Сзв стаж при увольнении сотрудника в 2021 году за какой период выдавать

Опубликовано: 14.06.2025

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В день увольнения работника страхователь обязан выдать ему выписки из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
1. За какой период работодатель обязан выдать работнику эти выписки (за последний отчетный период или за весь период работы работника)?
2. Если работодатель предоставит работнику выписку с нарушением сроков или не за весь период, то какая ответственность установлена за данное нарушение?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
1. В день увольнения работника страхователь обязан выдать ему выписки из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, содержащие информацию только по этому работнику.
Обе формы выдаются работнику не за весь период его работы в Вашей организации, а только за отчетный период:
- СЗВ-М - за отчетный месяц;
- СЗВ-СТАЖ - за отчетный (в том числе за текущий) год.
2. Привлечение страхователя к административной ответственности возможно только в случае непредставления увольняющемуся работнику сведений индивидуального персонифицированного учета.
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
1. В день увольнения работника страхователь обязан выдать ему выписки из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, содержащие информацию только по этому работнику.
Обе формы выдаются работнику не за весь период его работы в Вашей организации, а только за отчетный период:
- СЗВ-М - за отчетный месяц;
- СЗВ-СТАЖ - за отчетный (в том числе за текущий) год.
2. Привлечение страхователя к административной ответственности возможно только в случае непредставления увольняющемуся работнику сведений индивидуального персонифицированного учета.

Обоснование позиции:

1. Определение периода, за который работнику должны быть выданы выписки из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

В день увольнения работника или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения персонифицированного учета, в частности СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ (абз. 2 п. 4, пп. 2-2.3 ст. 11 Закона N 27-ФЗ).
При этом Закон N 27-ФЗ не содержит ответа на вопрос о том, за какой период работодатель должен выдать увольняемому работнику указанные формы.
Ответ на этот насущный для страхователей вопрос был дан в письме ГУ - Отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 N В-4510-08/7361/Э, из которого следует, что страхователь обязан выдать застрахованному лицу выписки из сведений, представленных страхователем в органы ПФР за отчетный период:
- СЗВ-М - за отчетный месяц;
- СЗВ-СТАЖ - за отчетный (в том числе за текущий) год.
Представлять работнику выписки из указанных форм за весь период его работы в организации (при условии, что этот период работы не равен отчетному) не нужно.
Аналогичные разъяснения по этому вопросу представлены и на информационном портале Роструда "Онлайнинспекция.РФ".
Однако специалисты Минтруда РФ расходятся во мнении, что считать отчетным периодом: период, в котором работник увольняется, или период, предшествующий увольнению работника.
Так, например, в одном из разъяснений за ноябрь 2017 г. указано, что форма СЗВ-М выдается за месяц, в котором увольняется работник. И в этом же месяце дано совершенно противоположное разъяснение, из которого следует, что форма СЗВ-М представляется за месяц, предшествующий месяцу, в котором увольняется работник.
В мае 2018 года специалисты Минтруда РФ в своем очередном разъяснении снова рекомендовали выдавать выписку из формы СЗВ-М за месяц, в котором работник увольняется.
По нашему мнению, сведения предусмотренные пп. 2-2.3 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, представляются увольняемому работнику за тот период, в котором он увольняется.
Это следует из прямого прочтения п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, которым установлена обязанность страхователя выдавать сведения при увольнении работника.
Так, в первом абзаце указанной нормы речь идет именно о копии сведений, предусмотренных пп. 2-2.3 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, которая должна быть выдана застрахованному лицу не позднее пяти календарных дней со дня его обращения. Напомним, что до 01.01.2017 года работодатель обязан был выдавать сотруднику такие сведения в те же сроки, что и в ПФР (т.е., к примеру, сведения по форме СЗВ-М, исходя из указанной нормы в редакции Закона N 27-ФЗ, действовавшей до 01.01.2017, должны были выдаваться работнику ежемесячно).
При этом во втором абзаце п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ речь идет только о передаче предусмотренных Законом N 27-ФЗ сведений. При э\том из данной нормы следует, что выдача таких сведений не увязывается со сроками их сдачи в ПФР.
Таким образом, исходя из того, что до момента увольнения у работника, у него уже могут быть в наличии копии сведений, представленные страхователем в ПФР за прошедшие отчетные периоды, логично сделать вывод о том, что в абзаце втором п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ речь идет о передаче увольняющемуся работнику сведений только за тот период, по которому страхователь еще не представлял отчетность в ПФР, т.е. за отчетный период, в котором работник увольняется.

2. Привлечение страхователя к административной ответственности

Ни Законом N 27-ФЗ, ни иными нормативными актами пенсионного законодательства не установлена ответственность страхователя за неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязанности по предоставлению сведений индивидуального персонифицированного учета работникам организации (в т.ч. в случае их увольнения).
Исходя из примеров судебной практики, невыдача увольняемому работнику сведений персонифицированного учета в нарушение п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ является нарушением трудовых прав работника и охватывается нормами ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Привлекая страхователей к указанной ответственности, судьи исходят из положений ст. 1 Закона N 27-ФЗ, в силу которых под застрахованными лицами понимаются непосредственно работники, осуществляющие свою деятельность по трудовому договору, а страхователями являются работодатели.
Исходя из этого, положения Закона N 27-ФЗ, в части выдачи работнику при увольнении сведений персонифицированного учета, содержат нормы трудового права (ст. 5 ТК РФ).
Поэтому за не предоставление увольняемому работнику указанных сведений работодатель несет ответственность в соответствии с требованиями ст.ст. 419, 362 ТК РФ, которыми предусмотрено, что лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (см., например, решение Тымовского районного суда Сахалинской области от 11 ноября 2016 г. по делу N 2-437/2016, решение Мотовилихинского районного суда г. Перми Пермского края от 14 сентября 2015 г. по делу N 12-442/2015).
О возможности привлечения работодателей к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ указывают в своих разъяснениях, представленных на информационном портале Роструда "Онлайнинспекция.РФ", и специалисты Минтруда РФ.
Исходя из изложенного, полагаем, что работодатель может быть привлечен к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ, но только в случае, если при увольнении работника он не осуществит ему передачу сведений персонифицированного учета, предусмотренных Законом N 27-ФЗ.
Привлечь работодателя к ответственности на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в случае, если работнику своевременно будут выданы сведения по формам СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М, но, допустим, не за период, в котором он уволился, а за период, предшествующий увольнению, на наш взгляд, будет весьма проблематично, исходя из того, что единого мнения по этому вопросу не существует даже среди специалистов Минтруда РФ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Платите налоги, взносы и сдавайте отчетность, не выходя из дома! Сервис напомнит обо всех отчетах.

С 2017 года страховые взносы перешли под контроль налоговой службы, поэтому все расчеты по страховым взносам теперь направляются в ФНС. Но Пенсионный фонд тоже должен получать сведения о застрахованных лицах, поэтому он разработал целый список других отчетов и персонифицированных форм. Среди них — ежегодный отчет СЗВ-стаж, о котором мы расскажем в этой статье.

СЗВ-стаж: что это за отчет?

Форма СЗВ-стаж — это одна из недавно появившихся обязательных форм персонифицированной отчетности. Ее задача — донести до ПФР те данные о стаже сотрудников, которые раньше подавались в рамках формы РСВ-1.

Форма отчета СЗВ-стаж утверждена в приложении № 1 к Постановлению Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507П. А в приложении № 5 к этому постановлению утвержден порядок ее заполнения.

На кого нужно сдавать СЗВ-стаж

Отчет заполняется по каждому застрахованному лицу, и по сути эта форма — персонифицированная.

СЗВ-стаж сдают все организации и их обособленные подразделения, ИП с работниками, а также адвокаты и нотариусы. Отчет подается на каждое застрахованное лицо, с которым у вас заключен трудовой договор, гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг, договор авторского заказа, лицензионный договор. Срок действия договора и наличие выплат по нему значения не имеют. СЗВ-стаж надо сдать, даже если договор действовал всего один день, а застрахованный не получал по нему выплат, облагаемых взносами.

К застрахованным лицам относятся:

граждане РФ, независимо от места осуществления деятельности;
граждане государств ЕАЭС, кроме временно пребывающих высококвалифицированных специалистов;
высококвалифицированные специалисты с разрешением на временное проживание или с видом на жительство;
иностранцы, постоянно или временно проживающие в РФ, временно пребывающие в РФ;
директор — единственный учредитель.

На самозанятых и ИП, которые являются исполнителями по договорам ГПХ, отчёт представлять не надо.Нулевого отчета по форме СЗВ-стаж нет. Если в организации есть хотя бы руководитель, который является единственным участником и собственником имущества, в отчет надо включить данные о нем. Данные по ИП-руководителю без сотрудников в СЗВ-стаж не входят, он просто не должен будет отчитываться по форме.

Сроки сдачи формы СЗВ-стаж

Отчет представляется раз в год — с 1 января до 1 марта. Отчет за 2020 году нужно сдать до 1 марта 2021 года, отчет за 2021 год — до 1 марта 2022. Помните, что действует перенос сроков сдачи, если последний день приходится на выходной или праздничный день.

Иногда отчет нужно сдавать и в межотчетный период:

работник уходит на пенсию и увольняется — сдайте отчет с типом «Назначение пенсии» в течение трех дней со дня получения заявления от работника (по законопроекту № 1075528-7 предлагается обязать работодателей передавать в ПФР сведения о стаже по запросу ПФР без участия работника) .
ликвидация организации — сдайте отчет с типом «Исходный» в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса;
банкротство компании — сдайте СЗВ-стаж с типом «Исходный» до представления отчета о результатах конкурсного производства в арбитражный суд.

Помните, что одновременно с информацией по стажу ПФР ждет дополнительные сведения по форме ОДВ-1. Подать её нужно вместе с отчетом СЗВ-стаж. Бланк ОДВ-1 также утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507П.

Правила заполнения отчета СЗВ-стаж в общем порядке

Работодатель заполняет каждый бланк по одному работнику и заверяет отчет. Заполнять форму можно от руки печатными буквами или с использованием компьютера. Цвет чернил при заполнении отчета может быть любым, кроме красного и зеленого. Помарки и исправления недопустимы. Отчет СЗВ-стаж можно сдавать на бумаге и в электронном виде.

Для заполнения отчета работодатель должен располагать сведениями о своем сотруднике:

данные о зарплате и всех других выплатах и вознаграждениях;
данные о взносах — начисленных, доначисленных и удержанных;
данные о рабочем стаже сотрудника.

Особенности при заполнении отчета

Пройдемся по разделам формы.

Раздел 1 «Сведения о страхователе» — укажите свой регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП, сокращенное наименование организации. Обратите внимание на поле “Регистрационный номер в ПФР”. В нем укажите регномер страхователя из 12 знаков. В поле “ИНН” укажите индивидуальный номер организации или ИП из 10 или 12 знаков, и если останутся пустые ячейки — поставьте прочерки.

В поле “Тип сведений” отметьте нужный тип отчета знаком “Х”: исходный, дополняющий или назначение пенсии. При подаче отчета по последнему типу форма сдается без связи со сроками отчетности, и только на тех работников, которым для установления пенсии нужно учесть рабочий стаж за текущий календарный год. Дополняющий отчет в ПФР отправляем на сотрудников, которые почему-то не попали в основной отчет.

Раздел 2 «Отчетный период» — укажите год, за который сдаете отчет. Если отчитываетесь при выходе сотрудника на пенсию — текущий год.

Раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц» — представлен в виде таблицы с графами. Присваивайте порядковый номер каждому застрахованному сотруднику, даже если сведения о работе займут несколько строк.

в графе 1 указывается порядковый номер застрахованного лица. Если данные о периоде его работы повторяются на нескольких строках, то последующие строки не нумеруются;
в графах 2-5 Укажите ФИО и СНИЛС сотрудника;
в графах 6-7 даты начала и окончания работы. Указывайте даты в пределах отчетного периода, который вы указали во втором разделе отчета. Если в рабочем стаже был перерыв, начните новую строку, но данные работника и номер СНИЛС не дублируйте.
в графе 8 укажите код территориальных условий в соответствии с разделом Классификатора. Например, для районов Крайнего Севера код «РКС».
в графе 9 укажите код особых условий труда, которые дают право на досрочное назначение пенсии. Коды особых условий указываются в соответствии с соответствующим разделом классификатора. Код нужно указывать за период работы, дающий право на досрочную пенсию, если условия труда были отнесены к вредным или опасным и за них уплачивались взносы по доптарифам. Также сюда попадают периоды, в течение которых работодатель платил за работника взносы по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
в графе 10 приведите код основания исчисления страхового стажа по Классификатору. Например, по медработникам, которые с 1 января по 30 сентября 2020 оказывали помощь больным с коронавирусом или подозрением на него, надо указывать код «ВИРУС». По сотрудникам, занятым в сезонной деятельности, — указывается код «СЕЗОН».
В графе 11 укажите дополнительные сведения за каждый период из граф 6-7: были ли декретные отпуска, отпуска без содержания, повышения квалификации и прочее. Они отражаются в виде соответствующих кодов — «ВРНЕТРУД» для оплачиваемого периода больничного, «Дети» для отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет.
в графах 12 и 13 — укажите информацию об условиях досрочного назначения пенсии
графу 14 заполните, только если сотрудник увольняется. Тут нужно выбрать показатель: «31.12.гггг» — для застрахованных, которые увольняются 31 декабря, «БЕЗР» — для застрахованных, которые получали пособие по безработице, выполняли оплачиваемые общественные работы или переезжали в другую местность по направлению службы занятости для трудоустройства.

Разделы 4 и 5 заполняйте только при назначении пенсии.

Как заполнить СЗВ-стаж на сотрудников — будущих пенсионеров?

Заполнить эту форму на сотрудников, выходящих на пенсию, придется многим работодателям. Поэтому приведем подробный порядок заполнения отчета. СЗВ-стаж заполняют, если для назначения пенсии надо учесть период работы в календарном году, срок представления отчетности за который не наступил.

Прежде всего, когда работник готовится выйти на пенсию по старости или инвалидности, он обращается к страхователю с просьбой сдать на него отчет СЗВ-стаж с типом «Назначение пенсии». Работодатель обязан эту просьбу удовлетворить, чтобы отработанные месяцы текущего года были включены в трудовой стаж сотрудника.

В этом случае запросите у работника заявление о представлении в Пенсионный фонд отчета СЗВ-стаж (образец заявления приводим ниже). После этого подготовьте отчет по сотруднику и отправьте его в Пенсионный фонд не позднее трех календарных дней со дня подачи заявления. Этот порядок предусмотрен в п. 2 ст. 11 Федерального закона №27-ФЗ от 1 апреля 1996.

Образец заявления:

Директору ООО “Ромашка”
Иванову И.И
от флориста Петровой П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ.

В соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 и ч. 6 ст. 21 Федерального закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 сообщаю, что 17 июня 2021 года мне исполнится 56,5 лет. В связи с достижением пенсионного возраста и наличием необходимого трудового стажа с 17 июня 2021 я имею право на назначение пенсии по старости.

Прошу предоставить необходимые сведения персонифицированного учета по форме СЗВ-СТАЖ, необходимые для назначения пенсии, в территориальное отделение ПФР РФ в течение 3 календарных дней со дня подачи этого заявления.

10.05.2021
Петрова П.П.
___________

При заполнении формы СЗВ-стаж на имя сотрудника — будущего пенсионера сделайте такие пометки:

Раздел 1 «Сведения о страхователе». В поле «Тип сведений» отметьте крестиком поле «Назначение пенсии».
Раздел 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц» . Укажите периоды, когда человек работал, находился в отпуске, находился на больничном, отсутствовал на рабочем месте по другим причинам. В графе «Период работы» отразите дату, предшествующую дате предполагаемого выхода на пенсию: если заявление работника написано до достижения пенсионного возраста, то это ближайшая дата его рождения; если заявление написано после достижения пенсионного возраста, это дата, когда сотрудник собирается предоставить документы в Пенсионный фонд (в таком случае попросите сотрудника указать дату в своем заявлении). В графе 11 нужно указать период работы в особых условиях, вредных работ. Это касается тех, кто имеет право уйти на пенсию досрочно. По этим же основаниям заполняются графы 8-10, 12, 13.
Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на ОПС» . Сообщите, начислены ли взносы на пенсионное страхование за период, указанный в разделе 3. Поставьте «Х» в полях «Да» или «Нет» соответственно.
Раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения» . Заполняйте, только если будущий пенсионер работал на вредных или опасных производствах, по которым есть договор с НПФ о досрочном пенсионном обеспечении. Укажите периоды, за которые платили взносы.
Приложите к форме СЗВ-стаж опись ОДВ-1: в поле “Отчетный период” поставьте “0”, в поле “Год” - год подачи сведений, поле с типом сведений “Исходная” поставьте крестик и сообщите число работников, на которых подаете сведения.

Особенности заполнения при увольнении

Форма заполняется практически в стандартном порядке, но есть несколько особенностей:

В разделе 1 выбираем «Тип сведений» — «Исходная»;
В разделе 2 указываем год увольнения как отчетный;
В разделе 3 в графах 6 — 7 указываем период, включая дату увольнения. В графе 14 ставим отметку 31.12.гггг, только если работник уволился 31 декабря;
Разделы 4 и 5 не заполняем.

В каком виде сдается СЗВ-стаж

Когда форма заполнена, указываем должность руководителя и заверяем отчет его подписью, при наличии — ставим печать. Перед отправкой в ПФР формы СЗВ-стаж собираем в пачку и делаем к ним опись по форме ОВД-1, без которой отчеты не примут. В ОДВ-1 в поле «Отчетный период (код)» поставьте 0, в разделе 3 укажите количество работников в СЗВ-стаж, раздел 4 не заполняйте.

Сдать отчет СЗВ-стаж в 2021 году можно из онлайн-сервиса Контур.Бухгалтерия.Также у нас вы можете вести учет, начислять зарплату, отправлять отчетность, пользоваться поддержкой наших экспертов и другими возможностями сервиса. Первые 14 дней работы — бесплатны для всех новых пользователей.

Форма «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)» предназначена для предоставления сведений о стаже сотрудников в ПФР за год, начиная с 1 января 2017 года.

Какие нормативные документы регулируют представление формы СЗВ-СТАЖ

Постановление Правления ПФ РФ от 06.12.2018 N 507п "Об утверждении формы "Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)", формы "Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)", формы "Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)", формы "Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)", порядка их заполнения и формата сведений и о признании утратившим силу постановления Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 11 января 2017 г. N 3п" (Зарегистрировано в Минюсте России 20.12.2018 N 53092).

Сведения о стаже представляются раз в год не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом (п. 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).
Сведения о застрахованном лице, подавшем заявление о назначении страховой пенсии или страховой и накопительной пенсий, страхователь представляет в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю.

Кого нужно включить в отчет

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры) или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры.

Если сотрудников нет, а руководитель — единственный участник (учредитель), с которым не заключен трудовой договор

В Письме от 29.03.18 № ЛЧ-08-24/5721 ПФР дает разъяснения, что формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ необходимо подавать за руководителя - единственного участника (учредителя), даже если с ним не заключен трудовой договор.

Для заполнения СЗВ-СТАЖ ПФР рекомендует:

Указывать период нахождения в статусе руководителя – единственного учредителя в пределах дат отчетного периода (календарного года).
При отсутствии выплат руководителю в графе 11 «Исчисление страхового стажа. Дополнительные сведения» указывать код НЕОПЛ (отпуск без сохранения).

В каком виде должны быть представлены сведения о стаже

Сведения могут представляться как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.

Организации, у которых 25 и более сотрудников (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период, представляют сведения в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи .
Организации, у которых менее 25 сотрудников, могут представлять сведения как в электронной форме, так и в письменной.

Какие типы сведений формы СЗВ-СТАЖ существуют и в каких случаях указываются

Поле «Тип сведений» в форме СЗВ-СТАЖ может иметь следующие значения:

«Исходная» — представляется на всех застрахованных лиц по окончании отчетного периода (года).
«Назначение пенсии» — представляются на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил (представляется в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица с заявлением о назначении пенсии).
«Дополняющая» — представляются на застрахованных лиц, данные по которым, представленные ранее в форме с типом «Исходная», не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за содержащейся в них ошибки.

Как формируется файл

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ не делятся на пачки, а формируются в один пакет документов (списочная форма).

В электронном виде пакет содержит один файл и представляется одновременно с формой ОДВ-1 (« Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета» ) (специальный блок в файле).
В письменной форме пакет может содержать несколько печатных листов, количество которых зависит от численности застрахованных лиц (от 1 до 24) и количества записей о периодах работы, и форму ОДВ-1.

В пакет могут входить документы только одного типа сведений.

Зачем нужна форма ОДВ-1

Опись ОДВ-1 является документом, содержащим сведения в целом по организации и не сдается как самостоятельный отчет. Ее нужно приложить при отправке формы СЗВ-СТАЖ.

Если сотрудник увольняется (без ухода на пенсию)

При увольнении работника сведения о стаже представлять в ПФР не нужно. Форма СЗВ-СТАЖ представляется на всех застрахованных лиц по окончании отчетного периода (года). При этом период работы уволенного в течении года работника должен быть ограничен датой увольнения.

Если сотрудник в отпуске по уходу за ребенком

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях, а на период отпуска по уходу за ребенком до 1.5 или 3 лет трудовые отношения не прерываются. Следовательно, на сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, представляются сведения о таких периодах с указанием в графе «Исчисление страхового стажа. Дополнительные сведения» соответствующих кодов:

«ДЕТИ» — отпуск по уходу за ребенком до 1.5 лет, предоставляемый родителю.
«ДЛДЕТИ» — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, предоставляемый родителю.
«ДЕТИПРЛ» — отпуск по уходу за ребенком до достижения возраста трех лет, предоставляемый бабушке, деду, другим родственникам или опекунам, фактически осуществляющим уход за ребенком.

Особенности заполнения в сервисе Контур.Экстерн

Несколько сотрудников, выходящих на пенсию. Если в отчет включено несколько сотрудников, выходящих на пенсию, на каждого сотрудника формируется отдельный файл отчета и опись ОДВ-1.

ОДВ-1. Обязательно заполните данные для формы ОДВ-1 на основании штатного расписания. Тогда ОДВ-1 будет добавлена отдельным блоком внутри файла СЗВ-СТАЖ.

Единый список сотрудников. Список сотрудников является единым для всех отчетов в ПФР. Следовательно, при удалении сотрудника из списка в форме СЗВ-СТАЖ, он будет удален из всех отчетов, например, СЗВ-М, РСВ-1 и др.

Часто задаваемые вопросы

В СЗВ-СТАЖ за 2020 год надо указать те периоды, которые сотрудник проработал в 2020 году, то есть в данном случае:

1) С 01.01.2020 по дату увольнения в январе 2020 года.

2) С даты приема на работу в марте 2020 года по дату увольнения в августе 2020 года.

Если сотрудник пенсионер, то при его увольнении в годовом отчете СЗВ-СТАЖ «исходная» нужно указать периоды, которые он отработал. СЗВ-СТАЖ «исходная» за 2020 год нужно будет сдать с 1.01.2021 по 1.03.2021.

Если работник уволился в связи с выходом на пенсию (со дня, следующего за датой , указанной в сведениях о стаже в форме СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии»), то СЗВ-СТАЖ с типом «исходная» на него подавать не надо.

Если же после назначения пенсии человек продолжал работать, то по окончании года на него надо представить сведения по форме СЗВ-СТАЖ с типом «исходная».

Если ни с кем нет трудовых отношений (нет трудовых договоров и/или ГПД), то сведения по форме СЗВ-СТАЖ не представляются.

В форме СЗВ-СТАЖ отражается период действия трудовых отношений, то есть ограничивается датами приема - увольнения и рамками отчетного периода. Например, если договор был заключен ранее 2020 года, то дата начала 01.01.2020, дата конца = дата увольнения. Если трудовые отношения не оформлялись (учредитель), то сведения по форме СЗВ-СТАЖ на такое лицо не представляются.

- сведения о заработной плате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу застрахованного лица, начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах - на основании данных бухгалтерского учета;

- сведений о периоде работы застрахованного лица, в том числе корректирующих, - на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя».

п. 2.3.13 — код «ДЛОТПУСК» заполняется только для периодов работы застрахованного лица в особых условиях труда, за которые отсутствуют данные о начислении страховых взносов по дополнительному тарифу.
п. 6.6.11 — код «ДЛОТПУСК» может быть указан только в сочетании с кодами особых условий труда.

Таким образом, ежегодный оплачиваемый отпуск без особых условий труда отражать в СЗВ-СТАЖ не нужно.

Если сотрудник написал заявление на назначение пенсии, то в течении 3-х календарных дней надо подать сведения по форме СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии», чтобы стаж по дату наступления права на пенсию был учтен при расчете пенсии.

Если право на пенсию появилось (исполнилось 56,5 лет женщине или 61,5 лет мужчине или выработан «льготный стаж»), а сотрудник этим правом не воспользовался (не подал заявление о назначении пенсии, решив отложить это на 1-10 лет), то сведения по форме СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» подавать не надо. По окончании года на всех работавших в истекшем году сотрудников подаются сведения по форме СЗВ-СТАЖ с типом «исходная», в том числе и на сотрудника, которому пенсия была назначена, но он продолжил работать.

Законом (п. 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования") установлено, что сведения «о застрахованном лице, подавшем заявление о назначении страховой пенсии или страховой и накопительной пенсий, страхователь представляет в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю».

Если же работник не обращался к страхователю, и не было запроса из ПФР, то обязанности представлять СЗВ-СТАЖ нет.

Даты, указанные в сведениях о стаже, должны подтверждаться документами: договором, контрактом, приказом о приеме или увольнении, записью в трудовой книжке и т. п. Если дата 15.06.2020 ни в одном документе не упоминается, то ее в СЗВ-СТАЖ не указывать. Если она упоминается, то можно выделить период с 15.06 по 01.07 (по дату увольнения) с кодом НЕОПЛ в графе 11.

Период временной нетрудоспособности (больничный лист) отражается в сведениях о стаже с кодом ВРНЕТРУД в графе 11 раздела 3 формы «СЗВ-СТАЖ».

Период отпуска без сохранения заработной платы указывается с кодом НЕОПЛ в графе 11 раздела 3.

Эти периоды указываются со специальным кодом, чтобы было понятно, по какой причине отсутствуют исчисленные страховые взносы и надо ли данный период включать в страховой стаж при оценке пенсионных прав (период временной нетрудоспособности включается в страховой стаж, период отпуска без сохранения з/пл – не включается).

Период работы по каждому договору ГПХ надо выделить отдельноя строкой. Причем, эти периоды следует указать первыми записями , в соответствии с правилами проверки (Постановление Правления ПР РФ от 11.01.2016 №3п). Например:

01.03.2020 – 31.03.2020 ДОГОВОР

01.06.2020 – 30.06.2020 ДОГОВОР

01.10.2020 – 31.10.2020 ДОГОВОР

01.01.2020 -31.12.2020 (период работы по трудовому договору).

Для отпуска по уходу за ребенком после 3 лет нет специального кода. Период отражать с кодом НЕОПЛ как обычный отпуск без сохранения заработной платы.

Период нахождения в командировке отдельной строкой не выделяется, включается в обычный период работы.

Форма СЗВ-СТАЖ не может быть нулевой. Даже если с директором — единственным учредителем трудовой договор не был оформлен надлежащим образом, следует представить по нему сведения.

Если выплаты директору отсутствовали, укажите период работы директора с кодом НЕОПЛ (отпуск без сохранения).

В соответствии с п. 1 статьи 7 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" священнослужители являются застрахованными лицами в системе обязательного пенсионного законодательства и имеют право на пенсионное обеспечение. А одним из главных условий для назначения страховой пенсии является наличие страхового стажа. Страховой стаж для установления страховой пенсии - это учитываемая при определении права на страховую пенсию и ее размера суммарная продолжительность периодов работы и (или) иной деятельности, за которые начислялись и уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд РФ.

Так как страховые взносы в течении года уплачивались, то и сведения о стаже по форме СЗВ-СТАЖ на священнослужителя должны быть представлены (периоды деятельности в качестве священнослужителя подтверждаются документом религиозной организации об уплате платежей на социальное страхование).

Если работа не в Территориальных условиях (северном или приравненном районе), не связана с педагогической и медицинской деятельностью, то доля ставки в сведениях не указывается. Отражается обычный период работы с датами начала и конца периода.

Для периодов совмещения нет особых кодов, поэтому выделять период с 01.01.2020 по 28.02.2020 отдельной строкой не требуется.

Разделы 4 и 5 заполняются в СЗВ-СТАЖ только с типом «назначение пенсии». Если сотрудник увольняется не в связи с выходом на пенсию, то не заполняйте.

При увольнении в январе 2020 года, сведения надо выдать за 2019 и за 2020.

Раздел 4 формы ОДВ-1 не заполняется, если форма прилагается к СЗВ-СТАЖ.

Данные о задолженности, начислениях и уплате заполняются, если ОДВ-1 сопровождает формы СЗВ-ИСХ или форму СЗВ-КОРР с типом «Особая» (п. 3.6 Порядка заполнения в Постановлении Правления ПФР от 11.01.2017 №3п).

В утвержденной форме ( Постановление Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п ) нет поля для указания категории застрахованного лица. Безработные в форме СЗВ-СТАЖ ничем не будут отличаться от работников ЦЗН.

Если работа в территориальных условиях осуществляется полный рабочий день и полную неделю, то доля ставки не указывается. Коды РКС или РКСМ указываются в зависимости от того, на что претендует работник:

РКС - Пункты 2, 6 и 7 части 1 и часть 2 статьи 32 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ "О страховых пенсиях" (досрочное назначение пенсии).

Работа в ВУЗе не дает права на досрочное назначение пенсии.

У сотрудницы, работавшей на полставки, проставить 0,5, а у остальных оставить поле пустым.

Если период указан с 01.01.2020 по 31.12.2020, то часы проставляются за год. Если стаж разбит на периоды, то в каждом периоде часы проставляются за указанный период.

Какие отчеты необходимо сдать в ПФР при прекращении отношений с работником

С введением электронных трудовых книжек важно не упустить, какие отчеты сдавать в ПФР при увольнении работника в 2021 году:

СЗВ-ТД (образец и инструкция по заполнению от КонсультантПлюс);
СЗВ-СТАЖ (образец и инструкция по заполнению от КонсультантПлюс);
СЗВ-М (образец и инструкция по заполнению от КонсультантПлюс);
РСВ (образец и инструкция по заполнению от КонсультантПлюс);
СЗВ-ИСХ(образец и инструкция по заполнению от КонсультантПлюс);
СЗВ-К (образец и инструкция по заполнению от КонсультантПлюс).

Форму СЗВ-ИСХ сдают за отчетные периоды до 2016 года. Если при прекращении трудовых отношений обнаружили, что сведения о застрахованных лицах до 2017 года не подали или подали с ошибкой, сформируйте СЗВ-ИСХ. Сроков не установлено, сдавайте сразу как выявили ошибку.

Форму СЗВ-К сдают за период до 31.12.2001. Порядок и условия сдачи такие же, как у СЗВ-ИСХ: сразу после обнаружения ошибки, если сведения не предоставили вовремя.

Для остальных форм установлен срок сдачи и есть требования к заполнению. Общее правило — направляют достоверные сведения. За неверные данные привлекут к административной ответственности.

СЗВ-ТД

В нем указывают дату прекращения трудовых отношений, основание и номер приказа, сдача СЗВ-ТД при увольнении работника происходит до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

До 31.03.2021 на основании постановления правительства №460 от 08.04.2020 при расторжении договора форму сдают не позднее рабочего дня, следующего за изданием приказа.

СЗВ-СТАЖ

В нем отражают сведения о периоде работы у конкретного работодателя. Обратите внимание, когда сдавать в ПФР СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2021 году, — не позднее 1 марта. На руки форму выдают в последний рабочий день.

В эту форму вносят сведения о застрахованных гражданах. В 2021 году подавать сведения в ПФР при увольнении сотрудника по форме СЗВ-М следует до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Данные об увольняемом подают независимо от количества отработанных дней в отчетном периоде.

На руки сотруднику выдают раздел 3 этой формы. В ПФР данные подают за весь период, после прекращения трудовых отношений подраздел 3.2 на уволенного сотрудника не заполняют.

Обратите внимание, за какой период выдавать РСВ при увольнении сотрудника в 2021 году: за отчетный период, на последний квартал которого приходится дата расторжения договора.

Обобщим отчеты в виде таблицы:

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие формы и в какие сроки представляются в ПФР по персонифицированному учету. Используйте эти инструкции бесплатно.

Особенности при прекращении трудовых отношений с отдельными категориями работников

При увольнении работников, относящихся к некоторым категориям, требования к отчетам незначительно изменены.

Пенсионер

Требования закона, какие отчеты и в какие сроки нужно сдать в ПФР на уволенного пенсионера, не отличаются от общеустановленных: сведения подают в общем порядке.

Госслужащий

Законом не установлены специальные сроки сдачи отчетности о принятых и уволенных работниках в 2021 году для госслужащих. При приеме сотрудника уведомляют бывшего работодателя. При расторжении договора уведомление не требуют и дополнительные отчеты не сдают.

Иностранный гражданин

При расторжении договора с иностранцем уведомляют территориальный орган МВД в течение трех дней со дня расторжения договора. Отчитываются по трудовым договорам и ГПХ.

Совместитель

Прекращение отношений с совместителем сопровождается сдачей отчетов как по основному месту работы. При внутреннем совместительстве на сотрудника подают всю отчетность, несмотря на продолжение работы по основному месту. Имейте в виду, за какой период выдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2021 году при совмещении: за период с первого дня приема по совместительству до даты прекращения совмещения.

Сотрудник с вредными условиями труда

Специальных требований к отчетности закон не устанавливает. Отчитывайтесь как обычно.

Исполнитель на ГПХ

Сведения о работниках, трудящихся на условиях договора ГПХ, подают по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и РСВ. Сдавать СЗВ-ТД не нужно.

Форма отчета СЗВ-СТАЖ – в каких случаях формируется

Сводная отчетность СЗВ-СТАЖ содержит полные изменения о страховом стаже сотрудников: больничные периоды, отпуска, увольнение, выход на пенсию. Отчет формируется по всем наемным работникам в случаях:

Сотрудникам начислялся и выплачивался доход по договорам гражданско-правового и трудового содержания;
Физическим лицам выплачивалось авторское вознаграждение;
С ФЛ велись расчеты по лицензионным соглашениям;
В компании числится единственный учредитель, и он же генеральный директор;
Сотрудники (прочие лица) застрахованы по программе ФСС, ПФР, ФОМС (т.е. фирма осуществляла отчисления со всех доходов).

Сведения относятся к части персонифицированной отчетности, которая применяется в будущем для расчета страховой пенсии потенциального пенсионера.

Когда и кому требуется отчитываться по СЗВ-СТАЖ

На смену отчету РСВ-1 пришла альтернативная форма СЗВ-СТАЖ, которую требуется сдавать организациям всех правовых форм, индивидуальных предпринимателей, в случае привлечения наемных сотрудников. Действующая отчетность утверждена постановлением ПФР 11.01.17 №3н, где также закреплен порядок ее составления.

Отчет подается ежегодно, впервые за 2017 год и далее за последующие отчетные периоды:

не позже 01марта года, наступающего за отчетным годом;
в течение 3 дней при условии, что сотрудник передает в бухгалтерию заявление о выходе на пенсию;
в течение 1 календарного месяца при ликвидации работодателя.

Передавать подготовленные сведения по форме СЗВ-СТАЖ можно сразу же, как только вся информация собрана и проверена бухгалтером, не дожидаясь истечения установленного срока. В процессе проверки инспектором ПФР компания получит подтверждение об успешном прохождении отчета, либо извещение о необходимой корректировке страховых данных сотрудника.

Установленный порядок заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении

Ключевые моменты, на которые обращают внимание при формировании отчета по страховому стажу при увольнении сотрудника, приведены в правилах ПФР №3н:

Признак стажа	Рекомендации к заполнению формы
Графа 14	заполняется, если расторжение трудовых отношений выпадает на 31.12 отчетного года
Графы 4 и 5	Не заполняются, если сотрудник уволен с последующим выходом на пенсию
Учетный период	Указывается год, за который сведения подаются и в котором был уволен сотрудник
Раздел 3	Вносятся персональные данные на увольняемого работника
Стаж	Заполняется по нарастающей, за весь период трудовой деятельности в компании (от дня приема до дня увольнения)

В качестве стандартных рекомендаций законом отмечено, что заполняется отчет двумя способами:

шариковой ручкой, печатным шрифтом, без помарок и исправлений;
с помощью ПК.

Заполняется отчет в двух экземплярах и каждый заверяется подписью и печатью должностных лиц фирмы. В службу ПФР отчет передается лично, либо с помощью телекоммуникационной связи.

Сроки подачи СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

Значительное изменение привнесено и новое правило для СЗВ-СТАЖ. В связи с введением в действие новой формы требуется предоставлять экземпляр сотрудникам фирмы при условии:

сотрудник уволился;
обратился письменно с запросом о выдаче ему на руки сведений по форме СЗВ-СТАЖ.

Первое условие зафиксировано в обновленном трудовом законодательстве о предоставляемых сотрудникам документов в обязательном порядке. Список документов передается в руки лично сотруднику, либо пересылкой с обязательным подтверждением о получении почтового отправления.

Для тех работников, которые не уволены и письменно передали запрос, срок формирования бланка СЗВ-СТАЖ требуется подготовить и передать не позже, чем через 5 дней после получения заявки.

Важно! В заполненном отчете должны содержаться только индивидуальные сведения сотрудника, от имени которого получен запрос или на увольняемого. Данных о прочих сотрудниках в бланке быть не должно.

Образец отчета СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

В отчете для уволенного сотрудника по форме СЗВ-СТАЖ содержатся сведения:

фамилия, имя и отчество;
снилс сотрудника;
регистрационный номер работодателя в ПФР;
ИНН/КПП фирмы.

Примерные сведения, указанные в образце:

Сотрудник: Курилов Я.С.

Периоды страхового стажа:

Находился в административном (за свой счет) отпуске с 01 по 20 января;
Трудовые обязанности исполнялись с 21.01 по 01.06;
Имелись дни временной нетрудоспособности с 02 по 09 июня;
Продолжал выполнять трудовые функции до дня увольнения с 10.06 по 14.11.

Пакет документов для уволенного сотрудника и СЗВ-СТАЖ

Реестр документов, которые передаются сотруднику при увольнении, пополнен новой формой СЗВ-СТАЖ. Забрать сотрудник все должен в день прекращения официальных трудовых отношений. Приводим полный список документации:

Штрафы при нарушениях отчетности по СЗВ-СТАЖ

Если по каким-либо причинам отчет СЗВ-СТАЖ не предоставлен сотруднику в положенный законом срок, то это является нарушением, за которое предусмотрен денежный штраф от 30 000 до 50 000 рублей в отношении фирмы, от 1000 до 5000 рублей в отношении ИП.

Для страхователей, которые представляют отчет позже установленного срока, штрафуют на сумму от 500 рублей за каждого сотрудника. Такая же сумма взыскивается за указание в отчете ошибочных сведений в личных данных о сотрудниках.

Следует помнить об ограничении по количеству сотрудников для фирм, которые отчитываются по системе телекомуникационной связи. За предоставленные сведения на бумаге, где список сотрудников превысит 25 человек, компанию оштрафуют на 1000 рублей.

Резюмируя вышесказанное, отметим что, страхователю требуется внести изменения в кадровый документооборот. Передавать своевременно уволенным сотрудникам сведения по новой форме СЗВ-СТАЖ. Отслеживать различия в составлении отчета по работающим сотрудникам, а также уволенным т.к. ошибки в форме приведут к денежным взысканиям.

Читайте также: