Как рассчитать компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки

Опубликовано: 01.04.2025

Фото Бориса Мальцева, Клерк.Ру

Все мы знаем, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. И сколько бы ни говорили об ее отмене, она все еще остается одним из важнейших для работников документов. Законодательством определены правила ведения, учета и хранения трудовых книжек, но не всегда работодатели их соблюдают. Одно из достаточно распространенных нарушений – несвоевременная выдача трудовой книжки работнику. О том, в каких случаях работодатель обязан выдать этот документ, в какие сроки и чем может обернуться их несоблюдение, поговорим в данной статье.

Общие нормы о трудовых книжках

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием становится увольнение.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей установлены:

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения. За нарушение сроков выдачи трудовой книжки трудовым законодательством предусмотрена ответственность. Какая?

Материальная ответственность

В статье 233 ТК РФ уточняется, что материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или другими федеральными законами.

Итак, в силу ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб – не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться, в том числе при задержке выдачи трудовой книжки. Об этом же говорится в п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек: при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) работодателя, вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

К сведению

Законодатель считает, что несвоевременная выдача трудовой книжки делает невозможным трудоустройство бывшего работника на новом месте, соответственно работнику должен быть возмещен неполученный заработок.

Другие суды выясняют, действительно ли задержка трудовой книжки работодателем мешала уволенному трудоустроиться на новое место, и в зависимости от этого принимают решение. В частности, А. обратилась в суд с иском о восстановлении нарушенных прав, так как в день увольнения с ней не был произведен расчет и ей не выдали трудовую книжку. Работодатель отказывался это сделать, ссылаясь на наличие долга А. перед ним. Рассматривая дело, суд установил, что работодатель действительно задержал выдачу трудовой книжки.

Вместе с тем, по мнению суда, возможность наступления материальной ответственности работодателя перед работником за задержку выдачи трудовой книжки законодатель связывает с виновным поведением работодателя. В суде было установлено, что работодатель вел телефонные переговоры с А. о получении книжки, то есть принимал меры по ее вручению. Да и сама истица в судебном заседании поясняла, что после увольнения не была намерена устраиваться на работу, никаких попыток трудоустроиться не предпринимала.

Отказывая во взыскании компенсации за задержку выдачи трудовой книжки, суд указал, что сама по себе такая задержка не свидетельствует о лишении права А. трудиться по вине работодателя, поскольку в результате действий последнего не были созданы препятствия к заключению А. с другим работодателем трудового договора и получению ею заработной платы. В связи с этим возложение на работодателя обязанности возмещения А. имущественного ущерба в форме выплаты заработка нельзя признать соответствующим положениям ст. 234 ТК РФ.

Оформление выплаты компенсации

1. По решению суда. Как только у работодателя окажется на руках решение суда о выплате компенсации, работодатель должен издать приказ о ее выплате. Приведем пример приказа.

Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение

г. Кострома 11 ноября 2015 г.

о выплате компенсации за задержку выдачи трудовой книжки

Директор Занозина /А. О. Занозина/

С приказом ознакомлена:

Бухгалтер Козина, 11.11.2015 /Л. В. Козина/

2. По заявлению бывшего работника. Дожидаться решения суда совсем не обязательно – можно урегулировать все мирным путем. Возможно, работник обратится с заявлением о выплате компенсации, а работодатель удовлетворит его или откажет. В последнем случае, скорее всего, бывший работник пойдет в суд. Итак, в случае «досудебного» урегулирования вопроса работодатель должен получить от уволенного заявление с просьбой о выплате компенсации за задержку выдачи трудовой книжки, на основании которого (в случае согласия) издается приказ.

Пример

Заострим внимание на одном моменте: работник может сам отказаться получать трудовую книжку в день увольнения. В таком случае рекомендуем работодателю составить соответствующий акт и предъявить его увольняемому для ознакомления. Если он отказывается ознакомиться с актом, составьте еще один – подтверждающий этот факт. Обязательно после составления актов в соответствии с требованиями ст. 84.1 ТК РФ направьте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой по почте. Зачем? Расскажем чуть позже.

К сведению

Когда работодатель освобождается от ответственности за задержку

2. Если последний день работы не совпадает с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 (за прогул) или п. 4 ч. 1 ст. 83 (осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы) ТК РФ, а также при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ. В данных случаях по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня такого обращения.

Компенсация морального вреда

Согласно ст. 237 ТК РФ моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.

Практически каждый иск о восстановлении нарушенных прав работника сопровождается требованием о возмещении морального вреда. Если суд встает на сторону работника, то удовлетворяет и последнее требование. Выплату компенсации морального вреда тоже необходимо оформить приказом.

Иные расходы

Компенсация за задержку трудовой книжки при увольнении — это выплата возмещения в связи с вынужденным прогулом. За нарушение этого требования Трудового кодекса работодатель несет материальную ответственность.

В какие сроки обязаны выдать трудовую

По закону в день прекращения договора наниматель обязан выдать работнику трудовую с внесенной в нее записью об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ). Аналогичное требование содержится в Правилах ведения и хранения ТК (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Независимо от причины, при наличии вины со стороны организации работнику назначается компенсация за невыдачу трудовой книжки при увольнении за все дни задержки (ст. 234 ТК РФ), если он был лишен возможности трудиться.

Бывают случаи, когда сотрудник:

отсутствует в день увольнения и установить где он, невозможно;
отказывается получать ТК.

явиться за получением:
либо дать нотариальное согласие на отправление ее по почте.

Какая предусмотрена ответственность за задержку

После письменного обращения книжку следует выдать в течение трех рабочих дней. За нарушение сроков и задержку ответственность следующая:

материальная — ст. 234 ТК и п. 35 Правил;
моральная — ст. 237 ТК и Постановление Пленума ВС РФ от 20.12.1994 №10).

При невыдаче формуляра по вине работодателя, сотруднику компенсируется заработок за все время задержки (ст. 234 ТК). Моральный вред, как результат неправомерных действий или бездействия нанимателя, возмещается в денежной форме. Размер компенсации определяется соглашением сторон договора.

Как рассчитать компенсацию за несвоевременную выдачу

Период для расчета исчисляется:

В основе расчета компенсации за задержку выдачи трудовой книжки — правила исчисления среднего заработка. Они изложены в ст. 139 ТК РФ. Подход используется и при взыскании денежных сумм за время вынужденного прогула, вызванного задержкой выдачи книжки (п. 62 Постановление Пленума ВС от 17.03.2004 №2). Основные особенности порядка исчисления средней заработной платы определены Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 №922. Расчет среднедневного заработка осуществляется последовательным делением данных столбцов 2, 3 и 4.

Среднедневной заработок	Годовой заработок	Количество месяцев в году	Средний показатель количества дней в месяце
1	2	3	4
Средний заработок за один день работы	Годовой заработок сотрудника (за 12 месяцев)	12	29,3
2 133,1	750 000,0	12	29,3

Если трудовая задержана на 5 дней, сумма компенсации составит 10 665,1 рубля (результат получается умножением данных графы 1 на количество дней задержки — 5). Возмещение выплачивается:

по заявлению работника;
в результате добровольного решения работодателя;
во исполнение решения суда.

Как оформить выплату

Заявление работника имеет свободную форму и следующие обязательные сведения:

дату увольнения в соответствии с приказом;
указание на фактическую дату получения документа;
отсылку к нормативному основанию для получения компенсации — ст. 35 Постановления №225, ст. 234 ТК).

Если работодатель признает свою вину и принимает решение о выплате, издается приказ. Возмещение морального вреда (если выплачивается), следует внести в распоряжение. Форма документа законодательно не регулируется и оформляется в обычном порядке. Приказ об изменении даты увольнения и выплате возмещения можно совместить:

в приказе заверяется новый день увольнения работника;
ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной;
делается распоряжение о внесении новой записи в ТК;
назначается возмещение.

Отдельный приказ о добровольной выплате компенсации за задержку выдачи трудовой книжки выглядит короче.

Когда работодатель не несет ответственности

В случае (см. ч. 6 ст. 84.1 ТК):

1. Если в день прекращения договора выдать ее работнику невозможно (отсутствует на работе или отказывается от получения).

2. При увольнении работника:

по основанию, предусмотренному пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 (за прогул) или п. 4 ч. 1 ст. 83 (осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы) ТК РФ;
при увольнении женщины, срок действия договора с которой продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.

В этих случаях последний день работы не совпадает с днем оформления прекращения трудовых отношений. По письменному обращению работника выдайте ТК не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления.

Компенсация за задержку выдачи трудовой книжки. Разница в правовых позициях Московского городского суда по вопросу необходимости доказывания факта отказа в трудоустройстве к новому работодателю по основанию отсутствия трудовой книжки.

О законодательном регулировании и судебной практике по России:

Из нормативного содержания ст. 84.1 ТК РФ следует, что в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Указанная норма также устанавливает процедуру, которую должен выполнить работодатель в случае отсутствия работника на рабочем месте в последний день работы или отказа от получения трудовой книжки работником.

Невыполнение указанной нормы, влечет ответственность работодателя. Так, в соответствии со ст. 234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки.

Данные законоположения лишь пунктирно выделяют, что условием возмещения не полученного заработка является не только факт задержки выдачи трудовой книжки работодателем, но и то, что эта задержка повлекла негативные последствия для работника в виде невозможности получения заработка у нового работодателя по причине отсутствия трудовой книжки у работника. При этом, законодательство напрямую не устанавливает, какими средствами доказывания необходимо подтвердить факт неполучения заработка работником. Судебная практика выработала позицию, из которой следует, что работник должен представить: (1) доказательства обращения к другим работодателям с целью трудоустройства (2) и доказательства факта отказа в этом по причине отсутствия трудовой книжки (см: Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018; Определение Калужского областного суда от 07.08.2017 по делу № 33-2628/2017).

Между тем, ряд судов настаивают на позиции, что факт задержки трудовой книжки сам по себе должен повлечь негативные последствия для работодателя в виде выплаты компенсации работнику (см. Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 13.07.2016 по делу № 33-4657/2016; Апелляционное определение Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017).

Более подробно о разнице в позициях см. статью Будаковой Н.И. «Работодатель не выдал работнику необходимые документы при увольнении: каковы последствия?» // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. 2018. № 10. С. 59 - 67.

Судебная практика Московского городского суда:

Исследование судебной практики Московского городского суда выявило, что судебная практика по затрагиваемому вопросу различна.

1) Работник должен доказывать, что факт задержки трудовой книжки повлек негативные последствия.

Так, Мосгорсуд указал: суд правомерно исходил из того, что по смыслу указанной правовой нормы обязанность работодателя по возмещению работнику материального ущерба в виде неполученного заработка по причине задержки выдачи трудовой книжки наступает только в том случае, если незаконные действия работодателя препятствовали работнику поступлению на новую работу и повлекли лишение работника возможности трудиться и получать заработную плату, при этом обязанность по доказыванию указанных обстоятельств возлагается на истца. Отказывая в удовлетворении исковых требований, суд указал, что истцом не представлено доказательств тому, что в указанный им период, он пытался трудоустроиться к другому работодателю, и ему было отказано в приеме на работу в связи с отсутствием трудовой книжки, а сам факт невыдачи ему трудовой книжки в день увольнения не может являться безусловным основанием для взыскания заработной платы за задержку выдачи трудовой книжки, поскольку материалами дела подтверждено, что в день увольнения истец отсутствовал на работе, в связи с чем, трудовая книжка ему не могла быть выдана (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.11.2016 по делу № 33-39997/2016).

2) Факт задержки трудовой книжки сам по влечет необходимость компенсировать недополученный заработок.

Суд сделал следующие выводы. Согласно ст. 234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться, в том числе при задержке работодателем выдачи работнику трудовой книжки. Неисполнение работодателем установленной ст. 84.1 ТК РФ обязанности и незаконное удержание трудовой книжки работника после увольнения лишает последнего возможности трудиться и влечет материальную ответственность работодателя, предусмотренную ст. 234 ТК РФ. При этом наличие у работника, не получившего своевременно от работодателя трудовую книжку после увольнения, препятствий к дальнейшему трудоустройству не требует дополнительного подтверждения (Апелляционное определение Московского городского суда от 19.12.2017 по делу № 33-51484/2017).

Казалось бы, что более новая практика разрешает данные категории споров в пользу работника, но в Апелляционном определении Московского городского суда от 10.07.2019 по делу № 33-29819/2018, суд поддержал позицию работодателя и прямо отметил, что доказательств, подтверждающих невозможность трудоустройства из-за отсутствия трудовой книжки в указанный период, истцом также не представлено.

Налицо разница в практике по всей России и даже в отдельно взятом Московском городском суде. Полагаю, что данная ситуация не удовлетворяет интересам эффективного и предсказуемого правосудия. С учетом типичности данных кейсов, напрашивается разъяснение Верховного суда РФ по данному вопросу с целью пресечения подобной «двойственной практики».

При отсутствии подобных разъяснений, по моему мнению, в рамках разрешения данных споров возможно руководствоваться конституционно-правовым смыслом ст. 234 ТК РФ, выявленным в Определении Конституционного Суда РФ от 02.03.2006 № 60-О, что касается статьи 234 Трудового кодекса Российской Федерации, предусматривающей материальную ответственность работодателя только для тех случаев, когда работник был фактически лишен возможности выполнять свои трудовые обязанности и в силу этого у него не возникло права на заработную плату. Полагаю, что справедливый баланс интересов работника и работодателя состоит не только в выявлении формального факта задержки трудовой книжки, но и установления предпринимались ли какие-либо активные действия работником по получению заработка у других работодателей.

Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения, которым считается последний день работы. При этом не ставится в зависимость причина увольнения, будет это по инициативе работника или работодателя, или по истечении срока трудового договора. Данная обязанность закреплена в статье 84.1 Трудового кодекса РФ. Безответственный работодатель не отдает трудовую книжку после увольнения из-за своей неграмотности и наплевательского отношения к законодательству. Иногда работодатель с помощью трудовой книжки пытается заставить бывшего работника выполнить определенные действия. Например, вынуждает кладовщика / продавца провести ревизию на складе / в магазине, а в случае выявления недостачи, вычесть денежные средства из зарплаты.

Какие нормативные акты обязывают работодателя отдать трудовую книжку в день увольнения?

В день увольнения работнику должна быть выдана:

Не позднее трех дней со дня подачи письменного заявления работодатель обязан предоставить работнику копии приказа о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы; справку о периоде работы у данного работодателя и любые другие документы, связанные с работой (статья 62 ТК РФ).

Итог. Весомыми обстоятельствами для решения вопроса о наступлении ответственности работодателя за задержку выдачи трудовой книжки являются:

дата выдачи трудовой книжки;
наличие либо отсутствие направления работодателем уведомления работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Какую ответственность несет работодатель за несвоевременную передачу трудовой книжки?

Невыполнение обязанности о своевременной выдаче трудовой книжки влечет применение мер материальной ответственности к работодателю.

Днем увольнения (прекращения трудового договора) в в случае задержки выдачи трудовой книжки считается день ее выдачи. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной (пункт 35 вышеуказанных Правил).

Как рассчитать не полученный заработок?

Не полученный заработок будет равняться средней заработной плате работника. Для всех случаев определения размера средней заработной платы устанавливается единый порядок ее исчисления (статья 139 ТК РФ, Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922). Для начала необходимо посчитать количество рабочих дней прошедших со дня увольнения до дня выдачи трудовой книжки. И посчитать среднедневной заработок. Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней в периоде, подлежащем оплате.

Стоит отметить, что для исчисления среднего заработка нужно учитывать не только оклад, а также все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат (статья 139 ТК РФ). Сюда относят: надбавки за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, совмещение, районный коэффициент и другое.

При предъявлении иска заявителю следует приложить расчет среднего не полученного заработка. Если работодатель не оспорит расчет, а суд признает его верным, то указанная сумма при наличии оснований будет взыскана судом.

Компенсация морального вреда за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Согласно ст. 237 ТК РФ моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора.

В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.

В данном случае очевидно нарушение трудовых прав работника. По вине работодателя в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки работник не может трудоустроиться. Согласно статьям 65 и 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, необходимость предъявления которой лицом, поступающим на работу, предусмотрена при заключении трудового договора.

Срок предъявления иска о возмещение не полученного заработка в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки.

Работник может обратиться в суд в течение одного года со дня выдачи ему трудовой книжки. Согласно абзаца 2 статьи 392 ТК РФ за разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении.