Нужно ли писать заявление на отпуск по графику отпусков 2021

Опубликовано: 15.06.2025

Сотрудник не пришел в понедельник. Когда я спросил, где это он, сотрудник ответил: «В отпуске». Я на него очень рассчитывал, а он ушел в отпуск без предупреждения. Да еще сказал, что необязан напоминать об отпуске. Это законно?

Отвечаем: законно, если сотрудник в графике отпусков

Трудовой кодекс об отпуске:

Каждый сотрудник вправе отдыхать от любимой работы, право на отпуск защищает Трудовой кодекс.

Чтобы определить, кто идет в отпуск в августе, а кто отдыхает в ноябре, работодатель составляет график отпусков. График отпусков — требование Трудового кодекса, нельзя отказаться его составлять, иначе штраф.

Есть работодатели, которые считают, что сотрудник обязан предупреждать об отпуске, отпрашиваться и писать заявление. По Трудовому кодексу у сотрудника нет такой обязанности. Если секретарь Маша есть в графике отпусков, Маша вправе не выйти на работу без предупреждения, заявлений и любых других действий. А вот у работодателя полно дел.

Документы, чтобы отпустить в отпуск

По Трудовому кодексу не сотрудник предупреждает компанию об отпуске, а работодатель напоминает сотруднику, что пора идти отдыхать. Для этого понадобятся уведомление и приказ.

Уведомление. Это официальное напоминание, что такого-то числа надо идти в отпуск, а такого-то возвращаться.

У уведомления есть срок: работодатель передает сотруднику документ за две недели до начала отпуска. Пример уведомления:

Приказ. Приказ нужен для бухгалтерии и налоговой, без него не получится рассчитать налоги и доказать, что сотрудник отдохнул положенное время. Приказ должен быть готов за три дня до начала отпуска.

Когда сотрудник пишет заявление на отпуск

Есть случаи, когда сотрудник обязан составить заявление на отпуск и спросить разрешение, можно ли идти отдыхать. Случаи описывает Трудовой кодекс:

Отпуск не по графику. График отпусков — обязательный документ для сотрудников. Обязательный — значит, что сотрудники ходят в отпуск строго по графику, а не когда вздумается. Если у секретаря отпуск в декабре, а хочет уйти в марте, работодатель вправе отказаться переносить отпуск.

Некоторые сотрудники могут уходить в отпуск в любое время, несмотря на график:

Но заявление всё равно нужно.

Отпуск за свой счет. Такой отпуск Трудовой кодекс называет «без сохранения заработной платы», сотрудник в заявлении так и пишет: прошу предоставить отпуск без зарплаты.

Отпуск нового сотрудника. Сотрудник, который отработал меньше полугода, может попросить отпуск, и для этого понадобится заявление.

Трудовой кодекс разрешает работодателю отказывать без объяснения причин: может, сейчас работы много или сотрудник работает так себе, зачем баловать.

Штрафы, если ошибиться с отпуском

Инспекция труда оштрафует, если работодатель:

не сделал или задержал график отпусков, приказ, уведомление;
не отпустил сотрудника в отпуск по графику.

Штраф для индивидуального предпринимателя — до 5000 рублей, для компании — до 50 000 рублей.

Штрафы — не самая большая проблема. Если сотрудник пожалуется в Роструд или работодатель попробует уволить за якобы прогул, начнутся разбирательства с инспекцией. Скорее всего, будет большая проверка всего, что связано с сотрудниками. А это минимум три месяца вопросов, пересылки документов и штрафы.

Мой совет — отпускать сотрудников в отпуск по графику или договариваться так, чтобы они не жаловались в Роструд.

Согласно положениям ст. 123 ТК РФ последовательность оформления периодов отдыха работникам предприятий определяется на основании разработанного и вступившего в силу графика.

График отпусков — это сводный документ, в котором зафиксированы периоды отдыха каждого сотрудника. Он визируется руководством не позднее чем за 2 недели до начала года, в котором он будет применяться.

В соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ информация о грядущем отдыхе предоставляется работнику за 2 недели (или ранее) до его начала. При этом ни одно из положений действующего трудового законодательства не указывает на необходимость составления и подачи работником заявления о предоставлении ему положенных дней отдыха.

Если сроки уведомления работника были нарушены или если работодатель своевременно не выплатил ему отпускные, по письменной инициативе работника он может быть отправлен на законный ежегодный отдых позже, вне зависимости от графика (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Об отвественности работодателя за нарушение отпускных обязательств рассказали эксперты КонсультантПлюс.

Получите пробный доступ к системе и узнайте экспертное мнение бесплатно.

Обязательно ли писать заявление на отпуск не по графику?

Уйти в отпуск по графику получается далеко не всегда — документ утверждается за 2 недели до нового года, а в течение следующих 12 месяцев могут возникнуть различные обстоятельства, не позволяющие работнику отдохнуть в запланированное время. Причиной для переноса отпуска может стать производственная необходимость или личная потребность работника.

Как оформить перенос отпуска по желанию работника, узнайте здесь.

В первом случае вместо заявления работнику потребуется изложить в письменном виде свое согласие на перенос отпуска (как правило, составляется служебная записка с ходатайством о переносе отпуска работника, на которой он ставит свою подпись и визу «Не возражаю»).

Во втором случае работник может написать заявление о переносе отпуска, изложив в нем причины, по которым в график должны быть внесены изменения.

Образцы заявлений об отпуске вне графика, а также в иных не стандартных ситуациях, доступны в КонсультантПлюс. Получив пробный доступ к системе, вы сможете бесплатно с ними ознакомиться.

Вместо такого заявления также может быть составлена служебная записка. Причины, по которым отпуск работника переносится, в этом случае излагает руководитель подразделения, где трудится будущий отпускник. При этом работник также ставит на таком документе свою подпись и визу «Не возражаю».

Деление отпуска — как оформить

Отпуск может быть разделен на части, причем одна из них не должна быть короче двух недель (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Ответ на вопрос о том, надо ли писать заявление на отпуск при его разделении, зависит от того, кто был инициатором такого деления.

В том случае, если разбить отпуск на несколько частей пожелал работник, ему потребуется написать на имя руководителя заявление с просьбой о предоставлении ему определенного количества дней отдыха в счет отпуска в определенные даты. Заявление может быть написано как до составления графика отпусков, так и после. В первом случае, если работодатель соглашается на условия работника, в график отпусков вносится предложенная сотрудником информация о датах отпуска. Если же отпуск делится после утверждения графика отпусков, в него вносятся корректировки.

Важно! Работник не вправе самовольно уйти в отпуск, если договориться с работодателем не получилось. При этом работодателю нужно помнить о том, что отпуск обязательно предоставляется отдельным категориям работников, в удобное для них время, например, сотрудникам в возрасте до 18 лет, или имеющим детей, не достигших 12-летнего возраста.

Итоги

Итак, отпуск по графику без заявления работника предоставляется по умолчанию. Единственным требованием законодателя к оформлению отпусков является уведомление работника о факте предстоящего отдыха не позднее чем за 2 недели до его начала. Однако бывают ситуации, когда написать заявление необходимо. Потребуется это в том случае, когда работник хочет воспользоваться правом на деление отпуска на несколько частей или на перенос отпуска.

За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разбираемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2021 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2021 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2020 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) — для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) — для работников до 18 лет;
30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) — для инвалидов;
30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) — для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работники моложе 18 лет;
работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2021 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Кроме того, важно помнить и о переносе выходных дней в 2021 году (Постановление Правительства РФ от 10.10.2020 № 1648).

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2022 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
вывесить в удобном месте для ознакомления;
выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

внести изменения в сводный график отпусков;
составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры. Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:

на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

График отпусков — это сводный документ, содержащий сведения об отпусках сотрудников на предстоящий календарный год. Он должен быть у каждого работодателя. Отсутствие графика или нарушения, допущенные при его составлении и утверждении, наказываются штрафами. За какие ошибки в графике отпусков могут наказать? Как организовать работу по составлению графика отпусков, чтобы были довольны все: работники, работодатель и трудовые инспекторы? Узнайте об этом из нашего материала.

Коротко о графике отпусков-2021

К концу года критически не хватает времени на все дела. Используйте нашу схему — она подскажет, в какой срок оформить график отпусков на 2021 год и в какой форме, а также с кем согласовать и кого с ним ознакомить.

Подробности о том, что учесть при составлении и утверждении графика отпусков, вы найдете в следующих разделах.

За что штрафуют трудовые инспекторы по всем кадровым вопросам, рассказываем в онлайн-курсе «Клерка» — «Всё о кадровом учёте: учимся составлять кадровые документы без ошибок». Курс полностью дистанционный, по окончании получите сертификат на 40 часов ИПБ России. Записывайтесь, пока скидка 30 %.

Оставляйте контакты ниже, менеджеры предоставят скидку:

Почему график нужно утвердить не позднее 17 декабря 2020 года

Эта дата не случайна и рассчитана она по нормам ст. 123 ТК РФ — график отпусков на очередной год утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

Календарный год, как известно, завершается 31 декабря. Отсчитаем от этой даты 2 недели и получим крайнюю дату, не позже которой график отпусков на 2021 год должен быть утвержден:

Если вовремя утвержденный график у работодателя отсутствует, его могут оштрафовать по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ (подробнее о штрафах расскажем далее).

Не утверждать в указанный срок график отпусков могут только микропредприятия, отказавшиеся от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков. При этом нужно заключить письменное соглашение с работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме (п. 22 Типовой формы трудового договора, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858). Такие правила предусмотрены ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ .

Форма графика отпусков

Для графика отпусков нет обязательной формы. Работодатель вправе использовать:

самостоятельно разработанную форму;
унифицированный бланк формы Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

При разработке своей формы графика отпусков работодателю не рекомендуется сокращать объем сведений об отпусках, предусмотренный в форме Т-7, чтобы избежать претензий контролеров.

Особые категории работников в графике отпусков

В общем случае работодатель вправе не соглашаться с датами отпусков, выбранными сотрудниками, и регулировать процесс предоставления отпусков с учетом производственной необходимости с целью обеспечения непрерывной технологии работы.

Однако существуют категории работников, чье мнение о периоде отпуска работодатель обязан учитывать (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К примеру, право на использование отпуска в удобное время есть у:

женщин перед началом декретного отпуска (абз. 2 ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
многодетных родителей с детьми до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
лиц, награжденных знаком «Почетный донор России» (п. 1 ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ, Приложение № 7 к Приказу Минздравсоцразвития России от 31.03.2005 № 246) и некоторых других категорий работников.

Период отпуска таких сотрудников и конкретная дата определяются по их желанию (Письма Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439, от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456).

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

По нормам ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен для работодателя и работников. Для соблюдения этого требования обе стороны трудовых отношений должны быть своевременно знакомлены с этим документом.

Особых правил относительно ознакомления сотрудников с графиком отпусков в законодательстве нет. Поэтому не играет роли, в какой форме вы получили подпись сотрудников — на отдельном листе ознакомления, в специальной графе самого графика отпусков или иным способом. Главное — чтобы работники увидели утвержденный вариант графика, а у работодателя осталось письменное подтверждение факта ознакомления каждого члена трудового коллектива с этим документом.

Утверждение о том, что график отпусков не является локальным нормативным актом и поэтому знакомить с ним работников не нужно, не находят поддержки Роструда и в судах (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, Постановление ВС Республики Татарстан от 13.06.2018 № 4а-575/2018, Решение ВС Удмуртской Республики от 02.07.2018 по делу № 7-215/2018).

Сколько лет работодателю хранить график отпусков

График отпусков надлежит хранить 3 года (п. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Срок хранения кадровых документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено (ч. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Как помогает работодателю график отпусков

У графика отпусков несколько важных полезных функций:

он упорядочивает работу бухгалтерии и кадровой службы по заблаговременному оформлению отпуска и выплате отпускных. Напомним, что по. ч. 9 ст. 136 ТК РФ работник должен получить причитающиеся ему отпускные суммы не менее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1);
позволяет обеспечивать ритмичность технологических процессов на предприятии благодаря равномерному распределению отпускных периодов в течение года;
дает возможность заблаговременно найти замену уходящему в отпуск сотруднику;
наглядно демонстрирует отпускные периоды работников.

Своевременное грамотное составление и утверждение графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отпуск, но и избавляет работодателя от претензий контролирующих органов.

7 ошибок по графику отпусков, за которые штрафуют

Мы подготовили для вас памятку с наиболее частыми ошибками работодателей по графику отпусков с учетом судебной практики.

Ошибка 1. Позднее утверждение графика отпусков

Штраф неизбежен, если вы утвердили график отпусков не за 2 недели до начала нового календарного года, а позже (Решение Октябрьского районного суда Ростовской области от 02.10.2017 № 12-46/2017).

Если после утверждения графика отпусков вам понадобилось внести в него корректировки (к примеру, изменилась должность сотрудника), оформите не новую редакцию документа, а его изменение. Иначе утверждение новой редакции графика, осуществленное позже установленного ст. 123 ТК РФ срока, будет расценено контролерами и судьями как нарушение трудового законодательства (Решение Юргамышского райсуда Курганской области от 04.08.2017 № 12-14/2017).

Ошибка 2. В график отпусков включены не все сотрудники

Включите в график всех работников, с которыми на момент составления и утверждения графика действуют трудовые договоры. Отсутствие работника в графике отпусков может впоследствии привести к судебным разбирательствам, и высока вероятность, что работник через суд получит с работодателя компенсацию морального вреда в связи с нарушением его права на отпуск (Апелляционное определение Кемеровского облсуда от 12.10.2017 № 33-10931/2017).

Не забудьте включить в график отпусков и увольняющихся сотрудников. Минтруд занимает в этом вопросе непреклонную позицию — в график должны попасть все сотрудники, работающие у данного работодателя по трудовому договору на день его утверждения. В том числе работники, срок трудового договора которых истекает: к примеру, в январе начавшегося года (Письма Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321, от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Ошибка 3. В графике отпусков не проставлена дата начала отпуска

Если в графике отпусков забудете проставить дату и месяц начала отпуска сотрудника, от штрафа не удастся отбиться даже в суде (Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 № 12-556/2017). Отсутствие этой информации делает бессмысленным составление графика отпусков.

Несмотря на отсутствие в ст. 123 ТК РФ требования об указании в графике отпусков точной даты начала отпуска сотрудника, лучше проставить в нем день и месяц начала отпуска. Это избавит от претензий трудовых инспекторов (Решение Первомайского райсуда г. Новосибирска от 27.07.2016 № 12-160/201).

А о переносе даты отпуска, если в этом в последующем возникнет необходимость, можно всегда договориться и внести изменения в утвержденный по всем правилам график отпусков.

Ошибка 4. Отражение в графике отпусков неверно определенных частей отпуска

Работодателям часто не удается оспорить в суде штраф за ошибки при разделении отпуска на части. И хотя в трудовом законодательстве нет требования об обязательном получении письменного согласия сотрудника деление отпуска, безопаснее иметь такое подтверждение (Решение Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 № 12-2-127/2017).

В какой форме работодатель будет собирать эти письменные согласия, значения не имеет. Можно собрать с сотрудников заявления с указанием желаемых периодов отпуска или включить в форму графика отдельную графу, где сотрудник собственноручно укажет свое согласие/несогласие с разделением отпуска на части.

Ошибка 5. В графике отпусков не отражены дополнительные отпуска

Судьи считают, что в графике отпусков должны найти отражение как основные, так и дополнительные отпуска, на которые работник имеет право: за работу во вредных условиях, ненормированный рабочий день и другие (Решение Свердловского облсуда от 01.09.2015 № 72-974/2015).

Если продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях неизвестна на момент составления графика отпусков, можно сделать пометку об этом в графе «Примечания» и в последующем конкретизировать (ст. 121 ТК РФ, Письмо Минтруда от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).

Ошибка 6. Сотрудники не ознакомлены с графиком отпусков

Судьи поддерживают контролеров и штрафуют работодателей за то, что они не ознакомили сотрудников с графиком отпусков сразу после его утверждения (Решение Лоухского райсуда Республики Карелия от 06.12.2017 № 12-23/2017).

Обратите внимание, что не признается состоявшимся ознакомление сотрудников с графиком отпусков, если график просто размещен на стенде в компании (Решение Полесского райсуда г. Полесска от 18.07.2017 № 12-23/2017).

Если вас все же хотят оштрафовать за отсутствие ознакомления сотрудников с графиком отпусков, можно попытаться оспорить его в суде. Аргумент — в законодательстве не установлены сроки для такого ознакомления. Положительные для работодателей судебные исходы есть (Решение Северодвинского горсуда Архангельской области от 09.12.2016 № 12-548/2016).

Ошибка 7. Работодатель не соблюдает график отпусков

Если работодатель не отпускает сотрудника в отпуск в предусмотренное графиком отпусков время, он нарушает трудовое законодательство. В ст. 123 ТК РФ прямо указано, что график отпусков обязателен для работодателя и работника.

Возможно, что работодатель не может отпустить работника в отпуск по графику в силу объективных причин. К примеру, в период эпидемии гриппа и коронавируса много сотрудников одновременно находятся на больничном и уход работника в очередной отпуск по графику может неблагоприятно отразиться на работе компании. В таком случае следует по всем правилам оформить перенос отпуска с письменного согласия сотрудника (ст. 124 ТК РФ).

Размеры штрафов за просчеты с графиком отпусков

График отпусков находится под пристальным вниманием трудовых инспекторов. Если у работодателя его не окажется или контролеры обнаружат в нем нарушения, может последовать наказание — штраф или приостановление деятельности (ст. 5.27 КоАП РФ, Письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399):

Чтобы оштрафовать работодателя за график отпусков, у контролеров есть всего лишь год, так как данное правонарушение не считается длящимся (Постановление Президиума ВАС РФ от 03.06.2014 № 1487/14).

Все лица, трудоустроенные официально, имеют право на ежегодный отпуск. Этот период времени оплачивается в соответствии со средней заработной платой, а рабочее место в обязательном порядке сохраняется за сотрудником.

При этом есть несколько видов отпусков: ежегодный, дополнительный, без сохранения заработной планы, а также отпуска предоставляются для учебы, ухода за ребенком, беременным и только что родившим женщинам.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Знание всех нюансов касательно отдыха поможет грамотно спланировать свои трудовые буди и избежать непредвиденных ситуаций.

Правила оповещения работника

По ТК РФ все наемные работники имеют право на отпуск сроком в 28 календарных дней. Люди некоторых профессий с более сложными условиями труда по сравнению с другими специальностями имеют право на дополнительный отпуск.

По законодательству на предприятии составляется план всех отпусков. Он устанавливается внутри компании согласно планируемой прибыли, установленной очередности и прочих факторов.

Крайняя дата составления очередности отдыха всех служащих должна быть не позднее, чем за 2 недели до окончания календарного года. Наниматель обязан в срок отпустить своих сотрудников отдыхать. Работники же должны соблюдать прописанную в графике очередность.

Дни отдыха могут быть разделены на части по предварительной договоренности работника с нанимателем.

Каждый служащий должен ознакомиться с графиком и подписать его. На основании подобного плана составляется уведомление об отпуске и направляется сотруднику на подпись не позднее, чем за 2 недели до начала его отдыха. При этом служащий не должен писать заявление об отпуске. Основанием для приказа служит график отпусков и уведомление.

Есть определенные группы работников, которые могут оформить отпуск вне графика. Например, ветераны боевых действий. В этом случае сотрудники уже пишут заявление об отпуске.

Сроки предоставления заявления

Любой работник может перенести запланированные даты своего отдыха по соглашению с работодателем. В этом случае основанием для предоставления отпуска будет служить его личное заявление. Порядок действий в этом случае выглядит следующим образом:

работник пишет заявление,
издается указ об отпуске сотрудника,
руководитель отправляет распоряжение в бухгалтерию о начислении отпускных,
минимум за 3 дня до начала отдыха сотруднику начисляются деньги.

При этом работодатель может установить внутренние правила предприятия, по которым оговорены сроки подачи всех документов от служащих.

Законодательством не оговорено точное время подачи заявления.

При написании заявления работнику стоит брать в расчет тот факт, что после ознакомления с его просьбой руководство должно выпустить приказ, и на основании приказа бухгалтерия должна выплатить отпускные. При этом срок начисления денег должен быть не позднее, чем за 3 дня до начала отдыха сотрудника.

Вне плана служащие могут попросить время на отдых с сохранением рабочего места в следующих случаях:

работник может подать прошение о предоставлении нескольких дней отдыха без содержания имея вескую на то причину,
ряд лиц (таких, как действующие работники на пенсии, инвалиды) когда им удобно могут уйти в неоплачиваемый отпуск,
женщины, которым предстоит уйти в декрет в ближайшее время, или которые только что вышли на работу из отпуска по уходу за ребенком,
лица, не достигшие 18 лет,
если человек только что усыновил младенца.

Во всех этих случаях отдых сотрудника оформляется приказом на основании его письменного заявления.

Подача заявления на отпуск с последующим увольнением

Если сотрудник увольняется по собственной инициативе, он может написать заявление на отпуск, по окончании которого последует его увольнение. Стоит заметить, что наниматель вправе как пойти навстречу сотруднику, и предоставить ему дни отдыха, так и имеет возможность начислить ему денежную компенсацию.

При увольнении за трудовую провинность, отпуск или компенсация не предоставляются.

В случае оформления оплачиваемого отпуска с последующим увольнением сотрудника порядок действий следующий:

Служащий подает в отдел кадров заявление на отпуск на имя директора компании. При этом график уже может не соблюдаться.
Далее пишется заявление на увольнение.

Если у работника остались неотгуленные дни основного или дополнительного отпусков, то они могут суммироваться.

Работодатель вправе предоставить частичную денежную компенсацию. Срок подачи заявлений в этом случае обусловлен датой увольнения.

В случае, когда служащий увольняется в следствие ликвидации или банкротства компании, то порядок действий немного меняется:

Издается уведомление о сокращении единицы штата. Данный документ должен быть выпущен минимум за 2 недели до даты увольнения;
Сотрудник знакомиться с приказом и подписывает его;
Далее работник пишет заявление на отпуск;
На основании заявления отдел кадров издает приказ о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска;
Отдел кадров выпускает второй приказ об увольнении единицы штата;
Служащий подписывает оба приказа.

Время подачи заявления не оговорено в законодательстве. Однако, этот документ должен быть составлен в период после получения уведомления об увольнении и до даты последнего рабочего дня. В противном случае работник получит финансовую выплату.

Образец заявления на отпуск с последующим увольнением можно скачать здесь.

Интересные подробности об отпуске с увольнением, а так же, какие документы для этого нужны, смотрите в видео:

Когда подается запрос на отдых за свой счет?

Работодатель не обязан предоставлять работникам отпуск за их счет. Это может быть взаимное соглашение сторон с учетом уважительных причин. Однако, в законодательстве закреплены некоторые категории граждан, которые имеют право на подобный отдых.

В обоих случаях сотрудник должен написать заявление. Унифицированной формы этого документа нет, поэтому он может быть написан либо от руки, либо на бланке, закрепленном внутренними правилами компании.

Узнать больше о составлении заявления на отпуск за свой счет можно в этой статье.

Законодательство не оговаривает срок, за который необходимо написать заявление, ведь причиной могут служить и непредвиденные обстоятельства. По требованию работодателя сотрудник должен предоставить любые документы, обосновывающие уважительные причины ухода в отпуск. Оформление происходит традиционно:

Сотрудник составляет заявление с указанием причин срочного отпуска,
Отдел кадров выпускает приказ под личную подпись работника.

Заявление на отдых за свой счет: скачать образец.

Сроки выпуска приказа с графиком отпускных

Согласно трудовому кодексу ежегодный оплачиваемый отпуск устанавливается согласно графику в конце каждого календарного года. В этом случае за две недели до начала отпуска работник извещается путем уведомления. Если речь идет о внеочередном оплачиваемом отпуске, то работник обязан согласовать дату отпуска с работодателем не ранее, чем за 15 дней до начала отдыха.

Приказ об отпуске делается на основании заявления. Законодательством также не оговорены точные сроки, необходимые для его выпуска. Самое главное, что дата приказа должна быть раньше того дня, когда сотрудник уходит отдыхать.

В ТК РФ не оговаривается, возможно ли написать заявление ранее. Сроки выпуска всех документов могут быть оговорены внутренними правилами компании.

Невозможно предусмотреть все заранее, ровно, как и даты своего отдыха. Знать правила оформления отпусков важно как для нанимателя, так и для сотрудника. Это позволит избежать возникновения разногласий или судебных разбирательств.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Читайте также: