Как правильно нумеруют листы в деле

Опубликовано: 26.12.2024

Ниже приведены соответствующие выдержки из действующих нормативно-правовых актов и проекта Правил организации хранения документов.

Порядок подготовки и передачи дел в архив федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 3 к Приказу Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 25 декабря 2014 г. N П/637)

3.2.1. Нумерация листов в деле осуществляется в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле.

Чистый лист, который подшивается в начале дела перед внутренней описью, и лист-заверитель (последний лист дела) не нумеруются. Нумерация начинается с первого листа первого документа, расположенного после внутренней описи, подшитого в дело, на котором проставляется цифра "1".

Порядок работы по формированию, ведению и хранению фонда Единого государственного реестра прав, учета и выдачи документов из фонда ЕГРП (утв. Приказом Управления Росреестра по Москве от 19.05.2011 N 143)

3.2.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов листы регистрационного дела нумеруются в порядке поступления арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа.

Лист-заверитель, опись и титульный лист не подлежат нумерации.

Административный регламент министерства социально-демографической и семейной политики Самарской области по предоставлению государственной услуги "Направление и перевод граждан пожилого возраста и инвалидов в государственные учреждения Самарской области стационарного социального обслуживания, выдача разрешения на выписку из государственного учреждения Самарской области стационарного социального обслуживания" (утв. Приказом министерства социально-демографического развития Самарской области от 19.07.2012 N 209, ред. от 27.11.2013)

3.17. . Первый лист личного дела (титульный лист) не нумеруется.

Для сравнения: ГОСТ Р 21.1101-2013 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации

8.5. Все листы сброшюрованного тома (альбома) рекомендуется нумеровать сквозной нумерацией листов, начиная с титульного листа. При этом титульный лист не нумеруют. Номер листа указывают в правом верхнем углу рабочего поля листа

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.10.2014 N 219
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в военных судах"

20.1.6. Все листы в деле (наряде), книге должны быть пронумерованы. Номера на листах проставляются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается).

Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно римскими цифрами.

"Временная инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации" (утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 08.08.2014 N 28-П)

4.3.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, наряд и производство, все листы документов (в т.ч. листы с резолюцией Руководства Суда, имеющие историческую, научную или практическую ценность), кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Правила нотариального делопроизводства", утв. решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 N 78

75. Все листы дела, подлежащего полному оформлению, включая помещенные в него конверты и вложения (за исключением вложений в конверты хранения), нумеруются простым карандашом. Лист-заверитель не нумеруется. Внутренняя опись нумеруется отдельно.

Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.

Если дело состоит из нескольких томов, а том - из нескольких частей, листы в каждом томе или части нумеруются отдельно.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76)

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N536, утратила силу 01.07.2010 в связи с изданием Приказа Минкультуры РФ от 11.05.2010 N260)

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

4.23. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Порядок ознакомления с материалами дела в московском УФАС России (Приложение к приказу Московского УФАС России от 18 ноября 2008 г. N 182)

7. Для ознакомления представляются дела, оформленные надлежащим образом (документы должны быть в хронологическом порядке подшиты в дело; листы дела пронумерованы шариковой ручкой пастой черного или синего цвета арабскими цифрами в правом верхнем углу; составлена опись всех документов дела).

Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100, ред. от 11.07.2014)

22.11. Листы судебного дела нумеруются шариковой ручкой пастой черного, синего или фиолетового цвета арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Нумерация листов дела с литерами (например: "5 а", "5 б" и т.п.) не допускается.

Инструкция по делопроизводству в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации (утв. Приказом ВАС РФ от 01.07.2003 N 41, ред. от 30.08.2010)

3.1.26. Листы судебного дела нумеруются шариковой ручкой пастой черного или синего цвета, арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Документы подшиваются секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) в дело с твердой обложкой. Объем одного тома судебного дела, как правило, не должен превышать 150 листов. Нумерация листов каждого последующего тома дела начинается с единицы. В конце внутренней описи каждого тома дела цифрами и прописью указывается количество листов, составляющих том. Опись заверяется подписью секретаря судебного заседания (специалиста судебного состава), который указывает свою должность, фамилию, проставляет дату заверения описи и подпись.

4.1.2. Нумерация листов в делах

Нумерация листов в делах осуществляется для закрепления систематизации документов дела и обеспечения их сохранности.

Номера листов указываются арабскими цифрами в верхнем правом углу листа простым карандашом или нумератором валовым порядком.

Обязательно нумеруются лицевые стороны листов дела. В практике работы некоторых архивов оборотные стороны листов нумеруются в тех случаях , когда на них имеется текст, либо иная информация (например, лицевая сторона листа – 1. оборотная сторона листа – 1 об ).

В целях избежания пропуска листов при проставлении нумерации необходимо держать дело в развёрнутом виде и переворачивать каждый лист. Недопустимо при проставлении нумерации перебирать листы за верхний правый угол.

Номер листа пишется чётко, аккуратно. Недопустимо подчеркивание, обведение номера в кружочек. Неверно указанные номера листов зачеркиваются, не стираются. Запрещается использовать при проставлении нумерации чернила, тушь, пасту, цветные или химические карандаши.

Номер листа не должен затрагивать текст документа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами и учитываются в листе-заверителе отдельно от общего количества листов документов в деле.

Нумерация крупноформатных и сложенных листов. Крупноформатные, а также сложенные листы нумеруются развернутыми .

Нумерация листов, подшитых за середину. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и в этом случае нумеруется как один лист. При невозможности расшить дело лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа.

Нумерация неподшитых листов . Неподшитые листы нумеруются очередным номером и шифруются – в нижней части листа или на обороте указываются номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа.

Нумерация конвертов и вложений. Вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Вложения в конверт также как и неподшитые листы шифруются.

Нумерация склеенных и наклеенных листов. Склеенные листы нумеруются как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Лист, приклеенный за край, нумеруется, как и лист, к которому он приклеен.

Нумерация фотографий в альбоме. Фотографии, наклеенные в альбом, нумеруются на листе альбома над правым верхнем углом документа. Количество приклеенных на листе фотографий отмечается в листе-заверителе. Фотографии, вставленные в прорези альбомного листа или держатели, считаются отдельными листами и шифруются на оборотной стороне.

Нумерация чертежей, диаграмм, рисунков. Чертежи, диаграммы, другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне.

Нумерация чистых листов. Чистые листы не нумеруются. В ряде архивов указывают их количество после соответствующего листа (например, 7 лл . после л.6). Чистые листы могут быть пронумерованы в случае необходимости отразить в листе-заверителе листы с филигранями.

Листы, прокладывающиеся между документами, также не нумеруются.

Нумерация чистых бланков. Бланки документов нумеруются как листы, содержащие информацию.

Литерные номера. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров, например 7а.

Все особенности нумерации листов в деле отражаются в листе-заверителе дела.

Суммарное количество листов в листе- заверителе указывается цифрами и прописью. Все литерные и пропущенные номера листов (в т.ч . не внесенные в лист-заверитель ранее) включаются в лист-заверитель и учитываются при определении общего количества листов в деле. При обнаружении в деле литерных и (или) пропущенных номеров листов суммарное количество листов в деле пересчитывается: количество литерных листов прибавляется к общему количеству листов дела; количество пропущенных номеров листов исключается (вычитается) из общего количества листов дела .

В листе-заверителе дела кроме особенностей нумерации фиксируются:

- особенности формирования дела;

- особенности оформления документов;

-особенности физического состояния бумаги и текста.

Особенности формирования дела определяются наличием в деле следующих документов:

-почтовой продукции (конверты, открытки, незапечатанные письма , штемпели, марки и другие знаки почтовой оплаты);

- изобразительных документов (фотографии, рисунки, чертежи, планы, схемы, диаграммы);

-художественно-оформленных, специфических документов (визитки, меню, приглашения, билеты т.п.);

-типографских изданий (брошюры, листовки, вырезки);

-неправильно подшитых документов (за один край, за середину листа, сложенных по вертикали и горизонтали, наклеенных листов);

К особенностям оформления документов относятся оттиски печатей, сургучные печати, автографы, пометы, рисунки на полях документов.

К особенностям физического состояния относятся разрывы, отрывы, проколы, отверстия, загибы листов, угасающий текст.

Проверка нумерации листов. При проверке нумерации листов уточняется правильность существующей нумерации, общее количество листов, правильность отражения особенностей нумерации и других особенностей дела в листе заверителе.

Каждый непронумерованный лист и (или) лист пронумерованный повторно одним и тем же номером, нумеруется по возможности порядковым (если он не проставлен) или литерным номером.

В связи с изменением нумерации листов в деле, номера листов, имеющих особенности, сверяются с номерами листов, указанными в листе-заверителе. При несоответствии вносятся исправления в лист-заверитель.

Внесенные в лист-заверитель дела уточнения (дополнения) и изменения заверяются подписью лица, внесшего изменения.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация . При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новые. Лист-заверитель дела переоформляется.

Помните , что каждое конкретное дело может иметь свои особенности нумерации, которые определяются особенностями формирования дела.

Если дело имеет многочисленные особенности (формирования, оформления документов, физического состояния и нумерации) целесообразно указать их сначала на черновике листа-заверителя, а потом оформить лист-заверитель по установленной форме.

Все дела и описи дел, отобранные для специальной обработки, должны быть пронумерованы.

Нумерация проводится с целью закрепления систематизации документов, индивидуального учета и обеспечения их сохранности.

Следует обратить внимание на особенности нумерации листов в описях дел, где нумерация может быть проведена как в листах, так и в страницах (Приложения 6,7). Это касается, прежде всего, старых описей исторических госархивов. Важность присутствия данного обстоятельства особенно значима в случаях, когда описи дел оцифровываются для целевого использования независимо от документов.

В случаях, если нумерация проставлена не чётко или на тексте, при оцифровывании и последующей обработке файла начертание цифр может «теряться» в тексте или затруднять читаемость документа, что не допустимо.

При нумерации и проверке нумерации листов необходимо учитывать, что все листы каждого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией, за исключением:

Листы внутренней описи документов нумеруются последовательно после обложки самостоятельной нумерацией. Следует отметить, что внутренние описи в исторических госархивах традиционно нумеруются римскими цифрами.

Делопроизводственная обложка в начале дела или титульный лист (имеющие особенности оформления) могут нумероваться как римской (как правило, в исторических госархивах), так и арабской цифрами.

Если дело состоит из нескольких вложенных друг в друга дел, то обложка и внутренняя опись первого дела нумеруется римскими цифрами, а обложки и внутренние описи документов вложений нумеруются общей валовой нумерацией арабскими цифрами.

Номера проставляются мягким простым графитным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста, четко и ясно.

Запрещается нумеровать листы цветными карандашами и чернилами, ручками с шариковыми, гелевыми и тому подобное стержнями, а также маркераторами.

Не допускается ставить номер листа на тексте документа.

Если же лист покрыт сплошным текстом и на нем вообще отсутствует хоть какое-то свободное от графических изображений место, то номер ставится в правом верхнем углу прямо по тексту, но так, чтобы он не затруднял свободное чтение документа.

Если документ имеет большие поля, то номер следует ставить в правом верхнем углу вблизи текста.

Цифры в двухзначных, трехзначных номерах должны писаться раздельно и четко.

Высота цифр не должна превышать 10 мм и быть менее 5 мм:

Лист, прошитый за один край, нумеруется как один лист.

Лист, сложенный в несколько раз в разных направлениях и прошитый за один край, нумеруется в развернутом виде как один лист.

Лист, меньший по формату, чем основные листы дела, нумеруется как один лист.

Лист, склеенный из нескольких частей, нумеруется как один лист.

Лист, разорванный на части, нумеруется как один лист. Для большей надежности сохранности такого документа (в случае отсутствия возможности его реставрации) каждая из этих частей нумеруется под одной цифрой нумерации, о чем делается соответствующая запись в листе-заверителе.

Лист, сложенный вдвое и пришитый за середину, нумеруется как два листа.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками и тому подобное) нумеруется как один лист, наклейки не нумеруются, но информация о них оговаривается в листе-заверителе дела.

Если дело состоит из одних газетных вырезок, наклеенных на листы бумаги, то нумеруются сами вырезки общей валовой нумерацией.

Если к документу подклеены за один край другие документы – вырезки, переводы, вставки и тому подобное, то каждый документ нумеруется отдельно.

Если документы сложены «гармошкой» и каждый фрагмент «гармошки» является отдельным документом, то каждый фрагмент нумеруется как отдельный лист.

В делах с буклетами, программками или другими документами на листах, сфальцованных в несколько параллельных сгибов-страниц, нумеруется каждая страница.

Если на обороте листа архивного документа имеется какая-либо информация (текст, изображение, пометы, графические изображения), нумерация оборота листа при проведении оцифровывания и микрофотокопирования данного документа является обязательной.

Обороты листов следует нумеровать и в том случае, если первая страница листа чистая, а текст имеется только на обороте. Тогда лист получает порядковый номер и нумеруется оборот. Оборотная сторона получает цифровое обозначение лицевой стороны листа с добавлением сокращенного обозначения слова «оборот» – «об.».

Например:

Ф. 1236, Оп.3, Л. 5 об.

Номер на обороте проставляется в верхнем левом углу листа.

Конверты, на которых имеется текст, марки, монограммы и тому подобное, нумеруются.

При постраничной нумерации нумеруется и оборотная сторона конверта, если на ней имеются печати, штемпели и текст (записи).

Если на конверте или открытке имеется марка, то она учитывается как отдельный документ и, соответственно, нумеруется самостоятельной нумерацией за конвертом.

Ненаклеенные марки нумеруются или на своем обороте ближе к правому верхнему углу, а в случае, если марка наклеена, порядковая нумерация ставится рядом с маркой справа вверху на основу, на которую марка наклеена.

Почтовые конверты нумеруются после документов, к которым они относятся.

Чистые конверты нумеруются только в исторических госархивах.

Если в конверт вложена фотография, рисунок и т. п., на их обороте в левом нижнем углу следует проставлять архивный шифр: номерфонда, номер описи, номер дела, номер листа; нумерация же фотографии, рисунка или других вложений проставляется в правом верхнем углу на обороте изображения.

Если вложения по каким-либо причинам пронумеровать нельзя (например, вложение является куском ткани с текстом или изображением), то их наличие оговаривается в листе-заверителе.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе и печатные издания, которые подшиты в дело, в госархиве могут быть пронумерованы заново, или сохранить собственную нумерацию, о чем в листе-заверителе необходимо сделать отметку.

Обложка и титульный лист печатного издания нумеруется общей порядковой нумерацией.

Гражданские паспорта, свидетельства, трудовые книжки, членские билеты и другие подобные документы нумеруются общей порядковой нумерацией страниц, как с рукописным, так и с печатным (типографским) текстом.

Обложки поздравительных адресов, почетных дипломов нумеруются в валовом порядке только в случае, если на них имеются дарственные надписи.

Листы дела, состоящего из нескольких томов, нумеруются в каждом томе самостоятельно.

Следует отметить, что в практике работы встречаются характерные только для исторических госархивов дела, состоящие из нескольких томов, которые ранее создавались работниками лабораторий по согласованию с историческими госархивами из-за трудностей (на тот период) в создании переплета дел большого объема. Поскольку дело расшивалось, а затем переплеталось отдельными частями, работники госархивов, в целях неделимости исторического документа, сохраняли его учет в виде одной единицы хранения, при этом нумерацию оставляли валовой, указывая в архивном шифре номер тома.

Лист, на котором имеется делопроизводственная запись, представляющая исторический интерес, нумеруется как лист документа.

В делах из рукописей авторская нумерация листов, как правило, сохраняется и оговаривается в листе-заверителе.

Если дело состоит из нескольких рукописей, пронумерованных автором, в первой авторская нумерация сохраняется, а остальные части перенумеровываются. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.

При отсутствии в рукописи небольшой части листов авторская нумерация сохраняется, а в листе-заверителе делается соответствующая запись.

Например:

По авторской нумерации отсутствуют листы 3, 6, 8.

В случае значительного пропуска листов рукопись нумеруется заново, при этом авторская нумерация зачеркивается.

Если в рукописи авторская нумерация постраничная (с лицевой и оборотной стороны листа) рукопись не перенумеровывается, а в листе-заверителе и на обложке дела объем указывается в страницах.

Если рукопись с авторской нумерацией имеет вставки, автором не пронумерованные, на них ставятся литерные номера и особенность такой нумерации оговаривается в листе-заверителе. В случае если литерных листов большое количество, рукопись перенумеровывается.

Авторское произведение и предисловие к нему с разной авторской нумерацией перенумеровывается в валовом порядке. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.

Если дело состоит из нескольких авторских произведений, записных книжек, тетрадей с самостоятельными нумерациями, дело перенумеровывается в валовом порядке. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.

Если на листе документа несколько стихотворений или других произведений размещены колонками, нумеруется только лист.

Дела из записных книжек или тетрадей, в которых имеется авторская нумерация с двух сторон, перенумеровываются в валовом порядке с одной стороны. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.

Листы записных книжек, календарей, телефонных и иных справочников с печатными (типографскими) текстами, но без авторских записей, не нумеруются.

Если текст начинается со второй страницы или размещен на развороте листа, листы нумеруются постранично, исходя из последовательности текста. Если такие документы находятся в деле среди оформленных обычным образом, то все листы дела нумеруются постранично.

Листы с переводами, с расшифровкой сложных текстов, с пояснениями и аннотациями, которые приложены к оригинальным текстам документов, нумеруются римскими цифрами. В общее количество листов дела данные листы не входят, их наличие оговаривается в листе-заверителе.

Старые листы использования, остающиеся в деле, нумеруются римскими цифрами. Если лист использования был заменен бланком новой формы, а в старом листе использования еще сохранились незаполненные графы, в целях исключения случаев внесения пользователями записей в старый лист использования последний по незаполненным строкам необходимо перечеркнуть в виде латинской буквы «Z». В общее количество листов дела данные листы не входят, их наличие оговаривается в листе-заверителе.

Фотография на паспарту нумеруется в правом верхнем углу.

Если на паспарту имеется информация (текст, др.), нумеруется паспарту и следом фотография.

На неподшитых в дело и хранящихся отдельно документах (чертежах, картах, рисунках и других графических материалах нестандартных форматов, а также на неподшитых или ненакленных фотографиях), на обороте в левом нижнем углу проставляется полный архивный шифр: номерфонда, номер описи, номер дела, номер листа.

Например:

В тех случаях, когда на обороте паспарту фотографии имеется штамп фотоателье, архивный шифр проставляется по краю паспарту, не задевая штампа.

Если на каждый лист альбома наклеен один документ, то он не нумеруется, нумеруются листы в обычном валовом порядке.

Если на лист альбома наклеено несколько документов (например, фотографий), документы нумеруются валовой нумерацией в такой последовательности – слева направо, сверху вниз. Номер при этом ставится рядом с наклеенным документом (Приложение 8).

Листы альбомов без надписей не нумеруются.

Если графические материалы вшиты в дело, то они нумеруются в обычном порядке. Номер листа ставится в правом верхнем углу на поле документа.

Чертежи внутри дела нумеруются в валовом порядке, начиная с титульного листа.

Небольшие по формату чертежи хранятся в деле в развернутом состоянии и нумеруются в правомнижнем углу лицевой стороны листа над угловым штампом или около него, если над угловым штампом имеются другие надписи.

Чертеж большого формата складывается до формата А4, и нумеруется как один документ в правом нижнем углу.

При наличии собственной чертежной нумерации чертежи не перенумеровываются.

4. ИСПРАВЛЕНИЕ НУМЕРАЦИИ И ПЕРЕНУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ ДЕЛА

При проверке нумерации листов дела обращается внимание на ее порядок, проверку наличия документов, четкость нанесения цифр.

Для удобства работы и во избежание технических ошибок в процессе проверки нумерации листов все изменения в имеющейся нумерации следует фиксировать на отдельном листе бумаги, чтобы затем учесть их при заполнении листа-заверителя, в котором должны быть указаны особенности формирования и состояния дела.

Если проверкой установлено, что нумерация имеет слишком большое количество недочетов, дело перенумеровывается.

При перенумерации листов все ранее проставленные номера исправляются только зачеркиваниемодной наклонной чертой.

Исправлять, стирать ластиком или закрашивать корректором ранее проставленные номера листов категорически запрещается.

Стершиеся и неразборчиво написанные номера листов пишутся заново, с отступом от того места, где были размещены первоначально.

Листы со слабоконтрастной нумерацией перенумеровываются.

На непронумерованных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б» и далее по алфавиту (так называемый «литерный номер», сочетающий цифровое и буквенное обозначение).

Например:

При дублировании одного номера на нескольких листах, идущих друг за другом, к номеру на каждом листе прибавляются буквы «а», «б» и далее по алфавиту.

Если дела или отдельные листы пронумерованы цветными карандашами или чернилами они подлежат перенумерации:

5. СОСТАВЛЕНИЕ ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

Лист-заверитель дела закрепляет объем и состав документов, отражает особенности формирования дела и его нумерации. Лист-заверитель имеет две формы заполнения, которые определены Правилами (приложения 6 и 7 к Правилам).

Особенности заполнения листа-заверителя определяются спецификой формирования и физическим состоянием дела.

На основании листа-заверителя на обложку дела выносится запись о количестве листов в деле.

Лист-заверитель составляется на бланке, который помещается в конце дела (после последнего листа дела или между форзацем и внутренней частью переплетной крышки или обложки).

Запрещается вместо бланка листа-заверителя использовать лист с текстом документа, оборот последнего документа или обложку дела.

При проведении любых проверок нумерации или проверок наличия особо ценных документов, несброшюрованных документов, документов, которые учитываются по внутренним описям, при наличии листов-заверителей дел на старых формах бланков, составляются новые листы-заверители. При этом старый лист-заверитель остается в деле. Зачеркивать его запрещается.

В случае отсутствия листа-заверителя, его необходимо подклеить или подшить.

Лист-заверитель не нумеруется.

Лист-заверитель должен быть заполнен шариковой или чернильной ручкой синего или черного цветов (не графитным карандашом!) и содержать:

полный архивный шифр: фонд (№) опись (№) дело (№);

количество листов дела, указанное цифрами и в скобках прописью; номера литерных листов;

4.1.2. Нумерация листов в делах

Номер листа не должен затрагивать текст документа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Листы, прокладывающиеся между документами, также не нумеруются.

Нумерация чистых бланков. Бланки документов нумеруются как листы, содержащие информацию.

Все особенности нумерации листов в деле отражаются в листе-заверителе дела.

В листе-заверителе дела кроме особенностей нумерации фиксируются:

- особенности формирования дела;

- особенности оформления документов;

-особенности физического состояния бумаги и текста.

Особенности формирования дела определяются наличием в деле следующих документов:

- изобразительных документов (фотографии, рисунки, чертежи, планы, схемы, диаграммы);

-художественно-оформленных, специфических документов (визитки, меню, приглашения, билеты т.п.);

-типографских изданий (брошюры, листовки, вырезки);

Обеспечить нормальное хранение и эксплуатацию архива можно только в том случае, если документы правильно подшиты. Как это сделать? Разбираемся в вопросе.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87. Это быстро и бесплатно !

Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

Обложки

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

стандартными
нестандартными
длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Опись – всему голова

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

наименование документа;
дату составления описи;
заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

Закрытое акционерное общество

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Как пронумеровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

нумеруются именно листы, а не страницы;
опись нумерации не подлежит;
при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Ошибки в нумерации

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Как сшивать документы?

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Читайте также: