Как нумеруются листы внутренней описи документов находящихся в деле

Опубликовано: 26.12.2024

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

наименование предприятия,
должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
список описываемых документов,
полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

номер документа по порядку,
затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
дата составления и подписания,
заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
номера листов,
примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (пункт 3.6.1 Основных правил).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (пункт 3.6.3 Основных правил).

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (пункт 3.6.8 Основных правил).

Обратите внимание, что запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Основным правилам), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 11 к Основным правилам), в которой указываются (пункт 3.6.18 Основных правил):

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).

Крайние даты дела указываются арабскими цифрами. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (пункт 3.7.25 Основных правил). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (статья 15.6 КоАП РФ).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Наталия КОНДАКОВА,

специалист по документообороту

Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях 1 (далее — Инструкция по делопроизводству) и гл. 6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций 2 (далее — Правила работы архивов).

Дела в организации заводят работники структурного подразделения, как правило, в начале каждого года в виде обычных папок-скоросшивателей. В течение года документы создаются и по мере их исполнения подшиваются в соответствующее дело (в соответствии с номенклатурой дел организации) 3 . Все дела (независимо от сроков их хранения) при заведении подлежат частичному оформлению 4 .

Частичное оформление дела при заведении его в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел 5 . На обложке дела указываются:

· наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);

· наименование организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного в скобках);

· наименование структурного подразделения (полное наименование в именительном падеже в соответствии с положением о структурном подразделении);

· индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии со значением графы 1 «Индекс дела» номенклатуры дел);

· заголовок дела (в соответствии со значением графы 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)», утвержденной номенклатурой дел);

· год, в котором заводится дело;

· срок хранения дела (в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения значение из графы 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»).

Реквизиты обложки оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Допускается оформлять реквизиты обложки с помощью технических средств на отдельном листе и наклеивать его затем на обложку дела 6 .

Пример оформления обложки дела при его заведении в делопроизводстве

Министерство здравоохранения Республики Беларусь

Учреждение здравоохранения «10-я городская клиническая больница»

Дело № 1-5 Том № ____

Приказы главного врача по основной деятельности

дата (крайние даты)

На _________ листах

Хранить постоянно

После завершения делопроизводственного года дело «закрывается» (за исключением переходящих дел, которые ведутся в течение нескольких лет), новые документы в него не подшиваются, а само дело (в зависимости от установленных сроков хранения) подготавливается к передаче на хранение в архив организации либо для уничтожения.

Дела оформляются работниками структурных подразделений, в которых они были сформированы в году, следующем за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2016 году, должны быть оформлены в течение 2017 года.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению 7 , которое предусматривает следующие работы 8 :

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов в деле;

· составление внутренней описи документов дела;

· составление листа-заверителя дела;

· оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

· систематизацию документов дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются 9 .

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются таким образом, чтобы текст всех документов, дат, виз и резолюций на них мог свободно читаться. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. Все металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) удаляются из документов 10 .

Правила нумерации листов дела установлены п. 185 Инструкции по делопроизводству и п. 77 Правил работы архивов.

Все листы в деле (кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, которые нумеруются отдельно) нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Нумерация с использованием чернил и цветных карандашей не допускается. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов, например: 15а, 15б.

К делам, заголовки которых неполно раскрывают содержание его документов, к делам, состоящим из документов, сформированных по видам и разновидностям (например, дело с приказами по основной деятельности или с протоколами собраний), целесообразно составлять внутреннюю опись документов дела 11 .

Во внутренней описи перечисляются все документы дела с указанием их порядковых номеров в деле, дат, индексов, заголовков и номеров листов, на которых расположен каждый документ. В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела.

Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись. Старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле 12 .

Пример внутренней описи к делу с протоколами заседаний
экспертной комиссии организации

Все дела и описи дел, отобранные для специальной обработки, должны быть пронумерованы.

Нумерация проводится с целью закрепления систематизации документов, индивидуального учета и обеспечения их сохранности.

Следует обратить внимание на особенности нумерации листов в описях дел, где нумерация может быть проведена как в листах, так и в страницах (Приложения 6,7). Это касается, прежде всего, старых описей исторических госархивов. Важность присутствия данного обстоятельства особенно значима в случаях, когда описи дел оцифровываются для целевого использования независимо от документов.

В случаях, если нумерация проставлена не чётко или на тексте, при оцифровывании и последующей обработке файла начертание цифр может «теряться» в тексте или затруднять читаемость документа, что не допустимо.

При нумерации и проверке нумерации листов необходимо учитывать, что все листы каждого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией, за исключением:

Листы внутренней описи документов нумеруются последовательно после обложки самостоятельной нумерацией. Следует отметить, что внутренние описи в исторических госархивах традиционно нумеруются римскими цифрами.

Делопроизводственная обложка в начале дела или титульный лист (имеющие особенности оформления) могут нумероваться как римской (как правило, в исторических госархивах), так и арабской цифрами.

Если дело состоит из нескольких вложенных друг в друга дел, то обложка и внутренняя опись первого дела нумеруется римскими цифрами, а обложки и внутренние описи документов вложений нумеруются общей валовой нумерацией арабскими цифрами.

Номера проставляются мягким простым графитным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста, четко и ясно.

Запрещается нумеровать листы цветными карандашами и чернилами, ручками с шариковыми, гелевыми и тому подобное стержнями, а также маркераторами.

Не допускается ставить номер листа на тексте документа.

Если же лист покрыт сплошным текстом и на нем вообще отсутствует хоть какое-то свободное от графических изображений место, то номер ставится в правом верхнем углу прямо по тексту, но так, чтобы он не затруднял свободное чтение документа.

Если документ имеет большие поля, то номер следует ставить в правом верхнем углу вблизи текста.

Цифры в двухзначных, трехзначных номерах должны писаться раздельно и четко.

Высота цифр не должна превышать 10 мм и быть менее 5 мм:

Лист, прошитый за один край, нумеруется как один лист.

Лист, сложенный в несколько раз в разных направлениях и прошитый за один край, нумеруется в развернутом виде как один лист.

Лист, меньший по формату, чем основные листы дела, нумеруется как один лист.

Лист, склеенный из нескольких частей, нумеруется как один лист.

Лист, разорванный на части, нумеруется как один лист. Для большей надежности сохранности такого документа (в случае отсутствия возможности его реставрации) каждая из этих частей нумеруется под одной цифрой нумерации, о чем делается соответствующая запись в листе-заверителе.

Лист, сложенный вдвое и пришитый за середину, нумеруется как два листа.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками и тому подобное) нумеруется как один лист, наклейки не нумеруются, но информация о них оговаривается в листе-заверителе дела.

Если дело состоит из одних газетных вырезок, наклеенных на листы бумаги, то нумеруются сами вырезки общей валовой нумерацией.

Если к документу подклеены за один край другие документы – вырезки, переводы, вставки и тому подобное, то каждый документ нумеруется отдельно.

Если документы сложены «гармошкой» и каждый фрагмент «гармошки» является отдельным документом, то каждый фрагмент нумеруется как отдельный лист.

В делах с буклетами, программками или другими документами на листах, сфальцованных в несколько параллельных сгибов-страниц, нумеруется каждая страница.

Если на обороте листа архивного документа имеется какая-либо информация (текст, изображение, пометы, графические изображения), нумерация оборота листа при проведении оцифровывания и микрофотокопирования данного документа является обязательной.

Обороты листов следует нумеровать и в том случае, если первая страница листа чистая, а текст имеется только на обороте. Тогда лист получает порядковый номер и нумеруется оборот. Оборотная сторона получает цифровое обозначение лицевой стороны листа с добавлением сокращенного обозначения слова «оборот» – «об.».

Например:

Ф. 1236, Оп.3, Л. 5 об.

Номер на обороте проставляется в верхнем левом углу листа.

Конверты, на которых имеется текст, марки, монограммы и тому подобное, нумеруются.

При постраничной нумерации нумеруется и оборотная сторона конверта, если на ней имеются печати, штемпели и текст (записи).

Если на конверте или открытке имеется марка, то она учитывается как отдельный документ и, соответственно, нумеруется самостоятельной нумерацией за конвертом.

Ненаклеенные марки нумеруются или на своем обороте ближе к правому верхнему углу, а в случае, если марка наклеена, порядковая нумерация ставится рядом с маркой справа вверху на основу, на которую марка наклеена.

Почтовые конверты нумеруются после документов, к которым они относятся.

Чистые конверты нумеруются только в исторических госархивах.

Если в конверт вложена фотография, рисунок и т. п., на их обороте в левом нижнем углу следует проставлять архивный шифр: номерфонда, номер описи, номер дела, номер листа; нумерация же фотографии, рисунка или других вложений проставляется в правом верхнем углу на обороте изображения.

Если вложения по каким-либо причинам пронумеровать нельзя (например, вложение является куском ткани с текстом или изображением), то их наличие оговаривается в листе-заверителе.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе и печатные издания, которые подшиты в дело, в госархиве могут быть пронумерованы заново, или сохранить собственную нумерацию, о чем в листе-заверителе необходимо сделать отметку.

Обложка и титульный лист печатного издания нумеруется общей порядковой нумерацией.

Гражданские паспорта, свидетельства, трудовые книжки, членские билеты и другие подобные документы нумеруются общей порядковой нумерацией страниц, как с рукописным, так и с печатным (типографским) текстом.

Обложки поздравительных адресов, почетных дипломов нумеруются в валовом порядке только в случае, если на них имеются дарственные надписи.

Листы дела, состоящего из нескольких томов, нумеруются в каждом томе самостоятельно.

Следует отметить, что в практике работы встречаются характерные только для исторических госархивов дела, состоящие из нескольких томов, которые ранее создавались работниками лабораторий по согласованию с историческими госархивами из-за трудностей (на тот период) в создании переплета дел большого объема. Поскольку дело расшивалось, а затем переплеталось отдельными частями, работники госархивов, в целях неделимости исторического документа, сохраняли его учет в виде одной единицы хранения, при этом нумерацию оставляли валовой, указывая в архивном шифре номер тома.

Лист, на котором имеется делопроизводственная запись, представляющая исторический интерес, нумеруется как лист документа.

В делах из рукописей авторская нумерация листов, как правило, сохраняется и оговаривается в листе-заверителе.

Если дело состоит из нескольких рукописей, пронумерованных автором, в первой авторская нумерация сохраняется, а остальные части перенумеровываются. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.

При отсутствии в рукописи небольшой части листов авторская нумерация сохраняется, а в листе-заверителе делается соответствующая запись.

Например:

По авторской нумерации отсутствуют листы 3, 6, 8.

В случае значительного пропуска листов рукопись нумеруется заново, при этом авторская нумерация зачеркивается.

Если в рукописи авторская нумерация постраничная (с лицевой и оборотной стороны листа) рукопись не перенумеровывается, а в листе-заверителе и на обложке дела объем указывается в страницах.

Если рукопись с авторской нумерацией имеет вставки, автором не пронумерованные, на них ставятся литерные номера и особенность такой нумерации оговаривается в листе-заверителе. В случае если литерных листов большое количество, рукопись перенумеровывается.

Авторское произведение и предисловие к нему с разной авторской нумерацией перенумеровывается в валовом порядке. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.

Если дело состоит из нескольких авторских произведений, записных книжек, тетрадей с самостоятельными нумерациями, дело перенумеровывается в валовом порядке. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.

Если на листе документа несколько стихотворений или других произведений размещены колонками, нумеруется только лист.

Дела из записных книжек или тетрадей, в которых имеется авторская нумерация с двух сторон, перенумеровываются в валовом порядке с одной стороны. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.

Листы записных книжек, календарей, телефонных и иных справочников с печатными (типографскими) текстами, но без авторских записей, не нумеруются.

Если текст начинается со второй страницы или размещен на развороте листа, листы нумеруются постранично, исходя из последовательности текста. Если такие документы находятся в деле среди оформленных обычным образом, то все листы дела нумеруются постранично.

Листы с переводами, с расшифровкой сложных текстов, с пояснениями и аннотациями, которые приложены к оригинальным текстам документов, нумеруются римскими цифрами. В общее количество листов дела данные листы не входят, их наличие оговаривается в листе-заверителе.

Старые листы использования, остающиеся в деле, нумеруются римскими цифрами. Если лист использования был заменен бланком новой формы, а в старом листе использования еще сохранились незаполненные графы, в целях исключения случаев внесения пользователями записей в старый лист использования последний по незаполненным строкам необходимо перечеркнуть в виде латинской буквы «Z». В общее количество листов дела данные листы не входят, их наличие оговаривается в листе-заверителе.

Фотография на паспарту нумеруется в правом верхнем углу.

Если на паспарту имеется информация (текст, др.), нумеруется паспарту и следом фотография.

На неподшитых в дело и хранящихся отдельно документах (чертежах, картах, рисунках и других графических материалах нестандартных форматов, а также на неподшитых или ненакленных фотографиях), на обороте в левом нижнем углу проставляется полный архивный шифр: номерфонда, номер описи, номер дела, номер листа.

Например:

В тех случаях, когда на обороте паспарту фотографии имеется штамп фотоателье, архивный шифр проставляется по краю паспарту, не задевая штампа.

Если на каждый лист альбома наклеен один документ, то он не нумеруется, нумеруются листы в обычном валовом порядке.

Если на лист альбома наклеено несколько документов (например, фотографий), документы нумеруются валовой нумерацией в такой последовательности – слева направо, сверху вниз. Номер при этом ставится рядом с наклеенным документом (Приложение 8).

Листы альбомов без надписей не нумеруются.

Если графические материалы вшиты в дело, то они нумеруются в обычном порядке. Номер листа ставится в правом верхнем углу на поле документа.

Чертежи внутри дела нумеруются в валовом порядке, начиная с титульного листа.

Небольшие по формату чертежи хранятся в деле в развернутом состоянии и нумеруются в правомнижнем углу лицевой стороны листа над угловым штампом или около него, если над угловым штампом имеются другие надписи.

Чертеж большого формата складывается до формата А4, и нумеруется как один документ в правом нижнем углу.

При наличии собственной чертежной нумерации чертежи не перенумеровываются.

4. ИСПРАВЛЕНИЕ НУМЕРАЦИИ И ПЕРЕНУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ ДЕЛА

При проверке нумерации листов дела обращается внимание на ее порядок, проверку наличия документов, четкость нанесения цифр.

Для удобства работы и во избежание технических ошибок в процессе проверки нумерации листов все изменения в имеющейся нумерации следует фиксировать на отдельном листе бумаги, чтобы затем учесть их при заполнении листа-заверителя, в котором должны быть указаны особенности формирования и состояния дела.

Если проверкой установлено, что нумерация имеет слишком большое количество недочетов, дело перенумеровывается.

При перенумерации листов все ранее проставленные номера исправляются только зачеркиваниемодной наклонной чертой.

Исправлять, стирать ластиком или закрашивать корректором ранее проставленные номера листов категорически запрещается.

Стершиеся и неразборчиво написанные номера листов пишутся заново, с отступом от того места, где были размещены первоначально.

Листы со слабоконтрастной нумерацией перенумеровываются.

На непронумерованных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б» и далее по алфавиту (так называемый «литерный номер», сочетающий цифровое и буквенное обозначение).

Например:

При дублировании одного номера на нескольких листах, идущих друг за другом, к номеру на каждом листе прибавляются буквы «а», «б» и далее по алфавиту.

Если дела или отдельные листы пронумерованы цветными карандашами или чернилами они подлежат перенумерации:

5. СОСТАВЛЕНИЕ ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

Лист-заверитель дела закрепляет объем и состав документов, отражает особенности формирования дела и его нумерации. Лист-заверитель имеет две формы заполнения, которые определены Правилами (приложения 6 и 7 к Правилам).

Особенности заполнения листа-заверителя определяются спецификой формирования и физическим состоянием дела.

На основании листа-заверителя на обложку дела выносится запись о количестве листов в деле.

Лист-заверитель составляется на бланке, который помещается в конце дела (после последнего листа дела или между форзацем и внутренней частью переплетной крышки или обложки).

Запрещается вместо бланка листа-заверителя использовать лист с текстом документа, оборот последнего документа или обложку дела.

При проведении любых проверок нумерации или проверок наличия особо ценных документов, несброшюрованных документов, документов, которые учитываются по внутренним описям, при наличии листов-заверителей дел на старых формах бланков, составляются новые листы-заверители. При этом старый лист-заверитель остается в деле. Зачеркивать его запрещается.

В случае отсутствия листа-заверителя, его необходимо подклеить или подшить.

Лист-заверитель не нумеруется.

Лист-заверитель должен быть заполнен шариковой или чернильной ручкой синего или черного цветов (не графитным карандашом!) и содержать:

полный архивный шифр: фонд (№) опись (№) дело (№);

количество листов дела, указанное цифрами и в скобках прописью; номера литерных листов;

4.1.2. Нумерация листов в делах

Нумерация листов в делах осуществляется для закрепления систематизации документов дела и обеспечения их сохранности.

Номера листов указываются арабскими цифрами в верхнем правом углу листа простым карандашом или нумератором валовым порядком.

Обязательно нумеруются лицевые стороны листов дела. В практике работы некоторых архивов оборотные стороны листов нумеруются в тех случаях , когда на них имеется текст, либо иная информация (например, лицевая сторона листа – 1. оборотная сторона листа – 1 об ).

В целях избежания пропуска листов при проставлении нумерации необходимо держать дело в развёрнутом виде и переворачивать каждый лист. Недопустимо при проставлении нумерации перебирать листы за верхний правый угол.

Номер листа пишется чётко, аккуратно. Недопустимо подчеркивание, обведение номера в кружочек. Неверно указанные номера листов зачеркиваются, не стираются. Запрещается использовать при проставлении нумерации чернила, тушь, пасту, цветные или химические карандаши.

Номер листа не должен затрагивать текст документа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами и учитываются в листе-заверителе отдельно от общего количества листов документов в деле.

Нумерация крупноформатных и сложенных листов. Крупноформатные, а также сложенные листы нумеруются развернутыми .

Нумерация листов, подшитых за середину. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и в этом случае нумеруется как один лист. При невозможности расшить дело лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа.

Нумерация неподшитых листов . Неподшитые листы нумеруются очередным номером и шифруются – в нижней части листа или на обороте указываются номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа.

Нумерация конвертов и вложений. Вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Вложения в конверт также как и неподшитые листы шифруются.

Нумерация склеенных и наклеенных листов. Склеенные листы нумеруются как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Лист, приклеенный за край, нумеруется, как и лист, к которому он приклеен.

Нумерация фотографий в альбоме. Фотографии, наклеенные в альбом, нумеруются на листе альбома над правым верхнем углом документа. Количество приклеенных на листе фотографий отмечается в листе-заверителе. Фотографии, вставленные в прорези альбомного листа или держатели, считаются отдельными листами и шифруются на оборотной стороне.

Нумерация чертежей, диаграмм, рисунков. Чертежи, диаграммы, другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне.

Нумерация чистых листов. Чистые листы не нумеруются. В ряде архивов указывают их количество после соответствующего листа (например, 7 лл . после л.6). Чистые листы могут быть пронумерованы в случае необходимости отразить в листе-заверителе листы с филигранями.

Листы, прокладывающиеся между документами, также не нумеруются.

Нумерация чистых бланков. Бланки документов нумеруются как листы, содержащие информацию.

Литерные номера. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров, например 7а.

Все особенности нумерации листов в деле отражаются в листе-заверителе дела.

Суммарное количество листов в листе- заверителе указывается цифрами и прописью. Все литерные и пропущенные номера листов (в т.ч . не внесенные в лист-заверитель ранее) включаются в лист-заверитель и учитываются при определении общего количества листов в деле. При обнаружении в деле литерных и (или) пропущенных номеров листов суммарное количество листов в деле пересчитывается: количество литерных листов прибавляется к общему количеству листов дела; количество пропущенных номеров листов исключается (вычитается) из общего количества листов дела .

В листе-заверителе дела кроме особенностей нумерации фиксируются:

- особенности формирования дела;

- особенности оформления документов;

-особенности физического состояния бумаги и текста.

Особенности формирования дела определяются наличием в деле следующих документов:

-почтовой продукции (конверты, открытки, незапечатанные письма , штемпели, марки и другие знаки почтовой оплаты);

- изобразительных документов (фотографии, рисунки, чертежи, планы, схемы, диаграммы);

-художественно-оформленных, специфических документов (визитки, меню, приглашения, билеты т.п.);

-типографских изданий (брошюры, листовки, вырезки);

-неправильно подшитых документов (за один край, за середину листа, сложенных по вертикали и горизонтали, наклеенных листов);

К особенностям оформления документов относятся оттиски печатей, сургучные печати, автографы, пометы, рисунки на полях документов.

К особенностям физического состояния относятся разрывы, отрывы, проколы, отверстия, загибы листов, угасающий текст.

Проверка нумерации листов. При проверке нумерации листов уточняется правильность существующей нумерации, общее количество листов, правильность отражения особенностей нумерации и других особенностей дела в листе заверителе.

Каждый непронумерованный лист и (или) лист пронумерованный повторно одним и тем же номером, нумеруется по возможности порядковым (если он не проставлен) или литерным номером.

В связи с изменением нумерации листов в деле, номера листов, имеющих особенности, сверяются с номерами листов, указанными в листе-заверителе. При несоответствии вносятся исправления в лист-заверитель.

Внесенные в лист-заверитель дела уточнения (дополнения) и изменения заверяются подписью лица, внесшего изменения.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация . При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новые. Лист-заверитель дела переоформляется.

Помните , что каждое конкретное дело может иметь свои особенности нумерации, которые определяются особенностями формирования дела.

Если дело имеет многочисленные особенности (формирования, оформления документов, физического состояния и нумерации) целесообразно указать их сначала на черновике листа-заверителя, а потом оформить лист-заверитель по установленной форме.

Читайте также: