Как доказать что работник получил и подписал электронный документ

Опубликовано: 26.12.2024

Во многих компаниях переписка с работниками по электронной почте или посредством смс-сообщений уже давно сложившаяся практика. С помощью таких сообщений работодатель может давать задания работникам, знакомить их с новыми внутренними документами и уведомлять о каких-то важных для работника и работодателя событиях.

Впоследствии распечатки такой переписки могут стать важным (а иногда и единственным) доказательством в суде при рассмотрении трудового спора. На этот случай лучше подстраховаться заранее.

В частности, можно предусмотреть во внутренних документах и трудовых договорах обязанность работников проверять электронную почту и читать смс-сообщения, а также закрепить в специальном документе порядок использования такой переписки.

При этом следует учитывать, что в некоторых случаях документы желательно отправлять все-таки в бумажном, а не электронном виде.

Организация электронной переписки в рабочих целях

Многим работодателям удобно направлять работникам различные задания, вопросы, а также документы, связанные с текущей работой, по электронной почте, а иногда и в смс-сообщениях или посредством таких сервисов, как Skype, WhatsApp, Viber и др. Плюсов такой организации работы немало: электронные сообщения позволяют не только оперативно донести до работника необходимую информацию, но еще и подтвердить, что руководитель работника действительно направлял своему подчиненному конкретное сообщение — например, служебное задание (за счет того, что сообщения сохраняются у отправителя в папке исходящих). Распечатки такой переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме. Но чтобы впоследствии не возникло проблем в суде, лучше включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.

Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе). При этом важно закрепить, что переписка между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением работником своих обязанностей (письма, уведомления и т. д.), имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде, а использование в такой переписке электронной цифровой подписи не обязательно.

Во-вторых, не лишним будет предусмотреть в числе обязанностей работников проверять электронную почту с определенной периодичностью (например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены). В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность. Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.

В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи, а также адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Причем желательно указать в трудовом договоре адрес не только корпоративной, но и личной почты работника (на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте).

Nota bene! Если с работником заключен договор о дистанционной работе, то при взаимодействии с ним по электронной переписке обязательно нужно использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (ст. 312.1 ТК РФ).

Использование электронной переписки по кадровым вопросам

Помимо переписки по чисто рабочим вопросам электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов: например, для ознакомления работника с внутренними документами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако как показывает практика, предоставление такой переписки не всегда помогает работодателям в суде.

Ознакомление работников с внутренними документами по электронной почте

Согласно статье 22 Трудового кодекса, работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Поэтому, если работодатель ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем решит наложить на этого работника дисциплинарное взыскание за нарушение такого внутреннего документа, есть риск, что суд признает дисциплинарное взыскание незаконным по чисто формальной причине — именно из-за отсутствия ознакомления под роспись.

Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде. Например, в одном деле банк объявил выговор директору службы безопасности за то, что тот одобрил заемщику кредит, не проверив необходимые сведения о нем. Проверять эти сведения сотрудник был обязан на основании инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса. Работник обжаловал приказ о наложении дисциплинарного взыскания. В суде он настаивал на том, что не был ознакомлен под роспись с указанной выше инструкцией. Суд установил, что инструкция высылалась ему по электронной почте с целью ознакомления личного состава подразделения банка и в силу своей должности он был обязан и сам ознакомиться с ее содержанием (это подтверждала выписка из архива электронной переписки). Причем работник был ознакомлен с порядком использования корпоративной электронной почты под роспись. Кроме того, аналогичные обязанности по идентификации заемщиков были предусмотрены в должностной инструкции, с которой работник тоже был ознакомлен под роспись. На этом основании суд отказал работнику в иске (определение Приморского краевого суда от 06.03.14 по делу № 33–1126).

Запрос объяснений от работника

Направление приказа о дисциплинарном взыскании

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). Это императивные правила, и в этой норме четко говорится о необходимости уведомления работника именно под роспись.

Однако в некоторых ситуациях суды не видят нарушения порядка применения дисциплинарных взысканий в случае направления работнику сканированной копии приказа (например, об увольнении) по электронной почте. Особенно если работодатель и работник находятся в разных городах.

Например, в одном деле суд рассматривал иск работника о понуждении работодателя к ознакомлению с распоряжением о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора. Работник настаивал на том, что работодатель нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания, поскольку отправил ему только скан распоряжения по электронной почте. То есть суть нарушения порядка, по мнению работника, заключалась в том, что его не ознакомили с распоряжением очно и под роспись. Суд в иске отказал. Правда, главным образом это произошло из-за того, что работник пропустил процессуальный срок, но попутно суд отметил, что часть 6 статьи 193 Трудового кодекса предоставляет работнику право своевременно узнать о том, что его привлекают к дисциплинарной ответственности, и направлена на обеспечение возможности своевременного обжалования действий работодателя. С учетом этого, а также принимая во внимание тот факт, что работник и работодатель находились в разных городах, суд решил, что, отправив распоряжение о наложении выговора по электронной почте, работодатель не нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 21.05.13 по делу № 33–1953/2013).

Электронные документы постепенно становятся элементом хозяйственной деятельности российских компаний. Они удобны, позволяют не захламлять офис кучей бумаги, а обмениваться такими документами компании могут за считанные секунды. Но что нужно для того, чтобы электронный документ имел юридическую силу? И как доказать юридическую силу электронного документа в суде?

Юридическая сила электронного документа

В электронной форме могут оформляться не только контракты, но и первичные и сводные учетные документы – при условии, что они удостоверены электронной подписью (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Статья 169 Налогового кодекса РФ прямо допускает составление и выставление счетов-фактур в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств для приема и при условии, что электронный счет-фактура подписан квалифицированной электронной подписью руководителя компании либо уполномоченного им лица1.

Таким образом, ключевым элементом любого электронного документа, свидетельствующим о его юридической силе и подтверждающим факт направления надлежащей стороной, является электронная подпись. Её наличие является не последним фактом и в ходе судебного разбирательства, а потому о правовом регулировании электронной подписи необходимо сказать подробнее.

Электронная подпись

Здесь мы подходим к вопросу о видах электронных подписей, легализованных в современном российском законодательстве. Статья 5 Закона № 63-ФЗ называет следующие виды электронной подписи:

1. Простая электронная подпись.

При её применении факт формирования электронной подписи определенным лицом подтверждается путем использования кодов, паролей или иных средств.

2. Усиленная электронная подпись.

1) формироваться в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволять определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволять обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создаваться с использованием средств электронной подписи.

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись.

Усиленные электронные подписи подразделяются на квалифицированные и неквалифицированные. Ключ проверки усиленной квалифицированной электронной подписи обязательно должен быть указан в квалифицированном сертификате.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Если в соответствии с законодательством или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, то электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Такое правило установлено частями 2 и 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Иными словами, простая и неквалифицированная электронные подписи соответствуют автографу, а усиленная подпись соответствует удостоверению документа подписью и печатью. Таким образом, усиленная неквалифицированная подпись может быть признана как аналогом подписи, так и аналогом подписи с печатью.

Электронный документ в суде

Электронный документ предоставляется в суд в распечатанном виде с проставлением удостоверения руководителя или уполномоченного сотрудника организации, предоставляющей в суд данный документ. Данное удостоверение должно свидетельствовать о том, что распечатанная бумажная копия соответствует электронному оригиналу. Если документ подписан простой электронной подписью, то из представленной распечатки должны быть ясны по крайней мере дата и время формирования такого электронного документа и сторона, направившая этот документ. Если электронный документ подписан усиленной подписью, то в распечатке должна присутствовать специальная отметка о проставлении электронной подписи.

Суд может признать договор, заключенный с помощью электронной почты, если каждая из сторон представила тождественные распечатки такого договора. При этом сами по себе такие даже идентичные бумажные копии, не подтвержденные другими доказательствами, не могут служить фактом подтверждения заключения договора. Но что делать, если доказательства не собраны, а представленные сторонами копии договоров содержат разные условия? Именно для профилактики таких ситуаций в ходе судебного разбирательства и необходимо ещё при заключении договора удостоверять его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Такая подпись позволят удостоверить два принципиальных момента: во-первых, то, что договор подписан надлежащей стороной (поскольку сертификат является именным и выпускается с указанием должности подписанта), а во-вторых то, что подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью документ после подписания оставался неизменным.

В ч. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», который до сих пор является действующим, установлены следующие признаки, при одновременном соблюдении которых электронная цифровая подпись считается равнозначной собственноручной:

1. Сертификат ключа подписи действителен на момент проверки или на момент подписания электронного документа.

2. Подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе.

1. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н, а форматы для них - приказом ФНС России № ММВ-7-6/138@.

В заключительной статье цикла расскажем, как суды оценивают электронную переписку, которая ведется в рамках трудовых отношений. В частности, будет проанализирована судебная практика по делам, в рамках которых по электронной почте направлялись: просьба работника выслать трудовую книжку по почте, уведомление о больничном, а также письмо-поручение руководителя подчиненному – и рассматривались последствия его неисполнения. Порой само наличие трудовых отношений пытаются доказать при помощи электронной переписки работника и работодателя, но это не всегда удается.

Как мы говорили в предыдущих статьях цикла, до суда доходят трудовые споры, возникающие чаще всего при увольнении работника по инициативе работодателя. Однако бывают и иные конфликты, связанные, например, с оплатой труда, применением дисциплинарного взыскания или установлением факта трудовых отношений. С учетом развития технологий работодатели и работники предпочитают электронные каналы взаимодействия, поэтому все чаще на оценку суда в трудовых конфликтах выносят именно электронные доказательства.

Сообщение об открытом больничном листке

Увольнять работника в период его временной нетрудоспособности по инициативе работодателя нельзя (за исключением ликвидации организации / прекращения деятельности индивидуального предпринимателя – работодателя) 1 .

Этим пользуются недобросовестные работники, когда в случае возникновения конфликта и опасения увольнения уходят на больничный. Если соответствовать букве закона, то уволить такого работника нужно в первый день выхода с больничного, но никак не во время его болезни. Иначе суд восстановит его на работе и даже обяжет работодателя оплатить ему время вынужденного прогула.

Такие ситуации встречаются сплошь и рядом. Правда, в рассмотренных ниже делах работники не до конца продумывали свою «легенду» и, уходя на больничный, ставили работодателя об этом в известность с использованием Интернета, а этот способ сообщения о болезни суд тщательно проверял.

В том же Постановлении Пленума ВС РФ № 2 отмечено: рассматривая дела о восстановлении на работе, следует иметь в виду, что при реализации гарантий, предоставляемых ТК РФ работникам в случае расторжения с ними трудового договора, должен соблюдаться общеправовой принцип недопустимости злоупотребления правом, в т.ч. и со стороны работников. В частности, недопустимо сокрытие работником временной нетрудоспособности на момент его увольнения с работы (п. 27).

Во всех проанализированных ниже делах суд признал, что работники злоупотребили своим правом.

После ознакомления с приказом об увольнении сотрудник школы обратился в медицинское учреждение, где ему был открыт больничный лист. После увольнения гражданин оспорил свое увольнение на том основании, что он был уволен в период нетрудоспособности. Суд отметил, что данных, убедительно свидетельствующих о том, что сотрудник сообщил о своем заболевании руководству школы, в материалах дела не имеется. По мнению суда, ссылка работника на то, что о своем заболевании он сообщил посредством электронной почты на электронный адрес работодателя, не может свидетельствовать о надлежащем уведомлении им работодателя в отсутствие иных способов оповещения.

Суд подчеркнул, что из объяснений работодателя в ходе рассмотрения дела следует, что электронный адрес, на который сотрудником было отправлено сообщение, является устаревшим и не используется в практической деятельности школы. Каким-либо иным способом информирования руководства школы о больничном – звонок по телефону, сообщение по факсу и др. – гражданин не воспользовался, больничный лист представил лишь после увольнения (апелляционное определение Московского городского суда от 22.12.2014 по делу № 33-41638/14).

согласно распечатке входящей электронной почты начальника отдела кадров, сведений из автоматизированной системы регистрации входящих документов за спорный период не поступало;
из показаний свидетеля – главного специалиста отдела кадров следовало, что листки нетрудоспособности работодателю не сдавались (кассационное определение Московского городского суда от 26.06.2017 по делу № 4г‑7358/2017).

Работница была уволена по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ по сокращению численности и штата. Однако в день увольнения у нее был открыт листок временной нетрудоспособности и ее не имели права увольнять. Поэтому она обратилась в суд с иском о признании увольнения незаконным, восстановлении на работе, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула.

Суд решил, что сотрудница не уведомила работодателя о своем заболевании надлежащим образом – представленную электронную переписку суд не счел доказательством данного факта. В материалах дела еще имелся акт работодателя об отсутствии истицы на рабочем месте (апелляционное определение Московского городского суда от 26.05.2016 по делу № 33-20462/2016).

Поручение директора по почте

Практика показывает, что нередко взаимодействие работника с работодателем осуществляется по электронной почте.

Как, например, в рассмотренном ниже деле, где в качестве одного из доказательств сотрудник привел электронное письмо-поручение начальника. Правда, предметом спора был не способ направления письма-поручения (через Интернет), а факт того, входило ли поручение, направленное по почте, в круг должностных обязанностей истца или нет.

электронное письмо-поручение директора в адрес сотрудника;
электронное письмо-ответ сотрудника директору с отказом выполнения;
скриншот истории подачи отчетности на сайте в Интернете (это подтверждало, что поручение выполнено не было).

Причем указанное поручение имело прямое отношение к должностным обязанностям сотрудника, отраженным в его трудовом договоре (определение Московского городского суда от 06.06.2017 по делу № 33-21183/2017).

Электронная переписка как доказательство наличия трудовых отношений

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного представителя. При фактическом допущении сотрудника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска 2 . Причем работнику надо доказать, что к работе он приступил с ведома или по поручению работодателя (или уполномоченного представителя).

При установлении в судебном порядке факта трудовых отношений граждане регулярно предъявляют в качестве доказательства свою электронную переписку с работодателем. Однако суды, особенно в отсутствие иных дополнительных убедительных доказательств, могут признать такую переписку ненадлежащим доказательством.

Женщина обратилась в суд с иском к индивидуальному предпринимателю об установлении факта трудовых отношений, возложении обязанности заключить трудовой договор, внести запись о трудоустройстве в трудовую книжку, взыскании задолженности по заработной плате и компенсации морального вреда. В качестве доказательства суду была предъявлена копия переписки по электронной почте. Суд отметил, что она никем не заверена, и из нее невозможно достоверно установить, между кем эта переписка состоялась и какое отношение эта переписка имеет к заявленным истицей правоотношениям между ней и ответчиком.

Соответственно, указанные документы не сочли достаточным доказательством наличия трудовых отношений между сторонами (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 16.11.2017 по делу № 33-18427/2017).

При рассмотрении в суде дела об установлении факта трудовых отношений женщина утверждала, что в связи с удаленным местоположением от основного офиса документооборот и контроль за выполнением планов, заказов осуществлялись в форме электронной переписки. Суд отметил, что переписка по электронной почте с заместителем генерального директора организации не является допустимым доказательством для установления факта трудовых отношений (апелляционное определение Тамбовского областного суда от 11.05.2016 по делу № 33-1547/2016).

объявление о вакансии менеджера по продажам;
электронную переписку о направлении резюме на вакансию менеджера по продажам;
электронную переписку с сотрудником организации о направлении фотографий и копий актов сверки, товарной накладной, договора на оказание услуг;
распечатку исходящих и входящих звонков и sms-сообщений, произведенных с ее телефона.

Суд посчитал, что представленная выборочная электронная переписка не свидетельствует:

о принятии гражданки на работу в организацию;
допуске к выполнению определенной трудовой функции;
ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка и о подчинении им.

А из распечатки исходящих, входящих звонков и sms-сообщений, произведенных с ее телефона, суд не смог установить:

с какой целью делались указанные звонки, отправлялись sms-сообщения;
были ли телефонные соединения именно с работниками общества.

В результате суд отказал гражданке в удовлетворении ее требований (апелляционное определение Верховного суда Чувашской Республики от 02.10.2017 по делу № 33-4947/2017).

когда он готов предоставить отпуск за отработанное время и когда она была уволена;
что штраф за три прогула составляет 14 000 руб., зарплата за январь – 5000 руб., отпускные – 7952,29 руб. и задолженность по зарплате – 10 000 рублей.

Отказывая в удовлетворении иска, суд отметил, что скриншоты электронной переписки не отвечают требованиям допустимости доказательств, поскольку не определяют участников переписки, их полномочия, и, по сути, не подтверждают доводы гражданки (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 01.08.2017 по делу № 33-8836/2017).

А в деле ниже факт трудовых отношений был доказан. Среди доказательств также фигурировали электронные письма работника и работодателя.

При рассмотрении иска о взыскании задолженности по заработной плате был установлен факт трудовых отношений между гражданкой и организацией. В подтверждение своих доводов о возникновении трудовых правоотношений работница ссылалась на электронную переписку с сотрудниками организации. В частности, из ее содержания следовало, что гражданка занималась организацией работы в детском саду, руководила образовательным процессом, работала с потенциальными клиентами, занималась поиском и подбором персонала, по распоряжению руководства выполняла и другие поручения, отчитывалась о проделанной работе и будущих действиях (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 03.11.2016 № 33-23040/2016 по делу № 2-332/2016).

Электронные системы фиксации

Работодатели часто предоставляют в суд сведения из баз данных электронных пропусков, доказывая таким образом факт отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Рассматривая дело об увольнении в связи с прогулом (по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), суд принял в качестве надлежащего доказательства справки бюро пропусков работодателя о том, что в «спорный» день сотрудник на работу в административное здание не проходил, также не зафиксировано попыток прохода в офис работодателя с помощью электронного пропуска сотрудника (апелляционное определение Московского городского суда от 30.06.2017 по делу № 33-21772/2017).

См. статью «Аудио- и видеозаписи как доказательства в трудовом споре» журнала № 7′ 2018

При рассмотрении дела о взыскании задолженности по заработной плате факт исполнения работником трудовых обязанностей в режиме неполного рабочего дня был подтвержден табелями учета рабочего времени и данными электронной фиксации его прихода и ухода с работы (определение Московского городского суда от 28.07.2016 № 4г‑9159/2016).

Запрос документов, связанных с работой

копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;
выписки из трудовой книжки;
справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и пр.

См. статью «Выписки из кадровых документов» журнала № 1′ 2018

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

В рассмотренном ниже деле спор был связан с предоставлением бывшему сотруднику требуемых документов, которые он попросил у работодателя через электронную почту.

Суд вынес решение, в котором в качестве доказательства фигурировала электронная переписка бывшего сотрудника о предоставлении ему копий платежных ведомостей с указанием сумм и дат произведенных выплат с его подписью. Гражданин направил требование о предоставлении документов по электронной почте и получил запрошенные документы (хотя и не все) также в электронном виде (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 07.11.2017 № 33-21498/2017 по делу № 2-1660/2017).

Согласие на отправку трудовой книжки по почте

Некоторые недобросовестные работники всячески избегают встречи с работодателем, чтобы не получить трудовую книжку на руки, а позже в суде ссылаются на то, что работодатель не отдает им трудовую книжку.

См. статью «Когда можно предупредить работника о сокращении по почте» журнала № 9′ 2016

Работник был уволен по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с сокращением штата работников организации. По его мнению, его увольнение было незаконно, в т.ч. потому, что трудовую книжку на руки ему не выдали.

Суд установил, что в адрес работодателя по электронной почте от истца поступило заявление с просьбой выслать ему трудовую книжку по почте по указанному в заявлении адресу. Однако направленные документы были возвращены отправителю в связи с истечением срока хранения, о чем работодатель составил соответствующий акт. Потому действия работодателя были признаны правильными (апелляционное определение Московского городского суда от 30.11.2015 № 33-44762/2015).

Итак, какие выводы можно сделать?

Несмотря на то что в ТК РФ явным образом отсутствует какое-либо регулирование использования электронных документов при оформлении трудовых отношений с обычными (не дистанционными) работниками, организации постепенно начинают использовать электронные документы в этой сфере и, соответственно, судам приходится все чаще давать оценку электронным документам как доказательствам.

См. статью «Электронные документы в трудовых спорах» журнала № 6′ 2018

Наиболее часто электронное взаимодействие работодателя и работников осуществляется по электронной почте, а также в системах электронного документооборота и на корпоративных порталах. Все эти варианты взаимодействия судами признаются допустимыми.

В то же время основные кадровые документы как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудников (прием на работу, наложение дисциплинарных взысканий, увольнение), пока создаются изначально на бумажных носителях, а электронные каналы связи используются в основном как оперативный канал взаимодействия, да и то не во всех случаях суды считают это допустимым.

Если стороны не оспаривают юридическую значимость электронных документов, которые использовались при оформлении трудовых отношений, суды склонны принимать их в качестве надлежащих доказательств.

При конфликтном увольнении работника возникают определенные риски:

во-первых, не исключены проверки налоговиков и фондов по жалобе бывшего сотрудника;
во-вторых, в случае его восстановления на работе по суду компанию могут обязать оплатить ему вынужденный прогул и выплатить различные компенсации, что влияет на налоги и взносы.

Поэтому безопаснее изначально проанализировать вероятность того или иного разрешения конфликта. И учесть, что суды в последнее время стали принимать e-mail и СМС-сообщения в качестве доказательств позиции стороны в споре.

Порядок использования электронной переписки в рабочих целях нужно закрепить в локальных актах компании

Многим работодателям удобно направлять работникам задания, вопросы, а также документы по электронной почте. Иногда используют СМС-сообщения или сервисы Skype, WhatsApp, Viber и др. Плюсов такой организации работы немало. Электронные сообщения позволяют оперативно донести до работника необходимую информацию. А также подтвердить, что руководитель работника действительно направлял своему подчиненному конкретное сообщение. Ведь они сохраняются у отправителя в папке исходящих.

Распечатки электронной переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме (см. пример из судебной практики ниже). Но чтобы не возникло проблем в суде, безопаснее включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА

Компания использовала тот факт, что прием заявок по электронной почте был обычной практикой

Диспетчер на железнодорожном предприятии заступил в ночную смену. При этом еще в дневную смену на общий электронный адрес предприятия поступила заявка на вывод и подачу вагонов (такой порядок по факту действовал на предприятии, но во внутренних документах отражен не был).

Диспетчер эту заявку не выполнил, так как не открывал в свою смену электронную почту и не видел письмо с заявкой. Поскольку на работника уже было наложено несколько дисциплинарных взысканий, работодатель его уволил (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Работник с увольнением не согласился и подал иск о восстановлении на работе. Суд в иске отказал. Он сослался на то, что в должностной инструкции диспетчера фигурировали следующие обязанности: перед вступлением на дежурство диспетчер должен всесторонне изучить обстановку на станции, на подъездных путях. Для этого он обязан ознакомиться с планом предстоящей работы, имеющимися указаниями и распоряжениями руководства, с наличием и расположением состава на подъездных путях и т. д.

Суд принял во внимание, что на предприятии сложилась практика отправления заявок диспетчеру по телефону или электронной почте. То есть в данном случае заявка поступила в стандартной и привычной для работника форме. Поскольку просмотр заявок, отправленных по электронной почте, был необходим для выполнения основной трудовой функции (обеспечение четкого и бесперебойного выполнения плана перевозок), суд решил, что работник нарушил трудовую дисциплину и увольнение законно (решение Комсомольского районного суда г. Тольятти Самарской области от 16.04.14 по делу № 2-732/2014)

В них нужно прямо прописать, что переписка между работодателем и работником по служебным вопросам (письма, уведомления и т. д.) имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде. И использование в такой переписке электронной цифровой подписи необязательно.

Во-вторых, обязать работников проверять электронную почту с определенной периодичностью. Например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены. В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность. Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.

В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи. В частности, адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Также можно прописать и личную почту работника на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте.

Суды принимают электронную переписку как доказательство того, что порядок наложения дисциплинарного взыскания был соблюден

Помимо переписки по чисто рабочим вопросам, электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов. Например, для ознакомления работника с внутренними актами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако предоставление такой переписки не всегда помогает в суде.

Знакомить работников с внутренними документами безопаснее под роспись

Согласно статье 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить сотрудников под роспись с локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с их трудовой деятельностью. Если компания ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем наложит на него дисциплинарное взыскание за нарушение положений этого документа, есть риск, что суд признает это незаконным по чисто формальной причине — из-за отсутствия ознакомления под роспись.

К примеру, к такому выводу пришел Московский городской суд в споре, в котором компания обвиняла сотрудника в несоблюдении политики безопасности. Он хранил пароль от компьютера на листке на рабочем столе. Но поскольку компания не ознакомила работника под роспись с этой политикой, она проиграла суд и была вынуждена восстановить работника в должности (определение от 28.03.11 № 33-8257).

Работник обжаловал приказ о наложении дисциплинарного взыскания. В суде он настаивал на том, что не был ознакомлен под роспись с указанной инструкцией.

Суд установил, что инструкция высылалась ему по электронной почте с целью ознакомления личного состава подразделения банка и в силу своей должности он был обязан и сам ознакомиться с ее содержанием (это подтверждала выписка из архива электронной переписки). Причем работник был ознакомлен с порядком использования корпоративной электронной почты под роспись. Кроме того, аналогичные обязанности по идентификации заемщиков были предусмотрены в должностной инструкции, с которой работник тоже был ознакомлен под роспись. На этом основании суд отказал работнику в иске (определение Приморского краевого суда от 06.03.14 № 33-1126).

Довольно часто руководители отправляют своим подчиненным электронные письма или СМС-сообщения с требованием объяснить отсутствие на рабочем месте. При этом они считают, что этого достаточно для соблюдения порядка наложения дисциплинарного взыскания в случае прогула или опоздания. Логика следующая: работодатель затребовал письменное объяснение, а значит, требования статьи 193 ТК РФ соблюдены.

Если же запрос о причинах отсутствия будет отправлен работнику просто в «теле» обычного сообщения по электронной почте или СМС, то велика вероятность, что суд из-за этого признает несоблюденным весь порядок вынесения дисциплинарного взыскания (определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.06.14 № 33-9039).

Суд признал оправданным направление приказа о дисциплинарном взыскании по электронной почте, поскольку компания и работник находились в разных городах

Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется сотруднику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия последнего на работе. Если тот отказывается ознакомиться, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). То есть роспись является обязательной частью процедуры.

Суд в иске отказал. Правда, главным образом это произошло из-за того, что работник пропустил процессуальный срок, но попутно суд отметил, что часть 6 статьи 193 ТК РФ предоставляет работнику право своевременно узнать о том, что его привлекают к дисциплинарной ответственности, и направлена на обеспечение возможности своевременного обжалования действий работодателя. С учетом этого, а также принимая во внимание тот факт, что работник и работодатель находились в разных городах, суд решил, что работодатель не нарушил порядок наложения взыскания (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 21.05.13 № 33-1953/2013).

Работник может использовать электронную переписку в свою пользу

Работодателю не стоит упускать из внимания тот факт, что, устанавливая возможность обмена с работником юридически значимыми сообщениями по электронной почте или иному виду электронной связи, компания получает не только удобства, но и риски. Работник также может использовать такую переписку в свою пользу.

По мнению суда, уведомить об отсутствии на работе можно по «электронке»

Для примера можно привести такой спор: работник уведомил работодателя по электронной почте о том, что будет отсутствовать на работе в определенные дни, поскольку имеет право на дополнительные дни отдыха в связи со сдачей крови в качестве донора (ч. 3 ст. 186 ТК РФ). Но его все-таки уволили за прогул. Суд восстановил работника, приняв во внимание, что тот отсутствовал на работе по уважительной причине, к тому же заранее предупредил об этом работодателя. При вынесении решения суд учел, что в компании была введена система электронного документооборота (апелляционное определение Пермского краевого суда от 14.04.14 № 33-3120).

Опираться на заявление об увольнении, полученное только в электронном виде, рискованно

В одном деле рассматривалась следующая ситуация: работник обратился в суд с иском о восстановлении на работе, утверждая, что не писал заявление об увольнении, поэтому был незаконно уволен по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию). Первая инстанция в иске отказала.

Суд сослался на следующие обстоятельства. Работник отправил работодателю сканированную копию заявления об увольнении по электронной почте. У компании была в наличии электронная переписка, из которой следовало волеизъявление работника на увольнение по собственному желанию, и ответ работодателя с просьбой явиться для получения трудовой книжки или дать согласие для ее пересылки по почте.

Таким образом, в случае получения от работника заявления об увольнении по электронной почте безопаснее попросить его прислать оригинал в виде традиционного бумажного документа. Иначе не исключен риск, что уже спустя какое-то время после увольнения работник передумает и его придется восстановить на работе и выплатить зарплату за период вынужденного прогула.

Отозвать заявление об увольнении можно по e-mail

Несмотря на жесткий подход судов к оценке электронных заявлений об увольнении, они вполне лояльно относятся к отправке по электронной почте отзыва работником своего заявления об увольнении (ч. 4 ст. 80 ТК РФ).

Во-первых, в Трудовом кодексе не указано, в какой форме должен направляться отзыв такого заявления.

Во-вторых, в случае с этим документом трудно заподозрить подделку переписки от лица работника. Особенно если работник в суде сам настаивает на том, что направлял этот документ.

Поэтому работодателю опасно игнорировать поступившее от работника электронное сообщение о том, что он передумал увольняться. Иначе есть риск, что суд восстановит такого сотрудника на работе (апелляционное определение Московского городского суда от 12.03.13 № 11-7738).

Часто компании обмениваются сканами подписанных договоров по электронке или в мессенджерах. Это быстрее, чем ждать бумажную копию по почте, и дешевле, чем отправлять документы с курьером. Разбираемся, насколько безопасно так работать.

Что говорит закон

По закону компании должны заключать сделки письменно: составлять и подписывать договоры. Можно заключить договор на бумаге и в электронном виде — например, обменяться сканами подписанных документов.

Есть несколько случаев, когда нужен договор на бумаге:

нотариально заверенные сделки;
договоры, которые должны быть зарегистрированы. Например, если заключаете договор на долгосрочную аренду недвижимости — от года.

В остальных случаях закон не требует личной встречи директоров компаний для подписания договора. У обмена сканами такая же сила, как и у бумажного договора. Но есть несколько условий, чтобы сделать все юридически правильно.

Для бухгалтерских документов нужны оригиналы

Бухгалтерские документы должны быть оригиналами или нотариально заверенными копиями.

Минфин говорит, что в исключительных случаях можно хранить сканы первичных документов, но не объясняет, что это за случаи.

Общее правило: если оригиналов нет, налоговая может оштрафовать и не принять расходы к учету по таким документам.

Как сделать скан законным документом

Есть два условия, чтобы обмен сканами договоров был законным.

Установить, что сканы подписанных договоров пришли именно от стороны сделки. Пропишите в договоре адреса электронной почты, ведите переписку и обменивайтесь сканами с них. Лучше, если адрес будет корпоративным: так проще установить, что электронная почта принадлежит той компании, с которой вы заключили договор.

Почту на публичных серверах (mail, gmail, yandex и других) тоже можно использовать, но в этом случае значительно сложнее доказать в суде, что письмо пришло от вашего партнера.

Предприниматель хотел получить деньги за аренду, но суд ему отказал

ИП пытался доказать, что другая компания должно выплатить деньги и неустойку по договору аренды. Договор аренды ИП отправлял на почту [email protected].

Арбитражный суд решил, что по почте на публичном почтовом домене нельзя установить, кому она принадлежит. Ведь для создания этого ящика не нужно предъявлять документы — паспорт, свидетельство о регистрации ИП или еще. Можно придумать себе любое почтовое имя, хоть [email protected]. И никто не попросит подтвердить вашу связь с компанией Microsoft.

Переписку с почты [email protected] мог вести человек, который не имеет отношения к компании. Эта почта не указана в договоре компании с ИП или открытых данных компании. Нельзя подтвердить документом, что тот, кто переписывался с ИП имел право согласовывать договоры от имени компании.

Суд отказал предпринимателю.

Договор в электронном виде должен храниться. Например, на сервере электронной почты компании или на жестком диске. Не удаляйте письма со сканами договоров из почты. В случае проблем со сделкой вы сможете найти адрес, с которого вам отправили скан, дату получения и сам договор. Это поможет подтвердить вашу правоту в суде.

Как подписать договор без личной встречи, чтобы не было проблем

Есть три способа:

Использовать КЭП.
Записать в договоре, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы почтой.
Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры.

Поставить квалифицированную электронную подпись — КЭП. Получить ее можно только в аккредитованном центре.

Это самый надежный способ подписания электронного договора, подделать КЭП сложно. Но есть неудобства: чтобы подписать документ, у вас и партнера должна быть и КЭП, и система электронного документооборота — ЭДО. Для этого нужно установить программы, купить КЭП и подключить ЭДО.

Даже если у вас и другой стороны есть КЭП и ЭДО, лучше вписать в договор, что каждая сторона обязана следить за конфиденциальностью доступов. Напишите в договоре так:

Записать в договор, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы по почте. Так сможете быстро начать работу и не ждать бумажный оригинал договора. Напишите так:

Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры. Тогда сканов будет достаточно и оригиналы на бумаге не нужны. В договоре напишите так:

Как правильно работать по сканам договоров

Вот несколько возможностей подстраховаться при заключении сделки по сканам договоров.

Пропишите в договоре электронные адреса, с которых могут прийти документы. Отслеживайте, чтобы документы приходили именно с них.

Если переписка по сделке будет идти с несколькими сотрудниками, укажите все адреса: менеджера, юриста, бухгалтера и директора. Добавьте в договор такую формулировку:

Если договорились об обмене сканами, укажите в договоре, что компании отвечают за конфиденциальность доступа к электронной почте. Это значит, что логин и пароль не должны попасть к посторонним. Это обезопасит вас, если в суде другая сторона начнет доказывать, что ее почту украли или взломали. Напишите в договоре так:

Проверьте, чтобы тот, кто подписывает договор, имел на это право. По умолчанию подписывать документы могут ИП и директор ООО. Если документ со стороны партнера подписывает менеджер по продажам, попросите доверенность и проверьте сроки ее действия.

Доверенность будет выглядеть примерно так. Обратите внимание на ФИО сотрудника, паспортные данные, название компании, вид договоров, которые можно по ней заключать, и срок действия доверенности. На доверенности обязательно должна быть подпись директора и печать

Отправляйте и принимайте сканы с высоким разрешением. Проверьте, чтобы при пересылке почта не сжимала скан. Подпись и печать должны быть хорошо читаемы. Еще лучше, если партнер не только поставит подпись, но и от руки впишет свои ФИО. Тогда в случае суда будет проще провести графологическую экспертизу.

Не отправляйте сканы договоров в пустом письме. Напишите пояснение. Это поможет подтвердить ваши отношения с партнером:

Напишите коротко какие документы отправляете и о какой сделке идет речь.

Плюс стоит подтвердить отправку сканов, например, по СМС:

Напишите, куда отправили сканы документов и какие действия ждете от партнера.

А можно обмениваться сканами через мессенджеры?

В целом, можно, но мы не рекомендуем. В мессенджерах собеседник может удалить свои сообщения в переписке не только у себя, но и у вас. А электронное письмо из чужой почты удалить не получится.

Если все же решили обмениваться документами и обсуждать сделку в мессенджерах, пропишите это в договоре. Напишите так:

Как доказательство в суде примут только переписку, которую заверил нотариус. Это правило действует не только для распечаток сообщений из мессенджеров, но и для распечатки переписки по электронной почте.

Суд не принял переписку, которую не заверил нотариус, и отказал компании в иске

В деле № А56-55043/2015 компания «АЛЬКОР ГЕОПРОДЖЕКТС Лимитед» требовала у ООО «Севморгео» 614 320 долларов. Договоренности с партнером «АЛЬКОР» подтверждала распечаткой переписки. Суд ее не принял, потому что она не была заверена нотариусом, и отказал в иске.

Уже работаете по сканам, но не прописали ничего в договоре. Как быть?

Если партнер обменялся с вами сканами договора, а потом говорит, что ничего такого не было, все равно можно подтвердить сотрудничество и заставить его выполнить обязательства.

Закон считает сделку заключенной, если стороны одобрили ее своими действиями: оплатили полный или частичный аванс, подписали акт сверки о задолженности, получили товар, приняли работу или услугу. В таком случае партнеру не удастся доказать, что сделки не было.

Предпринимательница утверждала, что не подписывала договор, а суд признал сделку совершенной и заставил выплатить деньги

В деле № А19-1050/2012 арбитражный суд обязал ИП Мартынову выплатить ООО «Домик» 300 000 ₽ долга и 9000 ₽ за просрочку. ИП Мартынова пыталась доказать, что договор не заключала. Но контрагент показал платежку, которая подтверждала, что ИП Мартынова внесла аванс по этому договору. Суд счел это одобрением сделки.

Можно подтвердить законность сделки, даже если скан договора пришел с несогласованного адреса. Достаточно переписки с почты, которая размещена на домене компании.

Письмо со сканом пришло не с согласованного адреса, но его все равно признали законным

В деле № Ф06-1047/2015 ООО «Стройдом» пытались признать сделку с ООО «Химсталькон-Инжиниринг» недействительной. Скан договора отправили не с почты [email protected], которая была прописана в договоре, а с почты [email protected]. В остальном же договор был оформлен верно. «Химсталькон-Инжиниринг» предоставил документы на домен, и суд признал сделку законной.

Если вы с партнером уже работали по сканам, суд может признать новый договор законным.

Компания не хотела платить неустойку, потому что документы отправили по электронке. Суд с ней не согласился

В деле № Ф07-1046/2016 ЗАО «Вытегралесторг» отказывалось платить неустойку ИП Роздухову. Компания утверждала, что по электронке ничего не получала и не согласовывала такой порядок обмена документами. Суд установил, что по электронной почте и раньше отправляли договоры, счета-фактуры, прайс-листы. Это привычный способ обмена по электронке компаний, а значит и договор законный.

Читайте также: