Трудовая книжка ведется с какого дня

Опубликовано: 24.12.2024

На днях Минтруд внес в правительство законопроект, который предполагает полный переход на электронный формат трудовых книжек с 2021 года. Но пока разберемся в правилах ведения обычных бумажных трудовых. Как делать записи, допустимы ли сокращения, чем отличаются друг от друга термины «расторжение» и «прекращение» трудового договора?

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п. 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225. Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку. Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже. Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна.

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек:

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в <структурное подразделение> <название должности, профессии, специальности с указанием квалификации>». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Сведения о переводах

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) <куда и кем>». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 делается запись о причине увольнения;
в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Статья 66 ТК посвящена описанию такого важнейшего кадрового инструмента, как трудовая книжка. В ней задокументированы правила её ведения и перечень информации, вносимой в неё нанимателем.

Содержание ст. 66 ТК

В начале говорится, что трудовая книжка – основной кадровый документ о работе сотрудника. В неё вносятся следующие данные:

рабочий стаж сотрудника;
его трудовая деятельность.

Акцентируется внимание, что параметры действия трудовых устанавливаются соответствующим органом исполнительной власти федерального уровня. Эти параметры включают:

форму трудовой книжки;
порядок её ведения;
правила создания бланков документов;
порядок обеспечения ими нанимателей.

Подчёркивается, что наниматель ведёт трудовые книжки на сотрудника, отработавшего у него не менее 5 дней. При этом данная работа для сотрудника должна носить основной характер. Из этого правила предусмотрены исключения, если:

нанимателем выступает физическое лицо, не оформленное как ИП;
в соответствии с действующим законодательством трудовая не требуется.

Далее описывается информация, вносимая нанимателем в трудовую книжку. К ней относятся:

базовые данные о сотруднике;
сведения о выполняемой им работе;
сведения о его переводе на иную работу постоянного характера;
информация об увольнении сотрудника;
основания окончания трудового договора;
перечень награждений сотрудника за его эффективную работу.

Отдельно отмечено, что информация о взысканиях в документ не вносится, за исключением ситуации с увольнением сотрудника на основе дисциплинарного взыскания.

В заключительном абзаце указывается, что, по желанию сотрудника, в трудовую по месту основной работы добавляется информация о его работе по совместительству. Это возможно в случае предъявления им соответствующего документа нанимателю.

Вопросы по использованию ст. 66 ТК

Какими документами регулируются параметры трудовой, упомянутые в рассматриваемой статье?

Основные параметры трудовой перечислены в Постановлении Правительства от 16.04.03 (ред. от 25.03.13) №225. В нём содержатся указания по формату документа, правила её ведения и иные базовые сведения. Также имеется Приказ Минфина от 22.12.03 №117н, посвящённый обеспечению нанимателей бланками и вкладышами для данного документа. А правила заполнения трудовой регулирует Постановление Минтруда от 10.10.03 №69.

Какова ситуация с применением электронной версии трудовой книжки?

Вопросам внедрения электронных версий трудовых посвящён ФЗ от 16.12.19 №439. В нём говорится, что до ноября 2020 года наниматель уведомляет сотрудника о возможностях ведения трудовой в бумажном и электронном форматах. Далее сотрудник пишет соответствующее заявление в срок до конца 2020 года. Правила ведения документа после окончания 2020 года оговорены в статье 2 этого ФЗ.

Если нанимателем выступает физическое лицо, которому по ст. 66 ТК не положено заводить трудовую на сотрудника, то какой документ заменяет её в этой ситуации?

Данную ситуацию регулирует глава 48 ТК, в частности её статья 309. В соответствии с ней заменителем трудовой для данной категории сотрудников выступает оформленный в письменном формате трудовой договор.

На какой основе формируется список поощрений сотрудника, упомянутый в ст. 66 ТК?

Основные формы поощрения сотрудника за его эффективную трудовую деятельность перечислены в ст. 191 ТК. К ним отнесены грамоты, благодарности, иные презенты. Следовательно, все они могут быть занесены в трудовую. Также нужно отметить, что если премия имеет регулярную основу и прямо предусмотрена системой оплаты труда, принятой на предприятии, то сведения о ней в трудовую не вносятся.

Как оформляются записи в трудовой в случае с дистанционной работой?

Нюансы данного формата трудовой деятельности описаны в ст. 312.2 ТК. В соответствии с ней информация о данной работе может не вноситься в трудовую, если есть договорённость между нанимателем и сотрудником. В случае если такая договорённость отсутствует, сотрудник передаёт трудовую нанимателю лично или отправляет её по почте с помощью заказного письма с уведомлением.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Часть шестая утратила силу. - Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.

Судебная практика и законодательство — ТК РФ. Статья 66. Трудовая книжка

Как полагает административный истец, в соответствии с частью 4 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации в трудовую книжку должны вноситься сведения обо всей выполняемой работе, включая сведения о временной работе на других должностях. Иное же приведет к нарушению его трудовых прав.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (часть 1 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации).

Раздел II Правил регламентирует порядок ведения трудовых книжек и в пункте 10 определяет, что является основанием для внесения записи в трудовую книжку, и устанавливает, в течение какого срока работодатель должен внести запись в трудовую книжку.

С этой точки зрения требование о представлении гражданином, обратившимся в органы службы занятости, паспорта (или документа, его заменяющего) сопряжено с необходимостью идентификации личности заявителя и установления иных обстоятельств, имеющих значение для принятия решения о признании его безработным (возраст, место жительства). Предъявление трудовой книжки (или документа, ее заменяющего) как основного документа о трудовом стаже работника и содержании и условиях трудовой деятельности (часть первая статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации) позволяет определить основание и давность ее прекращения гражданином, а также подобрать ему подходящую работу, каковой, по общему правилу, считается работа, в том числе временного характера, соответствующая профессиональной пригодности работника с учетом уровня его квалификации, условиям последнего места работы (за исключением оплачиваемых общественных работ), состоянию здоровья, транспортной доступности рабочего места (пункт 1 статьи 4 Закона Российской Федерации "О занятости населения в Российской Федерации").

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые:

форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку;

Нормами статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ определено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации, а также пунктом 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, определено, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи заявления безвозмездно выдать работнику копии документов, связанных с работой, или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

За домохозяйку также могут уплачиваться страховые взносы физическим лицом при представлении трудовой книжки домохозяйки с отсутствием записи о работе домохозяйки на день обращения в территориальные органы ПФР для вступления в добровольные отношения по обязательному пенсионному страхованию. При этом законодатель не связывает вступление в добровольные правоотношения с наличием или отсутствием трудовой деятельности физического лица до вступления в правоотношения по добровольной уплате за него страховых взносов другим физическим лицом.

<*> В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

Нагрудный знак "Почетный работник Пенсионного фонда Российской Федерации" носится на правой стороне груди. Лица, награжденные данным знаком, сохраняют право на его ношение при изменении места работы и при выходе на пенсию.

Запись об основаниях прекращения трудового договора производится в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральными законами "О прокуратуре Российской Федерации", "О государственной гражданской службе Российской Федерации" со ссылкой на соответствующую статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации и федерального закона.

Министерством труда и соцзащиты РФ был подготовлен и выставлен на общественное слушание проект приказа «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Этот приказ упраздняет отдельные, действующие в трудовом законодательстве требования к ведению бумажных трудовых книжек. На федеральном портале нормативных правовых актов проект был опубликован 11 января 2021 года.

Все мы знаем, что переход на электронные трудовые книжки начался с 1 января 2020 года, при этом бумажная форма трудовой книжки не отменяется. По сведениям Пенсионного фонда РФ, из 58,1 млн. застрахованных лиц больше половины выбрали ведение трудовой книжки на бумажном носителе, и только 5,1 млн. россиян выбрали ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Многие граждане просят оставить уже привычную всем бумажную трудовую книжку. Работодателям, как и прежде, необходимо внимательное, безукоризненное и верное внесение записей.

В целом порядок хранения, ведения и учёта трудовых книжек остаётся прежним. Что же меняется по новым правилам?

Теперь трудовая книжка будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. Количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов против 9 разворотов прежде и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.

Как и прежде, на сотрудников, проработавших больше 5 дней и эта работа для них основная, работодатель ведёт трудовые книжки. В новых правилах предусмотрено, что при соглашении между работником и работодателем будут вноситься сведения о дистанционной работе. Эту норму вносят в правила ведения трудовых книжек, но она и так была у нас прописана в ТК РФ.

Записи вносятся гелевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивый, аккуратный, без ошибок. Все слова необходимо писать полностью, сокращения недопустимы. По новым правилам записи можно делать с помощью технических средств, штампов (печатей).

Правила внесения записей об образовании тоже изменились. Виды и уровни образования, указанные в действующей редакции правил заполнения трудовых книжек, устарели и не соответствуют действующему закону об образовании. В новой редакции уровни образования привели в соответствие с законом об образовании: основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации). Теперь запись о незаконченном образовании вноситься не будет.

Что касается всех записей в трудовую книжку за период работы у работодателя при увольнении сотрудника, то, как и прежде они заверяются подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек лица и печатью (при наличии). Хочу обратить ваше внимание, что теперь допускается использование печати работника кадровой службы, и исключается подпись самого сотрудника.

В действующих правилах для учёта трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учёту трудовой книжки и вкладыша в неё и книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В новых правилах предлагают исключить эти две книги. Т.е. сам учёт не отменили, точно также существуют две учётные формы, но отменили обязательность книг приходно-расходной и учёта движений.

В итоге, работодатель сам разрабатывает формы книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения трудовых книжек. В них в обязательном порядке указывается дата приёма трудовой книжки и её номер, а также при увольнении работника дата выдачи трудовой книжки и подпись работника, свидетельствующая о получении трудовой книжки.

Сомнительное упрощение кадрового учёта, поскольку работодателям теперь нужно будет самим разработать эти журналы. Скорее всего, если эти правила будут утверждены, то практически все работодатели продолжат использовать привычные приходно-расходную книгу и книгу учёта движения, потому что зачем изобретать что-то новое, если требования к содержанию этих форм остаются прежними.

При этом в действующих правилах приходно-расходная книга и книга учёта движения должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, опломбированы или скреплены сургучной печатью.

В новой редакции требования остались схожими, единственное послабление, что не требуется сургучная печать или пломбиратор. Честно говоря, на практике эти правила с сургучом редко кто выполнял, потому что они были настолько устаревшие, что неизвестно, а где же брать сургуч и большинство организаций скрепляли данные книги обычной печатью. Теперь это просто решили узаконить.

В новой редакции правил при выдаче каждого вкладыша штамп «Выдан вкладыш» заменён на надпись, но также с указанием серии и номера вкладыша.

Требования к трудовым книжкам, которые были исключены в новой редакции:

внесение в трудовые книжки записи об общем трудовом стаже, в том числе лицам, отбывшим исправительные работы без лишения свободы, о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж;
при восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку сотрудника по последнему месту работы вносится запись и утверждённый образец этой записи;
при оформлении трудовой книжки впервые не позднее недельного срока со дня приёма на работу сохранили, но исключили присутствие при этом работника;
при получении трудовой книжки при увольнении работник расписывается в личной карточке и в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Вы видите, что все нормы, которые касаются подписи работника об ознакомлении с записями, внесёнными в трудовую книжку, исключили из правил.

Что нового включено в правила ведения трудовых книжек

По желанию сотрудника данные о работе по совместительству могут быть внесены в трудовую книжку, причём за этим можно обратиться и к последнему работодателю на основном месте работы.

Вот этой нормы действительно не хватало в правилах ведения трудовых книжек, потому что случалось так, что у работника была внесена запись о приёме по совместительству, но не было сделано записи об увольнении и эти записи были разорваны между работодателями, т.к. её вносит работодатель только по основному месту работы. Поэтому было достаточно проблематично отследить трудовой стаж работы по совместительству.

В новых правилах вносятся разъяснения, как поступать, в случае если запись о новом наименовании переименованной организации была внесена в трудовую книжку неверно.

В действующих правилах не было сказано, как исправлять наименование организации, тем более вот такой случай, когда была допущена ошибка при переименовании организации.

По поводу военной и правоохранительной службы у нас сказано, что это не является трудовой деятельностью и действующие правила ведения трудовых книжек предусматривают только внесение записи об общем стаже военной или правоохранительной службы.

А вот гражданская и муниципальная служба, они просто выпали из регламентации ведения трудовых книжек и поэтому сейчас на государственной, гражданской, муниципальной службе все записи не предусмотрены инструкцией по ведению трудовых книжек. Этого не хватало в правилах ведения трудовых книжек. Новые правила как раз предусматривают внесение записей.

Сейчас при нахождении на гражданской службе вносится запись о том, что принят на государственную гражданскую службу, заключён служебный контракт и назначен на должность федеральной гражданской службы. Теперь по новым правилам не делают указание о приёме на службу и заключение служебного контракта.

Когда сотрудник подал заявление о переходе на электронный вариант ведения сведений о трудовой деятельности, работодатель не позднее трёх рабочих дней должен выдать ему на руки трудовую книжку.

Этой регламентации не хватает сейчас, т.к. в действующих правилах не установлено в какой срок после того как работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель должен ему на руки эту книжку выдать. Минтруд при этом периодически своё мнение менял, то это было не позднее трёх рабочих дней, то незамедлительно, как только работник подал соответствующее заявление. Теперь хорошо, эти сроки будут регламентированы.

Вот такие изменения предлагают внести в порядок ведения трудовых книжек. Не совсем понятно, зачем обновлять имеющиеся правила, раз мы решили отказаться от бумажных трудовых книжек. Видимо они нам ещё пригодятся

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более восьми лет.

Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя

В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».

Какие сведения вносить

о сотруднике;
о выполняемой работе;
о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
основания прекращения трудового договора;
сведения о награждениях за успехи в работе;
о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер

Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.

В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
В столбце 2 — дату записи.
В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.

Как сделать запись об увольнении

В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
В столбце 2 — дату увольнения.
В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.

Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

В столбце 3 сделайте запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
В столбце 4 укажите основание переименования — приказ, его дата и номер.

Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

В столбце 1 укажите следующий порядковый номер.
В столбце 2 укажите дату внесения записи.
В столбце 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
Затем в той же строчке сделайте правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, или укажите дату номер приказа, на основании которого вносится правильная запись. Об этом говорит пункт 1.2 Постановления Минтруда.

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

На внутренней стороне обложки трудовой поставьте штамп: «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Вкладыш без трудовой недействителен.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела. Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

Читайте также: