Нужна ли справка о зарплате при трудоустройстве

Опубликовано: 25.12.2024

Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.

Вопрос: Какие документы об образовании возможно потребовать при приеме на работу медицинского работника для проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей?
Посмотреть ответ

Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.

Документ, удостоверяющий личность соискателя. Обычно это паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
- заграничный паспорт – примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
- свидетельство о рождении – если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
- военный билет – для военных, начиная со звания прапорщика или мичмана;
- удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
- справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
- свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
- водительские права – в некоторых случаях могут заменить паспорт.

ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.

Эксперты поясняют, почему работодатель не может отказать в трудоустройстве соискателю, если он предъявил удостоверение личности военнослужащего, а не военный билет.

К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.

это первое официальное трудоустройство гражданина;
человек устраивается на работу по совместительству;
трудовая книжка утеряна или повреждена.

СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
карточка утрачена;
со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).

ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.

На работу впервые в жизни

Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:

трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

ВАЖНО! Рекомендации по оформлению первичной трудовой книжки в 2020 г. от КонсультантПлюс доступны по ссылке.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Работодатель может попросить

В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?

Заявление о приеме. Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
- ФИО и должность работодателя;
- ФИО будущего сотрудника и его адрес;
- заглавие документа – заявление;
- просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
- особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
- подпись и расшифровка ФИО;
- дата написания.

Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.

Зачастую бывшие работодатели оформляют характеристику по такой форме.

справка о беременности;
удостоверение многодетной семьи;
справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
справка о донорстве;
свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
государственные награды и т.п.

Часто необоснованно требуют

Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:

ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.

Чтобы получать от государства материальную (финансовую) помощь, а также всевозможные социальные пособия, выдаваемые для решения различных бытовых задач, гражданин – претендент на получение такой помощи – должен официально считаться малообеспеченным.

Одним из оснований для признания физического лица малоимущим является документальное подтверждение недостаточности имеющегося у него заработка. Соответствующий документ – справка о доходах за нужный период времени – представляется гражданином-заявителем в службу соцзащиты.

В каких случаях оформляется справка о доходах для соцзащиты?

Бланк, который подтверждает официальный заработок гражданина, запрашивается у физического лица службой соцзащиты в следующих типичных ситуациях:

Назначение гражданину надлежащих пенсионных доплат.
Оформление целевых субсидий для лиц, отнесенных к категории малообеспеченных.
Предоставление определенных льгот малоимущим (например, по оплате коммунальных услуг).
Оформление физлицом социальной финансовой помощи.
Открытие выплат, связанных с пребыванием в декретном отпуске.
Назначение нуждающемуся лицу социальных пособий (например, «детских»).
Прочие ситуации подобного рода, в которых граждане заявители обращаются в службу соцзащиты для оформления соответствующей социальной помощи.

Этот документ понадобится гражданину, чтобы официально доказать свою принадлежность к группе нуждающихся лиц. Кроме того, на основании сведений, указанных в данной справке, выполняется расчет суммы назначаемого пособия. Размер официального дохода физического лица может повлиять на величину оформляемой соцвыплаты.

За какой период предоставляется?

Если гражданин оформляет субсидию, или иную соцвыплату, у него могут потребовать справку о заработке за последние 6 (шесть) месяцев.

Иногда соцзащита просит заявителя подтвердить полученный доход за 3 (три) месяца – это практикуется, если речь идет о получении так называемых «детских» пособий. Документ о зарплате за прошедший трехмесячный интервал может потребоваться службе занятости при определении средней зарплаты для вычисления денежного пособия по безработице. Студенты и пенсионеры, которые считаются социально незащищенными группами, часто подтверждают имеющиеся доходы (стипендии, пенсии) за последний трехмесячный период, запрашивая нужные документы через администрацию своего ВУЗа и ПФР соответственно.

В некоторых случаях требуется справка о получаемых доходах за последние 12 (двенадцать) месяцев.

Так или иначе, документ о заработке физичесого лица может оформляться за любой необходимый промежуток времени. Нужное количество месяцев или конкретные периоды гражданин указывает в заявлении о выдаче справки, адресованном своему работодателю или иному источнику (плательщику) подтверждаемого дохода.

Если просрочить тридцатидневный период представления, оформленную справку могут посчитать недействительной – её нужно будет получать заново, так как в отчетном интервале появится новый последний месяц.

Правила оформления

Чтобы получить документ, подтверждающий доходы за необходимый промежуток времени, гражданин подает заявление соответствующего содержания своему работодателю или иному источнику поступлений.

Работодатель не вправе отклонить эту просьбу, он должен подготовить и предоставить надлежащую справку в трехдневный срок, отсчитываемый с момента получения указанного заявления.

Как правило, справка о заработке выдается заявителю на бумажном носителе (её также можно продублировать в электронном виде, отправив по e-mail). В некоторых ситуациях – по договоренности сторон – документ оформляется исключительно как электронный файл.

Если заявитель доказывает свой заработок за период 2020 года, подтверждающий документ оформляется для него по шаблону 2-НДФЛ.

Если нужно доказать доход физического лица за любой период 2021 года, с 01.01.2021 следует оформлять подтверждающую справку по форме, введенной Приказом ФНС РФ № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020:

Приложением 1 к указанному Приказу регламентируется новый шаблон отчета 6-НДФЛ, представляемого работодателем.
Приложением 4 к этому же Приказу устанавливается новая форма подтверждающего документа, выдаваемого работнику заявителю. Данный бланк используется для периодов 2021 года. Иначе говоря, этой справкой доказываются доходы, получаемые физлицом с января 2021 года и далее.

Подробнее о заполнении новой формы 2-НДФЛ читайте в этой статье.

Структура нового подтверждающего документа сильно не изменилась. Как и прежде, справка включает следующие сведения:

Информация о плательщике (источнике) дохода – работодателе.
Информация о получателе – работнике.
Сведения о налогооблагаемых доходах физического лица.
Сведения о НДФЛ вычетах, предоставленных физлицу.
Общие размеры начислений и налогов.

Порядок составления подтверждающего документа регламентируется содержанием Приказа ФНС РФ № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020. Если гражданину нужно получить такие справки от нескольких плательщиков дохода, он обращается к каждому из них с надлежащим заявлением.

Выводы

За 2021 год полученные доходы и удержанные налоги для органов соцзащиты подтверждаются новой документальной формой, введенной в соответствии с Приказом ФНС РФ № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020.

Чтобы получить такой бланк, гражданин заявитель подает надлежащий письменный запрос по месту получения выплат, то есть своему работодателю.

За прошедший 2020 год полученные заработки и уплаченные налоги удостоверяются формой 2-НДФЛ, составляемой по ранее действовавшему шаблону. Работодатель должен предоставить заявителю надлежащую справку за необходимый промежуток времени, указанный в соответствующем заявлении.

Если вы увольняетесь со старого рабочего места и устраиваетесь на новое, тогда обязательно станете перед вопросом — зачем работодателю требуется от вас справка 182н? Вопрос этот рассмотрим детальнее.

Справка для больничного листа 182н: бланк

Документ должен быть выдан заявителю для подтверждения зачислявшихся денежных средств по заработной оплате на прежней работе. На новом месте трудовой деятельности такие данные будут необходимы для правильных начислений сотруднику по гарантированным выплатам, а именно:

отпускные по присмотру за детьми возрастом до 18 месяцев
денежное пособие по беременности
по бюллетеню.

Любой наемный работник с гражданством РФ, уходя в отпуск по перечисленным причинам, вправе рассчитывать на компенсации ФСС (фонда соцстрахования). Бухгалтерия рассчитывает сумму компенсации, основываясь на данных из справки 182н. Именно в этот документ вписывается среднедневной заработок работника.

Выдача справки

В справке необходимо, чтобы была информация о количестве всех проработанных дней, проставлены суммы денежных начислений по каждому дню, вычеты во внебюджетные фонды: пенсионный и социального страхования. Данные берутся за 2 последние года.

Профессиональные бухгалтеры называют справки для больничных кратко — форма 182н. Цифра и литера означают номер Приказа Минтруда РФ.

Если человек по месту новой работы предъявит справку 182Н, к примеру, через полгода, то пересматривать нужно будет все, предусмотренные законодательством гарантийные выплаты за три года до дня предоставления документа. Перерасчет данных за период более 3-х лет не проводится.

Такая возможность предусмотрена статьей 13, частью 7.2 Федерального закона от 29.12.06 N-255-ФЗ, п. 5, 6 Приложения №3 Приказа Министерства Здравсоцразвития РФ от 24.01.2011 (N-21н).

Также действительна и копия справки. Бухгалтерия по ней вправе производить расчеты при условии, если она будет верифицирована согласно Федеральному закону. Заверить документ может и бывший работодатель, который его выдал.

Структура документа

Незаполненный бланк включает 4 блока. Вверху должна быть обозначена дата выдачи и № регистрации.

Блок 1. В нем содержатся сведения о работодателе, который отчисляет от заработной платы своего сотрудника средства в фонды. Он же и является страхователем персонала. В этом же блоке заполняются реквизиты работодателя:

название предприятия по уставу
наименование органа соцстрахования, который регулирует деятельность организации-работодателя
регистрационный № организации или частного предпринимателя
код подчиненности
ИНН, КПП
адрес
контактные данные.

Блок 2. В нем указываются личные данные о человеке — № СНИЛС, время работы в штате компании за предшествующие 2 года. Ему нужно заполнить следующее:

сведения из гражданского паспорта
адрес постоянного проживания
№СНИЛС
сколько времени (отдельно по каждому году) проработал в штате компании.

Блок 3. В этом разделе работодатель указывает полученные сотрудником суммы доходов по годам.

Блок 4. Здесь должны находиться данные из предприятия о периодах отсутствия человека на работе по дням каждого года по отдельности.

Справка для расчета больничного листа по форме 182н: правила заполнения

Бланк документа допускается заполнять только тремя следующими способами:

Печатным шрифтом при помощи офисной техники.
Машинописным текстом.
Шариковой ручкой с пастой синего или черного цвета.

Здесь нужно также сказать и о некоторых особенностях заполнения, касающихся как самой справки 182 н, так и всех бланков документов в целом:

ФИО, суммы денежных средств, дат, периодов должны прописываться отчетливо и легко читаться
нельзя допускать исправлений, подтертостей
подписи руководителя и должностных лиц не должны соприкасаться между собой и печатью
суммы доходов прописываются и цифрами, и дублируются литерами в скобках.

Необходимо, чтобы документ выглядел аккуратно, был не грязным, не порванным, на нем не должно быть каких-либо проставленных посторонних знаков и заметок.

Порядок выдачи и оформления справки 182н

В действующем регламенте предписано, в каком порядке должна выдаваться справка. Данное предписание необходимо работодателю выполнять строго, это его обязанности.

Документ должен быть выдан уволившемуся застрахованному работнику в срок не более трех дней с момента увольнения.

Но это крайний срок, по регламенту справка должна выдаваться на руки с трудовой книжкой в день увольнения. Она подписывается руководителем и заверяется круглой печатью компании, откуда увольняется работник, а факт выдачи занесен в бухгалтерский журнал учета данной организации.

Когда выдают справку 182н

Оформление справок 182 н регулируется на законодательном уровне. Условия регламентируются актом, о котором можно найти информацию в пункте 2 ст. 4.1 (Федерального закона от 29.12.06 N 255-ФЗ). Законодательный акт предусматривает два варианта заполнения бланка документа:

При увольнении сотрудника, когда он обратился по данному вопросу в письменном виде. Для бухгалтерской работы в таком случае выделен срок в три дня после подачи заявления.
В завершающий день трудовой деятельности. В этом случае выдача справки также связана с увольнением. Только не требуется дополнительная подача заявления.

В первом варианте разработаны условия для работника, когда он подает заявление на увольнение и прекращение трудовой деятельности в этот же день. Закон допускает передачу такой справки через доверенное лицо, либо по почте на реквизиты предприятия.

образец заявления для выдачи справки 182Н

Во втором варианте бухгалтерия данную справку визирует у начальника предприятия, после чего для работника подготавливается вся необходимая документация, положенная при увольнении, включая справку 182 н.

Где получить справку 182н

Оформление справок и начислений больничных формы 182н — обязанность бухгалтерий компаний. Этот документ может заполнить и кадровый отдел предприятия в рамках дел об увольнении сотрудника.

Где получить справку 182Н

Порядок действий по оформлению документа определяется внутренним регламентом предприятия. На нем должна присутствовать печать и подпись работодателя. Печать необязательна, если предприниматель на законном основании может вести деятельность без компании.

В случае, когда компания-работодатель по каким-либо причинам не выдала документ увольняющемуся работнику, то впоследствии у него могут быть проблемы с социальными гарантированными выплатами или трудоустройством. Через продолжительное время справку можно также получить у бывшего работодателя.

Может ли работодатель отказать в выдаче справки

По законодательству России не предусматривается отказ бывшего работодателя в выдаче уволившемуся работнику справки 182н. Образец бланка утвержден в Минтруде в приказе №182 от 30.04.2013. Отказать в оформлении и выдаче документа работодатель не в праве. Человек может отстоять свои законные права в трудовую инспекции или в суде.

Однако (к примеру) бывают случаи сбоев в компьютерной технике и утери данных, принятие в фирму новых бухгалтеров и прочее. Выдача документа может затянуться на долгое время.

Здесь разрешить проблему можно следующим способом: нужно на новом месте работы написать заявление, чтобы бухгалтерия от имени нового работника сделала в Пенсионный фонд запрос на предоставление данных от прошлого работодателя о выплатах. Сведения из ПФР заменяют справку 182н и являются основанием для бухгалтерских расчетов по гарантийным начислениям.

Образец документа скачать

Основные ошибки при заполнении

В справке отображены все заработки уволившегося работника по месяцам за предыдущие 24 месяца. Из них отчислялись денежные средства в ФСС. Вместе с этим есть еще лимитные пределы по оплате работы для отчислений страховых средств. Если определенный лимит будет больше, то это будет трактоваться как нарушение. Все годовые лимиты, как правило, разные. Во всех фондах они свои.

По незнанию нюансов дела, новые работники компаний иногда встают перед вопросом: почему не совпадают суммы доходов, указанных в справке 182н, с суммами, обозначенными в 2-НДФЛ?

Ответ будет следующий: правительство страны каждый год изменяет предельные величины заработков, а с них и отчисляются страховые выплаты. Когда же лимит превышает доход работника, тогда с сумм превышений взносы ФСС не удерживаются при расчетах начислений (по больничному или по отпуску за досмотром за детьми). В 2-НДФЛ заработки указываются в полных объемах, те, которые подлежат обложению налогом на прибыли физического лица, а также выплаты, необлагаемые страховыми взносами. В этом и кроется причина расхождений.

Ошибки при заполнении справки

Бывают обстоятельства, связанные с особенностью организации человеком своего рабочего процесса. Это бывают совмещения неполных дней на работе с отпусками или необходимостью досмотра за детьми. Все подобные отрезки времени нужно учитывать. В случае совпадения времени очередных отпусков или отпусков по присмотру за детьми, тогда эту информацию нужно отразить и блоке №4 данной справки.

Справка о заработной плате содержит сведения о доходах, полученных гражданином за время работы на предприятии. Статья 62 Трудового кодекса обязывает работодателя выдавать документ в течение 3 рабочих дней с момента обращения. Такое право распространяется и на людей, ранее работавших в организации: заявитель может обратиться в бухгалтерию учреждения в любое время, независимо от того, сколько лет назад он уволился.

Назначение справки о заработной плате

Документ выдается для ведомств, запрашивающих информацию о доходах, например:

расчет пособия безработному до момента трудоустройства на новое место;
получение кредитов, займов;
выплата пособий, пенсий;
оформление льгот;
оформление виз для заграничных поездок.

Законодательно установленной формы справки о заработной плате не предусмотрено, она составляется с учетом условий по месту требования.

ВНИМАНИЕ! Некоторые инстанции, запросившие подтверждение доходов, могут также потребовать договоры, заключенные с организацией, и копии трудовой книжки.

Куда предоставляется

Она нужна для подтверждения информации, подаваемой в учреждения, где оказываются услуги, оформляются выплаты, выдаются денежные средства и т.д. К ним относятся:

служба занятости;
банки;
органы социальной защиты;
пенсионный фонд;
паспортный стол;
посольство.

Нужные сведения вписываются в зависимости от того, какая инстанция запросила документ. Если они адресуются органам соцзащиты, бухгалтер указывает суммы оплаты труда за последние три месяца работы, при этом единовременные выплаты и сумма перечисленного НДФЛ не учитываются. Для назначения пособия от ЦЗН отражается зарплата за последние три месяца трудовой деятельности с указанием среднего дневного заработка. Банки требуют, чтобы были описаны суммы заработной платы за полгода и сумма НДФЛ, удержанного за это время.

Порядок выдачи справки о зарплате работнику

Для ее получения гражданин обращается в организацию, где работает или был трудоустроен до увольнения. Механизм изложения просьбы предполагает устное или письменное сообщение в адрес бухгалтера, а при его отсутствии – инспектора по кадрам.

Если на предприятии практикуется выдача документов по договоренности, будет достаточно устной просьбы. В иной ситуации в организацию направляется заявление сотрудника. Директор рассматривает просьбу и делегирует обязанности по составлению документа работнику, отвечающему за ведение финансового учета и начисление зарплаты. У бухгалтера есть 3 рабочих дня на его подготовку.

Содержание справки

В нее вносятся такие сведения:

наименование, адрес, другие реквизиты предприятия (ИНН, код ОКПП и др.);
должность сотрудника;
сумма зарплаты, полученной работником за рассматриваемый период (3 или 6 месяцев) без учета налоговых платежей;
подпись бухгалтера;
печать предприятия.

Документ утверждается подписью руководителя и выдается заявителю в установленный законодательством срок.

Образец справки в свободной форме

Форма разрабатывается организацией самостоятельно, обязательными для заполнения справки сведениями считаются должность и размер заработка обратившегося сотрудника. Образец справки о заработной плате:

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Закон не запрещает выдавать зарплату наличкой. Работодатель также не может принуждать сотрудников получать зарплату только на банковский счет, об этом говорит Письмо Минтруда РФ от 20.03.2015 № 14-1/ООГ-1830.

Нужно ли соглашение о выплате зарплаты наличкой

Трудовой договор может предусматривать выдачу зарплаты переводом на банковский счет. Тогда, если работник уже после подписания договора захотел получать зарплату наличкой, он должен получить согласие работодателя, так как для изменения условий договора нужно обоюдное согласие.

Как начать получать зарплату наличкой

Для начала сотрудник пишет заявление в свободной форме на имя директора предприятия со ссылкой на ст. 136 ТК РФ. Работник может просить согласовать его заявление, но не требовать выплаты наличкой — такого права закон не дает.

Генеральному директору
ООО “Первый цех”
Иванову И.И.

от слесаря
Глушкова Д.Д.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу с июля 2020 года выдавать мне заработную плату по месту работы в наличной форме в соответствии со статьей 136 Трудового кодекса Российской Федерации.

Может ли работодатель отказать в выдаче зарплаты в наличной форме

Работодатель обязан исправно платить зарплату своим сотрудникам. При этом он сам решает в какой форме — наличной или безналичной — это делать. Работник может попросить изменить форму оплаты, но работодатель не обязан с этим соглашаться.

Судебная практика показывает, что в большинстве случаев суды не удовлетворяют требования работников по переходу на наличный расчет. Основная причина — сотрудник изначально при трудоустройстве подписывает заявление о перечислении зарплаты на банковский счет. Или это сразу оговаривается в трудовом или коллективном договоре.

При этом, если сотрудник не подписывал заявление о перечислении зарплаты в банк, и такой порядок не закреплен в трудовом или коллективном договоре, отказать ему в выдаче зарплаты наличкой работодатель не может. По сути, без этих документов у компании даже не было права на открытие зарплатного счета.

Компания может отказать работникам в выдаче зарплаты наличкой, если было принято решение о ликвидации кассы. То есть компания пользуется только безналичными средствами.

Почему работодателю выгоднее выплачивать зарплату безналом

Обычно компаниям выгоднее переводить заработную плату на карты сотрудников в рамках зарплатного проекта. Во-первых, безналичный перевод сделать проще, чем собирать сотрудников и выдавать им наличку. Во-вторых, зарплатный проект дает ряд преимуществ компании, например, за перевод зарплаты не берут комиссию или делают скидку за обслуживание расчетного счета. А при выдаче наличных, работодателю еще придется потратиться на комиссию за снятие денег.

Важно! Недобросовестные предприниматели запрещают сотрудникам даже изменить банк, в котором они получаю свой оклад. Это незаконно. Даже если у компании зарплатный проект в банке А, работник может требовать перечислять зарплату на свою карту в банке Б.

Издержки компании по обналичиванию денег никак не должны влиять на удобство сотрудника в получении зарплаты.

Как выдать зарплату наличкой: порядок и бухгалтерские проводки

Выдавать зарплату наличкой нужно также два раза в месяц. Интервал — не более 15 календарных дней между выплатами. За зарплатой работник должен подойти в кассу организации.

Для оформления выдачи зарплаты используют расчетно-платежную ведомость по форме Т-49 или платежную ведомость по форме Т-51.

Алгоритм выдачи денег прост:

руководитель или главбух подписывают ведомость на выдачу зарплаты и передают ее кассиру;
кассир внимательно проверяет наличие всех подписей и готовит нужную сумму;
наличка выдается сотруднику: чтобы установить личность, кассир может попросить паспорт;
кассир передает расчетный документ получателю на подпись;
сотрудник получает зарплату и пересчитывает ее не отходя от кассы.

При выдаче зарплаты бухгалтер строит всего одну проводку: Дт 70 Кт 50.

В кассе деньги на выдачу зарплаты могут лежать до 5 дней даже при превышении лимита кассы. За это время нужно успеть рассчитать всех работников. Оставшуюся зарплату нужно депонировать, то есть вернуть в банк. Тогда бухгалтер строит следующие проводки:

Дт 70 Кт 76.4 — депонирована неполученная зарплата;

Дт 51 Кт 50.1 — депонированная зарплата перечислена на расчетный счет.

По первому требованию работника депонированную сумму нужно вернуть. Бухгалтер сделает такие проводки:

Дт 50.1 Кт 51 — получены деньги с расчетного счета в кассу для выплаты депонированной зарплаты;

Дт 76.4 Кт 50.1 — работнику выдана депонированная заработная плата.

В каких случаях выдавать зарплату наличкой нельзя

Выдавать зарплату наличкой нельзя только при оплате труда иностранцев. Круг наличных расчетов с иностранцами ограничен ч. 2 ст. 14 ФЗ от 10.12.2003 № 173-ФЗ, и зарплата в этот перечень не входит. Позицию о том, что иностранцам зарплату можно выплачивать только в безналичной форме, налоговая закрепила в Письме ФНС от 29.08.2016 № 3Н-4-17/15799.

Выплата зарплаты наличкой иностранному лицу — нарушение валютного законодательства. Штраф по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ составит 75-100 % от выданной суммы.

Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В программе можно рассчитывать, начислять и депонировать заработную плату сотрудникам. Кроме того, сервис поможет рассчитать и уплатить все причитающиеся с зарплаты налоги и взносы и вовремя сдать всю отчетность.

Читайте также: