Как закрыть вакансию органайзер рекрутера

Опубликовано: 27.04.2025

Привет! Я Григорий Коган, директор и основатель компании «Пиком». Мы занимаемся разработкой и поддержкой сайтов, автоматизацией бизнес-процессов и интернет-рекламой. Как любой нормальный руководитель, я хочу, чтобы вакансии закрывались быстро, а мое время не тратилось на выяснение туманных обстоятельств и собеседования с неподходящими кандидатами. Расскажу о том, как мы решали эту задачу, и чего получилось добиться.

IT-компании бьются за кадры не на жизнь, а на смерть, и каждая ошибка рекрутера может обойтись очень дорого. Рано или поздно этот тренд дойдет до всех без исключения отраслей, поэтому наш опыт будет полезным для любого руководителя.

Полтора года назад у нас возникла бизнес-задача масштабироваться в два раза. Резко увеличилось количество вакансий. Закрывать их в ручном режиме, как это делали раньше, стало нереально. Цикл найма (время от появления вакансии до выхода специалиста на работу) составлял в среднем полтора месяца. Для IT это очень долго: толковый разработчик обычно рассматривает несколько предложений и не будет ждать. Фактически из 10-15 вакансий в месяц мы закрывали максимум 2-3 – и то при удачном стечении обстоятельств.

Стало понятно: надо что-то менять.

Мы начали с составления списка первоочередных задач:

Уменьшить длительность цикла работы с соискателем
Увеличить производственную мощность HR-департамента: обрабатывать больше резюме, проводить больше собеседований
Ускорить принятие решений и закрытие вакансий

Ситуацию осложняло отсутствие единого центра хранения и обработки информации. Резюме собирались в базе на сервере. Просмотреть их с телефона или с компьютера вне офиса было нельзя. Информация о соискателях заносилась в CRM, но не систематически, к тому же карточка кандидата в системе никак не связывалась с резюме из базы.

Основным источником информации был блокнот рекрутера. В нем хранились все тайны вселенной: контакты соискателей, рекомендации, результаты собеседований, впечатления рекрутера от кандидата… Только без владельца блокнота получить эти сведения и тем более разобраться в них было практически невозможно. Если рекрутер болел, уходил в отпуск, отсутствовал по другой причине, поиск персонала останавливался. Меня такая ситуация не устраивала.

Мы подключили к процессу наших аналитиков. Те составили список этапов, через которые проходит соискатель в цикле найма:

Валидация – оценка соответствия кандидата первичным требованиям и готовности к дальнейшему общению
Проверка рекомендаций
Первое собеседование или собеседование-знакомство
Выполнение тестового задания и/или предоставление портфолио
Техническое собеседование (проверка профессионального уровня соискателя с участием технического специалиста)
Решение и подготовка предложения
Итоговое собеседование
Вводный период и адаптация

По большому счету, взаимодействие с соискателем ничем не отличается от процесса продажи. То есть это обычная сделка, в которой участвует две стороны: компания и кандидат.

Мы оптимизировали обе составляющие HR-процессов: и техническую (разработали HRM-модуль), и операционную (внедрили в HR-процессы элементы SCRUM).

Разработка HRM-модуля для корпоративной CRM- и ERP-системы Битрикс24

По сути, мы просто взяли базовый функционал Битрикс24 и перенастроили его под себя, добавив в процессе несколько полезных фич.

Все кандидаты теперь заносятся в CRM. Это позволило нам создать базу данных кандидатов с подробной информацией о каждом из них.

Чтобы наглядно видеть весь процесс, настроили вот такие сущности:

Контакт. Для каждого соискателя создается карточка с подробной информацией: ФИО, дата рождения, фотография, место проживания, контакты, ссылки на резюме и профили в соцсетях. Отдельно указываем канал привлечения кандидата и уточняющую информацию (например: рекомендация сотрудника или мероприятие). Это позволяет анализировать источники лидов и эффективно управлять бюджетами на рекрутинг. Каждый кандидат проходит последовательно через все стадии и доходит до этапа “Прием на работу”, либо на какой-то из стадий сделка закрывается с указанием причины.

Сделка. Поля кастомизированы под нас: можно указать грейд, команду, специализацию. В сделку добавляется руководитель подразделения, куда нужен новый сотрудник, и наблюдатели – менеджеры и специалисты, участвующие в процессе рекрутинга. Все, что происходит с кандидатом, отражается в сделке: даты и результаты собеседований, запись телефонных переговоров, переписка, результаты проверки тестовых заданий. Этапы работы с соискателями из списка выше оформляются в виде канбан-доски, по которой двигаются сделки с соискателями. Сразу видно, сколько кандидатов мы сейчас рассматриваем и на каком этапе находится каждый из них.

Все сделки можно отфильтровать по специализации: разработчики, верстальщики, дизайнеры, интернет-маркетологи, руководители проекта и так далее.

Портрет. В базовом функционале Битрикс24 сейчас появился инструмент с таким же названием, но у нас был инструмент «Портрет» еще до того, как это стало мейнстримом. Это простая форма, заполненные поля выводятся в виде таблицы.

Заполняют «Портрет» все участники процесса рекрутинга. В качестве штрихов к портрету можно добавить резюме, портфолио, рекомендации, навыки и опыт, причины поиска работы, мотиваторы и интересы, возможный срок выхода на работу, ожидания по зарплате и условиям труда, перспективы и многое другое. Это позволяет хранить всю информацию о соискателе в одном месте (и это место – не блокнот рекрутера). Доступ к портрету есть у всех участников процесса в любое время суток из любой точки земного шара. А еще им удобно пользоваться как шпаргалкой при собеседовании.

Что мы автоматизировали и чем это нам помогло

Мы успешно автоматизировали четыре этапа работы с соискателями:

Автоматическое добавление в календарь Битрикс24 события (собеседование). Простое решение, которое экономит время рекрутера.
Автоматическое создание задачи по проверке тестового задания, выполненного кандидатом. Когда сделка переходит на соответствующую стадию, создается задача с нужным исполнителем и информацией из сделки. Выполненное тестовое задание сохраняется на диске, а не в личных папках.

В той же задаче фиксируется оценка специалиста, которую рекрутер потом переносит в «Портрет».

Автоматическое создание задачи по подготовке предложения для соискателя. Задача создается автоматически, но сейчас мы отказались от этого функционала и заносим все в «Портрет»: так быстрее и удобнее.
Автоматическое создание задачи по приему на работу (подготовка рабочего места, аккаунты в корпоративных системах, оформление документов). Позволяет координировать работу всех исполнителей.

на доработку функционала CRM ушло около 20 часов. Решение выглядит простым, но экономит массу времени и сил. Понимаешь это только в сравнении, когда все идет по накатанной, без лихорадочных поисков информации, бесконечных переписок в чатах и выдергивания сотрудников из рабочих процессов для решения экстренных вопросов.

Перестроили управление процессом найма на недельные спринты с ретроспективой по вторникам

Раньше планерки с рекрутером проводились нерегулярно, растягивались на три часа и выглядели как допрос с пристрастием - особенно когда срочно требовалась информация по кандидатам. Данные часто терялись, вопросы не решались оперативно. Многие соискатели не дожидались нашего ответа и уходили в другие компании.

Мы разбили процесс рекрутинга на недельные спринты. По вторникам проводим ретроспективы с руководителями команд и HR-менеджером. Он отчитывается о важных событиях прошедшей недели, мы актуализируем список вакансий и обсуждаем кандидатов. Продолжительность встречи ограничили двумя часами. Оперативные вопросы решаются онлайн, так как вся информация открыта в CRM для заинтересованных участников.

Такой подход сделал процесс рекрутинга более организованным и эффективным. Мы обсуждаем накопившиеся вопросы регулярно, а не тогда, когда уже все горит.

В 3-4 раза выросло число закрываемых за месяц вакансий. Пока наш рекорд – 14 соискателей за месяц.
На треть (с 1,5 до 1 месяца) сократился цикл найма. Время рекрутера и всех остальных участников процесса тратится более рационально, решения принимаются быстрее.
В 2 раза увеличилось количество сотрудников нашей компании за год, мы приняли на работу 64 отличных специалиста. Бизнес-задача по масштабированию выполнена.

Мы получили массу преимуществ после внедрения:

Процесс рекрутинга стал проще, быстрее и эффективнее. Мы больше не тратим кучу времени на выяснение разных страшно важных вопросов, а можем заниматься своими делами.
Все заинтересованные участники имеют доступ к информации о вакансиях и соискателях, могут ее просматривать и добавлять в любое время суток.
Четко видна история взаимодействия с каждым кандидатом и ее финал.
Рекрутинг ведется в режиме онлайн, без постоянных очных встреч участников процесса.
Информация собирается в одном месте и к ней можно обратиться в любое время. Например, при повторном отклике кандидата на другую вакансию мы быстро сможем вспомнить, когда его рассматривали и с какими результатами.

И главное – поиск и отбор персонала стал управляемым. Он больше не вносит хаос в процессы и не приводит к неконтролируемому расходу ресурсов. Вакансии закрываются в плановом режиме, а наши проекты обеспечены кадрами.

В работе рекрутера часто встречаются вакансии, требования к которым вызывают однозначную реакцию: «Это невозможно!», «Разве такой специалист существует?» Особенно часто такие вакансии появляются в кадровых агентствах. И это совсем неудивительно: туда компании предпочитают отдавать в основном те позиции, которые не смогли закрыть самостоятельно. Услуги кадровых агентств стоят недешево, а тратить деньги на специалиста, которого с легкостью может найти собственная HR-служба, никому, разумеется, не хочется.

Но где найти редкого кандидата? С чего начать? Как закрыть вакансию с «нереальными» требованиями?

1. Анализ вакансии

Прежде чем приступать к поиску специалиста, рекрутеру необходимо понять, какой именно кандидат будет успешен на данной позиции. В работе рекрутера все этапы важны, но этап снятия вакансии, пожалуй, один из самых важных. Не определившись с тем, кого нужно искать, он выполняет бесцельную работу. Без цели сложно понять, куда вы «пришли» - что перед вами идеальный кандидат.

Рассмотрим пример

В компанию, занимающуюся разработкой ПО для HR-служб, требуется тестировщик. Формальные требования:

- опыт работы тестировщиком;

- знание MS SQL и опыт написания запросов;

- знание предметной области (кадровое делопроизводство).

Одного взгляда на эти требования достаточно, чтобы понять – вакансия непростая, ведь необходимо найти кадровика, знающего программирование (что почти нереально), либо программиста, умеющего быть кадровиком (благодаря компании 1С этот вариант более правдоподобен).

После общения с прямым руководителем будущего кандидата (далее будем называть его заказчиком вакансии), выясняются еще некоторые особенности. Поскольку речь идет о ручном тестировании функционала, то в обязанности специалиста будет входить моделирование действий пользователя, то есть он должен думать как потенциальный пользователь системы, а значит, у него должен быть соответствующий опыт работы (специалистом по кадровому делопроизводству). Требование знания MS SQL и опыт написания SQL-запросов «трансформировались» в процессе разговора в следующие формулировки: понимание основ программирования, опыт написания макросов - желателен. От кандидата требовалось хорошее знание предметной области и понимание специфики тестирования.

Помимо этого, во время снятия вакансии были уточнены требования к личностным качествам кандидата и определен круг вопросов, ответы на которые кандидат должен был знать обязательно: номер приказа с определенными требованиями, какие документы оформляются отделом кадров в том или ином случае и т.д.

Все вопросы разделили на 2 категории – обязательные и желательные; были выделены 3 вопроса для телефонного интервью (короткие вопросы, не требующие большого количества времени для обдумывания, ответы на которые кандидат должен знать обязательно) и составлен список профессиональных вопросов для очного собеседования.

2. План действий по поиску кандидатов

Отталкиваясь от указанных требований, рекрутер определил круг поиска потенциальных кандидатов. Кроме обычных job-сайтов (hh.ru, superjob.ru, rabota.ru и т.д.) был определен список специализированных HR и бухгалтерских форумов, на которых рекрутер опубликовал вакансию, а также открыл несколько тем с целью нахождения потенциальных кандидатов (среди пользователей форума и их рекомендаций). Также были запрошены рекомендации у всех знакомых HR-специалистов.

Среди технических специалистов рассматривались только кандидаты из компаний-конкурентов, таких как 1С, «Парус», «Босс.Кадровые системы» и др.

План работы по каждой вакансии также включает следующие действия:

- ежедневное обновление вакансий;

- активный поиск кандидатов на job-сайтах;

- общение с заказчиком вакансии для уточнения вопросов кандидатов, информирования о ходе поиска и т.д.;

- сохранение результатов проделанной работы в используемой системе автоматизации подбора персонала. Даже если вы используете Excel, всегда записывайте, с кем из кандидатов вы общались по данной вакансии, фиксируйте результат. Эта информация не раз пригодится вам в будущем и поможет закрыть другие вакансии;

- если (и тем более если) вы не единственный рекрутер в компании, возьмите за правило искать хороших кандидатов в первую очередь среди тех, с кем уже общались вы или ваши коллеги. В этом случае вам поможет система автоматизации.

3. Возможные риски и способы их минимизации

Существует ряд рисков, влияющих на сроки и качество закрытия вакансии – общих как для рекрутеров внутрикорпоративного отдела подбора, так и для рекрутеров из кадрового агентства:

- кандидат получил контрпредложение от своего текущего работодателя;

- «человеческий фактор»: кандидат перенес собеседование, не пришел на собеседование, потерял интерес к вакансии и т.д.;

- заказчик вакансии любит «копаться» и долго принимает решение.

Для рекрутеров кадрового агентства существует ряд дополнительных рисков:

- компания сама закрыла вакансию;

- компания сняла вакансию, так как изменились планы;

- вакансию закрыло другое агентство.

В нашем случае существовал еще один риск: представление кандидата заказчику могло совпасть с периодом выпуска новой версии программного продукта, из-за чего оперативно организовать собеседование не получилось бы.

С учетом всех возможных рисков рекрутер может подготовить план действий.

- Если высока вероятность того, что заказчик вакансии будет долго принимать решение, то рекрутеру необходимо мотивировать кандидата на работу, акцентируя внимание на бренд компании, интересные задачи, эксклюзивность предложения и т.д. Любой, даже малозначительный факт о вакансии, может стать решающим для кандидата. В этом случае рекрутеру также следует готовить резерв кандидатов.

- Если высока вероятность получения кандидатом контрпредложения (естественно, об этом надо уточнять у кандидата на собеседовании), рекрутеру необходимо выявить уровень заинтересованности кандидата и только после этого рассказывать о вакансии с учетом его пожеланий. Кроме того, необходимо оперативно организовывать собеседования с заказчиком вакансии и предоставлять обратную связь кандидату. И готовить резерв по кандидатам.

4. Подготовка к собеседованию

5. Незакрываемых вакансий не бывает

Прояснив с заказчиком вакансии все детали, вы ясно увидите свою цель – портрет идеального кандидата с возможными допущениями. Подготовка к собеседованию, проработка плана действий и заблаговременный анализ возможных рисков позволят вовремя диагностировать и минимизировать проблемы.

Что касается приведенного примера, то финального кандидата порекомендовали на одном из форумов: девушка недавно переехала в Москву, до этого работала на заводе VBA-программистом в тесном сотрудничестве с отделом кадров, и ей однажды пришлось замещать специалиста по кадровому делопроизводству. Она до сих пор успешно работает в данной компании и выросла до руководителя департамента тестирования.

“Срочно нужны три PHP-разработчика, senior iOS-разработчик, тестировщик и 10 juniorов на стажировку по Data Analysis… к концу месяца!” Твоя реакция: волосы дыбом, но глаза горят решимостью.

Знакомо? Или хочешь знать чуть больше? Тогда давай вместе с HR-менеджером Kolesa Group разберемся, как привлечь крутых IT-специалистов при небольшом бюджете.

Актуально как для стартапов, так и для крупных компаний. Построить бренд компании можно через фидбеки сотрудников о компании и соцсети. Компания провела крутое мероприятие или достигла wow-результатов? Поделись новостями — это не только заинтересует потенциальных кандидатов, но и вызовет гордость у сотрудников. Однако не преувеличивай, чтобы не создать репутацию компании-обманщика.

А вот так делать не стоит :))

Прежде чем завести корпоративный аккаунт в соцсетях, проанализируй аудиторию. Определи, кому и что будешь рассказывать. В Kolesa Group мы таргетируем на две основные категории: состоявшиеся IT-специалисты и студенты. Несколько тем, которые будут всем интересны:

– корпоративная культура (что мы любим, наши ценности);

– немного о продуктах компании, почему они крутые;

Эффективный HR никогда не прекращает поиски. Регулярно складывать свеженькие резюме в базу должно войти в привычку. Так у тебя всегда будет подушка безопасности. Если “очень срочно надо/еще вчера надо было закрыть вакансию”, то всегда найдешь, кому позвонить и пригласить на собеседование.

– на каком языке программирования (и в какой версии) написан ваш продукт;

– какие используют фреймворки, базы данных, операционные системы, таск-трекинговые системы;

– какой методологии придерживается команда.

Можно даже на примере авто или деревьев разобраться в принципах ООП.

Поверь, разработчикам с тобой будет гораздо интереснее общаться.

Определи, какой специалист вам нужен и какие задачи он будет решать. Описание вакансии должно максимально точно отображать, чего конкретно компания ждет от кандидата и что она может предложить.

“iOS-разработчик с навыками и опытом в дизайне, которому предстоит заниматься еще и тестированием…” Кто-то из области фантастики? Людей-оркестров не существует, и потерянное время гарантировано.

Опытные IT-специалисты ежедневно получают десятки предложений о работе.

Как привлечь их внимание?

– Продукт: его масштаб и ценность для пользователей

Если вы не Google, то не стоит делать собеседования в 5-6 этапов с кучей тестовых заданий. Это не только утомляет, но давно уже стало моветоном.

Сделай процесс подбора максимально эффективным. В Kolesa Group их всего два, не считая телефонное интервью:

1-й этап: с HR-менеджером и тимлидом, где мы оцениваем hard- и soft-скилы кандидата.

2-й этап: собеседование с HR-директором и руководителем команды.

Затем принимаем решение.

Не забывай давать обратную связь в обещанные сроки, даже если кандидат не совсем подошел.

С самого начала. Если нет возможности купить и интегрировать готовое решение на стороннем ресурсе, делай это в обычном Excel-файле.

Ставь комментарии к кандидатам. Например, “резерв” у тех, кто пока не готов сменить работу. Возможно, через полгода ситуация изменится. Напомнив о себе в нужный момент, найдешь кандидата мечты. У нас такое бывало :)

Молодые и талантливые студенты вузов – наше будущее.

Потенциально – это отличная площадка для поиска juniorов и возможность подготовить специалистов для себя.

Определите список профильных университетов. Затем:

– настраивайте с ними коммуникации,

– приходите с гостевыми лекциями,

– организуйте возможность для прохождения стажировки,

По итогам самым лучшим предложите работу.

Правило № 8: реферальная программа

Правило “приведи друга и заработай денег” отлично работает при поиске IT-кандидатов. Круг друзей формируют люди со схожими интересами. Разработчики не исключение.

Определите сумму, которую компания готова заплатить за кандидата, и активно используйте эту возможность. Например, в Kolesa Group сумма вознаграждения зависит от уровня разработчика . Несколько редких и сложных позиций мы закрыли благодаря рекомендациям.

LinkedIn, GitHub, Facebook, Telegram – альтернатива job-порталам для поиска IT-специалистов. Будь активным пользователем соцсетей, подумай над содержимым профиля, набирай релевантных подписчиков. Тогда шансы закрыть вакансию через личную публикацию увеличатся.

Не стесняйся публиковать посты в профессиональных Telegram-чатах или писать в ЛС самым активным участникам. Убедись, что это разрешено – иначе бан, и вернуться обратно будет непросто.

Пять разработчиков за месяц и еще десять стажеров – звучит страшно только на словах. Проверено на себе :)

Боевой настрой + эффективное распределение времени и ресурсов + 4-5 источников для поиска = залог успеха.

Сфера рекрутмента не стоит на месте: осваивай новые площадки поиска, экспериментируй. Не бойся применять новые подходы. Сравнивай и анализируй, какие подходы приносят наилучший результат. Помни: не только компания оценивает кандидата, но и компания находится под прицелом :)

Удачи в поисках!

Разумные вещи говорите (ну, в смысле, пишите). Полностью согласен и под всем подписываюсь, но, блин, если компания маленькая, отдела HR нет и в помине и вот это вот всё должен вести один только руководитель - то когда работать-то?)
Понимаю, что ною, но блин!)))

Пожалуй, действительно ноете.

"HR найдёт кому позвонить"

А вот интересно, бабец-HR будет ли рассматривать резюме без телефона? Просто интересно. Телефон, конечно, неплохо, но разве нормальный человек будет писать везде свой номер? Или даже резервный? Я как бы никогда в резюме не писала, потому мне ни одна тварь HR даже не отвечала, лумаю, может в этом причина?

И, второе, если реально дебилки из HR не рассматривают отклики без телефона, как сами эти уродки находят работу и зачем их берут?

Даже представляю себе ситуацию, что бедная фирма корячится, бренд выстраивант, а слизнеголовая "девочка" из HR просто выкидывает резюме потому что кандидат не дал телефон, ФИО и т. п.? В итоге отбор, по сути, проходят самые дебилы, которые не уважают ни свои данные, ни, само-собой, им будет фиолетово до данных компании?

Последние несколько лет прилавки магазинов наводнены пособиями по управлению персоналом, в частности, по его подбору. Но в большинстве это переводные издания, представляющие теорию рекрутинга, рожденную на Западе и не адаптированную к реалиям «бизнеса по-русски». Поэтому каждая книга, написанная отечественным автором, на основе собственного опыта работы в кадровых агентствах и департаментах персонала, представляет особую ценность.

«Как закрыть вакансию. Органайзер рекрутера» – как раз такое, максимально приближенное к практике пособие, которое будет интересно не только профессионалам рынка кадровых услуг, но и простым соискателям.

Каждый человек, который хоть раз в жизни искал работу, сталкивался с сотрудниками департамента персонала. Именно от мнения рекрутера зависит дальнейшая судьба кандидата – получит он работу в данной компании или нет.

Зачастую кандидаты относятся к сотрудникам отдела кадров с недоверием, не понимая, зачем задаются те или иные вопросы, на основании чего рекрутеры делают свой выбор. Даже классическая фраза «мы вам перезвоним» (которая является, по сути, вежливым отказом) воспринимается многими соискателями как надежда на обретение рабочего места.

Эта книга призвана помочь преодолеть пропасть между профессионалами кадрового рынка и рядовыми соискателями и сотрудниками. Автор объясняет суть рекрутинга, подробнейшим образом рассказывает о технологии отбора и, соответственно, помогает кандидатам понять «правила игры» при поиске работы.

Особенно ценно при этом то, что автор с самого начала определяется с терминологией – растолковывает читателю профессиональный сленг. Достоинствами книги также можно считать ее четкую логическую структуру и умелое использование статистических данных. А емкий, метафоричный язык автора делает чтение интересным с первых страниц, несмотря на то, что издание предназначено для профессионалов в области управления персоналом.

Ирина Леонидовна Антонова-Овсеенко, шеф-редактор газеты «Работа для вас»

Для кого и чего нужен органайзер?

В этой книге я хочу рассказать и наглядно показать, как же осуществляется рекрутинг по-русски. Я перечитал немало переводных книг и статей о подборе персонала, но все они были не о нас. Ну куда мы без нашего менталитета? Как можно использовать тактику и способы игры большого футбола в мини-футболе? Тем не менее нечто похожее у нас и происходит. Мы пытаемся копировать – и правильно делаем! Естественно, необходимо брать на вооружение успешный опыт и учиться на чужих ошибках. Вот только не нужно забывать о том, где мы находимся. Не нужно забывать, что российскому рынку всего 15 лет, а российскому рекрутингу – лет 10 от силы. Давайте будем реалистами. Конечно, хочется все делать по учебнику, без запинок и проблем. Есть такая поговорка у военных: «Гладко было на бумаге, но забыли про овраги». У нас таких оврагов больше, чем можно себе представить, и наше поколение только-только приступило к созданию своих прецедентов и правил ведения этого бизнеса – рекрутинга. У нас с вами есть полное право на создание своих правил, законов и технологий.

На страницах этой книги я излагаю свое мнение по поводу современных правил подбора персонала, которые я успел изучить за три года работы. Я, как и многие, начинал с нуля. Пришел в рекрутеры, затем устроился внутренним рекрутером, затем начальником отдела по подбору персонала. Теперь я уже могу смело называть себя консультантом по подбору персонала. На моем пути было много взлетов и достаточно падений для того, чтобы я успел сделать необходимые выводы и выработать практиче ские решения сложных вопросов. Я сумел выработать алгоритмы решения основных проблем и научиться обходить многие сложности. Именно этим я и хочу поделиться с вами, мой уважаемый читатель. Делаю это я по одной простой причине: мне очень хочется, чтобы рекрутинг стал более человечным, интересным и увлекательным бизнесом для многих специалистов. Я хочу, чтобы в него не шли из неизбежности, хочу, чтобы популярность рекрутинга значительно выросла, хочу, чтобы специалисты по подбору персонала были адекватны реалиям рынка, быстро учились и приобретали необходимые навыки и умения подбора и оценки персонала. Извините меня за такой пример, но даже медведя можно научить ездить на велосипеде. Зная методику и другую полезную информацию, которую вы почерпнете на страницах этой книги, вам будет значительно легче научиться подбору персонала. Вы готовы? Тогда начнем.

С самого начала хочу обратить ваше внимание на данный органайзер. Это не учебник. То, что здесь написано, – не догма, а всего лишь инструмент, необходимый вам для создания своего образа деятельности в рекрутинге, а возможно, и в другой сфере.

Думаю, в своей жизни вы много раз слушали лекции, присутствовали на семинарах, а если вам повезло, то и принимали участие в тренингах. Сразу хочу привести пример, характеризующий отличие лекций от тренинга. Меня хорошо поймут спортсмены, которые долго и упорно тренируются для того, чтобы отработать упражнение. Для всех остальных – представьте, что вы закончили велосипедный институт, а лучше университет .

Несмотря на то, что в интернете откликов на вашу вакансию может быть много, это не значит, что через пару дней вы наймете специалиста. Не все дождутся интервью и пройдут его, а уже отобранные кандидаты, возможно, не понравятся генеральному директору.

Людмила Клепова, руководитель рекрутмента Atsearch Group, знает все о подводных камнях HR-сферы и рассказывает о пяти основных причинах, почему вакансия никак не закрывается.

Последние десять лет весь бизнес-мир «гудит» о кадровом голоде. Проблема всплывает ежегодно и затрагивает разные индустрии и экспертизы. HR-специалисты и менеджеры привыкли к сложностям найма персонала и не ждут быстрого закрытия вакансий.

Самое удивительное, что закрыть становится сложно не только популярные направления, но и те, которые не пользуются большим спросом. Почему так происходит?

Есть пять ключевых причин.

Конкурс ВТБ – придумай имя голосовому помощнику и выиграй Iphone 12

Содержание вакансии

Скорее всего, описание:

непривлекательно — непродающее;
запутанно — включает задачи из разных ролей и экспертиз;
неполноценно — не содержит информации о задачах/проекте/перспективах;
не отражает реальных требований — откликаются неподходящие кандидаты.

Кейс. Поиск backend-разработчика в крупную торговую компанию затянулся более чем на полгода. На интервью с техническим руководителем пригласили более 100 человек, но ни один не подошел. Представьте, сколько ценного времени руководитель потратил на проведение очных встреч, а ведь в условиях недостатка ресурсов и перегруза команды у него было много других задач.

ИТ — перегретая ниша, привлечь такое количество специалистов было нелегким трудом.

Много раз мы обсуждали вакансию, делились обратной связью по кандидатам, придумывали задания для первичного отсева, но результат не впечатлял.

Присутствие консультантов на интервью не было принято в компании, но на тот момент нанимающий менеджер уже отчаялся, и я смогла присоединиться к нему на одной из встреч с кандидатом.

Проблема. В ходе интервью стало понятно, что наша проблема заключалась в некорректном описании.

Технические вопросы, заданные кандидату на интервью, ясно продемонстрировали, что из списка в 11 требований, перечисленных в описании вакансии, ключевыми являются первое и два последних, в то время как рекрутеры и кандидаты ориентировались на первую пятерку.

Решение. После встречи мы расставили с руководителем приоритеты, расположив требования в верном порядке, еще раз обсудили проект и задачи, а также бенефиты и все преимущества работы в компании, скорректировали описание.

Через месяц к ним на работу вышел новый программист. Мы успешно закрыли вакансию.

Источники поиска

Использовано мало (один-два) источников поиска, либо они неэффективны для конкретной должности.

Кейс. При появлении в компании любой офисной вакансии, ее размещают на hh и ждут откликов. На их сбор уходит от двух до четырех недель.

Еще какой-либо источник, например, систему внутренних рекомендаций, подключают крайне редко. Даже в тех компаниях, где программа «приведи друга» очень развита.

Проблема. В первую неделю-полторы рекрутеры активно разбирают отклики и связываются с кандидатами, далее количество откликов уменьшается и сходит на нет. К моменту, когда нанимающий менеджер ожидает закрытия вакансии, на финише не оказывается никого. А где экстренно взять новых кандидатов – совершенно не понятно.

Аналогичная история произошла в одном из известных банков. Месяц поиска не дал ни единого результата, до встречи с менеджером дошел только один человек, который не преуспел на техническом интервью.

Решение. В процессе общения выяснилось, что в первую неделю на вакансию откликнулось 11 человек, и такой объем претендентов всех устраивал. На второй неделе было четыре отклика, а далее соответственно два и один на третьей и четвертой неделе.

Участники процесса подбора были в растерянности.

Мы взялись им помочь, но предупредили, что средний цикл закрытия вакансии агентством – около полутора месяцев, потому что две недели уходит на представление кандидатов, две – на прохождение внутренних этапов (интервью и СБ), а еще две недели занимает отработка финалиста на предыдущем месте работы.

Наем сотрудника пройдет гораздо эффективнее, если качественно подключать сразу несколько источников поиска.

Что значит качественно?

Попросите рекомендации точечно – обратите внимание команды на конкретную вакансию, предложите вспомнить кого-то из бывших коллег, руководителей или новых знакомых с профильных мероприятий.
Размещайте вакансии не только на сайтах по поиску работы. Больший прогресс может дать поиск кандидатов по параметрам и настройкам «автопоиска».
Помните о размещении и продвижении вакансий на внутреннем портале. В результате могут появиться интересные претенденты на промоушн изнутри, да и большее количество сотрудников узнает об открытии данной вакансии (если, конечно, поиск не является конфиденциальным).
Параллельно подключите профильное агентство, с которым есть положительный опыт сотрудничества или хорошие рекомендации. Агентская история обычно не предполагает предоплаты, поэтому вы ничего не теряете, а приобретаете сильного союзника и партнера. Передача вакансии сразу в несколько агентств дает кратковременный сильный «выхлоп», но глобально негативно влияет на репутацию вакансии, создавая вокруг нее ненужный ажиотаж, отпугивая потенциальных кандидатов или побуждая их завышать свои зарплатные ожидания.

Рассинхрон ожиданий в команде

Нанимающий менеджер, hrm и топ-менеджер имеют разное видение того, каким должен быть «идеальный» кандидат.

Кейс. В одном из розничных банков искали молодого специалиста в digital-подразделение. Его компетенции находились на стыке маркетинга и IT. Он должен был проанализировать клиентскую часть и доработать CRM-систему. В процессе подбора участвовало три ключевые фигуры – HRBP, начальник отдела и CMO.

Первая встреча кандидатов проходила с начальником отдела, далее подключался HRBP, финалистов направляли к директору по маркетингу. Нанимающий менеджер сразу «гонял» кандидатов по технической части, пройти его удавалось немногим. Далее в дело вступал HR, отсеивающий 90% кандидатов по личностным качествам. До вышестоящего руководителя доходили единицы, которым он категорично отказывал.

Проблема. Мы стали разбираться, в чем проблема, и предложили сделать общую встречу на очередном техническом интервью с кандидатом.

В ходе беседы выяснилось, что у всех трех руководителей разные представления о том, кого мы все-таки ищем.

Для непосредственного начальника главными были технические компетенции, так как для доработки CRM строго необходимы были знания в IT. HR был недоволен деловыми компетенциями кандидатов, обращая внимание на коммуникацию, так как считал, что ключевая роль нового сотрудника – общение с внутренними заказчиками и внешними партнерами. CMO же был убежден, что без профильного образования и хорошего бэкграунда в маркетинге сделать CRM эффективной невозможно.

Решение. В ходе обсуждения коллеги перешли на эмоции, диалог зашел в тупик. Только на следующий день они встретились вновь и смогли четко определить общие критерии поиска. Спустя полтора месяца был нанят программист из консалтинга.

В качестве наставника и партнера на испытательный срок ему выделили одного из руководителей отдела в маркетинге. Новый сотрудник успешно прошел испытательный срок, качеством и результатами его работы остались довольны.

Условия найма

Прежде чем начать поиск на любую вакансию, необходимо изучить рынок. Для этого подойдут даже сайты по поиску работы. Рекомендуем ориентироваться не на зарплаты, указанные в вакансиях других компаний, а именно на зарплатные ожидания подходящих по требованиям кандидатов.

Если предложение оказывается не «в рынке»:

желательно пересмотреть бюджет на вакансию;
в случае, когда «двигать» бюджет невозможно, необходимо пересмотреть требования к кандидату. Например, посмотреть претендентов с меньшим опытом или из небольших компаний.

Кейс. В одно крупное производство искали SAP-консультанта. Обязательно требовалось два завершенных проекта полного цикла в бэкграунде, стабильность (пребывание в каждой компании не менее двух лет) и опыт работы в компаниях топ-10.

При этом финансовое предложение было «в рынке» для SAP-консультантов в целом, но не соответствовало специалистам из крупнейших компаний. Поиск производился почти год.

Проблема. До финала не дошел ни один кандидат. За это время компания потратила много усилий на поиск и денег на услуги внешних консультантов.

Решение: Можно существенно сэкономить время и бюджет, изменив условия найма или входящие требования к кандидатам. Что в итоге и сделала компания для успешного закрытия вакансии.

К ним вышел кандидат из средней по величине компании, с одним проектом полного цикла в портфеле и вторым на этапе внедрения. И он справился с поставленными перед ним задачами.

Затянутые бизнес-процессы

Вам повезло, если вы работаете в компании, где решение по кандидату принимается в течение недели. Быстрое согласование открывает большие возможности для найма. Но что, если вы – часть системы со своими давними устоями, функционирующей в парадигме «это мы нужны кандидату, а не он нам»?

Кейс. Похожая картина складывалась в одном банке из топ-5.

Звучное название, красивый офис, интересные проекты, лучшее оборудование, но бюрократизированные бизнес-процессы. На закрытие вакансии в IT уходили месяцы (до полугода) только из-за того, что назначение встречи и согласование кандидатуры на каждом этапе занимало от полутора до четырех недель.

Проблема. За это время кандидаты успевали сходить на десятки других собеседований, получали офферы и выходили в другие компании. Ситуация казалась неразрешимой. Все участники подбора были искренне заинтересованы в найме сотрудников и делали все возможное для ускорения процессов.

Им удалось немного сократить сроки согласований в компании, но картину это кардинально не меняло.

Решение. Мы проанализировали тех кандидатов, которые оказались самыми стойкими и максимально продвинулись в сторону оффера. Это были люди из консалтинга и таких же крупных бюрократических структур. Обсудив список компаний-доноров с коллегами-заказчиками, мы переключились на поиск кандидатов именно там и повысили feel rate (закрываемость) на 50 процентов.

Краткая инструкция

Что делать, если не удается найти человека в команду? Во-первых, соберите данные и ответьте на вопросы:

Как давно открыта вакансия?
Какие источники поиска были использованы?
Сколько кандидатов откликнулись/были найдены в каждом из источников поиска?
Сколько доходит на встречу?
Сколько дошло до финала?
Сколько из них отклонило оффер?
По каким причинам не дошли на встречу или отказались от предложения?

Во-вторых, проанализируйте ответы на вопросы и составьте план действий:

Оцените описание вакансии – насколько оно привлекательно? Если есть возможность, покажите описание человеку на аналогичной должности. Заинтересовало бы оно его, если бы он искал работу? Что могло бы отпугнуть? А что заинтриговать?
Обсудите описание и привлекательность со всеми участниками процесса подбора (нанимающим менеджером, HR, топ-менеджером).
Спросите, если на собеседование придет только один человек, полностью соответствующий требованиям, сделают ли они ему оффер? А если придет человек, у которого есть все знания, кроме какого-то одного? Что лишнее в описании, а что стоит добавить? Что в первом приоритете (это должно быть в верху списка требований), а что не имеет большого значения (такие требования нужно спустить вниз списка или вообще удалить).
Проведите коллективное интервью. Пригласите на встречу с очередным кандидатом всех участников процесса найма. Обсудите после собеседования результаты встречи и оценки каждого.
Проанализируйте, достаточен ли входящий поток кандидатов? Поговорите с коллегами, недавно пришедшими в компанию, как они искали работу, какими источниками пользовались? Попросите рекомендации у сотрудников с аналогичной или похожей экспертизой – пусть вспомнят коллег из бывших компаний, семинаров, форумов, профессиональных сетей. Погуглите топ-5 узкопрофильных кадровых агентств и отзывы клиентов.
Изучите рынок и оцените финансовые условия предложения. Подумайте, как вы могли бы повлиять на бюджет или требования, чтобы увеличить шансы найма?
Информируйте кандидатов об этапах отбора и сроках согласования. Поддерживайте регулярную связь (раз в три-пять дней) с кандидатом в периоды ожидания решения между этапами.
Выделите список компаний-доноров с аналогичными бизнес-процессами и структурами и сконцентрируйтесь на поиске именно в этих компаниях.

Конечно, в каждой компании помимо общих сложностей найма, могут быть и индивидуальные. Это связано с особенностями индустрий, корпоративной культуры, темпов развития. Над каждой проблемой нужно размышлять отдельно.

Для успешного найма и преодоления любых сложностей в рекрутменте необходимы:

глубокий анализ,
проактивность,
синергия всех участников процесса подбора.

Желаю успешного закрытия любых вакансий, лояльных кандидатов и надежных партнеров!

Читайте также: