Взаимодействие сотрудников пенсионного фонда

Система пенсионного обеспечения в России находится в государственном ведении. Ведущей организацией, которая ответственна за осуществление соответствующих выплат, является Пенсионный фонд России.

Государственные услуги в рамках компетенции ПФР оказываются во всех регионах России. Кроме этого, по линии этой организации пенсию получают граждане иностранных государств, которые, в соответствии с действующим законодательством, имеют право на получение выплат.

Бесплатно по России

Пенсионный фонд назначает денежное содержание не только гражданам преклонного возраста, как это принято думать. Несмотря на то, что на выплату страховых пенсий по старости расходуется большая часть средств фонда, в задачу ПФР входит обеспечение других социально уязвимых категорий граждан – инвалидов и несовершеннолетних, потерявших кормильца.

Как один из крупнейших социальных институтов государства, ПФР имеет разветвленную и сложную структуру, разобраться в которой мы постараемся в рамках этой статьи.

История Пенсионного фонда

1956 год в отечественной истории отмечен знаменитым XX съездом КПСС, где официально был развенчан культ личности Иосифа Сталина, в результате чего были инициированы кардинальные изменения в общественной жизни советского общества. Однако эта дата знаменательна и тем, что с выходом закона «О государственных пенсиях» рабочие и служащие могли рассчитывать на получение ежемесячного денежного пособия по нетрудоспособности в старости.

В то время экономика страны была полностью под контролем государства. Управление организациями и предприятиями на местах осуществлялось в рамках советской плановой доктрины. В этой связи государство, по сути, и было единственным работодателем, поэтому и пенсия выплачивалась за счет бюджета страны.

В конце советской эпохи экономика и система государственного управления оказалась в глубоком кризисе. В этой связи государство дистанцировалось от исполнения своих обязательств в новых условиях. На этом фоне в 1990 году был создан Пенсионный фонд России, который хоть и оставался государственной организацией, однако обладал определенной степенью самостоятельности, а денежные средства, находящиеся в распоряжении ПФР, не входили в состав бюджета какого-либо уровня.

На протяжении последнего десятилетия XX века ПФР испытывал значительные трудности с наполняемостью, однако, по мере улучшения экономической обстановки в стране, пенсионная система стабилизировалась, хотя и активно реформируется, в том числе и в современный период.

Функции пенсионного фонда сегодня

Основной целью ПФР, ради чего и было принято решение о создании фонда, является управление денежными средствами, за счет которых происходит обеспечение пенсионной системы в стране. Это выражается в аккумулировании денежной массы, поступающей в фонд за счет, преимущественно, страховых взносов, и в выплате пенсий гражданам, имеющим на нее право. С этой задачей ПФР справляется и сегодня.

Кроме этого, к функциям этой организации следует отнести:

администрирование системы персонифицированного учета;
софинасирование отдельных социальных программ;
осуществление контроля поступления страховых взносов и надзор за исполнением страхователями их обязанностей по ОПС;
выдача сертификатов маткапитала и контроль расходования его средств.

Схема структуры ПФР

Большой объем задач, возложенный на эту организацию, и внушительный штат сотрудников обуславливает сложную организационную структуру.

Проще всего ее представить в виде следующей схемы:

Главным распорядительным органом фонда выступает правление. Руководителем с 2008 года занимает Дроздов А. В. Именно председатель утверждает бюджет фонда, а также принимает ключевые решения по вопросам, связанным с функционированием пенсионной системы.

В состав правления также входят заместители председателя. Каждый из них специализируется на отдельных направлениях деятельности ПФР.

Неотъемлемой частью структуры пенсионного фонда является ревизионная комиссия. К ее задаче относится внутренний аудит, в том числе проверка обоснованности расходования бюджета организации.

Информационный центр появился в структуре ПФР совсем недавно – в 2015 году. Его деятельность направлена на сопровождение электронных систем в организации.

Об исполнительной дирекции

Возглавляет исполнительную дирекцию один из заместителей председателя правления ПФР. Это основная структура, которая определяет характер текущей деятельности фонда.

Функциями исполнительной дирекции являются:

определение бюджета ПФР, анализ его доходной и расходной частей;
распределение денежных средств по регионам;
осуществление учета и отчетности, предоставляемой правлению;
составление прогнозов относительно положения пенсионной системы в целом.

Исполнительная дирекция осуществляет надзорную функцию за деятельностью территориальных органов на местах.

Территориальный аппарат

Территориальные органы Пенсионного фонда имеют иерархическую структуру. В их число входят.

Окружные управления

Всего существует 8 окружных управлений. Их число равняется количеству федеральных округов в стране.Основными их задачами являются:

надзор за деятельностью региональных отделений
планирование работы органов ПФР;
координация деятельности управления на местах;
осуществление статистического учета на подведомственной территории;
участие в формировании и подготовке бюджета фонда.

Территориальные отделения

Территориальные отделения осуществляют свою деятельность в конкретном регионе, где они ответственны за:

администрирование страховых взносов;
контроль собираемости взносов;
ведение персонифицированного учета;
осуществление координации отделов на местах.

Руководства и отделы в города и районах (муниципалитетах)

Именно эти низовые структуры территориального аппарата и осуществляют непосредственную работу с гражданами. В обязанности их сотрудников входит:

назначение пенсионных выплат, в т. ч. прием соответствующих документов;
прием заявлений на маткапитал, выдача сертификатов;
доставка пенсий;
ведение персонифицированного учета;
администрирование страховых взносов;
консультирование по вопросам пенсионного обеспечения;
обеспечение софинансирования региональных социальных программ.

Пенсионный фонд Российской Федерации является крайне важной и значимой структурой, деятельность которой затрагивает практически каждого гражданина нашей страны. Для успешной и эффективной работы была разработана эффективная структура, которая, с небольшими изменениями, существует уже практически 30 лет.

Интересное видео

Дополнительную информацию о системе Пенсионного фонда смотрите в видео:

С начала января 2015 года регулирование вопросов по пенсионному обеспечению абсолютного большинства наших граждан будет осуществляться в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (далее – Закон № 400-ФЗ). Новое законодательство придет на смену действующему Федеральному закону от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». По новому пенсионному закону будет введена другая пенсионная формула и прочие важные нововведения. Более подробно эти изменения мы рассмотрим в данной статье.

Изменения в порядке обращения за пенсией

Мы привыкли самостоятельно обращаться с заявлениями об установлении пенсии в органы пенсионного обеспечения, чего собственно и требует от нас закон № 400-ФЗ.

Теперь этот порядок изменится. В соответствии с частью 3 статьи 21 Закона № 400-ФЗ обращаться за установлением страховой пенсии, а также ее выплатой и доставкой, может сам работодатель с письменного согласия застрахованных лиц, состоящих с ним в трудовых отношениях.

Нужно отметить, что данное нововведение, это как раз та ситуация, когда новым становится хорошо забытое старое. На самом деле, не так уж давно, в советские годы, будущие пенсионеры могли обратиться за пенсионным оформлением в администрацию организации по последнему месту работы. Данная администрация вместе с местным комитетом профсоюза должна была в обязательном порядке подготовить и передать документы до определенного срока отделу по социальному обеспечению. В профком и администрацию подавалось два вида формы – одна для назначения пенсии по инвалидности, другая для предоставления пенсии при случаях потери кормильца. Поэтому взаимодействие и сотрудничество органов и работодателей по пенсионному обеспечению, а именно по части оформления пенсий ранее уже действовали на практике, и в наше время для этого решения имеются все основания.

Нужно отметить, что совместная работа Пенсионного Фонда РФ (ПФР) и работодателя действительно важна и имеет весомое значение. Принятие соответствующего закона направлено на то, чтобы улучшить обслуживание граждан по оформлению им пенсий.

Электронное взаимодействие между ПФР и работодателем

Пенсионный фонд – крупнейший государственный институт, деятельность которого затрагивает, пожалуй, самые важные и социально значимые услуги, в том числе установление и выплату пенсий, а также прочие выплаты пенсионного характера. Пенсионное обеспечение для нетрудоспособных лиц имеет исключительную важность поскольку для них это единственный источник дохода. В связи с этим приоритетная задача фонда – это качественно и эффективно предоставить гражданам названные услуги. От того, насколько успешно будет выполнена данная задача, зависит социальная стабильность в обществе, и как бы громко это ни звучало, степень доверия проживающего нашей стране населения к власти.

Не для кого ни секрет, что во многом наша пенсия зависит от действий работодателя (страхователя). В его обязанности входит выплата страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и представление сведений индивидуального учета по застрахованным лицам в территориальные органы фонда в соответствии с установленным законодательством. Кроме того, это касается и оказания работникам содействия по оформлению необходимых документов для назначения пенсии.

Поэтому Фонд ведет работу по организации электронного взаимодействия работодателей с территориальными органами ПФР по представлению документов для пенсии на граждан, состоящих с работодателем в трудовых отношениях. Фонд это взаимодействие ведет в качестве проведения, так скажем, заблаговременной работы, которая включает комплекс мер, направленных на обеспечение более полных и достоверных данных о пенсионных правах застрахованных лиц, которые зарегистрированы в территориальных органах пенсионного фонда, что необходимо для правильного и назначения пенсии.

При этом сам страхователь может являться партнером ПФР в деле по улучшению качества обслуживания граждан в предоставлении пенсионного обеспечения.

В чем заключается суть данной работы?

Если говорить коротко, то суть данной задачи заключается в том, чтобы договоренность территориальных органов Фонда со страхователями по поводу представлении ими электронных документов в ПФР, требующихся для оформления пенсии для работающих у них граждан, проводилась по защищенным каналам связи для правовой оценки, обработки и формирования макета электронного выплатного дела по соответствующим правомочным лицам.

Макет электронного выплатного дела в ПФР – это дело, сформированное до того как территориальный орган принял решение о назначении пенсии. Отметим, что он также формируется органом ПФР для проведения заблаговременной работы по лицам, которые должны выйти на пенсию.

Говоря о каналах связи, по которым предоставляются соответствующие документы, естественно возникает вопрос, какими именно должны быть эти каналы? Значит ли это, что работодателю нужно будет организовать какого-либо дополнительный источник обмена данными с Фондом? На этот вопрос мы твердо отвечаем – нет. Дело в том, что все необходимые каналы уже созданы. В этих целях используются не только защищенные каналы связи, но и программные средства, который применяет страхователь для передачи отчетности по страховым взносам и индивидуальному учету работающих у него лиц в орган ПФР. Отметим, что предусмотренные для данных целей каналы связи -это удобный бесконтактный способ представления отчетных документов.

Напомним, что на основе Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном учете в системе обязательного пенсионного страхования» сведения можно предоставлять на 50 и более лиц, включая лица, которые заключили договор гражданско-правового характера. Все документы передаются в электронном виде. В том же порядке представляются сведения и страхователем, но менее чем на 50 работающих у него граждан. Данная общепринятая практика теперь касается большинства работодателей.

Такой подход подразумевает решение ряда вопросов: стоит ли предоставлять допуск работодателей в систему электронного документооборота ПФР; какой способ защиты лучше использовать при передаче персональных данных; стоит ли назначить электронную подпись элементом для равнозначного признания как электронных, так и бумажных документов, подписанных в установленном порядке участниками информационного взаимодействия.

Порядок подачи документов работодателем для назначения пенсии

Организация работы по передаче документов для оформления пенсии между работодателем и органом ПФР ведется при заключении соответствующего соглашения (оно может быть и дополнением к уже действующему соглашению по обмену электронной документации при предоставлении данных персонифицированного учета и расчетов страховых взносов на пенсионное страхование). Также должен быть согласован порядок (регламент) для электронного информационного взаимодействия.

Работодатель может передавать не только документы, которые предъявляются гражданином при заключении трудового договора - паспорт, свидетельство пенсионного страхования, трудовая книжка и др., но и прочие документы, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от вида устанавливаемой пенсии. Например, свидетельство о браке или о рождении ребенка. Как мы видим, при таком взаимодействии, работодатель оказывает достаточно больше содействие своему сотруднику в подготовке необходимых документов.

Все требуемые документы нужно предоставлять в срок, согласованный с территориальным органом пенсионного фонда, и не позднее, чем за 9 месяцев до вступающего в силу права на пенсию. Документация предоставляется в соответствии со списком сотрудников, которые должны выйти га пенсию в течение года, в электронном виде с электронной подписью от уполномоченного лица работодателя через коммуникационные каналы связи.

Рекомендуется оформлять необходимые для назначения пенсии электронные документы на каждое застрахованное лицо. То есть по каждому сотруднику должен быть сформирован отдельный пакет документов с указанием ФИО и адреса регистрации. Документы должны быть отсканированы в цветном изображении и с расширением в 300 dpi. Каждый документ лучше сканировать отдельно. К каждому пакету документов прилагается реестр направляемых документов. Каждый содержащийся в пакете документ должен быть заверен электронной подписью.

Очень важно отметить, что предоставление документов работодателем выполняется только с согласия заинтересованного лица. Это обусловлено установленными требованиями нормативных правовых актов по защите персональных данных. Естественное это также основывается на базе пенсионных правоотношений и заявительном принципе обращения за пенсией. Здесь следует отметить, что по закону № 400-ФЗ, граждане, которые добровольно отложили выход на пенсию, получают серьезные бонусы для увеличения размера их пенсии.

Работодатель в установленном порядке может предоставлять также документы, которые направлены на повышение эффективности заблаговременной работы по застрахованным лицам, выходящим на пенсию, например, списки работников, которые должны выйти на пенсию, перечень рабочих мест, должностей и профессий, занятость в которых предоставляет гражданам право выйти на пенсионное обеспечение по старости досрочно.

Обращаем Ваше внимание, что те документы, которые направляются работодателем в орган ПФР в установленном порядке, обязательно проходят процедуры обработки регистрации. Сотрудниками территориальных органов пенсионного фонда, отвечающими за проведение заблаговременной работы, при получении пакета документов формируется расписка о получении. С вою очередь они также заверяют его электронной подписью и отправляют страхователю по каналам связи. Если недостает каких-то документов, то страхователя об этом уведомляют.

Подача документов через доверенное лицо

Итак, представим, что территориальный орган ПФР и работодатель заключили между собой согласие о представлении электронных документов для оформления пенсии. В данном случае, организация работы должна быть сформирована так, чтобы в наступающий для обращения за пенсией срок, подать заявление и необходимые документы в Фонд могло также уполномоченное лицо страхователя. Другими словами, обеспечение обращений за пенсией фактически известных Фонду граждан будет осуществляться через доверенное лицо, на основании доверенности работается, интересы которого он будет представлять в территориальном органе ПФР. Рассмотрим этот вопрос более подробно.

В соответствии с пунктом 7 Правил по обращению за пенсией, за назначением или перерасчетом размера пенсии, по вопросам перехода с одного вида пенсии на другой по федеральному закону «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденному Правительством Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 17/19пб, граждане могут обращаться в любое время при появлении права на нее и без ограничения сроком, подав документы самостоятельно, через работодателя либо через его представителя.

Это положение также изложено, но более конкретизировано в Административном регламенте по предоставлению Пенсионным фондом РФ госуслуги по приему и регистрации заявлений граждан об установлении им пенсий в соответствии с федеральным законом «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» и «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 12 декабря 2011 г. № 1521н. В соответствии с пунктом 4 данного правового акта, гражданин воспользоваться этой госуслугой может через своего законного представителя - родителей, опекунов, усыновителей, попечителей. Или через представителя организации, в которой под надзором находятся не дееспособные граждане. Это относится также к представителям детских приютов и домов, осуществляющих опеку детей, оставшихся без родителей, и доверенным лицам (уполномоченные гражданином лица на основании доверенности).

Доверенность, согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ, это уполномочие в письменном виде, выдаваемое одним лицом другому для представительства интересов перед третьими лицами.

Важно отметить, что получить нотариальную форму доверенности, можно в случаях, предусмотренных законом. При этом, согласно действующему законодательству РФ, представителю гражданина при подаче заявлении на пенсию необязательно предъявлять нотариально удостоверенную доверенность.

Это значит, что гражданин может выдавать доверенность на право представления его интересов в ПФР при подаче заявления, другому физическому лицу. Доверенность должна содержать перечень полномочий на совершение действий при подаче заявления на пенсию и к ней должны прилагаться все необходимые документы. В доверенности также указываются данные паспорта уполномоченного лица и доверителя, дата заключения доверенности и срок ее действия. Доверенное лицо может не только предоставлять заявление на пенсию и его документы, но и получать расписку-уведомление о приеме документов в ПФР, а также пенсионное удостоверение. Как мы уже говорили, уполномоченным лицом может быть также представитель работодателя. В данном случае обратим внимание, что согласно пункту 7 указанных выше Правил, заявление на оформление пенсии и соответствующие документы могут представляться в территориальный орган ПФР не раньше, чем за месяц до наступления пенсионного возраста.

В чем заключаются плюсы взаимодействия страхователей и Пенсионного фонда в деле назначения пенсии?

Преимущества взаимодействия между ПФР и работодателем относительно гражданских интересов и назначения им пенсий в кратчайший срок, на наш взгляд, очевидны. Предпосылками к организации сотрудничества через электронные средства послужили несколько факторов: успешная эксплуатация электронного документооборота ПФР, где большинство участников – это страхователи, а также правовая и техническая возможность ведения пенсионных дел в электронном варианте.

Можно конечно отметить, что в сравнении с советским временем, на работодателя это обязанность не накладывается в обязательном порядке. Закон № 400-ФЗ подтверждает только его право обращаться за пенсией для собственных сотрудников, поэтому особенно усердствовать по части организации электронного взаимодействия с Пенсионным Фондом не стоит. Но само по себе создание электронного взаимодействия для цели предоставления документов на оформление пенсий будет положительно отражаться на имидже компании и подчеркнет ее социальную ответственность перед сотрудниками.

Следует также помнить, что работодателю часто приходится отпускать сотрудников именно в рабочее время по делам, касающихся сбора и подачи требуемых документов на пенсию, что может нести за собой издержки для компании. Организация электронного взаимодействия исключает эту проблему.

Основываясь на результатах практики, нужно отметить, что многие страхователи охотно принимают участие в этом проекте, осознавая не только его преимущества, но и важность. Статистический анализ показал, что на 1 сентября 2014 года количество работодателей, с которыми была осуществлена договоренность об электронном взаимодействии, составило более 240 000.

Кроме того, многие органы исполнительной власти РФ, заинтересованные в том, чтобы повысить качество предоставляемых гражданам госуслуг на их территории, оказывают активную поддержку таких инициатив, причем не только морально, но и на основании принятия соответствующих нормативных актов.

Например, на Белгородчине было принято распоряжение Правительства Белгородской области от 21 января 2013 г. № 27-рп «О дополнительных мерах по взаимодействию территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации по Белгородской области со страхователями». Данное распоряжение направлено на то, чтобы организации всех форм собственности обеспечили направление в территориальные органы Пенсионного Фонда РФ электронных (сканированных) документов застрахованных лиц за год до выхода на пенсию и заключили соглашение по обмену документами в системе электронного документооборота ПФР по предусмотренным для данных целей коммуникационным каналам связи.

Также в Татарстане уже действует от 20 мая 2013 года постановление Кабинета Министров Республики Татарстан № 330 «Об организации подготовительной работы по назначению пенсий в электронной форме». Данное постановление утверждает Регламент информационного взаимодействия для подготовки документов в электронном виде для оформления пенсий. При этом в задачи исполнительных органов государственной власти Республики Татарстан и подведомственных им организаций входит обеспечение предоставления в территориальные органы ПФР электронных документов трудоустроенных граждан за год до выхода на пенсию. А на руководителей иных организаций, предприятий и учреждений всех форм собственности лежит обязанность по организации данной работы.

Пенсионный фонд России на федеральном уровне также заключает согласие об электронном взаимодействии с крупными страхователями, у которых имеется развитая региональная сеть своих представительств. Так, например, от 21 августа 2013 года было направлено письмо в субъекты РФ от Пенсионного фонда и ОАО «РЖД», в котором указаны рекомендации по проведению рабочих встреч представителей служб по управлению персоналом от ОАО «РЖД» и органов ПФР и, по мере готовности, организация информационного взаимодействия в соответствии с положениями согласованного сторонами Примерного порядка формирования информационного электронного взаимодействия по предоставлению документов для оформления пенсии. Подобный документ действует также между Пенсионным фондом и ОАО «Газпромбанк».

В заключение статьи, хотелось бы выразить надежду, что согласно принятому закону № 400-ФЗ о предоставлении страхователям права для обращения за пенсией собственным сотрудникам, обращаться к системе электронного информационного взаимодействия будет все больше и больше работодателей. Пенсионный фонд РФ открыт для взаимовыгодного сотрудничества со всеми работодателями, которые заинтересованы в уличении предоставления качества госуслуг для наших граждан.

Электронное взаимодействие с Пенсионным фондом необходимо организовать для обмена юридически значимыми электронными документами. Какой алгоритм электронного документооборота с ПФР предусмотрен законодательно, рассмотрим далее.

Порядок организации электронного информационного взаимодействия с ПФР

Все работодатели-страхователи обязаны предоставлять в ПФР различные документы и отчеты в установленные сроки. Делать это можно несколькими способами:

Самостоятельно предоставлять отчетность непосредственно проверяющему специалисту в отделении ПФР или же направлять документы почтой. Такая возможность есть лишь у компаний, среднесписочная численность которых не превышает 25 сотрудников.
Через специальные посреднические компании. Документы заверяются ЭЦП посредника.
Посредством телекоммуникационных каналов связи (ТКС), установив необходимые компоненты на свой компьютер.

Третий вариант получает все большее распространение, поскольку позволяет сэкономить массу времени и сил.

Порядок электронного взаимодействия с ПФР закреплен в распоряжении ПФР «О внедрении защищенного электронного документооборота…» от 11.10.2007 № 190р. Согласно данному документу страхователю следует:

Обратиться в удостоверяющий центр и заключить договор о приобретении средств криптозащиты и программного продукта для организации электронного документооборота (ЭДО).
Получить сертификаты и ключи и установить необходимые компоненты на свой компьютер.
Направить в отделение ПФР заявление о подключении к ЭДО.

Подписать с территориальным органом ПФР соглашение об обмене электронными документами (бланк см. в следующем разделе).
Сформировать в любой специальной программе, разработанной ПФ для подготовки персонифицированных сведений, или в используемом софте по учету зарплаты и стажа сотрудников необходимую форму отчета и выгрузить файл.
Пропустить полученные файлы через специальную «проверяющую» программу на наличие ошибок.
Если в результате тестирования будет выдано сообщение «Успех», следует заверить файлы электронно-цифровой подписью (ЭЦП) и отправить их на проверку в ПФР.

Вышеуказанные программы можно бесплатно скачать на официальном сайте Пенсионного фонда по адресу http://www.pfrf.ru/strahovatelyam/for_employers/programs_for_employers/.

ЭЦП — реквизит электронного документа, который используется для защиты файла от подделки. ЭЦП формируется посредством криптографического преобразования информации и позволяет установить лицо, подписавшее документ. ЭЦП бывают открытыми и закрытыми.

В течение 22 дней после отправки файлов страхователь получает квитанцию о доставке отчета в территориальный орган ПФР, а в срок до 4 дней — протокол контроля файла. Если результат проверки положительный, то абоненту нужно подписать своей ЭЦП протокол проверки и направить его в ПФР. Если отрицательный, то исправить все указанные недочеты и направить файл снова.

Соглашение об электронном взаимодействии с ПФР

Очень важно подписать соглашение об электронном взаимодействии с ПФР до наступления отчетного периода, поскольку без данного документа электронный документооборот невозможен. А направление отчетности на бумажном носителе при штате более 25 человек карается штрафом в размере 200 руб. (п. 2 ст. 46 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

В случае непредставления отчетности или нарушения сроков ее передачи страхователю выставляются штрафные санкции в размере 5% от сумм страховых взносов за последние 3 месяца отчетного периода, но не менее 1 000 руб. и не более 30% от страховых начислений за тот же период.

Форма документа закреплена в Приложении № 3 распоряжения ПФР № 190р. Соглашение содержит сведения о территориальном отделении ПФР и страхователе, которые заполняются собственноручно или с использованием компьютерной техники, а также права и обязанности сторон при обмене электронными документами, технические условия и порядок электронного взаимодействия.

Бланк документа можно скачать на нашем сайте:

Особенности электронного взаимодействия территориальных органов ПФР со страхователями при назначении пенсии

С января 2015 года изменился порядок обращения граждан, выходящих на пенсию, за назначением выплат. Теперь с письменного согласия работника данную процедуру может осуществить работодатель (п. 3 ст. 21 закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ). Для этого не позднее 9 месяцев до выхода работника на пенсию плательщик страховых взносов формирует пакет документов, который включает в себя:

трудовой договор;
трудовую книжку;
СНИЛС;
паспортные данные и иные документы, в зависимости от вида устанавливаемой пенсии.

Бумаги сканируются в цветные изображения с расширением не менее 300 dpi и под реестр направляются в территориальное отделение по телекоммуникационным каналам связи за электронной подписью страхователя. Если на пенсию выходят несколько сотрудников, то на каждого оформляется отдельный пакет документов.

При получении файлов ответственный работник ПФ отправляет страхователю расписку о получении документов за своей ЭЦП. После окончания процедуры обработки и регистрации информации в единой базе работодателю направляется протокол принятия бумаг. Если каких-то документов не хватает, страхователь будет также извещен по ТКС.

ВНИМАНИЕ! До отправки файлов с территориальным отделением ПФ РФ необходимо заключить дополнительное соглашение об электронном документообороте.

Пенсионерам останется лишь обратиться с заявлением и паспортом в ПФ за назначением пенсии.

Итоги

Электронный обмен документами с ПФ подразумевает не только передачу отчетов, но и возможность отправки документов сотрудников, выходящих на пенсию. Для организации электронного взаимодействия с ПФ работодателю следует получить ключ ЭЦП в удостоверяющем центре и подписать с отделением ПФ соответствующее соглашение.

Передача документов по телекоммуникационным каналам связи позволяет оперативно обмениваться информацией с территориальным отделением, а также подчеркивает заботу работодателя о своих сотрудниках, что положительно отражается на имидже компании.

С 1 января 2015 г. вопросы пенсионного обеспечения абсолютного большинства граждан нашей страны будут регулироваться Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (далее – Закон № 400-ФЗ), который придет на смену действующему в настоящее время Федеральному закону от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». Новый пенсионный закон не только вводит иную пенсионную формулу (это тема для отдельного обстоятельного разговора), но и содержит ряд других важных нововведений. Подробнее об изменениях читайте в комментарии Чиркова С.А., начальника Департамента организации, назначения и выплаты пенсий ПФР, к.ю.н.

Изменения в порядке обращения за пенсией
Электронное взаимодействие между ПФР и работодателем
Порядок подачи документов работодателем для назначения пенсии
Подача документов через доверенное лицо
Преимущества взаимодействия страхователей и ПФР в части назначения пенсий

Изменения в порядке обращения за пенсией

В Законе № 400-ФЗ сохранено известное всем правило: граждане самостоятельно обращаются с заявлениями об установлении, о выплате и доставке пенсии в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение.

Вместе с тем часть 3 статьи 21 Закона № 400-ФЗ содержит важную новеллу в части порядка обращения за пенсией, а именно устанавливает, что работодатель вправе обращаться за установлением страховой пенсии, выплатой и доставкой страховой пенсии застрахованным лицам, состоящим в трудовых отношениях с ним, с их письменного согласия.

Нельзя не отметить, что данная новелла как раз тот самый случай, когда все новое – это хорошо забытое старое. Напомним, что в не столь уж давние советские времена будущие пенсионеры обращались за оформлением пенсии в администрацию организации по месту последней работы, которая совместно с местным комитетом профсоюза была обязана подготовить документы и представить их в определенный срок в отдел социального обеспечения. Действовали две формы представления администрации и профкома: первая – для представления к назначению пенсии по старости и инвалидности, вторая – для представления к назначению пенсии по случаю потери кормильца [1] . Так что традиции взаимодействия и сотрудничества работодателей и органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, в части оформления пенсий достаточно богаты. Взаимодействие есть и сейчас и для него также имеются все необходимые основания.

Поэтому сегодня хотелось бы рассказать читателям об очень важной совместной работе Пенсионного фонда Российской Федерации (далее – ПФР или Фонд) и работодателей, направленной на улучшение обслуживания граждан при установлении им пенсий.

Электронное взаимодействие между ПФР и работодателем

Фонд – один из крупнейших государственных институтов, к сфере ведения которого относятся, пожалуй, самые социально значимые услуги, в первую очередь, по установлению и выплате пенсий и иных выплат, имеющих пенсионный характер. Исключительная важность пенсионного обеспечения для нетрудоспособных лиц обусловлена тем, что пенсия, как правило, является единственным источником их дохода. Поэтому качественное и эффективное предоставление названных услуг всегда будет являться приоритетной задачей Фонда. От успешного выполнения данной задачи зависит, как бы громко на первый взгляд это не звучало, и социальная стабильность в обществе, и уровень доверия населения нашей страны к власти.

Не секрет, что пенсионное будущее гражданина во многом зависит от действий работодателя. Это, по нашему мнению, касается как исполнения страхователем установленных законодательством обязанностей по уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и представлению сведений индивидуального (персонифицированного) учета на застрахованных лиц в территориальные органы ПФР, так и оказания работникам содействия в оформлении пакета документов, необходимых для назначения пенсии.

В этой связи Фондом осуществляется работа по организации электронного взаимодействия территориальных органов ПФР с работодателями по представлению на граждан, состоящих с ними в трудовых отношениях, документов для назначения пенсии.

Данное взаимодействие осуществляется Фондом в рамках проведения так называемой заблаговременной работы – комплекса мер по обеспечению полноты и достоверности сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, учтенных в территориальных органах ПФР и необходимых для своевременного и правильного назначения пенсий.

Страхователь может быть надежным партнером ПФР в деле улучшения качества обслуживания граждан при осуществлении пенсионного обеспечения.

В чем состоит суть предлагаемой работы?

Если совсем коротко, то в достижении договоренности территориального органа Фонда со страхователями о представлении ими в электронном виде в органы ПФР документов, необходимых для назначения пенсии работающим у них гражданам, по защищенным каналам связи, для их обработки, правовой оценки и, в конечном счете, формирования макетов электронных выплатных дел соответствующих правомочных лиц.

В Пенсионном фонде России под макетом электронного выплатного дела понимается электронное выплатное дело до принятия территориальным органом ПФР решения об установлении пенсии и (иной) выплаты, в том числе сформированное территориальным органом ПФР в целях организации заблаговременной работы в отношении лиц, выходящих на пенсию.

Здесь сразу возникает вопрос, а по каким каналам связи следует представлять указанные документы, не потребуется ли организация работодателем какого-либо дополнительного источника обмена данными с Фондом? Отвечаем – нет, поскольку уже все создано и в этих целях можно использовать защищенные каналы связи и программные средства, которые эксплуатируются при передаче страхователями в орган ПФР отчетности по уплате страховых взносов и представлению сведений индивидуального (персонифицированного) учета на работающих у них застрахованных лиц (так называемый бесконтактный способ представления отчетности в ПФР).

Напомним, что на основании части 3 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» представлять сведения на 50 и более работающих застрахованных лиц, включая заключивших договоры гражданско-правового характера, нужно в электронной форме. В таком же порядке могут представляться сведения страхователем менее чем на 50 работающих у него граждан. Теперь это общепринятая практика, которая охватывает большинство работодателей.

При таком подходе решаются вопросы, связанные с допуском работодателей в систему электронного документооборота ПФР, обеспечением защиты персональных данных при передаче информации, использованием электронной подписи, признанием равнозначности электронных документов, подписанных в установленном порядке участниками электронного информационного взаимодействия, и документов на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью и заверенным печатью организации.

Порядок подачи документов работодателем для назначения пенсии

Для организации работы по представлению документов для назначения пенсии между органом ПФР и работодателем заключается соответствующее соглашение (это может быть и дополнение к действующему соглашению об обмене электронными документами при представлении сведений индивидуального (персонифицированного) учета и расчетов по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование), а также согласовывается порядок (регламент) рассматриваемого электронного информационного взаимодействия.

Страхователь может представлять не только документы, предъявляемые гражданином при заключении трудового договора и поэтому имеющиеся в распоряжении кадровой службы предприятия (паспорт, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, трудовая книжка и др. [1]), но и иные документы, предусмотренные действующим законодательством для назначения того или иного вида пенсии [2], например, свидетельство о рождении ребенка или свидетельство о браке. Вообще, как мы понимаем, это идеальный случай, когда страхователь оказывает максимально возможное содействие своему работнику в подготовке требуемых документов.

Необходимые документы целесообразно представлять в сроки, согласованные с территориальным органом ПФР, но не позднее, чем за девять месяцев до возникновения права на пенсию, в соответствии со списком работников, выходящих на пенсию в ближайшие 12 месяцев, в виде электронных образов документов, подписанных электронной подписью уполномоченного сотрудника страхователя, по телекоммуникационным каналам связи.

Оптимально, когда страхователи формируют электронные образы документов, необходимых для назначения пенсии, на каждое застрахованное лицо в отдельный пакет документов с указанием его инициалов (ФИО) и адреса регистрации. Документы сканируются в расширении 300 точек на дюйм (300 dpi), в цветном изображении. Каждый документ целесообразно сканировать отдельно. На каждое застрахованное лицо к каждому пакету документов прилагается реестр направляемых документов. Каждый документ, содержащийся в пакете документов, подписывается электронной подписью уполномоченного сотрудника страхователя.

Исключительно важно, что работодатель представляет документы только с согласия заинтересованного лица, что обуславливается требованиями нормативных правовых актов по защите персональных данных, а также основано на волевом, сознательном характере пенсионных правоотношений и заявительном принципе обращения за пенсией. Здесь отметим, что Законом № 400-ФЗ в отношении граждан, добровольно отложивших выход на пенсию, предусмотрены достаточно серьезные бонусы, направленные на увеличение размера пенсии таких лиц.

Страхователи могут представлять в изложенном порядке и документы, направленные на повышение результативности заблаговременной работы в отношении застрахованных лиц, выходящих на пенсию, к примеру, списки работников – будущих пенсионеров, а также перечни рабочих мест, профессий, должностей, занятость в которых дает гражданам право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости.

Обратим внимание, что документы, направленные работодателем в территориальный орган ПФР в изложенном порядке, подлежат обязательной обработке и регистрации. Специалисты территориальных органов ПФР, ответственные за проведение заблаговременной работы, при получении электронных документов формируют расписку о получении, подписывают ее электронной подписью и направляют страхователю по каналам связи. О недостающих документах страхователю направляется уведомление.

Подача документов через доверенное лицо

Допустим, между территориальным органом ПФР и работодателем заключено соглашение о представлении в электронном виде документов для назначения пенсии. В этом случае, на наш взгляд, логично организовать работу таким образом, чтобы при наступлении срока, определенного для обращения за пенсией, заявление и требуемые документы также мог подать в территориальный орган Фонда уполномоченный сотрудник страхователя, то есть обеспечить обращение за пенсией уже фактически известных Фонду граждан через доверенное лицо (на основании доверенности застрахованного лица на представление его интересов в территориальном органе ПФР). На этом вопросе остановимся чуть подробнее.

Согласно пункту 7 Правил обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденных постановлением Правительства Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 17/19пб, граждане могут обращаться за пенсией в любое время после возникновения права на нее, без ограничения каким-либо сроком, путем подачи соответствующего заявления непосредственно либо через представителя.

Изложенное положение еще раз повторяется и конкретизируется в Административном регламенте предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по приему и регистрации заявлений граждан об установлении им пенсий в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 12 декабря 2011 г. № 1521н. На основании пункта 4 указанного нормативного правового акта гражданин может воспользоваться государственной услугой через законного представителя (родителей, усыновителей, опекунов и попечителей) и представителя организаций, в которые помещены под надзор недееспособные или не полностью дееспособные граждане, в том числе организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, а также через доверенных лиц (лица, которые на основании доверенности уполномочены гражданином обращаться в территориальный орган ПФР за предоставлением государственной услуги).

Исходя из понятия доверенности, закрепленного в статье 185 Гражданского кодекса Российской Федерации, доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Важно, что истребование нотариальной формы доверенности, выдаваемой одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами, допускается в случаях, установленных законом. При этом действующим законодательством Российской Федерации необходимость представления нотариально удостоверенной доверенности при подаче заявления о назначении пенсии представителем гражданина не предусмотрена.

Тем самым гражданин вправе выдать доверенность на представление его интересов в территориальном органе ПФР при подаче заявления о назначении пенсии другому физическому лицу. В доверенности должны быть оформлены все полномочия на совершение действий по представлению заявления о назначении пенсии и прилагаемых к нему необходимых документов. В частности, указываются паспортные данные доверителя и доверенного лица, дата совершения доверенности, предоставляемые полномочия, конкретный перечень действий по осуществлению данного поручения, срок действия доверенности. К примеру, доверенное лицо может представлять заявление доверителя о назначении пенсии по старости и его документы, а также получать расписку-уведомление о приеме документов в территориальном органе ПФР и пенсионное удостоверение. Естественно, что доверенным лицом может быть и представитель работодателя. Здесь также обратим внимание, что в соответствии с пунктом 7 указанных выше Правил заявление о назначении пенсии и требуемые документы могут представляться в территориальный орган ПФР не ранее чем за месяц до наступления пенсионного возраста.

Преимущества взаимодействия страхователей и ПФР в части назначения пенсий

Плюсы рассматриваемого взаимодействия с точки зрения интересов граждан и назначения им пенсий в кратчайшие сроки очевидны. Предпосылки к организации электронного сотрудничества также имеются. К ним можно отнести наличие и успешную эксплуатацию защищенного электронного документооборота ПФР, участниками которого является большинство страхователей, а также правовую и техническую возможность ведения пенсионных (выплатных) дел в электронной форме.

Конечно, можно сказать, что, в отличие от советского времени, у работодателя такой обязанности не существует, а в Законе № 400-ФЗ говорится только о его праве обратиться за пенсией собственных сотрудников, и поэтому усердствовать в части организации электронного взаимодействия с Фондом не надо. Вместе с тем полагаем, что организация электронного взаимодействия по представлению документов для назначения пенсий положительно скажется на имидже любой компании, выгодно обратит внимание на ее социальную ответственность. Кроме того, следует помнить, что работодатель вынужден отпускать, часто в рабочее время, своих сотрудников, приближающихся к пенсионному возрасту, для сбора и подачи документов на пенсию, в связи с чем несет издержки.

Надо отметить, что имеющийся опыт показывает, что многие страхователи, сознавая важность предлагаемого взаимодействия для своих работников, охотно участвуют в этом проекте. По состоянию на 1 сентября 2014 г. количество страхователей, с которыми достигнута договоренность о рассмотренном электронном взаимодействии, превысило 240 тысяч.

В ряде субъектов Российской Федерации органы исполнительной власти, заинтересованные в высоком качестве предоставления государственных услуг на их территории, поддерживают такие инициативы не только морально, но и путем принятия нормативных актов.

Так, на Белгородчине принято распоряжение Правительства Белгородской области от 21 января 2013 г. № 27-рп «О дополнительных мерах по взаимодействию территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации по Белгородской области со страхователями», согласно которому организациям всех форм собственности рекомендовано обеспечить направление в территориальные органы ПФР сканированных образов документов застрахованных лиц за 12 месяцев до даты наступления права на пенсию и заключить соответствующие дополнения к соглашениям об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

В Татарстане действует постановление Кабинета Министров Республики Татарстан от 20 мая 2013 г. № 330 «Об организации подготовительной работы по назначению пенсий в электронной форме». Данным постановлением утвержден Регламент информационного взаимодействия по подготовке электронных образов документов для назначения пенсий. При этом исполнительным органам государственной власти Республики Татарстан и подведомственным им организациям предписано обеспечить представление в территориальные органы Отделения ПФР по Республике Татарстан электронных образов документов работающих граждан за один год до возникновения права на пенсию, а руководителям иных предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности предложено организовать данную работу.

На федеральном уровне Пенсионный фонд России договаривается об электронном взаимодействии с крупными страхователями, имеющими развитую региональную сеть своих представительств. Например, в субъекты Российской Федерации направлено совместное письмо ПФР и ОАО «РЖД» от 21 августа 2013 г. с рекомендациями провести рабочие встречи представителей служб управления персоналом ОАО «РЖД» и территориальных органов ПФР и, по мере готовности, организовать информационное взаимодействие с учетом положений согласованного сторонами Примерного порядка организации электронного информационного взаимодействия территориальных органов ПФР с подразделениями ОАО «РЖД» по представлению документов, необходимых для назначения пенсии. Аналогичный документ действует в отношениях между ПФР и ОАО «Газпромбанк».

В заключение выразим надежду, особенно принимая во внимание часть 3 статьи 21 Закона № 400-ФЗ, закрепившую право работодателя обращаться за пенсией лицам, состоящих с ним в трудовых отношениях, что к рассмотренной в настоящей статье системе электронного информационного взаимодействия будет присоединяться все больше и больше страхователей. Пенсионный фонд России полностью открыт для работы на данном направлении и приглашает к взаимовыгодному сотрудничеству всех социально ответственных и неравнодушных работодателей.

Читайте также: