уполномоченного федерального органа в области использования электронной подписи (Минкомсвязи России) на закладке Головной УЦ.

Сертификат уникально идентифицируется отпечатком.

По ссылке Отпечаток сертификат головного удостоверяющего центра скачивается, и его следует установить, поместив в хранилище Доверенные корневые центры сертификации. Система предупреждает о готовности установка сертификата головного УЦ.

Здесь же по ссылкам Отпечаток устанавливаются сертификаты промежуточных удостоверяющих центров УЦ1, УЦ2, и т. д. Для простоты можно установить их все, а подходящий подберется автоматически. При установке эти сертификаты помещаются в хранилище Промежуточные центры сертификации.

Инструкцию по настройке сертификатов с ФСС можно прочитать в 1С:ИТС в разделе «Отчетность».

Наконец, тройка доросла до того момента, когда я смело рекомендую всем бухгалтерам делать начисление пособия по временной нетрудоспособности (больничного) не по старинке (отдельным видом начисления), а специально созданным для этих целей документом "Больничный лист".

Это позволяет автоматизировать расчёт среднего заработка для дальнейших отпусков и больничных, а также в некотором роде приближает 1С:Бухгалтерию 8.3 к 1С зарплате и кадрам. Но обо всё по порядку.

Из этой же серии:

Постановка задачи

Сидорова А.В. работает в ООО «Библио-Глобус» с 2011 года (это ее первое место работы).

30 декабря 2013 года она почувствовала недомогание и вызвала врача. Он ее осмотрел и открыл ей больничный лист 30 декабря 2013 года.

9 января 2014 года сотрудница принесла в бухгалтерию закрытый больничный лист.

Сумма выплат за время работы в компании, учитываемых при расчете пособия, составила:
— 2013 год — 564000 руб.;
— 2012 год — 504 000 руб.;
— 2011 год — 456 000 руб.

Сделаем расчёт суммы пособия по временной нетрудоспособности Сидоровой А.В. сначала на листочке, а затем в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Расчёт на листочке

Пособие по временной нетрудоспособности будет выплачено работнице за 10 календарных дней. Два из них — в 2013 году, восемь — в 2014-м.

В расчетный период попадут 2011 и 2012 годы. Сумма учитываемых выплат составит 960 000 руб. (456 000 руб. + 504 000 руб.). Величина учитываемых выплат за каждый год расчетного периода не превышает предельной величины облагаемой базы, устанавливаемой на каждый год расчетного периода.

Средний дневной заработок составит 1315,07 руб. (960 000 руб. : 730 календ. дн.)

Сумма дневного пособия равна 789,04 руб. (1315,07 руб. * 0,6), где 0,6 — коэффициент корректировки в зависимости от продолжительности страхового стажа (60%).

Сумма исчисленного пособия по временной нетрудоспособности с 30 декабря 2013 года по 8 января 2014-го равна 7890,4 руб. (789,04 руб. * 10 календ. дн.).

Расчёт в программе

Итак, у нас есть база, в которой сотруднице начислялся указанных доход документами заработная плата.

Сделаем расчёт больничного.

Для этого зайдём в раздел "Зарплата и кадры" и выберем пункт "Все начисления" ( у вас другое меню? ):

Здесь пока присутствуют лишь начисления заработной платы за прошлые периоды. Создадим документ "Больничный лист":

Внимание! Если у вас в выпавшем списке нет больничного листа и отпуска, то вам сюда.

Заполним документ в соответствии с рисунком ниже:

Мы заполнили месяц (начисление больничного делается в январе), выбрали сотрудника, указали причину нетрудоспособности (заболевание), указали период болезни и процент оплаты, исходя из стажа работы сотрудницы.

Программа совершенно верно рассчитала нам средний заработок и сумму больничного, а также разделила эту сумму за счёт работодателя и за счёт ФСС. Отлично!

Зайдём в расчёт среднего заработка (кнопка "Изменить" рядом с рассчитанным средним заработком). Откроется окно ввода данных для расчёта среднего заработка:

В нём представлен доход сотрудницы за предыдущие 2 года и рассчитанный средний заработок.

Нажмём на знак вопроса рядом с суммой среднего заработка, чтобы увидеть сам расчёт более детально. Как видим, программа даже делает сравнение среднего заработка с МРОТ:

Закроем окно ввода данных для расчёта среднего заработка по кнопке "ОК" и вернёмся в открытый документ "Больничный лист". Найдём и нажмём кнопку "Расчет среднего заработка":

Перед нами откроется справка расчёт среднего заработка сотрудницы:

Наконец, проведём документ "Больничный лист" по кнопке "Провести и закрыть" и увидим, что он начислил больничный, но не начислил НДФЛ.

Всё правильно. НДФЛ будет начислен итоговым документом начисление зарплаты, который мы сделаем последним и в который попадёт и начисленный нами больничный.

Создаём документ начисление зарплаты за январь и жмём кнопку "Заполнить":

Видим, что период больничного учтён при расчёте отработанных дней и часов. Сумма больничного попала в начисления этого месяца. На эту сумму (как и на общую зарплату) начислен НДФЛ. Замечательно!

Расчётный листок будет таким:

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).

Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Читайте также: