Электронная отчетность в контролирующие органы и внебюджетные фонды фнс пфр и др может быть подписан

Опубликовано: 07.05.2025

Организации и индивидуальные предприниматели должны отчитываться в ряд контролирующих органов. Существует два способа представления обязательной отчетности: на бумажном носителе и в электронном формате. Однако многие компании не имеют права отчитываться на бумаге. Как наладить электронную отправку отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и другие государственные структуры, какие недостатки есть у бесплатных сервисов электронной отечности, рассмотрим ниже.

Отчетность в ФНС в электронном формате

До 2014 года сдавать налоговую отчетность в электронном формате были обязаны крупнейшие налогоплательщики, а также организации и ИП со среднесписочной численностью более 100 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ). Остальные могли сдавать декларации и различные справки в распечатанном виде — лично посетив налоговую инспекцию или отправив почтой России.

В январе 2014 года в главу 21 НК РФ были внесены изменения, согласно которым декларацию по НДС в электронном формате должны сдавать все налогоплательщики и налоговые агенты независимо от численности. Лишь в исключительных случаях декларацию по НДС по-прежнему можно сдать на бумаге: такое право предоставлено налоговым агентам — неплательщикам налога при соблюдении определенных условий (абз. 2, 3 п. 5 ст. 174 НК РФ).

С 2017 года страхователи сдают расчет по страховым взносам в ФНС (ст. 431 НК РФ). Если у страхователя заняты работой 26 и более человек, специалисты ФНС примут отчет к рассмотрению исключительно в электронном виде.

Критерии, по которым предприятия и ИП определяют, в каком виде сдавать налоговую отчетность, не действуют в отношении бухгалтерской отчетности (баланса и приложений к нему) — ее вправе сдавать на бумаге абсолютно все налогоплательщики.

На рынке IT-услуг существуют специальные системы для отправки отчетности в контролирующие органы. Помимо сдачи регламентированных форм через специальные сервисы налогоплательщики могут запрашивать акты сверок с ФНС, ПФР и ФСС, получать выписки из ЕГРЮЛ, осуществлять проверку отчетности на соответствие контрольным показателям и т д.

Попробуйте сдавать отчетность через систему Контур.Экстерн — это удобно и легко.

Попробуйте сдать отчетность через систему Контур.Экстерн.
3 месяца бесплатно пользуйтесь всеми возможностями!

Попробовать

Электронная отчетность в фонды

Все организации и ИП, у которых есть работники, обязаны сдавать отчеты в ПФР и ФСС.

Отчитаться на бумаге имеют право лишь компании со среднесписочной численностью не более 25 человек.

Предприятия и ИП, численность которых превышает указанный порог, обязаны отправлять отчеты (4-ФСС, СЗВ-М и др.) по телекоммуникационным каналам связи.

ФСС предлагает пользователям бесплатные программы для отправки отчетов, но чтобы воспользоваться ими, придется изучить длинные инструкции и самостоятельно установить программу на компьютер. Перед отправкой отчет нужно заверить электронной подписью, которую можно приобрести в удостоверяющих центрах РФ.

Отправка отчетности через интернет в Росстат, ФСРАР, Росприроднадзор

Многие компании постоянно отчитываются о результатах своей деятельности в органы статистики. Даже малые предприятия периодически попадают под сплошное статистическое наблюдение и обязаны также сдать определенные формы.

Чтобы не тратить время на личный визит в Росстат, сдавайте отчетность через Контур-Экстерн.

Некоторые компании в силу особенностей своей деятельности должны сдавать декларации и другие отчеты в Росалкогольрегулирование и Росприроднадзор. Удобнее всего представлять такую отчетность через интернет с помощью специальных сервисов.

Что выбрать: сервисы контролирующих органов или сервисы спецоператоров?

Большинство контролирующих органов в помощь налогоплательщикам разрабатывают бесплатные сервисы для отправки электронной отчетности. Но, как показывает практика, подобные сервисы не всегда понятны и требуют дополнительных временных затрат на их изучение. Кроме того, каждый сервис имеет принципиальные отличия и не похож на сервисы других государственных органов. Бесплатные сервисы электронной отечности имеют ограниченный функционал.

Чтобы не тратить время на изучение подобных сервисов и контролировать процесс от отправки отчета до его получения контролирующими органами, приобретайте удобные системы электронной отчетности у спецоператоров.

Спецоператоры гарантируют защиту вашей информации и оказывают всестороннюю техническую поддержку.

Законодательство обязывает определенные организации и ИП сдавать отчетность в ФНС, ФСС, ПФР и Росстат только в электронной форме, следовательно документы должны быть подписаны электронной цифровой подписью.

В 2002 году был подписан 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Закон позволил сдавать отчетность в электронном виде, что значительно упростило взаимодействие граждан и предпринимателей с такими контролирующими органам, как ФНС, ФСС, ПФР и Росстат.

Затем вышеуказанный закон утратил силу и в 2011 году его сменил 63-ФЗ «Об электронной подписи», который утвердил более широкое правовое регулирование положений об ЭЦП.

С тех пор электронный документооборот стал приобретать все большую популярность. На сегодняшний день еще остались службы, которые принимают отчеты на бумажных бланках, но основная масса сдается уже в электронной форме.

Получить ЭЦП для сдачи отчетности

за 1 день в любом регионе России

Основными государственными органами, принимающими отчетность в электронной форме являются следующие службы:

ФНС (Федеральная налоговая служба)

Подавать декларации о доходах для начисления налога в обязательном порядке должны все предприниматели (юридические лица и ИП), а также физические лица при наличии у них дополнительного дохода. О сроках подачи Вы можете узнать непосредственно на портале ФНС. Наличие ЭЦП для налоговой отчетности значительно облегчает процесс подачи декларации и позволит сделать это удаленно.

ФСС (Фонд социального страхования)

Отчисления в фонд социального страхования должны проводить все юридические лица и ИП, у которых в штате есть наемные работники, т.к. это является законодательно установленным требованием. В ФСС подается расчетная ведомость, в которой указаны все произведенные работодателем взносы и выплаты. Более подробно об этом Вы можете узнать на официальном портале ФСС.

ПФР (Пенсионный фонд России)

Для предоставления отчетности в ПФР в форме электронных документов необходимо сперва заключить договор с фондом на то, что отчетность будет предоставляться в электронной форме. Еще обязательно надо подать заявление на присоединение к системе электронного документооборота.

Каждый предприниматель должен отчитываться об уплаченных страховых взносах. Что касается ИП, они должны быть зарегистрированы в ПФР в качестве работодателя и отчитываться о перечислениях индивидуальные предприниматели должны только после принятия на работу первого сотрудника.

Росстат (Федеральная служба государственной статистики)

Для учета и исследования всех экономических показателей Росстат обязывает отчитываться предприятия и ИП о работе компании, финансово-хозяйственной деятельности, количестве сотрудников, начисленной заработной плате и т.д. в виде статистического отчета.

Для отправки всех вышеуказанных форм и отчетов в уполномоченные органы, каждому предпринимателю необходимо иметь ЭЦП для отчетности. Подпись документа электронной цифровой подписью гарантирует его юридическую силу, а также то, что в документ после его формирования не вносились изменения.

Электронная подпись для сдачи отчетности должна быть выпущена аккредитованным удостоверяющим центром, содержать программу шифрования - СКЗИ (средства криптографической защиты информации) и быть записана на особый носитель Token.

Из какой программы будет формироваться выгрузка отчетов в данном случае не имеет значения, это могут быть программы сервиса 1С, специальное программное обеспечение или использование порталов ФСС и ФНС напрямую. В данном случае, главное, чтобы электронная подпись соответствовала требованиям к ЭЦП для сдачи отчетности.

Преимущества электронной отчетности

После формирования отчета в программе и его проверки, его необходимо подписать ЭЦП для сдачи отчетности. Затем файл отправляется в контролирующий орган, а отправителю приходит подтверждение о доставке документа.

Обязательная электронная отчетность в 2020 году

Законодательство обязывает определенные организации и ИП сдавать отчетность в ФНС, ФСС, ПФР и Росстат только в электронной форме. Рассмотрим ниже, кто попадает в данный перечень.

Налоговая отчетность в электронной форме в 2020 году

Отчетность по НДС должны предоставить:

все плательщики НДС;

организации, в которых численность сотрудников 100 и более человек за предыдущий календарный год (вне зависимости от системы налогообложения). У новых организаций (или реорганизованных) действующая численность сотрудников более 100 человек;

крупнейшие налогоплательщики (Приказ МНС России от 16.04.2004 N САЭ-3-30/290@).

Отчетность по НДФЛ: декларации по данному виду налога в электронной форме обязаны предоставлять те организации, в которых численность сотрудников составляет 25 и более человек. Это касается форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Также, отчетность в ФНС в 2017 году должны сдавать плательщики страховых взносов, которые уплачивают их в пользу физ. лиц численность 25 и более человек. Вновь созданные организации должны предоставлять отчетность по страховым взносам тоже только в том случае, если количество указанных физ лиц более 25 человек.

Формы электронной отчетности в 2020 году

Форма КНД 1151111 - расчет по страховым взносам;

Новая форма 4-ФСС - с I квартала 2017 года данная форма сдается в ФСС только по взносам от несчастных случаев;

Форма СЗВ-М - сдается в ПФР ежемесячно. Годовая отчетность сдается в другой форме, вместе с информацией о страховом стаже работника.;

Для вышеописанных организаций сдача отчетности в электронной форме является обязательным условием. Во всех остальных случаях предоставление электронной отчетности является добровольным решением налогоплательщиков и страхователей.

РусТендер предлагает быстрый и удобный способ оформления и выпуска ЭЦП для сдачи отчетности в Москве или любых других городах. Мы сотрудничаем с ведущими Удостоверяющими Центрами и гарантируем правомерность изготовленной электронной цифровой подписи.

Чтобы подключиться к электронному документообороту с ПФР, понадобится пакет документов. Без них фонд не примет отчётность в электронном виде. Какие именно документы нужны — зависит от вашего региона.

Регионы, где нужно только заявление на подключение к электронному документообороту (ЗПЭД)

С середины 2020 года пенсионный фонд переходит на новый приёмный комплекс. Вот список регионов, где понадобится одно-единственное заявление в электронном виде:

03 Республика Бурятия
20 Чеченская Республика,
23 Краснодарский край,
27 Хабаровский край,
32 Брянская область,
35 Вологодская область,
45 Курганская область,
47 Ленинградская область,
50 Московская область,
58 Пензенская область,
59 Пермский край,
63 Самарская область,
64 Саратовская область,
71 (081-) Тульская область,
72 Тюменская область,
77 Москва,
78 Санкт-Петербург,
86 Ханты-Мансийский автономный округ — Югра.

В остальных регионах понадобится соглашение и заявление на бумаге + заявление в электронном виде (ЗПЭД)

В большинстве регионов ПФР работает в двух приёмных комплексах. В старом обрабатывает СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, а в новом принимает СЗВ-ТД. Отсюда такая сложность с документами.

Как оформить соглашение с ПФР

Позвоните в своё отделение ПФР и спросите, какие документы нужны, чтобы отчитываться через интернет. Есть формы, которые утверждены законодательством, но ПФР может попросить документы по собственному шаблону. Тогда скачайте их на сайте регионального ПФР или возьмите в самом отделении.
Если ПФР принимает документы по общим шаблонам, скачайте и заполните:
— Соглашение об обмене электронными документами — в двух экземплярах.
— Заявление о подключении к электронному документообороту — в одном экземпляре.
Отнесите документы в ваше отделение ПФР. Иногда сотрудник фонда просит заехать за подписанным экземпляром позже.
Укажите дату и номер соглашения в Эльбе: Реквизиты → Сотрудники → Я зарегистрирован как работодатель → Реквизиты в ПФР → Изменить.

Как заполнить заявление

Если вы ИП, то заполните блок «Сведения об Участнике (физическом лице)». Если вы директор организации — «Сведения об Участнике (юридическом лице)».

Блок «Сведения об Уполномоченном представителе» заполняют сотрудники или организации, которые собираются отчитываться за страхователя по доверенности со своей электронной подписью.

Сведения об операторе и СКЗИ:

— Наименование Организации — оператор, который указан в договоре: АО «ПФ «СКБ Контур» или ФГУП ЦентрИнформ.

— Средство СКЗИ — КриптоПро CSP.

Если вы в Новгородской области

Скачайте и заполните соглашение:
— Соглашение для ИП
— Соглашение для ООО
Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — ворд, расширение «.doc».
В Эльбе в разделе «Реквизиты» → «Сотрудники» → «Реквизиты в ПФР» укажите фиктивные сведения о соглашении с ПФР. Например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2017».
Отправьте файл соглашения в ПФР. Для этого загрузите его к письму, которое создали через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
ПФР получит соглашение и отправит вам тот же файл, в приложении к которому укажет номер и дату соглашения. Не забудьте указать их в разделе «Реквизиты» в Эльбе.

Если вы в Челябинской области

Кроме заявления и соглашения заполните карточку страхователя. После этого позвоните в ваш ПФР и уточните, что делать дальше. Возможно, фонд попросит поставить на карточке подпись удостоверяющего центра. Тогда обратитесь в сервисный центр, где получали электронную подпись.

Если вы в Республике Башкортостан

Соглашение и заявление заключать не нужно. Номер и дату соглашения в разделе «Реквизиты» → «Сотрудники» → «Реквизиты в ПФР» можно поставить любую — это ни на что не влияет.

Общие положения и сервисы

В ПК «Налогоплательщик ПРО» автоматически, полуавтоматически или полностью в ручном режиме могут быть сформированы отчёты как в инспекции ФНС РФ, так в отделения внебюджетных фондов: ПФ, ФОМС и ФСС РФ.

Предоставляются сервисы:

выбора из общего списка всех внешних отчётов только тех, которые согласно действующему законодательству надлежит представлять данному предприятию в ИФНС и отделения внебюджетных фондов;
одновременной работы по подготовке группы отчётов;
сохранения созданных отчётов или их проектов, как в рабочем формате Системы, так и в формате, структура которого используется при электронном документообороте;
перерасчёта отчётных данных за любой период;
формирования Заявления о подтверждении основного вида экономической деятельности в электронном виде для подачи в ФСС через операторов ТКС, портал государственных услуг или личный кабинет страхователя на портале ФСС;
непосредственной передачи созданных отчётов в коммуникационные программы связи сразу же после создания этих отчётов в ПК.

Некоторые элементы интерфейса и актуальный список отчётов

На рис. 1 представлен фрагмент формы «Декларации и расчёты»:

В дополнении к описанию элементов управления интерфейсом можно добавить здесь, что:

— кнопки в колонке «Операция» служат для создания отчётов.
— запись на строке означает, что:

отчёт за I-ый квартал был сформирован и сохранён в системном формате в базе данных ПК «Налогоплательщик ПРО»;
отчёт был сохранён в Системе 25 ноября 2013 года в .xml-формате.

Первым шагом работы по созданию внешних отчётов имеет смысл определиться с их номенклатурой, актуальной для данного предприятия.

ПК «Налогоплательщик ПРО» предлагает полный список отчётов и налоговых деклараций, предусмотренных законодательством РФ. Однако для конкретного предприятия некоторые отчёты не являются актуальными. Соответственно, имеет смысл в общем списке отметить галками только те позиции, которые будут использоваться в последующем.

Записи, во флаговых полях которых слева от их наименований проставлены галки, попадают в список выбранных отчётов.

В дальнейшем, при входе в форму «Декларации» после отметки переключателя «Выбранные» () в список будут выводиться только актуальные для данного предприятия внешние отчёты.

Порядок создания отчёта

После установки налогового периода в верхнем левом углу формы, на строке с наименованием требуемого отчёта по налогу, взносу, декларации или виду сведений следует нажать кнопку .

Система предложит выбор одного из 2-х алгоритмов создания документа — рис. 2.

После выбора алгоритма создания документа и нажатия кнопки Создать Система предложит к заполнению форму, которая графически полностью повторяет печатную форму соответствующего отчёта. Пример Титульного листа «Налоговой декларации по налогу на прибыль» представлен на рис. 3.

В зависимости от того, ведётся ли бухгалтерский учёт в ПК или нет, или же планируется, что данные о хозяйственных операциях будут импортироваться в ПК извне, или используется функционал для ручного ввода информации, отчётная форма может быть средствами ПК заполнена полностью в автоматическом режиме (нажать кнопку Расчёт), либо потребуется полностью ручной или частично ручной ввод значений в поля формы.

Для ряда отчётных документов импорт данных извне для загрузки в Систему необходимой информации не предусмотрен. Например, это декларация по НДС.

В формах внешней отчётности Системы применяются типы полей, которые были описаны ранее — это поля типов «Номер и дата», «Текстовое поле», «Спинер», «Комбобокс» и т. п.

После заполнения внешнего отчёта и его сохранения в базе данных можно воспользоваться сервисом контроля содержания .xml-файла, нажав кнопку управления Контроль.

Пример формируемой этим сервисом информации представлен на рис. 4 (с 1 января 2014 года коды ОКАТО заменены на коды ОКТМО).

В отчёте по контролю корректности структуры и содержания созданного .xml-файла ошибки выделяются жёлтым фоном; подсказки отображаются в нижней секции отчёта.

Особенности формирования отчётов по страховым взносам и

Формирование расчёта по страховым взносам производится по одинаковому сценарию в одном разделе Системы («Отчётность, налоги и взносы») в два этапа:

этап, в меню «Индивидуальная карточка» ‒ Перенос данных из индивидуальных карточек работников в регистр подготовки данных для отчётов. Эта операция производится при каждом изменении сумм и видов начисленных доходов хотя бы одному из сотрудников предприятия. При таких изменениях пересчёт вычетов (НДФЛ) и начислений в фонды делается в Системе автоматически (в разделе «Зарплата и Кадры»).
этап, в меню «Декларации и расчёты» ‒ Формирование и сохранение отчётов в БД .

Далее проводится контроль отчётных данных, их выгрузка в требуемом формате и форме, а также (при необходимости) печать отчёта. Затем документ отправляется адресату по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

На этапе необходимо зайти в меню «Групповые операции», в форме «Для всех» проставить галку во флаговом поле «Перенести всем данные из доходов» и нажать кнопку OK.

Действия на этапе — стандартны. К примеру: при формировании отчёта за квартал 2017 года на закладке // 1 кв. 2017» титульный лист формы заполняется вне зависимости от предыдущих действий при наличии данных, внесённых ранее в Систему (Настройки и Сервис → Данные организации → Сведения об организации).

При заполнении расчёта по страховым взносам, в случае если год пилотного проекта менее отчётного года, то не производится заполнение расходов на ОСС и выплаты из федерального бюджета (строка 070 приложения 2, приложения 3, 4) даже при наличии таковых расходов.

Недостающие данные могут вноситься в поля соответствующих страниц вручную; импортированные из БД значения полей могут редактироваться.

Для обеспечения приёма уточнённых расчётов с «нулевыми» показателями по всем разделам расчёта, представляемых по месту нахождения обособленного подразделения, не наделённого полномочиями, при заполнении титульного листа расчёта в список кодов учёта внесён код 222.

Одновременная работа с несколькими документами

ПК «Налогоплательщик ПРО» предоставляет возможность многооконного режима, при котором можно работать одновременно с несколькими документами внешней отчётности — рис. 5.

Для вызова следующей формы декларации следует кликнуть по корешку «Вся отчётность» и отобрать требуемый документ из списка.

Настройка авторасчёта показателей бухгалтерской (финансовой) отчётности (формы 1,2,3,4 и 6). Настройка для МСП

Общая система бухгалтерской отчётности. Настройки

Для автоматического и корректного заполнения этих форм для конкретных правил учётной политики и Рабочего плана счетов предприятия разработан сервис «Настройка авторасчёта показателей бухгалтерской (финансовой) отчётности (формы 1,2,3,4 и 6). Формирование отчётов производится в разделе меню «Отчётность, налоги и взносы → Отчётность (ФНС, ПФР, ФСС) → Декларации и расчёты».

Интерфейс формы настройки алгоритмов формирования отчёта представлен на рис. 6.

Для перехода к настройке алгоритмов в верхней секции формы нужно отметить курсором соответствующую строку баланса (или строку Отчёта о прибылях или убытках). В нижней секции формы с помощью кнопок редактирования (добавления и удаления) при необходимости можно отредактировать предустановленный разработчиком список слагаемых общей формулы расчёта итоговой суммы по выбранной строке баланса.

Затем по каждой строке списка установите правила формирования значения показателя отчёта. Для этого двойным кликом по строке показателя производится вызов формы «Формула расчёта значения счёта» (рис. 7), в которой по данному счёту (субсчёту) в поле «Функция расчёта» выбирается требуемый алгоритм формирования суммы: подсчётом сальдо или оборотов по счёту, или же подсчётом оборотов по определямой корреспонденции счетов.

После каждой перенастройки алгоритмов расчёта нажмите в форме «Настройка авторасчета. » на кнопку Расчет; вычитаемый показатель отображается в круглых скобках.

На закладке «Настройка и помощь» кнопка Установка формул расчёта.. заменяет пользовательские настройки на предустановленные разработчиком для стандартного Плана Счетов и аналитического учёта.

Здесь же можно выбрать единицу измерения значения показателей (рубли / тыс. руб. / млн руб.), а также перейти к форме отчётности для некоммерческих организаций (будет изменено содержание раздела III пассива баланса).

Упрощённая бухгалтерская отчётность. Настройки

При формировании упрощённой бухгалтерской отчётности, в основном, субъектами малого и среднего предпринимательства (СМП) настройка алгоритмов формирования значений срок этих отчётов производится в том же порядке в разделе БухУчёт → Отчёты → Настройка авторасчёта показателей упрощённой бухгалтерской отчётности.

Формирование расчёта и тест 6-НДФЛ

Отчётность, налоги и взносы → Декларации и расчёты, 6-НДФЛ (ФНС, ПФР, ФСС)

«Расчёт сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом» (форма 6-НДФЛ) формируется в меню «Декларации и расчёты» — при выборе значения для года не ранее 2016.

Поля формы расчёта заполняются значениями из регистров бухгалтерского учёта Системы после клика кнопки Импорт, или же заполняются вручную.

Затем следует сохранить документ в рабочем файле (кнопка Сохранить) и в .xml-формате (кнопка XML), выбрав в форме после отметки радиокнопки «Записать на магнитный носитель» путь к каталогу хранения файла, например, как C:\NPW\B1. Имя файла при этом генерируется Системой автоматически, по утверждённому ФНС РФ шаблону.

Как и в остальных внешних отчетах, форма снабжена функционалом проверки файла на соответствие .xml-стандарту (кнопка Контроль).

Отчётность, налоги и взносы → Тест 6-НДФЛ

Форма «Контроль файлов 6-НДФЛ» (рис. 6) позволяет провести логическую проверку взаимосвязи и корректности отчётных показателей по правилам, которые устанавливаются ФНС РФ.

Для проверки данных кнопкой Контроль файла выбирается файл или их группа (например, отчёты по всем обособленным подразделениям) из каталога, в котором документ или их группа были ранее сохранены. Наименования файлов и сформируют как содержание секции «Список файлов 6-НДФЛ», так и протоколы контроля.

Государство следит за всеми, у кого есть деньги: оно хочет знать, сколько вы заработали и сколько потратили. Для этого оно смотрит ваши отчеты и присылает проверки. Чтобы вызывать у госорганов меньше вопросов (а значит — избежать лишних проверок), вы должны вовремя и полностью отчитываться перед контролирующими органами.

Список госорганов, перед которыми вы отчитываетесь, зависит от системы налогообложения и вида деятельности. В любом случае их не меньше трех: налоговая, Пенсионный фонд и Фонд соцстрахования. Если вы не любите очереди и бумажные документы, отправляйте отчеты через интернет. Рассказываем, какие электронные сервисы существуют и как выбрать удобный для себя.

Зачем отчитываться через интернет

Вы можете подать отчет на бумаге или через интернет — с точки зрения государства разницы нет. Но через интернет удобнее: не нужно печатать бумажки, ехать в отделение по месту регистрации и стоять в очереди. А еще на подготовку электронной отчетности у вас больше времени: если бумажные отчеты необходимо подать до 15 числа, то электронные — до 20.

В некоторых случаях вы обязаны подавать электронные отчеты; каждый госорган сам определяет такие условия. Например, налоговая принимает только в электронном виде отчет об НДС и все отчеты от организаций, в которых больше 100 сотрудников. А Пенсионный фонд и соцстрах отказываются принимать бумажные отчеты компаний, в которых больше 25 человек. Чтобы правильно оформить отчет, читайте правила на сайтах госорганов, в которые подаетесь.

Как подать электронный отчет

Подавать отчетность в электронном виде можно через личный кабинет на сайте госоргана или через оператора электронного документооборота — ЭДО. В первом случае вам нужна только электронная подпись, во втором — подпись и программа оператора.

Все отчеты, которые вы сдаете в госорганы, должны быть подписаны. Бумажные отчеты вы подписываете ручкой, электронные — электронной подписью. Чтобы отправлять отчеты через интернет, вам нужно купить электронную подпись.

Через личный кабинет

На сайтах всех контролирующих органов можно завести личный кабинет. Это ваш персональный раздел на сайте, где вы видите взносы, долги и переплаты. Через личный кабинет можно подавать отчеты: здесь есть нужные формы и правила заполнения.

Электронную отчетность в налоговую, соцстрах и пенсионный фонд можно подать через личный кабинет налоговой. Если вы подаете отчеты в другие госорганы, придется регистрироваться на каждом сайте — единого окна нет.

В личном кабинете на сайте налоговой видны ваши взносы, задолженности и переплаты

Для некоторых госорганов вам придется купить еще одну электронную подпись. Например, для ЕГАИС не подойдет та электронная подпись, которую вы используете на сайте налоговой. Больше подписей — больше расходов. Кроме того придется самостоятельно составлять график и следить за календарем отчетности.

30% от суммы составляет штраф за неуплаченный вовремя налог.
НК РФ Статья 119

Отчитываться через личный кабинет — хороший вариант для ИП и небольших компаний, которые подают минимальное количество отчетов. Если вы отчитываетесь в несколько ведомств с разными электронными подписями, можно доверить это оператору.

Через оператора электронного документооборота

Оператор ЭДО — это организация, которая настраивает документооборот между компаниями или между компаниями и государством. Документы, которые вы отправляете через оператора ЭДО, имеют юридическую силу: на них стоит ваша электронная подпись. Операторы ЭДО используют криптозащиту, чтобы передавать документы безопасно. Государство проверяет, что всё надежно, и выдает разрешение на работу.

Операторы ЭДО продают программы для подачи отчетов. В этих программах отчеты собраны в одном окне: вам не нужно регистрироваться в личных кабинетах всех госорганов. Как правило, в стандартные функции входят шаблоны отчетов, проверка ошибок заполнения и календарь бухгалтера — график-напоминалка о сроках сдачи. Подписать все отчеты вы можете одной КЭП. Такие программы подходят тем, кто сдает много отчетов в разные контролирующие органы.

Цена программы зависит от количества подключенных госорганов и набора функций.

120 операторов ЭДО входят в государственный реестр. Им можно доверять

Как выбрать программу электронной отчетности

Программы нужны, чтобы вам было удобно подавать отчетность. Основные критерии — связь с нужными госорганами, напоминания об отчетах, проверка на ошибки и интеграция с вашей системой бухучета.

Количество направлений

Количество направлений — это то, во сколько госорганов вы сможете отправлять отчеты. Стандартный набор — ФНС, Фонд соцстрахования и Пенсионный фонд. В расширенной версии могут быть Росстат, Росалкогольрегулирование и Росприроднадзор. Программы с большим количеством направлений дороже: например, в Москве два направления от оператора «Калуга-Астрал» стоят 2900, а четыре — 3900 рублей в год. Проверьте, в какие контролирующие органы вы будете отчитываться, и выбирайте программу с нужными направлениями.

Больше госорганов — дороже программа. Выбирайте только те направления, которыми будете пользоваться. Источник: astralreport.ru

Переписка с госорганами

Переписка с госорганами — это ваш канал связи. Часто, изучив отчет, госорган хочет каких-то пояснений и высылает вам письмо с требованием. Если в программе нет переписки, вы не увидите требование и не сможете ответить. Если игнорировать письма госорганов, вас могут оштрафовать. Чтобы точно получать все уведомления, выбирайте программы с перепиской.

Ищите программу, в которую включена переписка с госорганами. Источник: ViPNet ЭДО Отчет

Календарь бухгалтера

Календарь нужен, чтобы напоминать об отчетном периоде. Виды отчетов и периодичность подачи зависят от системы налогообложения. Календарь настраивается под вашу и включает Список госорганов, которым вы должны сдать отчетность. Так вы ни о ком не забудете.

Сверка

Сверка — это функция, которая предупреждает вас, что введенные данные не сходятся. Она защищает от досадных ошибок вроде лишнего нуля в сумме. При прочих равных выбирайте программу со сверкой — перестраховаться еще никому не мешало.

Интеграция с системами бухучета

Способ установки

Программы документооборота делятся на офлайн и онлайн-сервисы. Офлайн-программы устанавливаются на компьютер и хранят данные там же — работать с документами вы можете только с одного компьютера. Онлайн-сервисы хранят информацию в облаке, то есть в интернет-хранилище — у вас есть доступ с любого компьютера, ноутбука, планшета или телефона.

Некоторые операторы предлагают онлайн и офлайн-версию одной программы. У обеих есть преимущества. Берите ту, которая больше нравится. Источник: taxcom.ru

Необязательно, но приятно, если у программы есть мобильное приложение. Конечно, заполнять формы со смартфона вы не будете, но зато сможете проверить статус отчета, пока стоите в пробке.

Инструкция коротко:

1. Определитесь, как вы будете подавать отчеты: на бумаге или через интернет. Помните, что некоторые отчеты, например, отчет об НДС, можно подать только в электронном виде.

2. Если решили подавать через интернет, подсчитайте, скольким госорганам вы должны отчет. Если органов мало, купите квалифицированную электронную подпись и подавайте отчетность через личные кабинеты. Подача — бесплатная.

3. Если вы подаете много отчетов, купите программу подачи отчетов. Эти программы платные, но отчеты во все госорганы собраны в одном окне, встроен календарь бухгалтера и автоматическая проверка ошибок. Выйдет дешевле, чем платить штраф.

4. Программы электронной отчетности могут производить только сертифицированные компании. Выбирайте оператора ЭДО из государственного реестра.

5. В программе электронной отчетности обратите внимание на количество включенных госорганов — не платите за лишние направления.

6. Удобно, если в функции программы входит переписка с госорганами, сверка и интеграция с системами бухучета.

7. Решите, как вам приятнее работать: офлайн или онлайн. В онлайн-сервисах можно отправлять документы с любого компьютера.

Читайте также: