Как написать вакансия закрыта

Опубликовано: 26.12.2024

Любой человек, который хотя бы раз активно искал работу, обращал внимание на вакансии, которые долгое время стоят открытыми, а порой и вообще не закрываются. Соискатель, заметив, что вакансия «долгоиграющая», как правило, не спешит на нее откликаться. А если приходит на собеседование, то первым делом интересуется, почему же работодатель так долго не может найти подходящего сотрудника на данную должность. Такая ситуация не очень позитивно влияет на имидж предприятия как работодателя, а значит, hr специалистам и руководителям нужно стараться превратить этот дефект в эффект.
Как закрывать вакансии? Как сделать так, чтобы у компании не было не закрываемых вакансий, попробуем разобраться в данном материале.

Для искоренения озвученной проблемы, первоначально стоит выяснить ее причины. Верно поставленный диагноз, залог, как известно, успешного лечения. Моя практика показывает, что причин в большинстве случаем бывает несколько, что, безусловно, усложняет задачу, но не делает ее невозможной.

Итак, попытаемся рассмотреть проблему сложных вакансий по схеме: проблема, описание кадровой ситуации, вызванной действием проблемы, предложения по устранению причин конкретной проблемы (проблема – описание ситуации- причины проблемы и варианты решения).

Если проблему «наличие не закрываемых вакансий» можно обозначить как базовую макропроблему, то первая наша задача – разбить ее на подпроблемы, разобравшись с которыми, можно будет решить и заглавную макропроблему.

Подпроблема №1. На вакансию не откликаются кандидаты.

Описание ситуации: HR менеджер или руководитель разместили во всех доступных их уму источниках информацию об имеющейся вакансии. Спустя какое-то время понимают, что получили одно, в лучшем случае, два резюме, чего для качественного закрытия вакансии явно не достаточно. Не из чего выбирать.

Причины:

Не привлекательное название должности . Например, в названии позиции заявлено слово стажер (стажер отдела продаж, стажер – звукооператор). Даже если введение в должность подразумевает пребывание сотрудника какое- то время в статусе стажера, не стоит указывать это в названии. Это привлечет кандидатов низового уровня или не привлечет никого, а людей с потенциалом – оттолкнет, поскольку, обладая минимальным уровнем амбициозности, человек не захочет быть стажером по должности. Что, повторюсь, не отменяет необходимости стажировки на первоначальном этапе.

Не конкурентное предложение по уровню заработной платы . Такое бывает даже тогда, когда заработная плата потенциально может быть вполне адекватной рынку труда, однако в силу специфики ее конфигурации, работодатель указывает ее лишь малую составную часть. Например, минимальный оклад, не сообщая возможный совокупный доход. Если же реальный предлагаемый уровень заработной платы действительно не привлекает кандидатов на вакансию, значит стоит сделать замер рынка по уровню предложения, промониторить размеры заработных плат для аналогичных специалистов на рынке труда и сообразовать предложение с реалиями рынка. Так же, достаточно частная ошибка работодателей, при поиске будущих сотрудников не указывать уровень заработной платы вообще или связывать ее с результатами собеседования. Даже если предлагаемый размер заработной платы действительно может меняться и есть готовность профессионалу заплатить столько, сколько он заявит, в объявлении о приеме на работу среднюю цифру заработной платы для среднего кандидата стоит все-таки указать. При общении с конкретным кандидатом, играть уже на повышение. Главное, чтобы средняя цифра размера будущего заработка смогла попадать в зону положительной чувствительности тех кандидатов, уровень профессионализма которых нас интересует.

Слишком сложное (непонятное, неконкретное) описание функционала должности. В описании должностных обязанностей позиции, на которую открыта вакансия, часто можно наблюдать, как работодатель отделывается общими фразами. Или же наоборот, подробно переписывается должностная инструкция. Или, например, мне даже попадалась формулировка в объявлении «в соответствии с квалификационными справочниками». В 3-5 фразах нужно максимально исчерпывающе изложить суть работы. Если это сложно сделать при первом приближении, но можно пойти двумя путями. Разбить рабочий процесс, который будет обслуживать будущий сотрудник на 3-5 основных этапа, их и обозначить (например, при подборе менеджера по продажам – указать этапы продаж). Или же сделать акцент на специфике работы (конкретные марки оборудования, на котором будет работать специалист, если это техническая должность);

Завышенные (непонятные, сомнительные) требования к соискателю. Кандидатов достаточно часто серьезно смущает обилие относительных характеристик в вакансии (таких как, ответственный, исполнительный, коммуникабельный). Особенно это смотрится странно в отсутствии строгих объективных требований (например, уровня образования и диплома конкретного ВУЗа или факультета; знание специализированного программного обеспечения, требований к опыту работы). Чем более четкими будут требования с точки зрения возможности их верифицировать, тем больше вероятность, что в сети попадет тот, кто нужен.

Таким образом, при понимании, что сложной вакансию делает ее неверное позиционирование на рынке труда, стоит тщательно всмотреться в рекламное сообщение о вакансии и оценить его ключевые параметры на привлекательность для нужной категории специалистов.

Подпроблема №2. На вакансию откликается достаточно кандидатов, но сложно выбрать или кандидаты сами отказываются от предложения.

Описание ситуации: с привлечением кандидатов на вакансию проблем нет, кандидаты активно реагируют на предложение, есть из кого выбрать. Однако вакансия не закрывается очень долго.

Причины:

Работодатель провыбирался. В ситуации, когда в голове заинтересованного в подборе руководителя есть конкретный образ того, кого бы он хотел видеть на вакантной должности («точная копия» ушедшего сотрудника, идеальный образ), получить результат бывает очень сложно. Любой набор требований к кандидату должен быть приоретизирован и нужно быть готовым к тому, что от не важного нужно будет отказаться. Если этого не сделать, то можно до бесконечности смотреть людей на собеседованиях и так не найти подходящего.

Работодатель затягивает сроки. Кадры – товар скоропортящейся. Если решение о трудоустройстве принимать долго (от нескольких дней с момента последнего собеседования), мучить кандидата огромным количеством повторных собеседований, от раза к разу просить выполнить очередное задание, то мало какой человек дойдет до финишной прямой. И не факт, что это будет профессионал.

Объективные причины. Предложение работодателя при первом приближении может быть очень интересным для соискателей, однако придя на собеседование, желание работать на предприятии может отпасть. Расположение офиса в городе, комфортабельность рабочего места, характерология руководителя – эти и другие факторы могут принципиально повлиять на выбор соискателя.

Таким образом, сам процесс подбора персонала с точки зрения сроков, организации, оценочных мероприятий, а также гигиенические факторы так же должны стать управляемыми параметрами в деле борьбы со сложными вакансиями.

Подпроблема № 3.На вакансию откликается достаточно кандидатов, работодатель выбирает лучших, новый сотрудник выходит на работу, но не закрепляется и быстро уходит.

Описание ситуации: после длительной процедуры подбора кандидатов, их собеседований, выбора лучшего из лучших, вновь принятый сотрудник выходит на работу, но спустя какое-то время (от нескольких дней до месяца) увольняется.

Причины:

Не соответствие ожиданий кандидата и реальной ситуации . Распространенная ситуация, когда в ходе собеседований работодатель настолько увлекается оценкой кандидатов, что забывает дать полную картину вакансии, рассказывает кратко, не говорит о минусах должности и предложения (а они есть всегда). При скудных данных о новом рабочем месте, потенциальный сотрудник самостоятельно рисует картину работы. При выходе на рабочее место, бывший кандидат — нынешний сотрудник сталкивается с суровой реальностью, которая, как бы не была хороша, но все равно хуже идеального образа. Возникает диссонанс, который может быть поводом для увольнения. Поэтому крайне важно дать кандидату максимально полную и честную картину работы, обязанностей, специфики деятельности. Обозначить минусы, проблемы, будущие трудности. Пусть лучше человек откажется на этапе подбора, а не после него. А если уж согласится, то более взвешенным будет его выбор.

Не принял коллектив . В ходе подбора кандидата на конкретную должность бывает крайне сложно спрогнозировать как человек войдет в коллектив, особенно, если коллектив многочисленный и сложный. И если ситуация складывается таким образом, что вновь принятый сотрудник после небольшого периода пребывания в коллективе понимает, что не сработается по каким-то причинам с конкретным человеком или общая психологическая атмосфера для него не приемлема (обостренная конкуренция в отделе, отсутствие взаимовыручки и помощи, или же наоборот, полу семейные отношения), высока вероятность, что новичок уволится.

Таким образом, чем глубже человек погружается в организацию, чем больше о ней узнает, тем менее управляемой становится ситуации его вхождения компанию, а значит тем более внимательно нужно отнестись к выстраиванию общей системы менеджмента предприятия и системы управления персоналом в частности.

Подпроблема №4. Сотрудники в данной должности представлены в компании в большом количестве, постоянно ротируются (проще говоря, высокая текучесть кадров по отдельным позициям).

Описание ситуации: в большом холдинге может быть несколько десятков и то и сотня менеджеров по продажам, несколько десятков технических специалистов, несколько десятков дизайнеров и пр. На эти должности постоянно требуются новые сотрудники.

Причины:

Должность обслуживает несколько стандартных бизнес-процессов и люди быстро из нее «вырастают» . Однотипные виды работ, отсутствие инициативы, разнообразия в деятельности — это залог того, что люди постоянно здесь работать не будут. Значит задача работодателя, если подобные позиции невозможно преобразовать и наполнить более содержательным трудом, максимально стандартизировать рабочие процессы, продумать процедуру ускоренного введения в должность.

Должность подразумевает быстрый карьерный рост . Такое бывает редко, но все же бывает. Как пример, сложно организованные отделы продаж. Куда человек приходит стажером — помощником, а через год может стать уже руководителем группы. Понятно, что вакансия стажера -помощника в такой структуре априори будет незакрываемой. В данном случае, проблему не закрываемости можно преподносить как плюс.

Отсутствует процесс адаптации и введения в должности вновь принятого сотрудника. Когда на массовую вакансию процесс подбора персонала ограничивается лишь выведением человека на работу, этим он может и закончиться. Содержательная программа адаптации, сопровождение новичка по всей цепочке рабочего процесса, наличие наставника — все это создает комфортные условия для быстрейшего вхождения в должность и гарантирует положительные результаты. Если же человек после выхода на новую работу предоставлен сам себе и при этом от него ждут скорейших результатов, такая ситуация может демотивировать вновь принятого специалиста и заставит его задуматься о перспективах дальнейшего сотрудничества с данной компанией.

Таким образом, система управления персоналом будет работать на результат в том случае, если кадровая жизнь компании разнообразна и богата на события. Сотрудник, имеющий четкое ощущение, что о нем заботятся на всех этапах его жизни в компании, от прихода в организацию (есть программа адаптации, наставник), карьерного роста (есть система ротации и возможность вертикальной карьеры), до увольнения, будет стараться остаться в этой компании на максимально долгий срок.

Подпроблема № 5. Те должности, на которые постоянно открыты вакансии, являются для компании «зарабатывающими» и люди здесь нужны всегда.

Описание ситуации: какой отдел продаж откажется от хорошего менеджера, даже когда все рабочие места заняты и нет вакансии в штатном расписании? Для этой должности всегда найдется место в любой компании. Фронт-линия бизнеса всегда нуждается в кадрах, поэтому вакансии и не закрываются.

Причины:

З арабатывающие подразделения. Описанная выше ситуация характерна для тех подразделений, где происходит прямое зарабатывание денег для предприятия. Или же подразделения, где происходит содержательное зарабатывание денег, т.е. генерация продаваемого продукта. Опытный hr знает, вакансии в этих подразделениях открыты всегда. Однако поиск по ним для сохранения положительного имиджа на рынке труда необходимо стараться вести в двух режимах: активном и пассивном. И, самое главное, чередовать инструменты подбора персонала: размещать объявления н разных СМИ, искать кандидатов не прямую, работать с имиджем профессии. Т.е. делать все, что не создавать ощущение у рынка труда, что вакансия не закрываемая.

Подводя итоги классификации проблем, причин и методов решения проблемы незакрываемых вакансий, спешу заметить, что иногда достаточно сложно бывает верно выяснить причину перманентно открытой вакансии. Часто это совокупность факторов, воздействовать на которые нужно в системе.

Ввиду недавней новости о том, что Правительство России поддержало законопроект, обязывающий работодателя в течение недели в письменной форме объяснить соискателю причину отказа в приеме на работу ( http://hr-tv.ru/hrnews/807.html) , мы собрали в недрах Интернета типичные шаблоны, которые потенциальные работодатели присылают соискателям как текст отказа.

Одни, возможно, пригодятся, другие вызовут улыбку.

«Здравствуйте, …! На прошлой неделе Вы проходили собеседование в конкурсе на позицию … в нашу компанию. Хочу поблагодарить Вас за участие в конкурсе. Вы произвели благоприятное впечатление, но другой специалист понравился нам чуточку больше, в итоге свой выбор мы остановили на нем. Желаю удачи в поиске интересной работы!»

«Здравствуйте, …. Благодарим за интерес к нашей вакансии. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой,но, к сожалению, не готовы сделать Вам предложение о работе. Возможно, мы вернемся к Вашему резюме в случае, если нам понадобится кандидат со схожим профессиональным опытом, а пока желаем Вам как можно скорее найти интересную работу»

«Большое спасибо за Ваш интерес, проявленный к нашей открытой вакансии «ХХХ». К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам это предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и, возможно, вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность»

«Спасибо за Ваш отклик. Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и пока неготовы обсуждать с Вами данную вакансию. Мы обязательно свяжемся с Вами, как только у нас появится вакантная позиция, релевантная Вашему профессиональному опыту»

«Для Вас конкурс на нашу вакансию закончен!»

«Уважаемый…! Ваше резюме полностью соответствует нашим требованиям, но, к величайшему сожалению, вакансия, на которую Вы претендовали в нашей организации, уже упразднена (либо «уже занята»).Просим у Вас извинений за потраченное Вами время.Желаем удачи в дальнейшем поиске»

«Большое спасибо за Ваш интерес к нашей вакансии. К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой и, возможно, рассмотрим ее, когда у нас возникнет такая потребность.
Надеемся, что в самое ближайшее время Вы сможете себя реализовать на работе в другой компании»

«Уважаемый соискатель, мы оценили Ваше желание работать в нашей компании, Ваш опыт работы, навыки и достижения, но, по независящим от нас причинам, вынуждены отказать. Желаем удачи в поиске работы. Надеемся, в ближайшем будущем Вы найдете применение своим знаниям»

«Здравствуйте, …. Спасибо за Ваш интерес к сотрудничеству, но, к сожалению, у нас в компании нет вакансийпо Вашему профилю. Будем иметь в виду Ваш профессиональный опыт, если появится потребность в подобных специалистах. Желаю удачи в поисках работы!»

«Благодарим Вас за интерес к нашей вакансии «…». Мы получили множество интересных откликов и выбор был для нас не легкой задачей. К сожалению, вынуждены отклонить Вашу кандидатуру, т.к. нам посчастливилось найти соискателей более соответствующих нашим требованиям. Надеемся, что в будущем у Вас будет желание и возможность представить свою кандидатуру повторно в случае появления у нас вакансии соответствующей Вашему опыту и навыкам. Нашим обязательным требованием является… Возможно,наше требование завышено, но, согласитесь, мы имеем на это право. Желаем Вам дальнейшего профессионального совершенствования и удачи во всех начинаниях!».

«Нам было приятно познакомиться с Вами в качестве кандидата на вакансию «…». Глубокое впечатление произвели на нас Ваше умение прекрасно ориентироваться в сложных профессиональных проблемах,Ваша образованность, прекрасные деловые качества, а также профессиональная и личностная зрелость. К сожалению,мы остановили свой выбор на кандидате, чей опыт работы более соответствует задачам нашего бизнеса. Желаем Вам дальнейшего профессионального совершенствования и удачи во всех начинаниях!»

«Отдел персонала ОАО «XXX» ознакомился с Вашим резюме. К сожалению, не можем Вас пригласить, так как вакансия «YYY» закрыта. Мы включим Вас в базу данных для возможного сотрудничества в будущем»

«Спасибо за интерес, проявленный к нашей компании. К сожалению, у нас нет открытых вакансий соответствующих вашей квалификации, и опыту работы. Ваше резюме будет сохранено в базе данных и, возможно,мы вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность»

«Спасибо за интерес, проявленный к нашей компании.Ваше резюме нас заинтересовало, но, к сожалению,вознаграждения, которые мы предлагаем, ниже завяленного Вами. На сегодняшний день мы можем предложить не более 15 000 руб/в месяц»

«Уважаемая …! Во время нашей встречи я обещал связаться с Вами, как только будет принято окончательное решение относительно вакантной должности «…». Как Вы понимаете, данная должность требует высокого уровня квалификациии наличия вполне определенных личностных качеств. По этой причине мы и рассмотрели большое количество претендентов на данную вакансию. Хочу, чтобы Вызнали то, что Вы вошли в число трех лучших кандидатов. Однако, после детального обсуждения с руководством результатов конкурса, было принято решение предложить эту работу другому кандидату. Тем не менее, Вы показали себя с самой лучшей стороны, и я получил большое удовольствие от знакомства с Вами. Если Вы не возражаете, мы сохраним Ваши данные, и будем сообщать Вам о возникновении вакансий, которые смогут Вас заинтересовать. Благодарим Вас за интерес к нашей компании. С самыми лучшими пожеланиями, Руководитель отдела подбора персонала…»

«Добрый день. К сожалению,по результатам собеседования, мы не готовы предложить Вам эту позицию, сделав выбор в пользу другого кандидата. От лица XXX выражаю признательность за проявленный интерес к вакансии и потраченное время и желаю Вам удачи в дальнейших поисках работы»

«Уважаемый соискатель! Наша компания благодарна за проявленный Вами интерес. К нашему сожалению, Ваша кандидатура не соответствует предъявляемым к имеющейся вакансии требованиям. Мы учтем Ваше предложение на будущее. При наличии подходящих вакансий, предложим Вам вакантную должность. Будем очень признательны, получив согласие. С уважением, менеджер по персоналу»

В процессе поиска работы иногда приходится выбирать из нескольких предложений. Как отказаться от собеседования, если приглашение поступило уже после договоренности о выходе на новое место? Многие люди легкомысленно игнорируют встречи с неугодными рекрутерами, уклоняются от входящих звонков. Но существует два момента, которые необходимо учитывать при общении с hr-специалистами.

Неаккуратные «отказники» попадают в кадровые базы с пометкой «не явился». Подобная репутация может негативно сказаться при последующих попытках трудоустройства.
Соискатель, который способен грамотно и корректно оформить разрыв едва завязавшихся трудовых отношений, укрепляет свой деловой статус. Он попадает из разряда просителя в ранг партнера. Особенно актуально соблюдение профессиональной этики для претендентов на руководящие должности.

Люди, способные честно и своевременно предупредить об отказе от сотрудничества, вызывают уважение у работников отдела кадров. Об этом свидетельствуют исследования социологических служб работных порталов. Многие соискатели опасаются уговоров, эмоциональных возражений со стороны оппонента. Такой сценарий действительно возможен в учреждениях, где отсутствует строгий деловой регламент взаимодействия с потенциальными сотрудниками. Это помогает свести к минимуму влияние человеческого фактора, сглаживает затруднения при общении.

Как отказать работодателю, чтобы нейтрализовать неприятные эмоции от сообщения? В зависимости от этапа, до которого продвинулось взаимодействие с нанимателем, особенностей его корпоративной культуры и личности непосредственного контактера, существует несколько способов.

Отказываем правильно

Письменное сообщение

Письмо с отказом необходимо передать сотруднику, который курирует должность, в секретариат или отдел персонала.

Письменный отказ дает шанс избежать личной встречи с несостоявшимся работодателем, но требует соблюдения норм деловой переписки и подразумевает изложение причин решения.

К такому способу прибегают люди, испытывающие трудности при вербальном общении, а также соискатели из других регионов. Письменную форму отказа можно выбрать, если приглашение на собеседование вы получили тоже в письменной форме. Грамотно оформленное письмо включает несколько пунктов, которые охарактеризуют вас как дипломатичного и уверенного игрока трудового рынка, одновременно снизив негативный эффект:

Приветствие, обращение (желательно личное), благодарность за внимание к своей кандидатуре и признательность за продуктивное/приятное общение.
Сожаление и отказ.
Аргументы.
Пожелание успехов в поиске замены и благополучного ведения бизнеса.
Вежливое прощание.

Нежелательная информация (отказ) мы заключается в «обложку» из добрых посылов. Подобная техника отказа носит название «стратегия сэндвича», успешно применяется в политике и бизнесе. Ее берут на вооружение и рекрутеры, которые используют такой прием для уведомления соискателей об отказах.

Образцы писем

Благодарю вас за интерес к моей кандидатуре. Вынужден сообщить, что я уже нашел более подходящую вакансию в другой компании, в связи с чем я отзываю свою кандидатуру с позиции в вашей организации. Желаю успехов в поиске достойного сотрудника.

Телефонное сообщение

Позволяет сэкономить время, ограничить эмоциональный контакт, неизбежный при персональной встрече, и одновременно продемонстрировать лояльность к партнеру.

Телефонная связь предпочтительнее письма, если взаимодействие дошло до стадии повторного собеседования, встречи с непосредственным руководителем или соглашения о выходе на работу. Алгоритм ведения разговора в этом случае аналогичен схеме составления письменного сообщения и включает те же пункты:

приветствие;
напоминание контакта исходящего звонка;
сожаление и отказ;
изложение причин;
пожелание успехов и прощание.

Заранее продумать четкие доводы в пользу отказа. Отыскать неопровержимый предлог, который скроет настоящую причину.
Тактично, но твердо придерживаться выбранной цели, не позволять оппоненту вовлечь себя в обсуждение, избегать извинительного тона и отклоняя встречные предложения.
Независимо от эмоциональной окраски разговора завершить беседу благожелательно, использовав заключительный пункт схемы.

Пример разговора

«Здравствуйте, ХХ! Это YY. Мы встречались по поводу моего трудоустройства на должность … . Благодарю, что вынесли положительное решение по моей кандидатуре, но должен сообщить, что я подыскал более подходящую мне вакансию в другой компании, поэтому вынужден отказаться от вашего предложения. Желаю успехов в поисках сотрудника».

Личная встреча

Этот способ озвучить решение об отказе целесообразно использовать претендентам на высшие руководящие позиции, специалистам узкого профиля, а также тем, кто при поиске работы используют метод личных рекомендаций.

Личный визит к нанимателю оправдан в ситуации, когда утверждению в должности предшествовал длительный отбор, многоступенчатая работа с соискателем, переговоры с руководителями и т.д. Посещение работодателя актуально и в том случае, если претендент допускает компромисс. Это ожидаемо затратная и эмоционально напряженная техника сообщения негативного известия, но при благоразумной организации способна стать выгодным вкладом в профессиональное будущее, сохранить эффективные связи. Принцип ведения беседы с несостоявшимся работодателем строится на базе письменного или телефонного отказа, но предполагает более продолжительное общение, расширенный потенциал для обсуждения, вероятность энергичного протеста и непредвиденных вариаций разговора по инициативе оппонента. Формула сообщения при личной встрече включает следующие компоненты по уже знакомой системе «сэндвича»:

выражение признательности за потраченное время (этап психологической подготовки слушателя к неблагоприятной информации);
отказ (может вызвать эмоциональную реакцию);
сообщение причин (в случае разговора «один на один» с представителем работодателя этот пункт часто оказывается предметом длительных обсуждений);
пожелание успехов и выражение надежды на сотрудничество в будущем; повторное изъявление благодарности за общение.

Правила ведения беседы с целью отказа от вакансии

Фундаментальные законы межличностного общения, дипломатические скрипты (схемы) действуют и в условиях личной встречи с неподходящим работодателем. Беседа не вызывает трудности, если соискатель помнит о том, что он – равноправный участник трудового обмена, предлагающий свои профессиональные услуги взамен условленного вознаграждения. Следуя этой мысли, инициатору переговоров несложно будет защитить свои интересы, не выходя за рамки доброжелательного тона. Стоит заранее составить план беседы, обеспечить объяснение одним или несколькими аргументами и придерживаться выбранной цели – безоговорочно разорвать отношения или выиграть более дружественные условия. Вот несколько правил, призванных помочь достичь успеха в переговорах:

Краткость. Сообщение должно быть лаконичным и емким, чтобы сэкономить время обеих сторон.
Не допускать извинительного тона. Несмотря на естественное стремление сгладить отрицательный посыл известия и снизить напряженность, следует держаться паритетного стиля общения, чтобы удержать собеседника от неконструктивных высказываний. Исключить слова «извините», «простите», «прошу прощения».
Желательно использовать четкую невербальную «маску», которая поможет подсознанию оппонента воспринимать говорящего как честного и решительного человека: взгляд в глаза, дружелюбная улыбка, открытые жесты рук.
Если собеседник переводит разговор на эмоциональный уровень или продолжает настаивать на неприемлемых условиях, следует применить технику «глухого отказа» (повторение избранного решения на каждую реплику оппонента).
Избегать эмоциональной реакции на раздражение и упреки; проявлять терпение.

Пример

«Здравствуйте, ХХ! (Напомнить о себе, если требуется) Я очень рад, что уделили время общению со мной. Мне было полезно пообщаться с профессионалами, я узнал много нового и полезного. Было бы приятно работать здесь, но я понял, что не сумею полностью раскрыть свой потенциал по причине … . Такое решение далось мне нелегко, я долго думал, прежде чем решиться на это. Желаю поскорее найти подходящего сотрудника. Благодарю еще раз. Вот мои контакты на будущее, буду рад когда-нибудь снова пересечься с вами».

Перечень причин, которые могут использоваться при отказе

Аргументы, объясняющие отрицательное решение кандидата, могут быть истинными или вымышленными. Подбирая мотив, нужно подготовиться к возможным возражениям собеседника или попыткам предложить иные условия. Если повод для отказа заведомо ложный или надуманный, соискатель рискует оставить нелицеприятное впечатление. Существует безусловная причина, которая поможет исключить дальнейшие притязания со стороны оппонента и прекратит отношения с работодателем – «изменились личные обстоятельства». Жизненная ситуация человека – сфера, закрытая для обсуждения в малознакомой среде, и ни один здравомыслящий рекрутер не станет организовывать дискуссию на такую тему. Но стоит с осторожностью пользоваться данной формулировкой.

Какой мотив выбирать в качестве причины, зависит от разных факторов. Если вакансия кадрового агентства, то разумнее изложить истинные умозаключения, чтобы помочь посреднику составить объективный профиль заказчика трудовых услуг. Откровенный конструктивный разговор с непосредственным нанимателем также способен привести к компромиссному показателю и сформировать позитивный портрет кандидата.

Неудобное расположение места работы, трудно добираться.
Не привлекает система начисления заработной платы, соцпакет.
Не устраивает функционал, особенно в случае отсутствия у организации четко прописанных должностных инструкций.
Нежелание работать сверхурочно, в выходные и праздники, если в данной организации есть такая практика.
Неготовность к командировкам.
Отсутствие перспектив карьерного и профессионального роста, зон развития.
Неудобный график.
Сложные бытовые условия работы.
Выбор другого работодателя (без конкретики).
Изменение условий на настоящем месте работы: «Мой действующий начальник повысил меня в должности, предложил новый интересный проект, новые задачи с повышением оклада, не успел найти мне замену и т.п.».
Прекращение поисков работы в связи с болезнью, переездом и иными личными обстоятельствами.

Когда отказываться от вакансии

Психологи рекомендуют не торопиться с решением и выделить себе время для обдумывания. Это нормальное поведение обстоятельного человека, которое не должно вызывать подозрений у потенциального работодателя. Поэтому соискателю следует запомнить два правила в общении с hr-специалистами:

Отказывать кандидатам всегда сложно, но без этого не обойтись. Если соискатель уделил вашей компании время и поделился с вами своими мыслями и идеями, нужно поставить запятую в общении. Именно запятую, а не точку. Ведь вакансий ещё будет много, а кандидаты тоже не стоят на месте.

_______, добрый день!

Благодарю вас за интерес к нашей организации и огромное желание в ней работать!

Для позиции, на которую вы откликнулись, необходим опыт работы, указанный в вакансии, а именно: умение _______, понимание _______, а также _______ [перечислить принципиально важные для бизнеса обязанности].

Я уже направила ваше резюме в отдел _______ и рассказала коллегам о вашем огромном желании работать, но, к сожалению, не получила от них положительного ответа.

Если вы не против, я сохранила ваше резюме в базе. При появлении подходящей позиции мы к вам обязательно обратимся.

_______, привет! / здравствуйте!

Меня зовут _______. Я отвечаю за подбор в компании ______.

Благодарю за ваш отклик и интерес, проявленный к нашей вакансии.

К сожалению, на данный момент мы не готовы продолжить общение и пригласить вас на собеседование, поскольку ищем кандидата, чей опыт и умения будут более точно соответствовать нашим требованиям.

У нас часто открываются новые позиции. Возможно, в ближайшее время появятся те, которые вас заинтересуют. Обновления можно отслеживать здесь: [ссылка на раздел с вакансиями или на карьерную страницу компании в соцсетях]

Если увидите интересную вакансию, можете напрямую написать мне на почту: _______. Мы часто возвращаемся к кандидатам, которые уже интересовались работой в нашей компании, так что буду рада оставаться на связи.

Ещё раз спасибо.
Хорошего дня и, конечно же, удачи в поисках работы!

_______, добрый день!

Спасибо, что выделили время на выполнение тестового задания. Несколько идей показались нам интересными и особенно ценными. Например, _______. Это действительно круто!

К сожалению, пока мы не готовы продолжить общение, так как ищем кандидата с большим опытом в _______.

Нам хотелось бы оставаться с вами на связи. Возможно, в ближайшее время появятся новые вакансии, которые вас заинтересуют. Мы часто возвращаемся к нашим кандидатам, так что буду рада предложить вам другие возможности.

Готова ответить на ваши вопросы или дать дополнительные комментарии по поводу вашего отклика.

Добрый день, _______!

Благодарим за время, которое вы уделили знакомству с нашей компанией и открытой сейчас вакансией. Было приятно пообщаться и узнать больше про ваши планы на будущее и текущий опыт.

К сожалению, несмотря на позитивное впечатление от нашего общения мы решили продолжить диалог с другими кандидатами.

Мы оставим ваше CV в нашей базе, чтобы иметь возможность повторно с вами связаться при появлении соответствующей вакансии. Если вы против, пожалуйста, сообщите.

Желаем интересных проектов!

_______, привет! / здравствуйте!

Большое спасибо за ожидание. Возвращаюсь с обратной связью, как и обещала.

Во-первых, хочу ещё раз поблагодарить за то, что вы проявили интерес к нашей компании и нашли время с нами пообщаться.

Во-вторых, хочу дать фидбек от команды. Надеюсь, он будет вам полезен.

[Обратная связь от тех, кто участвовал в собеседовании вместе с эйчаром. Обычно это будущий руководитель]

К сожалению, на данном этапе мы всё же не можем пригласить вас на работу. Сейчас у нас есть кандидат, чей опыт более точно соответствует нашим требованиям.

Но на этом мы с вами не прощаемся. У нас в компании практикуется повторное общение с кандидатами через какое-то время, так что я буду рада оставаться с вами на связи.

Если какая-то из них вас заинтересует, вы всегда можете написать напрямую мне на почту: _______

Ещё раз спасибо.
Хорошего дня и, конечно же, удачи в поисках работы!

Издание Mashable опубликовало материал о том, какие формулировки следует использовать при написании кандидату на вакансию письма с отказом.

ЦП попросил представителей российской ИТ-отрасли поделиться своим мнением по этому вопросу.

Издание Mashable приводит три способа рассказать кандидату об отказе.

1. «Мы приняли на работу более опытного соискателя»

У основателя рекрутингового портала The Muse Алекс Кавулакос есть специально заготовленная шаблонная формулировка для писем с отказами: «… мы ищем на эту позицию кандидата с большим опытом в . ».

По мнению Кавулакос, есть две причины использовать именно такую фразу. Во-первых, отсутствие опыта — это действительно весомая причина для отказа. Любой соискатель задумывается о том, почему он не получил должность и спрашивает себя «чего нет у меня, что есть у других кандидатов». Даже если на вакансию требуется например, три года опыта работы в отрасли (и соискатель обладает таким опытом), будет гораздо легче узнать, что должность получил кто-то с шестью годами работы за спиной.

Во-вторых, довольно часто отсутствие опыта действительно является той самой причиной отказа. Даже если интервьюер не осознает, почему ему не понравился кандидат, почти наверняка причиной стал маленький опыт кандидата — и он не смог ответить на тот или иной вопрос или произвести правильное впечатление.

2. «Изменились требования к должности»

Автор заметки, колумнист Mashable Сара МакКорд признается, что сама она не раз проникалась симпатией к кандидату, который в итоге не получал работу в компании. Когда рекрутер попадает в такие ситуации, ему хочется дать кандидату обратную связь и намекнуть, что если бы он развил в себе некоторые навыки, то смог бы претендовать на хорошую позицию.

Такое объяснение подойдет, например, если на должность требовался кандидат с хорошими коммуникативными навыками (и соискатель, не получивший работу, ими обладал) — но в итоге был нанят человек, который, помимо прочего, владел двумя языками. МакКорд считает, что стоит обозначить в письме сложившуюся ситуацию, — может быть, это побудит соискателя записаться на языковые курсы.

Элисон Грин, автор блога Ask a Manager, отмечает, что всегда важно давать кандидату обратную связь. Такая формулировка покажет соискателю, что он имеет шансы получить какую-то другую должность в компании — например, если планируется открытие другой вакансии через несколько месяцев.

3. «На данный момент вы нам не подходите»

Существуют ситуации, отмечает автор материала, когда общение с кандидатом хочется свести к минимуму. В таких случаях наиболее общая формулировка — например, «На данный момент вы нам не подходите», — избавляет рекрутера от необходимости объяснять, почему именно. «На данный момент» несет в себе оттенок того, что когда-нибудь, может быть, место для соискателя и найдется.

Алена Владимирскаяоснователь рекрутингового агентства Pruffi

Во-первых, не надо бояться обидеть кандидата. Это вообще странная история, когда человек обижается на то, что его не приняли на работу. Это бизнес-отношения, и со стороны кандидата обидеться на отказ — все равно что прийти в магазин за телефоном и обидеться на то, что у него не хватило денег на последнюю модель.

Вообще, если говорить о том, как в действительности обстоит ситуация, то работодатели всегда избегают формулировок, которые задевают какие-то личностные вещи. В реальности большинство писем содержит фразу «вакансия была закрыта другим кандидатом». Это стандартная формулировка, которая рассылается всем не прошедшим на позицию соискателям.

Если же хочется написать собеседнику личное письмо, то следует помнить о том, что в Штатах, например, это легко может закончиться судом.

Лучше всего использовать формулировку «вакансия закрыта другим кандидатом». Всё личное оставьте для устного разговора.

Константин Калиновоснователь сервиса по поиску авиабилетов Aviasales

«Извините, но вы нам не подходите». У меня так.

Мария Лапукруководитель пресс-службы ФРИИ

Я обычно отвечаю людям достаточно честно о том, почему он не подходит на данную вакансию. Например, если человеку не хватает компетенций, то стоит рассказать ему о том, каких конкретно — и почему они нужны на этой должности.

Глеб Лебедевдиректор по исследованиям HeadHunter

Дать ответ при любом решении, независимо, положительное оно или нет — признак профессионализма и хорошего тона. В принципе, вполне допустимо ответить без объяснения причин такого решения: все и так понимают, что нашелся кандидат, который лучше подошел на эту позицию. Однако если причина не в этом, а, скажем, в том, что позицию в принципе заморозили, то вполне можно кандидату об этом сообщить.

Чего точно стоит избегать, так это формулировок отказа, которые соискатель может оценить, как дискриминирующие. К таковым относятся все качества, не имеющие отношения к деловым применительно к данной позиции. К примеру, для фотомодели рост или цвет кожи — это профессиональное (деловое) качество, а для PR-специалиста — нет.

Дмитрий Поздяковrecruitment-менеджер фонда Runa Capital

Некоторые компании делают стандартные шаблоны с отказом, но редко заботятся о том, чтобы он нес ощущение персонального обращения. Оценка на собеседовании не может быть на 100% объективной, поэтому лучше всего давать персонализированную обратную связь и, условно говоря, «продать» отказ.

Это важно, потому что люди, которым вы отказали, в некоторой степени могут быть важнее, чем те, кого вы взяли на работу. С тем, кто стал вашим сотрудником, вы можете работать и увеличивать их лояльность в дальнейшем, а те, кто от вас ушел, уже вне зоны какого-либо вашего влияния.

Идеальным результатом правильного отказа кандидату было бы сделать так, чтобы он в дальнейшем пропагандировал в своем круге, что вы — лучшая компания на рынке и ему просто не удалось с вами договориться по каким-то причинам.

Если человеку важно получить обратную связь или просто узнать результат, то ему обязательно надо объяснить причины отказа с обоснованием. Правильный фидбек должен быть подкреплен конкретными фактами и оценкой компетенций от профессионалов, которые собеседовали кандидата.

Например, если у кандидата есть какое-то количество выполненных проектов, но оно недостаточно для вакантной должности, то стоит указать на этот нюанс и обозначить, какое количество проектов необходимо для положительной оценки.

По-настоящему хороший отказ — тот, который побуждает человека совершенствовать свои навыки или увеличивать знания. Если вы понимаете, что кандидат потенциально может вернуться к вам через какое-то время, порекомендуйте ему тренинг или профессиональную литературу, которая поможет ему развиться как профессионалу.

Юлия Чашинадиректор по персоналу рекрутингового портала Superjob

Самое главное — избегайте фраз, которые могут стать поводом для похода кандидата в суд. С недавних пор отказать соискателю в тональности «что-то с вами не так», «вы не подходите по личным качествам», «мы видим, что вы просто не сможете» стали достаточным поводом для официальных претензий.

Второе — если вы ищете редкого, уникального специалиста, то избегайте отказов по электронной почте. Когда вы привлекали его на собеседование, то не поленились позвонить и в мессенджер Facebook выйти? Вот и теперь не ленитесь! Зато будете уверены, что между вами не останется недомолвок, которые поставят крест на будущем общении.

Если другого выбора нет (кандидат недоступен или просил вам обязательно дать ответ по почте), то избегайте заискиваний, извинений, многословных объяснений «пожалуйста, отнеситесь с пониманием», «мне очень жаль, но вашу кандидатуру отклонили», «в связи с тем, что наша компания реализует политику максимальной эффективности, вашу кандидатуру оценивали с позиций». Чем больше слов — тем больше вероятность, что они будут истолкованы ровно наоборот.

Пишите кратко, уважительно, по делу. Три кита сопроводительного письма об отказе будут «Благодарность», «Причина», «Готовность встретиться вновь». Например: «Спасибо, что проявили интерес и уделили мне время», «Мы выбрали кандидата с большим опытом», «Я сохраню ваше резюме в базе перспективных кандидатов. При открытии подходящей вакансии будут рекомендовать вашу кандидатуру».

Помните, что даже если человек откровенно вам не подошел, но переступал порог компании — это вы его сами пригласили и отвечаете за последствия.

И бывает третья, пожалуй, самая сложная ситуация. Когда вы ведете массовый подбор. В этом случае готовить индивидуальное письмо каждому кандидату нет времени. Большинство резюме будет отсеяно по формальным признакам: непрофильный опыт, несовпадение квалификации и так далее.

Наиболее очевидное решение в таких случаях — пользоваться шаблоном письма, такая опция есть на всех современных платформах для онлайн-поиска кандидатов. При отклонении резюме автоматически формируется письмо примерно такого вида «Большое спасибо за Ваш интерес к нашей вакансии. К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой, и, возможно, рассмотрим ее, когда у нас возникнет такая потребность».

Как видите, оно построено по тем же правилам, что и в случае индивидуальной работы. Однако в этом случае своим клиентам мы рекомендуем заранее составить индивидуальный шаблон и загрузить его в форму отправки. Тон и форма вашего отказа — это тоже часть HR бренда.

Инна ВорожцоваHR-директор Acronis

Не существует плохих кандидатов или плохих компаний. Есть конкретные бизнес-ситуации и профессиональные компетенции, необходимые для решения конкретных задач. Бизнес-потребности меняются, и со временем нанимающий менеджер и его компания могут вернуться к рассмотрению того или иного кандидата.

Поэтому нужно уметь правильно отказывать и «не сжигать мостов». Основное правило — обеспечить обратную связь, а в идеале — сообщить об отказе по телефону. Так кандидат будет иметь возможность задать вопросы.

Если вы выбрали в качестве средства коммуникации электронную почту, то письмо должно содержать слова благодарности за потраченное время, и указывать правдивые причины, по которым вы отказываете. Как мы знаем, ИТ-рынок достаточно «рафинированный», и кандидату не составит труда узнать реальные причины отказа.

Сохраняйте дружеские отношения с кандидатами и обязательно отвечайте на их письма с вопросами.

Читайте также: