На кого возлагается ответственность за организацию работы по ведению учету хранению и выдаче трудовых книжек

Опубликовано: 25.12.2024

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Зачем нужен приказ

Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

  1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
  2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение к содержанию документа.
  3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

«Шапка» документа должна включать в себя:

  • название документа(с обозначением сути);
  • его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
  • наименование предприятия;
  • дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

  • дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
  • назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

Хранение документа

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

Трудовым кодексом определяется статус рассматриваемого документа, обязанность по его оформлению возлагается на работодателя, перечисляются сведения, вносимые в книжку.

В двух последующих документах конкретизируются вопросы ведения, учета, хранения и другие, связанные с данным документом.

Трудовая книжка

Кому обязаны выдать данный документ

Гражданину, работа которого является работой по совместительству, следовательно, данный документ оформляется по основной работе.

Оформить данный документ за счет организации должны в случаях:

  • первичного приема на работу;
  • утраты или порчи;

Правила ведения

В Постановлении о трудовых книжках подробно регламентируются нюансы, связанные с ведением данного документа на каждого работника.

Установлено, что в книжку должны вноситься сведения:

  • личные данные;
  • выполняемая работа, в том числе переводы на другое место;
  • увольнения;
  • награждения;

Запись о прекращении работы по любому основанию должна точно следовать формулировке ТК РФ (часть, пункт, статья).

В раздел о поощрениях заносят записи о наградах как государственных, так и произведенных самой организацией-работодателем (кроме поощрений на регулярной основе, согласно нормативным актам самой организации).

В случаях утраты (пропажа, кража, пришла в негодность и т. д.) работнику по его заявлению выдается дубликат книжки. В него включают сведения о:

  • общем стаже работы;
  • непрерывном стаже работы;
  • о последнем месте работы (в том числе награждениях);

Запись о приеме и об увольнении

Для записей о работе предназначен третий раздел трудовой. Он представляет собой табличную форму с графами.

Для того чтобы произвести запись, вначале вносят название организации (учреждения). Нумерацию ее не производят. Название должно полностью совпадать с уставным наименованием, содержать указание на форму организации в соответствии с Гражданским кодексом (к примеру, Закрытое акционерное общество). Допускается проставление штампа (если он имеется).

Затем вносят:

  • порядковый номер записи;
  • дату приема (арабскими цифрами);
  • саму запись с указанием должности, профессии (как предусмотрено штатным расписанием);
  • дату и номер приказа о принятии на работу;

Пример записи о приеме:

При внесении записи об увольнении также вносят номер записи, дату увольнения (согласно приказу организации), саму запись в точном соответствии с положениями ТК РФ. Затем проставляется подпись лица, уполномоченного вести кадровое делопроизводство, заверенная печатью, а также подпись самого работника.

Ведение трудовой книжки

Исправления ошибок

  1. Присвоить порядковый номер записи.
  2. Проставить дату признания записи недействительной (арабскими цифрами).
  3. Сделать запись о недействительности записи № такой-то.
  4. Прописать верную формулировку.
  5. Указать документ, на основании которого вписаны верные сведения.

Ошибку на странице с личными сведениями исправляют, зачеркивая одной горизонтальной линией, с проставлением непосредственно над неправильной записью верной записи. При этом на чистой стороне обложки делают надпись: «Исправленному на «….» верить», и заверяется подписью.

Применение печати при заполнении трудовой книжки

Печать организации (или кадровой службы) ставится при:

  • заполнении личных данных;
  • записи о приеме на работу;
  • переводе;
  • признании записи недействительной;
  • выдаче вкладыша;
  • записи, заверяющей исправления;
  • увольнении.

Работа по совместительству и внесение записей

Если гражданин посчитает необходимым внести запись о своей дополнительной работе, он обращается к работодателю, у которого является основным сотрудником, с документом, подтверждающим его совместительство (трудовой договор, копия приказа о приеме на работу).

Порядок занесения записи основным работодателем включает в себя:

  • обращение работника с заявлением;
  • предоставление документа, подтверждающего дополнительную работу;
  • издание приказа по организации о занесении такой информации в трудовую;
  • внесение и заверение записи;

В случае увольнения работника-совместителя запись вносится аналогично записи о приеме (основным работодателем).

Вкладыш

Если хотя бы один из разделов книжки заполнен полностью, и нет места для внесения последующих записей, в нее вшивается вкладыш (оформляется работодателем).
Без самой книжки вкладыш не действует, и после вшивания в книжку он ведется в общем порядке. О выдаче вкладыша внутри обложки обязательно проставляют запись «Выдан вкладыш №», которую необходимо заверить подписью и печатью.

Учет книжек на предприятии

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, и у каждого руководителя должен быть разработан и соблюдаться режим их учета и хранения.

Для этого должны быть заведены и вестись:

  • Приходно-расходная книга по учету бланков;
  • Книга учета движения трудовых.

Одну оформляют сотрудники бухгалтерии, а вторую – кадровик или лицо, на которое приказом возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства в организации.

По заявке кадровика, ему выдаются бланки трудовых и вкладышей. Ежемесячно должен составляться отчет о наличии бланков. Испорченные экземпляры уничтожаются комиссионно с составлением акта.

В книге учета движения отражаются сведения о переданных от работников книжках, вновь выданные книжки сотрудникам, делаются отметки о книжках, отданных на руки при увольнении. Обе книги должны быть прошиты и скреплены печатью, иметь нумерацию.

Хранение трудовых книжек

Книжки, не полученные по каким-либо причинам гражданами, должны находиться у кадровика в продолжение 2-х лет, затем передаваться в архив организации (где хранятся 50 лет).

Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

Ответственным за правильность оформления и сохранность этого важнейшего документа выступает работодатель. Руководитель обычно не ведет лично кадровое делопроизводство, а принимает работника согласно штатному расписанию, или возлагает обязанности по кадровой работе на одного из сотрудников организации. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей возможно наложение мер ответственности, предусмотренных Трудовым кодексом.

П од дисциплинарной ответственностью (или дисциплинарным взысканием) понимается ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых ­обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

Рассмотрим данный вид ответственности с учетом положений п. 45 Правил 1 .

Кто несет дисциплинарную ответственность за нарушения в работе с трудовыми книжками?

Ответ на этот вопрос содержится все в той же ст. 192 ТК РФ – дисциплинарной ответственности подлежит только работник организации. А п. 45 Правил добавляет к этому необходимость возложения приказом (распоряжением) на должностное лицо тех обязанностей, за ­неисполнение / ненадлежащее исполнение которых его хотят наказать.

Итак, применить дисциплинарное взыскание можно только к ответственному за соответствующий участок работы сотруднику. При этом необходимо наличие следующих обстоятельств и подтверждающих их документов:

  • осуществление действий с трудовыми книжками, вкладышами в них и/или бланками указанных документов возложено на ­работника согласно приказом (распоряжением) работодателя;
  • нарушение связано с неисполнением или ненадлежащим исполнением указанным должностным лицом своих трудовых ­обязанностей, отраженных в:
    • заключенном с данным работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ) и/или
    • его должностной инструкции, на которую есть ссылка в ­трудовом договоре;

    За какие нарушения возможно привлечение к дисциплинарной ответственности?

    Нарушения в данном случае аналогичны тем, за которые виновные лица подлежат административной ответственности, – любое нарушение установленных Инструкцией 2 , Правилами и ТК РФ требований в отношении ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них, а равно неправильное осуществление действий с бланками указанных документов, когда осуществление подобных действий отнесено к ­трудовым обязанностям соответствующего работника.

    Виды дисциплинарных взысканий

    В силу ч. 1 ст. 192 ТК РФ к применяемым видам дисциплинарных ­взысканий относятся:

    • замечание;
    • выговор;
    • увольнение по соответствующим основаниям.

    При наложении конкретного дисциплинарного взыскания работодатель должен учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен, а также предшествующее поведение работника 3 .

    Сразу уволить за нарушение в сфере работы с трудовыми книжками, вкладышами в них или бланками этих документов не должны. Обычно все начинается с выговора или замечания. Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного ­органа работников (в силу ч. 2 ст. 194 ТК РФ).

    А вот увольнение применяется реже. Оно возможно, например, по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание). Обратите внимание на следующий нюанс: если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания (ч. 1 ст. 194 ТК РФ). Таким образом, неоднократность неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей может быть выявлена только в течение одного года с даты применения предыдущего ­дисциплинарного взыскания в виде замечания или выговора.

    Кто и как налагает дисциплинарное взыскание?

    Ответ на этот вопрос также содержится в ч. 1 ст. 192 ТК РФ – осуществить выбор меры дисциплинарной ответственности и применить к работнику дисциплинарное взыскание вправе работодатель, т.е. сама организация.

    Привлечение к дисциплинарной ответственности оформляется приказом (распоряжением) организации, который должен быть объявлен работнику под личную подпись в течение 3 рабочих дней со дня его издания либо, если дисциплинарным взысканием является увольнение – не позднее дня увольнения, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под личную подпись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).

    Образец оформления приказа о выговоре работнику, ответственному за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, приведен в Примере 6. При этом в случае избрания в качестве меры дисциплинарного ­воздействия замечания можно воспользоваться этим же образцом.


    Для того чтобы оформить дисциплинарное взыскание в виде увольнения работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, необходимо воспользоваться унифицированной формой приказа (распоряжения), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. О том, как правильно заполнить такую форму для увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание), вы сможете узнать из Примера 7.


    Обратите внимание! Если в организации выявлен случай нарушения правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них и/или хранения, учета и выдачи бланков указанных документов, целесообразно незамедлительно принять меры к устранению последствий такого нарушения, а при необходимости – применить меры дисциплинарной ответственности к виновным должностным лицам, не дожидаясь плановой или внеплановой проверки со стороны инспекции по труду и/или судебного разбирательства по иску пострадавшего владельца трудовой книжки (вкладыша в нее). Своевременное принятие мер, скорее всего, будет расценено в пользу организации при рассмотрении дела об административном правонарушении и/или в ходе слушания дела по иску работника – владельца трудовой книжки, хотя нельзя сказать, что это позволит исключить саму возможность привлечения организации к другим видам ­ответственности в ­случае серьезности нарушения, допущенного ее должностным лицом.

    Если работник не согласен с примененными к нему замечанием или ­выговором, он имеет право обжаловать его в:

    • государственную инспекцию труда и(или)
    • органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров:
      • комиссию по трудовым спорам (если она образована в ­организации) и/или
      • суд.

      Порядок такого обжалования установлен главой 60 ТК РФ.

      Обратите внимание: срок обжалования в таких случаях составляет 3 месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права (ч. 1 ст. 386, ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Однако при пропуске данного срока по уважительной причине (например, вследствие болезни работника) он может быть продлен соответствующим органом, ­рассматривающим спор (ч. 2 ст. 386, ч. 3 ст. 392 ТК РФ).

      Отдельно следует упомянуть обжалование увольнения как меры дисциплинарного взыскания. Оно осуществляется путем подачи иска в суд в срок не позднее 1 месяца со дня вручения работнику копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Однако и этот срок может быть продлен, если был пропущен работником по ­уважительной причине (ч. 3 ст. 392 ТК РФ).

      В подобных спорах «арбитры» обычно выступают на стороне обиженного работника, если только работодатель не сможет предоставить убедительные доказательства факта совершения работником виновных ­действий, «достойных» увольнения.

      Материальная ответственность

      В соответствии с ч. 1 ст. 233 ТК РФ материальная ответственность – это ответственность за ущерб, причиненный одной стороной трудового договора другой стороне в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.

      За какие нарушения возможно привлечение к материальной ответственности?

      Применительно к настоящей статье в качестве нарушений мы будем рассматривать ситуации (ст. 234 ТК РФ):

      • задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки;
      • внесения в трудовую книжку неправильной или не ­соответствующей законодательству формулировки причины увольнения.

      Дело в том, что в перечисленных ситуациях возникает обязанность возместить работнику не полученный им заработок (материальный ущерб) в том случае, если он был незаконно лишен возможности трудиться.

      Задержка выдачи трудовой книжки работнику может иметь место по разным причинам. В этой связи надо различать ситуации, когда задержка происходит по вине работодателя (его ответственного должностного лица) – например, когда в день увольнения отсутствует лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек работникам, и ситуации, когда сам владелец трудовой книжки несет ответственность за неявку для ее получения. Подробнее о том, какие действия необходимо осуществить лицу, ответственному за выдачу трудовых книжек в последней из описываемых нами ситуаций и какие документы необходимо при этом составить, мы ­говорили в предыдущей статье цикла «Учет и хранение трудовых книжек».

      К задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя относятся следующие наиболее часто встречающиеся ситуации:

      • невыдача трудовой книжки в день увольнения работника в случаях, когда имелась возможность осуществить такую выдачу (ч. 4 ст. 84ТК РФ, п. 35 Правил);
      • невыдача трудовой книжки после увольнения по письменному обращению работника в течение 3 рабочих дней со дня обращения (ч. 6 ст. 84 ТК РФ);
      • отказ от выдачи дубликата трудовой книжки в случаях, когда это должно было быть сделано (п. 31, 35 Правил).

      В отношении внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения следует отметить, что для возникновения материальной ответственности необходимо наличие факта того, что внесенная в трудовую книжку формулировка причины увольнения реально препятствовала поступлению владельца ­трудовой книжки на новую работу и получению им в связи с этим заработка.

      В отличие от этой ситуации, факт невыдачи организацией­-работодателем трудовой книжки прямо обуславливает для работника невозможность трудиться, так как в силу ст. 65 ТК РФ при приеме на ­новую работу от работника потребуют предоставления его трудовой книжки.

      Обратите внимание! Согласно п. 35 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (ред. от 28.12.2006) обязательным является наличие вины работодателя в качестве неотъемлемого условия его обязанности оплатить вынужденный прогул ­работника за невыдачу трудовой книжки.

      Кто несет материальную ответственность?

      Применительно к перечисленным в настоящей статье нарушениям в сфере работы с трудовыми книжками мы будет говорить о непосредственной материальной ответственности организации­работодателя как стороны трудового договора с работником­-владельцем трудовой книжки.

      Размер материальной ответственности

      Размер такой ответственности установлен законодательно в ч. 2, 8 ст. 394 ТК РФ – организация-­работодатель возмещает работнику материальный ущерб в размере среднего заработка работника за все время ­вынужденного прогула.

      Исчисление подлежащего уплате среднего заработка производится в порядке и с учетом правил, установленных ст. 139 ТК РФ, Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ред. от 11.11.2009).

      Кто уполномочен применить материальную ответственность?

      В отношении применения материальной ответственности отметим следующие ключевые моменты:

      • организация-­работодатель может сама (добровольно) возместить работнику не полученный им заработок (материальный ущерб) в том случае, если он был незаконно лишен возможности трудиться. Делается это на основании приказа (распоряжения) работодателя. Например, возмещение заработка может быть осуществлено наряду с признанием недействительной ранее неправильно внесенной записью об увольнении и внесением следом за этим ­правильной ­записи;
      • в случае отказа работодателя в добровольном порядке возместить указанный ущерб работнику последний может обратиться в орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (например, в суд) с соответствующим иском и потребовать взыскать средний заработок за время вынужденного прогула.

      В случае обращения в суд существует угроза, что работник также заявит требование и о компенсации морального вреда. Согласно ст. 151 Гражданского кодекса РФ под моральным вредом понимаются нравственные или физические страдания, причиненные действиями, нарушающими личные неимущественные права гражданина либо посягающими на ­принадлежащие ему другие нематериальные блага.

      В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба (ст. 237 ТК РФ). Однако в этой ситуации работник должен будет доказать факт причинения ему допущенными работодателем нарушением физических и/или нравственных страданий (например, возникшее в связи с этим заболевание, тяжелое материальное положение работника и его семьи, угнетенное психологическое состояние, вызванное невозможностью найти работу и т.п.).

      Суд будет оценивать обоснованность размера заявленной работником компенсации морального вреда (минимальный или максимальный размер законодательно не ограничен, однако традиционно в нашей стране большие денежные компенсации взыскивать не принято) с учетом степени вины организации­-работодателя, степени причиненного работнику морального вреда, индивидуальных особенностей работника и других ­заслуживающих внимание обстоятельств.

      Кроме того, в силу ст. 208 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации по заявлению работника суд может рассмотреть ­вопрос об индексации взыскиваемых денежных сумм.

      Нелишним будет отметить, что при рассмотрении спора в суде работник может привлечь к участию в слушания дела своего представителя и в последующем при вынесении решения потребовать возместить ему расходы на услуги представителя. Размер взыскиваемого возмещения определяется судом с учетом представленных работником доказательств понесенных им на представителя расходов, других обстоятельств (в том числе сложности) конкретного дела.

      Соответственно, добровольное возмещение работодателем причиненного работнику материального ущерба сроком не ограничено. А для обращения обиженного работника в органы, рассматривающие индивидуальные трудовые споры, с требованием о взыскании компенсации за время вынужденного прогула, установлен ограниченный срок – три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Как и в ранее описанных случаях, указанный срок может быть продлен в случае наличия уважительной причины его пропуска.

      Если организация-­работодатель считает ее привлечение к материальной ответственности, взыскание с нее компенсации морального вреда и т.п. незаконными, она может оспорить решение суда в ­вышестоящий суд.

      Уголовная ответственность

      Сразу оговоримся, что применение уголовной ответственности в случае нарушения требований по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек крайне маловероятно. Дело в том, что уголовная ответственность как таковая предусмотрена Уголовным кодексом Российской ­Федерации (далее – УК РФ) только для деяний, представляющих особую общественную опасность. Поэтому в настоящей статье, учитывая, что порядок возбуждения уголовного дела и уголовное судопроизводство имеют свои многочисленные особенности, ограничимся лишь перечислением ­видов ­нарушений и соответствующих им вариантов уголовных наказаний 4 :

      • ст. 140 УК РФ (Отказ в предоставлении гражданину информации) – неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов (например, оформленной трудовой книжки), непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, влечет наказание в виде:
        • штрафа в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 ­месяцев либо
        • лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет;
        • штрафа в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев,
        • либо обязательных работ на срок от 180 до 240 часов,
        • либо исправительных работ на срок от 1 года до 2 лет,
        • либо ареста на срок от 3 до 6 месяцев,
        • либо лишения свободы на срок до 2 лет.
        • штрафом в размере от 100 000 до 500 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 3 лет,
        • либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься ­определенной деятельностью на срок до 3 лет или без ­такового;
        • штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
        • либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов,
        • либо исправительными работами на срок до 2 лет,
        • либо арестом на срок до 4 месяцев,
        • либо лишением свободы на срок до 1 года.
        • штрафом в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев,
        • либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов,
        • либо исправительными работами на срок до 1 года,
        • либо арестом на срок до 3 месяцев.

        Отметим, что уголовной ответственности подлежат исключительно физические лица – должностные лица организации-­работодателя, винов­ные в соответствующих преступных деяниях, и только по решению суда. Хотя автор статьи на личной практике не сталкивался со случаями привлечения к уголовной ответственности по обозначенным выше статьям, однако полностью исключить возможность их применения нельзя.

        В настоящее время статус трудовой книжки в Российской Федерации, порядок ведения, хранения регламентирован следующими нормативно-правовыми документами:
        - Трудовой кодекс РФ;
        - Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Данным документом утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей;
        - Постановление Минсоцразвития России от 10.10.2003 N 69, утв. Инструкцию по заполнению трудовых книжек.
        На наиболее распространенные вопросы разъясняем:
        Как правильно внести запись в трудовую книжку?
        Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В настоящее время трудовая книжка - это обязательный кадровый документ. Трудовые книжки обязаны вести как работодатели-организации, так и работодатели - индивидуальные предприниматели (ст. 66 ТК РФ).
        В трудовую книжку вносятся следующие сведения:
        - о работнике;
        - о выполняемой им работе;
        - о переводах на другую постоянную работу;
        - об увольнении работника;
        - основания прекращения трудового договора;
        - сведения о награждениях за успехи на работе;
        - сведения о работе по совместительству (данные сведения вносятся в трудовую книжку только по желанию работника).
        Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ст. 66 ТК РФ). Если по каким-либо причинам работник проработал у работодателя менее шести дней, запись в трудовую книжку работника делать не нужно. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку (ст.65 ТК РФ).
        Из этого правила существует три исключения:
        - работник поступает на работу и заключает трудовой договор впервые (т.е. он нигде раньше не работал);
        - работник поступает на работу на условиях совместительства;
        - трудовая книжка работника потеряна или повреждена.
        В перечисленных ситуациях работодатель должен оформить работнику новую трудовую книжку. Обратите внимание! Работодатель, у которого работник работает по совместительству, не вправе делать какие-либо записи в его трудовой книжке. У такого работодателя при всем его желании отсутствует и физическая возможность внесения записи в трудовую книжку работника, поскольку трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы и выдавать ее на руки работникам он не вправе.
        Трудовую книжку работника ведет работодатель по основному месту работы. Если работник желает внести в трудовую книжку запись о совместительстве, такую запись вносит работодатель по основному месту работы на основании документа, представленного работником, подтверждающего его работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

        Заполнение сведений о работе
        В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
        В том случае, если работодателем является индивидуальный предприниматель, в виде заголовка указывается полное наименование индивидуального предпринимателя - фамилия, имя и отчество предпринимателя.
        Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 - дата приема на работу.
        В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Такие записи производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
        Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
        Записи во всех разделах трудовой книжки вносятся ручкой шариковой, ручкой-роллером, гелевой ручкой синего цвета.
        Даты во всех разделах трудовой книжки вносятся следующим образом: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.01.2010).
        В записях, вносимых в трудовую книжку, не допускается сокращений (п.1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
        Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
        При внесении неправильной записи в разделы "Сведения о приеме на работу" или "Сведения о награждении" зачеркивать запись нельзя. В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

        Кто несет ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек?
        На работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.
        Уполномоченное лицо несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция.
        Нарушение норм трудового законодательства может повлечь за собой применение к работодателю административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

        Считается ли ошибкой, если в трудовой книжке имеются расхождения в записях о приеме на работу ( с 25 сентября 1968 г) и об издании соответствующего приказа ( 17 ноября 1968)
        На основании ст.68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа(распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении- в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

        Организация реорганизуется в форме присоединения к другой организации, становясь ее филиалом. Работники присоединяемой организации становятся работниками филиала присоединяющей организации. Как следует оформить трудовые отношения с данными работниками ? Подлежат ли они увольнению из присоединяемой организации или можно оформить их перевод на работу в присоединяющей организации ?
        В соответствии со ст.75 Трудового кодекса РФ « Смена собственника имущества организации не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации», кроме руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера.
        «Изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация( слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Увольнение возможно только при отказе работника от продолжения работы в связи со сменой собственника либо изменением подведомственности. В случае изменения подведомственности в трудовой книжке делается соответствующая запись ( Предприятие… переименовано в …. ).

        Работодателем в трудовую книжку работника не проставлен штамп организации и одной строкой внесена запись о приеме на работу и о наименовании организации ( т.е. окончание наименования организации и слово «принят» записаны в одной строке). Является ли это ошибкой и, как следствие, считается ли такая запись недействительной?
        Ошибкой это не считается, если при увольнении работника в его трудовой книжке после подписи работодателя проставлена печать указанного предприятия.

        Как в настоящее время должна выглядеть запись о приеме и увольнении в трудовой книжке, вносимая индивидуальным предпринимателем? Какой документ нужно указывать в графе 4 раздела «Сведения о работе» ?
        Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».
        В п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек…». Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно. Если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно, то подпись может быть такой: работодатель Индивидуальный предприниматель…(подпись). Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть неполным, поэтому допустима подпись в таком виде.
        В графе 4 раздела «Сведения о работе» - запись производится как обычно - на основании приказа (распоряжения) работодателя. Поскольку ИП тоже является работодателем, он должен издавать приказы (распоряжения) о приеме, увольнении и др

        Поговорим об учете и хранении трудовых книжек и бланков трудовых книжек, а также ответственности за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками.

        Организация учета и хранения трудовых книжек

        и бланков трудовых книжек на предприятии

        Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек. С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся:

        - приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

        - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

        Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией предприятия. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

        Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой (иным аналогичным подразделением) предприятия, оформляющей прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

        Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

        Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии - в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

        Выдача бланков сотруднику кадрового органа, ответственному за ведение трудовых книжек, производится бухгалтерией на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца сотрудник кадрового органа, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.

        Наименование должности руководителя предприятия

        00.00.0000 И. О. Фамилия

        00 месяца 0000 года (наименование нас. пункта)

        о списании трудовых книжек

        Комиссией в составе:

        составлен настоящий акт в том, что за период с 00.00.0000 по 00.00.0000

        при оформлении оказалось испорчено

        (цифрами и прописью)

        бланков трудовых книжек и

        (цифрами и прописью)

        бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе:

        а) бланки трудовой книжки:

        серия, номер - испорчен в результате;

        серия, номер - испорчен в результате;

        б) бланки вкладыша в трудовую книжку:

        серия, номер - испорчен в результате;

        серия, номер - испорчен в результате;

        Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем сожжения.

        Председатель комиссии: подпись И. О. Фамилия

        Члены комиссии: подпись И. О. Фамилия

        подпись И. О. Фамилия

        Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению - в том числе в связи с несоответствием установленной форме - подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

        Хранение трудовых книжек работников осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях кадрового органа - в шкафах или сейфах, обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

        Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо - в случае смерти работника - его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровом органе предприятия отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

        Ответственность работодателя и работника

        за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками

        В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В свою очередь, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо.

        О назначении такого лица - как правило, сотрудника кадрового органа предприятия - работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).

        За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица предприятия несут ответственность, установленную законодательством РФ. Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ (далее - УК РФ).

        Так, в соответствии со ст. 140 "Отказ в предоставлении гражданину информации" УК РФ неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя предприятия или руководителя кадрового органа предприятия) в предоставлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет. Таким образом, неправомерный отказ в своевременном предоставлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя предприятия (руководителя кадрового органа предприятия) привлечением к ответственности, предусмотренной указанной статьей УК РФ.

        Статья 292 "Служебный подлог" УК РФ устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательных работ на срок от 180 до 240 часов, либо исправительных работ на срок от одного года до двух лет, либо ареста на срок от трех до шести месяцев, либо лишения свободы на срок до двух лет. На практике применение указанной статьи становится возможным в случае, если будет доказано, что руководитель предприятия (должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников предприятия), совершил виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности - например, предложив работнику взятку за оформление в трудовой книжке записи с "удобной" для него формулировкой увольнения.

        Согласно ст. 293 "Халатность" УК РФ совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом - например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату - наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

        Статья 324 УК РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. Заметим, что порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. N 117н. Нарушение данного порядка по вине работодателя может повлечь за собой наказание штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

        Наконец, в соответствии со ст. 325 "Похищение или повреждение документов, штампов, печатей. " УК РФ работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года. Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в т. ч. трудовой книжки) наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

        В свою очередь, работник, виновный в подделке документов (изготовлении поддельных документов) либо их бланков, в соответствии со ст. 327 УК РФ может быть наказан ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. В случае использования заведомо подложного документа - в том числе трудовой книжки (вкладыша в нее) или иных документов (например, при трудоустройстве) - работник может быть наказан штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

        Материальная ответственность работодателя и работника за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений определена и вытекает из положений ст. ст. 165, 234 и 394 ТК РФ. В случаях, предусмотренных законодательством, наступление материальной ответственности определяется по решению суда.

        Читайте также: