Запрос в архив пенсионного фонда украины

Заказать справку о стаже аботы с украины через интернет

Они предлагают свои услуги безвозмездно или за оплату госпошлины. К оплачиваемым услугам относят биографические и гениологические заявления. Бесплатно обрабатываются социально-правовые просьбы. Что к ним принадлежит? Сюда относятся следующие сведения

  • информация о трудовом стаже;
  • данные о зарботной плате;
  • награждения;
  • применение репрессий и последующая реабилитация;
  • состояние здоровья на определенный момент времени;
  • периоды службы в вонских частях.

Услуги по предоставлению архивной справки Данная услуга входит в перечень государственных услуг и предоставляется через

  • Многофункциональный центр;
  • При личном посещении архива;
  • По электронной почте.

Любое заявление обрабатывается не более 30 дней.

Как сделать запрос в архив для подтверждения стажа?

При необходимости – заявитель доносит их в территориальный отдел ПФ РФ. Но это происходит тогда, когда бывший работодатель ликвидировался или не существует по другим причинам. На основании, каких документов архива можно восстановить неверную или неполную информацию? Справка о местах работы до 2002 года и сведения о работе в ликвидированных организациях выдается архивным учреждением на основании данных, сохранившихся в хранилище.
Сюда входят следующие дела постоянного хранения и по личному составу

  • Лицевые счета на отдельных работников.
  • Приказы по личному составу.
  • Характеристики с места работы.
  • Личные дела.
  • Ведомости по заработной плате.

Выписки из документов позволяют восстановить трудовую биографию. Но юридическую силу имеет документ, который составлен официально. При этом бланк архива – не единственное условие.

Купить справку о трудовом стаже

Подтверждение трудового стажа архивными документами

  • Справка о размере заработной платы.
  • Справка об эвакуации из блокадного Ленинграда.

Заявление. Прошу мне, ФИО, паспортные данные, выдать сведения об эвакуации из блокадного Ленинграда.

Архивные справки

Между тем, на стаж и размер пенсионных и социальных выплат влияет

  • Наличие льготного стажа.
  • Наличие специального стажа.
  • Опыт работы в государственных (муниципальных) учреждениях.
  • Наименование профессии.

Зная это, будущему пенсионеру стоит поволноваться, если он обнаружил, что

  1. Запись в трудовой книжке отсутствует или передает неточную информацию.
  2. У штампа организации (принимающей или увольняющей) трудно различимы буквенные обозначения.
  3. Запись о реорганизации учреждения (фирмы) отсутствует.
  4. Наименование компании не совпадает с названием организации в печати.

Видео: Консультация специалиста Классификация запросов заявителей Каждый из нас имеет право посетить читальный зал государственного архива. Специалисты архивохранилища работаюти обслуживают (помогают) читателям в часы приема.
С 2002 года сведения о стаже можно восстановить с помощью персонифицированного учета. Но по трудовой деятельности до 2002 г. такой возможности нет. Обидно терять несколько лет стажа, если можно учесть годы работы и получить заслуженную пенсию.

Полезно знать: собрать информацию о трудовом стаже поможет Росархив. Заявление можно направить по интернету. 2 возможных способа для отправки по интернету

Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону 8 800 350-84-13 доб. 504 (консультация бесплатно)
  1. Направить по электронной почте [email protected];
  2. Воспользоваться специальной формой заявки на сайте Росархива http://archives.ru/feedback.shtml.

Для направления обращения через сайт нужно совершить несколько действий

  1. В разделе нужно выбрать вид обращения.

Если архив не компетентен, то в течение 7 дней происходит переадресация компетентному органу с уведомлением заявителя. Результаты предоставления услуги Составление архивной справки – бесплатная услуга. В результате обработки персональных данных выписывается следующая официальная бумага

  • Запрос с уточнением сведений, недостающих в заявлении.
  • Обоснованный отказ с ссылками на нормативные акты и указанием причин.
  • Копия, заверенная архивом.
  • Архивная справка.
  • Выписка из документов архивохранилища.

Какие существуют формы для заявителя (на примере Санкт-Петербурга)? Запросы различают по основаниям: общий вопрос или частная заявка, по конкретному обстоятельству.
Любой запрос рекомендуется заполнять печатным способом, с использованием Интернета и современных методов связи.

Отказ, конечно, можно пытаться обжаловать, но лучше сразу собрать всю нужную информацию, чтобы получить ответ. Срок рассмотрения заявлений устанавливает Закон «О порядке рассмотрения обращений и жалоб граждан». Через тридцать дней заявителям дается ответ. Сроки рассмотрения увеличиваются, когда обращение передается в другую архивную организацию.

В этом случае заявителя уведомляют, что его письмо передано по ведомственной принадлежности.
Межрегиональный Коммерческий Архив, который находится в городе Харькове, исполняет запросы граждан по подготовке справок для управлений труда и соцзащиты, Пенсионного фонда, прочее. Наши специалисты подготовят необходимую Вам справку

  • справка о заработной плате за период до 01.07.2000 г.
  • справка о стаже работы на предприятии (подтверждение фактов приема и увольнения с работы)
  • справка, подтверждающая льготный стаж работы (льготная справка, иначе тематическая справка)
  • справка, подтверждающая факт учебы в учебных заведениях
  • справка о переименовании предприятия
  • справка об отсутствии на хранении документов разыскиваемого предприятия
  • архивные копии
  1. Срочные заявления, где срок исполнения устанавливается от одного до пяти дней.
  2. Подготовка нескольких экземпляров архивных справок вместо одной.
  3. Запрос о трудовом стаже и заработной плате за довольно длинный период – от пяти лет.
  4. Запросы, касающиеся имущественных прав.
  5. При получении дубликата архивной справки, если первый экземпляр был утерян, испорчен по вине заявителя.

Как получить право на пенсионные выплаты в РФ

Следуя указаниям пенсионного законодательства РФ, получение права на пенсионные выплаты украинским гражданам, прибывших в РФ из Украины находится в прямой зависимости от того, к какой категории причислен украинец, желающий оформить выплаты. Поэтому в РФ право на пенсию имеют украинские граждане лишь при определенных условиях

Отличается ситуация с иностранными гражданами, пребывающими в РФ по причине предоставления им временного убежища, так как граждане данной категории не могут получить право на пенсионные выплаты в РФ.

Виды пенсионных выплат, доступных украинским гражданам

При выполнении соответствующих действий гражданами Украины они получают возможность пользоваться правом по предоставлению социального обеспечения в РФ и могут приступить к оформлению любого из видов пенсий

Документы для оформления пенсионных выплат

Чтобы оформить пенсию в соответствии с законом России украинские граждане должны подготовить определенные документы

Подписывайтесь на нашу группу «Социальный консультант» во «ВКонтакте» — там всегда свежие новости и нет рекламы!

  • российские граждане, ранее жившие в Украине – общегражданский паспорт РФ;
  • украинские граждане, постоянно проживающие в РФ – вид на жительство;
  • беженцы – удостоверение, устанавливающее данный статус украинского гражданина;
  • пенсионное дело, содержащее данные об окончании осуществления пенсионных выплат в Украине, которое должно быть получено украинским гражданином в Украине в определенном территориальном пенсионном органе Украины. Если же данное дело не удалось получить перед выездом из Украины, то нужно составить заявление, где изложить факт окончания пенсионных выплат и обязательство вернуть все денежные средства российским органам соцобеспечения в случае переплаты, если факты, отмеченные в заявлении не подтвердятся;
  • граждане всех категорий должны составить заявление о назначении конкретной пенсии.

Следует учитывать то, что для оформления каждого отдельного вида пенсии требуются документы, подчеркивающие специфику желаемой пенсионной выплаты.

Оформляя трудовую пенсию украинские граждане должны иметь

  • справку, содержащую сведения о заработке;
  • трудовую книжку или же иной официальный документ, оформленный работодателем украинца, содержащий данные о его трудовой деятельности;
  • документы, содержащие данные о стаже и месячном заработке украинца за 60 рабочих месяцев, до 01.01.2002;
  • справка, информирующая о наличии нетрудоспособных членов семьи;
  • справка, информирующая о наличии нетрудоспособных членов семьи, находящихся на иждивении гражданина.

Условия получения пенсионных выплат по старости социального типа предполагает достижение украинскими гражданами 60 лет – для женщин и 65 – для мужчин.

При оформлении такого вида выплаты как пенсии по инвалидности украинским гражданам следует предъявить

  • документ, заключающий сведения о признании инвалидности гражданина;
  • справку, информирующую об ограничении трудоспособности и ее степени.

Если указанные документы у украинского гражданина отсутствуют, то ему придется пройти медицинское освидетельствование в России, по результатам которого будет установлена его инвалидность.

Если украинский гражданин желает, чтобы ему назначили пенсионные выплаты по потере кормильца, то ему нужно предъявить документ, сообщающий о смерти данного лица и о наличии кровнородственной связи с умершим.

В соответствии с порядком назначения пенсионных выплат украинским гражданам, установленным пенсионным законодательством РФ, украинцам с пакетом необходимых документов следует прийти в местный отдел ПФР, там где гражданин зарегистрирован в территориальном органе ФМС РФ.

Возможно Вас заинтересуют следующие статьи

Подписывайтесь на нашу группу «Социальный консультант» во «ВКонтакте» — там всегда свежие новости и нет рекламы!

+8 (800) 550-38-47 — Россия

+7 (812) 448-61-02 — Санкт-Петербург

Позвоните прямо сейчас и решите ваши проблемы — прямо сейчас!

  • Справка Для Начисления Пенсии в России из Украины
  • Закон России о Переводе Пенсии с Украины

Как Получить Справку о Зарплате Для Пенсии из Украины в Россию

Для начисления пенсии в РФ мне необходимо предоставить справки о доходах из Украины (Донецк и Донецкая область): — какой вид должна иметь справка и какие денежные единицы указаны в справке после распада СССР? Начало трудовой деятельности — ноябрь 1978г. Доходы указывать за все годы подряд до 2001г? Чтобы можно было выбрать наилучшие. Или только за какие-то 60 месяцев? (я не знаю какие лучше выбирать? — для начисления пенсии учитывается трудовой стаж и доход после 01.01.2001г? C ув.

Согласно п. 2 ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ «О страховых пенсиях» периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись за пределами территории Российской Федерации, включаются в страховой стаж в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или международными договорами Российской Федерации, либо в случае уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
При этом в качестве международных договоров рассматриваются международные соглашения по пенсионному обеспечению граждан. Одно из них — Соглашение о гарантиях прав граждан государств — участников Содружества Независимых Государств в области пенсионного обеспечения от 13.03.1992 (далее — Соглашение). Этот документ регулирует вопросы пенсионного обеспечения граждан России, Украины, Узбекистана, Киргизии, Туркмении, Армении, Таджикистана и Казахстана.
В силу п. 2 ст. 6 Соглашения для установления права на пенсию, в том числе пенсий на льготных основаниях и за выслугу лет, гражданам государств — участников Соглашения учитывается трудовой стаж, приобретенный на территории любого из этих государств, а также на территории бывшего СССР за время до вступления в силу Соглашения, т.е. до 13 марта 1992 года.
При этом трудовой стаж, имевший место в государствах — участниках Соглашения, приравнивается к страховому стажу и стажу на соответствующих видах работ
В письме Минсоцзащиты РФ от 31.01.1994 N 1-369-18 разъяснено, что при назначении пенсии гражданам, прибывшим в Россию из государств — участников Соглашения, учитывается трудовой стаж, приобретенный на территории бывшего СССР за время до 13 марта 1992 года, а также после этой даты на территории государств — участников Соглашения. Это означает, что работа на территории государств — участников Соглашения учитывается в страховой стаж с 13 марта 1992 года до 1 января 2002 года (дата вступления в силу Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»).
Периоды работы и иной деятельности, включаемые в трудовой (страховой) стаж и стаж на соответствующих видах работ, а также порядок исчисления и правила подсчета указанного стажа устанавливаются в соответствии с нормами российского пенсионного законодательства.
Так, периоды работы до 1 января 2001 года на территории Украины включаются как в страховой, так и специальный стаж для назначения досрочной пенсии. После 1 января 2001 года периоды работы могут быть включены в страховой и специальный стаж при условии уплаты страховых взносов в соответствующие органы Украины.
По новому пенсионному закону с 2015 года главную роль будут играть продолжительность стажа и размер заработной платы. Чем больше стаж и заработок, тем выше пенсия.

Для исчисления пенсии учитывается среднемесячный заработок застрахованного лица за 2000-2001 годы по сведениям индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования либо за любые 60 месяцев подряд из всей трудовой деятельности по 31 декабря 2001 года, включительно, на основании документов, выдаваемых в установленном порядке соответствующими работодателями либо государственными (муниципальными) органами на основании первичных бухгалтерских документов.

Ответить однозначно, за какие годы вам при расчете заработка за 60 месяцев подряд выгоднее представить зарплату для исчисления размера пенсии, не представляется возможным. Все зависит от суммы вашего заработка.
При оформлении пенсии следует представить в отделение ПФ документы, подтверждающие ваш заработок за выбранные 60 месяцев.
За консультацией относительно требований к представляемым документам, следует обратиться непосредственно в ПФР по месту жительства.





Найти бывших коллег

Начнём с самой, пожалуй, распространённой ситуации: житель Крыма официально работал на территории полуострова, и при выходе на пенсию обнаружилось, что запись в трудовой книжке со стороны работодателя сделана некорректно. При этом самой организации больше нет, допустим, реорганизовалась или переехала на Украину. В этом случае необходимо обратиться в архив, а в какой именно, могут подсказать в управлении пенсионного фонда, где крымчанин будет оформлять пенсию. Архивное учреждение выдаст справку, которая будет являться подтверждением работы на данном предприятии. Также сотрудники управления ПФ по желанию клиента могут сами заказать документы из архива.

– В случае, когда архивные документы отсутствуют и необходимо подтвердить трудовой стаж, здесь помогут свидетельские показания, – поясняет начальник отдела организации назначения и перерасчёта пенсий ОПФР по РК Светлана Горбунова.

По её словам, достаточно найти двух бывших коллег в качестве свидетелей, которые в то же время работали на предприятии. При этом записи в трудовой книжке у них должны быть оформлены корректно,

т. е. в соответствии с инструкцией ведения трудовых книжек.

Всё вышеперечисленное относится также к тем случаям, когда трудовая книжка утеряна или полностью испорчена.

– Если трудовая книжка утеряна и организация существует, то человек должен обратиться туда. Если в организации есть архив и право выдачи архивных справок, то они выдадут данные. Если организации не существует, то стоит обратиться в учреждение, куда были сданы архивные документы. Если архива не существует, то нужно привлекать свидетелей, – напоминает всю цепочку действий Светлана Горбунова.


Или через суд

Не стоит переживать и тем, кто работал раньше на Украине, но живёт нынче в Крыму. Своё место работы они также могут подтвердить (если есть необходимость) архивной справкой. Её закажут сотрудники Пенсионного фонда Крыма.

– У нас есть «Соглашение о гарантиях прав граждан государств – участников Содружества Независимых Государств в области пенсионного обеспечения» от 13 марта 1992 года, и на его основании пенсионные службы оказывают друг другу содействие. То есть мы точно так же отправляем запрос на территорию Украины, только заявитель должен чётко указать, где, в каком городе он работал, а также назвать полное наименование организации. Мы направляем запрос в территориальный орган Пенсионного фонда Украины, а там уже знают, где находится архив,– поясняет Светлана Горбунова.

Встречаются, конечно, и более сложные случаи, когда трудовая книжка утеряна, организации, в которой работал человек, не существует, архива не найти, а также нет поблизости коллег с бывшего места работы. Подтверждать стаж работы в такой ситуации придётся только через суд.

Как рассказывают специалисты ПФ Крыма, сотрудники предприятия нередко страдают из-за недобросовестной работы кадровика. Не соблюдается инструкция заполнения трудовых книжек: бывает, что нет даты заполнения титульного листа, нет печати, ошибка в дате рождения и так далее. Тогда факт принадлежности трудовой книжки тоже нужно доказывать в судебном порядке.


Не забыть об отчислениях

Хотим напомнить крымчанам также о том, что для назначения и выплаты страховой пенсии (женщины уходят в 55 лет, мужчины – в 60) стаж работы (непрерывный или нет, не имеет значения) должен составлять не менее 9 лет. Но это только для тех, кто будет уходить на пенсию в текущем году. Дело в том, что ежегодно требуемый страховой стаж повышается на один год: в 2015 году он составлял 6 лет, в 2016 году – 7 лет, в 2017 – 8 лет, в этом году – 9 лет и так далее. В 2024 году необходимый для назначения страховой пенсии стаж работы составит 15 лет, на том и остановится.

Людям, у которых стаж работы меньше необходимого, пенсия будет выплачиваться на несколько лет позже.

– Если нет стажа 9 лет, то у человека нет права на пенсию, пока он не достигнет возраста на пять лет позже. То есть если нет страхового стажа для назначения страховой пенсии, то это будет социальная пенсия, а она устанавливается для женщины в 60 лет, для мужчины в 65 лет, – поясняет сотрудница Пенсионного фонда Светлана Горбунова.

Она говорит, что кроме страхового стажа есть ещё такое понятие, как индивидуальный пенсионный коэффициент (ИПК). Он зависит от продолжительности работы, заработной платы, суммы страховых взносов. Величина ИПК ежегодно повышается на 2,4: в 2015 году он составлял 6,6, в 2016 году – 9, в 2017-м – 11,4, в этом году – 13,8 и так далее до предельной величины 30 в 2024 году.

Бывает, что у человека стаж работы 10 лет и больше, но сведения о заработной плате за 60 месяцев работы до 2002 года не представлены, взносы в Пенсионный фонд России после 2015 года ни он, ни его работодатель не платили, ИПК ниже требуемой величины. Здесь тоже не будет права на страховую пенсию, только на социальную.

Некорректная запись в трудовой книжке либо её утеря сыграли злую шутку с теми, кто нынче выходит на пенсию. Украинские организации ушли с полуострова, закрылись предприятия других стран, при этом многие из них не сохранили (или забрали с собой) все архивные данные о сотрудниках.

Что делать в такой ситуации и как восстановить свой трудовой стаж – ответы на эти вопросы дали в отделении Пенсионного фонда России по РК.

Найти бывших коллег

Начнём с самой, пожалуй, распространённой ситуации: житель Крыма официально работал на территории полуострова, и при выходе на пенсию обнаружилось, что запись в трудовой книжке со стороны работодателя сделана некорректно. При этом самой организации больше нет, допустим, реорганизовалась или переехала на Украину. В этом случае необходимо обратиться в архив, а в какой именно, могут подсказать в управлении пенсионного фонда, где крымчанин будет оформлять пенсию. Архивное учреждение выдаст справку, которая будет являться подтверждением работы на данном предприятии. Также сотрудники управления ПФ по желанию клиента могут сами заказать документы из архива.

– В случае, когда архивные документы отсутствуют и необходимо подтвердить трудовой стаж, здесь помогут свидетельские показания, – поясняет начальник отдела организации назначения и перерасчёта пенсий ОПФР по РК Светлана Горбунова.

По её словам, достаточно найти двух бывших коллег в качестве свидетелей, которые в то же время работали на предприятии. При этом записи в трудовой книжке у них должны быть оформлены корректно, т. е. в соответствии с инструкцией ведения трудовых книжек.

Всё вышеперечисленное относится также к тем случаям, когда трудовая книжка утеряна или полностью испорчена.

– Если трудовая книжка утеряна и организация существует, то человек должен обратиться туда. Если в организации есть архив и право выдачи архивных справок, то они выдадут данные. Если организации не существует, то стоит обратиться в учреждение, куда были сданы архивные документы. Если архива не существует, то нужно привлекать свидетелей, – напоминает всю цепочку действий Светлана Горбунова.

Или через суд

Не стоит переживать и тем, кто работал раньше на Украине, но живёт нынче в Крыму. Своё место работы они также могут подтвердить (если есть необходимость) архивной справкой. Её закажут сотрудники Пенсионного фонда Крыма.

– У нас есть «Соглашение о гарантиях прав граждан государств – участников Содружества Независимых Государств в области пенсионного обеспечения» от 13 марта 1992 года, и на его основании пенсионные службы оказывают друг другу содействие. То есть мы точно так же отправляем запрос на территорию Украины, только заявитель должен чётко указать, где, в каком городе он работал, а также назвать полное наименование организации. Мы направляем запрос в территориальный орган Пенсионного фонда Украины, а там уже знают, где находится архив,– поясняет Светлана Горбунова.

Встречаются, конечно, и более сложные случаи, когда трудовая книжка утеряна, организации, в которой работал человек, не существует, архива не найти, а также нет поблизости коллег с бывшего места работы. Подтверждать стаж работы в такой ситуации придётся только через суд.

Как рассказывают специалисты ПФ Крыма, сотрудники предприятия нередко страдают из-за недобросовестной работы кадровика. Не соблюдается инструкция заполнения трудовых книжек: бывает, что нет даты заполнения титульного листа, нет печати, ошибка в дате рождения и так далее. Тогда факт принадлежности трудовой книжки тоже нужно доказывать в судебном порядке.

Не забыть об отчислениях

Хотим напомнить крымчанам также о том, что для назначения и выплаты страховой пенсии (женщины уходят в 55 лет, мужчины – в 60) стаж работы (непрерывный или нет, не имеет значения) должен составлять не менее 9 лет. Но это только для тех, кто будет уходить на пенсию в текущем году. Дело в том, что ежегодно требуемый страховой стаж повышается на один год: в 2015 году он составлял 6 лет, в 2016 году – 7 лет, в 2017 – 8 лет, в этом году – 9 лет и так далее. В 2024 году необходимый для назначения страховой пенсии стаж работы составит 15 лет, на том и остановится.

Людям, у которых стаж работы меньше необходимого, пенсия будет выплачиваться на несколько лет позже.

– Если нет стажа 9 лет, то у человека нет права на пенсию, пока он не достигнет возраста на пять лет позже. То есть если нет страхового стажа для назначения страховой пенсии, то это будет социальная пенсия, а она устанавливается для женщины в 60 лет, для мужчины в 65 лет, – поясняет сотрудница Пенсионного фонда Светлана Горбунова.

Она говорит, что кроме страхового стажа есть ещё такое понятие, как индивидуальный пенсионный коэффициент (ИПК). Он зависит от продолжительности работы, заработной платы, суммы страховых взносов. Величина ИПК ежегодно повышается на 2,4: в 2015 году он составлял 6,6, в 2016 году – 9, в 2017-м – 11,4, в этом году – 13,8 и так далее до предельной величины 30 в 2024 году.

Бывает, что у человека стаж работы 10 лет и больше, но сведения о заработной плате за 60 месяцев работы до 2002 года не представлены, взносы в Пенсионный фонд России после 2015 года ни он, ни его работодатель не платили, ИПК ниже требуемой величины. Здесь тоже не будет права на страховую пенсию, только на социальную.








Нормативные документы
Кабинета Министров Украины

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ УКРАИНЫ
ПРИКАЗ
02.03.2015 № 295/5






Зарегистрировано в Министерстве
юстиции Украины
04 марта 2015 г.
за № 251/26696

Об утверждении Порядка выполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц на основании архивных документов и оформление архивных справок (копий, извлечений)

В соответствии со статьей 18 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (с изменениями) ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Департаменту взаимодействия с органами власти (Козловская Н.А.) подать этот приказ на государственную регистрацию в соответствии с Указом Президента Украины от 03 октября 1992 года № 493 «О государственной регистрации нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти».

3. Этот приказ вступает в силу с дня официального опубликования.

4. Контроль за исполнение данного приказа возложить на первого заместителя Министра Севостьянову Н.И.





Министр
П. Петренко







УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства юстиции
Украины
02.03. 2015 г. N295/5
Зарегистрировано в Министерстве
юстиции Украины
04 марта 2015 г.
за № 251/26696

ПОРЯДОК
выполнения архивными учреждениями запросов юридических и
физических лиц на основании архивных документов и оформление
архивных справок (копий, извлечений)

І. Общие положения

1. Этот Порядок устанавливает основные требования к выполнению социально-правовых запросов юридических и физических лиц, других видов запросов, определенных подпунктом 4.2 пункта 4 раздела VI Правил работы архивных учреждений Украины, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 8 апреля 2013 № 656/5, зарегистрированных в Министерстве юстиции Украины 10 апреля 2013 года за № 584/23116, на основании архивных документов и оформление архивных справок, копий или выписок из документов.

2. Действие этого Порядка распространяется на центральные государственные архивы, отраслевые государственные архивы, Государственный архив в Автономной Республике Крым, местные государственные архивные учреждения, архивные учреждения органов местного самоуправления, архивные подразделения государственных научных учреждений, музеев и библиотек, архивные подразделения государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и коммунальных предприятий, учреждений и организаций (далее — архивы).

3. Запрос физического лица может касаться самого (й) заявителя (заявительницы), лиц, находящихся на его (ее) иждивении, под опекой или попечительством, его (ее) умершей (го) супруги (супруга), близких родственников (родителей, детей, сестер, братьев, бабушки, дедушки и др.).

4. Предоставление документной информации по запросам юридических и физических лиц осуществляется путем составления и отправки информационных документов, виды которых определены подпунктом 4.3 пункта 4 раздела VI Правил работы архивных учреждений Украины, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 8 апреля 2013 № 656/5, зарегистрированных в Министерстве юстиции Украины 10 апреля 2013 года за № 584/23116.

Все виды информационных документов предоставляются физическим или юридическим лицам с предостережением, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях), другим способом тиражируемые или включенные в информационные сети, базы данных без разрешения архива, который предоставил информационные документы, или Государственной архивной службы Украины.

Информационные документы направляются физическим или юридическим лицам вместе с сопроводительным письмом.

5. График личного приема граждан доводится до сведения граждан путем размещения на информационных стендах в вестибюле архива, на официальном веб-сайте архива, публикации в средствах массовой информации.

ІІ. Порядок выполнения запросов

1. Выполнение запросов юридических и физических лиц (далее — запросы) осуществляется в сроки, установленные законодательством, и контролируется руководством архива.

Выполнение запросов в архиве организовывается при наличии в запросе наименования организации, ее местонахождение (для юридического лица), фамилии, имени, отчества, места жительства (для физического лица), темы (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации.

2. Запросы рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее структурное подразделение или непосредственно исполнителю и выполняются на основании оригиналов документов и печатных изданий, которые хранятся в архиве.

3. Во время выполнения архивом повторных запросов проверяется соответствие содержания ранее выданной архивной справки сведениям, котрые есть в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений архив включает их к содержанию архивной справки, которая будет выдаваться повторно.

ІІІ. Оформление архивных справок, копий и извлечений

1. Архивные справки о подтверждении трудового стажа оформляются только за тот период работы, сведения о котором есть в документах архива. При этом указывается точное название должности, которую занимало физическое лицо, и период работы на этой должности. Сведения о работе в различных учреждениях предоставляются в одной справке.

Основанием для оформления архивной справки о подтверждении трудового стажа есть приказы (при отсутствии приказов по личному составу могут быть использованы приказы по основной деятельности), лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и другие документы, которые содержат отметки о периодах работы.

Имеющиеся в личных делах листы по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно заполненные физическим лицом, на которых отсутствуют отметки отдела кадров о проверке приведенных в них сведений по оригиналам документов или справками, не могут быть основанием для оформления архивных справок о подтверждении трудового стажа.

2. К архивной справке для назначения пенсии или перерасчета пенсии включаются сведения, котрые определенны Порядком подачи и оформления документов для назначения (перерасчета) пенсий в соответствии с Законом Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании», который утвержден постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 25 ноября 2005 года № 22-1, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 27 декабря 2005 года под № 1566/11846 (в редакции постановления правления Пенсионного фонда Украины от 7 июля 2014 № 13-1).

Архивная справка о заработной плате оформляется на основании лицевых счетов, платежных ведомостей и других документов о начисленной и уплаченной заработной платы.

Размер заработной платы в архивной справке отмечается в денежных единицах, действовавших в период, за который истребуется информация. Данные указываются отдельно за каждый месяц конкретного года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не проводится.

В случаях, когда архив не имеет возможности выдать архивную справку о заработной плате с расшифровкой выплаченных сумм по видам заработка, он выдает архивную справку, которая соответствует данным, имеющимся в архивных фондах.

Выписки из штатного расписания о должностном окладе, профсоюзные билеты, билеты партий и движений, общественных объединений, показания свидетелей не могут быть основанием для оформления архивных справок о заработной плате.

3. Архивные справки о военной службе, в том числе в составе действующей армии в период боевых действий, при выполнении интернационального долга, оформляются отраслевым государственным архивом Министерства обороны Украины и территориальными архивными отделами отраслевого государственного архива Министерства обороны Украины.

4. Основанием для оформления архивных справок об образовании есть сведения о периодах обучения и окончания учебного заведения по месту обучения.

При отсутствии в документах архива сведений об окончании учебного заведения в архивной справке указывается информация о продолжительности обучения в учебном заведении в соответствующие годы, окончание полного учебного периода (курса, класса) или отдельных его этапов.

Учитывая содержание запроса, архивная справка об образовании может содержать сведения из документа об образовании и из приложения к нему.

Сведения об обучении в разных заведениях предоставляются в одной справке.

5. К архивной справке об участии в ликвидации последствий аварии на ЧАЭС включаются сведения о воинской части, в составе которой физическое лицо принимало участие в ликвидации аварии, населенный пункт или объект, где лицом проводились работы по ликвидации последствий аварии на ЧАЭС, период (периоды) работы или жительства на этих территориях, другие имеющиеся в документах сведения.

6. Основанием для оформления архивных справок о награждении есть списки награжденных, официально утвержденные государственными органами, а также приказы и списки, подписанные руководителем юридического лица, ссылающиеся на соответствующий приказ.

7. Основанием для оформления архивных справок о несчастных случаях на производстве, лечения являются акты о несчастных случаях, книги учета и регистрации аварий, катастроф, несчастных случаев и документы по расследованию их причин.

8. Архивные справки, копии и выписки (изготовленные средствами печати) оформляются на бланке архива с указанием названия документа («Архивная справка», «Архивная копия», «Архивное извлечение»), удостоверяются подписью руководителя архива (архивные справки — также подписью начальника соответствующего структурного подразделения ) и гербовой печатью архива.

На период отсутствия начальника соответствующего структурного подразделения архивные справки подписывает работник архива, на которого возложено исполнение обязанностей начальника.

9. Текст архивных справок должен отвечать сути запроса и не должен содержать лишних слов. При вмещении в архивную справку выдержек из документов они обязательно берутся в кавычки. Наименование организации (учреждения, предприятия), в которой работало или училось физическое лицо, в тексте архивной справки приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается использование официальных сокращений. Если наименование организации (учреждения, предприятия) менялось, в архивной справке указывается только наименование, которое было в тот период, о котором идет речь в запросе.

10. Несоответствие отдельных сведений, содержащихся в документах архива, данным, изложенным в запросе, не может быть препятствием для внесения их в текст архивной справки, если другая документная информация не оставляет сомнения в тождественности лица или определенных фактов.

11. Фамилия, имя и отчество лица, в отношении которого запрашивается информация, подаются согласно архивным документам. Разночтения, несоответствие их написания в запросе и в архивных документах обозначаются словами «так в документах».

12. В тексте архивной справки применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например: 05 апреля 1949 года.

13. В тексте архивных справок не разрешается делать исправления, не допускаются комментарии и собственные выводы исполнителя.

14. Разъяснение относительно выявленных в документах сведений, объяснения к документам, в отношении которых есть сомнения в их достоверности, неразборчиво написанных, исправленных автором, поврежденных (утраченный текст), излагаются в справке после указания поисковых данных или в сопроводительном письме.

15. Если архивная справка по объективным причинам является неполной ответом на запрос, текст архивной справки заканчивается словами «Других сведений не обнаружено».

16. После текста архивной справки помещаются поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фонда, описи, дела, листов), или название документа, являющегося основанием для выдачи архивной справки.

В архивных копиях / выдержках, изготовленных средствами печати, поисковые данные приводятся после текста, в изготовленных фото- или электрографическим способом — на обороте каждого листа.

17. Если текст архивной справки не умещается на лицевой стороне бланка, он переносится на обратную сторону. Архивная справка, объем которой составляет два и более листов, должна быть прошита способом, что делает невозможным ее разъединения без нарушения целостности. Количество прошитых листов скрепляется подписью лица, выдавшего архивную справку, и печатью, а место соединения листов обязательно удостоверяется гербовой печатью архива. В архивных копиях, изготовленных средствами печати, удостоверяющие надписи и гербовая печать размещаются на обороте каждого листа, в архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом — на обороте последнего листа.

18. Архивная справка оформляется на государственном языке, должна иметь регистрационный номер и дату оформления. Копия архивной справки удостоверяется исполнителем и остается в соответствующем делопроизводственном деле архива.

19. Архивные копии и выписки оформляются в том же порядке, как и архивные справки. В архивном извлечении название оригинала документа, его номер и дата указываются полностью, текст извлечения оформляется на языке оригинала документа. Архивные выдержки имеют исчерпать все имеющиеся данные по запросу; пропуски в тексте отдельных слов, предложений обозначаются многоточием. В случае необходимости к тексту архивной копии / извлечения могут делаться соответствующие предостережения по неразборчиво написанных, исправленных или таких, которые не подлежат прочтению, слов, а также внешних особенностей оригинала («так в документах»).

21. Делопроизводство относительно выполнения запросов юридических и физических лиц ведется отдельно от общего делопроизводства архива.

Читайте также: