Каким документом оформляется выплата заработной платы через лицевые счета в программе 1с бухгалтерия
Опубликовано: 26.12.2024
На этом уроке мы познакомимся с возможностями "тройки" (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0) в части выплаты заработной платы сотрудников через банк.
У бухгалтеров, сталкивающихся с такими выплатами впервые, возникает много вопросов и мы сегодня постараемся разобрать основные из них.
Выплачивать зарплату через банк можно двумя способами:
- При помощи зарплатного проекта.
- Без зарплатного проекта.
По зарплатному проекту
Под зарплатным проектом понимается соглашение с банком, согласно которому банк открывает для каждого работника организации свой лицевой счёт.
В день зарплаты организация перечисляет заработную плату всех сотрудников на специальный зарплатный счёт в этом банке одной суммой.
При этом к платёжке прикладывается ведомость с указанием лицевых счетов работников и сумм к выплате. Банк в соответствии с этой ведомостью сам распределяет денежные средства по лицевым счетам работников.
При этом у разных банков есть разные возможности и требования по работе с зарплатным проектом, если речь идёт об электронном документообороте, то есть, когда мы перечисляем деньги на зарплатный счёт через клиент-банк.
В этом случае (банк-клиента) после отправки платёжного поручения в банк посылается письмо в произвольной форме с приложением к нему одного из следующих вариантов (зависит от требований и возможностей банка):
- распечатанная и отсканированная ведомость выплат по лицевым счетам
- файл выгрузки прямо из 1С
- файл выгрузки из специальной программы, которую даёт банк
Если мы посылаем в банк ведомость в виде файла (выгрузки), то обычно банк в ответ присылает нам файл-подтверждение, который мы можем также загрузить в 1С.
Создание зарплатного проекта
Заходим в раздел "Зарплата и кадры" пункт "Зарплатные проекты":
Создаём зарплатный проект для сбербанка:
Вот его карточка:
Галку "Использовать обмен электронными документами" намеренно не ставим, чтобы разобрать случай, когда мы отправляем ведомость банк в напечатанном виде.
Вводим лицевые счета для сотрудников
Предположим, что банк создал лицевой счёт для каждого из сотрудников. Как занести эти счета в систему? Кстати зачем мы это хотим сделать? Затем, чтобы в ведомости, которую мы будем формировать для банка напротив ФИО сотрудника стоял ещё и его лицевой счёт.
Если у нас много сотрудников - можно воспользоваться обработкой "Ввод лицевых счетов":
Но в примере у нас всего 2 сотрудника, поэтому занесём их лицевые счета вручную, прямо в их карточки (заодно будем знать где они хранятся).
Заходим в раздел "Зарплата и кадры" пункт "Сотрудники":
Открываем карточку первого сотрудника:
И переходим в раздел "Выплаты и учет затрат":
Здесь выбираем зарплатный проект и вводим номер лицевого счета, полученный из банка:
То же самое проделываем со вторым сотрудником:
Начисляем зарплату
Заходим в раздел "Зарплата и кадры" пункт "Все начисления":
Начисляем и проводим заработную плату:
Выплачиваем зарплату
Далее заходим в раздел "Зарплата и кадры" пункт "Ведомости в банк":
Создаём новый документ, в котором указываем зарплатный проект и выбираем сотрудников (обратите внимание, чтобы подхватились их лицевые счета):
Проводим документ и распечатываем ведомость для банка:
Вот как она выглядит:
На основании ведомости формируем платёжное поручение:
В нём общей суммой переводим зарплату на зарплатный счёт банка, в котором у нас открыт зарплатный проект:
Вместе с этой платёжкой не забываем приложить ведомость (с реестром лицевых счетов и выплат), распечатанную выше в том виде, в котором требует банк (обычно это произвольное письмо через банк клиент).
Делаем выгрузку реестра в банк
Рассмотрим возможность выгрузки ведомости (реестра) в виде файла в банк. Если ваш банк поддерживает такую возможность (или это его требование), то заходим в раздел "Зарплата и кадры" пункт "Зарплатные проекты":
Открываем наш зарплатный проект и ставим галку "Использовать обмен электронными документами":
Снова переходим в раздел "Зарплата и кадры" и видим, что появилось два новых пункта. Нас интересует пункт "Обмен с банками (зарплата)":
Здесь есть три базовые возможности выгрузки в банк:
- Зачисление зарплаты
- Открытие лицевых счетов
- Закрытие лицевых счетов
Остановимся на первом пункте. Он позволяет сделать выгрузку нашей ведомости в файл, который потом отправляется произвольным письмом через клиент-банк.
Для этого выделяем нужную нам ведомость и нажимаем кнопку "Выгрузить файл":
Когда из банка придёт ответ, в нём будет файл-подтверждение. Нужно зайти в эту же обработку и загрузить этот файл через кнопку "Загрузить подтверждения". При помощи этого замечательного механизма мы сможем отслеживать какие ведомости были оплачены банком, а какие нет.
Без зарплатного проекта
В этом случае каждый работник сам открываем счет в любом банке (на его усмотрение) и сообщает организации полные реквизиты этого счёта. Также сотрудник пишет заявление на перечислении его заработной платы на этот счёт.
Организация в день выплаты перечисляет сумму причитающуюся сотруднику на его счёт отдельным платёжным поручением.
Этот способ очень неудобен для бухгалтерии, особенно, когда в компании большой штат сотрудников, поэтому многие бухгалтеры предпочитают умалчивать об этой возможности.
В этом случае мы в ведомости на выплату не указываем зарплатный проект:
И создаём отдельное платёжное поручение на каждого из сотрудников с видом операции "Перечисление заработной платы работнику".
В этом поручении выбираем получатель "Сотрудник", указываем сотрудника и отсюда же создаём или выбираем расчётный счёт сотрудника. К сожалению, в последней версии бухгалтерии этот счёт можно создать только из платёжного поручения:
Мы молодцы, на этом всё
Кстати, подписывайтесь на новые уроки.
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).
Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.
Рассмотрим пошагово, как оформить начисление заработной платы в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для этого выбираем в меню программы вкладку «Зарплата и кадры», далее раздел «Зарплата» и заходим в пункт «Начисление зарплаты». Нажимаем клавишу «Создать». Заполняем поля:
Месяц начисления – за какой месяц будет начислена зарплата;
Дата – дата расчета за указанный месяц;
Подразделение – меняется по необходимости.
Далее нажимаем клавишу «Заполнить». Программа выведет список всех сотрудников по выбранному подразделению.
Обратим внимание на графу «Начисление». Указано, что начисление зарплаты по окладу. Этот вид указывается в карточке сотрудника при приеме на работу. Проверим настройки. Вернемся в меню на вкладку «Зарплата и кадры», раздел «Кадровый учет», пункт «Приемы на работу» и зайдем в карточку сотрудника, где и выбран вид начисления «По окладу». Двойным нажатием на надпись заходим в настройки. Здесь есть пункт «Отражение в бухгалтерском учете», если он не заполнен, то создаем новый «Способ учета зарплаты».
Прописываем наименование «Оклад (20 счет)», в скобках обозначаем номер счета. Это нужно для того, чтобы программа понимала на какой счет и по какой статье затрат производилось начисление данной заработной платы. Указываем статью затрат «Оплата труда». Нажимаем «Записать и закрыть». В поле «Отражение в бухгалтерском учете» отобразился веденный счет. Нажимаем еще раз «Записать и закрыть» и возвращаемся к начислению зарплаты. В документе будут отображаться фамилии сотрудников, наименование подразделения, вид начисления, размер заработной платы, количество отработанных дней и часов. Если в организации предусмотрены какие-либо удержания у сотрудников, то они будут автоматически добавлены во вкладке «Удержания». Заполнение можно произвести также и вручную, через клавишу «Добавить»:
Следующая вкладка «НДФЛ». Здесь автоматически рассчитаны начисления на доходы физического лица. При необходимости их можно скорректировать, если отметить флагом «Корректировать НДФЛ». В поле справа можно просмотреть все вычеты у сотрудника или добавить новые. Для этого нужно выбрать код вычета и указать сумму:
В следующей вкладке «Взносы», которая также заполнится автоматически, можно увидеть все начисления, которые произведутся за сотрудника. При необходимости, их можно изменить, установив флажок возле пункта «Корректировать взносы».
Теперь данные о начислении, удержании и вычетах отображаются в соответствующих полях. При нажатии на знак вопроса, программа расшифрует, за что и куда перечислится указанная сумма:
Проведем документ и посмотрим проводки. Отражается одна проводка по начислению, одна проводка по НДФЛ и четыре проводки по начисленным взносам:
Для контроля можно просмотреть регистр накопления во вкладке «Взаиморасчеты с сотрудником». Здесь отображается сумма начисления и сумма удержания:
Также можно проверить заполнение последующих вкладок. Начисление зарплаты произведено. Теперь нужно ее выплатить через кассу. Переходим на вкладку меню «Зарплата и кадры», журнал «Ведомости в кассу». Если ранее сотруднику выплачивался аванс, то запись о нем будет отражена здесь. Создадим выплату зарплаты через клавишу «Создать». Открывается документ «Ведомость на выплату зарплаты через кассу». Заполняем:
Выплачивать – выбираем из выпадающего окошка «Зарплата за месяц»;
Округление – без округления.
Далее нажимаем клавишу «Заполнить». Возле фамилии сотрудника будет стоять остаточная сумма, которую необходимо ему выплатить. Программа высчитывает все самостоятельно на основании введенного ранее документа на аванс и созданного документа «Начисление зарплаты»:
Проведем и посмотрим проводки. Можно увидеть, что бухгалтерскому учету никаких проводок нет. Есть только пункты «Взаиморасчеты с сотрудниками» и «Зарплата к выплате»:
Осталось только выплатить денежные средства сотруднику. Через клавишу «Создать на основании» выбираем «Выдача наличных». Здесь заполнять ничего не нужно, только проверить и провести. Если посмотреть проводки, то будет отображаться одна проводка на выдачу зарплаты:
Предлагаем пройти короткий тест на знание 1С и получить дополнительные привилегии и бонусы.
Учет зарплаты возможен как в самой программе 1С: Бухгалтерия предприятия, так и во внешней. Однако если установлен вариант “во внешней программе” то интерфейс блока “Зарплата и кадры” будет отличаться и будет возможен только сводная проводка или с детализацией по сотрудникам.
Если в организации общее количество сотрудников не превышает 60, то данная конфигурация позволит пользователю начислять и выплачивать заработную плату. Одна стоит заметить что в 1С: Бухгалтерии не сильно расширенный функционал, если необходим дополнительный функционал рекомендуется воспользоваться иной конфигурацией “1С Зарплата и управление персоналом”.
Рассмотрим основные моменты в работе с данной конфигурацией и как настройки нужно проделать пользователю.
Настройки учета зарплаты
Воспользовавшись пунктом меню “Администрирование “ и выбрав “Параметры учета”, пользователю необходимо пройти по гиперссылке “Настройка зарплаты”.
Также данный блок доступен из пункта меню “Зарплата и кадры” - “Настройка зарплаты”.
Перейдя в раздел можно установить нужный вариант ведения учета.
Гиперссылка “Порядок учета зарплаты” позволяет пользователю указать нужные настройки.
Вкладка “Зарплата” - в ней указываются основные настройки.
Настройка “Способ отражения в бух .учете” - выбор значения, который будет действовать для всех начислений и сотрудников автоматически.
Выплата зарплаты и авансов указываются даты до которых необходимо начислить зарплату.
Если в организации будет вести учет по депонентов, тогда необходимо выбрать “Списание депонированных сумм”. Данный вид списания в программе не предусмотрен изначально, поэтому пользователю нужно будет его создать самостоятельно в справочнике “Способ учета зарплаты”.
Настройка “Пилотный проект ФСС” - используется при начислении и учету пособий по обязательному социальному страхованию, также данная настройка используется при выплате больничных.
Вкладка “Резервы отпусков” - если на предприятии используются резервы, то необходимо активировать данную вкладу , после чего сделать необходимые настройки.
Вкладка “Территориальные условия” - данная настройка будет актуальна, если на предприятии осуществляются надбавки по выбранным районам.
Выплата аванса
В программе возможно два способа выплаты аванса, через кассу или банк. (Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Порядок учета зарплаты)
Выплата через кассу осуществляется документом “Ведомость в кассу”. Создаем документ и заполнить следующие реквизиты.
В шапке документа можно выбрать вид выплаты, в данном случае выбираем “Аванс”
Нажав на кнопку “Заполнить” программа автоматически подберет сотрудников и проставить суммы авансов.
Проводим документ. На его основании можно сформировать следующие документы:
- Выдача наличных
- выдача наличных (на каждого сотрудника)
- Депонирование зарплаты
Создаем на основании “Выдача наличных”
Программа автоматически заполняет все необходимые поля. проведя документ он формирует следующие проводки.
Если выплата производится через банк, тогда пользователю необходимо создать документ “Ведомость в банк”. В данном документе, программа предлагает два способа “На счет сотруднику” или “ По зарплатному проекту”.
Создаем документ “На счет сотруднику”.
Документ оформляется также как и “Ведомость в кассу”.
Сформируем документ “Платежное поручение”, который доступен также с документа “Ведомость в банк”.
Если у сотрудника в его карточке не заполнен банковский счет, программа его не будет отображать в документе.
Если нажать на кнопку “Оплатить ведомость” программа автоматически создаст документ “Списание с расчетного счета” по каждому сотруднику.
Начисление зарплаты
Документ “Начисление зарплаты“ («Зарплата и кадры» — раздел «Зарплата» — «Все начисления»).
В данном документе необходимо указать организацию, выбрать месяц за который начисляется зарплата сотрудникам.
После нажав на кнопку “Заполнить “ программа автоматически добавить сотрудников и рассчитает им все суммы.
.Из документа пользователь может просмотреть все начисления по сотруднику нажав на сумму, которые находится в колонках “Начислено”, “НДФЛ” и “Взносы”.
Также из данного документа, предварительно проведя его, пользователь может сформировать отчеты и произвести выплату.
Выплата заработной платы в программе может осуществляться через банк и через кассу. Для этого в программе реализовано несколько вариантов ведомостей на выплату для выбора:
- ведомость в кассу;
- ведомость в банк;
- ведомость на счета;
- ведомость через раздатчика.
Выплата через банк может осуществляться одним из следующих способов:
- без зарплатного проекта;
- в рамках зарплатного проекта:
- без использования электронного обмена с банком;
- с использованием электронного обмена с банком.
Также в программе есть возможность указать, каким именно способом сотрудникам выплачивается зарплата.
В КА 2.4 реализовано возможность указать способ выплаты как в целом для организации, для подразделения так и для каждого сотрудника отдельно.
Способ выплаты для всей организации указывается в разделе НСИ и администрирование – НСИ – Организации - закладка Зарплата и кадры - Бухучет и выплата зарплаты - ссылка Изменить - закладка Выплата зарплаты.
Рисунок 1 - Указание способа выплаты в целом для организации
Для того, чтобы указать способ выплаты для отдельного подразделения организации нужно зайти в раздел Кадры - Штатное расписание - Подразделения организации - Бухучет и выплата зарплаты.
Рисунок 2 - Указание способа выплаты для конкретного подразделения
Для указания способа выплаты по конкретному сотруднику в программе необходимо зайти в раздел Кадры - Сотрудники - ссылка Выплаты, учет затрат.
Рисунок 3 – Карточка сотрудника
Если сотруднику выплачивается зарплата на личную карту без зарплатного проекта, то сотрудник должен самостоятельно открыть счет в банке и сообщить в свою организацию полные реквизиты своего счета. Зарплата перечисляется по каждому сотруднику отдельными платежными поручениями на указанные им реквизиты. В таком случае выплата зарплаты оформляется документом Ведомость на счета.
Рассмотрим пример
Выплата заработной платы в организации в целом осуществляется через кассу. Необходимо настроить отдельно выплату по сотруднику Иванов на личную карту сотруднику без зарплатного проекта. Необходимо подготовить документ на выплату зарплаты.
Для указания способа выплаты по сотруднику Иванов в программе зайдем в раздел Кадры - Сотрудники и выберем сотрудника Иванов. В его карточке откроем ссылку Выплаты, учет затрат.
Рисунок 4 – Ссылка «Выплаты, учет затрат» в карточке сотрудника
При этом необходимо установить переключатель в положение Перечислением на счет в банке и указать номер банковского счета сотрудника. Банковский счет можно указать из этой же каточки нажав на кнопку Создать или зайдя в ,b>НСИ и администрирование – НСИ - Банковские счета. После создания банковского счета необходимо указать все реквизиты и сохранить изменения.
Рисунок 5 – Создание банковского счета сотрудника
Выплата заработной платы в нашем примере перечислением на банковский счет без использования зарплатного проекта производится с помощью документа Ведомость на счета. Заходим в раздел Зарплата –Выплаты - Ведомости на счета.
Создаем новую ведомость на счета, указываем месяц выплаты (декабрь 2020), организацию и дату. Также указываем вид выплат, в нашем примере Зарплата за месяц и вид дохода 1 - Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания. Далее укажем банк (ПУ БАНКА РОССИИ ПРОЛЕТАРСКОЕ). Нажимаем Заполнить и табличная часть заполняется суммой, которую необходимо выплатить сотруднику Иванов, суммой НДФЛ и в колонке Банковский счет указывается счёт, на который будет перечислена зарплата данному сотруднику.
В конфигурации “1С:Бухгалтерия 8” редакция 3.0 реализованы два варианта выплаты работникам зарплаты через банк:
- на счета сотрудников без зарплатного проекта;
- с использованием зарплатного проекта.
1. Заполнение сведений для выплаты зарплаты на счета сотрудников
При выплатах работникам на отдельные счета каждый из сотрудников должен самостоятельно открыть счет в банке. Согласно полученных реквизитов организация перечисляет денежные средства сотрудникам отдельными платежными поручениями. Выбрать этот вид выплаты можно в справочнике “Сотрудники”:
Заполнить реквизиты счета можно по гиперссылке “Заполнить банковский счет”. Альтернативный путь заполнения банковских реквизитов ― в справочнике “Физические лица” на закладке “Банковские счета”:
Если указано несколько банковских счетов, то следует отметить один из них (кнопка “Использовать как основной”) для перечисления выплат по реквизитам этого счета.
Рассмотрим далее, как отразить в программе выплату персоналу на банковские счета.
2. Документ “Ведомость в банк”
Выплату аванса или заработной платы через банк оформляем с помощью документа “Ведомость в банк”, который находится в разделе Зарплата и кадры ― Зарплата:
Создавая новый документ, выберите способ выплаты “На счета сотрудников”:
В шапке документа “Ведомость в банк” выберем вид выплаты “Аванс” или “Зарплата”. Укажем месяц начисления. Заполним поле “Подразделение”, если речь идет о перечислении денежных средств сотрудникам отдельного подразделения. В противном случае оставим поле незаполненным.
Затем заполним табличную часть документа автоматически, воспользовавшись кнопкой “Заполнить”:
Заполненный документ проведем.
3. Документ “Платежное поручение”
Факт перечисления выплат на счета сотрудников оформляем в программе документом “Платежное поручение”. Сформировать платежные поручения одновременно всем работникам можно с помощью обработки “Платежные поручения на каждого работника”. Путь к обработке показан на рисунке ниже: раздел Зарплата и кадры ― Зарплата:
Но целесообразно перейти в обработку через ранее созданный документ “Ведомость в банк”, воспользовавшись кнопкой “Создать на основании” ― Платежные поручения (на каждого работника):
После того, как обработка будет открыта, проверяем или заполняем реквизиты в шапке документы.
Далее в табличной части документа создадим платежные поручения (кнопка “Создать документы”):
Возьмите на заметку, что автоматическое заполнение реквизитов счета сотрудника возможно в том случае, если счет сотрудника указан и отмечен как основной. Иначе выбор счета следует сделать вручную.
Созданные платежные поручения находятся в разделе Банк и касса ― Банк ― Платежные поручения:
4. Документ “Списание с банковского счета”
Подтверждение зачисления зарплаты на счета сотрудников оформляем документами “Списание с банковского счета”. Доступ к документу через раздел Банк и касса ― Банковские выписки ― Списание:
Вид операции в документе ― Перечисление заработной платы работнику
Удобно формировать документы “Списание с банковского счета” непосредственно из ведомости, нажав на кнопку “Оплатить ведомость” в поле “Выплата”. Кнопка расположена в левом нижнем углу табличной части “Ведомости в банк”:
После нажатия на нее будут сформированы документы “Списание с банковского счета”, перечень которых доступен по гиперссылке “Списание с банковского счета”:
В оплаченную ведомость можно вносить изменения. Они также будут учтены в документе “Списание с банковского счета”.
Созданные документы можно посмотреть в разделе Банк и касса ― Банк ― Банковские выписки. Пример одного из них на скриншоте ниже:
По каждому из документов “Списание денежных средств” с видом операции “Перечисление заработной платы работнику”, будет сформирована проводка следующего вида:
Материалы нашей статьи ориентированы на начинающих пользователей конфигурации “1С:Бухгалтерия 8” ред.3.0. Надеемся, что доступная подача информации поможет в работе с программой и позволит избежать ошибок.
Читайте также: