Пришло письмо из пфр о сзв тд

Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail.

20 мая 2020 09:48

С 2020 года сведения о трудовой деятельности граждан ведутся в электронном виде.

На телефон регионального контакт – центра поступают вопросы страхователей по представлению сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД. Отвечаем на самые актуальные из них.

- Как страхователю заполнить форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» для представления ее в ПФР?

Форма, формат и порядок заполнения формы СЗВ-ТД утверждены Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».

- На кого представляются сведения о трудовой деятельности в ПФР?

Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями в орган ПФР на всех зарегистрированных лиц, включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе, с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в отношении которых произведены кадровые изменения, а также в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ либо о представлении ему страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1ТК РФ.

- Какие кадровые мероприятия необходимо отражать в форме СЗВ-ТД?

В форме СЗВ-ТД указываются: прием на работу (службу), перевод на другую работу, изменение наименования страхователя, установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации, увольнение с работы, лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

- Надо ли представлять сведения о трудовой деятельности работника за периоды до 1 января 2020 года?

При представлении работодателем формы СЗВ-ТД в отношении работника впервые в неё следует включить сведения о последнем кадровом мероприятии у этого работодателя, содержащем информацию о приеме работника на работу, переводе на другую должность или установлении работнику второй и последующей профессии, специальности, квалификации, по состоянию на 1 января 2020 года.

В случае приема на работу нового работника в форме СЗВ-ТД указывается информация только об этом кадровом мероприятии.

- В какой срок необходимо представлять сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД?

- В случаях приема на работу и увольнения работника - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

В случаях перевода на другую постоянную работу, подачи работником заявления о способе ведения сведений о трудовой деятельности - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления. В эти же сроки представляются сведения и в случае переименования организации.

Если в течение 2020 года в отношении работника будут отсутствовать кадровые мероприятия и им не будет подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде, то по этому работнику работодателю надо будет представить в ПФР сведения о его последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года у этого работодателя в срок не позднее 15 февраля 2021 года.

- В каком случае в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» формы СЗВ-ТД указывается значение «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)»?

Мероприятие «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)» работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется только в случае, установления работнику разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.д.) непосредственно работодателем.

- Может ли работодатель за один и тот же период представить несколько файлов, содержащих сведения о трудовой деятельности, в целях дополнения поданных сведений?

Может, но не позднее установленного законодательством срока представления сведений СЗВ-ТД (в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

- Следует ли индивидуальным предпринимателям, не имеющим наемных работников, представлять сведения по форме СЗВ-ТД?

Индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных работников, сведения по форме СЗВ-ТД не представляют.

- Представляется ли форма СЗВ-ТД на работников, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера?

- Нет, не представляется.

- На кого следует подавать форму СЗВ-ТД в случае переименования организации в 2020 году?

- При изменении наименования страхователя форма СЗВ-ТД подается в отношении всех работников у этого страхователя (кроме тех, кто работает по договорам гражданско-правового характера).

- Следует ли оформлять трудовую книжку работнику, который принят на работу в 2020 году и до этого момента нигде не работал?

Такому работнику следует оформить трудовую книжку. Если работником будет подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде, то в трудовую книжку вносится соответствующая запись и книжка выдается работнику на руки.

Автор: Гусаров Д. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Начиная с 2020 года на работодателей возложена обязанность по представлению в Пенсионный фонд нового отчета по форме СЗВ-ТД. По общему правилу этот отчет следует подавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, в котором произошел хотя бы один случай из поименованных в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Однако коронавирусная инфекция и введение в целях предотвращения ее распространения периода нерабочих дней по указам Президента РФ внесли свои коррективы в ранее установленные правила.

Когда именно и в каких ситуациях нужно подать отчет СЗВ-ТД? Как правильно его заполнить?

В каких случаях возникает обязанность подачи СЗВ-ТД?

Сведения о трудовой деятельности работников работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФ России от 25.12.2019 № 730п. Тем же постановлением утвержден Порядок ее заполнения.

К сведению: с 2020 года работники вправе самостоятельно выбрать способ ведения их трудовых книжек – на бумаге или в электронном виде (ст. 66, 66.1 ТК РФ). О своем выборе они должны письменно уведомить работодателя до конца 2020 года (в случае выбора электронного способа ведения трудовой книжки работнику должна быть выдана на руки бумажная трудовая книжка). Если от работников не поступит никаких заявлений, работодатели (по умолчанию) продолжат вести трудовые книжки на бумаге (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

За работниками, выбравшими ведение работодателем бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ), право выбора способа ее ведения сохранится и при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Сведения о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, будут составляться только в электронном виде (п. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). То есть бумажные трудовые книжки на таких лиц не будут оформляться.

Форму СЗВ-ТД работодатель должен представить в Пенсионный фонд, если (п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.4, 2.3, 2.5.3 Порядка):

работника приняли на работу, перевели на другую постоянную работу или уволили;

работник написал заявление о выборе формата трудовой книжки;

работник получил новую профессию, специальность или квалификацию;

суд запретил работнику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;

организация была переименована.

Каждый из вышеперечисленных случаев признается кадровым мероприятием, влекущим за собой обязанность работодателя по подаче в Пенсионный фонд отчета по форме СЗВ-ТД.

Обратите внимание: форма СЗВ-ТД представляется на всех зарегистрированных лиц (включая работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены трудовые договоры или в отношении которых произошли другие кадровые события (п. 1.4 Порядка). При этом совместители (как внутренние, так и внешние), исходя из положений ст. 66 и 66.1 ТК РФ, не обязаны подавать работодателю заявление о выборе способа ведения трудовых книжек.

При наличии трудового договора с иностранным работником сведения о нем включаются в форму СЗВ-ТД по общим правилам, поскольку этот отчет подается в отношении всех лиц, работающих по трудовым договорам.

В случае отсутствия работников форму СЗВ-ТД подавать не нужно.

Минтруд в Письме от 05.02.2020 № 14-2/В-111 подчеркнул: в настоящее время у работодателя отсутствует необходимость переводить в электронный вид всю информацию, содержащуюся в трудовых книжках работников на бумажном носителе по состоянию на 01.01.2020.

Как заполнить СЗВ-ТД?

Эта форма заполняется на основании документов (приказов, распоряжений), подтверждающих оформление (изменение) трудовых отношений между организацией и работником, и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении (п. 1.2 Порядка). То есть в форме СЗВ-ТД указываются следующие сведения о застрахованном лице:

Аспект

Конкретика

1. Наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя).

2. Регистрационный номер страхователя

Сведения о выполняемой работе и периодах работы

1. Сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник.

2. Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работы).

3. Сведения о переводах на другую постоянную работу.

4. Сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений.

5. Реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений

Сведения о способе ведения трудовой книжки

Указывается информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о выборе способа ведения работодателем трудовой книжки

К сведению: Порядок не содержит специальных правил для заполнения формы СЗВ-ТД на совместителей (как внешних, так и внутренних). Но обратите внимание на Письмо ПФ России от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20 – в нем, в частности,указано, что специфика кадрового учета в отношении совместителей заключается в том, что их трудовые книжки хранятся по месту основной работы. Соответственно, сведения в трудовую книжку с других мест работы вносит только основной работодатель. Поэтому в отношении таких работников в графе «Трудовая функция» табличной части формы СЗВ-ТД нужно указать на совместительство. При этом отметки в строках «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» и «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» ставить не нужно.

Нужно ли подавать СЗВ-ТД на директора – единственного учредителя?

Особенности регулирования труда руководителя организации установлены в гл. 43 ТК РФ. Однако в ст. 273 ТК РФ сказано, что положения указанной главы не распространяются на директора, являющегося единственным учредителем. Это исключение обусловлено невозможностью заключения трудового договора с самим собой, поскольку у организации нет других участников (членов, учредителей). Единственный участник общества своим решением возлагает на себя функции единоличного исполнительного органа – директора (генерального директора, президента и т. д.). Управленческая деятельность в данном случае осуществляется без заключения какого-либо договора, в том числе трудового.

На этом основании Минтруд в Письме от 24.03.2020 № 14-2/В-293 пояснил следующее. В связи с тем, что сведения о трудовой деятельности формируются на лиц, с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, на единственного учредителя, выполняющего функции директора без оформления трудового договора, такие сведения не подаются. Иными словами, форму СЗВ-ТД в отношении единственного учредителя – руководителя организации представлять не нужно.

Обратите внимание: деятельность ИП не сопровождается оформлением трудового договора, поэтому предпринимателю не нужно подавать отчет по форме СЗВ-ТД в отношении себя.

В каком виде подается форма СЗВ-ТД?

Страхователи, у которых в предшествующем месяце работало 25 и более застрахованных лиц, должны сдавать форму СЗВ-ТД через Интернет (п. 2.6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Отчет формируется в виде электронного документа и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 1.9, 1.12 Порядка).

При меньшей численности работников работодатель вправе выбрать способ подачи формы СВЗ-ТД – на бумаге или в электронном виде. В случае подачи отчета на бумаге он может быть заполнен шариковой ручкой и чернилами любого цвета (кроме красного и зеленого), печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок, исправлений и без каких-либо сокращений (п. 1.10 Порядка).

Если работодатель, у которого трудятся 25 человек или более, нарушит требование п. 2.6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ исдаст отчет по форме СЗВ-ТД на бумажном носителе, ему придется заплатить штраф в размере 1 000 руб. Этот штраф предусмотрен ст. 17 названного закона.

Как часто и в какие сроки подается форма СЗВ-ТД?

В 2020 году сроки подачи формы СЗВ-ТД обусловлены характером кадровых мероприятий, проведенных в отношении работника (см. таблицу). Эти сроки определены положениями п. 2.4, 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.6, 1.8 Порядка и Постановлением Правительства РФ от 26.04.2020 № 590 (далее – Постановление № 590).

Следует учесть, что при представлении сведений в отношении зарегистрированного лица впервые работодатель должен дополнить их информацией о трудовой деятельности этого лица в организации по состоянию на 01.01.2020. Речь идет о последнем кадровом мероприятии, определившем нынешний статус работника (п. 1.7 Порядка). Очевидно, работодателю нужно подать один отчет, дополнительно указав в нем сведения о работнике по состоянию на 01.01.2020.

Кадровое мероприятие

Срок сдачи формы СЗВ-ТД

Прием на работу и увольнение в период до 01.04.2020

Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло одно из поименованных кадровых мероприятий

Прием на работу и увольнение в период с 01.04.2020 до дня вступления в силу Постановления № 590 (то есть с 01.04.2020 по 26.04.2020 включительно)

Не позднее рабочего дня, следующего за днем вступления в силу Постановления № 590 (то есть не позднее 28.04.2020)

Прием на работу и увольнение с 27.04.2020 (то есть со дня вступления в силу Постановления № 590)

Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений*

Перевод на другую работу или подача работником заявления о форме ведения трудовой книжки

Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача заявления

* Отметим: значимой датой начала кадрового события в данном случае является именно дата издания приказа, а не дата начала кадрового события (п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.6, 1.8 Порядка).

Работник компании принят на работу с 07.04.2020. При этом приказ о его приеме был издан 30.03.2020.

В этом случае компания согласно п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.8 Порядка и Постановлению № 590 должна представить форму СЗВ-ТД по данному работнику не позднее 28.04.2021.

Пример 2.

Работник компании в мае 2020 года был переведен на другую должность. Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки он подал в августе 2020 года.

Первый отчет по форме СЗВ-ТД по данному работнику компания должна представить не позднее 15.06.2020 и включить в нее две записи:

1) о переводе на другую должность;

2) о предшествующей переводу записи, отражающей статус работника на 01.01.2020.

Также в отношении этого работника компания должна подать еще одну форму СЗВ-ТД – не позднее 15.09.2020 – с указанием в ней выбранной им формы ведения трудовой книжки.

Если в течение 2020 года с работником не произошло ни одно кадровое мероприятие (то есть он не был принят на работу, не увольнялся, не переводился и не подавал заявление о выборе формы трудовой книжки), то сведения о нем надо включить в СЗВ-ТД, подаваемую не позднее 15.02.2021. В ней нужно отразить факты о трудовой деятельности этого работника по состоянию на 01.01.2020 (п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.7 Порядка).

Обратите внимание: при ликвидации юридического лица (закрытии ИП) формы СЗВ-ТД по работникам представляются в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя), но не позднее дня представления в ИФНС документов для госрегистрации при ликвидации юридического лица (закрытии ИП).

В таком же порядке и в те же сроки (со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса)) представляются обозначенные сведения при реорганизации страхователя – юридического лица (п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

В случае реорганизации страхователя – юридического лица в форме присоединения к другому юридическому лицу он представляет сведения об уволенных работниках не позднее дня подачи в ИФНС документов для внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица.

Меры ответственности за нарушение срока подачи формы СЗВ-ТД

За непредставление форм СЗВ-ТД прямое наказание для страхователя не предусмотрено. Но в ст. 17 Закона № 27-ФЗ сказано, что в случае непредставления в установленный срок либо представления неполных и (или) недостоверных СТД страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Очевидно, здесь имеется в виду ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Согласно этой норме нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

на ИП – от 1 000 до 5 000 руб.;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение повторится в течение года, величина штрафов возрастет (ч. 2 ст. 5.27). Должностное лицо могут дисквалифицировать.

Обратите внимание: с 2021 года за непредставление отчета по форме СЗВ-ТД в установленный срок либо представление неполных и (или) искаженных сведений санкции смягчатся. Согласно ст. 15.33.2 КоАП РФ (в редакции Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ) к ответственности будут привлекаться только должностные лица. Их ждет наказание в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 руб.

Сведения о трудовой деятельности – это основная информация о работе и стаже сотрудника. Данные хранятся в электронном виде на индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица в ПФР. Информация включает в себя данные о месте работы, трудовых обязанностях работника, его переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора и иные сведения. Данные о трудовой деятельности также называют «электронной трудовой книжкой», так как содержащаяся в них информация практически идентична сведениям из трудовой книжки.

Введение в кадровый документооборот формы СЗВ-ТД связано с переходом работников на «электронные трудовые книжки» взамен ведения бумажных. В течение 2020 года работник может сделать выбор: продолжить использовать бумажную трудовую книжку или же отказаться от ее ведения. Но каким бы ни был итог, «электронная трудовая книжка» будет вестись в Пенсионном фонде на всех работающих по трудовому договору.

Для тех, кто только начнет свою трудовую деятельность после 1 января 2021 года, бумажная версия трудовой книжки оформляться уже не будет. Учет трудовой деятельности молодых специалистов будет осуществляться только в электронном формате.

Каждый работодатель участвует в формировании «электронной трудовой книжки» сотрудника, направляя в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД. Поэтому, бесспорно, важны высокая точность и корректность сдаваемых работодателем сведений. Основными документами, которыми руководствуется работодатель при заполнении и подаче формы СЗВ-ТД, являются Федеральный закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ и Постановление Правления ПФ РФ от 25 декабря 2019 года № 730п.

Несмотря на наличие установленного порядка оформления формы СЗВ-ТД, многие работодатели допускают неточности на этапах заполнения и отправки отчета.

Чем грозит работодателю совершение перечисленных ошибок?

В течение 2020 года в соответствии с Федеральным законом об индивидуальном (персонифицированном) учете несвоевременно поданная или неполная и (или) недостоверная форма СЗВ-ТД налагает на страхователя или его должностное лицо административную ответственность согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ – предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей; на юридические лица – от 30 000 до 50 000 рублей.

С 1 января 2021 года вводится в действие часть 2 статьи 15.33.2 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Начиная со следующего календарного года ответственность станут нести только должностные лица. Им за то же нарушение будут грозить предупреждение либо штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Давайте рассмотрим ряд ошибок, ведущих к риску возникновения нарушений и наступления соответствующей административной ответственности.

1. Использовать сокращения или изменения в формулировках при написании основания увольнения

Если работодатель напишет в ­СЗВ-ТД в графе о причине увольнения, к примеру: «собственное желание, п. 3 ст. 77 ТК РФ», эти сведения будут считаться неполными или недостоверными. Причина прекращения трудового договора, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса РФ или иного федерального закона указываются без сокращений и в соответствии с формулировкой, указанной в законе. Как вы знаете, то же правило действует при заполнении бумажных трудовых книжек. Это прямо прописано в Порядке заполнения формы ­СЗВ-ТД, поэтому отклонения от этого правила будут являться нарушением.

В описанном примере следует указать:

Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

2. Подать форму СЗВ-ТД в день увольнения, а не в день издания приказа об увольнении (или следующий за ним рабочий день)

Многие работодатели столкнулись с подобной ситуацией. ТК РФ не запрещает издавать приказ о прекращении трудового договора заранее, например, за неделю до даты увольнения. Часто это необходимо для того, чтобы успеть сделать все расчеты и в срок подготовить выплату причитающихся работнику сумм. Но когда работодатель сдает форму СЗВ-ТД в установленный срок – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении, он получает из Пенсионного фонда протокол о принятии отчета с предупреждением «Дата мероприятия не может быть позже текущей даты» и «Дата мероприятия не может быть позже даты заполнения».

Кроме того, в случае увольнения работника по собственному желанию он имеет право отозвать свое заявление вплоть до последнего рабочего дня. В таком случае придется подавать корректирующий СЗВ-ТД с отменой кадрового мероприятия (увольнения). Многие работодатели, которые на личном опыте сталкивались с подобными предупреждениями и процедурой отзыва заявления об увольнении, решают подавать форму СЗВ-ТД в день увольнения либо даже на следующий за ним рабочий день. К сожалению, это будет нарушением. Сдавайте СЗВ-ТД в установленный срок – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении. В случае если работник отзовет заявление, подайте форму СЗВ-ТД с отменой кадрового мероприятия. Еще одно решение – если это возможно, проследите, чтобы дата приказа об увольнении и дата увольнения совпадали.

3. Не подать форму СЗВ-ТД на работника, не подлежащего обязательному пенсионному страхованию и не зарегистрированного в системе индивидуального (персонифицированного) учета

Представим, что у вас есть работник, не подлежащий обязательному пенсионному страхованию и не имеющий СНИЛС. Например, иностранный гражданин – высококвалифицированный специалист (ВКС), временно пребывающий на территории Российской Федерации. Несмотря на то, что он не подлежит обязательному пенсионному страхованию, с 2020 года работодатель обязан подавать форму СЗВ-ТД на данную категорию работников в Пенсионный фонд, так как сведения о трудовой деятельности формируются на всех работающих по трудовому договору.

Кроме того, в законе о персонифицированном учете понятия застрахованного лица и зарегистрированного лица различаются. У зарегистрированного, но не застрахованного лица будет заполнена только часть индивидуального лицевого счета, содержащая сведения о трудовой деятельности, а у застрахованного лица на индивидуальном лицевом счете хранится также информация о страховых взносах и страховом стаже.

Обратите внимание: не застрахованных работников по-прежнему не нужно включать в формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, как не нужно и начислять страховые взносы на их заработную плату. Сведения о трудовой деятельности невозможно сформировать без регистрации работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета и оформления СНИЛС. Поэтому не ждите, когда у вашего работника появится кадровое мероприятие, которое требует отражения в форме СЗВ-ТД, а оформите СНИЛС на работника заранее. Это поможет вам избежать рисков нарушения сроков сдачи СЗВ-ТД по причине несвоевременной регистрации в системе индивидуального персонифицированного учета.

4. Принять работника на работу без СНИЛС

Казалось бы, это не является ошибкой, ведь законодательством предусмотрен порядок оформления СНИЛС работодателем. Гражданин может представить анкету зарегистрированного лица через страхователя. Но в таком случае появляется риск нарушения срока подачи формы СЗВ-ТД: Пенсионный фонд регистрирует гражданина в системе индивидуального (персонифицированного) учета с присвоением страхового номера в течение пяти рабочих дней, а форму СЗВ-ТД со сведениями о приеме на работу вам нужно подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу. Пока вы подадите в Пенсионный фонд анкету застрахованного лица и будете ждать СНИЛС для работника, срок сдачи отчета СЗВ-ТД уже пройдет.

Чтобы избежать ошибки, рекомендуем попросить работника оформить СНИЛС самостоятельно до приема на работу, обратившись в Территориальный орган Пенсионного фонда или Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.

5 Включить в форму СЗВ-ТД заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде либо о продолжении ведения трудовой книжки позднее установленного срока

Работник написал заявление, например, в июне и проставил в нем соответствующую дату, но передал документ работодателю во второй половине июля, то есть после 16-го числа, или даже позднее. Работодатель включает в форму СЗВ-ТД заявление с июньской датой и нарушает таким образом срок сдачи отчета. Установленный период для подачи СЗВ-ТД – до ­15-го числа месяца, следующего за отчетным. А значит, заявление сотрудника с июньской датой следовало включить в отчет за июнь и сдать его не позднее 15 июля. Как поступить правильно в данной ситуации?

Решений будет два.

В первом случае работнику следует переписать заявление с текущей датой, а работодателю – своевременно сдать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ.

Во втором случае, если первое решение по какой-то причине не подходит, например, работник отказывается переписать заявление или он физически отсутствует в офисе и направил заявление письмом, что особенно актуально в случае дистанционной работы, необходимо осуществлять регистрацию заявлений в журнале регистрации входящих документов либо в специально заведенном журнале. На самом заявлении работнику, принявшему документы, нужно поставить дату его подачи сотрудником и номер записи в журнале. В форму СЗВ-ТД включите дату подачи заявления, подтвержденную записью в журнале регистрации.

6. Не включить в форму СЗВ-ТД кадровое мероприятие по состоянию на 1 января 2020 года или включить только прием на работу до 1 января 2020 года без включения перевода на другую работу до 1 января текущего года

Во всех случаях, за исключением приема на работу в 2020 году, в форму СЗВ-ТД необходимо включать кадровые мероприятия за отчетный месяц, а также мероприятие, действующее на 1 января 2020 года. Это может быть прием или перевод на другую работу до 2020 года.

Рекомендуем при сдаче каждого отчета перепроверять, была ли уже направлена в 2020 году на работника форма с включенным мероприятием по состоянию на 1 января 2020 года.

Также не забывайте, что, если в течение всего 2020 года у сотрудника не было кадровых мероприятий и форма СЗВ-ТД не подавалась, необходимо в срок до 15 февраля 2021 года подать на этого работника отчет, который будет содержать кадровое мероприятие по состоянию на 1 января 2020 года. При включении кадрового мероприятия по состоянию на 1 января 2020 года важно не пропустить перевод на другую работу. Не нужно включать прием на работу, если после него до 1 января 2020 года был перевод. Если таких мероприятий было несколько, нужно включить в форму ближайшее к 1 января 2020 года.

7. Не подать форму СЗВ-ТД на дистанционных сотрудников, на которых не ведется трудовая книжка по соглашению работника и работодателя

При заключении трудового договора о дистанционной работе стороны могут прийти к соглашению о том, что трудовая книжка на работника не будет вестись. Но сведения о трудовой деятельности на дистанционных работников подаются в том же порядке, что и на других сотрудников. Это прямо указано в Порядке заполнения формы СЗВ-ТД. В отчете не предусмотрено указание на то, что работа является для сотрудника дистанционной.

8. Не подать форму СЗВ-ТД на совместителей

Несмотря на то, что сведения о трудовой деятельности во многом идентичны содержанию бумажных трудовых книжек, есть и отличия. В трудовой книжке сведения о работе по совместительству указываются по основному месту работы по желанию сотрудника. Сведения о трудовой деятельности совместителей подает работодатель, у которого специалист трудится по совместительству, в обязательном порядке. Форма СЗВ-ТД заполняется так же, как на основного работника, но с обязательным указанием «по совместительству» или «является совместителем» в графе 4 формы.

9. Не зафиксировать письменно выдачу при увольнении формы СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»

Помимо формы СЗВ-ТД, которую работодатель направляет в Пен­сионный фонд РФ, в обязанности работодателя также входит выдача работнику сведений о трудовой деятельности по заявлению в процессе работы или в день увольнения. Такая обязанность установлена Трудовым кодексом, следовательно, невыполнение этого предписания может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства с риском наступления административной ответственности для работодателя.

Обратите внимание, сотруднику важно выдать форму СТД-Р под подпись на идентичном экземпляре, который остается у работодателя, или в журнале выдачи. В противном случае организации сложно будет доказать факт передачи документа сотруднику, с которым расторгнут трудовой договор. Если работник отсутствует в день увольнения или отказывается получить документ, необходимо отправить форму СТД-Р заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Отметим, что выдавать форму СТД-Р при увольнении необходимо только сотрудникам, подавшим заявление с отказом от ведения бумажной трудовой книжки в пользу предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде, либо сотрудникам, написавшим заявление о выдаче сведений о трудовой деятельности. Работникам, на которых ведется бумажная трудовая книжка, работодатель не обязан по умолчанию выдавать форму СТД-Р.

Если вы принимаете на работу сотрудника без СНИЛС, высок риск допустить ошибку при формировании СЗВ-ТД: дело в том, что, пока вы будете оформлять СНИЛС, срок сдачи отчета уже пройдет. Чтобы избежать ошибки, рекомендуем попросить работника оформить СНИЛС самостоятельно до приема на работу

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Пенсионного фонда России от 5 марта 2020 г. № В-6181-19/10665-20 Об особенностях заполнения формы СЗВ-ТД в отношении совместителей

Вопрос: В соответствии с п. 1.4 Порядка заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)" (утв. постановлением Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2019 г. N 730п) Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены трудовые договоры.

Однако указанный Порядок заполнения не содержит специальных правил для заполнения формы СЗВ-ТД в отношении совместителей (как внешних, так и внутренних) и дистанционных работников. В связи с чем прошу пояснить, каким именно образом надо отражать в указанной форме сведения о кадровых мероприятиях в отношении указанных работников?

Ответ: Управлением по работе с обращениями граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей рассмотрено обращение по вопросу об особенностях заполнения формы СЗВ-ТД в отношении совместителей, поступившее в Пенсионный фонд Российской Федерации.

В связи с вступлением в силу Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" (далее - Федеральный закон N 439-ФЗ) и изменениями, внесенными Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. N 436-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" работодатели с 1 января 2020 г. обязаны формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представлять ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР.

В соответствии с пунктом 1.4. порядка заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (форма - СЗВ-ТД)", утвержденного постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. N 730п, форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц, включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе, с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и другие), а также в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о представлении ему страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - кадровые мероприятия, заявление о продолжении ведения трудовой книжки, заявление о представлении сведений о трудовой деятельности).

Специфика ведения кадрового учета в отношении совместителей заключается в хранении трудовой книжки у основного работодателя, и соответственно внесения только основным работодателем необходимых сведений в трудовую книжку с других мест работы.

Таким образом, в отношении совместителей графа 4 табличной части формы СЗВ-ТД трудовая функция работника должна содержать указание на совместительство, отметка в строке о поданном работодателю заявлении о продолжении ведения трудовой книжки либо заявлении о представлении сведений о трудовой деятельности не заполняется.

Информацию по заполнению формы СЗВ-ТД Вы можете получить на сайте ПФР в специально созданном разделе "Электронная трудовая книжка" (www.pfrf.ru/etk).

Обзор документа

ПФР сообщает, что в отношении совместителей графа 4 табличной части формы СЗВ-ТД "Трудовая функция" должна содержать указание на совместительство.

Отметка в строке о поданном работодателю заявлении о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности не ставится.

Появлению СЗВ‑ТД предшествовало введение электронного формата трудовых книжек. Работодатели ежемесячно должны отчитываться о кадровых движениях своих работников в ПФР.

Нормативно-правовая база

Представление формы СЗВ-ТД регулируют:

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)».
• Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»).

Кто и когда обязан сдавать СЗВ-ТД

С 2020 года утверждён новый документ отчётности персонифицированного учёта, который работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд. Это отчет СЗВ-ТД, который называется «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Форма бланка, порядок и указания формирования данных на каждого сотрудника утверждены Постановлением 730п от 25 декабря 2019 г.

СЗВ-ТД формируется по каждому работнику, с которым страхователь заключил трудовой договор, в том числе и на тех, кто работает удалённо или по совместительству.

Если никаких кадровых событий, например переводов или увольнений, в январе 2020 года в организации не происходило, то сведения по форме СЗВ-ТД в феврале в ПФР не представляются. В последующие месяцы отчетность по форме СЗВ-ТД представляется по тому же принципу — если были кадровые события.

Следовательно, документ по форме СЗВ-ТД представляется по тем сотрудникам, у которых произошло одно или несколько из перечисленных ниже кадровых событий:

• приём, перевод или увольнение
• изменение фамилии, имени или отчества работника
• установление (присвоение) второй или последующей профессии
• запрет занимать должность или осуществлять определенный вид деятельности (в соответствии с приговором суда)
• написание заявления о выборе трудовой книжки

Подавать ли СЗВ-ТД, если сотрудники выбрали бумажные трудовые

Заявление о выборе работником формата ведения трудовой книжки (бумажного или электронного) уже является основанием для представления СЗВ-ТД. Работодатель обязан отчитаться перед ПФР РФ о трудовой деятельности своих сотрудников и своевременно представить электронные сведения по новой форме. Данная норма закреплена в 436-ФЗ от 16 декабря 2019 г.

Нужно ли ИП без сотрудников сдавать СЗВ-ТД

Электронный документ СЗВ-ТД представляется исключительно в отношении наёмных сотрудников, при этом только на тех, у кого за отчётный период были кадровые события. Поэтому предприниматель без работников передавать документ в ПФР не должен.

Сдавать ли СЗВ-ТД, если кадровых событий не было

Если в течение 2020 года у работников не произошло никаких кадровых событий, в том числе если никто из них не написал заявление о выборе формы трудовой книжки, то отчет СЗВ-ТД по ним подается не позднее 15 января 2021 года. В нем приводится запись из трудовой книжки по состоянию на 1 января 2020 года.

Способы представления отчетности

Работодатели, у которых в штате в отчётном периоде было 25 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать отчёт в электронном виде через интернет. Для сдачи формы достаточно скачать бесплатный программный комплекс с официального сайта ПФР или с любого другого сервиса. Документ перед отправкой подписывается усиленной электронной подписью.

Если в штате юрлица в отчётном периоде работало 24 и менее застрахованных лиц, вправе представить отчёт СЗВ-ТД на бумажном носителе.

Сроки представления СЗВ-ТД

В 2020 году

С 1 января 2020 года информацию о кадровых событиях по каждому застрахованному сотруднику необходимо сдавать ежемесячно. Срок представления бланка: не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным. Если никаких действий в отношении работников в течение месяца не совершалось, сведения не передаются.

Таким образом, сведения о трудовой деятельности сотрудников впервые нужно было подать не позднее 17 февраля 2020 года — отчитаться только по тем сотрудникам, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца), т.е. за январь 2020, в том числе если сотрудники подали Заявление о ведении трудовой книжки; затем 16 марта — по тем сотрудникам, по которым произошли изменения за период с 1 фев. по 29 фев. 2020 года и т.д. по аналогии с СЗВ-М.

В 2021 году и далее

Если сотрудник не написал заявление о выборе формы трудовой книжки, и по нему в течение всего календарного года не было никаких кадровых мероприятий, первый отчёт СЗВ-ТД в отношении его заполняется по состоянию на 1 января 2020 года. Представить в ПФР такой документ нужно не позднее 15 февраля 2021 года.

Если в течение всего 2021 года и в последующих отчётных периодах по застрахованному сотруднику не произойдёт никаких кадровых изменений, сдавать бланк в дальнейшем не нужно, достаточно первого информирования.

Сроки представления бланка в случае проведения кадровых перемещений:

Важно! Если сотрудник увольняется с работы в середине отчётного периода, в форме СЗВ-ТД следует отразить не только информацию об увольнении, но и о других кадровых мероприятиях данного месяца, а также прошлого, если бланк за предыдущий по ним подан не был.

Следовательно, начиная с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности сотрудников представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным. Исключение составляет приём и увольнение застрахованных лиц, по ним документ сдают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Бланк СЗВ-ТД и пример заполнения

Правила заполнения полей формы

Сведения о страхователе

• организации согласно уставным документам (допускается в латинской транскрипции);
• обособленного подразделения;
• отделения иностранной компании, осуществляющей деятельность на территории РФ.

Фамилия, имя, отчество (при наличии):

Сведения о зарегистрированном лице

Должны соответствовать данным, отраженным в документе АДИ-РЕГ

Сведения о выборе формы трудовой книжки: бумажной или электронной

Сведения об отчетном периоде

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица

Кто и как должен подать заявление о ведении трудовой книжки

В течение 2020 года каждый сотрудник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки. Если он хочет продолжать её заполнение на бумажном носителе, он должен написать заявление об этом до 1 января 2021 года.

Если сотрудник выбрал бумажную форму, такое право за ним сохраняется и при дальнейшем устройстве на работу к другим нанимателям. Кроме того, застрахованное лицо имеет право в последующем подать работодателю «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Работодатель обязан вести трудовые книжки на бумажном носителе на работников, которые до 1 января 2021 года подадут об этом заявление и параллельно представлять на них сведения в электронном виде в ПФР.

Если сотрудник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, он должен в течение 2020 года подать специальный формуляр: «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». После этого работодатель отдаёт сотруднику бумажную трудовую книжку на руки с записью о поданном заявлении. С этих пор страхователь больше не отвечает за бумажный документ, а сотрудник не может вернуться к бумажному формату ведения трудовой книжки.

В форме СЗВ-ТД нужно указать дату подачи такого заявления, следовательно, на лицевом счёте сотрудника в ПФР она также отразиться, кроме того, она будет указываться во всех сведениях о стаже.

Работникам, которые по уважительной причине до 31.12.2020 года не подадут ни одного заявления, работодатель продолжит ведение бумажной трудовой книжки. К таким работникам относятся те, кто находится в отпуске (декретницы), болеет или отстранен от работы.

Как откорректировать или отменить форму

Информация о выборе бумажной или электронной формы трудовой книжки

В бланке есть поле для даты, на которую подано заявление о выбранной работником форме трудовой книжки. Если информацию внесли некорректно, следует в Пенсионный фонд представить ещё одну форму СЗВ-ТД на данного сотрудника с правильной датой. Отменять первую форму не нужно.

Если необходимо аннулировать неверно поданную информацию о выборе застрахованным лицом формы ведения трудовой книжки, нужно сдать повторный бланк, указать ту же дату, что и в первом документе, но в поле «Признак отмены» поставить «Х».

Информация о приёме или увольнении, а также о переводе

Для того, чтобы отменить сданный ранее бланк с неверной информацией, следует представить ещё одну форму с полями, заполненными, аналогично первому отчёту. Дополнительно в поле «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» поставить «Х».

Для корректировки ранее сданных сведений о трудовой деятельности, нужно оформить отчет СЗВ-ТД с двумя строками:

• первая строка — такая же, как в исходной форме, но в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» стоит знак «Х»;
• вторая строка — с правильными данными.

Ответственность за непредставление нового отчета

Работодатель или его должностное лицо будет привлечено к административному наказанию за следующие действия:

• за нарушение сроков представления отчётности
• за подачу неполных и (или) недостоверной информации о трудовой деятельности

При первичном нарушении вместо штрафа возможно предупреждение.

Если в результате ошибки в отчёте сотрудник не сможет в дальнейшем трудоустроиться, работодатель обязан будет возместить ему заработок, недополученный в связи с представлением недостоверной информации.

Как Контур.Экстерн поможет заполнить СЗВ-ТД

Как заполнить заявление в Экстерне:

Если компания отчитывается в ПФР через уполномоченного представителя, следует направить также уведомление о предоставлении полномочий представителю.

Если вы уже заполняли в Экстерне форму СЗВ-М, то данные о сотруднике (ФИО, СНИЛС, дата рождения) подтянутся в СЗВ-ТД автоматически.

В карточке сотрудника отражаются все действия по нему. На основе ранее отправленного отчета СЗВ-ТД можно сразу создать отчет c отменяющим мероприятием. Для отмены конкретного мероприятия достаточно указать дату отмены.

Можно массово добавлять в отчет сотрудников — это удобно, когда нужно подать форму по большому количеству сотрудников, в частности, при переименовании организации.

Перед отправкой формы Экстерн проверяет ее на форматно-логические ошибки, а также по методике ПФР.

Читайте также:

  
• Стандарт выдача информации о поступлении и движении средств вкладчика накопительного пенсионного фонда
  
• Задачи на расчет страховой пенсии по старости
  
• Понятие обращение за пенсией назначение пенсий
  
• Досуг для пенсионеров мещанский район
  
• При нынешнем или нынешним пенсионерам