Чем отличается транспортная накладная от путевого листа

Опубликовано: 26.12.2024

Для бухгалтера слово "документы" не пустой звук, а в деятельности, связанной с использованием автомобильного транспорта, - тем более, так как заполнение путевых листов, транспортных накладных и иных отраслевых документов в ходе эксплуатации автомобильного транспорта до сих пор вызывает вопросы на практике. На отдельные из них автор дает ответы в настоящей статье, делая выводы из норм законодательства и арбитражной практики.

Является ли путевой лист первичным документом?

Отвечать на этот вопрос следует исходя не из сравнения реквизитов путевого листа и первичного документа, а из предназначения данных документов. Последний предназначен для подтверждения хозяйственной операции, измеряемой в денежном выражении. Путевой лист - документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Устава автомобильного транспорта <1>). При этом путевой лист является документом, служащим для учета и контроля работы водителя транспортного средства, а не документом, удостоверяющим перевозку пассажиров (Постановление ФАС УО от 12.03.2014 N Ф09-1057/14). В путевом листе отражаются информация о марке транспортного средства, государственный номерной знак, величина пробега, время и продолжительность работы в часах (см. Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152). Таким образом, путевой лист подтверждает работу автомобиля. Причем, как может заметить читатель, среди обязательных реквизитов путевого листа нет тех, в которых должны указываться стоимостные характеристики хозяйственной операции, - везде натуральные. Поэтому можно предположить, что путевой лист не является разновидностью первичного документа.
--------------------------------
<1> Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ.

Хотя не стоит спешить с выводами: вспомним о реквизитах первичного документа, один из которых предполагает указание величины натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с отражением единиц измерения (пп. 5 п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Употребление союза "или" говорит о том, что не обязательно первичный документ должен содержать стоимостную оценку, может быть и только натуральный показатель, характеризующий операцию. Но в таком случае понадобится еще один документ, на основании которого бухгалтер отразит факт хозяйственной жизни в стоимостном измерении. Таким документом может быть акт об оказанных транспортных услугах или транспортная накладная, в которых вместо организационно-технических сведений указываются именно натуральные показатели, а также дается стоимостная оценка, столь важная для целей ведения бухгалтерского учета.
Подведем итог. Формально путевой лист может быть признан первичным документом, так как содержит в минимальном объеме реквизиты первичного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. В то же время на основании только путевого листа бухгалтеру проблематично отразить работу транспортного средства (если не введены дополнительные реквизиты о стоимостной оценке данной операции). И все же для бухгалтерии транспортного предприятия путевой лист необходим. Этот документ позволяет определить, кем, когда и с какой целью использовался конкретный автомобиль, а также подтверждает количество километров, пройденных им при осуществлении соответствующего вида деятельности, необходимое для определения расходов по ГСМ и иных расходов по ремонту и содержанию автотранспорта (Постановление ФАС ПО от 11.03.2014 N А65-11354/2013). Отдельные суды даже считают, что путевой лист является первичным документом, подтверждающим оказание транспортных услуг (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.07.2014 N 09АП-20968/2014). Однако автор эту точку зрения не разделяет, так как работа автомобильного транспорта и оказание транспортных услуг - разные понятия.

Является ли транспортная накладная первичным документом?

Составление данного документа предусмотрено Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом <2>. В них сказано, что транспортной накладной подтверждается заключение договора перевозки груза. Причем само по себе оформление договорных отношений свидетельствует лишь о достигнутом соглашении между сторонами, но не говорит о том, что уже произошла хозяйственная операция и у участников договора возникли взаимные обязательства друг перед другом.
--------------------------------
<2> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272.

Между тем транспортная накладная - это не только разновидность договора о перевозке груза. В ней есть сведения о том, как этот договор исполняется, включая натуральные и стоимостные показатели. А потому при заполнении данных, характеризующих хозяйственную операцию (перевозку груза), транспортная накладная вполне может использоваться как первичный документ, причем подтверждающий как раз оказание транспортных услуг, а не работу транспорта, в отличие от путевого листа.
Для перевозчика как исполнителя услуг транспортная накладная является документом, подтверждающим выручку (доходы). Расходы же, связанные с эксплуатацией ТС при перевозке, подтверждаются иными оправдательными документами, включая данные путевого листа, на основании которых определяется время работы, рассчитывается заработная плата водителя, оценивается пробег ТС, списывается топливо. Для заказчика (грузоотправителя, грузополучателя) транспортная накладная вполне может считаться документом, подтверждающим понесенные расходы на транспортные услуги.
Заметим, транспортная накладная не актуальна, когда речь идет о перевозке пассажиров и багажа, так как договор о таких транспортных услугах подтверждается иными документами (билетами, квитанциями и т.д.) (ст. 20 Устава автомобильного транспорта). Исключение составляет перевозка пассажиров по заказам, что оформляется договором фрахтования ТС (ст. 27 Устава автомобильного транспорта).

Нужно ли вспоминать о товарно-транспортной накладной?

Формально данная накладная является одной из форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые с 2013 г. не считаются обязательными к применению. Между тем отдельные организации по старинке продолжают пользоваться данным документом, закрепив его в документообороте (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации"). Раньше налоговики допускали, что товарно-транспортная накладная может служить документом, подтверждающим затраты по перевозке груза автомобильным транспортом, наряду с транспортной накладной (Письмо УФНС по г. Москве от 26.09.2012 N 16-15/091083@). Сейчас подобных разъяснений нет, и сложно противопоставить необязательную унифицированную форму такому многофункциональному документу, как транспортная накладная. Правда, при перемещении товаров в Таможенном союзе с эксплуатацией автомобильного транспорта налоговики не исключают использования товарно-транспортной накладной (Письмо ФНС России от 30.05.2013 N ЕД-3-3/1928@).
В то же время вместо указанного документа в налоговый орган для подтверждения применения нулевой ставки может быть представлена международная товарно-транспортная накладная (CMR), поскольку содержащиеся в ней показатели в целом аналогичны показателям, представленным в товарно-транспортной накладной. В иных ситуациях при перевозках груза оформляются транспортные накладные, а также товарные накладные, унифицированная форма которых тоже не обязательна к применению.
Получается, что у хозяйствующих субъектов есть два варианта: подтверждать перевозку грузов только товарно-транспортной накладной либо транспортной и товарной накладными. Приоритет одному из этих вариантов финансовое ведомство не решило давать в Письме от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14014. Но автор предлагает исходить из того, что транспортная накладная предусмотрена Правилами перевозки грузов автомобильным транспортом и используется перевозчиками, за исключением случаев применения заказов-нарядов на предоставление автотранспорта. Раз так, то приоритет следует отдать более легитимной форме с точки зрения действующего законодательства. Что касается товарной накладной, то она относится к числу сопроводительных документов на груз, за которые отвечает грузоотправитель, а не перевозчик, для которого все же важнее выполнить требования отраслевого документа и составить транспортную накладную.

Какие документы оформляются при аренде ТС?

Документооборот при аренде ТС не урегулирован законодательством, вернее, нет специальных документов, как это предусмотрено для оказания экспедиторских услуг. Тем не менее это не означает, что ведение документооборота при аренде не обязательно. Нужно ли составлять путевой лист при аренде и кому это надо делать? Как указано в Приказе Минтранса России N 152, он распространяется на юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. По договору аренды ТС без экипажа имущество эксплуатирует арендатор, следовательно, на период аренды он является владельцем ТС, сведения о котором указываются в путевом листе. На основании полученного ТС и документов арендатор отражает иные необходимые сведения. По договору аренды с экипажем фактически эксплуатирующим ТС лицом является арендодатель, поэтому на нем лежит обязанность по оформлению путевого листа. Кстати, транспортная накладная выписывается также лицом, которое фактически выступает в роли перевозчика. Если им выступает арендатор, то он указывается в транспортной накладной, что подтверждает Постановление ФАС УО от 04.09.2014 N Ф09-5983/14.
Само фактическое предоставление ТС в аренду может быть подтверждено актами оказания услуг в совокупности с представленными путевыми листами, в которых содержатся все обязательные реквизиты (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 14.02.2012 N А40-110480/09-6-831). Если ТС арендуется у физического лица (например, работника), причем сам арендодатель управляет автомобилем (аренда с экипажем), то путевой лист составлять не нужно, так как эта обязанность предусмотрена только для юридических лиц и предпринимателей, являющихся собственниками или владельцами ТС. Физические лица (как граждане) управляют своими автомобилями без путевых листов. Тогда арендные отношения подтверждает заключенный договор, а факт предоставления ТС с экипажем - акты оказания таких услуг, в которых отражается также сущность использования ТС. Иногда бухгалтеры все равно указывают работникам, использующим свой автотранспорт, на заполнение путевых листов как документов, подтверждающих производственный характер расходов, связанных с использованием и обслуживанием автотранспорта. Это не возбраняется, но автор предлагает это делать проще и подтверждать производственный характер затрат актами оказанных работником услуг, использующим свой автомобиль.
Если арендатор использует ТС для оказания услуг по договору перевозки груза для сторонних заказчиков, то фактически имеет место организация перевозки с помощью чужого транспорта. В таком случае автор предлагает поступить проще и заключить не договор аренды с экипажем для перевозки груза, а соглашение об оказании услуг транспортной экспедиции. Порядок оформления и формы экспедиторских документов утверждены Приказом Минтранса России от 11.02.2008 N 23. Экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции, к ним относятся следующие бланки: "Поручение экспедитору", "Экспедиторская расписка", "Складская расписка". К этим бумагам налоговики плюсуют доверенность на право заключения договора перевозки от имени клиента, договор перевозки, доверенность, выданную экспедитором организации-перевозчику на право последней получить груз. При этом транспортная накладная является основным перевозочным документом, который оформляет экспедитор вне зависимости от того, чьим транспортом осуществляется перевозка (Письмо УФНС по г. Москве от 17.10.2012 N 16-15/099196@). Не упомянуты разве что акт сдачи-приемки оказанных экспедиторских услуг и сам договор транспортной экспедиции. При этом Правила транспортно-экспедиционной деятельности <3> позволяют сторонам договора оформлять иные экспедиторские документы при условии, что они содержат весь объем информации о грузе и услугах экспедитора, обязательной для договора транспортной экспедиции (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.02.2014 N 09АП-45393/2013-ГК).
--------------------------------
<3> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554.

Какие нарушения бывают в оформлении?

Как раньше, так и сейчас не все юридические лица и предприниматели - собственники (владельцы) ТС уделяют внимание заполнению путевых листов работниками. Показательным в этом плане является Постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.05.2014 N А35-10736/2013. Из него следует, что представленные в дело путевые листы содержали такие недочеты:
- не указаны дата (число, месяц, год) и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и дата и время его заезда на эту стоянку;
- отсутствуют дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения послерейсового медицинского осмотра водителя;
- показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку не заверены штампом или подписями с отражением инициалов и фамилий уполномоченных лиц.
Плюс ко всему владелец ТС не контролировал должным образом наличие путевых листов у водителей. Неоформление путевых листов расценивается как нарушение лицензионных условий по перевозке пассажиров автомобильным транспортом. Несоблюдение требований отраслевого законодательства как раз является одним из таких нарушений. При этом незаполненные путевые листы считаются предпосылками или своего рода маячками для ревизоров, указывающими на иные нарушения. Так, отсутствие документов, подтверждающих организацию и проведение послерейсовых медицинских осмотров водителей, дает право сделать вывод, что такие осмотры просто не проводятся, что объясняет, в свою очередь, отсутствие соответствующих сведений в путевом листе.
Хотя не все можно подтвердить или опровергнуть документами. Например, неорганизация проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств может быть выявлена, если отсутствуют специалисты соответствующей квалификации, помещения и оборудования, позволяющие осуществлять проведение предрейсового контроля технического состояния транспортных средств. При этом штрафуют не за халатность при оформлении путевых листов, а за нарушения использования ТС как источников повышенной опасности, совершение которых может привести к неблагоприятным последствиям для субъекта, эксплуатирующего автомобиль, в том числе для водителя, а также создать угрозу жизни и здоровью иных людей. При этом отсутствие происшествий не является обстоятельством, свидетельствующим о малозначительности правонарушения и об уменьшении штрафа.
В отличие от путевых листов оформлению транспортной накладной уделяют больше внимания, так как это не односторонний документ, его как минимум визируют две стороны. Но, несмотря на это, иногда встречаются случаи, когда перевозчик вообще не оформляет транспортную накладную, и за это можно поплатиться, если дело касается перевозки опасных грузов. С такими перевозками не шутят, и законодатель предусмотрел административную ответственность за нарушение правил перевозки опасных грузов (ст. 12.21.2 КоАП РФ). В ч. 1 санкционной статьи указаны конкретные нарушения, за которые можно поплатиться, а во второй - все иные нарушения правил перевозки опасных грузов, в числе которых может быть и отсутствие транспортной накладной. Она должна иметь сведения о номере опасного груза, классе, подклассе и коде перевозимого груза согласно Европейскому соглашению о международной дорожной перевозке опасных грузов (ДОПОГ), заключенному в г. Женеве 30.09.1957. Хотя в Правилах перевозки опасных грузов есть требование об обязательном наличии товарно-транспортной накладной, суды не смущает это, и они поддерживают ревизоров, требующих от перевозчика опасных грузов транспортную накладную с нужными сведениями. При ее отсутствии могут оштрафовать и водителя, и организацию, занимающуюся перевозками опасных грузов (Постановление ФАС СКО от 31.07.2014 N А32-37980/2013).

Зачем еще нужен путевой лист?

Ответ на этот вопрос следует искать в нормативных актах, в которых упоминается сей документ. В Правилах обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом <4> сказано, что субъект транспортной деятельности, осуществляющий регулярные перевозки пассажиров, обязан (п. 62):
1) обеспечить каждого водителя следующими документами:
- путевым листом;
- расписанием (графиком) движения по маршруту регулярных перевозок;
- схемой маршрута с указанием опасных участков;
2) осуществлять при выполнении перевозок контроль соблюдения расписания (графика) движения и норм предельной вместимости транспортных средств, соответствия пути движения транспортных средств установленным маршрутам регулярных перевозок.
--------------------------------
<4> Утверждены Приказом Минтранса России от 15.01.2014 N 7.

Разрешительная документация, необходимая для допуска ТС к участию в дорожном движении, включает (п. 2.2 Приложения 2 к Приказу Минтранса России N 7):
- свидетельство о регистрации транспортного средства;
- страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств;
- лицензию на осуществление пассажирских перевозок;
- путевой лист;
- иные документы, необходимые для осуществления конкретных видов перевозок.
Проведение ежедневного контроля технического состояния ТС перед выездом на линию с места стоянки и по возвращении к месту стоянки с соответствующей отметкой о технической исправности (неисправности) ТС фиксируется в путевом листе (п. 2.5 Приложения 2 к Приказу Минтранса России N 7). Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на эксплуатируемое транспортное средство (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).

В итоге для бухгалтера путевой лист и транспортная накладная являются обязательными и не взаимоисключающими, а дополняющими документами. Первый документ большей частью подтверждает расходные составляющие (оплату труда водителя, расход ГСМ), а второй - доходную составляющую (выручку с заказчика) операции по оказанию транспортных услуг. При этом водителю нужно иметь в наличии оба указанных документа, так как путевой лист входит в комплект документов, подтверждающих соответствие транспортного средства и водителя требованиям по обеспечению безопасности дорожного движения, а транспортная накладная является документом на груз, подтверждающим его правомерную перевозку в рамках законной хозяйственной операции, оформленной этой же самой накладной. Излишне говорить о том, что не следует пренебрегать оформлением данных документов, поскольку как минимум это является предпосылкой к выявлению нарушений, за которые предусмотрена ответственность, а как максимум - влечет штрафные санкции в отдельных случаях.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Как оформить первичные документы при транспортных перевозках – вебинар в Школе бухгалтера. Ведущая Ольга Букина расскажет про путевой лист (когда необходим, а когда без него можно обойтись), универсальный передаточный документ, что такое «товарно-транспортная накладная» и пр.

1. Какие документы нужны для перевозки груза

Здесь все зависит от ситуации, от того продавец вы или покупатель, или транспортная компания. К примеру, если вы продавец и продаете товары с базы, то у вас должны быть оформлены: договор с покупателем, товарно-транспортная накладная на груз, транспортная накладная, счет-фактура (для плательщика НДС).

Транспортные компании при перевозке должны оформить: путевой лист, договор с клиентом, транспортную накладную, товарно-транспортную накладную на груз, акт, счет-фактуру (для плательщика НДС). Однако товарно-транспортная накладная, жизненно важная для покупателя товара, не является критичной для перевозчика, который подтверждает свои доходы и без нее.

2. Нужен ли путевой лист на автомобиль?

Часто бухгалтеры путают, когда путевой лист нужно оформлять, а когда нет.

Путевые листы при аренде автомобиля

Например, нужен ли путевой лист при аренде личного автомобиля у работника? По договору аренды путевой лист нужен вне зависимости от того, у кого машина арендована. В соответствии п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ) «запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство». Автомобиль в аренде и используется — значит, путевой лист должен составляться.

Нужен ли путевой лист при использовании такси в командировке?

«Путевой лист оформляется только в том случае, если организация использует собственный либо арендованный автомобиль. Такси — автомобиль, принадлежащий сторонним хозяйствующим субъектам, они оформляют путевой лист на этот автомобиль в своем учете, но никому его не выдают. Для подтверждения расходов командированного необходим чек (желательно) или бланк строгой отчетности».

3. Обязательные реквизиты на первичных документах

Перечень реквизитов первичного учетного документа является закрытым и установлен в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также их подписи.

Однако, у организаций возникает много вопросов относительно реквизитов документа. Например: «Является ли печать организации обязательным реквизитом в ТТН со стороны грузополучателя?»

Печать не является обязательным реквизитом. Следовательно, ни с какой стороны проставление печати не является обязательным. Поэтому, если в тексте договора о печати на документах нет ни слова, то вся «первичка» будет действительна и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи.

4. Как учитывать расходы на ГСМ?

Для обоснования расходов на ГСМ, кроме путевого листа, необходимо обоснование маршрута. Например, договор о поставке товара по определенному адресу. Или заказ (заявка). Несмотря на то, что в путевом листе отсутствует маршрут как обязательный реквизит, без него налоговики могут не признать расходы на ГСМ. Обоснованием послужит также транспортная накладная. Что касается запчастей, то это материалы, которые могут быть отнесены на расходы независимо от момента их реального отпуска (нужны накладная и доказательство оплаты). Беспроблемным вариантом является и такой, при котором затраты оформляются как услуги автосервиса.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Факт приобретения продукции от поставщика, а также доставка этих ТМЦ – это всегда возникновение значительного количества сопутствующей документации. Естественно, эта своего рода волокита служит понятным целям. Соблюдение законности сделок, контроль качества продукции, возможность предъявления претензий в случае неисполнения обязанностей сторонами. Но возникающая путаница иной раз ставит в тупик не только ответственных за оприходование лиц, а также руководителей, но даже и бухгалтеров. В этом обзоре мы прольем свет на данный вопрос, узнаем, что такое ТТН и ТН, товарная накладная и товарно-транспортная, в чем разница между этими понятиями. А также поймем, в каких случаях их необходимо оформлять, какие разделы включаются в содержание. И разберем точку зрения текущего законодательства РФ на эти аспекты. Ведь нарушение норм оформления документов – это серьезное правонарушение, за которое неминуемо следует ответственность, зачастую в виде финансовых санкций. Но иной раз при злостном нарушении можно даже лишиться лицензии на осуществление деятельности и попасть под субсидиарную ответственность.

Что такое ТНН

Это сопроводительная документация, призванная для отслеживания исполнению правил транспортировки ТМЦ. Соответственно, форма используется в случаях, когда эти услуги в принципе существуют. То есть рассматриваем ситуацию, когда компания А заказывает поставку у производителя Б. Если доставка продукции осуществляется силами фирмы Б, как дополнительная опция, которая уже включается в стоимостном выражении в общий прайс, то документ нам не нужен. Ведь отдельных услуг не было оказано. Также если компания А сама забирает продукт, грузит его на фуры и отправляет для оприходования на склад или точку продаж, нет необходимости в бумаге. Ведь снова не было оказано никаких услуг.

В каких же случаях нам понадобится, и этот аспект во многом определяет, чем отличается ТТН от ТН. А именно – это наличие третьей стороны, оказывающей услуги транспортировки. Когда в уравнении появляется эта новая переменная, документ и становится нужен. Но не необходимой, ведь распоряжение Минфина от 2013 года фактически упразднило обязательный характер предписания. Теперь документ вполне допустимо заменить новым аналогом, о котором мы еще отдельно поговорим ниже.

Также следует учитывать, форма обязательна к заполнению в качестве основного документа при перевозке груза с помощью автомобильного транспорта. Если ценности будут отправляться посредством поездов, судов, самолета – то оснований для заполнения нет. Поэтому оформлять указанный вариант нужно в случае стандартном варианте посредством грузовых автомобилей.

Что это такое

В этом вопросе есть серьезная путаница. Сразу поясним, что под сокращением подразумевают зачастую два совершенно разных по виду и предназначению документа. И они никак не коррелируют друг с другом. Разберемся с обоими случаями поэтапно.

Отличие транспортной от товарно-транспортной накладной, ТТН заключается в том, что ТН – это, по сути, новый аналог сопроводительных бумаг при грузоперевозках. Она введена с 2013 года. И сейчас является преимущественно основной. Это более современный и корректный вариант. Различия же заключаются том, что в новом виде нет в принципе товарного раздела. Ведь по логике он и не нужен, на основе бумаги ТМЦ не ставятся на учет. Это просто сопроводительная документация, которая подтверждает факт доставки, выполнение транспортных услуг. И она не может являться базой для бухгалтерской отчетности — только в плане расходов на перевозку, если они были. Но при этом закон на текущий момент допускает оба варианта.

А вот отличие товарной накладной от товарно-транспортной совершенно в иной плоскости. Первый случай – это подтверждение того, что ТМЦ были оприходованы и приняты, поставлены на учет, размещены на складе или точке продаж покупателя. Что грузоотправитель честно выполнил условия сделки и предоставил необходимое количество продукции, указанное в договоре. Никакого отношения к перевозкам эта бумага не имеет. И она уже является первичным бухгалтерским документом. Соответственно, какой бы вариант подтверждения транспортировки ни использовал покупатель или поставщик, это не освобождает от ответственности по составлению отчетности во время принятия ТМЦ. Выходит простой алгоритм, допустимо выбрать любую вариацию (если нет прямого запрета по закону в этой случае) документации сопроводительного характера. Но при этом бухгалтерская отчетность должна быть всегда.

Хотите внедрить «Склад 15»?
Получите всю необходимую информацию у специалиста.

При этом есть еще любопытный нюанс, который показывает, что такое транспортная и товарно-транспортная накладная, отличия прослеживаются в количестве копий. В первом варианте нам понадобится всего три образца. Один остается у грузоотправителя, второй передается покупателю. Оставшийся уходит компании, осуществляющей перевозку. А вот в случае со старой Т-1, понадобится четыре копии. Также по одной покупателю и продавцу, но целых две остается у компании по перевозке.

Какие сведения вносятся

Итак, форма старого образца делится на два раздела. Первый – товарный содержит пункты:

Количество ТМЦ, доставляемых субъектом.
Сумма денежных средств, затраченная на покупку.
Общий вес.
Номенклатура.

Второй раздел содержит:

Сведения по погрузочным и разгрузочным мероприятиям.
Остановки на маршруте, частичные отгрузки, если они были.
Информация по упаковке и условиям хранения, а также перевозки.
Реквизиты и данные для расчета. Это и затраченная сумма средств на поездку, топлива, издержки, заработная плата всех сотрудников, участвующих в процедуре, водители, грузчики, экспедиторы.

Как можно понять, первый раздел точно нельзя назвать строго необходимым. Ведь все обозначенные сведения все равно будут копироваться в бухгалтерской отчетности. А переписываться несколько раз информацию – не слишком логичный процесс. При этом раздел в принципе можно считать бесполезным. Ведь на основании заполненных строк все же нельзя проводить оприходование.

Поэтому от раздела и было решено избавиться в новом формате. И теперь наглядно видно, чем отличается транспортная накладная от товарно-транспортной. Плюс в обновленную вариацию внесли два новых пункта, которые действительно имеют важное значение. Первый – это полная сумма АТП без градаций. Чтобы было удобно производить расчет. А второй касается маршрута. Прописана вся траектория движения грузового транспорта. Это принципиально значимо, если речь идет про ТМЦ, требующие деликатного подхода. Хрупкие материалы, а также опасные грузы. Очень важно определить такой маршрут, чтобы дорожная ситуация не спровоцировала дополнительную тряску, которая в итоге повредит груз.

Транспортная накладная или товарно-транспортная накладная, когда нужен конкретный вид

Сейчас уже Минфин чуть ли не официально отменил старый вариант. При этом некоторые фискальные органы, которые просто по непонятным причинам решили не перестраиваться, до сих пор требуют Т-1. На самом деле, если такие претензии поступают, смело можно обращаться за судебной защитой. Ведь это незаконно. ТН полностью заменяет аналог практически во всех случаях. Существует лишь один вариант, когда ТТН будет необходимым выбором. И по закону не может заменяться аналогом. Это грузоперевозка этилового спирта и спиртосодержащей продукции. Здесь уже закон действительно предписывает строгое использование ТТН. Но это скорее исключение, чем правило.

Отличие ТН от ТТН

Мы разобрались с формальным различием. И разница уже стала очевидной. Но теперь давайте пройдемся по конкретным пунктам в разделах, чтобы четко выявить различающиеся аспекты. И понять, какая вариация действительно будет более удобной.

Товарный раздел

В устаревшем варианте этот пункт расписан полностью. Мы можем отследить номенклатуру ТМЦ, конкретное количество товарных позиций, виды перевозимого груза, вес. А также стоимостное выражение. Причем прописывается и общая сумма, и цена на конкретные изделия. А вот по новому варианту этих сведений нет в принципе. Они опускаются, ведь фактически нужды в этом нет. Возможная порча или недостатки будут выявлены при оприходовании, которое строится на иных разрешительных бумагах.

Подпись уполномоченных лиц по отпуску ТМЦ

Еще один наглядный отличительный пункт. В ТТН он присутствует. Соответственно, специалист, отвечающий за эту операцию, либо главный бухгалтер должен поставить там свою подпись. Такой нужды нет в ТН, лица в принципе могут не присутствовать при данной процедуре.

Строка 5

Это новинка, используемая в ТН. Фактически там прописываются рекомендации грузоотправителя. Он сообщает, какой лучше выбрать транспорт, его количество, грузоподъемность, оптимальный маршрут, условия для перевозки, например, температурные. По сути, изготовитель, которые отлично понимает, какую продукцию он создал, какие у нее есть слабые места – дает советы, как не потерять в качестве во время процесса грузоперевозки. И это ценная информация, но ее основе действительно можно создать оптимальные условия, подобрать подходящие машины, проложить маршрут. А также использоваться специализированные кадры при необходимости. Это наглядный показатель, чем отличается накладная от товарной транспортной, ТНН. Подобный вариант выгоднее для покупателя, ведь шанс того, что ТМЦ доедут в сохранности без порчи упаковки, снижения срока годности продукции.

Также появляется и иной любопытный аспект. В случае проблемных ситуаций всегда получится четко отследить, кто виноват. Если рекомендации не были даны, либо перевозчик следовал им в точности, но ТМЦ были испорчены – виноват явно изготовитель. Он просто не сумел грамотно описать нормы транспортировки. А вот если водители и грузчики просто не следовали указанным рекомендациям, то вина уже целиком и полностью лежат на них. И претензии тоже направлять стоит в сторону посредника.

Страница 14

Очередное новшество, где содержатся поля для написания сведений об изменении выгрузки. То есть, если произошла форс-мажорная ситуация, когда грузовики просто не смогли своевременно предоставить, либо дата отгрузки была изменена. А что чаще всего бывает, сменяется именно адрес выгрузки, оказывается, что указанный ранее склад полностью забит продукцией, и необходимо везти в другой. При этом стоит помнить, что заполненное поле станет основанием для увеличения (или уменьшения) суммы конечного расчета. Ведь вполне часто оказывается, что новая точка доставки намного дальше от точки отравителя. И придется проехать лишних несколько сотен километров. А это дополнительные расходы транспортной компании.

Нужно ли оформлять сразу два документа, возможно ли заменить

Мы посмотрели конкретику по содержанию бумаг. Многим уже стало ясно, какой вариант предпочтительнее, ТТН или ТН, что выписать – теперь тоже не секрет. Но остается вопрос, а есть ли смысл и стоит ли совмещать сразу обе вариации. С практической стороны вопрос не лишен логики. Ведь новая вариация содержит массу пунктов, которых не было ранее. Но фактически, закон такой процедуры просто не предусматривает. Доступен выбор лишь одного варианта. При этом замена реально возможна, транспортная накладная без проблем предоставляется вместо аналога. Но не наоборот. Можно заменить только старую форму с помощью новой, обратной процедуры нет.

При этом существует единственный случай, когда подобный регламент не реализует. А именно, как мы уже уточнили, работа со спиртосодержащей продукцией. Учитывая тот факт, что в нашей стране огромное количество мошенников старается реализовать контрафакт, меры здесь более жесткие. И товарный раздел становится просто необходимым, чтобы точно отследить возможность подлога или отсутствие сертификации.

Всегда ли нужна ТТН

Стоит учитывать, что бумаги для бухгалтерского учета все равно остаются необходимыми, даже если не используется старая форма сопроводительных документов. Но мы уже пояснили, в чем разница между ТН, товарная накладная и ТТН, товарно-транспортная, отличия заключаются в том, что это в принципе разные виды документации с различными целями. И заменить они друг друга не могут по определению. Ведь, когда вы посещаете поликлинику, полис обязательного медицинского страхования нельзя заменить пенсионным свидетельством, так ведь?

Чтобы автоматизировать и упростить все процессы, связанные с оприходованием ТМЦ, стоит использовать грамотный софт. Такой, как предоставляет компания «Клеверенс».

При выполнении перевозок на каждом АТС должны быть документы строгой отчетности (имеющие серию и учетный номер). В общем случае такими документами считаются:
- путевой лист
- товарно-транспортная накладная (ТТН) при перевозке грузов товарного характера (имеющих стоимость).

Путевой лист является основным первичным документом, определяющим показатели при учете работы ПС и водителя, начислении заработной платы водителю и расчета за перевозки.

При выполнении грузовых автоперевозок используются следующие формы путевых листов, утвержденные Постановлением Государственного Комитета РФ по статистике от 28.11.97 № 78:

Форма 4-с (сдельная) – при перевозках на условиях сдельной оплаты. Предусматривает подробное задание водителю по маршруту движения и количеству ездок. На оборотной стороне листа фиксируется время выполнения ездок, продолжительность простоев и номера ТТН, на основании которых перевозился груз.

Форма 4-п – при перевозках на условии повременной оплаты. Предусматривает указание заказчика(-ов) перевозок и времени прибытия и убытия от заказчика. Номера ТТН, по которым перевозился груз, записываются на обратной стороне. Путевой лист имеет отрывной талон, который должен быть заполнен заказчиком и заверен его печатью. После обработки в транспортной организации талон возвращается заказчику вместе со счетом на перевозки.

На путевых листах в левом верхнем углу проставляется штамп или печать организации – владельца ПС. Заполнение путевого листа производится до выхода на линию, на линии и по возвращении.

Перед выездом на линию заполняются сведения о:
• Водителе;
• Сопровождающих лицах;
• Автомобиле;
• Времени начала и окончания работы;
• Заказчике перевозок;
• Планируемом пробеге ТС;
• Движении горючего.

Указанная в путевом листе дата выдачи должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в журнале. В нижней части путевого листа должны быть поставлены подписи:
• Диспетчера, подтверждающая правильность заполнения путевого листа и наличия у водителя водительского удостоверения;
• Механика об исправности ПС;
• Медицинского работника о возможности допуска водителя к управлению АТС;
• Водителя о принятии АТС в технически исправном состоянии и получении задания на работу.

Данные в путевой лист заносятся должностными лицами транспортного предприятия (диспетчер, техник по ГСМ и т.п.). Участие водителя в подготовке путевого листа не допускается.

На линии в путевой лист заносятся сведения о работе ПС, результаты проверки контролирующими лицами. Ответственное лицо заказчика расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполнения данных о выполненной работе.

По возвращении в транспортное предприятие путевой лист сдается, диспетчер заполняет данные о фактически выполненной работе водителем и автомобилем, движении горючего. Водитель подписью удостоверяет сдачу ПС механику в технически исправном состоянии или в состоянии с определенными неисправностями и количество сданных вместе с путевым литом ТТН. Механик подписью подтверждает эти сведения. Диспетчер подписью подтверждает количество сданных водителем ТТН и правильность заполнения данных после сдачи путевого листа водителем.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители транспортного предприятия, ответственные за эксплуатацию ПС и участвующие в заполнении документов. Путевые листы хранятся вместе с ТТН, что облегчает их совместную проверку.

Для контроля движения выданных водителям путевых листов и их сдачи после первичной обработки в бухгалтерии ведется специальный журнал, форма которого установлена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78.

Приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 введены формы путевой документации и журнала учета путевых листов для индивидуальных предпринимателей, учитывающие особенности ведения ими хозяйственной деятельности. Если предприниматель использует наемный труд, водитель должен иметь при себе трудовой договор. Путевой лист в этом случае оформляется лично предпринимателем или специально назначенным лицом.

Товарно-транспортная накладная предоставляется перевозчику грузоотправителем и является основным документом для списания грузоотправителем и оприходования его грузополучателем. Грузоотправитель оформляет отдельную ТТН на каждого грузополучателя и каждой ездки ПС с обязательным заполнением всех реквизитов. ТТН выписывается не менее чем в 4-х экземплярах. Первый остается у грузоотправителя, второй сдается грузополучателю, третий и четвертый поступают в транспортную организацию. После выполнения расчетов по перевозкам третий экземпляр возвращается грузоотправителю вместе со счетом за перевозку.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В заголовочной части ТТН указывают дату ее выписки, наименование заказчика, который оплачивает перевозку, наименование транспортной организации, марку и государственные номера ПС, данные водителя, номер путевого листа.

Товарный раздел ТТН заполняется грузоотправителем и содержит сведения о грузе, а также о лице, отпускающем груз. Вместо указания подробных сведений о грузе могут указываться номера товарных накладных, содержащих все предусмотренные ТТН реквизиты, эти товарные накладные прилагаются к ТТН.

В транспортном разделе ТТН приводятся сведение о погрузочно-разгрузочных операциях и показатели работы ПС.

При получении груза водитель получает 3 экземпляра ТТН, заверенные подписями и печатями грузоотправителя и подписью водителя. При сдаче груза материально ответственное лицо грузополучателя ставит в ТТН свою подпись и печать. В случае несоответствия доставленных товаров по качеству или количеству должен составить акт, который является юридическим документом для предъявления претензий поставщику. Сведения о составленном акте (номер, дата и краткая причина составления акта) записываются в соответствующей графе ТТН.

В случае перегрузки груза в пути следования на другой ПС, сведения об организации, водителе и автомобиле зачеркиваются с сохранением читабельности прежних данных и записываются новые данные. Эти исправления заверяются подписью работника, руководящего перегрузкой, и о факте передачи.

По грузам нетоварного характера, объем перевозок которых учитывается, ТТН выписывается в 3-х экземплярах: первый и второй – для транспортной организации, третий – для грузоотправителя. Первый экземпляр транспортная организация прилагает к счету за перевозки.

В зависимости от вида перевозимых грузов к ТТН могут прилагаться другие товаросопроводительные документы (например, сертификат радиационной безопасности груза).

В соответствии с нормами перевозка грузов по территории России сопровождается оформлением транспортной накладно, которая является первичным документом, доказывающим заключение контракта о перевозке груза на транспорте, а также необходима для отображения расходов у одной стороны договора, выручки — у другой.

С 1 января 2021 года утверждены новые правила грузовых перевозок ( Постановление Правительства РФ от 21 декабря 2020 г. №2200) со сроком действия до 2027 года и действует измененная форма транспортной накладной. Такое изменение позволит отследить движение денежных средств при оплате услуг по транспортировке и уменьшить количество посредников, принимающих участие в одной операции по доставке груза.

Что изменилось в новой форме транспортной накладной с 01.01.2021?

Несмотря на введение понятия «электронная транспортная накладная» данные в Налоговую инспекцию и Министерство транспорта необходимо по прежнему передавать на бумаге. Электронный документооборот с государственными структурами будет доступен только с 2022 года.

Изменения транспортной накладной расположены по всему новому бланку:

раздел 1 «грузоотправитель» — новое поле для отметки, что экспедитор является отправителем груза;
раздел 1а «клиент» — указываются сведения о заказчике груза;
раздел 3 «груз» — фиксируется объявленная ценность перевозимого товара и реквизиты отгрузочной документации;
раздел 6 «прием груза» — прописываются сведения о лице, передавшем ценность представителю предприятия-заказчика;
раздел 11 «транспортное средство» — указывается тип владения ТС (собственник, арендатор, лизингополучатель).

При необходимости можно откорректировать накладную, все уточнения заверяются составителем ( проставляется дата исправления, фамилия, инициалы и подпись составителя).

Как заполнить в 2021 году — инструкция

Оформление накладной по договору перевозки грузов является обязательным условием. Составлением занимается, как правило, грузоотправитель (п. 2 ст.785 ГК РФ, ч.1 ст.8 ФЗ № 259 от 08.11.2007 г.).

Заполнение документа происходит в несколько этапов:

до начала погрузки,
в период перемещения груза,
после доставки товара.

Начинает ее оформление отправитель, он вносит информацию о себе, транспортной компании по перевозке, перемещаемом товаре. Получатель дополняет документ сведениями о приемке, а водитель — в процессе выполнения услуг проставляет подписи при поступление и сдаче груза, отметки и замечания.

Обновленная форма транспортной накладной состоит из заголовка и разделов (17), заполнение каждого из них не является обязательным условием. Одним из уточнением 2021 года — отсутствие пустых строк, если какие-то строки не требуют заполнения, то в них обязательно ставятся прочерки.

Для заполнения заголовочной части указываются реквизиты накладной:

дата составления,
номер,
порядковый номер экземпляра,
сведения о заявке.

Далее заполняются сведения о грузоотправителе и грузополучателе: наименование предприятия или ФИО частного предпринимателя, ИНН, юридический адрес, контактный телефон.

Описание следующих пунктов:

1а — заполняется в случае отправки товара с экспедитором.
3 — содержит информацию о грузе: количество, наименование, вес, маркировка, объем, подсказки для заполнения конкретных данных расположены на самом формуляре.
4 — описывает сведения о сопроводительных бумагах, он заполняется по необходимости, если перемещение товара невозможно без подтверждения качества товара (заключение ветеринара, санитарная и таможенная документация).
5 — вписываются требования грузоотправителя к перевозчику товара и, непосредственно, к транспортному средству (тоннаж, характеристика кузова), условия перевозки (температурный и санитарный режим, карантинные и таможенные требования), сроки транспортировки, сохранность груза (тип запорного устройства, стоимость товара, возможность перегруза).
6 — заполняется прием груза в 2 этапа: при формировании накладной указывается адрес и плановая загрузка товара и при загрузке транспортного средства фиксируется дата и время прибытия и убытия автомобиля, текущее состояние груза.
7 — сдача груза состоит из 2 частей: одну из них заполняет отправитель (адрес и плановая загрузка), вторую — получатель (фактическая дата прибытия и убытия транспортного средства).
8 — заполняются по мере надобности условия транспортировки и действия сторон сделки при утрате груза (санкции при утрате материальных ценностей, нарушение условий перевозки).
9 — данные о принятии заказа к выполнению, подпись водителя.
10 — информация о транспортной компании-перевозчике: наименование или ФИО частного предпринимателя, юридический адрес, телефон.
11 — сведения о перевозящем транспортном средстве: тип, марка, грузоподъемность, регистрационный номер, форма собственности.
12 — дополнения, замечания в процессе перевозки.
13 — заполняются при необходимости прочие условия, реквизиты разрешительных документов при перевозке опасного груза, маршрут групногабаритного транспорта, режим водителя.
14 — информация о переадресовке вносится по мере надобности в устной или письменной форме, указывается источник информации, новый адрес доставки.
15 — подписи каждой из сторон сделки с указанием должностей ответственных лиц.
16 — расчетная стоимость перевозки, расшифровка показана в правой части раздела.
17 — указывается расчет договорных штрафов, налагаемых на каждого участника перевозки, описываются обстоятельства, являющиеся основанием для взыскания санкций и их расчет.

В случае остановки автомобиля инспектором ГИБДД во время транспортировки полностью заполненная транспортная накладная не вызовет претензий.

Документ печатается в 3-х экземплярах: один остается у получателя, другой — у транспортной компании, третий остается у отправителя. Все экземпляры должны содержать идентичные сведения: отметки, печати и подписи ответственных лиц.

Действующим законодательством настойчиво говорится об указании в документах фактического перевозчика, после которого нет иного контрагента в сделке. Цель данной определенности ясна — контролирующим органам необходима точное представление о конечном получателе платежа за перевозку. В таком случае остальные участники не смогут применить льготу при налогообложения или уменьшить налог на прибыль путем списания ГСМ и приобретения запчастей.

Случай самовывоза товара покупателем передачи от продавца (поставщика) покупателю также был обозначен в письме Минфина от 17 августа 2011 г., где отмечено, что в данном случае сделка не оформляется, услуги по транспортировке товара не оказываются, выдача транспортной накладной не производится. Все затраты на перевозку груза фиксируются в путевом листе.

Оформление накладной в 2021 году по старому бланку сопровождается наложением штрафа на водителя в размере 500 рублей, а расходы на перевозку не будут приняты налоговым органом.

Заключенные договора с многими экспедиторами предусматривают обязанность контроля правильности заполнения транспортных бумаг. Всех действующих контрагентов необходимо письменно уведомить о рисках.

Читайте также: