Вправе ли индивидуальный предприниматель использовать наемный труд и оформлять трудовые книжки

Опубликовано: 26.12.2024

Не так давно Трудовой кодекс претерпел определенные изменения – теперь на ИП возложена обязанность заводить трудовую книжку на каждого своего сотрудника. Конечно, при внесении изменений в ТК появляется множество вопросов. Поэтому надо выяснить, как происходит оформление трудовой книжки индивидуальным предпринимателем и нужна ли самому предпринимателю книжка?

Почему возникла необходимость оформления?

Трудовой кодекс Российской Федерации утверждает, что в обязательном порядке у каждого работника должна иметься трудовая книжка. Ее оформляет работодатель. Однако раньше в ТК упоминания о том, что трудовую книжку обязан заводить и ИП для своих работников, не было. Индивидуальный предприниматель не сталкивался с вопросом оформления и ведения этой документации, но его работники впоследствии нередко получали проблемы, связанные с отсутствием стажа.

Многие сотрудники, которые позже сменяли работу у ИП на официальное трудоустройство, сталкивались с такой проблемой, как отказ нового начальника учитывать годы работы у предпринимателя, указанные в предоставляемом новым работником трудовом договоре. Кроме того, многие ИП просто забывали зарегистрировать договоры в органах местного самоуправления, что считалось обязательной процедурой.

Нужна ли предпринимателю трудовая книжка?

То, что данный документ необходим сотрудникам, это понятно. Однако индивидуальные предприниматели не являются работниками – они наниматели. То есть трудовая функция ими не выполняется, и ИП, согласно своему статусу, не считается работником. Поэтому в собственную трудовую книжку они не вносят никаких записей.

Ни сам ИП, ни кто-либо другой не имеет законных оснований заполнять трудовую книжку предпринимателя. Каким же образом начисляется стаж?

В обязанности ИП входит отчисление страховых взносов в Пенсионный фонд для своей будущей пенсии. Пока поступления продолжаются, вы числитесь индивидуальным предпринимателем – и ваш стаж накапливается. Как только поступления прекращаются в связи с завершением предпринимательской деятельности, вы получаете справку о стаже.

Закон гласит, что период предпринимательской деятельности высчитывается, когда исчисляется стаж. Документом, который это подтверждает, в таком случаев выступает лист записи ЕГРИП.

Сразу же после того, как регистрация была осуществлена, индивидуальный предприниматель обязан выплачивать определенную сумму в качестве страхового взноса в Пенсионный фонд:

Фиксированные суммы взносов. Сумма взноса может меняться ежегодно, в соответствии с правительственными актами или законами, которые предназначены для населения, занимающегося предпринимательской деятельностью.
Размеры взносов, которые устанавливают для лиц, производящим выплаты или вознаграждения физическим лицам.

Гарантией получения в будущем пенсии является фиксированная сумма взносов.

Каждый предприниматель должен хранить у себя документы, подтверждающие его индивидуальную предпринимательскую деятельность.

Лист записи ЕГРИП.
Уведомление об осуществлении регистрации в Пенсионном фонде.
Квитанции либо платежные поручения, которые подтверждают то, что вы регулярно оплачиваете страховые взносы.

Видео: Как делать записи в трудовой книжке ИП?

Трудовая книжка сотрудника

Оформление трудовой книжки ИП должно происходить согласно всем требованиям, представленным в ТК.

Так, если работник рассматривает работу у предпринимателя как основной вид деятельности и не имеет другой занятости, оформить книгу необходимо не менее 5 рабочих дней после начала работы сотрудника. С вступлением в силу нового закона, принятого 6 октября 2006 года, появилась необходимость указывать дату заполнения книжки не позднее этой даты, с первого дня начала работы сотрудника.

Несколько подсказок

Записывать дату в любой раздел можно только арабскими цифрами (число и месяц пишутся двухзначными, год – четырехзначными).
Записи должны непременно производиться аккуратно (даже расписаться нужно разборчиво). Вносят их ручкой (на выбор – гелевой, шариковой, ручкой-роллером) или световодостойкими чернилами традиционных цветов – синего, черного, фиолетового.
Разделы «Сведения о работе», а также «Сведения о награждении» не допускают зачеркиваний или неправильных надписей.
Записи, вполне возможно, будет вносить человек, которого работодатель назначит ответственным за это, если штат сотрудников большой и сам ИП не имеет возможности этим заниматься. Потому в графе, где указано «подпись лица, ответственного за ведение книжки» ставится либо фамилия предпринимателя, либо человека, заполняющего документ.

Как правильно заполнить титульный лист трудовой книжки?

Оформление титульного листа должно соответствовать положению второго раздела под названием «Инструкция для записных книжек», утвержденной в 2003 году, 10 октября. Если полностью следовать данным инструкциям, не должно возникнуть никаких проблем с заполнением, да и ошибок тоже не должно быть допущено.

Указание ФИО должно быть не только разборчивым, но и полным – сокращать их ни в коем случае нельзя. Указываются ФИО сотрудника и дата его рождения, образование (специальность или профессия – тоже), которые можно вносить лишь при наличии подтверждающих данные сведения документов – паспорта, диплома.

Графа «Сведения о работе»

Для начала, в 1 графе указывается порядковый номер вносимой записи

В графе 2 указывается число, месяц и год, когда сотрудник начал свою трудовую деятельность у ИП.

В 3 графе не допускаются сокращения в ФИО и при указании других данных. Так, ИП, заполняя книжку, должен указать «индивидуальный предприниматель Березовский Олег Николаевич» и в скобках «ИП Березовский О.Н.». В данной графе указываются и должность, специальность (работа), профессия и квалификация.

В 4 графе нужно указать дату, а также номер приказа о работе.

Остальные записи производятся согласно Инструкции.

Следует учесть, что заполнение определенных данных осуществляется лишь после официального заключения трудового договора.

Печать в трудовой книжке

Как оформить трудовую книжку ИП? В соответствии с инструкцией о заполнении трудовых книжек, на титульном листе должна находиться печать той организации, в которой впервые заполнялся документ. Закон, принятый в 2008 году, обязывает предпринимателей заверять печатью и записи об увольнении работника. Однако, что самое интересное, закон не обязывает индивидуальный предпринимателей иметь при себе печать – это самостоятельный, не принудительный выбор каждого. В это же время у работника в связи с отсутствием печати в трудовой книжке могут возникнуть проблемы – как с будущим начальником, так и с Пенсионным фондом.

В данном случае многие ИП составляют справку, в которой объясняют отсутствие у себя печати. Однако и здесь есть загвоздка – если этот документ, опять-таки, не заверен нотариально и на нем нет печати, Пенсионный фонд может отказаться брать во внимание эту справку.

Если сотрудник устраивается на работу впервые

Наверняка, вопросы о том, как правильно оформить трудовую книжку ИП, если сотрудник устраивается впервые на работу, возникают у многих. В этом случае все достаточно просто – предприниматель выдает работнику новую трудовую книжку, указывая в ней точное число принятия человека на работу.

Ответственность за трудовые книжки, возложенная на работодателя

За нарушение правил ведения, хранения, учета, а также выдачи трудовых книжек, на работодателя накладывается ответственность, предусмотренная законом. Так, при нарушении этих правил (нарушить правила может как работодатель, так и лицо, уполномоченное им), в Российской Федерации применяются санкции, которые перечислены в статье 5.27 КоАП РФ. К примеру, в качестве наказания может выступать не только штраф (от 1 до 5 тысяч руб. ), но и приостановление предпринимательской деятельности нарушителя на срок до 90 суток .

Кроме этого, если работодатель нанес сотруднику моральный вред при заполнении некорректных данных в трудовую книжку, он обязан выплатить денежную компенсацию своему работнику

Поэтому знать правила учета, хранения, выдачи и заполнения трудовых книжек важно для любого предпринимателя.

Кто может быть работодателем

Работодателями в трудовых отношениях могут быть как юридические, так и физические лица. Причём, Трудовой кодекс различает обычное физическое лицо и индивидуального предпринимателя, наделяя их разными правами и обязанностями.

Так, обычное физлицо может заключить трудовой договор с домашним персоналом или с другим исполнителем в целях личного обслуживания. Однако заносить запись о приёме на работу в трудовую книжку такой работодатель не имеет права. До 2006 года этого права не было и у предпринимателей, поэтому и возникал вопрос: «Может ли ИП нанимать работников»?

В 2021 году ответ на этот вопрос, конечно, положительный. Принимая сотрудника на работу в ИП, предприниматель несёт те же самые обязанности работодателя, что и организация, за небольшим исключением. Например, выплачивать компенсацию по сокращению штата обязаны только работодатели-юридические лица.

Обязанности работодателя

Знать про обязанности работодателя желательно еще до того, как ИП принять на работу сотрудника. Трудовое законодательство РФ достаточно жесткое и больше направлено на защиту работников, чем на интересы бизнеса.

ИП с наёмными работниками должен:

заключить письменный трудовой договор;
довести до работника информацию о его должностных обязанностях и ознакомить с локальными трудовыми актами;
создать безопасное рабочее место и обеспечить работника всем необходимым для выполнения трудовой функции;
выплачивать заработную плату не реже двух раз в месяц;
за свой счёт перечислять страховые взносы за работника и предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск;
своевременно удерживать НДФЛ с зарплаты и других выплат персоналу и перечислять налог в бюджет;
сдавать отчётность по работникам в ИФНС и фонды;
вести кадровую документацию.

Чтобы снизить административную и финансовую нагрузку, некоторые ИП с работниками стремятся вместо трудового договора заключать договор ГПХ. По такому договору отношения сторон переходят из трудовых в гражданско-правовую плоскость.

Заказчик в этом случае платит за исполнителя меньше страховых взносов, не оформляет выплаты по временной нетрудоспособности и материнству, не оплачивает отпуск, не обязан создавать условия труда и т.д. Иногда это действительно оправдано. Например, вам в бизнесе требуется какая-то разовая услуга или определённый объём работ. Найм работника в штат в этом случае необязателен.

Но учитывайте, что госорганы (ИФНС, фонды, трудовая инспекция) будут тщательно проверять, были ли у вас основания заключить договор ГПХ. В статье 5.27 КоАП РФ есть даже специальная санкция за заключение гражданско-правового договора при наличии фактических трудовых отношений. Для ИП это штраф на сумму от 5 до 10 тысяч рублей.

Сколько работников может быть у предпринимателя

Сколько человек разрешено нанимать ИП с работниками в 2021 году? На этот вопрос можно получить очень разные ответы, чаще всего называют 100 человек. На самом деле ограничения по количеству работников связаны не с организационно-правовой формой работодателя (ИП или ООО), а с выбранным налоговым режимом.

Если предприниматель работает на УСН, то нанимать он может не больше 100 человек. На ПСН ограничения ещё жестче - не более 15 работников по среднесписочной численности. Рыболовецкие производства на ЕСХН могут принять до 300 человек. А для тех, кто выбрал общую систему налогообложения, ограничений по персоналу нет, поэтому теоретически среднесписочная численность у ИП с работниками может быть любой.

Кроме того, если предприниматель претендует на государственную поддержку субъектов малого и среднего бизнеса, то количество работников тоже имеет значение. Микропредприятие может иметь не более 15 сотрудников, малое предприятие - не более 100 человек, а численность среднего предприятия не должна превышать 250 работников.

Надо ли оформлять на работу родственников ИП

Должен ли предприниматель оформлять договор, если у него работают родственники? Здесь всё зависит от характера отношений. Понятия семейного бизнеса для ИП нет, даже если речь идет о супругах, имеющих общий бюджет.

Если это действительно нерегулярная помощь, за которую предприниматель не платит, то здесь можно применять статью 37 Конституции РФ. Согласно этой норме каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, в том числе, оказывать кому-то услуги или выполнять работы безвозмездно.

Но чаще всего под якобы безвозмездной помощью родственников скрываются всё-таки трудовые отношения, имеющие регулярный характер, предполагающие выполнение конкретных обязанностей и получение определённого вознаграждения.

Даже если вы заключите письменный договор безвозмездного оказания услуг, решать, есть ли здесь признаки трудовых отношений, будет суд. ФНС и Роструд при обнаружении неоформленного работника, конечно, настаивают на том, что это нарушение трудового законодательства и прав самого сотрудника. Положительная судебная практика по вопросу привлечения к ответственности работодателя-ИП имеется, но разбирательство в суде будет очень тщательным.

В качестве примера можно привести постановление Нижегородского областного суда от 05.03.2013 по делу N 7-133/2013. Предпринимателя попытались оштрафовать за привлечение к труду родственника-иностранного гражданина уже только по факту его нахождения в помещении, арендованном ИП. Причём, добиться отмены штрафа удалось лишь во второй судебной инстанции.

Таким образом, деятельность ИП с работниками, которые являются его родственниками, тоже подпадает под нормы трудового законодательства. Кроме того, не забывайте, что неоформленный вами родственник не будет иметь трудового стажа и пенсионных накоплений. Будете ли вы за свой счет содержать его в пожилом возрасте? Не лучше ли заключить трудовой договор и обеспечить ему получение пенсии?

Как оформить работника ИП

А теперь краткая инструкция о том, как ИП принять на работу сотрудника. Оформление работника в 2021 году происходит по нормам Трудового кодекса.

Развитие рыночных отношений, в том числе в сфере малого и среднего бизнеса, привело к образованию большого числа индивидуальных предпринимателей, то есть лиц, осуществляющих деятельность без образования юридического лица.

Согласно Федеральному закону РФ от 30.06.2006 г. № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации…» с 6 октября 2006 года индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки работников. Однако законодатель не утвердил переходных положений относительно порядка ведения трудовых книжек работников, уже работающих у индивидуальных предпринимателей (далее — ИП) на момент вступления в силу Федерального закона.

До сих пор не решен вопрос, как заверять трудовые книжки при отсутствии у ИП печати. Многих ИП по-прежнему интересует, почему они обязаны вести трудовые книжки на всех своих работников, а в «собственную» трудовую не могут вносить никаких записей. Именно об этом и пойдет речь в данной статье.

Уже не «новичок», какие записи вносить?

В соответствии с пунктом 3 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей», утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, в ред. от 25.03.2013 г. (далее — Правила), ИП ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней. В таком случае ИП обязан оформить трудовую книжку в течение недельного срока со дня приема на работу в присутствии самого «новичка» (пункт 8 Правил). Вроде бы всё просто. Но поскольку на момент вступления у многих ИП уже числились работники, возникла проблема: какие записи вносить и как их датировать?

Впервые ответить на этот вопрос попыталось Министерство здравоохранения и социального развития России в Письме от 30.08.2006 г. № 5140-17 (далее — Письмо). Чиновники посоветовали: «в трудовую книжку сотрудника, работающего у ИП на момент вступления в силу Федерального закона РФ от 30.06.2006 г. № 90-ФЗ, следует внести запись о приеме на работу со дня начала работы у данного работодателя».

Обратите внимание! В графе 2 раздела «Сведения о работе» ставится именно дата приема на работу, а не дата заполнения трудовой книжки. Эти даты на практике часто путают. Вместе с тем в трудовых книжках старого образца в графе 2 ранее указывали дату внесения записи. В этой связи до настоящего времени существует и другая точка зрения относительно заполнения трудовых книжек ИП после 6 октября 2006 года. Многие специалисты считают, что поскольку до 06.10.2006 г. ИП не позволялось вести трудовые книжки, поэтому указание в графе 2 фактической даты приема на работу может свидетельствовать о заполнении трудовой книжки «задним числом», что является нарушением. Поэтому они предлагают вносить запись в трудовую книжку о приеме на работу сотрудника датой введения в действие изменений в Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) (графа 2 — 06.10.2006; графа 3 — наименование работодателя, запись о структурном подразделении, должности и дате приема на работу; графа 4 — реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу). Большинство же специалистов считают, что более удачным является вариант, предложенный в Письме (внесение записи о приеме на работу со дня начала работы у данного ИП), поскольку именно он в большей степени отвечает интересам работника.

В Письме есть оговорка: если такая запись внесена не будет, то и запись об увольнении с работы не имеет основания.

Далее, Постановление Правительства РФ от 01.03.2008 г. № 132 «О внесении изменений в Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225», вступившее в силу 22.03.2008 г., конкретизировало обязанность ИП вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами РФ.

Полагаю, если законодатель обязал ИП вести трудовые книжки, то данная обязанность должна выполняться по отношению ко всем работникам, независимо от того, когда они приняты на работу — до или после 6 октября 2006 года.

Теперь поговорим о том, как правильно написать в трудовой книжке наименование работодателя — ИП.

Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 (далее — Инструкция), в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Применяя этот пункт на практике, многие кадровики при написании наименования работодателя (ИП) в виде заголовка указывают сначала без сокращений фамилию, имя, отчество ИП, а в скобках (по аналогии с внесением сокращенного наименования организации) — фамилию и инициалы ИП. Наглядно это выглядит так: «Индивидуальный предприниматель Иванова Татьяна Игоревна (ИП Иванова Т. И.)».

Однако по данному вопросу есть и другое мнение, которое базируется на следующем:

во-первых, действующее законодательство, регламентирующее порядок регистрации юридических лиц и ИП, не допускает применения аббревиатуры при регистрации ИП. Другими словами, вести коммерческую деятельность с аббревиатурой ИП можно, а оформлять юридически значимые документы нельзя;

во-вторых, при государственной регистрации физического лица в качестве ИП присваивается ОГРНИП — основной государственный регистрационный номер ИП, который позволяет его идентифицировать.

В подпункте «в» пункта 14 Правил ведения Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей и предоставления содержащихся в нем сведений, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.10.2003 г. № 630 (в ред. от 30.05.2013 г.), предусмотрено, что ОГРНИП указывается во всех документах этого физического лица, связанных с осуществлением им предпринимательской деятельности, наряду с его фамилией, именем и отчеством.

Пример записи о трудовой деятельности сотрудника, работающего у ИП до 06.10.2006 г.

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, повышении квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

Индивидуальный предприниматель

Иванова Татьяна Игоревна

(ОГРНИП 306770025657427)

Принят на должность менеджера по продажам

Трудовой договор от 15.11.2004 № 8

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказ от 18.03.2010 № 21к

А где же печать?

Изменения, внесенные в пункт 35 Правил Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 № 132, обязывают работодателя (в том числе ИП) при увольнении работника заверять все записи, внесенные в его трудовую книжку, печатью работодателя.

Напомню, что регистрация физических лиц в качестве ИП осуществляется в соответствии с Федеральным законом РФ от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ (в ред. от 28.06.2013 г.) «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

В приведенном документе о печати ИП ничего не говорится.

Поскольку обязательность наличия печати у ИП без образования юридического лица действующими нормативными актами не предусмотрена, то вопрос о ее наличии остается исключительно на усмотрение самого ИП.

Данный вывод подтверждается в Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 12.09.2008 г. № Ф03-А51/08-2/3390. Аналогичную позицию занял ФАС Восточно-Сибирского округа, который в Постановлении от 05.11.2008 г. № А33-3638/08-Ф02-4977/08 указал: «Действующее законодательство, включая гражданское законодательство, не содержит нормы, обязывающей индивидуальных предпринимателей иметь собственную печать, поэтому индивидуальный предприниматель заверяет свои документы печатью только при ее наличии».

Таким образом, если печать у ИП отсутствует, то он вправе заверять записи о трудовой деятельности только своей подписью.

В целях уменьшения негативной реакции со стороны других работодателей, а в дальнейшем и пенсионных органов, работнику (по его просьбе) может быть выдана справка, из которой становится ясно, что оттиск печати в трудовой книжке не проставлен по причине отсутствия у ИП печати. Но данная справка также будет незаверенной — ведь печать отсутствует! Указанная справка полностью спасет от проблем только в том случае, если подпись ИП на ней будет заверена нотариально.

«Собственная» трудовая книжка

В соответствии со статьей 309 ТК РФ работодатель — физическое лицо, являющееся ИП, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами РФ. Данное требование содержится также и в статье 66 ТК РФ.

Таким образом, законодатель определил, что работодатель — ИП вносит записи в трудовую книжку своим работникам, а в «собственную» трудовую внести запись не может.

Дело в том, что согласно статье 23 Гражданского кодекса РФ ИП занимается предпринимательской, а не трудовой деятельностью. По своему статусу он не является работником, то есть не выполняет трудовую функцию. Так как в трудовую книжку вносятся записи о трудовой (статья 66 ТК РФ), а не предпринимательской деятельности, то на ИП она не ведется.

Сергей — переводчик с ИП. Работы становится всё больше, поэтому Сергей просит жену помочь. Он хочет оформить ее к себе в штат, чтобы шел стаж.

Для ИП, которые считаются микропредприятиями, действует упрощенная система оформления сотрудников. По этой системе тоже придется оформлять много бумаг, но не так много как обычно. Рассказываем, как и что нужно делать.

Упрощенная система оформления

Чтобы оформить сотрудника в штат по общим правилам, нужно составить правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда и премиях. Но для некоторых ИП действует упрощенная система.

По упрощенной схеме могут работать ИП и ООО, которые считаются микропредприятиями. У них:

выручка до 120 млн рублей в год;
до 15 сотрудников в штате.

На сайте налоговой можно проверить, подходит ИП под микропредприятие или нет. Для этого нужно ввести в строку поиска ИНН, ОГРН, ОГРНИП, название предприятия или ФИО предпринимателя:

Если ИП оказался в списке микропредприятий, он может оформлять сотрудников по упрощенной процедуре за шесть шагов:

составить штатное расписание;
заключить трудовой договор с сотрудником;
издать приказ о принятии на работу;
заполнить трудовую книжку;
завести личную карточку;
зарегистрироваться в фондах.

Рассказываем о каждом шаге подробно.

Шаг 1. Составить штатное расписание

Штатное расписание — это внутренний документ о том, как всё устроено в компании: какая структура, сколько сотрудников и какие выплаты идут сотруднику. Это обязательный документ, чтобы оформить сотрудника в штат.

Вот, что нужно заполнить в штатном расписании:

название структурного подразделения в компании. В ИП Сергея их нет;
порядковый номер работника;
код должности, например, производственный персонал. Можно обойтись без кодирования, наказания за это нет;
количество сотрудников в этой должности;
оклад и надбавки;
сумма.

У Сергея из нашего примера жена — первый сотрудник. Ее оклад 50 000 рублей. Штатное расписание будет вот таким:

Сергею не нужно показывать себя в штатном расписании. По закону он не считается работником своего ИП.

Сергей заполняет штатное расписание и издаёт приказ о том, что утверждает штатное расписание.

После этого можно заключать трудовой договор с сотрудником.

Шаг 2. Составить трудовой договор

Чтобы принять супругу на работу, Сергей заключает с ней трудовой договор по форме для микропредприятий. Он включает в себя локальные нормативные акты, которые при типовом договоре оформляются отдельно.

В договоре прописывают условия работы: график, зарплату, должность, место работы, условия труда.

В трудовом договоре есть существенные условия и дополнительные. Без существенных условий предприниматель при проверке может получить штраф до 10 000 рублей на каждого неправильно оформленного сотрудника. Дополнительные добавляют по желанию. Они нужны, чтобы уточнить отношения между сотрудниками и работодателем.

данные паспорта сотрудника и работодателя с полными инициалами;
название компании;
место и дата заключения трудового договора;
срок договора;
подразделение, филиал, основной или дополнительный офис;
должность, профессия, специальность;
дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу;
гарантии и компенсации за работу в опасных условиях. За работу на Крайнем Севере на нефтяных вышках есть надбавки к зарплате, а на вредных производствах могут быть особые условия. Сергею этот пункт не нужен;
условия оплаты и порядок выплат. Например, можно прописать, что сотрудник получает оклад в 40 000 рублей и премию по итогам года в восемьдесят тысяч рублей;
пункт про обязательное страхование работника и взносы в фонды за него;
условия работы. Тут пишут, как сотрудник будет работать: в офисе или постоянно передвигаться — например, если он торговый агент.

Если забыть внести какие-то из обязательных условий, у договора всё равно будет юридическая сила. Но чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Дополнительно в договоре можно прописать всё, что касается условий работы:

испытательный срок. Иначе сотрудник сразу начинает работать в штате;
условия служебной или коммерческой тайны. Можно прописать, какую информацию сотрудник не может разглашать;
договоренность об обучении. Можно заранее прописать, что сотрудник должен отработать год или другое время после обучения;
дополнительное страхование. Например, сотруднику компенсируют траты на лечение, если он работает на опасном производстве.

Сергей заполняет трудовой договор:

Чтобы оформить трудовой договор, от сотрудника нужны такие документы:

паспорт;
СНИЛС;
трудовая книжка;
военный билет для тех, кто состоит на учете в военкомате;
ИНН — чтобы платить НДФЛ. Если у работника нет ИНН, работодатель может узнать номер ИНН по паспорту на сайте налоговой;
диплом или другой документ об образовании. Он нужен, когда для работы требуются специальные знания. Например, Анна будет работать переводчиком, поэтому ей нужен диплом;
справка об отсутствии судимости. Она нужна, например, репетиторам, которые работают с детьми;
медицинская книжка. Нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным. Если у нет медицинской книжки, работодатель должен дать направление на медицинский осмотр и оформление медицинской книжки;
медицинская книжка. Нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным.

Договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель, и на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу. Как только договор подписан, он вступает в силу.

Если ИП работает с сотрудником без трудового договора, ему грозит штраф до 10 000 рублей, за повторное нарушение — до 40 000.

Шаг 3. Оформить приказ о приеме на работу

После договора нужно подписать приказ. По нему можно завести личную карточку и сделать запись в трудовой книжке. Вот утвержденная форма приказа:

После приказа можно делать запись в трудовую книжку.

Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке

При найме работодатель заполняет трудовую книжку сотрудника. Это нужно сделать, если сотрудник работает больше пяти дней.

Если работа у сотрудника первая, книжку заводит сам предприниматель. Ее можно купить в типографиях «Гознака» или через компании, которые работают с защищенной полиграфической продукцией. В этих случаях будет гарантия, что книжка подлинная.

Если сотрудник приходит со своей книжкой, ее нужно проверить на подлинность. Она может быть поддельной в двух случаях:

сотрудник случайно купил ненастоящую;
решил обмануть работодателя, чтобы увеличить рабочий стаж или скрыть, что с предыдущего места работы его уволили за прогул.

У такой трудовой книжки нет юридической силы и её нужно переоформить, но расторгать договор не нужно. Сотрудник обходит все предыдущие места работы, получает копии приказов о приеме и увольнении, а текущий работодатель вносит дубликаты записей.

Чтобы проверить подлинность трудовой книжки, работодателю нужно сравнить год выпуска книжки с ее серийным номером. Если они совпадают, книжка настоящая.

Вот правила заполнения трудовой:

писать без сокращений. Нельзя написать «юр.отдел» или «по совмест-ву»;
нельзя заходить за поля формы;
для каждого места работы — свой порядковый номер.

Выглядит это так:

Если заполнить неправильно, порядок исправления такой:

в графе 1 поставить порядковый номер, следующий за последней записью;
в графу 2 вписать дату записи;
в графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна» и написать правильный вариант;
в графе 4 повторить номер приказа, по которому внесли неверную запись.

Чтобы нанимать других сотрудников, предприниматель должен вести книгу учёта движения трудовых книжек. Такие книги продаются в обычных магазинах канцтоваров. Предприниматель покупает её, прошивает, пломбирует и вписывает в неё сотрудников.

Сергей заполняет книгу учёта:

После этого можно составить личную карточку Анны.

Шаг 5. Составить личную карточку

Личная карточка — информация о сотруднике, который работает в компании. В ней пишут номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛСа и военного билета.

Вот пример заполненной шапки личной карточки:

Это только первая страница личной карточки, на самом деле их больше, вот шаблон.

Карточку нужно хранить 50 лет.

Шаг 6. Зарегистрироваться в фондах

Когда ИП нанимает сотрудников, он платит за них взносы в Пенсионный фонд, фонды медицинского и социального страхования.

Для этого нужно зарегистрироваться в фонде социального страхования за тридцать дней после заключения трудового договора. Пенсионный и медицинский фонды узнают всё от налоговой при регистрации ИП.

Зарегистрироваться в фонде социального страхования нужно при найме первого сотрудника, а потом можно нанимать других сотрудников и никуда не ходить. В микропредприятия можно нанять не больше 15 человек. Это лимит, чтобы оформлять сотрудников по упрощенной системе.

Что и куда платить — зависит от фонда.

Пенсионный фонд. Специально регистрироваться не нужно: информация об ИП Сергея уже есть в фонде.

Фонд медицинского страхования. В этом фонде нужно регистрироваться только ИП на общей системе налогообложения. ИП на упрощенке регистрирует сама налоговая и присылает номер заказным письмом.

Фонд социального страхования. Он оплачивает сотруднику больничные листы по беременности и родам и пособия на детей до 1,5 года. Чтобы зарегистрироваться в фонде, нужно:

Заполненный образец заявления о регистрации

заполнить заявление о регистрации;
сделать копии паспорта предпринимателя, трудовой книжки и трудового договора первого сотрудника. С собой взять оригинал трудовой книжки;
получить выписку из единого реестра предпринимателей на сайте налоговой;
узнать реквизиты ОГРНИП на сайте ФСС.

После этого фонд соцстрахования за три рабочих дня:

закрепляет за предпринимателем номер и код;
вносит данные в реестр страхователей;
выписывает уведомление о регистрации страхователя;
определяет класс профессионального риска;
рассчитывает размер взносов и присылает уведомление о том, что предприниматель зарегистрирован как страхователь.

После регистрации в фондах предприниматель получает извещение с номером, по которому платит взносы.

У предпринимателей с сотрудниками по трудовому кодексу есть льготы и дополнительные возможности, которыми мало кто пользуется.

По закону предприниматели могут вести упрощенный кадровый учет, не должны платить пособия при сокращениях штата, вправе увольнять работников по дополнительным основаниям. Все это помогает уменьшить объем кадровых документов и сэкономить на выплатах.

Как юрист по трудовому праву, я работаю с собственниками малого бизнеса и спрашиваю у них, о каких льготах они знают. Большинство предпринимателей пользуются налоговыми льготами, упрощенкой и берут дешевые кредиты для бизнеса.

О возможностях ИП при найме сотрудников почти никто не знает. Многие боятся большой бумажной работы и расходов, стараются оформлять работников не в штат, а по договору ГПХ, или вообще никак не оформляют — так делать нельзя.

Расскажу подробнее, какие трудовые льготы есть у ИП-работодателей и как ими пользоваться.

ИП может вести упрощенный кадровый учет

По трудовому кодексу работодатель должен разрабатывать локальные акты, которые регулируют трудовые отношения. Например, правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности.

Но индивидуальные предприниматели могут все это не делать — часть документов можно вместить в трудовой договор. То есть ИП вправе прописать все условия работы сразу в трудовом договоре, а локальные акты не издавать.

Кто может пользоваться льготой. По закону вести упрощенный кадровый учет могут ИП и организации, которые подпадают под определение микропредприятия:

В их штате меньше 15 работников.
Их годовой доход — до 120 миллионов рублей.

Упрощенный кадровый учет больше подойдет тем, у кого в штате не больше 4—5 человек и редко меняющиеся условия работы. Потому что, если в условиях работы что-то изменится, работодателю придется заключать дополнительные соглашения к трудовым договорам с каждым работником, а это только увеличит бумажную работу. В обычной ситуации, если есть локальный акт, достаточно приказа об изменениях, с которым работники ознакомятся под подпись.

Упрощенный кадровый учет можно использовать частично. Например, составлять график отпусков отдельным документом удобнее, чем включать его в трудовой договор и каждый год обновлять. Но правила внутреннего трудового распорядка, если они стабильны и работодатель не собирается их менять, можно заменить условиями работы в трудовом договоре. То есть предприниматели могут использовать упрощенный кадровый учет в той мере, что им нужно, убрать лишь те документы, которые посчитают нужным.

Как воспользоваться льготой. Все детали работы, которые обычные работодатели прописывают в локальных актах, нужно указать в трудовом договоре. Например, по режиму рабочего времени — укажите время начала и окончания работы, продолжительность рабочего дня и перерывов. В этом случае необходимость в Правилах внутреннего трудового распорядка отпадет.

Чтобы не вспоминать, какие условия нужно включить в трудовой договор и потом не издавать локальные акты по неразрешенным вопросам, воспользуйтесь типовой формой трудового договора — там есть все нужные условия.

Плюсы для работодателя. Оценить упрощенный кадровый учет смогут предприниматели со штатом до пяти сотрудников и редко меняющимися условиями работы. Почти все кадровое делопроизводство можно уместить в один документ — трудовой договор. Но если в трудовых отношениях что-то изменится, например работнику добавят обязанностей, это надо будет оформлять допсоглашением к договору, а не просто поменять локальный акт.

Если с проверкой приедет трудовая инспекция и запросит локальные документы, регулирующие трудовые отношения, предприниматель может законно их не предоставлять.

Обязанности издавать приказы о приеме на работу, об увольнении, вносить записи в трудовые книжки у ИП все равно остаются. Сдавать отчетность за работников в ПФР, ФСС и ИФНС нужно в любом случае. Еще ИП нужно оформлять документы, связанные с охраной труда, например, журналы о проведении инструктажа.

Читайте также: