Какие документы подписывает кладовщик при приеме на работу

Опубликовано: 25.12.2024

Должностная инструкция кладовщика – документ, который регламентирует трудовые обязанности, требования по квалификации, права и ответственность этой категории работников.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Образец должностной инструкции кладовщика

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция кладовщика

І. Необходимые знания для осуществления профессиональной деятельности кладовщика.

1.1. Действующая законодательная база, распоряжения, приказы, акты, проведение внутрискладского учёта вверенных ему товароматериальных единиц.

1.2. Технологические нюансы при ведении складского товарооборота, разгрузочно-погрузочные работы, перемещение товарных единиц на складе.

1.3. Создание требуемых условий для сохранности товарных единиц, находящихся на складе.

1.4. Организация ведения операций перемещения, внутреннего учёта продукции, находящейся на складе предприятия, знание определённой технической документации на имеющийся товар.

1.5. Условия получения, хранения, нормативы расходов товарных единиц , хранящихся на территории склада.

1.6. Стандарты размещения и условия хранения товароматериальных ценностей, нормативы, либо служебные памятки по учёту товарных единиц.

1.7. Ассортимент, особенности имеющихся товарных единиц, находящихся на складе, требования к их расходу.

1.8. Обладать знаниями основ экономики, трудового права, ведении и организации рабочего процесса производственной компании, управления персоналом.

1.9. Необходимую для ведения профессиональной деятельности технику, коммуникативные аппараты внутренней служебной связи.

1.10. Согласованное с руководством расписание рабочей смены.

1.11. Перечень принятых руководителем норм и требований к внутренней охране и безопасности труда.

1.12. Требуемую специфику пожарной безопасности, санитарных норм, знание основ гражданской обороны и умение их применять.

1.13. Начальником кладовщика определяется заведующий складами.

1.14. В случае отсутствия кладовщика в организации из-за служебной командировки, возникновения временной нетрудоспособности, или очередного отпуска, его обязанности временно возлагаются на человека, который назначается директором компании, в соответствии с утверждённым законодательством порядком. Исполняющий обязанности кладовщика, в этот момент, принимает на себя ответственность и наделяется всеми правами, определяемыми данной должностью, деятельности.

ІI. Должностные обязанности кладовщика.

2.1. Вести приёмку, учёт , обеспечивать сохранность товароматериальных единиц, имеющихся на складе, размещать их, с учётом рациональности применения складского пространства , для упрощения поиска необходимой продукции.

2.2. Контролировать сохранность за вверенные ему товароматериальные единицы, соблюдать требуемые режимы хранения продукции, вести учёт внутренних действий по перемещению ценностей на складе.

2.3. Вести установленную предприятием отчётность, соблюдая правила при сдаче и оформлении расходно-приходных ордеров и других финансовых документов.

2.4. Организовать комплектацию, упаковку, подготовку товара при отгрузке.

2.5. Контролировать наличие, исправность имеющихся средств пожарной безопасности, техническое состояние помещения склада и производственного оборудования, в случае необходимости, произвести ремонт.

2.6. Производить выгрузку и приём товароматериальных единиц сверяясь с представленными сопроводительными документами.

2.7. Производить выдачу, принимать товароматериальные ценности, проводить разгрузочно-погрузочные работы, соблюдая технику производственной безопасности, санитарные нормы, правила внутренней охраны труда, противопожарной безопасности.

2.8. Проводить своевременную инвентаризацию имеющейся на складе продукции.

2.9. Вести учёт внутрискладских операций и перемещений товара.

2.10. Контролировать соблюдение коллегами, находящимися в его подчинении, требуемых правил внутренней техники безопасности, незамедлительно устранять обнаруженные им нарушения.

2.11. Правильно оформлять и сдавать расходно-приходные и другую отчётную документацию.

2.12. Вести требуемую отчётную документацию и предоставлять, по требованию, информацию о количестве товароматериальных единиц и внутрискладских операциях главе предприятия, либо специалистам в иных отделах компании.

2.13. Участвовать в оптимизации рабочей деятельности склада с целью уменьшения затрат по хранению и транспортировке товароматериальных единиц, и введению в производственную деятельность современных коммуникационных средств связи и необходимого программного обеспечения.

2.14. В случае освобождения от занимаемой должности, провести передачу вверенных ему товароматериальных единиц, назначенному руководителем на эту должность лицу, и провести инвентаризацию товара.

2.15. Неукоснительно выполнять иные рабочие приказы правления компании.

III. Производственные права кладовщика.

3.1. Осведомляться о решениях правления предприятия по осуществлению рабочих процессов на складе.

3.2. Предлагать руководителю варианты оптимизации рабочих процессов склада.

3.3.Требовать самому, либо запрашивать по просьбе своего руководства, у специалистов или руководителей других отделов, необходимые протоколы, акты, либо другие документы, необходимые для исполнения своих рабочих обязанностей.

3.4. Давать подчинённым ему сотрудникам рабочие задания и распоряжения.

3.5. Следить за сроками исполнения подчинёнными заданий, распоряжений и требований, полученных от руководителей.

3.6. Запрашивать и своевременно получать нужные для эффективной деятельности кладовщика и его подчинённых, служебные документы и материалы.

3.7. Оставлять свою подпись на документах, если это входит в его компетенцию.

3.8. Взаимодействовать с иными предприятиями или специалистами для решения неотложных производственных ситуаций.

3.9. Обращаться к руководству компании для получения помощи в организации и решении рабочего процесса.

IV. Ответственность кладовщика на предприятии и гражданская.

Кладовщик может понести ответственность при возникновении ситуаций:

4.1. В случае некомпетентного исполнения /или умышленного невыполнения пунктов рабочей памятки кладовщик понесёт ответственность, прописанную в трудовом кодексе.

4.2. Если кладовщик умышленно совершил в рабочее время правонарушение, то уровень его ответственности устанавливается уголовным, административным, или гражданским кодексом.

4.3. При возникновении недостачи материальных ценностей, ответственность кладовщика наступает на основании положений гражданско-правового и трудового кодексов.

4.4. За качество ведения профессиональной деятельности, производительность складов.

4.5. При предоставлении ложной информации о времени, либо качестве выполненных служебных действий.

4.6. В случае игнорирования отданных директором, либо непосредственным руководителем, указаний.

4.7.Если кладовщик не принял меры к устранению несоблюдения служебных памяток и распоряжений, повлекших, в результате, возникновение угрозы для деятельности предприятия, опасности для здоровья других служащих.

4.8. За регулярное нарушение утверждённых руководителем стандартов трудовой дисциплины и рабочего распорядка.

СОГЛАСОВАНО
Начальник охраны
ООО «Поставки оптом»
Пищулин /Пищулин Р.Д./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Михеев Игорь Петрович
Кладовщик ООО «Поставки оптом»
Паспорт 1122 № 445896
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.08.2014 код подразделения 123-425
Подпись Михеев
«17» августа 2014 г.

Зачем нужна должностная инструкция

Должностная инструкция позволяет грамотно координировать работу наемных сотрудников, а также эффективно управлять персоналом. Этот документ нужен как работодателю, так и сотруднику, поскольку в случае возникновения каких-либо разногласий и споров, он позволяет точно определить наличие или отсутствие вины сотрудника. Именно поэтому при разработке должностной инструкции, следует тщательно прописывать все нюансы должности кладовщика и требования к нему.

Правила составления должностной инструкции

Как такового понятия «должностная инструкция» в законодательстве нет, поэтому не существует и ее строго установленного образца. Организации вправе самостоятельно разрабатывать шаблон документа, а также менять его в зависимости от обстоятельств. На разных предприятиях обязанности сотрудников, находящихся на аналогичных должностях, могут несколько отличаться, но основные положения всегда примерно одинаковы.

Важное правило: должностная инструкция всегда должна быть утверждена руководителем предприятия, а также самим кладовщиком – в данном случае его подпись будет свидетельствовать о том, что он согласен с возлагаемыми на него трудовыми обязанностями и понимает свою ответственность.

Все формулировки в должностной инструкции должны быть прописаны однозначно, конкретно и четко, без возможности двоякого толкования. При составлении документа следует учитывать продолжительность рабочего дня или смены сотрудника, чтобы в дальнейшем не создать ситуацию, когда работник будет не загружен или, напротив, перегружен работой.

Если должностные инструкции составляются на сотрудников одного подразделения, они должны дополнять друг друга, без дублирования одних и тех же функций.

Составление должностной инструкции кладовщика

Как и любая другая должностная инструкция, она содержит несколько основных разделов.

Но прежде чем перейти к их составлению, в правой верхней части документа нужно оставить несколько строк для утверждения должностной инструкции руководителем предприятия. Здесь следует вписать его должность, название организации, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи, с обязательно ее расшифровкой. Потом посередине строки пишется наименование документа, а чуть ниже указывается должность, на которую он оформляется.

Общие положения

Далее идет основная часть инструкции. В первом разделе под названием «Общие положения» следует указать к какой категории работников относится кладовщик (рабочий, технический персонал и т.д.), квалификационные требования, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительная проф.подготовка), а также стаж и опыт работы, при наличии которого работник может быть допущен к исполнению трудовых обязанностей.

Далее вписывается наличие или отсутствие материальной ответственности (следует помнить, что кладовщики обычно лица материально ответственные). Чуть ниже в этом же разделе нужно перечислить все документы и правила, с которыми кладовщик обязан быть знаком:

нормативно-правовые акты,
правила по технике безопасности, охране труда и внутреннему распорядку,
основы экономики,
организации складского хозяйства,
ведения погрузочно-разгрузочных работ и т.д.

Здесь же вписывается непосредственный руководитель кладовщика (только должность), а также лицо, которое будет замещать его в период отсутствия на рабочем месте (также без указания конкретных имен).

Должностные обязанности кладовщика

Следующий раздел «Должностные обязанности» касается непосредственно функций, которые возлагаются на кладовщика. В зависимости от предприятия, они могут быть различны, но описывать их необходимо максимально полно и подробно. Кроме того, здесь следует указать обязанность кладовщика по передаче товарно-материальных ценностей другому сотруднику при увольнении, а также предусмотреть возможность возникновения каких-либо иных обязанностей, в зависимости от изменяющихся внешних или внутренних условий работы предприятия.

Права кладовщика

В разделе «Права» нужно подробно расписать права кладовщика, то есть те полномочия, которыми он наделяется для эффективного исполнения своей работы. Права должны быть расписаны так же точно и подробно, как и обязанности. При необходимости здесь можно указать документы, которые регламентируют полномочия данной категории работников.

Ответственность кладовщика

В разделе «Ответственность» устанавливается мера ответственности кладовщика за несоблюдение положений, прописанных в данном документе. Здесь нужно обязательно указать, что применяемые меры воздействия возможны только на основании и в рамках закона и Трудового кодекса РФ. В случае необходимости, в этой части документа можно указать конкретные санкции и взыскания, которые последуют за те или иные нарушения.

В завершение документ необходимо согласовать с лицом, которое несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции конкретным сотрудником. Здесь нужно вписать его должность, наименование организации, фамилию, имя, отчество, а также поставить подпись в расшифровкой.

Ниже следует указать данные о кладовщике: его фамилию, имя, отчество (полностью), наименование организации, паспортные данные (т.к. он материально-ответственное лицо), подпись и дату ознакомления с документом.

Кладовщик – это сотрудник складского хозяйства, подчиняющийся непосредственно начальнику или заведующему складом и выполняющий большинство складских операций, а именно:

прием продукции и других товарно-материальных ценностей на склад;

выдача (отпуск) продукции и других товарно-материальных ценностей со склада;

хранение материальных ценностей, внутреннее перемещение предметов на складе;

проверка товарно-сопроводительных документов;

учет и ведение складской документации.

Каждая из операций имеет свою специфику и требует от кладовщика определенных навыков проведения работы.

Место и график работы

Место работы кладовщика – это складское помещение на предприятии, в производстве, в местах хранения товара (магазины, склады, логистические компании).

При приеме сотрудника на должность кладовщика на склад размер оплаты и график работы оговариваются индивидуально и зависят от специфики деятельности предприятия.

В зависимости от объема нагрузки занятость кладовщика варьируется от половины ставки до работы по суткам.

Должностная инструкция кладовщика

Кладовщик работает в соответствии с должностной инструкцией.

Должностная инструкция кладовщика разрабатывается и утверждается на каждом предприятии с учетом специфики работы. Ее утверждает руководитель/директор организации.

Обязательной формы этого документа не существует, но, в целом, он должен содержать следующие разделы.

Первый раздел инструкции содержит общие положения. В этот раздел входят общие требования к образованию, базовым знаниям и стажу работы. Должна быть отражена подчиненность кладовщика, правила его замещения в случае временного отсутствия или болезни. Важно также отразить правила принятия на работу и увольнения. На автоматизированных складах кладовщик обязан уметь пользоваться компьютерными базами данных и управления транспортными средствами.

Второй раздел инструкции, как правило, содержит должностные обязанности кладовщика. Некоторые из них мы уже рассмотрели ранее, а другие особенности работы кладовщика на складах различного назначения рассмотрим ниже. Здесь должно быть отражено, что делает кладовщик при возникновении конфликтных ситуаций.

Третий раздел регламентирует права работника. Здесь необходимо отразить состав лиц, непосредственно подчиненных кладовщику. Это, как правило, все работники склада, включая грузчиков, уборщиков и других. Очень важным является право кладовщика отказаться от приемки/отпуска товара при наличии неполных или неверных сопроводительных документов. Кладовщик имеет право запрашивать сведения о правилах хранения товаров/материалов, а также отказываться от их приемки в случае их несоответствия оборудованию склада.

Четвертый раздел ограничивает ответственность кладовщика. Он несет полную ответственность за соблюдение трудовой дисциплины своими подчиненными, несет материальную ответственность за сохранность вверенных ему материальных ценностей, помещения, оборудования и здания склада в целом. Он вправе требовать от руководства устранения недостатков, которые не позволяют ему выполнять свои обязанности.

Последний, пятый раздел определяет условия труда. Здесь должно быть отражено обеспечение спецодеждой, а также, при необходимости, средствами индивидуальной защиты. В этом же разделе регламентируется рабочее время, отпуск, командировки. Если это не оговорено отдельным приказом, то указывают размер компенсации командировочных расходов. В отдельных случаях, если работник обеспечивается служебным транспортом, то оговариваются правила его эксплуатации.

Должностные обязанности кладовщика

Кладовщик непосредственно принимает, хранит и отпускает материальные ценности, также он должен рационально использовать площадь складского помещения при размещении продукции. Специалист обязан обеспечить возможность быстрого и удобного поиска товарно-материальных ценностей.

Должностные обязанности кладовщика, прописанные в должностной инструкции, предполагают выполнение следующих функций. Кладовщик обязан:

Принимать на склад, взвешивать, хранить и выдавать материальные ценности, которые могут быть сырьем, полуфабрикатами, деталями, продукцией, материалами и т. д.

Проверять соответствие поступаемых на склад товарно-материальных ценностей продукции, указанной в сопроводительной документации.

Размещать товарно-материальные ценности на местах хранения, проводя сортировку по виду, качеству и прочим признакам.

Организовывать хранение таким образом, чтобы устранить возможность потери или порчи хранимых ценностей.

Руководить работами, связанными с погрузкой, выгрузкой и размещением товарно-материальных ценностей на складе.

Комплектовать партии товарно-материальных ценностей в зависимости от поступивших заказов

Составлять документацию, свидетельствующую о неисправности, порче, недостаче инструментов, приборов и т. п.

Вести учет хранящихся на складе товарно-материальных ценностей и вести соответствующую документацию.

Участвовать в процессе инвентаризации.

Обеспечивать сохранность товарно-материальных ценностей, поступивших на хранение.

Должность кладовщика и нормативные документы

Должность кладовщика регламентируется следующими нормативными документами:

технические условия и стандарты по хранению товарно-материальных ценностей;

положения по организации учета товарно-материальных ценностей;

условия приема, хранения, отпуска товарно-материальных ценностей;

виды, марки, стандарты, условия хранения товарно-материальных ценностей;

качественные характеристики и нормы расходов товарно-материальных ценностей;

правила техники безопасности и пожарной безопасности в местах хранения товарно-материальных ценностей;

организационно-распорядительные документы руководства предприятия.

Таким образом, во-первых, кладовщик должен знать всю документацию, которая используется при обработке, при приёме товара и отгрузке товарно-материальных ценностей, и знать, как заполняются сопроводительные документы.

Во-вторых, кладовщик обязан знать и соблюдать правила техники безопасности, правила пожарной безопасности, распорядок дня, режим работы и т.д. - всё, что приписано на складе должностными инструкциями.

Профессиональные навыки и умения

Кладовщик должен освоить обширный спектр задач, к которым относится:

ведение складской документации;

работа со складским оборудованием;

работа со специальными компьютерными программами;

знание и умение применять на практике техники безопасности;

знание правил хранения товарно-материальных ценностей;

прием и выдача товарно-материальных ценностей.

Ответственность

Так как кладовщик - это лицо материально-ответственное, то он и отвечает за наличие и целостность товарно-материальных ценностей в пределах трудового законодательства РФ.

Также кладовщик несет ответственность за пожарную безопасность на складе.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры".

В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура – обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение – рассмотрим ниже.

Определение понятий

Документооборот – основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Бланки самых популярных документов для скачивания

Продукты

Основной перечень видов складских документов

Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.

Разновидности

Вид	Название	Основание
Прием	Накладная от поставщиков	На его основании происходит приемка.
Приходная накладная	Нужен, чтобы учитывать пришедшую продукцию.
ТТН №1-Т	Его оформляют, чтобы подтвердить передвижение ТМЦ. В первом разделе отражаются перевезенные вещи, во втором – логистика и расчеты проведенные мероприятия.
М-4	В нем отражают материалы и товары, фактически поступившие за сутки. Не пишется сам по себе, только если есть основание.
М-7	Формируют, если поступление было не в нужном объеме или с неверно составленными основаниями после составления акта всех недочетов.
ТОРГ-1	Выписывают, когда пришедшее перепроверили и не нашли недостатков или поломок. Это подтверждение, что теперь все считается учтенным.
ТОРГ-2	Грузополучатель его создает, если хочет отразить расхождения и несоответствия в момент приема.
Хранение Основной перечень складских документов обязательно содержит в себе документацию, которая позволяет следить тем, в каком состоянии находится изделие и как оно передвигается внутри фирмы	ТОРГ-11	Оформляется на каждое название и содержит много информации. Требуется, чтобы заполнять описи во время ревизии.
М-17	С их помощью можно легко отследить местонахождение на складе. Заполняется отдельная карточка на размерный ряд, модели – каждое сырье, элемент ассортимента.
ТОРГ-13	Создается, если необходимо передать между ответвлениями предприятия на разных адресах. В 2 копиях, одна для отправляющей стороны, вторая – для принимающей.
Выбытие Круг складской документации заканчивается на отпуске из места хранения	М-15	Оформляется, когда вещи перемещаются из одной организации в другую или в момент продажи. Обязательный пункт – стоимость отгружаемого имущества.
ТОРГ-12	Формируют для непосредственного отпуска материалов и продажи, а также схожих операций.
ТОРГ-16	Отражает списание некачественных, испорченных и незадействованных вещей.

Прием товара

Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:

тара;
ГСМ;
сырье для производства;
полуфабрикаты;
вспомогательные детали, которые к действу создания не относятся;
запчасти;
отходы.

Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.

Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации – поставщика и получателя.

Перемещение продукции внутри предприятия: документы

Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях – для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:

сменился человек, который отвечал за помещение;
фирма ликвидируется;
недавно произошло ЧС;
выявили лиц, которые портили имущество;
регулярно, минимум раз в год.

Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:

ИНВ-22;
ИНВ-3;
ИНВ-18 при необходимости.

Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.

Отпуск продукции со склада на сторону: документы

Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:

Указание на отгрузку. Приходит из отдела продаж. В ней указывается счет и договор, согласно которым нужно переместить товары. Обязательно проставляется форма, вид, стоимость и необходимое количество.
Расходная накладная. Отгрузка происходит в соответствии с ней.
Заборный лист.

Информация о хранении продукции

Ценность и важность этой части документооборота отражается в:

Карточках учета материалов. Здесь создается отдельный лист и записывается по размеру, форме, номерному знаку. Затем передается кладовщикам вместе с самим ассортиментом.
Сличительная ведомость. Хранят несколько лет. В ней информация о том, когда проводились последние инвентаризации и чем они закончились. По ним можно выявлять особенности качественного хранения сырья, готовой продукции.

Карточка складского учета

Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе – М-12 или более современные М-17.

В ней непременно должна быть информация о:

названии предприятия;
кому принадлежит;
номер каждой карты отдельно;
название помещения;
подробности о ценности, которая хранится;
информация о том, где располагается в помещении.

Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также - наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.

Отчеты по требованию руководителя

При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены – остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.

Операции прихода

Приходные ордера склада – это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.

В нем указывают:

название компании грузополучателя;
имя контрагента, от которого запасы поступили;
номер – обязательно условие;
дата составления;
название помещений;
код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.

Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.

Продукты

Товарно-транспортная накладная

Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.

Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 – в ней масса реквизитов обеих сторон – наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.

Товарная накладная

Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах – один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.

Накладная на внутреннее перемещение

Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия – в цех, на склад. Первое, что делается – проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший – зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.

Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:

объемы;
в чем измеряется;
по какой стоимости.

В последней строке представлены итоговые данные – сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.

Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество

В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей – учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие – снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.

Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник – МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость – вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение – за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:

за средства человека, отвечавшего за изделия;
если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.

Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.

Автоматизация всего происходящего

Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование. Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.

У автоматизации множество преимуществ:

Адресное хранение – кладовщик всегда знает, где хранится требуемая деталь.
Можно заранее зарезервировать место под поступление товара.
Разработка справочника имущества.
Учет поступающего товара и сырья.
Возможность контролировать запасы и остатки.
Серьезное облегчение поиска любой вещи.
Упрощение проведения инвентаризации.

Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.

Продукты

Программы и продукты для ведения складского документооборота

Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:

Mobile SMARTS: Склад 15.
Mobile SMARTS: Магазин 15.
Прием с помощью ТСД и «Склада 15.
1С.
Модуль адресного хранения.
Комплектация и отгрузка заказов без пересортицы.

Схема документооборота

Поступление товара от поставщика на склад:

Инвентаризация.
Списание брака/порчи.
Формирование внутренней/внешней отчетности.
Возврат поставщику.
Возвращение от покупателя.
Продажа.
Введение документа в систему.
Прием и пересчет.

Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.

Рассылка выходит раз в неделю, Ваш адрес не будет передан посторонним лицам.

Рассмотрим пример.

На предприятии имеется складская территория (Центральный склад), которая разделена на несколько помещений. В одном из помещений хранятся продукты (кондитерские изделия, бакалея и т. д.), а в другом помещении – коммерческие товары (бытовая техника, холодильники и т. д.). В помещении Продукты для каждого товара выделена отдельная ячейка, в которой хранится товар. Разделение товаров на ячейки в этом помещении используется справочно. Учет остатков товаров в ячейках и автоматическое распределение товаров в соответствии с весом и габаритами не производятся. При приеме нового товара на склад менеджер оформляет финансовый документ поставки, а кладовщик фиксирует поставку товаров на склад и вручную определяет ту ячейку, в которой будет храниться поступивший товар.

Для ведения такого учета в разделе Администрирование – Склад и доставка должен быть установлен флажок Ордерные склады.

В справочнике Склады и магазины нужно ввести информацию о складской территории Центральный склад, который разделен на несколько помещений. Для того чтобы при приеме товаров можно было использовать разделение факта приема финансовых документов менеджером и фактический прием товаров на склад кладовщиком, для склада должна быть предусмотрена возможность использования ордерной схемы при поступлении товаров.

Для склада нужно определить помещения. В помещении Продукты следует отметить, что ячейки используются для справочного размещения номенклатуры.

В программе предусмотрено рабочее место кладовщика. В нем будут отражены те документы-распоряжения, в соответствии с которыми необходимо оформить приемку товаров на склад. Рабочее место кладовщика вызывается из раздела Склад – Приемка.

Для оформления поставки товаров кладовщик в рабочем месте указывает склад и помещение, в которое будет оформляться приемка товаров.

В рабочем месте кладовщика будет отражена информация о том, по какому документу-распоряжению необходимо оформить поступление товаров на склад и какие товары и в каком количестве нужно принять на склад.

Для оформления поставки товаров на склад кладовщик создает документ Приходный ордер на товары (кнопка Создать ордер).

Новый документ Приходный ордер на товары создается в статусе К поступлению. Задача кладовщика – указать в документе количество фактически принятого товара и проверить принятый товар. После проверки принятого товара кладовщик размещает товар в ячейках и устанавливает в документе Приходный ордер на товары статус Принято.

Использование статусов позволяет более детально отследить процесс приемки товаров. Если этого не нужно, то использование статусов приходных ордеров можно отключить. Использование статусов указывается для конкретного склада. То есть можно реализовать такой режим работы, что на одном складе детально отслеживаются все этапы поставки (приемка, проверка, регистрация расхождений и т. д.), а на другом складе приемка товаров регистрируется сразу.

При приемке товаров на склад можно применять различные сценарии работы в зависимости от того, какая схема приемки применяется на складе конкретного предприятия. Рассмотрим несколько сценариев работы кладовщика.

Неавтоматизированная приемка товаров по распоряжению.

Водитель привез товар на склад в соответствии с распоряжением, по которому товар должен быть принят на склад. Предварительно этот документ-распоряжение введен менеджером в информационную базу.

Кладовщик находит в списке распоряжений нужное распоряжение и создает на основании его Приходный ордер на товары. В документе заполнилась информация о товарах в соответствии с документом распоряжения.
Для заполнения количества товаров, которые должны быть приняты в соответствии с распоряжением, кладовщик нажимает кнопку Заполнить – Только количество.

если перепроверка принятых товаров не требуется, то в документе Приходный ордер на товары устанавливается статус Принято. При необходимости документ распечатывается и подписывается;
если требуется перепроверка принятых товаров, то после заполнения количества ордер проводится в статусе К поступлению и проводится дополнительная проверка
принятых товаров.

Для дополнительной проверки принятых товаров кладовщик нажимает на пиктограмму Проверить. В появившемся диалоговом окне проверки товаров кладовщик повторно проверяет количество принятых товаров и указывает их фактическое количество. Проверка осуществляется с использованием сканера штрихкода. Если проверка осуществляется вручную, то для заполнения списка товаров используется команда Принять все без проверки.

Например, при повторной проверке не обнаружен один ящик муки, и этот факт зафиксирован (в поле Количество указываем 49 ящиков).

После завершения проверки кладовщик нажимает кнопку Завершить проверку. Программа покажет результаты проверки (недостачу одного ящика муки).

Кладовщик может вернуться к проверке или зарегистрировать фактическое наличие товаров, выбрав действие Удалить из документа. Программа автоматически откорректирует информацию о количестве товаров в приходном ордере в соответствии с фактически поступившим товаром.

Кладовщик устанавливает в документе Приходный ордер на товары статус Принят и распечатывает данный документ. Поскольку товар по документу был принят не полностью, то в рабочем месте кладовщика будет отражен факт недостачи приема товаров в соответствии с выданным распоряжением.

Если товара было принято больше, то информация об излишках будет отображена в графе Перепоставка. Информацию о состоянии приемки по всем невыполненным документам-распоряжениям можно увидеть в отчете Выполнение приемки товаров. Отчет вызывается кнопкой Выполнение приемки в рабочем месте кладовщика.

По факту расхождения приемки товаров оформляется документ Акт о расхождении товаров .По результатам этого акта принимаются соответствующие решения о корректировке финансовых документов поставки или о допоставке товаров поставщиком.

Неавтоматизированная приемка товаров по сопроводительному документу.

Данный вариант поставки отличается от предыдущего тем, что водитель предъявил сопроводительный документ, в соответствии с которым товар должен быть принят. В этом случае приемка товаров производится в полном соответствии с тем сопроводительным документом, который был предъявлен водителем.

Машина разгружается в зону приемки, пересчитывается товар, количество сверяется с сопроводительными документами. При обнаружении расхождений исправляются сопроводительные документы или товар не принимается. Товары, по которым есть подозрения в том, что они некачественные, отставляются в сторону, их количество записывается отдельно.

При этом предлагается следующий порядок действий:

Менеджер в информационной базе создает документ-распоряжение.
На основании этого распоряжения создается документ Приходный ордер на товары.
Данные о количестве товаров, зарегистрированные в сопроводительном документе, переносятся в документ Приходный ордер на товары.
Производится проверка поступившего товара в соответствии с количеством по сопроводительным документам.
- если количество товара соответствует сопроводительному документу, то в ордере устанавливается статус Принято и документ проводится;
- если количество товара не соответствует сопроводительному документу, то корректируется количество товаров в сопроводительном документе и в приходном ордере на товары. После этого в ордере устанавливается статус Принято;
- если сопроводительные документы не допускают корректировки, то товар не принимается до уточнения данных в сопроводительных документах.

Автоматизированная приемка товаров

Для автоматизированной проверки товаров используются сканеры штрихкодов и терминалы сбора данных. Предварительно используемые модели торгового оборудования должны быть подключены в программе. Порядок действий должен быть следующий:

Кладовщик создает документ Приходный ордер на товары на основании распоряжения без указания количества.
Кладовщик сканирует принимаемый товар с помощью сканера штрихкода или терминала сбора данных:
Если поступает товар, на который не зарегистрирован штрихкод в информационной базе, то автоматически формируется новый штрихкод. При этом может быть зарегистрирован тот штрихкод, который напечатан на этикетке, или создан новый штрихкод. Для создания нового штрихкода при приемке товаров используется панель дополнительной информации.

После оформления приемки товаров на склад кладовщик должен положить товары в определенные ячейки склада (помещения). Структура ячеистого склада (помещения) задается заранее. То есть на момент приема товаров на склад (помещение) кладовщиком в справочнике Складские ячейки для данного помещения должна быть определена структура складских ячеек.

Размещение товаров по ячейкам

Для указания ячеек, в которых должен быть размещен товар, кладовщик на основании документа Приходный ордер на товары вводит документ Размещение номенклатуры по ячейкам (справочно).

В появившемся документе необходимо указать те ячейки, в которые нужно поместить товары. Для каждого товара можно указать несколько ячеек, одна из которых будет являться основной ячейкой, а остальные – дополнительными.

После записи информации о размещении кладовщик распечатывает задание на размещение товаров. В задании на размещении товары группируются в соответствии со структурой складских ячеек (по стеллажам, паллетам, ячейкам).

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Кладовщик относится к категории технических исполнителей.
1.2. Кладовщик назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению заведующего складом / руководителя подразделения.
1.3. Кладовщик подчиняется непосредственно заведующему складом / руководителю структурного подразделения.
1.4. На время отсутствия кладовщика его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность кладовщика назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: среднее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее полугода.
1.6. Кладовщик должен знать:
- законодательство, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы и материалы, касающиеся организации складского хозяйства;
- стандарты и технические условия на хранение товарно-материальных ценностей;
- организацию и технологию складского хозяйства, погрузочно-разгрузочных работ;
- организацию учета складских операций, необходимую документацию на складируемые товарно-материальные ценности;
- условия приема, хранения, отпуска складируемых товарно-материальных ценностей;
- правила и порядок хранения и складирования товарно-материальных ценностей, положения и инструкции по их учету;
- виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей и нормы их расхода;
- правила противопожарной безопасности по хранению материалов и содержанию служебных помещений;
- правила техники безопасности при хранении и перемещении токсичных, пожаро- и взрывоопасных материалов, топлива и смазки.
1.7. Кладовщик руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности кладовщика

Кладовщик выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет прием на склад, взвешивание, хранение и выдачу со склада различных материальных ценностей.
2.2. Проверяет соответствия принимаемых ценностей сопроводительным документам.
2.3. Перемещает материальные ценности к местам хранения вручную или при помощи штабелеров и других механизмов с раскладкой (сортировкой) их по видам, качеству, назначению и другим признакам.
2.4. Руководит работой по погрузке, выгрузке грузов и размещению их внутри склада.
2.5. Комплектует партии материальных ценностей по заявкам потребителей.
2.6. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей и соблюдение режимов хранения.
2.7. Составляет дефектные ведомости на неисправные инструменты, приборы и т.д., актов на их ремонт и списание, а также на недостачу и порчу материалов.
2.8. Обеспечивает соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов, составление установленной отчетности.
2.9. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт.
2.10. Участвует в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.
2.11. Ведет учет складских операций.
2.12. Контролирует состояние техники безопасности и принимает меры к устранению выявленных недостатков, нарушений правил производственной санитарии, несоблюдения рабочими инструкций по охране труда.
2.13. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права кладовщика

Кладовщик имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы склада.
3.3. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность кладовщика

Кладовщик несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Читайте также: