Если пфр не принял авансовые отчеты

Организация имеет право производить расчеты с другими лицами (и юридическими, и физическими) как в безналичном порядке, так и наличными деньгами (п. 2 ст. 861 ГК РФ).

Расчеты в безналичном порядке чаще всего производятся платежными поручениями (ст. 862 ГК РФ).

При расчетах платежным поручением банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом или в ином банке (п. 1 ст. 863 ГК РФ).

Для расчетов наличными деньгами (если только получатель не приходит за ними непосредственно в кассу организации) плательщик должен выдать определенную сумму своему сотруднику.

Такая выдача наличных денежных средств называется подотчетной. Под отчет могут выдаваться, в частности, деньги на командировочные, хозяйственные, представительские и другие расходы.

Сотрудник, произведя в установленный срок расчеты, должен отчитаться перед родной конторой в целевом расходовании полученных им денежных средств, то есть подтвердить оправдательными документами, что деньги были потрачены именно на те цели, на которые и были выданы*.

*Индокитайский проиграл в польский банчок 7384 рубля 03 коп. казенных денег. Как Индокитайский ни вертелся, как ни доказывал в соответствующих инстанциях, что 03 коп. он израсходовал на пользу государства и что он может представить на указанную сумму оправдательные документы, ничто ему не помогло.

И. Ильф, Е. Петров. «Золотой теленок», глава XI

Не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные деньги (или со дня выхода на работу после возвращения из командировки) получивший их работник должен предоставить авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств и приложить к нему подтверждающие (оправдательные) документы.

После проверки авансового отчета в бухгалтерии, подписания его главным бухгалтером и утверждения руководителем организации перерасход (если денег было потрачено больше, чем получено) выплачивается сотруднику.Если денег было потрачено меньше — остаток вносится в кассу.

Но далеко не всегда подотчетники свято блюдут кассовую дисциплину. И где-то кто-то кое-где порой нарушает установленный срок сдачи авансовых отчетов (на несколько дней, недель, месяцев, а то и лет).

По мнению Минтруда России (письмо от 12.12.2014 № 17-3/В-609), и Роструда (письмо от 24.01.2020 № ПГ/37606-6-1) в случае нарушения срока предоставления авансового отчета или невозврата остатка подотчетных средств работодатель вправе по окончанию месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник должен был отчитаться по полученному авансу, удержать эти деньги из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник вернулся из командировки, например, в середине сентября, и так и не представил авансовый отчет, то удержание можно будет произвести при расчете его зарплаты за октябрь, то есть в ноябре.

Если такового удержания в ноябре (из октябрьской зарплаты) произведено не будет, то данную подотчетную сумму, по мнению чиновников, следует считать доходом сотрудника также за октябрь со всеми вытекающими последствиями — удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов.

Таких же выводов придерживается и финансовое ведомство (письма Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, от 16.12.2019 № 03-04-06/98341).

Однако, по нашему мнению, право удержать остаток невозвращенного подотчета из зарплаты не означает обязанность это сделать. Кроме того, следует принять во внимание, что ст. 230 НК РФ, которая однозначно определяет дату признания дохода, из которого необходимо удержать НДФЛ, такого критерия, как месяц, следующий за месяцем истечения срока подачи авансового отчета, не содержит.

И несоблюдение сотрудником (да и руководством) требований Порядка ведения кассовых операций, равно как и требований п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 еще не означает бесспорного получения им дохода, равно как и обязанности работодателя удержать из этого дохода НДФЛ.

Доход возникнет, когда работодатель примет решение (оформленное распорядительным документом) считать эти деньги доходом.

При этом также следует иметь в виду, что складывающаяся арбитражная практика все-таки признает, что выданные в подотчет сотрудникам (чаще всего — руководителям) денежные средства следует признать их доходом в случае их невозврата либо непредоставления оправдательных документов в течение длительного времени. (Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 по делу № А53-8405/2011, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.12.2015 № Ф02-6431/2015 по делу № А78-7155/2015, Определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450 по делу № А78-7155/2015, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016 по делу № А66-8581/2015 и еще ряд других).

Но во всех этих делах речь, во-первых, идет о довольно крупных суммах (миллионах, а то и десятках миллионов рублей), и, во-вторых, действительно длительных сроках — полутора-двух, а то и больше годах.

То есть руководители организаций (зачастую они же и собственники), перепутав личную шерсть с государственной, и считая, что деньги его конторы — его личные, попросту брали их в кассе. Кассир (или бухгалтер), естественно, не мог отказать хозяину. Напомнить лишний раз, что деньги надо вернуть, или хотя бы отчитаться в их использовании, сами понимаете, нешуточный шанс лишиться работы. А уже предложение удержать с них НДФЛ повышает вероятность увольнения еще больше.

Но когда речь идет о сотнях или тысячах рублей, за которые сотрудник, допустим, мотающийся месяцами по командировкам без заезда в родную контору, физически иногда не успевает отчитаться, возможность отбиться от претензий налоговиков несколько выше. Хотя дать стопроцентной гарантии, естественно, нельзя.

Возможно, и для организации, и для сотрудника, будет проще, если остаток подотчетной суммы в полторы-две тысячи рублей, которые он действительно израсходовал по делу, но не получил подтверждающих документов, удержать из его зарплаты (либо присоединить к его облагаемому доходу). Потом это можно будет компенсировать премией.

Но выбор, как всегда, за руководством организации.

Автор: Татьяна Мокеева
Старший бухгалтер по расчету зарплаты

Несмотря на то, что налоговики с 2017 года взяли на себя контроль за пенсионными взносами, организации по-прежнему должны отчитываться и перед ПФР. Речь идет о персональных сведениях по застрахованным лицам. Рассмотрим, какие проблемы могут возникнуть у работодателей в связи со сдачей одной из таких форм — отчета СЗВ-М.

Что такое отчет СЗВ-М и кто должен его сдавать

В 2016 году была поставлена на паузу индексация пенсий для граждан, которые продолжают работать. Если же такой пенсионер принимает решение о завершении трудовой деятельности, то выплаты ему необходимо пересчитать. Обычная персонифицированная отчетность, сдаваемая один раз в год, для сбора такой информации, естественно, не подходит.

Именно по этой причине в 2016 году появился новый ежемесячный отчет — СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном…», постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п). Отчет достаточно прост: кроме сведений об организации он включает в себя ФИО, ИНН и СНИЛС сотрудников. Речь идет о любых физических лицах, с которыми у работодателя есть действующие договоры, облагаемыми пенсионными взносами. Здесь важно учесть следующее:

Имеются в виду не только трудовые отношения, но и выплаты по договорам ГПХ и т.п.
Важно именно то, чтобы договор действовал в отчетном месяце. Были в это время выплаты или нет — значения не имеет.
Если получатель дохода не подлежит обязательному пенсионному страхованию, то его не нужно включать в отчет. Это относится, например, к иностранным гражданам, кроме тех, которые перечислены в п. 1 ст. 7 закона от 12.12.2001 №167-ФЗ.

Следовательно, СЗВ-М должны обязательно сдавать все юридические лица. Ведь в любой организации, даже если она фактически не работает, есть хотя бы один штатный сотрудник — директор.

Ошибочным является мнение, когда директор компании (он же — единственный учредитель) полагает, что он может не заключать трудовой договор. Сдавать СЗВ-М необходимо и в такой ситуации ( письмо Минтруда РФ от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846).

А вот ИП, адвокаты и нотариусы, которые работают в одиночку, не обязаны отчитываться по этой форме: нулевой отчет СЗВ-М законом не предусмотрен.

Как принимается отчет СЗВ-М в ПФР?

Формат сдачи отчета зависит от количества физических лиц, включенных в него. Если их менее 25, то форму можно сдать «на бумаге». Если же застрахованных лиц больше, то допускается только электронный формат.

Срок сдачи СЗВ-М не зависит от формы — это 15 число месяца, следующего за отчетным. Иногда из-за простоты отчета его сдают раньше, а малые компании — даже в течение отчетного месяца (например, если бухгалтер собирается в отпуск). Но поступать таким образом нужно с осторожностью. Ведь до конца месяца может быть принят новый сотрудник, и тогда получится, что отчет сдан с ошибкой.

Почему ПФР может не принять СЗВ-М?

Наиболее распространенными ошибками при сдаче СЗВ-М «на бумаге» являются:

Отсутствие или некорректность необходимых реквизитов работодателя (ИНН, регистрационный номер ПФР, подпись).
Отсутствие части сведений о сотруднике (нет фамилии или имени, ИНН или СНИЛС).
ФИО и СНИЛС не соответствуют друг другу по данным базы ПФ.

При электронном формате сдачи ошибки могут быть теми же, но к ним добавляется неверное имя или формат файла, либо некорректная электронная подпись.

Ошибки кодируются в зависимости от их «тяжести»:

Эксперты 1C-WiseAdvice советуют:

Если ИНН фактически есть, но его просто забыли включить в форму, ошибку необходимо устранить.

Отчет СЗВ-М приняли частично, что делать?

При исправлении ошибок, выявленных по отдельным сотрудникам, возможны несколько вариантов:

Если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет, то нужно подать по ним отдельную форму с типом «доп».
Если в отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде), то их включают в корректирующий отчет с типом «отмн».
По тем работникам, в отношении которых допущены опечатки, придется подать две уточняющие формы: сначала аннулировать ошибочную запись («отмн»), а затем добавить правильную («доп»).

Как исходную, так и отменяющую/дополняющую отчетность необходимо сдать до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В противном случае будет начислен штраф.

Последствия отказа в принятии отчета СЗВ-М

За нарушение срока сдачи СЗВ-М придется заплатить штраф — 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Такое же наказание предусмотрено и за предоставление ошибочных сведений (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если при проверке отчета выявлены ошибочные данные, а страхователь устранил их за пять раб. дней, то санкции к нему не применяются (п. 39 инструкции, утвержденной приказом Минтруда РФ от 21.12.2016 № 766н).

В этом же разделе инструкции предусмотрено право страхователя самостоятельно корректировать неверную информацию. Штрафы в таких ситуациях не применяются.

Однако, по мнению ПФ РФ, без штрафа можно исправить только ошибочные данные по тем сотрудникам, которые уже были в отчете. Если же работодатель «забыл» про кого-то из сотрудников, а затем сдал на него дополняющую форму, то наказания не избежать (письмо ПФ РФ от 28.03.2018 № 19-19/5602).

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения как в пользу страхователей (постановление 2ААС от 21.05.2018 № 02АП-2626/2018), так и в пользу чиновников (постановление 14 ААС от 28.04.2018 № 14 АП-10424/2017).

Высшие судебные инстанции пока не высказали однозначного мнения по данному вопросу. Поэтому страхователю, который нашел «пропущенных» сотрудников, нужно быть готовым к уплате штрафа или к судебным тяжбам.

Как без проблем сдать отчеты в ПФ

Часто бухгалтеры легкомысленно относятся к сдаче СЗВ-М, особенно перед уходом в отпуск или увольнением. Ведь эта форма внешне проста и не связана напрямую с бухучетом и начислением налогов.

Однако из-за ошибок в ней компания может серьезно пострадать. Например, если численность сотрудников составляет 100 человек, то при просрочке или сдаче СЗВ-М с искажениями формата организацию оштрафуют на 50 тыс. руб. А для крупных компаний суммы санкций возрастают многократно.

Передав всю рутинную работу с учетом и отчетностью на аутсорсинг, вы можете сосредоточиться на своем бизнесе и не думать о проблемах с Пенсионным фондом и другими контролирующими органами.

Вывод

Все юридические лица, а также ИП с наемными работниками должны ежемесячно сдавать форму СЗВ-М.

Если отчет не принят отделением ПФР, то нужно исправить ошибки в пятидневный срок. Это позволит избежать штрафа.

Если же вы нашли ошибку самостоятельно, то в некоторых случаях, чтобы отбиться от санкций, придется идти в суд.

Нередко в организации возникает ситуация, при которой за товары или услуги нужно рассчитаться наличными деньгами. Необходимая сумма выдаётся работнику компании - подотчетному лицу.

Порядок выдачи денежных средств под отчёт регулируется указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций юрлицами…» .

Приказом по организации должен быть утвержден перечень подотчетных лиц и положение о командировках;
Со всеми подотчетных и лицами следует заключить договор о полной материальной ответственности;
Перед выдачей денег необходимо проверить, нет ли у сотрудника задолженности по подотчетным суммам;
Денежные средства под отчёт выдаются на основании заявления произвольной формы с обязательным указанием следующих реквизитов: дата, необходимая сумма и срок на который берутся деньги;
Подотчетное лицо обязано сдать авансовый отчёт в течение трёх дней после окончания срока, указанного в заявлении или со дня выхода на работу. Работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчёт о расходовании полученной суммы с приложенными к нему подтверждающими документами.

После того, как авансовый отчёт проверен в бухгалтерии, подписан главным бухгалтером и утвержден руководителем, перерасход должен быть выплачен сотруднику, а излишек возвращен в кассу.

Однако не все сотрудники соблюдают кассовую дисциплину. Нередко сроки сдачи авансовых отчётов нарушаются.

В письмах Минтруда (N 17-3/ В-609 от 12.12.2014 года) и Роструда (N ПГ/37606-6-1 от 24.01.2020 г.) говорится, что при нарушении срока сдачи авансового отчёта или если остаток подотчетных сумм не возвращен в кассу, работодатель имеет право после окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник должен был отчитаться удержать эту сумму из его зарплаты (ст. 137 ТК РФ).

Из запроса следует, что работник организации получил в под отчет денежные средства на хозяйственные нужды. Отчитаться и сдать неиспользованный остаток денежных средств он должен был не позднее 30 сентября 2014 года. Фактически сдал авансовый отчет и вернул остаток неиспользованных денежных средств 10 ноября 2014 года.

. Исходя из положений статьи 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) выданные под отчет денежные средства, по которым работником своевременно не представлен авансовый отчет, признаются задолженностью работника перед организацией и данные суммы могут быть удержаны из заработной платы работника. Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

(Письмо Минтруда N 17-3/ В-609 от 12.12.2014 года)

Необходимо взять с работника письменное объяснение, почему он не сдал авансовый отчёт и не возвратил в кассу полученные деньги, а также получить согласие на удержание суммы задолженности из заработной платы. На основании объяснения и согласия на удержание должен быть издан приказ об удержании суммы задолженности из заработка работника.

В том случае, когда работодатель принимает решение не удерживать упомянутые суммы, то данные суммы рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и будут облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Исходя из запроса, организация на основании статьи 137 Трудового кодекса вправе была удержать сумму денежных средств, выданных работнику организации в под отчет, не позднее 30 октября 2014 года.

Поскольку организация эти удержания не произвела, то данная сумма денежных средств облагается страховыми взносами.

Если 10 ноября 2014 года работник представил авансовый отчет с подтверждающими документами (с копиями товарных чеков на приобретение товаров, работ (услуг), счетами, накладными), то в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов.

Порядок предоставления денежных средств под отчет

Нередко в компании возникают ситуации, когда сотрудник должен самостоятельно закупить материалы для производства, расплатиться за какие-либо услуги наличными средствами либо получить командировочные (как на руки, так и безналичным путем). Все это превращает обычного сотрудника в подотчетное с точки зрения бухгалтерии лицо.

Выдача денежных средств под отчет регламентируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юрлицами…» от 11.03.2014 № 3210-У.

Кстати, о порядке ведения кассовых операций на предприятии вы можете прочитать здесь.

В данном документе указано, что сотрудник получает деньги из кассы на основании собственного заявления или распоряжения руководителя организации, в котором прописывается:

цель получения денежных средств;
запрашиваемая сумма;
планируемый срок траты финансов (период покупки материалов, сроки командировки, например).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Данный документ должен быть утвержден руководителем.

Отчитаться за потраченные средства подотчетник должен в течение установленного работодателем срока. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. То есть в бухгалтерии должен появиться авансовый отчет с приложением подтверждающих бумаг. Проверку документа необходимо произвести в сроки, установленные внутренними распоряжениями.

Также стоит отметить, что, по мнению налоговых органов, на предприятии должен существовать приказ, в котором будут указаны все лица, имеющие право получать денежные средства под отчет, и сроки представления ими отчета.

Об особенностях бухучета подотчетных сумм читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Нарушение сроков представления авансового отчета

Нередко случается, что авансовый отчет поступает в бухгалтерию гораздо позднее заявленного срока.

Например, Макаров А. И. был в командировке в Калининграде с 20 по 22 июля 20ХХ года. Оргнизацией установлен 3-х дневный срок для представления отчета. Это значит, что не позднее 27 июля он должен был отчитаться о потраченных средствах. Авансовый отчет был отдан на проверку только 3 августа 2020 года.

Чем это грозит предприятию:

Сумму, потраченную сотрудником, нельзя будет включить в расходы при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (в примере — при расчете авансовых платежей за полугодие), поскольку расход этих денежных средств документально на конец периода не подтвержден.
Существует спорный момент по начислению НДФЛ и взносы по авансам, выданным работникам. Позиция ФНС ясна: на подобные суммы необходимо начислять налог. Но есть судебная практика, подтверждающая, что подотчетные суммы не являются доходом налогоплательщика и, следовательно, не должны облагаться налогом. Какой позиции придерживаться, решает руководитель. Налоговики при проверке могут попытаться доначислить налоги, и, возможно, отстаивать свою позицию придется в суде.

Что делать, если руководитель предприятия не отчитывается о подотчетных суммах, узнайте в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите временный демо-доступ бесплатно.

3. Также будут нарушены правила ведения кассовых операций.

Важно! Работодатель вправе принять решение об удержании денег из заработной платы работника не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания (ст. 137 ТК РФ), а уже потом, после сдачи отчета, вернуть ему денежные средства.

Итак, что делать бухгалтеру во избежание подобной ситуации:

Следить, чтобы все подотчетные лица были ознакомлены с внутренними распоряжениями о выдаче сумм под отчет.
Возможно, напоминать сотрудникам о необходимости своевременного представления документа.

Итоги

Непредставление сотрудником авансового отчета в срок — вопрос больше внутренней дисциплины, чем нарушения бухгалтерских норм. При этом следует помнить, что отсутствие каких-либо «затратных» документов ставит под вопрос правомерность принятых к учету расходов.

Неподтвержденный авансовый отчет и обложение страховыми взносами.

Фискалов заинтересует даже незначительный долг подотчетника. Намерение вернуть долг — лучший контраргумент компании. Из-за ошибок в документах приходится платить взносы и штрафы

Сотрудники компании, особенно топ-менеджмент, далеко не всегда вовремя возвращают подотчетные средства и отчитываются по ним. У них по закону есть на это три рабочих дня после окончания срока, на который выданы деньги, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Порядка, утв. указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У, далее — Порядок ведения кассовых операций).

Поэтому, когда задержка превысит несколько месяцев, проверяющие признают невозвращенные суммы доходом физического лица, доначислят компании страховые взносы, предложат удержать НДФЛ, начислят штрафы и пени.

Действия налоговиков не основаны на нормах Налогового кодекса, налогоплательщики оспаривают их в судах. Проанализируем, какие доводы помогут компании защититься от доначислений.

Долги подотчетников достигают десятков миллионов рублей

До окружных судов или Верховного суда РФ обычно доходят споры по существенным суммам подотчетных средств. Пример тому следующие дела:

88,9 млн рублей (постановление АС Центрального округа от 19.07.16 № Ф10-2385/2016);
70 млн рублей (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12);
20 млн рублей (определение ВАС РФ от 14.05.14 № ВАС-5277/14);
12,8 млн рублей (постановление АС Центрального округа от 24.12.15 № Ф10-4388/2015);
11,3 млн рублей (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016).

Но опасно думать, что более мелкие суммы не интересуют контролеров. Так, в деле, рассмотренном в постановлении АС Поволжского округа от 09.12.15 № Ф06-3232/2015, спор шел о подотчетной сумме в 13,3 тыс. рублей. Ревизоры из Фонда социального страхования доначислили компании взносы. Страхователь выиграл спор.

Контролеры настаивают на НДФЛ и страховых взносах

По мнению Минтруда России, если работник опоздал с авансовым отчетом или возвратом денег более чем на месяц, то деньги становятся его доходом. А доход облагается страховыми взносами (письмо от 12.12.14 № 17–3/В-609). Налоговики, которые сейчас заведуют взносами, обязаны руководствоваться разъяснениями Минтруда. Это распоряжение Минфина России (письмо от 16.11.16 № 03-04-12/67082).

Логика контролеров такова. Подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, — это его долг перед компанией. Работодатель вправе удержать задолженность из зарплаты не позднее одного месяца со дня, когда истек срок представления авансового отчета (ст. 137 ТК РФ). Е

сли компания не удерживает деньги, сумма становится выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагается страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250).

Помимо доначисления взносов компании грозят штрафы за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета (постановление АС Западно-Сибирского округа от 30.09.14 № А27-16522/2013). Если позднее работник отчитается за подотчетные суммы, компания вправе произвести перерасчет взносов.

Доначисление НДФЛ налоговики оправдывают ссылками на решения Президиума ВАС РФ. В 2013 году Президиум ВАС РФ в один день принял два решения в пользу контролеров. Он признал подотчетные суммы доходом, так как компания не представила документы по их расходованию или возврату (постановления от 05.03.13 № 14376/12, от 05.03.13 № 13510/12).

ФНС России отмечает, что до принятия указанных постановлений единообразия в судебной практике не было (письмо от 24.12.13 № СА-4-7/23263). Но сейчас инспекторы на местах должны руководствоваться решениями в пользу контролеров. Некоторые суды их в этом поддерживают (определение ВАС РФ от 14.05.14 № ВАС-5277/14).

Попытки вернуть деньги доказывают отсутствие дохода

По смыслу статьи 41 НК РФ доходом физлица признается экономическая выгода, которой он вправе распоряжаться. До истечения срока исковой давности компания не теряет шансов взыскать долг. Значит, работник не вправе распоряжаться деньгами и их нельзя признать доходом.

В одном из дел налоговики признали доходом директора 88 млн рублей, за которые он не отчитывался более года. Компании предложили удержать НДФЛ, наложили штраф и доначислили пени. Претензии удалось оспорить, так как часть суммы работник и компания переоформили в заем, часть — директор вернул в кассу, часть — компания взыскала с него в судебном порядке. Остаток компания решила удерживать из зарплаты в размере 50 процентов.

Налоговики требовали от суда не учитывать эти переоформления и возвраты, поскольку они произошли после проверки. Однако суд с этим не согласился. По умолчанию подотчетные суммы выданы с условием отчета или возврата. Иное должны доказывать налоговики.

Они не доказали того, что работник получил доход. Все их выводы основываются лишь на нарушении срока сдачи авансового отчета. Успешные действия организации по возврату долга, пусть даже и совершенные после проверки, доказывают намерение вернуть деньги. Значит, по факту работник не получил доход, поэтому штрафы и пени неправомерны (постановление АС Центрального округа от 19.07.16 № Ф10-2385/2016).

Аналогичный вывод сделал АС Центрального округа в постановлении от 02.11.16 № Ф10-3997/2016. В этом деле директор уже в ходе судебного разбирательства вернул часть подотчетных денег. По другой части средств он представил документы, подтверждающие расходы. Суд отменил доначисления.

Если налоговики предъявят претензии, то организации стоит попытаться вернуть деньги в ходе проверки. К примеру, если сумма подотчетных средств велика, заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени. Сам факт такого соглашения и первые возвраты уже докажут отсутствие дохода. А нарушение срока подачи авансового отчета — не основание для доначисления НДФЛ и взносов.

Работник не получает деньги и товары в собственность

АС Поволжского округа признал, что деньги, выданные под отчет, нельзя считать трудовой выплатой работнику. Их назначение — закупка товаров или работ для нужд работодателя. Ни выданные деньги, ни приобретенные на них товары в собственность работника не переходят.

Компания вправе требовать возврата неиспользованных сумм. Отсутствие подтверждающих документов не доказывает, что суммы являются доходом работника (постановление АС Поволжского округа от 09.12.15 № Ф06-3232/2015). К аналогичному выводу арбитры пришли в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 30.09.14 № А27-16522/2013.

АС Московского округа указал, что по смыслу ТК РФ получение работником денег под отчет на хозяйственные нужды не относится к какому-либо из доходов в рамках трудового договора. Следовательно, эти суммы не учитываются в базе по страховым взносам.

Отсутствие документов о расходовании средств или возврате не меняет их сути (постановление от 23.12.16 № Ф05-12835/2016). Аналогичный вывод содержится в постановлении АС Поволжского округа от 25.12.15 № Ф06-4463/2015 (оставлено в силе определением ВС РФ от 21.04.16 № 306-КГ16-3205).

Если компания систематически выдает подотчетные средства директору без указания назначения денег, налоговики предъявят претензии (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016). Что решит суд, зависит от конкретных обстоятельств дела.

Безопаснее указывать основания для выдачи средств в приказах или служебных записках: на хозяйственные нужды, для закупки товаров и т. д. Назначение должно соответствовать должности работника. К примеру, директору больше подходит «на представительские расходы».

В одном из дел основанием для выдачи денег работнику под отчет был беспроцентный заем другому обществу. К авансовому отчету сотрудник приложил приходные ордера заемщика.

Налоговики усомнились в целесообразности этих операций и включили подотчетные суммы в доход работника. Суд снял доначисления (постановление АС Северо-Западного округа от 27.01.15 № А42-3672/2012).

Если не прервать срок исковой давности, придется платить НДФЛ

Если со дня, когда работник должен был отчитаться по подотчетным суммам или вернуть их, прошло более трех лет, то срок исковой давности считается истекшим (ст. 196 ГК РФ).

Компания не вправе заставить физлицо вернуть такой долг даже через суд. В этом случае суды признают, что работник получил доход, облагаемый НДФЛ (постановления АС Северо-Западного от 14.07.16 № Ф07-5021/2016, Центрального от 02.11.16 № Ф10-3997/2016 округов).

До истечения срока исковой давности подотчетные суммы — долг работника. Такие выводы сделаны в постановлениях Четвертого ААС от 25.03.15 № 04АП-726/2015 (оставлено в силе постановлением АС Восточно-Сибирского округа от 03.07.15 № Ф02-3235/201), Седьмого ААС от 28.12.15 № 07АП-11510/2015 (оставлено в силе определением ВС РФ от 04.05.16 № 304-КГ16-5009).

В целях защиты компании подписывают с работниками акты сверок, соглашения о погашении долга в рассрочку или получают от них письмо с признанием долга. Такие действия прерывают срок исковой давности, и он начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ, п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.15 № 43). Однако если стороны подпишут акт сверки уже после истечения срока давности, то он будет лишь формальностью, которая не спасет от претензий (постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.16 № Ф07-5021/2016).

Иногда отбиться от претензий помогает заем

Популярный способ избежать претензий — оформить договор займа на остаток подотчетных сумм. На практике его применяют, если во время проверки контролеры начали задавать неудобные вопросы, а работник не способен моментально вернуть подотчетные деньги.

Заемные средства в принципе не могут признать доходом физлица (п. 1 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.15 № 25). Даже если договоры займа компания представит уже после проверки, суды принимают их в качестве доказательств.

В одном таком деле суд отменил доначисления (постановление Девятнадцатого ААС от 05.04.16 № 19АП-6638/2015). Налоговики настаивали, что договор займа не был отражен по счетам бухучета. Но компания признала ошибки в бухучете и устранила их. Суд встал на сторону налогоплательщика.

Если стороны переоформят подотчетный остаток в беспроцентный заем, то у физлица возникнет материальная выгода в виде экономии на процентах. Она облагается НДФЛ в конце каждого месяца (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Доход в виде материальной выгоды рассчитывается исходя из суммы займа и 2/3 ставки рефинансирования.

Пример

Предположим, что компания перевела подотчетный остаток в сумме 1 млн рублей в беспроцентный заем. Ставка рефинансирования — 10 процентов (информация Банка России от 03.02.17).

2/3 ставки рефинансирования: 6,67 процента (10 × 2 : 3).

Годовой доход в виде материальной выгоды: 8671 рубль (1 000 000 руб. × 6,67% × 13%).

Таким образом, при беспроцентном займе в 1 млн рублей ежемесячно компания будет удерживать у физического лица НДФЛ в сумме 723 рубля (8 671 руб. : 12 мес.).

Выдавать деньги безопаснее на длительный срок

Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы работник отчитался в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги. Устанавливает этот срок сама компания. Если организация установила его равным одному году (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016) или пяти месяцам (постановление Седьмого ААС от 28.12.15 № 07АП-11510/2015, оставлено в силе определением ВС РФ от 04.05.16 № 304-КГ16-5009), суд не станет оспаривать ее решение.

Еще один пример — компания установила срок в 24 месяца для отчета по деньгам. Однако в суде она проиграла, поскольку предъявила приказ о таком длительном сроке уже в ходе судебного разбирательства. Во время проверки инспекторы его не видели. Суд счел, что таким образом компания просто уклоняется от доначислений, поэтому не принял приказ во внимание (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015).

Компания вправе устанавливать отдельный срок для каждой подотчетной суммы, указывая его в приказе или служебной записке. Она может прописать разные сроки для разных должностей или зафиксировать единый срок отчета для всех. Также компания вправе установить разные сроки для разных нужд. К примеру, по хозяйственным нуждам срок отчета равен трем рабочим дням, а по закупке редких деталей — два месяца.

Компании стоит показать реальность затрат

Если долг за работником еще числится, то основной аргумент в защиту компании — возможность его взыскать. Но если компания уже приняла неподтвержденный авансовый отчет и списала задолженность работника, тогда ей стоит упирать на реальность затрат. Предъявить закупленные товары, результаты работ или услуг. Акты сверок докажут погашение долга перед контрагентом, если компания оплатила его через подотчетника.

В одном из дел компания приняла к учету товары без документов. К авансовым отчетам работники приложили справки-отчеты, акты рабочей комиссии, а также распоряжения директора общества по каждому из подотчетных лиц. Компания посчитала, что физлица отчитались за деньги. Но контролеры включили эти суммы в доход и обложили его взносами.

Суд поддержал компанию. По его мнению, проверяющие не доказали, что товары, материалы, работы и услуги общество получило безвозмездно. А раз компания за них заплатила, то подотчетные суммы нельзя признать доходом физлиц (постановление АС Уральского округа от 11.11.15 № Ф09-7999/15). Но есть только одно дело в пользу компании, поэтому надеяться на такой же исход опасно.

Дефектный авансовый отчет грозит доначислениями

Без документов трудно доказать, что спорный товар закупил именно подотчетник, а не поставил контрагент по безналичному расчету. Поэтому по списанным без основания подотчетным суммам суды чаще всего соглашаются с контролерами и признают их доходом физлица.

Нет подтверждающих документов. В одном из рассмотренных выше дел компания выдала в подотчет своему директору несколько миллионов. Затем она списала их на основании авансового отчета без документов. При проверке контролеры доначислили страховые взносы и наложили штраф за нарушение персонифицированного учета.

Компания в ответ представила в суд приказ, согласно которому на составление отчета или возврат денег у работника есть два года. Но поскольку этот документ был представлен лишь в апелляционную инстанцию, суд счел это попыткой уклониться от уплаты доначислений и поддержал проверяющих (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015). Аналогичные выводы арбитры сделали в постановлении АС Центрального округа от 24.12.15 № Ф10-4388/2015.

Ошибки в документах. В другом деле суд признал правоту контролеров, поскольку в первичных документах, приложенных к авансовому отчету, не было должности, фамилии, имени и отчества лица, которое их подписало. В товарных чеках наименование товара указано общо: «хозяйственные расходы» или «канцелярские товары». Нет даты составления документов, не заполнены графы «количество», «цена товара», отсутствует подпись продавца.

Верховный суд РФ признал, что в этом случае подотчетные суммы можно считать доходом работника (определение от 09.03.16 № 302-КГ16-450). Аналогичный вывод сделал АС Северо-Кавказского округа в постановлении от 23.05.16 № Ф08-2743/2016.

Фиктивные документы. Директор компании получил под отчет 4,7 млн рублей, а в подтверждение расходов представил договоры с физлицами. Но они при допросе сообщили, что никогда не продавали материалы обществу, никаких денег, кроме зарплаты, от общества не получали. При этом товары, указанные в договорах купли-продажи, отсутствуют как в списании, так и в остатках материалов. Суд поддержал доначисления (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.01.14 № А19-2278/2013).

В другом деле суд указал, что отсутствие в документе тех или иных реквизитов, неподтвержденность сведений в нем автоматически ставит под сомнение факт сделки. В итоге он согласился, что подотчетные суммы образуют доход физлица (постановление АС Северо-Кавказского округа от 23.05.16 № Ф08-2743/2016).

Еще один пример — работники прикладывали к авансовому отчету чеки организаций, у которых не было зарегистрированных касс. В итоге подотчетные деньги контролеры включили в доход физлиц. Суд их поддержал (постановление АС Северо-Кавказского округа от 07.07.15 № Ф08-3967/2015).

Регулярность выплат докажет их зарплатный характер

Порядок ведения кассовых операций запрещает выдавать деньги работникам под отчет, если они еще не отчитались по прежним суммам. Однако многие компании пренебрегают этим запретом. Так, в одном из дел ИП в течение нескольких лет ежемесячно перечислял деньги на карточки своих работников. В назначении платежа указывал «на хознужды».

Но те не отчитывались, не возвращали остаток, а ИП не пытался вернуть свои деньги. На момент проверки уже прошел срок исковой давности по платежам за 2010 год и первую половину 2011 года. В итоге суд признал доходом физлиц все подобные суммы независимо от того, прошел по ним срок давности или нет (постановление АС Северо-Западного округа от 21.04.16 № Ф07-957/2016).

Регулярный характер выплат делает их похожими на зарплату. Особенно если суммы соответствуют уровню оплаты труда. Иногда компания выплачивает работнику пониженную зарплату, а разницу выдает в виде подотчетных средств. В этом случае фискалы могут сделать вывод о зарплатном характере выплат.

Компания не имеет права перечислять НДФЛ за физлицо

В стремлении пополнить бюджет некоторые налоговики обязывают компании перечислить в бюджет НДФЛ с подотчетных сумм. Однако общество является лишь налоговым агентом налогоплательщика, то есть физлица.

Уплата налога за счет средств налогового агента недопустима. Это прямо прописано в пункте 9 статьи 226 НК РФ. Практика показывает, что такие доначисления суды отменяют (например, постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.16 № Ф07-5021/2016).

Источник: Практическое налоговое планирование. Автор: Павел Бушуев.

Читайте также: