Можно ли платить командировочные по договору подряда

Опубликовано: 26.12.2024


Фото Бориса Мальцева, Клерк.Ру

Практика показывает, что нередко помимо оплаты самих работ подрядчики требуют от заказчика возмещать им расходы, понесенные при исполнении договора подряда. Как правило, речь идет о расходах на проезд и проживание работников подрядчика или исполнителя, которые работают на территории заказчика. Законом это не запрещено, но, для того чтобы исключить негативные последствия таких действий для обеих сторон, важно правильно составить договор и определить его цену. В противном случае как заказчик, так и подрядчик могут «пострадать» при налогообложении.

Основные положения

Поэтому если организация как принимающая сторона компенсирует проезд и проживание «чужим» работникам, в том числе иностранных организаций, то данная компенсация является правом этой организации, а не обязанностью.

Согласно ст. 247 НК РФ объектом обложения по налогу на прибыль организаций является полученная налогоплательщиком прибыль. При этом в целях применения главы 25 НК РФ прибылью признаются для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденными являются затраты, подтвержденные документами:

оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации; оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы; косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, при включении тех или иных затрат в состав расходов в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций решающее значение имеет их экономическая обоснованность, непосредственная взаимосвязь с деятельностью, направленной на получение прибыли, и их документальное подтверждение.

Расходы на командировки своих и «чужих» работников

на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; на наем жилого помещения, при этом подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); суточные или полевое довольствие; оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Отметим, что согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Согласно ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ.

Статьей 56 ТК РФ установлено, что трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Таким образом, в командировку могут направляться только работники организации, которые состоят с ней в трудовых отношениях. Это подтверждается также и нормой п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749.

Следовательно, организация не вправе учесть затраты на выплату компенсации расходов по проезду и проживанию «чужих» работников в составе расходов при исчислении налога на прибыль организаций в качестве командировочных расходов. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 16.10.07 г. № 03-03-06/1/723, в котором разъяснено, что в соответствии с положениями ст. 166–168 ТК РФ и ст. 255 НК РФ российская организация вправе возмещать затраты по командировкам только в отношении штатных работников, с которыми организация заключила трудовые договоры.

Данный вывод поддерживает и УФНС России по городу Москве в письме от 29.12.08 г. № 19–12/121858, где указано также и на то, что если сотрудники головной иностранной организации не являются работниками российской организации, и расходы на их командировки в Российскую Федерацию непосредственно не связаны с деятельностью российской организации, направленной на получение доходов, то такие расходы не учитываются ею при формировании налогооблагаемой прибыли.

На то, что такие затраты не могут быть учтены, как командировочные расходы, указывают также суды, в частности, в постановлениях ФАС Уральского округа от 19.01.09 г. № Ф09-10311/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 1.10.07 г. № А05-5368/2006–26 и др. В первом из них отмечено, что затраты налогоплательщика, связанные с проездом и проживанием аудиторов — сотрудников контрагента соответствуют критериям, установленным в п.п. 17, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Во втором разъяснено, что если между организациями заключен договор по оказанию консультационных услуг на территории заказчика, при этом договором предусмотрено, что заказчик обязан компенсировать контрагенту расходы на командировку (проезд, проживание, суточные), и данные расходы фактически произведены, документально подтверждены и экономически обоснованы, то они учитываются заказчиком при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании п.п. 15 и 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Изложенное позволяет сделать вывод о том, что расходы по проезду и проживанию лиц, не являющихся работниками организации, рассматриваются как обоснованные, если такие расходы предусмотрены договором и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. При этом необходимо учитывать и иные критерии, установленные в п. 1 ст. 252 НК РФ, — экономическую обоснованность и документальное подтверждение. Кроме того, указанные расходы следует рассматривать не в качестве расходов на командировки, а как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (п.п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), относящиеся к прочим расходам.

Договор подряда

фиксированной, в которой учтены все расходы подрядчика, включая запланированные расходы на командирование работников; плавающей, которая состоит из двух частей: вознаграждения по оплате стоимости работ и компенсационной суммы расходов, определяемой по факту и подтверждаемой документально.

В первом варианте сумма, полученная подрядчиком от заказчика, представляет собой выручку от выполнения работ, при этом подрядчик-плательщик НДС обязан предъявить заказчику сумму НДС, выставив ему соответствующий счет-фактуру. У заказчика, оплатившего работы подрядчика, вся сумма по договору включается в состав затрат, а НДС принимается к вычету в полном объеме.

Недостаток данного варианта состоит в том, что запланированная сумма командировочных расходов, включенная в установленную цену договора, может оказаться значительно меньше фактической, и соответственно подрядчик получит меньший доход, чем ожидал.

Второй вариант более выгодный, так как позволяет подрядчику учесть свои расходы в размере фактических затрат. Поскольку компенсационные выплаты квалифицируются в качестве составляющей цены договора, то как подрядчик, так и заказчик не несут финансовых потерь в отношении ни прибыли, ни НДС.

У подрядчика обе полученные суммы являются доходом, с которого он платит НДС в общем порядке, а заказчик учитывает эти суммы в качестве расходов, при этом он получает вычет по НДС в полном объеме.

Если подрядчик — иностранная организация

С учетом того что российская организация оплачивает иностранной стоимость работ с учетом расходов, связанных с проездом и проживанием сотрудников иностранной организации, российской организации — налоговому агенту в налоговую базу по НДС следует включать все суммы денежных средств, перечисляемых иностранной организации.

Иначе говоря, российская организация как заказчик должна удержать НДС из суммы компенсации иностранной организации — подрядчика.

Если в договоре содержится условие о том, что заказчик компенсирует подрядчику расходы по командированию работников сверх цены договора, то это связано с повышенными рисками для обеих сторон, ведь согласно ст. 41 НК РФ данная сумма не может рассматриваться доходом подрядчика, следовательно, в составе выручки у него будет учтена лишь сумма вознаграждения по договору.

Кроме того, в главе 21 НК РФ нет ответа на вопрос о том, должен ли подрядчик начислять НДС с суммы полученной компенсации.

В то же время, по мнению контролирующих органов, денежные средства, полученные подрядчиком в качестве компенсации своих командировочных расходов, на основании п.п. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ облагаются НДС, при этом исчисляется налог исходя из его расчетной ставки (письма Минфина России от 15.08.12 г. № 03-07-11/300, от 22.04.15 г. № 03-07-11/22989).

В случае если подрядчик исчисляет НДС с суммы полученной компенсации, то он вправе воспользоваться вычетом по командировочным расходам.

Несмотря на то что в составе расходов заказчик может учесть всю сумму, заплаченную по договору, у него «теряется» НДС с перечисленной суммы компенсации, так как при получении этой суммы подрядчик оформляет счет-фактуру в одном экземпляре. Следовательно, основание для получения вычета у заказчика отсутствует.

Компенсационные выплаты физическому лицу

Минфин России в письме от 15.09.14 г. № 03-04-06/46030, № 03-04-06/46035 высказал мнение о том, что при оплате организацией за физических лиц, приглашенных для участия в различных мероприятиях, стоимости проезда к месту их проведения и проживания в этом месте, если такая оплата производится в интересах указанных лиц, последние получают доход в натуральной форме, облагаемый налогом. Организация в этом случае является налоговым агентом.

Однако позднее в письме от 19.11.15 г. № 03-04-06/67038 Минфин России изложил иную точку зрения, согласно которой независимо от того, была ли осуществлена оплата за физическое лицо в его интересах или нет, стоимость проезда к месту проведения мероприятий и проживания в этом месте является его доходом, полученным в натуральной форме, с которого организация должна удержать НДФЛ.

На основании изложенного можно сделать вывод о том, что наиболее выгодным и безопасным с точки зрения налогообложения является вариант, когда в договоре цена формируется из двух составляющих: самого вознаграждения и компенсационной выплаты, определяемой исходя из фактических расходов на основании соответствующих документов. Кроме того, в договоре должен быть предусмотрен порядок определения окончательной цены, в противном случае не исключены претензии со стороны налоговых органов.


Возможна ли командировка по договору ГПХ? Ответ на данный вопрос надо искать в положениях Трудового и Гражданского кодексов. В ст. 166 ТК РФ говорится, что служебные поездки можно оформлять в отношении наемных работников на основании внутреннего распоряжения руководителя. Командировка признается таковой только в случае, если ежедневное выполнение трудовых функций не предусматривает постоянное нахождение человека в пути. Целью служебных поездок становится выполнение поручений нанимателя не на основном месте работы, а в территориальном отдалении от него.

Оплачиваются ли командировки по договору ГПХ

Заключение с физическим лицом соглашения гражданско-правового характера предполагает, что человек будет выполнять оговоренное контрактом задание, получать за это материальное вознаграждение, но после завершения работы над проектом сотрудничество считается оконченным. Физические лица, оформленные по договору ГПХ, не являются штатными сотрудниками, взаимоотношения с ними не попадают в сферу влияния норм трудового законодательства.

Таким образом, командировка по договору гражданско-правового характера в привычном формате невозможна – заказчик не имеет права направлять такого исполнителя в служебные поездки, так как не выступает по отношению к нему работодателем. Но это не означает, что рабочие поездки физического лица в рамках соглашений ГПХ не реализуются или расходы по ним не подлежат возмещению. Предприятие может компенсировать гражданину издержки - затраты на транспорт, проживание, питание и связанные с поездкой сборы (п. 2 ст. 709 ГК РФ), но суточные при этом не начисляются и не платятся.

Как оформить служебные поездки в рамках договора ГПХ

«Командировка» в договоре ГПХ может быть выделена в отдельную статью затрат, то есть в соглашении указывается, что физическое лицо будет совершать поездки в рабочих целях и расходы по ним будут возмещены отдельно от расчетов по оплате работ/услуг. Для выплаты компенсации в таком случае заказчику потребуются документальные подтверждения обоснованности затрат – билеты, посадочные талоны, чеки из гостиниц и пр.

Другой вариант, когда служебные поездки в договоре ГПХ отдельно не оговариваются, а сумма вознаграждения фиксированная, при этом она рассчитана на оплату не только работы исполнителя, но и на погашение сопутствующих затрат (в т.ч. при поездке).

Еще один вариант организации командировки по договору ГПХ – билеты покупает работодатель без участия исполнителя работ/услуг. Работодатель также может сам оплатить, например, проживание в гостинице.

При вынесении затрат на рабочие поездки в отдельную группу издержек их сумму надо отражать в учете на расходных счетах в корреспонденции со счетом 76. При выплате компенсации расходов исполнителю счет 76 дебетуется с одновременным уменьшением остатка по денежным счетам (50 или 51).

Если затраты на поездку заложены в общую сумму по договору, они отдельно в учетных регистрах не показываются.

В последнем случае, когда работодатель самостоятельно производит оплату билетов на транспорт и счетов за проживание для физлица, работающего по ГПХ-договору, проводки формируются с участием счета 60.

Командировка по договору ГПХ – НДФЛ и страховые отчисления

В зависимости от выбранного способа расчета с физическим лицом, оказывающим услуги по соглашению ГПХ, транспортные затраты могут участвовать в формировании налоговой базы или исключаться из нее, составляя основу для применения профессионального вычета. Отдельная схема отражения в налоговом учете доходно-расходных операций по договорам ГПХ предусмотрена в отношении физических лиц со статусом ИП. Для таких исполнителей работ заказчик не является налоговым агентом, поэтому не несет ответственность за полноту и своевременность уплаты подоходного налога и страховых взносов.

Если физическое лицо не является частным предпринимателем, удержанием и перечислением в бюджет НДФЛ занимается заказчик (налоговый агент). Как правильно отражается в налоговом учете командировка по договору гражданско-правового характера в 2019 году:

Если транспортные расходы являются частью общей суммы вознаграждения по договору, НДФЛ и взносы начисляются со всей суммы выплаты в пользу физического лица. При этом исполнитель работ может обратиться к нанимателю с письменным заявлением на применение профессионального вычета в соответствии с п. 2 ст. 221 НК РФ в сумме фактически понесенных им обоснованных расходов. Транспортные издержки и затраты на проживание в рабочей поездке должны быть документально подтверждены. При выполнении всех условий, из базы налогообложения по НДФЛ стоимость билетов и проживания будет вычтена.

Когда транспортные расходы учитываются отдельно от общей суммы вознаграждения, такие выплаты в пользу физического лица приравниваются к его облагаемым доходам, но при наличии документальных подтверждений обоснованности расходов и заявления физлица также можно применить профессиональный налоговый вычет.

При оплате расходов напрямую работодателем применение профвычета по затратам на поездку невозможно - налог удерживается с суммы вознаграждения, уплаченной по договору, а также с оплаты проезда и проживания, считающейся доходом исполнителя в натуральной форме (письмо Минфина от 21.07.2017 № 03-03-06/1/46709).

Страховые отчисления осуществляются от суммы вознаграждения физическому лицу за выполненные им работы (оказанные услуги). Если человек получает компенсацию по подтвержденным затратам, обусловленным рабочей необходимостью, с этих сумм страховые взносы не начисляются (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Такое мнение озвучил и Минфин РФ в своем письме от 21.08.2017 № 03-15-06/53442.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Сертификат качества аудиторских услуг № 005 от 03.01.2017.


Блог ведет – Жугер Елена Викторовна. Директор аудиторской компании «БелАудитАльянс» • Автор бизнес–статей в деловых и профессиональных изданиях • Сертифицированный аудитор • Эксперт-консультант • Налоговый консультант • Председатель комитета по методологии и аудиту общественного объединения "Ассоциация аудиторских организаций"

В соответствии со ст. 91 ТК под командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения задания вне места его постоянной работы.

В соответствии со ст. 95 ТК за время командировки за работником сохраняются место работы (должность) и зарплата за рабочие дни недели по графику постоянного места работы, а также распространяются другие гарантии, предусмотренные ТК.

В соответствии с ст. 6 ТК на лиц, работающих в организации по договору подряда, трудовое законодательство не распространяется. Взаимоотношение между гражданами и организациями в данном случае регулируется нормами гражданского законодательства. Поэтому физических лиц, работающих по договору подряда, направлять в командировки не допускается, даже если данная поездка вызвана производственной необходимостью организации.

В распорядительных документах на командирование физические лица, работающие по договору подряда е указываются и командировочное удостоверение им не выдается.

Справочно: Договор подряда должен заключаться только в письменной форме, за несоблюдение письменной формы гражданско-правовых договоров на выполнение работ, оказание услуг, отсутствие в этих договорах условий, установленных законодательством в соответствии с ст. 9.25 КоАП к организации применяется административная ответственность в виде штрафа.

Что же делать в такой ситуации ? Заключая гражданско-правовой договор подряда, кроме существенных условий, предусмотренных в Указе N 314 в него необходимо включить условие о возможности поездки для выполнения определенных работ или оказания услуг. Оговорить этот момент еще целесообразно на стадии заключения договора. Поскольку отсутствие данного условия в дальнейшем может привести к правомерному отказу физлица от поездок.

Справочно:

В соответствии с Указом № 314 существенными условиями договора подряда являются:

В договоре подряда по оказанию услуг переводчика с физическим лицом Ивановым П.Т. указано место выполнения работ г. Минск, ул. Козлова 4 оф. Х. В данном случае отказ гражданина от поездки не только за пределы г.Минска, но и в г. Минске будет правомерен.

В соответствии со ст. 663 ГК стоимость в договоре подряда считается твердой, если в нем не сказано, что она приблизительная. Если предполагаются поездки гражданина, то возможно стоимость в договоре указать приблизительной, раскрыв при этом порядок возмещения по поездке (его можно установить либо в процентном отношении от суммы договора, либо в твердой сумме либо иным способом). Если же заказчик, например, решит возмещать расходы на проезд до места назначения и обратно и за проживание на основании подтверждающих документов, то именно это условие следует включить в договор. В случаях утери документов заказчик имеет право обоснованно не возмещать стоимость данных расходов.

Условие о возмещении расходов на проезд может согласно договора и не включаться в общую сумму вознаграждения, а компенсироваться сверх суммы вознаграждения. В данном случае это обязательно следует отразить в договоре.

Все выплаты физлицу по договору подряда будут являться объектом исчисления подоходного налога. Как налоговый агент организация должна не забыть удержать подоходный налог и с суммы выплачиваемого аванса.

Порядок начисления взносов в ФСЗН и Белгосстрах по выплатам по договору подряда будет зависить в отличии от подоходного налога от варианта возмещения расходов на поездки физлица, будут ли они возмещаться в сумме вознаграждения или же это будет отдельная компенсация расходов сверх суммы вознаграждения.

Так, если будут компенсироваться расходы по поездкам сверх предусмотренной суммы вознаграждения в соответствии с договором подряда и при этом они будут подтверждены документально, то взносы в ФСЗН и Белгосстрах будут начисляться только на выплачиваемую сумму вознаграждения, что для предприятий более предпочтительнее с целью экономии денежных средств на страховых взносах.

При этом в акте выполненных работ сумму нужно указывать в соответствии с договором, если отдельно выделено возмещение расходов по проезду, то в акте его также следует показывать отдельной строкой и суммой.

Указ Президента Республики Беларусь от 06.07.2005 N 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам» (Указ № 314)

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 N 1297 «Об утверждении Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (п. 2)

Закон Республики Беларусь от 29.02.1996 N 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь» (ст. 2)

Кодекс Республики Беларусь от 21.04.2003 N 194-З «Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях»

Что такое командировка

Командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения задания вне места его постоянной работы <*> . За время командировки за работником сохраняются <*> :

На заметку
На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный в принимающей организации <*> .

Кроме того, командируемому работнику наниматель обязан выдать аванс и возместить расходы <*> :

1) по проезду к месту командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

4) иные расходы при условии, что они были согласованы с нанимателем (например, за провоз багажа сверх нормы бесплатного провоза, проезд транспортными средствами по платным автомобильным дорогам, платные стоянки, услуги связи).

Можно ли считать поездки по ГПД командировками

На лиц, работающих в организации по ГПД, трудовое законодательство не распространяется <*> . Отношения между такими гражданами и организациями регулируются нормами гражданского права.

Соответственно, на лиц, заключивших ГПД (на выполнение работ, оказание услуг, создание объектов интеллектуальной собственности), не распространяются гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством. Нельзя направлять таких лиц в командировку, а также оформлять на них командировочные удостоверения, издавать приказы о командировании, возмещать расходы по командировке по нормам трудового права и выплачивать суточные.

Соответственно, в таких случаях заказчик не вправе требовать от физлица совершения поездок. Услуги должны оказываться именно в том месте, которое указано в договоре.

На заметку
Если место работы предоставляет заказчик, он обязан обеспечить соблюдение на нем правил охраны труда и требований техники безопасности <*> .

Если же заказчик желает, чтобы физлицо совершало поездки, условие о них нужно включить в ГПД. При этом можно предусмотреть поездки как в пределах Республики Беларусь, так и за ее пределами <*> .

На практике может сложиться ситуация, когда у заказчика возникла потребность в совершении исполнителем поездки, а в договоре такое условие не предусмотрено. В таком случае к договору можно заключить дополнительное соглашение.

Если в договоре не будет содержаться обязательство исполнителя совершать поездки, то заказчик не вправе будет требовать этого.

Что с оплатой поездок по ГПД

Одним из обязательных условий ГПД является сумма, которую заказчик обязан выплатить исполнителю. Как правило, это твердая сумма.

Отметим, что цена ГПД считается твердой, если в договоре нет указаний, что она приблизительная <*> . Соответственно, заказчик не должен оплачивать исполнителю расходы на поездки сверх согласованной с исполнителем цены договора при отсутствии таких условий в договоре.

Можно ли по ГПД возместить расходы на поездку

На практике возможна ситуация, когда заказчик согласен возмещать исполнителю его расходы на поездки. Для этого нужно в ГПД предусмотреть соответствующее условие <*> . Желательно четко прописать, какие расходы подлежат возмещению. Как правило, это расходы на проживание и проезд.

Обратите внимание!
Заказчик обязан уплачивать страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах на всю сумму, указанную в ГПД <*> . Однако данные взносы не выплачиваются с сумм, которые заказчик компенсирует исполнителю на основании подтверждающих документов сверх стоимости услуг, согласованной в ГПД.

Отметим, что обычно оплата стоимости услуг по ГПД осуществляется по факту их оказания. Однако при необходимости стороны могут предусмотреть выплату аванса <*> . Размер аванса может быть согласован сторонами:

1) в твердой сумме;

2) в процентном отношении от суммы договора.

Таким образом, на лиц, заключивших ГПД, не распространяются нормы трудового права. Соответственно, заказчик не имеет права направлять таких лиц в командировки.

Однако стороны могут в ГПД согласовать осуществление исполнителем поездок. При этом в случае, если цена данного договора твердая и возмещение затрат на поездки не предусмотрено, исполнитель не имеет права требовать за их совершение дополнительной оплаты.

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой.

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подготовит все необходимые отчёты для ИП и ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:

  • на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
  • на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
  • на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
  • суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

Читайте также: