Может ли министр подписать документ оформленный на должностном бланке заместителя министра

Опубликовано: 25.12.2024

1.Служебное поле документа предназначено для нанесения специальных изображений – Верно.

2. Постоянный реквизит – реквизит, нанесенный при изготовлении бланка – Верно.

3. Переменный реквизит наносится при составлении документа – Верно.

4. Левое поле может быть увеличено – Верно.

5. Страницы документа можно нумеровать на нижнем поле листа – Не верно.

6. Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках – Верно.

7. На бланках оформляется только первая страница документов – Верно.

8. Реквизиты бланка организации субъекта РФ можно оформить только на

национальном языке – Не верно.

9. На бланке можно поместить сокращенное название организации, даже если оно не закреплено в Уставе этой организации – Не верно.

10. Документ не может содержать более четырех адресатов – Верно.

11. Документ может быть утвержден должностным лицом – Верно.

12. В конце заголовка к тексту документа точка не ставится – Верно.

13. К документам, оформленным на формате А5, заголовок к тексту не составляется – Верно.

14. Текст документа на формате А4 оформляется через полтора интервала – Верно.

15. Текст документа может быть представлен в форме таблицы – Верно.

16. Количество листов в приложении к тексту не указывается – Не верно.

17. В расшифровке подписи инициалы всегда стоят до фамилии – Верно.

18. Документы финансового характера могут иметь две подписи – Верно.

19.Отметка об исполнении документа проставляется в левом нижнем углу первого листа документа – Верно.

20.Отметка о поступлении проставляется только на присылаемых (входящих) документах – Верно.

К каждому заданию дано 4 варианта ответа, из которых только один верный. Выберите правильный ответ.

Листы нумеруются

а) посередине нижнего поля листа;

б) посередине верхнего поля листа;

в) в правом верхнем углу;

г) в левом верхнем углу.

Нумерацию страниц оформляют

Каким интервалом отделяют друг от друга реквизиты при оформлении документа на формате А4

Какой реквизит не входит в состав бланка письма

а) справочные данные об организации;

б) место издания;

в) ссылка на номер и дату входящего документа;

Должностной бланк является разновидностью

а) общего бланка;

б) бланка письма;

в) бланка конкретного вида документа;

г) все ответы верны.

Может ли министр подписать документ, оформленный на должностном бланке заместителя министра

г) нет правильного ответа.

Реквизит «справочные данные об организации» оформляют

а) только на бланках письма;

б) на всех бланках;

в) только на бланке конкретного вида документа;

г) только на общем бланке.

8. На бланке субъектов РФ реквизиты оформляются:

а) только на русском языке;

б) только на национальном языке;

в) на двух языках: русском и национальном;

9. Дата документа оформляется:

г) 23 декабря 2010.

При адресовании должностному лицу инициалы ставят

б) после фамилии;

в) по усмотрению секретаря;

г) все ответы верны.

11. Место издания документа оформляется:

г) город Кострома.

Служебное письмо может содержать не более

а) четырех адресатов;

б) двух адресатов;

в) трех адресатов;

г) пяти адресатов.

Заголовок к тексту составляется к документам, оформленным

а) на формате А4;

б) на формате А5;

в) на формате А3;

в) на любом формате.

Текст документа на формате А4 оформляют

а) через один интервал;

б) через полтора интервала;

в) через два интервала;

г) все ответы верны.

Резолюцию оформляет

г) сотрудник отдела кадров.

В реквизите «подпись» инициалы ставят

б) после фамилии;

в) не имеет значения;

г) все ответы верны.

Отметка о поступлении оформляется

а) на поступающих документах;

б) на отправляемых документах;

в) на всех документах;

г) все ответы верны.

Результат рассмотрения документа руководителем оформляется

а) грифом утверждения;

в) грифом согласования;

г) нет правильного ответа.

19. ГОСТ Р. 6.30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает следующее количество реквизитов документов:

Диаметр изображения герба РФ или субъекта РФ на бланке предприятия не должен превышать

Текст служебного документа может быть написан

а) деловым стилем;

б) научным стилем;

в) художественно-публицистическим стилем;

г) все ответы верны.

22. Реквизит «Подпись» на документах, подписываемых двумя должностными лицами одного уровня, оформляется:

В процедуре подготовки документа подписание имеет особое значение. На практике при подписании документов нередко возникают ситуации, касающиеся права подписи, делегирования этого права другим должностным лицам и др.

В большинстве случаев подпись на документе придает ему юридическую силу (исключение составляют документы, получающие юридическую силу после их утверждения, - правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, некоторые акты и др.). Порядок оформления подписи на документах установлен ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [1]. Стандарт содержит положения, затрагивающие вопросы внешнего оформления подписи.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

На чем издан документ

При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или нет.

Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи), например:

Руководитель Личная подпись В. В. Уйба

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

агентства Личная подпись В. В. Уйба

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают:

Руководитель Личная подпись В. В. Уйба

При этом необходимо иметь в виду, что на должностном бланке право подписывать документ имеет только должностное лицо, указанное в реквизитах бланка, или лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица (отпуск, болезнь, командировка).

При подписании документа на должностном бланке лицом, исполняющим обязанности, подпись оформляют следующим образом:

И. о. руководителя Личная подпись В. В. Уйба

Аналогичным образом оформляется подпись и в случае, если лицо, исполняющее обязанности руководителя, подписывает документ на бланке организации.

"И. о." - это с точки зрения русского языка графическое сокращение, т. е. сокращение, применяемое только в письменной речи, словосочетание при чтении произносится полностью. При оформлении подписи необязательно использовать графическое сокращение "И. о.", допустимо указывать должность полностью [2]:

руководителя Личная подпись В. В. Уйба

Основание для права подписи

Назначение должностного лица исполняющим обязанности оформляется приказом руководителя (приложение N 1). В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя.

Право подписывать документы, как правило, имеют руководитель организации и иные уполномоченные им лица. Право руководителя издавать организационно-распорядительные документы закрепляются в учредительных документах (уставе, положении). Это право, а также право вести переписку могут быть делегированы руководителем другим должностным лицам. Оформляется это приказом о распределении обязанностей (о делегировании полномочий) (приложение N 2) или доверенностью на выполнение определенных действий от имени организации.

Если право подписывать документы предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности, например:

Заместитель руководителя Личная подпись Е. Ю. Хавкина

мобилизационного отдела Личная подпись А. Д. Головин

Право совершать сделки и, соответственно, подписывать договоры может быть предоставлено должностному лицу на основании доверенности, выданной руководителем организации. Порядок оформления доверенностей установлен ГК РФ (ст. ст. 182 - 189).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати данной организации.

Если руководителям структурных подразделений предоставляется право подписывать документы, для издания документов могут использоваться как бланки структурных подразделений, так и бланки документов организации. Решение о видах бланков, используемых в организации, принимает руководитель организации.

Документ может подписываться несколькими должностными лицами, например руководителем организации и главным бухгалтером. В такой ситуации подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Руководитель Личная подпись В. В. Уйба

Главный бухгалтер Личная подпись В. Ю. Зюлькова

Таким же образом, но с указанием наименования организации подписываются документы, издаваемые совместно руководителями двух организаций (совместное постановление, совместный приказ), а также договоры (гражданско-правовые и трудовые), дополнения к гражданско-правовым договорам, соглашения об изменении (дополнении) трудового договора, протоколы в системе договорной документации (протокол разногласий, протокол согласования разногласий и др.). При оформлении совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

При оформлении договоров следует иметь в виду, что подписывает договор всегда то лицо, которое указано в преамбуле договора. Там же указывается и основание, на котором лицу принадлежит право подписи, - устав организации, доверенность.

Подписи группы лиц

Протоколы заседаний, как правило, подписываются двумя лицами - председателем заседания или председательствующим на заседании и секретарем, если нормативными правовыми актами не предусмотрен иной порядок подписания протокола. "Иной порядок" может предусматривать подписание протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа или одним лицом - председателем (председательствующим). Например, в соответствии с Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ред. от 28.12.2010) протоколы заседаний советов директоров (наблюдательного совета) подписываются одним лицом - председательствующим на заседании (п. 4 ст. 68), который несет ответственность за правильность составления протокола, а протоколы заседаний счетной комиссии общества - всеми членами комиссии. Всеми членами комиссии подписываются и протоколы заседаний аттестационных, конкурсных и других комиссий. В случае подписания протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа подписи оформляются следующим образом [2]:

Председатель Личная подпись А. Д. Головин

Секретарь Личная подпись О. В. Килина

Члены Личная подпись А. В. Замуриев

Личная подпись П. Н. Рейзман

Акт подписывается аналогичным образом, если он отражает деятельность комиссии. Если акт составляется не комиссией, а группой лиц, проставляются подписи и фамилии лиц, составивших акт; например, в акте приема-передачи документов и дел:

Документы передал: Документы принял:

___________ И. О. Фамилия ___________ И. О. Фамилия

Подпись составителя документа

Многие документы в организациях (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления и др.) подписывают их непосредственные составители. Если в заголовочной части документа указывается, от кого исходит документ (должность, подразделение, фамилия сотрудника), подпись включает только роспись сотрудника. Например, в заявлениях:

в заголовочной части:

Руководителю ФМБА России

от консультанта отдела кадров

- в подписи - только личная подпись сотрудника.

Если в заголовочной части документа указывается только адресат, в подписи указывается должность с указанием подразделения; например, в докладных (служебных) записках:

мобилизационного отдела Личная подпись А. Д. Головин

Удостоверение подлинности подписи

Подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, заверяют оттиском печати. Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор отдела кадров Личная подпись И. В. Соловьян

Подпись заместителя, исполняющего обязанности

Определенные проблемы возникают при оформлении подписи на документе в случае, если документ подписывает не руководитель, должность и фамилия которого указаны в документе, а иное лицо, имеющее право подписывать документ. ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит положений, устанавливающих порядок подписания документов в подобных случаях. Нормативным документом, регулирующим данные ситуации в настоящее время, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И. о. заместителя министра Подпись И. О. Фамилия

заместителя министра Подпись И. О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Организации, не являющиеся федеральными органами исполнительной власти, также могут использовать данный порядок оформления подписи. Многие организации для подобных случаев применяют штампы с указанием инициалов и фамилии должностного лица, чтобы не писать фамилию от руки.

Наряду с проставлением личной подписи в определенных случаях в документах может использоваться факсимиле подписи. При этом следует иметь в виду, что ГК РФ установлено следующее: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон".

В определенных сферах деятельности применение факсимильного воспроизведения подписи не допускается, например при оформлении первичных учетных документов. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28.09.2010) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Таким образом, в первичных учетных документах использование факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, не допускается.

В остальных случаях, если не имеется каких-либо ограничений в законодательстве или иных нормативных актах, организации самостоятельно определяют порядок использования факсимиле при подписании документов.

Электронная цифровая подпись

Законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, в частности Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007), определен порядок применения электронной цифровой подписи для удостоверения электронных документов. Закон создает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

К таким условиям можно отнести:

- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Владельцем электронной цифровой подписи может быть физическое лицо, которому удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и который владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью аппаратных и (или) программных средств создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах, т. е. подписывать электронные документы.

Сертификат ключа электронной цифровой подписи выдается по заявлению физического лица удостоверяющим центром - организацией, имеющей соответствующую лицензию.

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 27.07.2010) предусмотрено: "Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе" (п. 3 ст. 11).

Следовательно, данный Федеральный закон предусматривает возможность использования "иных аналогов собственноручной подписи" (кроме электронной цифровой подписи). В данном случае речь идет о кодах должностных лиц, которые могут применяться в корпоративных информационных системах [2].

Электронная цифровая подпись оформляется на документе как нижний колонтитул, от границы левого поля. Как правило, электронная цифровая подпись включает фамилию лица, подписавшего документ, номер сертификата ключа электронной цифровой подписи, дату подписания документа. В электронной цифровой подписи могут указываться и другие сведения, состав которых определяется программно-техническими средствами.

Федеральное медико-биологическое агентство

О назначении исполняющего обязанности руководителя

В связи с моим убытием в командировку

1. Назначить заместителя руководителя М. Ф. Киселева исполняющим обязанности руководителя с 25 апреля 2010 г. в порядке совмещения.

2. Установить заместителю руководителя М. Ф. Киселеву надбавку за совмещение в размере 3000 руб. в месяц.

Руководитель В. В. Уйба

Федеральное медико-биологическое агентство

О распределении обязанностей между руководителями

В связи с кадровыми изменениями, произошедшими в руководстве агентства,

1. Установить следующее распределение обязанностей между руководителями агентства.

За собой оставляю: общее руководство; совершенствование управления и координацию работы подразделений агентства; взаимодействие с органами власти и управления, органами судебной власти; организацию работы агентства; координацию деятельности подразделений агентства; распределение финансовых средств; вопросы управления персоналом.

Заместитель руководителя по основной деятельности - руководство отделами планирования и организации труда, финансового обеспечения, бухгалтерии.

Заместитель руководителя по административно-хозяйственной деятельности - руководство отделом материально-технического и хозяйственного обеспечения, организация работы транспорта, эксплуатация здания.

2. Заместители руководителя наделяются правом вести переписку на бланке агентства по вопросам их компетенции.

3. На период временного отсутствия заместителей руководителя вопросы исполнения их обязанностей в каждом конкретном случае решаются руководителем.

Руководитель В. В. Уйба

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". М.: ИПК "Издательство стандартов", 2003.

1. В состав организационно-правовых документов не входит…

а) устав организации

б) штатное расписание

2. Какие распорядительные документы может издавать Президент Российской

3. Должностная инструкция сотрудника…

а) подлежит утверждению

б) не утверждается

в) утверждается по усмотрению руководителя

4. Какой нормативный документ определяет обязанности сотрудника?

а) Штатное расписание

б) Устав предприятия

в) Должностная инструкция

5. Типовые документы носят … характер

6. В каком падеже формулируется заголовок к тексту должностной инструкции?

а) в именительном

б) в родительном

7. Какой документ не является разновидностью копии?

8. Документ, выдаваемый взамен утерянного и имеющий силу подлинника,

9. Документ, окончательно оформленный и подписанный, называется…

10. Изменения и дополнения в должностную инструкцию вносятся…

а) докладной запиской

б) приказом руководителя

в) справкой согласования

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. ОКУД – Общероссийский классификатор ____________________________.

2. Устав организации – правовой акт, определяющий__________________.

3. Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его

________________, _________________, _________________ и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

4. Правила внутреннего трудового распорядка – это правовой акт, регламентирующий _________________.

5. Документы классифицируют:

по видам: организационно-распорядительные,

____________________________________, по личному составу;

по форме: индивидуальные, __________________, табличные, текстовые, анкетные, трафаретные;

по происхождению: официальные и ___________________________;

по месту происхождения: _____________ и внутренние;

по срокам хранения: постоянного срока хранения, временного

(____________________), временного (___________________);

по гласности: секретные и __________________;

по средствам фиксации: рукописные, ________________________, графические, _________________, фотокинодокументы;

по стадиям создания: оригиналы, черновики, ___________________,

_________________, _____________________, дубликаты;

по срочности: ________________ и несрочные;

по наименованию: ________________________.

Тема 1.2.Основные понятия документационного обеспечения управления

Теоретические вопросы

1. Что представляет собой бланк документа?

2. Какие виды расположения реквизитов Вы знаете?

3. Какие реквизиты входят в состав общего бланка?

4. Какие реквизиты входят в состав бланка для писем?

5. Как формулируется заголовок к тексту документа?

6. Какие элементы включаются в состав реквизита «адресат»?

7. Сколько адресов максимально можно поместить на одном документе?

8. Какие элементы входят в состав грифа согласования?

9. Какие элементы входят в состав грифа утверждения?

10. Какие элементы в реквизите «подпись» должна затрагивать печать?




УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1.Служебное поле документа предназначено для нанесения специальных

2. Постоянный реквизит – реквизит, нанесенный при изготовлении бланка

3. Переменный реквизит наносится при составлении документа

4. Левое поле может быть увеличено

5. Страницы документа можно нумеровать на нижнем поле листа

6. Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках

7. На бланках оформляется только первая страница документов

8.Реквизиты бланка организации субъекта РФ можно оформить только на

9.На бланке можно поместить сокращенное название организации, даже если оно не

закреплено в Уставе этой организации

10. Документ не может содержать более четырех адресатов

11. Документ может быть утвержден должностным лицом

12. В конце заголовка к тексту документа точка не ставится

13. К документам, оформленным на формате А5, заголовок к тексту не составляется

14. Текст документа на формате А4 оформляется через полтора интервала

15. Текст документа может быть представлен в форме таблицы

16. Количество листов в приложении к тексту не указывается

17. В расшифровке подписи инициалы всегда стоят до фамилии

18. Документы финансового характера могут иметь две подписи

19.Отметка об исполнении документа проставляется в левом нижнем углу первого

20.Отметка о поступлении проставляется только на присылаемых (входящих)

Выберите правильный ответ.

1.Листы нумеруются…

а)посередине нижнего поля листа

б)посередине верхнего поля листа

в)в правом верхнем углу

2.Нумерация страниц оформляют так…

а)25

б)-25-

в)стр.25

3.Сколько существует положений табулятора

а)6

б)8

в)4

4.От нулевого положения табулятора оформляют…

а)наименование вида документа

б)адресат

в)гриф утверждения

5.Каким интервалом отделяют друг от друга реквизиты при оформлении документа на

а)одинарным

б)двойным

в)тройным

6.Какой реквизит не входит в состав бланка письма?

а)справочные данные об организации

б)место издания

в)ссылка на номер и дату входящего документа

7.Должностной бланк является разновидностью

а)общего бланка

б)бланка письма

в)бланк конкретного вида документа

8.Может ли министр подписать документ, оформленный на должностном бланке

а)может

б)не может

в)по желанию

9.Реквизит «справочные данные об организации» оформляют

а)только на бланках письма

б)на всех бланках

в)только на бланке конкретного вида документа

10.На бланке субъектов РФ реквизиты оформляются:

а)только на русском языке

б)только на национальном языке

в)на двух языках: русском и национальном

11.Дата документа оформляется:

а)23.12.2010

б)23.XII.2009

в)23.12.10

12.При адресовании должностному лицу инициалы ставят…

а)до фамилии

б)после фамилии

в)по усмотрению секретаря

13.Место издания документа оформляется так

а)г.Кострома

б)Кострома

в)гор. Кострома

14.Служебное письмо может содержать не более

а)четырех адресатов

б)двух адресатов

в)трех адресатов

15.Заголовок к тексту составляется к документам, оформленным…

а)на формате А4

б)на формате А5

в)на любом формате

16.Текст документа на формате А4 оформляют..

а)через один интервал

б)через полтора интервала

в)через два интервала

17.Резолюцию оформляет…

а)руководитель

б)секретарь

в)исполнитель

18.В реквизите «подпись» инициалы ставят…

а)до фамилии

б)после фамилии

в)не имеет значения

19.Отметка о поступлении оформляется…

а)на поступающих документах

б)на отправляемых документах

в)на всех документах

20.Результат рассмотрения документа руководителем оформляется…

В опрос оформления подписи на документе очень важен. Ведь в случае нарушений документ будет считаться неподписанным уполномоченным лицом, т.е. не имеющим юридической силы.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности (Краткий словарь видов и разновидностей документов, Главное архивное управление при Совете министров СССР, ВНИИДАД, Центральный государственный архив древних актов. – М., 1974).

Приказ – акт руководителя органа государственного управления, государственного учреждения, коммерческой организации, содержащий обязательные для работников установки (Современный экономический словарь).

Приказ – это организационно-распорядительный документ, относящийся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД)) (класс 0200000).

Как оформить право подписи?

Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу. На предприятии приказ, как правило, подписывает руководитель. Поясним, на чем основываются его полномочия.

Исполнительный орган юридического лица воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью организации. При этом он может быть как единоличным – генеральный директор (или директор) организации, так и коллегиальным – правление (или дирекция). Именно в уставе организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор и правление (если оно предусмотрено). В уставе указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому, чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с уставом предприятия.

См. образец оформления выписки из устава в Примере 1. Для рассматриваемой ситуации ключевой является фраза «7.4. Генеральный директор Общества: . издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества». Такая формулировка означает, что подписывать приказ в организации может только ее генеральный директор.



Но приказ может подписать и другое должностное лицо, при этом тоже возможно несколько вариантов. Систематизируем их, указав, кто может подписать приказ за генерального директора предприятия и какими документами фиксируются эти полномочия:

  1. В крупных организациях при большом документообороте генеральный директор может делегировать право подписи всех приказов (но чаще – приказов по определенным направлениям деятельности) своим заместителям или руководителям подразделений:
    1. Обычно только гендиректор имеет право подписи приказов на основании устава (см. Пример 1), тогда делегирование этого права иным лицам на постоянной основе оформляется распорядительным документом 1 (образец такого документа показан в Примере 2). Предоставление права подписи отдельному лицу может быть оформлено «индивидуальным» приказом (как в Примере 2), но возможно составление и другого приказа – отражающего полномочия целого круга руководителей с описанием решаемых ими вопросов и перечнем документов, которые они могут подписывать;
    2. Реже, но все же встречаются случаи, когда распределение права подписи приказов на нескольких должностных лиц фиксируется сразу в уставе организации.
    1. Встречаются уставы, в которых отражен данный механизм (см. возможную формулировку в Примере 3);
    2. Но чаще в уставах об этом ничего не говорится. Поэтому временное исполнение обязанностей отсутствующего гендиректора оформляют приказом. Его можно издать под конкретный случай (Пример 4) или делегировать полномочия гендиректора автоматически при каждом отсутствии гендиректора (Пример 5).

    Важно! Если делегируется подписание документа, который имеет «хождение» не только внутри организации, а должен представляться еще и третьим лицам, то дополнительно право подписи нужно будет подтвердить доверенностью. К подписанию приказов это обычно не относится. Чаще имеет отношение к письмам, договорам, налоговой отчетности и т.д. Более детально тему доверенностей мы рассмотрим в ближайших номерах журнала.

    Рассмотрим подробнее вариант № 2.1 – делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя уставом.

    На время отсутствия генерального директора по причине его отпуска, временной нетрудоспособности, командировки его обязанности исполняет заместитель генерального директора, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей.

    В этом случае сотрудник становится исполняющим обязанности генерального директора, действуя на основании устава, и, соответственно, обладает всеми полномочиями последнего, в том числе правом подписи документов в пределах его компетенции. Доказать полномочия исполняющего обязанности генерального директора перед третьими лицами (контрагентами, контролирующими органами) можно следующими документами:

    • нотариально заверенной копией устава или выпиской из него, где сказано, кто руководит юридическим лицом в отсутствие генерального директора;
    • приказом о назначении соответствующего лица на должность заместителя генерального директора;
    • документом, фиксирующим отсутствие гендиректора (больничный либо приказ о направлении в командировку, в отпуск).

    Если уставом будет закреплен такой порядок исполнения обязанностей генерального директора, то назначить исполняющим обязанности отсутствующего руководителя можно будет только то должностное лицо, которое указано в уставе. В нашем случае – это заместитель генерального директора.

    Теперь рассмотрим вариант № 2.2, когда делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя оформляется приказом (в Примерах 4 и 5 показаны образцы таких приказов).

    В подобном случае для подтверждения полномочий исполняющего обязанности нужно будет предъявить:

    • приказ об исполнении обязанностей генерального директора в связи с его командировкой, отпуском или временной нетрудо­способностью;
    • если в этом приказе указано Ф.И.О. исполняющего обязанности, а не только его постоянная должность, то приказ о назначении на эту должность конкретного человека предъявлять не потребуется;
    • документ, фиксирующий отсутствие гендиректора.



    Но есть еще один экзотический вариант, назовем его № 3. На практике возможна ситуация, когда прежний гендиректор уволился, а нового учредители еще не нашли. Если эта ситуация в уставе не предусмотрена, то собрание участников (акционеров) назначает временно исполняющего обязанности. Для этого необходимо оформить протокол заседания, в котором данная должность временно передается определенному лицу. Именно этот документ и будет подтверждать перед третьими лицами полномочия и право подписи временного руководителя.

    Как оформить реквизит «подпись»?

    Теперь разберемся, как оформить реквизит «подпись» для выявленных ситуаций подписания документов. Начнем с банальностей – процитируем общие правила оформления этого реквизита в организационно-распорядительных документах, к которым и относится приказ.

    3.21. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)…

    Подпись должностного лица

    В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия)…

    Как видим из приведенных выше извлечений из документов, при оформлении реквизита «подпись» указывается должность того лица, который подписывает документ (а не «за которого» он это делает). Причем следует учитывать, что приказы оформляются на бланках не должностного лица, но только на бланке организации. Поэтому должность указывается кратко (т.е. без повторения в ней наименования организации).

    Итак, если приказ подписывает генеральный директор, то реквизит «подпись» будет выглядеть так, как показано ниже, в Примере 6, а также в Примерах 2, 4 и 5 (напоминаем, что на приказы оттиск печати не ставится).


    Если же приказ подписан другим должностным лицом, которому это право изначально дал устав (по нашей классификации это ситуация № 1.2) или руководитель делегировал его приказом вне зависимости от своего отсутствия/присутствия (ситуация № 1.1), то в реквизите «подпись» следует писать должность этого лица:


    Если же право подписи документа есть только у руководителя и оно в числе других прав и обязанностей передается тому, кто будет исполнять его обязанности на период отсутствия, тогда уместно появление слов «и.о.» или «исполняющий обязанности». Даже если исполнять обязанности гендиректора Мухина будет его заместитель Артеменко, в ситуациях № 2.1, № 2.2 и № 3 его подпись нужно будет оформить так (личный росчерк и его расшифровка принадлежат Артеменко, а должность указывается с пометкой «и.о. гендиректора»):



    Мы разложили по полочкам возможные варианты грамотного поведения в различных ситуациях, основываясь на существующих правилах оформления. А теперь сделаем важную оговорку. Все вышеперечисленные цитаты с правилами оформления реквизита «подпись» носят рекомендательный характер, поэтому советуем читателям в Инструкции по делопроизводству вашей организации отразить порядок оформления реквизита «подпись», который может совпадать с рекомендациями, приведенными выше. В этом случае оформление реквизита «подпись» будет «узаконено» для вашей организации.

    Совсем по-другому обстоит дело в том случае, когда руководитель (допустим, Иванов) внезапно уехал в командировку, заболел или ушел в очередной отпуск, при этом делегирование права подписи документов в организации осталось неоформленным. Ну что, знакомая ситуация?

    И тут каждый ухищряется как может. Самыми распространенными вариантами подписания документов являются:

    Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

    • Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
    • Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
    • А если подписываться должны сразу несколько лиц?

    Необходимость подписи

    Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

    Требует ли нотариального удостоверения передовериезаместителем генерального директора руководителям филиалов права подписи первичных документов?

    У кого есть полномочия подписи?

    Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

    • учредительные документы организации;
    • должностная инструкция;
    • локальные нормативные акты;
    • приказ;
    • распоряжение;
    • доверенность.

    Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

    ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

    ИП один за всех

    Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

    Подпись по доверенности

    ВАЖНО! Образец доверенности на право подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке

    Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

    Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

    Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

    Кому подписать документ, если директор отсутствует?

    Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

    1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
    2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
    3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
    4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

    Подписывает И.О.

    Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

    ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

    Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

    На чем не может быть факсимиле?

    Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

    • связанных с банковскими расчетами;
    • различных ведомостях;
    • кадровых бумагах;
    • декларациях;
    • счетах-фактурах;
    • кассовых документах;
    • договорах, которые нужно регистрировать;
    • доверенностях.

    Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

    • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
    • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

    Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

    Как оформляется реквизит «подпись»

    Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

    Элементы подписи

    Подпись как реквизит состоит из трех частей.

    1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
    2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
    3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

    Расположение подписи

    Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

    Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

    К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

    ИОФ или ФИО?

    Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

    Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

    • при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
    • при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

    Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

    Печать на подписи

    Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

    Читайте также: