Как распечатать трудовой договор в 1с

Опубликовано: 25.12.2024

Рассмотрим порядок регистрации приема сотрудника на работу в 1С, как распечатать приказ о приеме на работу и трудовой договор. Для иллюстрации регистрации приема на работу сотрудника в программе 1С 8.3 возьмем конфигурацию ЗУП редакции 3.1.

Для оформления найма сотрудника составляются необходимые первичные кадровые документы:

Трудовой договор;
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу по форме № Т-1.

Заполнение данных при приеме нового сотрудника в 1С 8.3 ЗУП 3.1

Прием сотрудника на работу в 1С 8.3 ЗУП 3.1 необходимо начать с создания новой формы в справочнике Сотрудники:

В документе необходимо ввести ФИО сотрудника, дату рождения, ИНН, СНИЛС:

Если данное физ.лицо уже работало в организации, то программа предложит заполнить данные о физ.лице:

Далее переходим на гиперссылку Личные данные и заполняем данные из документа, идентифицирующего личность: адрес проживания, контактные телефоны. Не забываем о правильности заполнения серии и номера паспортных данных:

Более подробно о заполнении карточки сотрудника в 1С ЗУП 8.3 смотрите в нашем видео уроке:

Как распечатать приказ о приеме на работу в 1С 8.3 ЗУП 3.1

С помощью функции Оформить документ оформляется кадровое распоряжение (приказ) о приёме на работу:

Необходимо указать дату приказа, а номер приказа программа 1С ЗУП 3.1 заполняет автоматически. Указываем в какое подразделение, на какую должность принимается работник:

Обращаем внимание на заполнение стажа, чтобы в дальнейшем верно рассчитывать пособия:

Открываем вкладку Оплата труда и проверяем правильность данных по оплате труда, выбираем способ расчета аванса:

После заполнения всех данных работника, выводим на печать распоряжение (приказ) о приеме на работу:

Распечатываем приказ о приеме:

Печать трудового договора в 1С

В документе Прием на работу переходим на вкладку Трудовой договор, где необходимо ввести номер трудового договора и дату (число, месяц и год) этого документа. При заполнении печатной формы программа 1С ЗУП 3.1 автоматически заполняет условия приема. Однако, данное поле можно заполнить и вручную:

Через меню Печать можно вывести форму трудового договора:

Распечатываем трудовой договор:

Данный трудовой договор является типовой формой, которую можно доработать в макете печатной формы или же подключить свою внешнюю печатную форму трудового договора.

Как отредактировать кадровый приказ перед печатью в 1С ЗУП 8 смотрите в нашем видео:

Как правильно вести кадровый учет Вы можете посмотреть на сайте ПРОФБУХ8 и изучив наши бесплатные статьи и материалы по конфигурациям 1С 8.3 (8.2) ЗУП 3.1 и ЗУП 2.5.

Также рекомендуем посмотреть наш семинар по учету иностранных сотрудников. Законодательство об иностранной рабочей силе поменялось кардинально в 2015 году. Изменения коснулись всех групп иностранных граждан, но основная категория изменений касается безвизовых иностранцев. Подробнее смотрите далее:

Взаимодействие с контрагентом юридически регулируется заключенным с ним договором. Для подписания договора юристы организации сначала составляют его в текстовом виде в каком-либо редакторе. Затем распечатывают и отдают на подпись.

Составленные таким образом договоры никак не связаны с договорами в программе 1С 8.3. Как правило, они хранятся в отдельных папках на жестком диске или флэшке.

В данной статье я хочу рассмотреть процесс создания такого шаблона договора в 1С Бухгалтерия 8.3.

Зайдем в этот справочник. В стандартной конфигурации для примера уже созданы три шаблона:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Достаточно скопировать шаблон, изменить основной текст и можно печатать новый договор.

Но интересней рассмотреть и другие возможности использования шаблонов. Например, печать дополнительных соглашений к основному договору.

Пока что это просто статический текст, который не будет меняться в зависимости от реквизитов сторон.

Вот что должно получиться:

Теперь в этом месте будет автоматически подставляться город из адреса.

Далее следует текст дополнительного соглашения. В него мы также будем вставлять поля для автоподстановки. Например, первым же полем будет название нашей организации. Только я советую сначала ввести основной текст, оставляя пробелы в местах указания полей, а потом расставить сами поля.

Я думаю, принцип создания шаблона понятен, и не буду полностью описывать каждое предложение. Покажу лишь, что у меня получилось:

Шаблон реквизитов сторон я скопировал из шаблона договора поставки.

Печать документа по шаблону

Если какие-то данные не заполнены в базе данных, они будут подсвечены желтым фоном. На данном этапе можно также редактировать текст в любом месте и затем сохранить либо в папку на диске, либо привязать к договору. В последнем случае текст документа будет храниться вместе с информационной базой.

Смотрите также наше видео про выставление счета с логотипом и создание макетов договоров в 1С 8.3 (Бухгалтерия):

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Поддержите нас, расскажите друзьям!

СПРОСИТЕ в комментариях!

В релизе 3.0.44.155 вместо текста выдаёт только какие-то полоски непонятные(((((
Косяк релиза.

Вообще, вставка текста из Ворда со всем форматированием для 1С (и других программ) достаточно сложная задача. Тем более что версий ворда достаточно много.

Скорее всего разработчики даже не закладывали механизм копирования из WORD в эти шаблоны.

Добрый день, подскажите как сделать 2 столбца с реквизитами в конце договора?

Можно ли вставлять не полное ФИО руководителя, а фамилию и инициалы?

Нафига оно такое нужно, если там основные функции не работают?
непонятно.

Предлагаю вашему вниманию внешнюю печатную форму трудового договора, формируемого из произвольно настраиваемого шаблона на основе файла Word. Вы сможете скачать собственно файл внешней обработки и пример шаблона договора.

Шаблон из себя представляет обыкновенный документ Word с привычными уже параметрическими вставками вида: [НаименованиеПараметраПодстановки]

Добавляете внешнюю обработку в систему "Дополнительные отчеты и обработки". Подсистема "Печать" добавит у документа "ПриемНаРаботу" дополнительную печатную форму "Трудовой договор (Word Шаблон)", все стандартно.

Вызывая эту печатную форму у конкретного документа, откроется следующее окно

Добавление строки, после ввода наименования шаблона предложит выбрать собственно файл шаблона, после загрузки которого в поле с "Состояние" пропишется "Шаблон загружен" (в противном случае "Загрузите шаблон"). Собственно, после того как шаблон загружен, двойной клик по состоянию "Шаблон загружен" вызывает процедуру формирования файла трудового договора.

Можно воспользоваться так же кнопками: - открыть загруженный шаблон как он есть, - загрузить в текущую строку таблицы шаблонов новый шаблон (перезалить исправленную версию, например), - сохранить текущий шаблон в файл, - сформировать трудовой договор на основе текущего шаблона.

Галочка "Выделять для проверки" по умолчанию стоит - действие ее таково, что те места сформированного документа, в которых параметры шаблона были заменены конкретными значениями будут выделены желтым цветом. Сделано для удобства, чтобы кадровик смог бегло просмотреть критичные места в договоре, а потом распечатать "на чистовую" сняв галочку проверки.

После формирования документа, производится его проверка на оставшиеся в тексте конструкции [ПараметрПодстановки] - они выделяются красным цветом

и на стороне 1С появляются сообщения

В этом примере, как-то так случилось, что в шаблоне документа есть параметр [ТрудовойДоговорНомер], но в списке параметров для подстановки в обработке такой параметр отсутствует.

Так же обрабатывается ситуация, когда параметр для подстановки есть и в шаблоне, и в обработке, но само значение, которое должно быть подставлено пустое (например не до конца заполнен сам документ ПриемНаРаботу, и некоторые параметры подстановки оказались пустыми).

Теперь собственно про список параметров подстановки. Параметры и уже вычисленные значения можно посмотреть раскрыв свертываемую группу "Больше информации" (наверно как-то по другому потом ее назову).

слева наименования параметров, которые в тексте word шаблона вы при его подготовке обрамляете в квадратные скобочки: [ТрудовойДоговорНомер].

За формирования списка этих параметров отвечает функция в модуле формы: ДанныеДляПечатиТрудовогоДоговора. Вы можете ее переписать с нуля и создать свой список параметров. Я же ее честно украл в типовой конфигурации 1С ЗУП 3.1 и добавил пару параметров.

ВНИМАНИЕ. Сохранение списка шаблонов происходит при закрытии окна обработки (см. вопрос ниже).

При первом использовании, когда список шаблонов пользователя пуст, подтягивается из макета пример Word шаблона, чтобы можно было протестировать.

Объявляется благодарность автору статьи //infostart.ru/public/675307/ - это волшебник, у которого я просто стырил (с его разрешения, о чем указано в тексте его статьи) механизм работы с .docx на сервере. Вообще предыстория такова, что возникла задача печати кадровых документов, решаю по максимуму переложить создание шаблонов договоров на кадровика, по привычке открываю COM объект Word, радостно и быстро корректирую word документ с помощью вызовов VBA, потом замечаю - в веб-клиенте многие функции и процедуры не работают, заморачиваюсь, чтобы вызовы выбора файла и прочего работали на веб-клиенте и опа - главное то я упустил - в веб-клиенте с COM Объектами не поработаешь. И вот во время поисков решения натыкаюсь на этого волшебника. Пришлось понять как все это работает, и подпилить (изменения в использованном коде помечены // ТрудовойДоговор_WordШаблон) добавление выделения цветом текста, попутно прикоснувшись к тому что же такое xml схема .docx документа ))

В итоге, в обработке сделано так, что если отрытие COM Объекта Word возможно, то все делается через него, если нет - то волшебным образом процедурами и функциями на сервере ковыряемся в формате .docx и получаем тот же самый результат. Через COM Объект удобнее то, что, например, когда открывается сформированный документ, то это новый еще не сохраненный документ и вы можете распечатать и не сохранить его на диск, тогда как через парсинг XML файлов .docx формата обязательно результат сохраняется на диск, а уж потом открывается (если конечно Word установлен), с помощью ЗапуститьПриложение (которое и на веб клиенте работает).

В скриншоте этого нет - добавлена галочка "Формировать на сервере в любом случае (парсинг .docx)" - которая прогоняет подстановку значений параметров шаблона не через COM Объект, а как описано выше, через парсинг *.docx формата, даже если открытие COM Объекта возможно.

P.P.S.

Сохранение списка шаблонов (со сути сохранение настроек обработки) у меня происходит в элементе справочника "ДополнительныеОтчетыИОбработки" (в подсистеме дополнительных отчетов и обработок эта возможность предусмотрена, см. код), а значит нужно обладать правами на добавление и изменение этого справочника. Это наверно не очень хорошо. Поэтому подскажите где почитать - как грамотно организовать сохранение шаблонов у пользователя (явно это будет какое-то ХранилищеНастроек) - нужно хранить соответствие- где ключ - наименование шаблона, а значение - структура, в которой одно из свойств это двоичные данные из word файла шаблона. Может где написано про это простым и понятным языком и с конкретными примерами. Заранее спасибо.

P.P.P.S.

Если на Win компе не установлен Word, то можно сопоставить файл .docx с WordPad, который входит в стандартные приложения windows, и хоть мы обрабатываем .docx парсингом, процедура ЗапуститьПриложение откроет .docx файл в WordPad-е и даже сработает выделение текста цветом. Не знаю какие ограничения есть в этом варианте, но с простыми шаблонами точно все на ура.

26-05-2019 Добавлена внешняя печатная форма печати дополнительного соглашения для документа "КадровыйПеревод" .

Все аналогично, небольшая адаптация для печати дополнительных соглашений в очень ограниченных случаях - никакой универсальности и т.д.

По сути, она создана для того, чтобы облегчить создания печатных ДС для случаев, когда изменен оклад, изменены или должность или подразделение, изменены и оклад и должность или подразделение. Добавлен лишь параметр [ДСДата] (дата дополнительного соглашения, с которого начинаются кадровые изменения), параметры связанные с окладом, подразделением и должностью берутся конечно же из кадрового перевода.

"Внутри" обработки пример шаблона, когда изменен только оклад.

28-06-2019 ИНСТРУКЦИЯ, ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ВЫ ОБНОВИЛИ ЗУП НА РЕЛИЗ 3.1.10. (И ФОРМЫ ПЕРЕСТАЛИ РАБОТАТЬ)

Нужно, в модуле формы обработки скорректировать код процедур ЗагрузитьФайлСДискаВХранилищеНаКлиенте и ЗагрузитьИзФайлаПослеВыбораФайла следующим образом (просто удалите эти процедуры и замените на то что видите ниже):

На текущий момент из программы 1С можно вывести на принтер любую печатную форму, которая предусмотрена теми или иными нормативными актами. Классикой большинства конфигураций уже давно являются:

Эти формы входят в пакет поставки популярных типовых решений, что называется, по умолчанию.

Счет;
ТОРГ-12;
Счета-фактуры;
Универсальный передаточный документ (УПД);
Кассовые чеки;
Акты выполненных работ;

Но почему же до сих пор мы не можем создать в 1С свой договор? Почему мы не можем красиво его оформить в нашем корпоративном стиле, сделать для него приложения и распечатать?

Можем! Мы исправили этот недочет разработчиков 1С.

С 2012 года у нас в компании существует решение, которое называется «Печать договоров из 1С». На момент подготовки данного поста мы осуществили уже 92 внедрения и не собираемся останавливаться на достигнутом.

Видео печати договоров из 1С.

В этом видео показана работа решения для конфигурации "Управление торговлей" ред. 10.3.

Оно даст вам представление о том как работает решение в целом. Видео для более новых конфигураций я выложу чуть позже.

Для кого предназначено решение «Печать договоров из 1С»?

В целом для любых компаний, кто использует в своей работе договоры и приложения к ним! Кому регулярно приходится возиться с их оформлением и внесением информации в заранее созданные шаблоны.

Давайте посмотрим, как обычно происходит оформление договоров в компаниях, где этот процесс не автоматизирован:

Скорее всего, у вас есть заранее созданный шаблон. Чаще всего это документ формата ворд или эксель. Иногда таких шаблонов может быть несколько, например, когда у вас разные юридические лица или дифференцированные условия поставок для разных товарных групп.

Когда к вам поступает заявка или приходит клиент, ваш специалист ищет более-менее подходящий шаблон и начинает заполнять его данными. Хорошо, если при этом, клиент готов терпеливо ждать.
В особо запущенных случаях персонал использует ранее заполненные договоры, которые были подготовлены другим клиентам. Это чревато не только ошибками, но и непреднамеренным раскрытием персональных данных.

Интересно, а вы помните, что в силу закона, вы обязуетесь хранить персональные данные клиентов в тайне от третьих лиц? Вы можете быть уверены, что персонал ведет себя ответственно в этом отношении?

Когда шаблон найден и заполнен, вы переносите, фактически, те же самые сведения в 1С (или другую учетную систему) для формирования документов отгрузки или актов оказанных услуг, а может кассовых чеков, если торгуете в розницу.

Такой подход несет вам и вашему бизнесу множество проблем

Потерянное время на поиск и ручное заполнение информации. Объем данных бывает очень большим, а если к договору предполагается еще и спецификация, то и подавно. Вот лишь примерный перечень данных, которые обычно вносятся в договор:
- Паспортные данные или реквизиты юридического лица
- Банковские сведения
- Контактные данные организации или ответственных физ. лиц
- Даты поставок или оказания услуг
- Предмет договора
- Сведения об услугах или товарах
- Гарантийная информация
И это далеко не полный перечень возможных переменных.
Ошибки при вводе данных операторами. Человеческий фактор не позволяет выполнять рутинные операции также точно и также быстро, как это может сделать робот. В данном случае таким роботом может стать ваша 1С. Автоматизация процесса заполнения договоров не позволит вашим сотрудникам «забыть» внести существенные условия в документ, а также сведет вероятность ошибок к минимуму.
Некрасивое нетипизированное разноформатное оформление. Нумерация в договоре слетела, логотип компании съехал с положенного ему места, текст как-то странно перенесся на другую страницу, а оформление договора в целом исказилось до безобразия и портит имидж компании. Ах, да! Еще место для печати и подписи ответственных лиц было случайно удалено менеджером ввиду усталости. Ну, или просто по невнимательности. Знакомо?
В куче договоров, разбросанных по рабочим местам сотрудников, невозможно найти нужный. Мало того, что у каждого сотрудника свой персональный компьютер, но еще и своя папка для складирования договоров. Их хранение не централизовано, о быстром поиске не может быть и речи.

Чем печать договоров из 1С поможет вам?

Позволит предоставить клиенту исчерпывающую документацию для заключения сделки. Любые договоры и приложения к ним по нажатию кнопки из 1С.

Ускорит документооборот и увеличит пропускную способность бизнеса. Сколько времени ваш менеджер тратит на ручное оформление сделки сейчас. 30-40 минут? Ну, если реально встать рядом с ним с часами и замерить!

Электронные экземпляры документов будут готовы мгновенно. Менеджерам не надо будет искать директора или доверенное лицо для простановки печати организации и подписи. Договор будет сохранен в PDF, в нем будет все необходимое для немедленной отправки клиенту, включая подписи ответственных лиц и печать. Бумажные экземпляры можно будет распечатать позже при обмене оригиналами.

Вам не надо будет искать нужный шаблон – все заготовки будут прямо в 1С. На все случаи жизни. Вы просто выбираете тот, который необходим сейчас, и печатаете его.

Не надо будет повторно заполнять договоры. При изменении шаблона или выводимых в него данных, достаточно будет просто нажать кнопку «Печать» и получить готовый документ.

Будет обеспечено надежное хранение персональных данных ваших клиентов в соответствии с настройками доступа к ним.

Заполнение договоров будет типизированным и быстрым. Данные будут проверяться на корректность и необходимость их вывода в конкретный шаблон при конкретных условиях. Готовые документы будут аккуратными.

Сотрудники займутся действительно полезными для бизнеса делами, перестанут делать обезьянью работу.

Вы сможете самостоятельно менять шаблоны договоров без привлечения программистов. Также вы сможете без проблем подключать новые экземпляры спецификаций и других приложений к основным договорам, которые вам смогут потребоваться. В любой момент!

Немного примеров, кому может потребоваться печать договоров из 1С.

В целом любым компаниям, поставляющим свои товары или оказывающим услуги на договорной основе.

Страховым агентам и брокерам;
Туристическим компаниям;
Автосалонам и автосервисам;
Операторам связи, телекоммуникационным компаниям;
Транспортным компаниям и курьерским службам;
Медицинским учреждениям;
Фитнес центрам;
Оптовикам, работающим под заказ;
Прочим участникам бизнеса;

Решение подходит для большинства типовых конфигураций

Управление торговлей 10.3

Управление торговлей 11

Бухгалтерия предприятия 2.0

Бухгалтерия предприятия 3.0

Комплексная автоматизация 1.1

Комплексная автоматизация 2.0

Управление производственным предприятием 1.3

По желанию мы настроим шаблоны ваших договоров, чтобы вам не нужно было возиться с их подготовкой к дальнейшей автоматической печати. При необходимости мы выведем туда переменные, которых вам будет не хватать (такое бывает, но редко)

Обычно решение поставляется в течение 1-3 дней. Чаще всего – сразу в день оплаты.

Если у вас остались вопросы – пишите их прямо в комментариях. Или звоните нам на номер готовых решений для заказа!

В программе «1С: Бухгалтерия 8» предоставлена уникальная возможность, начиная с релиза 3.0.37.21 автоматически формировать договора. Для этого необходимо внести в базу определённые реквизиты, просмотреть их на экране компьютера и распечатать в нужном количестве экземпляров. При такой возможности, не требуется принимать на работу большой штат сотрудников занимающихся договорной работой. Давайте в данной статье наглядно рассмотрим, как создавать, просматривать и распечатывать договора по шаблонам в 1С.

Где находятся договора по шаблонам в программе 1С?

Заходим в главное меню выбираем позицию «Справочники», далее блок «Покупки и продажи» и в нём находим позицию «Шаблоны договоров».

На экране компьютера выходит список доступных для создания видов шаблонов договоров:

Возмездного оказания услуг;
Подряда;
Поставки.

Далее двойным щелчком мыши выбираем необходимый вид для создания договора, например: Поставки. Открывается печатная форма, в ней выделены жёлтым цветом реквизиты, которые нужно внести для его создания.

Необходимые реквизиты для создания договора

Для того чтобы договор распечатать и подписать необходимо проставить реквизиты:

Номер;
Дата;
Полное наименование организации поставщика;
Полное наименование организации покупателя;
Представитель организации, подписывающий со стороны поставщика;
Представитель организации, подписывающий со стороны покупателя;
Реквизиты поставщика: полное наименование, адрес, банковские реквизиты, телефон, E-mail, должность руководителя организации, расшифровка подписи;
Реквизиты покупателя: полное наименование, адрес, банковские реквизиты, телефон, E-mail, должность руководителя организации, расшифровка подписи.

Для этого выделяем жёлтое поле, где нужно вставить данные. И заполняем одним из двух способов:

Ручным способом, то есть печатаем текст, как в Word документе;
Копируем из карточки контрагента нужные реквизиты, а затем вставляем их в жёлтое поле.

Как вам удобнее вносить реквизиты решать только вам, но чтобы не допустить ошибки в наборе реквизитов, лучше это данные скопировать из карточки контрагента, которая находится в справочнике «Контрагенты».

Договор, находящийся в шаблоне рамочный, так как все данные по товару отнесены в приложение.

В программе предусмотрена очень удобная функция – это редактирование шаблонов, находящихся в базе или создание новых шаблонов.

Создание нового шаблона договора в программе 1С

Для того, чтобы создать шаблон необходимо нажать на кнопку «Создать» и в списке выбрать «Новый шаблон».

После этого откроется окно, в котором нужно в поле «Наименование» написать, как будет называться договор (например: Поставки). Ниже, в пустом поле можно набирать текст, для нового шаблона, который разработан в вашей организации.

Редактирование шаблона договора в программе 1С

Данные, которые нужно внести в договор выделены жёлтым цветом. Выделение другим цветом текста, которые нужно внести, очень удобная для редактирования функция, так как не надо по всему тексту искать, какие параметры в него нужно вставить или изменить.

Если вам необходимо внести изменение в шаблон, то нужно встать на печатный текст там, куда надо добавить его и напечатать. Если в дальнейшем, нужно будет редактировать внесённый текст, то лучше его выделить также жёлтым цветом, для облегчения поиска.

Как распечатать шаблон договора из программы 1С

Чтобы распечатать текст, нажимаем на кнопку «Ещё», в открытом списке находим позицию «Справка», при её нажатии открывается окно, в котором находим пиктограмму со значком принтера. Нажимаем на неё и выбираем тот принтер, на который будет отправлен на печать текст.

Можно распечатать по другому, нажать одновременно на клавиатуре две кнопки ( в английской раскладке»:

Ctrl;
P.

При небольшом штате сотрудников в фирме (организации), занимающихся договорной работой, лучше пользоваться в своей работе функцией шаблонов, для сокращения времени и трудозатрат.

Читайте также: