Что такое командировочный лист

Опубликовано: 25.12.2024

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Часть 1

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Часть 2

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Часть 3

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

Командировочный лист — это бланк, документально подтверждающий факт поездки сотрудника в командировку. Как правильно заполняется этот документ, расскажем в статье.

Для чего нужен документ

Командировочный лист (командировочное удостоверение) выдается сотруднику, направляемому в поездку с целью исполнения служебных обязанностей.

Заполняется удостоверение на унифицированном бланке по форме Т-10 (Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004). При этом действующее законодательство позволяет работодателю составить форму командировочного листа самостоятельно, включив в него необходимые пункты и положения. В данном случае разработанный формат необходимо закрепить в учетной политике и иных локальных нормативно-правовых актах организации.

Где взять бланк

Командировочный лист (бланк скачать можно на нашем сайте) выглядит так.

Обязательно ли составлять

Ранее этот документ был обязательным для заполнения в случае отбытия сотрудников в командировку. Согласно трудовому законодательству, в удостоверении надлежало прописывать цель и срок поездки.

В 2015 году обязанность составления командировочного удостоверения была снята с учреждений (ПП РФ № 1595 от 29.12.2014). С января 2015 года работодатель сам принимает решение, заполнять специальное удостоверение для командировок или нет. В случае, если в организации принято его заполнение, это также необходимо прописать во внутренних нормативах учреждения.

Как оформлять

Как было указано выше, руководство организации самостоятельно принимает решение об обязанности заполнения и формате документа. Если работодатель заполняет форму Т-10, ему надлежит придерживаться общепринятого порядка заполнения. Унифицированный бланк командировочного листа состоит из лицевой и оборотной сторон. Далее предлагаем инструкцию заполнения каждой из частей листа.

Лицевая часть

На титульной стороне необходимо внести ключевую информацию. Здесь указываются реквизиты самой организации: ее наименование и код ОКПО, а также параметры самого удостоверения (номер и дата).

Далее необходимо заполнить сведения о сотруднике, направляемом в командировку, и рабочей цели поездки. На лицевой части указываются следующие сведения:

Ф.И.О., табельный номер и паспортные данные (при необходимости) работника;
структурное подразделение и должность направляемого в командировку;
данные о принимающей стороне (город, наименование организации);
целевое назначение поездки;
длительность поездки с указанием дат начала и завершения командировки и общего количества дней.

Лицевая сторона листа заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии).

Оборотная часть

На обороте фиксируются все передвижения сотрудника. Здесь принимающая организация проставляет следующие отметки:

о дате фактического прибытия;
о дне выбытия.

Таким образом, на обороте отображается фактическое количество командировочных дней. Также в обязательном порядке указываются фамилия, имя и отчество сотрудника и место командировки (город или иной населенный пункт).

Заверяет оборот листа руководитель принимающей организации, и, при использовании, ставится печать учреждения.

Содержание и образец

Удостоверение по форме Т-10 необходимо заполнять в строгом соответствии с установленными правилами. Ошибки в документе не допускаются. Если при оформлении была допущена неточность, то ошибочные сведения необходимо зачеркнуть одной линией, а верную информацию надписать сверху. Исправления необходимо заверить. Специалист, отвечающий за оформление документа, должен расписаться и поставить печать (при ее наличии в учреждении).

Если работник в рамках одной поездки должен посетить несколько городов или принимающих предприятий, то при проставлении отметок должна строго соблюдаться хронология.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Среди списка документов, которые используют при оформлении командировки, часто упоминают командировочное удостоверение. Разбираемся, нужен ли этот документ компании и если да — как его оформить и заполнить.

Что такое командировочное удостоверение?

Это документ, который свидетельствует, что сотрудник находится в командировке и выполняет задание руководства. По-другому его называют командировочным листом.

Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение в 2021 году?

Командировочные удостоверения организации использовали еще во времена СССР. Последний, современный образец удостоверения был утвержден Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 года.

Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года удостоверение признавалось документом, который подтверждает срок нахождения сотрудника в командировке.

В 2014 году в закон внесли изменения, и с 8 января 2015 года командировочное удостоверение отменили. Точнее, его, как и служебное задание, исключили из списка обязательных отчетных документов. Согласно поправкам, подтвердить командировочные расходы и фактическое нахождение сотрудника в командировке позволяют приказ о командировке, проездные документы, документ о найме жилья, служебная записка.

Но компании и сегодня могут использовать командировочный лист в делопроизводстве, если считают это необходимым и это прописано во внутренних нормативных актах. По сути, этот документ, заполненный по форме, свидетельствует сразу о нескольких фактах:

что поездка работника имела производственный характер;
что командировка состоялась в указанные сроки;
что командированный действительно побывал в месте назначения и встретился с принимающей стороной.

Командировочное удостоверение полезно не только компании — для учета времени нахождения сотрудника в командировке, но и самому сотруднику — если, например, он приезжает в другой филиал компании и должен обосновать цель визита.

Как оформить командировочное удостоверение?

Форма удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. Бланк удостоверения является рекомендованным, то есть при желании организация может оформить собственную форму командировочного листа.

На лицевой стороне документа указывают:

ФИО командированного,
должность работника и служебное подразделение,
место назначения и цель поездки,
даты и продолжительность командировки,
паспортные данные командированного.

Что написать в качестве цели командировки, в законе не говорится. В качестве примера можно найти самые разные варианты:

подписание контракта на оказание услуг;
проведение переговоров о заключении договора;
наладка и ремонт оборудования;
оказание консультационных услуг;
проведение переговоров о закупке оборудования и т.д.

Отдельно прописывается, что удостоверение действительно только при предъявлении паспорта или другого документа, который его заменяет.

Командировочное удостоверение распечатывают в одном экземпляре и подписывают у гендиректора. Затем отдают командированному — он должен хранить его при себе во время поездки, а по возвращении отдать в отдел кадров или бухгалтерию.

Как заполнить оборотную сторону командировочного листа?

На обратной стороне документа предусмотрены строки для отметок о том, когда работник выбыл и прибыл в место назначения. Эти данные заполняют специалисты кадровой службы, секретариата или бухгалтерии принимающей стороны и заверяют их своей фамилией и подписью.

В первой строке указывают:

дату выбытия — день, когда специалист отправился в служебную поездку;
дату прибытия — день, когда сотрудник приехал в место назначения (заполняют в принимающей организации).

Если других пунктов посещения в поездке нет, то во второй строке принимающая организация фиксирует день выбытия работника из места командировки, а дату прибытия заполняют на месте постоянной работы командированного в день, когда он приходит в офис.

Что делать, если работник едет не в другую компанию или филиал, а, например, для проведения переговоров с физическими лицами, то есть поставить отметки о прибытии и выбытии некому? В этом случае можно попросить заполнить эти поля в отеле или местной администрации.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Туту Командировки — удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок. С помощью бизнес-акаунта можно выдавать доступ сотрудникам на покупку билетов, оплачивать билеты с единого корпоративного депозита, получать отчетные документы в эл. виде. И это еще не все

Трудовая деятельность не всегда подразумевает работу гражданина в месте расположения предприятия. Иногда сотрудники отправляются в служебные командировки для выполнения тех или иных задач. Факты отправления и прибытия требуют официального документального оформления.

Обязательно ли нужен командировочный лист

Ранее оформление командировочного задания являлось обязанностью работодателя. В документе обозначались такие факторы:

продолжительность командировки и период рабочего времени в ее рамках;
правомерность начисления оплаты командировки и компенсации понесенных расходов из личных денежных средств;
подтверждение факта прибытия и отбытия с места назначения.

С 2018 году компании были освобождены от обязанности составления служебного задания. Она сохраняется лишь в том случае, если предусматривается внутренними нормативными актами организации или особенностями трудового договора работника. При составлении описываемого документа в его содержании должна указываться следующая информация с приложением соответствующих документов:

реквизиты приказа о направлении;
подробное описание задач, которые работнику предстоит выполнить в ходе поездки;
отчетность о выполненных задачах; – приложение к документу, содержащее расчет потраченных и сохраненных денежных средств;
чеки, квитанции и другие контрольно-расчетные документы.

ВАЖНО! Нормативные акты в сфере труда не обязывают компании использовать командировочные листы. Однако если их применение имеет место, то заполняться они должны с соблюдением норм, правил и требований к данному виду отчетной документации.

Особенности оформления командировочного листа

Законодательство регламентирует унифицированный бланк Т-10. Однако организации не обязаны использовать именно его: разрешается составлять лист служебного задания на самостоятельно разработанной форме. Единственное условие заключается в том, что на любом бланке в обязательном порядке должны указываться реквизиты описываемого документа.

При заполнении листа служебного задания важно соблюдать правила и требования к его содержанию и оформлению. Если поездка подразумевает посещение сразу нескольких городов и организаций, то они указываются в хронологической последовательности.

Если в процессе заполнения бумаги были допущены ошибки, опечатки и другие неточности, такой документ не будет считаться действительным. Чаще всего в процессе заполнения принимают участие несколько лиц, представляющие различные организации, потому замена бланка не представляется возможной. В связи с этим на законодательном уровне разрешается вносить корректировки в оформленный командировочный лист.

ВАЖНО! Факт исправления в обязательном порядке должен быть заверен подписями работника, вносящего корректировку, и руководителя принимающей организации. Если же ошибка была обнаружена до момента отправления сотрудника в поездку, то бланк подлежит замене.

Лицевая сторона

Лицевая сторона типовой формы заполняется следующим образом. Сначала прописывается полное наименование предприятия с указанием формы и справочного кода ОКПО. Далее последовательно указывается следующая информация:

Регистрационный номер командировочного листа.
Сведения о сотруднике (Ф. И. О., наименование занимаемой должности и т.д.).
Табельный номер члена коллектива.
Реквизиты паспорта сотрудника или другого документа, идентифицирующего личность.
Полное наименование отдела, подразделения, филиала или представительства, в котором трудится гражданин.
Сведения об организации, выступающей принимающей стороной, а именно: наименование, адрес расположения с указанием населенного пункта, контактные номера телефонов и т.д.
Подробное описание задач, которые будут выполняться в течение поездки.
Сроки командировки (дата отправления и прибытия, а также длительность).

В завершение проставляется подпись руководителя с гербовой печатью предприятия (при наличии таковой) и подпись отправляющегося сотрудника, свидетельствующая о его согласии с указанной в листе информацией.

Оборотная сторона

На обратной стороне формы Т-10 прописывается следующая информация:

сведения о прибытии – наименование населенного пункта, адрес расположения принимающей организации и дата прибытия;
сведения об убытии – информация, аналогичная предыдущему пункту, вместе с итоговым количеством дней пребывания в поездке на данном предприятии.

Каждая строка (их может быть несколько, если поездка подразумевает посещение сразу нескольких компаний) заверяется подписью руководителя организации, выступающей принимающей стороной, и ее печатью (при наличии).

Бланк

Бланк командировочного листа по форме Т-10:

Пример заполнения

Заполненный лист выглядит следующим образом:

Несмотря на то что наличие командировочного листа при поездках уже не является обязанностью всех предприятий, такой способ оформления служебных заданий продолжает повсеместно использоваться. Благодаря описанному документу легко упорядочить сведения о поездке, учесть все оформленные документы и достоверно рассчитать сумму командировочных расходов, заработной платы сотруднику и суточных начислений.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Служебная командировка — поездка на установленный период работающего специалиста компании по распоряжению руководства (ст. 166 ТК РФ). Ее цель — решение задач предприятия вне места его расположения. Оформление командировочных листов и удостоверений регулируется законами РФ. Начисление командировочных работнику, действующему по гражданско-правовому договору, без трудовой книжки, не входит в обязанности предприятия (если не указан пункт о компенсационных выплатах).

Расчет командировочных расходов

Законодательством установлен порядок расчета зарплаты специалиста, деятельность которого связана со служебными поездками. Ему гарантировано сохранение занимаемой должности и зарплаты. Оформление командировочного удостоверения является гарантией компенсации сопутствующих трат в период поездки (ст. 167 ТК РФ).

Регламентированы следующие пункты возмещения расходов во время командирования (ст. 168 ТК РФ):

транспортировка;
аренда места временного проживания;
суточные;
сопутствующие издержки, одобренные руководителем предприятия;
грузовые сборы;
обеспечение мобильных услуг;
получение или регистрация документов для пересечения государственных границ;
обязательное медстрахование;
оплата комиссий (услуги аэропортов, вокзалов);
транспортные сборы.

Приказ о командировочных расходах включает указанные выше и прочие пункты. Что будет возмещено и в каком объеме, устанавливает коллективный договор или нормативная документация компании. В ТК нет фиксированных норм выплат специалисту, выполняющему задание руководства вне организации.

Как подтвердить расходы

Все издержки, связанные с откомандированием работника, должны быть документально подтверждены и обоснованы (ст. 252 НК РФ).

В течение 3 рабочих дней после завершения служебной поездки сотрудник предоставляет руководителю командировочный лист и смету расходов.

Минфин РФ выделил список удостоверяющих расходных документов:

контрольно-кассовые чеки;
чеки банковских терминалов, слипы;
удостоверяющая выписка кредитного учреждения, счет которого использовался работником на расходы за границей;
командировочный лист;
контрольный проездной документ;
грузовые квитанции;
сервисные акты;
завизированные служебные записки;
прочие бланки строгой отчетности.

Документы, подтверждающие израсходование установленных суточных средств, не требуются.

После предоставления документов сотрудником производят итоговый расчет. Возмещение работнику неподтвержденных расходов в обозначенный период поездки облагается страховыми и налоговыми взносами.

Оплата командировочных в 2020 году

Выдача авансовых средств — обязательное условие при отправке сотрудника по делам предприятия. Полученная сумма должна обеспечить возможность проезда, аренды жилья и необходимых расходов в сутки.

Суточные возмещаются откомандированному специалисту в полном объеме за всю поездку. Постановление Правительства РФ №749 п. 11 гарантирует компенсацию служебных трат:

оплата командировочных в выходные дни;
полный период пути следования, не исключая вынужденные остановки и задержки.

Обязательные выплаты производят в любой удобной сторонам форме: возможен наличный или безналичный расчет.

Поездка с посещением нескольких иностранных государств оплачивается в суточном объеме, соответствующем нормам территории назначения.

Если в момент нахождения в служебной поездке сотрудник был подвержен болезни (смотрите калькулятор больничных), проводят следующие выплаты:

аренда жилья (исключение — лечение в стационаре);
суточные до момента возвращения.

Оформление командировочного удостоверения

Решение руководства является основанием для составления служебного документа. Командировочное удостоверение выписывают в единственном экземпляре со сроком действия и подписью сотрудника.

Исключение (кроме стран СНГ) — отправление за границы РФ, которое не требует наличия удостоверения.

Обязательные заверенные печатью и завизированные графы в документе:

приезд и выбытие из точки следования;
отметки всех организаций посещения.

Документ хранится от 5 лет, в зависимости от пункта и долгосрочности выезда.

Период откомандирования специалиста обозначается руководством с учетом времени, требуемого для реализации поставленных целей.

Начало — дата отправки транспорта к месту назначения. Окончание — прибытие. Фиксирование граничных дат поездки позволит выделить, что нужно возмещать работодателю.

При выезде сотрудника за пределы РФ отмечают момент пересечения пограничных органов контроля. За дни нахождения командированного сотрудника на территории РФ выплачиваются суточные в рублях, за последующие — в иностранной валюте.

Руководителю организации, столкнувшейся с необходимостью отправки работника по делам компании, достаточно внимательно ознакомиться с законодательством РФ, уточнить нюансы оформления и оплаты командировочных дней. Соответствие нормативным актам позволит исключить возможные учетные риски.

Читайте также: