Фсс пфр запрашивают одни и те же документы

По десятому разу требовать представления одних и тех же документов способны не только налоговики - во внебюджетных фондах умеют это делать ничуть не хуже. И если налоговым инспекциям во многих случаях повторное истребование документов прямо запрещено НК РФ (Пункт 5 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ), то в отношениях с фондами такой однозначности нет.
Закон, который регулирует отношения плательщиков обязательных страховых взносов с органами контроля за их уплатой - ПФР и ФСС (Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах. " (далее - Закон N 212-ФЗ)), прямо не запрещает фондам повторно запрашивать у вас документы. Закон лишь оговаривает, что фонды вправе требовать документы (Пункт 1 ч. 1 ст. 29, ч. 1 ст. 37 Закона N 212-ФЗ), а плательщики взносов обязаны их представлять (Пункт 4 ч. 2 ст. 28, ч. 5 ст. 37 Закона N 212-ФЗ).
И если вы не хотите споров, то проще и безопаснее повторно запрошенные документы представить.

А как быть, когда у вас нет такой возможности (к примеру, документы утрачены либо в данный момент к ним нет доступа) или вы не хотите этого делать по каким-то другим причинам?

Ищем основания не сдавать документы повторно

Еще до того, как в НК РФ появился запрет на повторное истребование документов, налогоплательщикам удавалось доказать в суде, что такие требования - неправомерны (Постановления ФАС МО от 12.07.2007, 16.07.2007 N КА-А41/6588-07, от 29.06.2011 N КА-А40/5974-11; ФАС ПО от 28.02.2008 по делу N А72-4575/07-12/117). Возможно, это удастся и в отношении повторных требований из ПФР и ФСС.
Посмотрим, какие тут могут быть аргументы.
Аргумент 1. Требовать документы - право фондов (Пункт 1 ч. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ). Но заново запрашивать однажды полученные от страхователя и уже имеющиеся у фонда документы - злоупотребление этим правом, которое недопустимо. Именно так иногда расценивали суды повторные запросы документов налоговиками до начала действия запрещающей их нормы НК РФ (Постановления Пятнадцатого ААС от 18.05.2010 N 15АП-4108/2010; АС Пермской области от 11.08.2005 N А50-12714/2005-А8). Ведь запрос копий документов, которыми фонд уже располагает, обоснованным не назовешь, а он, между тем, заставляет организацию тратить время и другие ресурсы на копирование бумаг и доставку копий.
Аргумент 2. И при камеральных, и при выездных проверках фонд, помимо документов, представленных в ходе проверки, должен использовать те, которые у него уже имеются (Часть 1 ст. 34, ч. 5 ст. 39 Закона N 212-ФЗ). Следовательно, фонд не может заново запрашивать у вас ранее представленные ему документы (Постановление Восьмого ААС от 22.08.2011 по делу N А46-1922/2011).

Для справки
Представить документы нужно в течение 10 рабочих дней с момента получения требования фонда (Части 1, 2, 5 ст. 37, ч. 6 ст. 4 Закона N 212-ФЗ; Приложение N 21 к Приказу Минздравсоцразвития России от 07.12.2009 N 957н).
Фонд может продлить этот срок, если на следующий день после получения требования вы направите ему мотивированное уведомление о невозможности сдать все запрошенные документы в течение 10 рабочих дней (Часть 6 ст. 37 Закона N 212-ФЗ).
Штраф за непредставление документов составит:
- 50 руб. за каждый непредставленный документ с организации или предпринимателя (Часть 7 ст. 37, ч. 1 ст. 40, ст. 48 Закона N 212-ФЗ);
- от 300 до 500 руб. с должностных лиц организации (Часть 3 ст. 15.33 КоАП РФ).

Аргумент 3. Поскольку Закон N 212-ФЗ вовсе не устанавливает, сколько раз фонды вправе требовать, а страхователь обязан представлять один и тот же документ, следует применять по аналогии ограничение, установленное НК РФ (Часть 6 ст. 13 АПК РФ). Судьи уже не раз применяли к отношениям фондов и страхователей те защищающие права налогоплательщиков нормы НК РФ, которые законодатель не перенес оттуда в Закон N 212-ФЗ, когда превращал ЕСН в страховые взносы (в частности, последствия нарушения процедуры привлечения к ответственности) (Постановления Восьмого ААС от 08.09.2011 по делу N А70-3802/2011, от 01.09.2011 по делу N А70-3803/2011; Четвертого ААС от 06.09.2011 по делу N А19-9909/08-62, А19-7370/2011; ФАС УО от 01.04.2011 N Ф09-695/11-С2).
Аргумент 4. Дополнительно можно сослаться и на тенденцию последних лет в российском законодательстве: устанавливается запрет на истребование у граждан, в том числе предпринимателей, и у организаций документов, которые они однажды уже представляли госорганам (Пункт 2 ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"; п. 5 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Что и где обжаловать

Если вы решили не представлять повторно копии однажды сданных документов, вам нужно обжаловать в суде:
(или) само требование о представлении документов;
(или) решение фонда по итогам проверки о штрафе за непредставление документов и (или) о доначислении взносов, если причиной доначисления послужило непредставление ранее уже сданных фонду документов.
Также вы можете обжаловать требование или решение в вышестоящем органе фонда (Часть 1 ст. 54 Закона N 212-ФЗ). Однако это если и стоит делать, то лишь наряду с обращением в суд. Ведь несмотря на подачу административной жалобы, решение по проверке все равно вступит в силу через 10 рабочих дней после того, как фонд вручит его вам (Часть 6 ст. 4, ч. 12 ст. 39 Закона N 212-ФЗ), и начнется процедура взыскания начисленных сумм (Часть 3 ст. 22, ст. 19 Закона N 212-ФЗ). А вот суд по вашему ходатайству может приостановить действие оспариваемого решения или требования фонда (Часть 1 ст. 90, ч. 3 ст. 199 АПК РФ).
Для обжалования у вас должно быть доказательство первоначального представления в фонд запрошенных документов (отметка территориального органа ФСС или ПФР на описи представляемых ему документов либо отметка почты на описи вложения и уведомление о вручении - если вы воспользовались ее услугами для отправки документов).

Совет
Всегда составляйте подробный реестр сдаваемых госорганам, в том числе и фондам, документов и получайте на нем отметку о принятии, а если вы отправляете бумаги почтой - отметку почтового отделения на описи вложения.

Превращение ЕСН в страховые взносы не только сменило их администратора с налоговиков на фонды. Оно еще и лишило плательщиков защиты многих их прав, которые давал им НК РФ и которые не были перенесены из него в Закон N 212-ФЗ. Многие из этих прав, прежде чем они были закреплены в НК, пришлось годами отстаивать в судах. Запрет на повторное истребование документов - лишь одно из них.
Однако это вовсе не означает, что фондам разрешено то, что не позволено налоговикам. Как видим, суд может воспользоваться своим правом применять к отношениям между работодателями и фондами правила НК РФ по аналогии, ведь сходные отношения должны регулироваться одинаково.

После передачи администрирования страховых взносов ФНС фонды осуществляют выездные проверки периодов до 2017 года. Как узнать, ждут ли вас проверки и какие документы могут потребоваться для их успешного прохождения?

Совместные проверки ПФР и ФСС — обязательное мероприятие. Нередко они становятся неожиданностью для предприятий. Избежать «сюрприза» и заранее подготовить необходимые документы поможет сервис Эксперт от компании СКБ Контур.

Перечень документов, которые инспекторы могут запросить в ходе проверки:

Учредительные документы. На их основании проверяющие установят наименование, юридический и фактический адрес компании и виды ее деятельности. Кроме того, учредительные документы указывают на порядок выплаты дивидендов, которые не облагаются страховыми взносами.
Регистры бухгалтерского и налогового учета. Эти документы позволят инспекторам установить порядок ведения учетной политики предприятия и наличие или отсутствие «зарплатных схем», направленных на уход от начисления страховых взносов.
Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам. Сверяются с первичными документами бухгалтерского и налогового учета.
Книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций за проверяемый период. Известно, что организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, являются плательщиками страховых взносов на обязательное страхование, поэтому книги-регистры подтвердят начисление и выплату вознаграждений работникам, заключившим трудовые или гражданско-правовые договоры с компанией-работодателем, применяющей УСН.

Организациям, которые ожидают выездную проверку из ПФР и ФСС, следует обратить внимание на то, что инспекторы зачастую запрашивают документы, которых не имеют права требовать. Кроме того, проверяющие специалисты могут попросить предъявить те документы, которые в принципе не ведутся организацией. Например, список лиц, работающих на основании договоров гражданско-правового характера. Организация не обязана вести учет этих лиц и предоставлять его в ходе проверок. Наказание или штраф за отсутствие подобных документов не предусматриваются — ведь на их основании не рассчитывается размер взносов в ФСС и ПФР.

Помимо учредительных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, расчетов по начисленным страховым взносам и книг учета доходов и расходов, инспектор вправе запросить:

Бухгалтерскую отчетность за проверяемый период. На ее основании сопоставляется информация о задолженностях предприятия перед внебюджетными фондами, которая указана в бухгалтерском балансе и в отчетах в фонды.
Трудовые договоры. Необходимы для проверок дат приема сотрудников на работу, а также их окладов, надбавок и премий. Эти сведения позволяют определить полноту и своевременность перечисления страховых взносов в фонды.
Гражданско-правовые договоры (контракты) с физическими лицами. В таких договорах, кроме сумм вознаграждения, изучается предмет договора: относится он к договорам на оказание услуг (выполнение работ) или к передаче имущественных прав, например договору аренды.

Отметим, что инспекторы будут пытаться переквалифицировать договор гражданско-правового характера в трудовой. Это возможно, если предмет договора прописан некорректно: договор заключен не на выполнение определенной услуги, а на исполнение функций. Вместе с тем выплаты, произведенные по договорам гражданско-правового характера, не облагаются страховыми взносами, подлежащими уплате в ФСС.

Инспекторов могут заинтересовать также:

Банковские и кассовые документы: выписки банка, поручения, ордера, кассовая книга, журнал кассира, отчеты кассира и т.д. В указанных документах специалисты фондов будут искать признаки ухода от официальных зарплат.
Первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления предприятием хозяйственной деятельности. Цель проверки этих документов — определить полноту отчета за выданные авансы и начислить взносы на разницу.
Кадровые документы: трудовые книжки и документы по учету и движению кадров. Трудовые книжки необходимы для сопоставления дат приема на работу, увольнения, перевода, поощрения, указанных в них, с датами, проставленными в других кадровых документах. Первичные документы по учету кадров требуются для проверки дат приема на работу, увольнения, выплаты премий и зарплаты.
Документы на предмет выплат,связанных со страховым обеспечением: листки нетрудоспособности, приказы о приеме на работу, табели учета рабочего времени, расчетно-платежные ведомости на выплату зарплаты, заявления и приказы о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Обратите внимание, что принимаются копии, заверенные руководителем проверяемой организации, а не нотариально. Также имейте в виду, что инспекторы вправе запросить один и тот же документ неограниченное количество раз.

Компании, которые станут объектами совместных проверок ПФР и ФСС, отбираются в соответствии с критериями отбора, указанными в письме ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010. Но самим предпринимателям и бухгалтерам оценить вручную, попадет ли их фирма в список проверяемых, достаточно сложно. Поэтому был создан сервис, автоматизирующий все необходимые расчеты. Внесите данные о компании в Эксперт и узнайте, какова вероятность проверки, заранее.

Пенсионный фонд РФ сделал запрос на предоставление документов с 2010 года, имеют ли право запрашивать Документы свыше срока исковой давности 3 года?

Запрашивать по сотруднику форму СЗВ-6-1 СЗВ-6-3

Благодарю за разъяснения!

12 Января 2018 22:42

Ответы юристов ( 4 )

А документы по какому вопросу?

Рассуждая о сроке давности, мы, как правило, имеем в виду исковую давность, т. е. предельный срок для защиты и восстановления нарушенного права в судебном порядке (ст. 195 ГК РФ).

Согласно (п. 1 ст. 196 ГК РФ) общий срок исковой давности составляет 3 года. Если он пропущен это основаниее для вынесения судом решения об отказе в иске, если о факте пропуска срока было заявлено стороной рассматриваемого спора (п. 2 ст. 199 ГК РФ).

По общему правилу течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права (п. 1 ст. 200 ГК РФ).

Срок давности тут роли не играет.

Нужно смотреть на то, какие документы запросили и в связи с чем (т.е. правомерно ли).

К тому же у разных документов разный срок хранения (устанавливается НК РФ, Законом о бухучёте и другими нормативно-правовыми актами). У некоторых менее 7 лет.

Согласно федеральному законодательству Пенсионному фонду РФ и его территориальным органам предоставлен определенный перечень прав.

Статья 16. Права и обязанности органов Пенсионного фонда Российской Федерации, связанные с осуществлением индивидуального (персонифицированного) учета

Органы Пенсионного фонда Российской Федерации имеют право:

требовать от страхователей, в том числе физических лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, своевременного и правильного представления сведений, определенных настоящим Федеральным законом;

в необходимых случаях по результатам проверки достоверности сведений, представленных страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, осуществлять корректировку этих сведений и вносить уточнения в индивидуальный лицевой счет, сообщив об этом застрахованному лицу;

получать ежегодно от негосударственных пенсионных фондов сведения, касающиеся пенсионных прав застрахованных лиц по обязательному пенсионному страхованию;
получать от территориальных налоговых органов сведения, касающиеся пенсионных прав застрахованных лиц.

Т.е, реализовать свое право на получение необходимых сведений от уполномоченных органов, в том числе и путем направления соответствующих запросов, органы Пенсионного фонда РФ могут независимо от периода прошедшего времени, в целях выполнения возложенных на них функций.

Что же касается исковой давности, то положения законодательства регулирующие порядок ее применения, также могут быть применены заинтересованным лицом в случае предъявления исковых требований органами Пенсионного фонда РФ.

Статья 199 Гражданского кодекса РФ:

2. Исковая давность применяется судом только по заявлению стороны в споре, сделанному до вынесения судом решения.

Истечение срока исковой давности, о применении которой заявлено стороной в споре, является основанием к вынесению судом решения об отказе в иске.

Вы в свою очередь также вправе направить соответствующее обращение в Пенсионный фонд с требованием разъяснить, в каких целях ими запрашиваются те или иные сведения и получить официальный ответ по существу своего обращения.

ПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 ноября 2007 года N 275п
Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей в Исполнительной дирекции ПФР и Ревизионной комиссии ПФР и Положения об организации приема граждан, застрахованных лиц, представителей организаций и страхователей в Пенсионном фонде Российской Федерации

II. Прием и регистрация обращений граждан, поступивших в письменной форме или в форме электронного документа

2.1. Все обращения граждан, поступающие в адрес ПФР в письменной форме или в форме электронного документа, централизованно регистрируются в Управлении по работе с обращениями граждан в течение трех дней с момента поступления. Информация о них вводится в специализированную информационную систему Управления по работе с обращениями граждан с распечаткой регистрационно-контрольных карточек установленного образца (абзац в редакции, введенной в действие с 19 июля 2011 года постановлением ПФР от 25 мая 2011 года N 156п.

Обращение, поступившее в ПФР в соответствии с его компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.

2.19. Руководители структурных подразделений и другие должностные лица этих подразделений при рассмотрении обращений граждан обязаны:

внимательно разбираться в существе их содержания, в случае необходимости запрашивать, в том числе в электронной форме, нужные документы и материалы, направлять работников на места для проверки фактов, принимать другие меры для объективного решения поднимаемых в обращениях граждан вопросов

систематически анализировать и обобщать обращения граждан, а также содержащиеся в них критические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

III. Сроки рассмотрения обращений граждан

3.1. Обращение, поступившее в ПФР в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации обращения

При этом следует учитывать, что положения исковой давности т.к. они предусмотрены гражданским законодательством, могут применяться не ко всем правоотношениям.

В соответствии со статьей 2 Гражданского кодекса РФ:

3. К имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.

Пенсионный фонд РФ сделал запрос на предоставление документов с 2010 года

Уточните, Вы зарегистрированы в качестве ИП или у Вас юридическое лицо зарегистрировано?

Затребовать документы -это в их полномочиях.

Возможно ознакомиться с запросом?

НК РФ Статья 113. Срок давности привлечения к ответственности за совершение налогового правонарушения

1. Лицо не может быть привлечено к ответственности за совершение налогового правонарушения, если со дня его совершения либо со следующего дня после окончания налогового (расчетного) периода, в течение которого было совершено это правонарушение, и до момента вынесения решения о привлечении к ответственности истекли три года (срок давности).

ПФР вправе запрашивать сведения. Срок давности 3 года.

Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ (ред. от 28.12.2016) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Статья 8. Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений

2. Сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в соответствии с настоящим Федеральным законом в органы Пенсионного фонда Российской Федерации, представляются в соответствии с порядком и инструкциями, устанавливаемыми Пенсионным фондом Российской Федерации. Формы и форматы сведений для индивидуального (персонифицированного) учета, порядок заполнения страхователями форм указанных сведений определяются Пенсионным фондом Российской Федерации.
(в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 250-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Указанные сведения могут представляться как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.

Страхователь представляет сведения на 25 и более работающих у него застрахованных лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации. В таком же порядке могут представляться сведения страхователем менее чем на 25 работающих у него застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период.

При представлении сведений в электронной форме соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации направляет страхователю подтверждение приема указанных сведений в форме электронного документа.
Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации.

3. Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.

формы СЗВ-6-1 СЗВ-6-3 относятся к документам индивидуального (персонифицированного) учета.

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О бухгалтерском учете»

Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствиис правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Т.е. указанные Вами сведения должны хранится 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет.(Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование).

Виды проверок плательщиков страховых взносов:

1) камеральная проверка;

2) выездная проверка.

Также могут быть плановые и внеплановые проверки.

Внеплановую проверку могут провести, если:

- в Фонды поступают жалобы от сотрудников;

- организация ликвидируется или реорганизуется;

- организация обращается в ФСС с просьбой выделить средства на выплату пособий сотрудникам.

Плановые выездные проверки осуществляются по составленному плану-графику, он утверждается на год и составляется до 25 декабря текущего года на следующий год. План в открытый доступ не попадает, поэтому о предстоящей проверке организация может узнать только накануне, когда получит решение о проверке.

Плановые проверки сотрудники фондов обязаны проводить только совместно.

Обратите внимание: даже если проверка совместная, решения должно быть два - от ПФР и ФСС соответственно. Внеплановые проверки могут проводиться независимо друг от друга (письмо ПФР от 04.03.2011 N ТМ-30-25/2106).

При осуществлении контроля за уплатой страховых взносов применяются формы, утвержденные постановлением Правления ПФР от 11.01.2016 N 1п .

В соответствии с пунктом 1 статьи 3 Федерального закона от 24 июля 2009 года N 212-ФЗ контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты страховых взносов в государственные внебюджетные фонды осуществляют Пенсионный фонд Российской Федерации и его территориальные органы в отношении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Основания для проверки ПФР и ФСС РФ

В целях организации работы территориальных органов Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования РФ в срок не позднее 25 декабря каждого текущего года утверждают ежегодный план-график проведения совместных выездных проверок с учетом предложений своих территориальных органов в соответствии с пунктом 3.1.1 Соглашения о взаимодействии Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ по осуществлению совместных выездных проверок плательщиков страховых взносов.

Включение той или иной организации в план-график выездных проверок происходит на основании критериев, описанных в письме ПФР N ТМ-30-24/13848, ФСС РФ N 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010.

Так, например, основанием для проверки может послужить недоимка, которая числится за плательщиком взносов свыше двух отчетных периодов подряд. Подозрения инспекторов вызовет и уменьшение сумм начисленных страховых взносов по сравнению с предыдущим периодом при условии, что численность застрахованных лиц не менялась. Неблагоприятным фактором также считается неоднократная корректировка и внесение изменений в отчетность по страховым взносам, а также несовпадение количества расчетов за 9 месяцев (РСВ-1 ПФР и 4 ФСС), представленных в ПФР и ФСС.

При этом если компания удовлетворяет одному из критериев – это еще не значит, что проверка непременно состоится. Решение принимается на основании совокупности факторов, причем больший вес имеют критерии, относящиеся к расчету и уплате страховых взносов.

Помимо плановых совместных проверок ПФР и ФСС существуют внеплановые проверки, которые фонды проводят в течение года независимо друг от друга. Это происходит в случае ликвидации или реорганизации предприятия. Поводом для внеплановой проверки могут стать и вновь обнаруженные обстоятельства, например, жалоба сотрудника на компанию.

Документы, которые может потребовать инспектор ПФР и ФСС РФ

Перечень документов, которые могут потребовать инспекторы, содержится в методических рекомендациях ФСС и ПФР. В соответствии с пунктом 2_1 статьи 37 Федерального закона от 24 июля 2009 года N 212-ФЗ, истребованные документы предоставляются в виде заверенных руководителем проверяемой организации копий. При этом нотариально заверенные копии не принимаются (пункт 3 статьи 37 Федерального закона от 24 июля 2009 года N 212-ФЗ). Так же следует обратить внимание на то, что инспекторы вправе запросить один и тот же документ неограниченное количество раз.

Перечень документов, которые инспекторы могут запросить в ходе проверки:

1. Учредительные документы. На их основании проверяющие установят наименование, юридический и фактический адрес компании и виде ее деятельности. Кроме того, учредительные документы указывают на порядок выплаты дивидендов, которые не облагаются страховыми взносами.

2. Регистры бухгалтерского и налогового учета. Эти документы позволят инспекторам установить порядок ведения учетной политики предприятия и наличие или отсутствие «зарплатных схем», направленных на уход от начисления страховых взносов.

3. Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам сверяются с первичными документами бухгалтерского и налогового учета.

4. Книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций за проверяемый период. Известно, что организации, работающие по упрощенной схеме налогообложения, являются плательщиками страховых взносов на обязательное страхование, поэтому книги-регистры подтвердят начисление и выплату вознаграждений работникам, заключившими трудовые или гражданско-правовые договоры с компанией-работодателем, применяющей УСН.

5. Бухгалтерскую отчетность за проверяемый период. На ее основании сопоставляется информация о задолженностях предприятия перед внебюджетными фондами, которая указана в бухгалтерском балансе и отчетах в фонды.

6. Трудовые договоры, которые необходимы инспекторам для проверок даты приема сотрудников на работу, а также их окладов, надбавок и премий. Эти сведения позволяют определить полноту и своевременность перечисления страховых взносов в фонды.

7. Гражданско-правовые договоры (контракты) с физическими лицами. В таких договорах кроме сумм вознаграждения изучается предмет договора: относится он к договорам на оказание услуг (выполнение работ) или к передаче имущественных прав, например, договору аренды.

Отметим, что инспекторы будут пытаться переквалифицировать договор гражданско-правового характера в трудовой. Это возможно, если предмет договора прописан некорректно: договор заключен не на выполнение определенной услуги, а на исполнение функций. Вместе с тем, выплаты, произведенные по договорам гражданско-правового характера, не облагаются страховыми взносами, подлежащими уплате в ФСС (подпункт 2 пункта 3 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 года N 212-ФЗ).

8. Банковские и кассовые документы: выписки банка, поручения, ордера, кассовая книга, журнал кассира, отчеты кассира и т. д. В указанных документах специалисты фондов будут искать методы ухода от официальных зарплат.

9. Первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления предприятием хозяйственной деятельности. Цель проверки указанных документов - определить полноту отчета за выданные авансы и начислить взносы на разницу.

10. Кадровые документы: трудовые книжки и документы по учету и движению кадров. Трудовые книжки необходимы для сопоставления дат приема на работу, увольнения, перевода, поощрения, указанных в них, с датами, проставленными в других кадровых документах. Первичные документы по учету кадров требуются для проверки дат приема на работу, увольнения, выплаты премий и зарплаты.

11. Документы на предмет выплат связанных со страховым обеспечением: листки нетрудоспособности, приказы о приеме на работу, табели учета рабочего времени, расчетно-платежные ведомости на выплату зарплаты, заявление и приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Организациям, которые ожидают выездную проверку из ПФР или ФСС, следует обратить внимание на то, что инспекторы зачастую запрашивают документы, которые не имеют права требовать. Кроме того, проверяющие специалисты могут попросить предъявить те документы, которые в принципе не ведутся организацией. Например, список лиц, работающих на основании договоров гражданско-правового характера. Организация не обязана вести учет этих лиц, и предоставлять его в ходе проверок. Наказание или штраф за отсутствие подобных документов не предусматривается - ведь на их основании не рассчитывается размер взносов в ФСС и ПФР.

Организациям, которые ожидают проверок ПФР и ФСС, также стоит внимательно просмотреть документы на предмет соответствия их друг другу: совпадают ли указанные суммы и сроки перечислений во внебюджетные фонды.

Камеральные проверки ПФР и ФСС РФ

Доступ к полной версии этого документа ограничен

Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт» или купите этот документ прямо сейчас всего за 49 руб.

С 2011 года ряд регионов России участвует в пилотном проекте Фонда социального страхования «Прямые выплаты». В рамках проекта пособия работникам организаций и предприятий рассчитывают и выплачивают напрямую территориальные органы ФСС.

С 1 января 2021 года Минтруд планирует распространить механизм прямых выплат на всю страну. Новый порядок выплат изменит работу бухгалтеров. Мы расскажем, как подготовиться к этим изменениям, если ваш регион ещё не в пилоте.

В статье будем использовать следующие термины:

Страховщик — Фонд социального страхования (ФСС, Фонд).

Страхователь — работодатель (организация или ИП).

Застрахованное лицо — работник предприятия или организации.

Страховой случай — временная нетрудоспособность, рождение ребёнка и другие ситуации, служащие основанием для выплаты пособия.

Принцип действия проекта «Прямые выплаты» и сроки для перехода

По общему правилу, больничные и прочие пособия выплачивает сотруднику работодатель. А Фонд соцстрахования возмещает разницу между суммой страховых взносов и суммой выданных сотруднику пособий. Такой принцип взаимодействия ФСС и работодателя называется зачётный.

В регионах-участниках проекта «Прямые выплаты» Фонд самостоятельно и напрямую выплачивает людям пособия. Организация или ИП должны только получить от сотрудника заявление и документы и перенаправить их в ФСС. Фонд соцстрахования может запрашивать недостающие документы в Пенсионном фонде, налоговой, в ЗАГСах.

По таким правилам в пилотных регионах выплачивают:

Пособие по временной нетрудоспособности (включая выплаты по несчастным случаям на производстве или профзаболеваниям).
Отпускные (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска по законодательству РФ).
Пособие по беременности и родам.
Единовременную выплату женщинам, которые встали на учёт на ранних сроках беременности (до 12 недель).
Единовременную выплату при рождении ребёнка.
Ежемесячное пособие по уходу за ребёнком.

Их своих средств работодатель по-прежнему должен оплачивать социальное пособие на погребение и меры профилактики, направленные на снижение уровня профзаболеваний и травматизма. Эти расходы в дальнейшем ФСС работодателю возместит.

В пилоте уже участвуют 77 субъектов федерации. С 2021 года присоединится Москва, Санкт-Петербург, Ханты-Мансийский автономный округ, Пермский край, Краснодарский край, Свердловская, Московская и Челябинская области.

Согласно проекту Минтруда, новый закон должен вступить в силу с 1 января 2022 года. Однако, начиная с января 2021 года механизм прямых выплат уже будет реализоваться по всей стране.

Власти утверждают, что механизм прямых выплат позволит людям получать пособия быстрее. Плюс работодателям не придётся изымать деньги из оборота. Поскольку рассчитывать сумму будет отделение Фонда, а не бухгалтер организации или ИП, должна снизиться вероятность ошибок в расчётах. В общем, Минтруд и ФСС обещают новую быструю и безопасную систему социальных выплат застрахованным лицам.

Важно. Размер пособий и порядок их расчёта не изменится.

Порядок назначения и выплаты пособий по новым правилам

Чтобы Фонд соцстрахования смог выплатить деньги застрахованному лицу, страхователь должен получить от работника необходимые документы и передать их в ФСС. Вот как должен действовать бухгалтер или ИП, чтобы работник получил пособие по новым правилам:

Шаг 1. Получить документы от сотрудника. Сотрудник обязан предоставить документы, подтверждающие наступление страхового случая. Например, чтобы подтвердить временную нетрудоспособность, нужно заполнить заявление по форме, утвержденной приказом ФСС № 578 , и принести листок нетрудоспособности. Форма заявления не меняется в зависимости от страхового случая.

В заявлении работник обязательно должен указать реквизиты банковского счёта, карты «Мир», либо оставить данные для почтового перевода. По этим реквизитам Фонд выплатит деньги.

Важно. С 2017 года действует правило, по которому работник может выбрать вид листка нетрудоспособности: бумажный или электронный (ЭЛН). Если работник выбрал ЭЛН, страхователь должен получить сведения о нём. Это можно сделать по СНИЛСу сотрудника и номеру ЭЛН через личный кабинет интегрированной информационной системы ФСС . Работодатель получит листок с информацией, которую заполнила медицинская организация. Этот ЭЛН нужно дозаполнить, указав данные о работодателе и работнике. Кстати, законопроект Минтруда предусматривает использование только электронных листков нетрудоспособности.

Шаг 2. Рассчитать пособие за первые три дня. Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании» и Постановление Правительства № 294 предусматривают, что первые три дня временной нетрудоспособности сотрудника оплачивает работодатель. Соответственно, нужно рассчитать сумму пособия за три дня, удержать с неё НДФЛ и выплатить с ближайшей зарплатой.

Шаг 3. Отправить документы в ФСС. В течение пяти дней после получения документов от сотрудника их нужно передать в отделение Фонда по месту учёта. К документам не забудьте приложить опись по форме, утверждённой приказом ФСС № 578 .

Если в организации трудится меньше 25 сотрудников, то форма подачи документов бумажная или электронная на выбор. Если сотрудников больше 25, нужно подать документы в форме электронного реестра. Заполнить электронный реестр можно с помощью программы «Подготовка расчётов для ФСС» . Электронный реестр необходимо подписать электронной подписью (ЭП) и отправить, например через шлюз приёма документов с ЭП .

Документы можно отправить с помощью бесплатного сервиса ФСС, либо с помощью специального бухгалтерского ПО, например 1С.

Шаг 4. Убедиться, что Фонд принял документы. Если Фонд примет документы, то вышлет уведомление о доставке. В противном случае страхователь получит извещение о предоставлении недостающих сведений. Значит нужно дополнить документы и отправить повторно. На это отводится пять рабочих дней.

Затем ФСС в течение десяти дней рассчитает и перечислит пособие застрахованному лицу на счёт, который указан в заявлении. В пилотных регионах территориальный орган ФСС является налоговым агентом, который обязан удержать с суммы пособия НДФЛ.

Ответственность для организаций и ИП за несоблюдение новых правил выплаты пособий

Федеральный закон «Об обязательном соцстраховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» по проекту Минтруда будет дополнен статьей 15.2, которая введёт новые меры ответственности для страхователей.

Так, отказ представить документы или пропуск сроков представления, повлечёт штраф в 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Если Фонд выявит недостоверность или неполноту сведений в документах, по которым рассчитывается и назначается пособие, штраф для работодателя составит от одной до пяти тыс. руб.

Чек-лист, как подготовиться к переходу на прямые выплаты пособий из ФСС

Объясните сотрудникам новый порядок и сроки зачисления пособий. Когда пособия выплачивает работодатель, деньги обычно поступают с очередной зарплатой. Когда пособия выплачивает Фонд, деньги поступают в течение десяти дней после отправки всех документов. Последующие выплаты (если говорить о ежемесячном пособии по уходу за ребёнком) поступают на счёт с первого по 15 число следующего месяца.
Напомните сотрудникам, чтобы внимательно заполняли заявление на выплату пособия, особенно реквизиты банковского счёта или карты «Мир», либо данные для почтового перевода. Территориальные органы Фонда зачисляют деньги по этим реквизитам. Если ошибиться — деньги не придут.
Потренируйтесь составлять и отправлять в Фонд соцстрахования электронные реестры сведений о застрахованных лицах. Возможно, понадобится установить новую версию бухгалтерского программного обеспечения. Или вам будет удобнее использовать бесплатную программу ФСС.
Не забывайте рассчитывать и выплачивать пособие за первые три дня нетрудоспособности работника.
Если ваш регион подключится к прямым выплатам с 1 января 2021 года, заранее подготовьте список сотрудников, которые получают и продолжат получать ежемесячное пособие по уходу за ребёнком. Отправьте этот список в ФСС до конца декабря 2020 года. Лучше раньше, т. к. у ФСС в этот период резко возрастёт нагрузка.

Подпишитесь на канал Делобанка в Дзене, чтобы первым узнавать лайфхаки для бизнеса.

Читайте также: