Справка на автомобиль о расходе топлива для пфр

Неработающие пенсионеры, переезжающие на постоянное место жительства за пределы районов Крайнего Севера, имеют право на компенсацию переезда.

Переезд компенсируют также и их членам семей, если те находятся на иждивении неработающего пенсионера.

Компенсации подлежит переезд, осуществленный не ранее 16 мая 2013 года. Возмещаются расходы на оплату стоимости проезда к новому месту жительства пенсионера и переезжающих вместе с ним, а также оплату стоимости провоза багажа.

Чтобы вернуть потраченные на переезд средства, необходимо обратиться в клиентскую службу ПФР по новому месту жительства. При этом предварительно пенсионеру нужно зарегистрироваться по новому адресу проживания, а также обратиться в органы ПФР с заявлением о запросе его пенсионного дела с прежнего места.

Оплата стоимости провоза багажа компенсируется в размере не более 1 тонны на пенсионера и каждого выезжающего вместе с ним члена семьи, но не более 5 тонн на семью в общей сложности. Расходы возмещаются только один раз.

Оплата дороги возвращается из расчета стоимости проезда по кратчайшему маршруту или по беспересадочному маршруту следования:

- железнодорожным транспортом в поездах всех категорий, в вагонах всех типов, за исключением спальных вагонов с 2-местными купе и вагонов повышенной комфортности;

- морским и внутренним водным транспортом в каютах III категории судов транспортных линий;

- воздушным транспортом в салоне экономического класса при отсутствии ж/д сообщения либо при меньшей стоимости авиаперелета по сравнению со стоимостью проезда ж/д транспортом;

- автомобильным транспортом общего пользования в междугородном сообщении.

Если на пути следования пенсионера отсутствует какой-либо перечисленный вид транспорта, то расходы на провоз багажа иными транспортными средствами до ближайших к прежнему месту жительства ж/д станции или морского (речного) порта возмещаются ему в полной мере.

Получить компенсацию можно и в том случае, если гражданин переезжал и перевозил багаж личным автотранспортом. Для этого надо подтвердить кассовыми чеками автозаправочных станций стоимость израсходованного топлива.

Условия и порядок оформления компенсации в вопросах и ответах:

Все ли пенсионеры имеют право на компенсацию расходов по переезду из северных районов?

Право на компенсацию расходов по переезду из северных территорий имеют неработающие пенсионеры-получатели страховых (трудовых) пенсий и (или) пенсий по государственному пенсионному обеспечению, а также члены их семей, если они находятся на иждивении пенсионера.

Право на компенсацию возникает в случае выезда из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей на постоянное место жительства в другие регионы Российской Федерации, не относящиеся к таковым. Это важно, потому что если пенсионер выезжает из района Крайнего Севера в местность, приравненную к таким районам, то в этом случае право на компенсацию не возникает. К примеру, переехал из Воркуты в Архангельск, права на компенсацию нет. А вот если из Архангельска в Воронеж, то компенсировать расходы можно.

Также важно, чтобы переезд фактически состоялся, то есть пенсионер снимается с регистрационного учета по прежнему месту жительства на Севере и встает на регистрационный учет по новому месту жительства в другом регионе.

Как правильно надо действовать пенсионеру при смене места жительства, чтобы получить компенсацию за переезд?

Неработающему пенсионеру компенсацию за переезд с севера осуществляют органы Пенсионного фонда по новому месту жительства. Компенсируются только фактически произведенные пенсионером расходы. Таким образом, все расходы, связанные с переездом, пенсионер несет самостоятельно. Документы по оплате проезда и провозу багажа надо сохранять. Авансом, т.е. заранее до переезда, компенсация не производится. Кроме того, до переезда, по прежнему месту жительства, необходимо получить справку от последнего работодателя, о том, что подобная компенсация им не выплачивалась. Это связано с тем, что компенсация производится единожды.

После переезда и регистрации по новому месту жительства пенсионеру следует обратиться в местный орган ПФР для постановки на пенсионный учет, запроса пенсионного дела из органа ПФР по прежнему месту жительства и получения компенсация за переезд.

Очень важный момент: обращаться за компенсацией пенсионеру нужно в орган ПФР по новому месту жительства, а не по предыдущему. Например, если пенсионер переехал из Архангельска в Краснодар, то именно в Краснодаре и нужно обратиться в ПФР за получением компенсации.

Если пенсионеры сменили место жительства, выехав «с севера на юг» до внесения изменений в закон, имеют ли они право обратиться за компенсацией расходов?

Федеральный закон, внесший изменения в статьи 4 и 35 закона РФ «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», был принят в июле 2014 года. Но распространяется он на правоотношения, возникшие с 16 мая 2013 года, т.е. право на получение компенсации через органы ПФР имеют граждане, выехавшие из северных районов не ранее указанной даты.

Какие именно расходы компенсируются?

Компенсация производится в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости проезда пенсионера и переезжающих вместе с ним членов семьи. Размер компенсации не должен превышать стоимости проезда по кратчайшему маршруту или по беспересадочному маршруту следующими транспортными средствами:

- железнодорожным транспортом в поездах всех категорий, в том числе фирменных поездах в случаях, когда возможность проезда в поездах других категорий отсутствует, в вагонах всех типов, за исключением спальных вагонов с 2-местными купе и вагонов повышенной комфортности (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

- морским транспортом в каютах III категории судов транспортных линий;

- внутренним водным транспортом на местах III категории судов транспортных линий;

- воздушным транспортом в салоне экономического класса (включая оплату услуг по оформлению проездных документов) при отсутствии железнодорожного сообщения либо при меньшей стоимости авиаперелета по сравнению со стоимостью проезда железнодорожным транспортом, а также автомобильным транспортом общего пользования в междугородном сообщении.

Также производится компенсация фактически произведенных расходов на оплату стоимости провоза багажа пенсионера и членов его семьи весом не более 1 тонны на каждого выезжающего, но не более 5 тонн на семью железнодорожным, внутренним водным, морским, автомобильным транспортом (за исключением такси), но не выше установленных тарифов на перевозку багажа железнодорожным транспортом.

Если пенсионер с семьей переезжает личным автотранспортом, то компенсация расходов на оплату стоимости проезда производится в размере фактических расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных кассовыми чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости, рассчитанной на основе базовых норм расхода топлива для автомобилей общего назначения, установленных Министерством транспорта Российской Федерации для соответствующих транспортных средств, и протяженности кратчайшего маршрута следования к новому месту жительства.

Где можно подробно узнать о перечне документов для компенсации и получить консультацию?

Проконсультироваться со специалистом ПФР можно в территориальном органе ПФР по месту жительства или по телефону (8182) 21-77-88.

Работаю на Крайнем Севере. Отдал в бухгалтерию документы для оплаты проезда до места отдыха и обратно на личном автомобиле: копии технического паспорта, чеки на бензин, заявление, справку о расходе (выдали в организации справки о стоимости проезда на автотранспорте и расчёта норм расхода топлива на автомобиле). Бухгалтерия требует лицензию на деятельность этой организации, выдавшей мне справку о расходе топлива, когда как там мне объяснили, что на выдачу справки лицензия не требуется. Законны ли требования работников бухгалтерии?

В случае если работник работает в федеральном государственном органе, учреждении или внебюджетном фонде Российской Федерации, то для оплаты проезда в отпуск и обратно на личным транспорте работник должен предоставить работодателю чеки автозаправочных станций и документы, подтверждающие пребывания работника в месте использования отпуска, при этом возмещение расходов на оплату топлива производится работодателем не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования. Соответственно, работодатель не имеет право требовать от работника предоставления других документов, в том числе лицензии, не указанных в Постановлении Правительства Российской Федерации от 12 июня 2008 г. N 455.

В случае если работник работает в органе или учреждении, финансируемом из бюджета субъекта РФ или из муниципального бюджета, то порядок предоставления данной компенсации должен быть установлен нормативно-правовым актом органа государственной власти субъектов Российской Федерации или органа местного самоуправления.

В случае если работник работает у других работодателей, порядок предоставления данной компенсации должен быть установлен коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя, либо трудовым договором.

Более точный ответ на ваш вопрос дать затруднительно, поскольку Вы не уточнили, у какого работодателя Вы работаете.

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации (ч. 1 ст. 325 ТК РФ).

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в государственных органах субъектов Российской Федерации, государственных учреждениях субъектов Российской Федерации, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, - нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, у других работодателей, - коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).

Согласно п. 8 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утверждённых Постановлением Правительства Российской Федерации от 12 июня 2008 г. N 455 (далее - Правила), компенсация расходов при проезде работника учреждения и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.

Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи. В случаях, предусмотренных Правилами, работником учреждения представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией (п. 12 Правил).

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда "Онлайнинспекция.РФ" и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Если вы планируете переселиться с Крайнего Севера в более благоприятные для жизни регионы России и хотите воспользоваться правом на оплату переезда, ознакомьтесь по материалам этой статьи с тем, на какие выплаты вы можете рассчитывать и как вы сможете их получить.

Кому полагается оплата переезда с Севера

Возмещение расходов на переезд с территорий Крайнего Севера полагается не всем пенсионерам. Рассчитывать на получение такой компенсации могут пенсионеры, которые:

  1. получают трудовую и/или государственную пенсии;
  2. не получают доходов, подлежащих обязательному пенсионному страхованию, а именно:
    • не работают;
    • не оказывают услуги и не выполняют работы;
    • не работают над авторскими заказами;
    • не получают доходов за права на произведения литературы, искусства, науки.

Оба эти требования должны соблюдаться одновременно.

Также государство берет на себя расходы по переезду родственников пенсионеров, если они состоят на их иждивении. При этом иждивенцами переезжающего пенсионера государство считаются:

  • нетрудоспособные супруги;
  • дети (в том числе приемные), опекаемые, а также сестры/братья, внуки, если они младше 18 лет;
  • дети, братья и сестры, внуки, получающие основное образование на дневной форме обучения, до окончания процесса обучения, но не старше 23 лет;
  • дети, братья и сестры, внуки старше 23 лет, если до их 18-летия им был присвоен статус инвалидов, они живут с пенсионером и полностью им содержатся, либо помощь пенсионера для них - основной постоянный источник средств.

Примечание: братья, сестры, внуки признаются членами семьи пенсионера только при условии, что у них нет трудоспособных родителей.

Какие расходы, и в каком размере компенсируются

Оплата проезда

При переезде в другой регион переселенцам возмещаются такие расходы на проезд:

  • Стоимость проезда железнодорожным транспортом. Причем, если нет возможности выезда обычным поездом, разрешается возмещать проезд и в фирменных поездах. Стоимость такого проезда не должна превышать стоимость проезда кратчайшим или беспересадочным маршрутом. Не компенсируется стоимость билетов в спальные вагоны с двухместными купе и вагоны повышенной комфортности. Стоимость услуг по оформлению проездных билетов и плата за постельные принадлежности в расходы включаются.
  • Расходы на проезд в каютах морских или внутренних водных судов третьих категорий.
  • Стоимость перелета, если в местности, из которой переезжает семья пенсионера, нет железно-дорожного сообщения, или цена проезда в поезде дороже авиаперелета. При выборе рейса следует учитывать, что допускаются только рейсы российских авиакомпаний, либо воздушных перевозчиков из Евразийского экономического союза. Если таких рейсов нет, либо рейсы есть, но на дату вылета к новому ПМЖ в продаже отсутствуют билеты, то допускается перелет и другими авиалиниями. Оформление проездных документов на воздушный транспорт также компенсируется.
  • Цена билетов на автомобильном междугороднем транспорте.

Оплата доставки имущества

Стоимость провоза имущества пенсионера и его семьи также подлежит возмещению, но в размере не более одной тонны на каждого выезжающего и пяти тонн на всю семью.

Цена услуг такси не возмещается. При перевозке багажа автомобильным или водным транспортом их стоимость компенсируется в размере, не превышающем тарифы подобной услуги ж/д транспортом.

Авиадоставка багажа компенсируется в полном размере только до ближайшей к покидаемому населенному пункту железнодорожной станции либо ближайшего речного или морского порта, который в момент переезда открыт для навигации. И то при условии, что на прежнем месте проживания или на некоторых участках маршрута следования отсутствуют другие виды транспорта (ж/д, водный, автомобильный).

Как подтвердить расходы на переезд

Чтобы подтвердить стоимость расходов на проезд и провоз багажа, нужно предъявить проездные документы с указанными в них ценой и категорией проезда, выданные перевозчиком или его агентом.

Если пенсионер и его семья переезжали и/или перевозили багаж личным автотранспортом, с целью подтверждения расходов следует сохранить и предоставить полученные при покупке топлива на АЗС кассовые чеки. Однако возместятся не все такие расходы.

Компенсация будет расчитана с учетом базовых норм расхода топлива для соответствующего транспортного средства, утвержденных Минтрансом РФ 14 марта 2008 года и в пределах кратчайшего возможного маршрута при переезде. Не переживайте, если модель автомобиля, на котором планируется переезд, не указана в этом документе - отсутствие норм расхода топлива не является основанием для отказа от возмещения потраченных средств, так как право на компенсацию установлено федеральным законом, имеющим высшую юридическую силу.

Куда обратиться для получения компенсации

Документы, свидетельствующие о стоимости переезда, переселенцам следует подавать в Пенсионный фонд РФ по новому месту жительства.

Возмещаются исключительно фактически понесенные переселенцем расходы. То есть заранее, до переезда, авансом, компенсация не делается. Все расходы пенсионер оплачивает самостоятельно. И только после переезда, регистрации и постановки на пенсионный учет на новом месте жительства, который потребует некоторого времени для перевода пенсионного дела по запросу местного ПФ, можно претендовать на компенсацию.

Какие документы нужно предоставить

Обязательным в пакете документов, предоставляемых для получения возмещения, является заявление о компенсации. Оно заполняется по типовой форме. В нем пенсионер указывает:

  • свои ФИО;
  • дату рождения;
  • СНИЛС;
  • № и дату выдачи пенсионного удостоверения;
  • паспортные данные;
  • новое место регистрации;
  • телефонный номер и электронный адрес;
  • почтовый адрес последнего места жительства на Крайнем Севере;
  • информацию о последнем месте работы пенсионера на Крайнем Севере (название предприятия, его адрес, даты зачисления в штат и увольнения, занимаемая должность; в качестве доказательства приведенной информации прилагается копия трудовой книжки, справок с места работы);
  • дату выезда со старого места проживания;
  • информацию о иждивенцах-членах семьи, переехавших с заявителем (ФИО, даты рождения, номера СНИЛС, кем приходятся пенсионеру, место проживания на момент подачи пакета документов, а также данные документов, с помощью которых сотрудники ПФ смогут проверить возраст и степень родства - свидетельства о рождении, о браке/разводе, документы об удочерении/усыновлении, попечительстве или опеке, паспорта; для студентов-очников от 18 до 23 лет - документы о получении очного основного образования; при необходимости - документы, подтверждающие установление инвалидности в возрасте до 18 лет - справка МСЭК; отсутствие трудоспособных родителей, например, решения суда о недееспособности, лишении родительских прав либо свидетельства о смерти родителей);
  • маршрут переезда и провоза багажа (каким транспортом осуществлялись, от каких станций на нем отправлялись и в какие прибывали);
  • банковские реквизиты, на которые заявитель желает получить возмещение понесенных расходов;
  • данные о представителе (если заявление подается не лично переселенцем) - ФИО, дату рождения, адрес проживания, паспортные данные и реквизиты документа, дающего право представлять интересы пенсионера;
  • перечень документов (их копий), подтверждающих проезд и перевоз багажа, с указанием:
    • названия такого документа;
    • маршрута;
    • вида транспорта;
    • цены проезда;
    • реквизиты прочих документов (например, подтверждающих право собственности на автомобиль, фискальных чеков, полученных при заправке на АЗС, справок о стоимости проезда кратчайшим путем по железной дороге, багажных квитанций, коносаментов).

Обязательным документом, который стоит упомянуть отдельно, является справка с последнего места работы о том, что переселившийся пенсионер не получал такую компенсацию ранее за счет средств работодателя. Если предприятие на момент его переезда с Крайнего Севера ликвидировано, за получением справки следует обратиться к правопреемнику либо в архив.

: Важно! В справках ОАО "Российские железные дороги" должно указать, что выбранный путь - кратчайший, провоз багажа не превышает одной тонны на человека, вагоны поезда не спальные, фирменные или повышенной степени комфортности.

Отсутствие железнодорожного сообщения также нужно подтверждать справкой. Отсутствие российских авиарейсов - опять же, справкой. Чтобы компенсировать все расходы, собирайте максимально возможное количество документов, доказывающих целесообразность и неизбежность трат. Расходы по получению вышеперечисленных документов не компенсируются.

Заявление не обязательно подавать лично - его можно направить в ПФ письмом с уведомлением. В этом случае заявление и все прилагаемые к нему копии должны быть нотариально заверены.

Когда и как будет произведена оплата

Сотрудники ПФ России принимают поданное заявление с приложенным комплектов документов и проверяют их. Если каких-либо сведений не хватает, заявление придется подавать повторно. Если же все оформлено правильно, в течении 30 дней принимается одно из решений:

  • либо выплатить переселенцу компенсацию;
  • либо аргументированно письменно отказать.

В трехдневный срок пенсионеру по адресу его нового места регистрации почтовым письмом с уведомлением направляется извещение о принятом решении.

Если Пенсионный фонд РФ согласен с требованием по возмещению проезда семьи переселенцев и перевозки их имущества, денежные средства будут переведены на расчетный счет пенсионера, указанный им в заявлении на компенсацию, в течении 30 рабочих дней с момента принятия положительного решения. В целом выплата компенсации занимает не менее 2 месяцев с момента подачи заявления.

Списание ГСМ по путевым листам - пример алгоритма такого списания вы найдете в статье - должно быть корректно организовано в любой компании. Рассмотрим особенности такого списания подробнее.

Для кого путевой лист обязателен?

Списание стоимости ГСМ в расходы, как и в случае с любыми другими активами, должно осуществляться на основании оправдательных документов. Наиболее распространенный документ — акт о списании ГСМ.

Для документального обоснования затрат компании к такому акту прикладывают первичку, как правило, в виде путевых листов (ПЛ).

Путевой лист фиксирует количество километров, которые прошел автомобиль работника в рамках рабочей смены (или служебного задания), и объем затраченного при этом топлива, исходя из нормативных показателей или фактических измерений.

ВНИМАНИЕ! ПЛ не являются основанием для списания ГСМ в расходы.

Альтернативой путевому листу могут быть, к примеру:

  • данные по тахографу;
  • данные по ГЛОНАСС и GPS.

При этом налогоплательщик вправе использовать все 3 источника — путевой лист, данные по тахографу и системам спутниковой навигации — для наиболее достоверного отражения сведений по топливным расходам.

ВАЖНО! Путевые листы обязательно используются всеми транспортными предприятиями, перевозящими пассажиров или грузы, вне зависимости от факта применения автоматических средств учета километража (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта). Компании, не относящиеся к таковым, вправе использовать иные документы (постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу № А40-19421/13-99-60).

При использовании ПЛ компания должна утвердить порядок списания ГСМ по путевым листам. Если ПЛ не применяются, то оптимально подтверждение расхода бензина отчетами обозначенных выше автоматических средств учета пробега (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Порядок расчета расходов по ГСМ

Важнейший вид сведений, отражаемых в путевых листах, — объем израсходованного топлива. Он может быть основан на нормативных и фактических показателях.

Нормативные показатели обязательны только для автотранспортных предприятий (п. 40 приказа Минтранса России от 24.06.2003 № 153).

Такие хозяйствующие субъекты применяют нормативы, отраженные в рекомендациях Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Их особенность — наличие привязки расчетных показателей по расходу топлива к конкретным моделям автомобилей.

Если модель не отражена в указанных нормативах, то следует руководствоваться показателями, которые определены в технической документации на автомобиль (письмо Минфина РФ от 17.11.2011 № 03-11-11/288).

Остальные хозяйствующие субъекты вправе, но не обязаны применять нормативный метод учета расхода топлива. Они могут регламентировать внесение данных в путевой лист на основании фактического потребления топлива, которое указано в акте контрольного замера расхода ГСМ. Такой акт составляется специальной комиссией на контрольном заезде для каждого автомобиля.

Ознакомимся теперь с примерами списания расходов на ГСМ исходя из их расчета по норме и по факту и изучим, как списывать ГСМ по путевым листам в расходы в рамках ведения бухгалтерского и налогового учета.

Пример расчета расходов: применяем нормативные правила

Списание расходов на ГСМ с применением путевого листа на основе нормативного подхода предполагает:

1. Определение показателей, необходимых для нормативного расчета расходования топлива по формулам, отраженным в распоряжении АМ-23-Р.

Для автомобилей разных типов установлены отдельные формулы. Условимся, что в распоряжении сотрудника — легковая машина Mercedes-Benz A150. Для нормативного расчета расходования топлива на данной машине по методологии Минтранса нужно узнать следующие показатели:

  • Hs (базовый норматив по расходованию бензина — в литрах на 100 км);
  • D (корректировочный коэффициент).

Первый показатель, Hs, для указанной машины составляет 6,8 (таблица по п. 7.2.1 распоряжения АМ-23-Р).

Второй показатель, D, устанавливается хозяйствующим субъектом самостоятельно исходя из критериев, характеризующих фактические условия эксплуатации ТС (п. 4 распоряжения АМ-23-Р). Коэффициент может быть повышающим или понижающим.

Один из возможных критериев — эксплуатация ТС в зимний период. Условимся, что машина используется в Ивановской области, и в этом случае показатель D будет иметь значение 10 (приложение № 2 к распоряжению АМ-23-Р) и отражать тот факт, что топливо расходуется на 10% интенсивнее.

2. Расчет пробега, отраженного в путевом листе.

Предположим, что показатель составил 100 км (на основании показаний спидометра и трекера ГЛОНАСС).

3. Применение формулы расчета расходования ГСМ в соответствии с п. 7 распоряжения АМ-23-Р.

Пример расчета списания ГСМ по путевым листам с ее использованием будет выглядеть так:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где S — пробег, отраженный в путевом листе.

В нашем случае показатель Qн составит:

Qн = 0,01 × 6,8 × 100 × (1 + 0,01 × 10) = 7,48 л.

Следующий сценарий — расчет расходования топлива по факту.

Как списывать ГСМ по фактическим показателям правильно?

В данном случае применяется очень простая формула:

РАСХОД (ФАКТ) = Т(нач) + Т(выд) − Т(ост),

Т(нач) — объем бензина в баке на начало смены работника (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);

Т(выд) — количество бензина, залитого в бак в течение смены;

Т(ост) — объем бензина в баке по возвращении работника в гараж.

В ООО «Сапфир» есть служебный автомобиль марки «Лада Калина». В компании применяется метод списания материалов по средней себестоимости (ССТ). ССТ бензина составила 40 руб.

В ПЛ указаны следующие показатели:

Остаток бензина в баке: 5 л.

Выдано: 20 л.

Остаток при возвращении: 10 л.

Расход (факт) = 15 литров (5 л + 20 л − 10 л).

Стоимость ГСМ к списанию равна 600 руб. (40 руб. × 15 л).

Бухгалтер ООО «Сапфир» сформировал справку-расчет, приложил к ней ПЛ, инициировал собрание комиссии, которая утвердила акт списания ГСМ. На основании данного акта бухгалтер зафиксировал в бухрегистрах запись:

Дт 26 Кт 10.3 — 600 руб.

Затратный счет выбирается в соответствии с направлением расходов, если авто используется:

  • в основном производстве — счет 20;
  • во вспомогательном — 23;
  • в общем производстве — 25;
  • в административных целях — 26;
  • в торговле — 44.

Рассмотрим порядок налогового учета затрат ГСМ.

Списание ГСМ по путевым листам в налоговом учете

В налоговом учете списанная стоимость ГСМ может быть включена:

  • в материальные расходы — если использование автомобиля связано с производством (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
  • в прочие расходы — если транспорт используется в служебных целях (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Отметим, что если применяется норматив, то допускается его обоснованное и документально подтвержденное превышение (определение ВАС РФ от 09.07.12 № ВАС-8327/12). Например, при преимущественной езде по бездорожью или при езде в холодное время года, когда фактические измерения отражают значительное превышение расхода топлива в сравнении с нормативными коэффициентами по распоряжению АМ-23-Р. Правила списания ГСМ по путевым листам в случае превышения фактических расходов топлива над нормативными должны быть регламентированы отдельным приказом руководителя.

Итоги

Путевой лист — основной первичный документ, предназначенный для контроля работы транспортного средства. В нем фиксируется пройденный километраж и движение ГСМ. Расход топлива, отражаемый в ПЛ, может основываться на нормативных или фактических показателях. Данные по путевому листу используются для составления акта на списание ГСМ.

Как в организации (общая система налогообложения) в целях исчисления налога на прибыль правильно определить нормы расхода топлива на транспорт и спецтранспорт (используется на территории аэропорта), нормы расхода топлива которых не определены Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Порядок определения норм расхода топлива и оформления его результатов силами самой организации действующими нормативными документами не установлен.

Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить временные нормы расхода топлива на основании результатов испытаний, контрольных замеров, проведенных комиссией и зафиксированных в акте контрольного замера расхода топлива. При этом во избежание споров с налоговыми органами целесообразно обратиться в специализированную организацию для разработки норм расхода топлива для транспорта и спецтранспорта.

При самостоятельном определении нормы расхода топлива исходя из результатов контрольных замеров и информации, указанной в документах производителя соответствующей техники, необходимо учитывать некоторые обстоятельства, изложенные ниже.

Обоснование позиции:

Пунктом 3 Методических рекомендаций, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (Методические рекомендации) определено, что нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте предназначены, в частности, для расчетов по налогообложению предприятий. Однако главой 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ не предусмотрено нормирование расходов на приобретение топлива для служебного транспорта и другой техники, а также не установлены правила определения обоснованности таких расходов.

В Методических рекомендациях, которые были разосланы ФНС России письмом от 15.04.2008 N СК-6-5/281 "для руководства в работе" нижестоящим налоговым органам, указано следующее:

". для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, поступающей в автопарк страны, на которую Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив (отсутствующие в данном документе), по решению юридического лица, осуществляющего эксплуатацию автотранспортных средств, в отношении данных автотранспортных средств могут вводиться базовые нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике" (п. 6 Методических рекомендаций)*(1).

В письмах Минфина России от 11.07.2012 N 03-03-06/4/71, от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67, от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61 отмечалось, что в соответствии с п. 6 Методических рекомендаций руководители организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике. До принятия приказа организации, утверждающего нормы, разработанные в установленном порядке, налогоплательщик может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Следовательно, организация имеет право до утверждения норм, разработанных специализированной организацией, самостоятельно разработать и утвердить временные нормы расхода топлива. Минфин России в письме от 13.12.2013 N 02-10-010/55111 (адресованном госучреждению) указал, что Методические рекомендации имеют рекомендательный характер (что следует из самого их названия), и несоблюдение установленного в них порядка (а значит, в том числе, установленного в п. 6 Методических рекомендаций в части разработки норм по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями), не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства. В письме Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875 разъясняется, что налогоплательщики вправе, но не обязаны использовать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, при определении обоснованности произведенных затрат на ГСМ.

Аналогичный вывод содержится в судебной практике (смотрите, например, постановление ФАС Центрального округа от 04.04.2008 N А09-3658/07-29 (ВАС РФ не нашел оснований для пересмотра этого решения (определение ВАС РФ от 14.08.2008 N 9586/08), АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 N Ф08-5527/15 по делу N А53-24671/2014)*(2).

О том, что экономическая обоснованность произведенных затрат на приобретение ГСМ может быть подтверждена нормами расхода ГСМ, которые установлены организацией самостоятельно, свидетельствует, например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 15.12.2010 N А53-3254/2010. В нем говорится, что документальным подтверждением выступает акт, утвержденный приказом руководителя организации, который отражает данные контрольного замера по конкретной единице автомобильной техники.

Таким образом, организация может самостоятельно разработать нормы расхода топлива исходя из результатов контрольных замеров. При этом порядок самостоятельного определения норм расхода топлива и оформления его результатов действующими нормативными документами не установлен.

Результаты замеров не должны существенно отличаться от информации, указанной в документах производителя соответствующей техники. В постановлении ФАС Дальневосточного округа от 07.07.2010 N Ф03-4439/2010 по делу N А04-2074/2009 организации было вменено нарушение, заключающееся в неправомерном составлении расчета, определяющего списание ГСМ, обосновывающего расход топлива, не соответствующий действующей технической документации.

В этой связи также отметим, что Распоряжением Министерства транспорта РФ от 20.09.2018 N ИА-159-р в п. 7 Методических рекомендаций были внесены изменения: базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля определяется не только по таблицам, приведенным Минтрансом в пп.пп. 7.1, 7.1.1, 7.2, 7.2.1 Методических рекомендаций, но и на основе данных завода-изготовителя. Они могут быть получены по результатам испытаний WLTP 1 или испытаний по Правилу ООН N 1012. Если применяются данные завода-изготовителя, полученные по результатам испытаний по Правилу ООН N 101, их нужно скорректировать на поправочный коэффициент. Здесь же, после Таблицы 7, даны ссылки на эти документы.

Очевидно, что в целях утверждения временных норм расхода топлива организация будет создавать комиссию для проведения соответствующих испытаний, производить контрольные замеры для выявления реального расхода топлива на 100 км, сопоставлять полученные данные с данными технической документации, а также информации, полученной от изготовителя.

Результаты испытаний, контрольных замеров, проведенных комиссией, при которых выявляется реальный расход топлива на 100 км (а не на 1 км (смотрите также постановление ФАС Дальневосточного округа от 07.07.2010 N Ф03-4439/2010 по делу N А04-2074/2009)), оформляются в акте контрольного замера расхода топлива для конкретной марки (модели) автомобиля, форма которого не установлена. Вами может быть использована Примерная форма приказа об утверждении норм расхода топлив и смазочных материалов (подготовлено экспертами компании "Гарант").

Затем на основании указанного акта руководитель организации в приказе об учетной политике будет утверждать нормы списания топлива для конкретной марки (модели) транспортного средства.

Как уже было отмечено, основанием для издания такого приказа и подтверждением экономической обоснованности применения данных норм могут служить:

техническая документация завода-изготовителя*(3);

результаты испытаний, контрольных замеров, проведенных комиссией, при которых выявляется реальный расход топлива на 100 км, за один час непрерывной работы и т. п.

При разработке норм расхода топлива учитываются:

конструктивные особенности автомобиля (марка двигателя; рабочий объем двигателя, его мощность и тип, количество передач), его техническое состояние;

режим эксплуатации автомобиля;

дорожно-транспортные, климатические и иные факторы.

Кроме того, могут быть предусмотрены поправочные коэффициенты (например при эксплуатации в зимнее время, в городских условиях).

При установлении поправочных повышающих коэффициентов следует придерживаться норм, которые приведены в п. 5 Методических рекомендаций (постановление ФАС Дальневосточного округа от 07.07.2010 N Ф03-4439/2010 по делу N А04-2074/2009).

Периодичность и порядок пересмотра временных норм расхода топлива не установлены, следовательно, организация вправе определить их самостоятельно.

Полагаем, что порядок и периодичность пересмотра временных норм расхода топлива следует закрепить в учетной политике для целей налогообложения (смотрите, например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.12.2008 N Ф04-7500/2008(16942-А27-37).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов;

- Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;

- Энциклопедия решений. Учет списания топлива и смазочных материалов (для госсектора);

- Вопрос: Автомобиль "Volkswagen" относится к зарубежным автобусам 2008 года выпуска. Заводом-изготовителем определена базовая норма расхода топлива автомобиля "Volkswagen" по городу - 10,4 литра на 100 км. На основании Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, базовый расход топлива указанного автомобиля определяется как 8,8 литров на 100 км. Летняя норма расхода топлива - 11 литров на 100 км. В зимний период расход топлива увеличивается на 10%. Как происходит увеличение расхода топлива в зимний период - от базовой нормы (8,8 литров на 100 км) или от летней нормы (11 литров на 100 км)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2016 г.);

- Вопрос: Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р утверждены Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. В нем четко по маркам автомобилей указаны нормы расхода топлива, однако отсутствует информация по автомобилю Hyundai Creta. Какими нормами руководствоваться организации в данной ситуации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2018 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

7 февраля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) В общем случае организации во избежание споров с налоговыми органами могут применять нормы, которые установлены Методическими рекомендациями, а в случае отсутствия норм для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом России не утверждены нормы расхода, использовать нормы, разработанные специализированной организацией, утвержденные приказом руководителя.

Для этого ей следует обратиться в специализированную организацию, например в Центральный научно-исследовательский автомобильный и автомоторный институт (НАМИ - www.nami.ru) или Научно-исследовательский институт автомобильного транспорта (НИИАТ - www.niiat.ru) (при наличии финансовых возможностей).

*(2) Судебные органы в большинстве своих решений также исходят из того, что НК РФ не содержит положений, ограничивающих принятие к учету для целей налогообложения расходов по ГСМ, расходов на содержание служебного транспорта какими-либо нормами (постановления ФАС Уральского округа от 12.10.2010 N Ф09-8425/10-С3, ФАС Московского округа от 28.09.2007 N КА-А41/9866-07, ФАС Северо-Западного округа от 01.06.2005 N А05-26242/04-10). Иными словами, налоговым законодательством расходы на ГСМ прямо не отнесены к нормируемым, поэтому организация может учесть расходы на ГСМ в размере фактических затрат. Однако это не исключает необходимости представлять доказательства того, что произведённые расходы являются экономически обоснованными, в частности, в случае, когда ГСМ были использованы сверх норм, установленных налогоплательщиком самостоятельно (определение ВАС РФ от 09.07.2012 N ВАС-8327/12).

*(3) Нормы расхода топлива могут приводиться отдельными заводами-изготовителями в технической документации (например, в сервисной книжке) на конкретную марку транспортного средства (его модификацию) для условий эксплуатации в городском цикле, по загородным дорогам, в зимнее время и т.д. В то же время достаточно часто производители указывают в технической документации результаты замеров расхода топлива, полученные в условиях, существенно отличающихся от реальных условий эксплуатации. Следовательно, установленные нормы вовсе необязательно должны соответствовать заводским, однако любые отклонения (как в большую, так и в меньшую сторону) следует должным образом обосновать в документах, оформляемых соответствующей комиссией. При этом повышенный расход топлива не должен быть связан с какими-либо неисправностями транспортного средства.

Читайте также: