Как распределить обязанности сотрудников контрактной службы

Опубликовано: 07.05.2025

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Приказом Минфина РФ от 31.07.2020 N 158н утверждено новое Положение (регламент) о контрактной службе. Руководитель контрактной службы распределяет функции и полномочия между работниками контрактной службы.
Каким образом это следует отразить в положении о контрактной службе, действующем в организации? Нужно ли расписывать функции каждого члена контрактной службы отдельно? Если несколько человек занимаются приемкой, но каждый в своей области, например, один человек принимает компьютеры, другой - коммунальные платежи, как следует распределять эти функции? Как это оформить: в самом положении; отдельным приложением к приказу; отдельным документом?

Согласно части 3 ст. 38 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон N 44-ФЗ) контрактная служба действует в соответствии с положением (регламентом), разработанным и утвержденным на основании типового положения (регламента), утвержденного федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок. На основании п. 2.1 Типового положения (регламента) о контрактной службе, утвержденного приказом Минфина России от 31.07.2020 N 158н, в положении (регламенте) о контрактной службе, действующем в организации (далее - Положение), должно быть отражено, на кого возлагаются функции и полномочия контрактной службы. Если в организации не создано отдельное структурное подразделение, в Положении следует отразить, что функции и полномочия контрактной службы возлагаются на работников заказчика, состав которых утверждается заказчиком.
Конкретный порядок определения лиц, входящих в состав службы, и распределения между ними соответствующих полномочий не регламентирован законом, этот вопрос регулируется внутри организации. Заказчик вправе перечислить состав службы с указанием на должности, занимаемые работниками, а также определить конкретные полномочия каждого из ее участников в самом Положении. Однако это может значительно увеличивать объем документа, а также при возникновении потребности в перераспределении полномочий между лицами, входящими в состав службы, необходимо будет каждый раз вносить изменения в Положение, что, скорее всего, потребует внесения изменений в другие внутренние документы организации. Поэтому представляется целесообразным определять полномочия участников службы в отдельном распорядительном акте, например, в приказе. Такой приказ может содержать одновременно сведения о включении конкретных работников в состав службы с указанием фамилии, имени и отчества, занимаемой должности каждого лица, а также определенный перечень обязанностей, связанных с работой в контрактной службе, которые будет выполнять каждый из них. Вопросы распределения обязанностей между лицами в составе контрактной службы могут быть регламентированы также в приложении к приказу о включении работников в состав контрактной службы, который будет являться неотъемлемой частью приказа. Выбор варианта оформления остается за самим заказчиком.
Как мы поняли из вопроса, в штатном расписании организации не предусмотрено отдельных должностей работников контрактной службы, т.е. выполнять обязанности работников контрактной службы будут работающие на других должностях работники заказчика. Если изначально должность работника не предполагала выполнение функций и полномочий, предусмотренных ч. 4 ст. 38 Закона N 44-ФЗ, то для привлечения работника к определенной работе в контрактной службе недостаточно будет издать приказ о включении его в состав контрактной службы, необходимо будет внести изменения в документы, определяющие его трудовую функцию.
В соответствии с частью второй ст. 57 ТК РФ трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) является обязательным для включения в трудовой договор условием. Очевидно, что согласование сторонами условия о трудовой функции подразумевает достижение договоренности не только о ее наименовании, но и о содержании, то есть о круге трудовых обязанностей работника, составляющих работу по конкретной должности (профессии, специальности), либо работу конкретного вида. Эти обязанности могут быть закреплены:
- непосредственно в тексте трудового договора с работником либо в приложении к нему;
- в отдельном локальном нормативном акте, как правило, именуемом должностной (рабочей) инструкцией, на который сделана ссылка в трудовом договоре.
Выбор одного из указанных вариантов является компетенцией работодателя (смотрите также письма Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0, от 31.10.2007 N 4412-6).
Частью второй ст. 21 ТК РФ установлено, что работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, а статья 60 ТК РФ запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Когда стороны вместо перечисления конкретных трудовых обязанностей непосредственно в тексте трудового договора указывают в нем на необходимость для работника исполнять обязанности, предусмотренные должностной инструкцией, соответствующие положения локального акта становятся согласованными сторонами условиями трудового договора. В таком случае изменения должностной инструкции, которые меняют круг трудовых обязанностей работника, невозможны без соблюдения процедуры внесения изменений в трудовой договор.
Трудовым кодексом РФ предусмотрено два порядка изменения определенных сторонами условий трудового договора. По письменному соглашению сторон можно изменить любые условия и в любой момент (ст. 72 ТК РФ). Изменение условий по инициативе работодателя также возможно, но со значительными ограничениями, установленными в ст. 74 ТК РФ. Однако, как прямо указано в ст. 74 ТК РФ, в одностороннем порядке не может быть изменена трудовая функция работника. Как разъяснил Конституционный Суд РФ, определение того, влечет ли изменение должностных обязанностей в должностной инструкции изменение трудовой функции и, как следствие, требуется ли в связи с этим согласие работника на такое изменение, осуществляется судами общей юрисдикции в ходе разрешения конкретного трудового спора (определения от 25.09.2014 N 1853-О и от 23.09.2010 N 1188-О-О). Иными словами, не всякий пересмотр закрепленных в должностной инструкции трудовых обязанностей является изменением трудовой функции работника. Все зависит от сути вносимых изменений.
При обобщении судебной практики по этому вопросу нами была выявлена следующая тенденция. Если положения новой должностной инструкции существенно расширяют круг должностных обязанностей, закрепляют такой перечень работ, который принципиально отличается от ранее установленного, либо добавляют обязанности, совсем не свойственные указанной в трудовом договоре должности (профессии), то такие положения могут быть внедрены исключительно путем подписания дополнительного соглашения сторон к трудовому договору в порядке, предусмотренном ст. 72 ТК РФ. Если же в результате вносимых в должностную инструкцию поправок меняется круг трудовых обязанностей, причем как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения, но при этом суть порученной работы остается неизменной, суды признают это изменением условий трудового договора, но не изменением трудовой функции работника. Соответственно, осуществить такие изменения работодатель вправе как по соглашению с работником в порядке ст. 72 ТК РФ, так и в порядке ст. 74 ТК РФ с предупреждением как минимум за 2 месяца и при наличии указанных в этой статье обстоятельств. В случае отказа работника от продолжения работы на новых условиях трудовой договор с ним подлежит прекращению по п. 7 части первой ст. 77 ТК РФ (при отсутствии подходящих вакансий или отказе работника от перевода). Если же обязанности в старой и новой должностных инструкциях отличаются только формулировками, изменения представляют собой более подробное изложение прежних обязанностей либо уточнение порядка их выполнения, к изменению условий трудового договора это не приводит. Работник обязан соблюдать новую должностную инструкцию после ознакомления с ее текстом, а за нарушение такой обязанности может быть привлечен к дисциплинарной ответственности*(1).
Следовательно, сам алгоритм действий работодателя в данном случае зависит от того, происходит ли изменение условий трудового договора при включении работника в состав контрактной службы, то есть добавляется ли новая функция или нет. Если положения должностной инструкции никак не затрагивают условия заключенного с работником трудового договора, когда обязанности в старой и новой должностных инструкциях отличаются только формулировками, изменения представляют собой более подробное изложение прежних обязанностей либо уточнение порядка их выполнения, то они могут быть изменены работодателем в одностороннем порядке. Согласия работника в таком случае не нужно. В таком случае можно издать приказ об утверждении должностной инструкции в новой редакции, ознакомить работника с данным приказом, а также ознакомить работника с новой должностной инструкцией.
Если положения новой должностной инструкции существенно расширяют круг должностных обязанностей, то такие положения могут быть внедрены исключительно путем подписания дополнительного соглашения сторон к трудовому договору в порядке, предусмотренном ст. 72 ТК РФ, то есть только с согласия работника. В таком случае работодателю необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, содержащее перечень изменений, подписать его с работником и ознакомить с новой должностной инструкцией. В случае несогласия работника указанные изменения не могут быть введены в отношении него. В таком случае приказ о возложении на работника полномочий, связанных с работой в контрактной службе, не должен распространяться на него, и работодатель не вправе требовать от работника выполнения такой работы.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Ответ прошел контроль качества

25 января 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Заказчики, чей совокупной годовой объём закупок больше 100 млн руб., обязаны создавать контрактную службу (ст. 38 Закона 44-ФЗ). Для этого нужно на основании типового положения разработать и утвердить соответствующий внутренний регламент или положение. C 27.11.2020 года действует новое Типовое положение о контрактной службе, утвержденное Приказом Минфина №158н от 31.07.2020.

Изменения основных требований в новом положении о контрактной службе 2021 г

Как и в предыдущей версии положения, предусмотрено создание контрактной службы двумя путями.

Можно создать отдельное структурное подразделение, а можно пойти путём создания «виртуальной» контрактной службы. В таком случае приказом утверждают состав работников службы, которые останутся на тех же штатных должностях, что и ранее, но на них будут возложены дополнительные обязанности.

По старому положению руководителем контрактной службы, если она создавалась как структурное подразделение, мог быть только руководитель или заместитель руководителя. Теперь эти полномочия могут быть переданы любому работнику.

У такого решения есть как положительные, так и отрицательные стороны. С одной стороны, такая модель более гибкая и позволяет назначить на эту должность наиболее квалифицированного работника. С другой стороны, внутренняя персональная ответственность руководителя среднего звена может оказаться ниже, чем у топ-менеджера, поэтому в организации закупок могут возникать недочеты и небрежности.

Вопросы взаимодействия с другими подразделениями теперь отданы на откуп самим заказчикам. Разработка порядка взаимодействия контрактной службы с другими подразделениями не обязательна, как раньше. Однако, делать это все равно рекомендуется.

По новому положению функции проверки соответствия участников закупки требованиям ст. 31 Закона 44-ФЗ полностью переданы комиссии по закупкам. Контрактная служба этим не занимается. А вот подготовка обращений для согласования заключения контракта с единственным поставщиком теперь задача исключительно службы.

По новым требованиям контрактная служба осуществляет функции, связанные с нормированием (ст. 19 44-ФЗ), разрабатывает требования к закупаемым работам и услугам. Ранее к этому можно было привлекать работников, не включённых в состав КС.

Ранее типовым положением было предусмотрено условие об организации оплаты ТРУ, теперь же служба должна обеспечить исполнения условий контракта в части оплаты (оплаты отдельных этапов), в том числе в части выплаты аванса, если такое условие есть в контракте (п. 3.4.2 ).

Теперь именно контрактная служба размещает все сведения о закупках в ЕИС, а также направляет сведения для включения в реестр контрактов, как о том, что они были заключены (п. 3.3.9), так и об их исполнении (п. 3.4.5).

Контрактная служба взаимодействует с поставщиками и исполнителями по вопросам изменения и расторжения контракта, направляет требования об уплате неустоек. Если раньше данные функции необязательно было передавать КС, то теперь работника, на которого фактически возложена эта работа, придётся включить в состав службы.

В целом, в новом положении охвачен более широкий перечень функций, связанных с закупочной деятельностью заказчика на всех этапах закупки. Нужно понимать, что эти функции нужно будет распределить между работниками контрактной службы.

Изменения, указанные выше, нужно будет учесть при обновлении Положения о контрактной службе заказчика. Напомним, что иметь такое положение или регламент по закону обязательно.

Что необходимо сделать по новым правилам положения о контрактной службе

При создании контрактной службы как отдельного подразделения, нужно распределить весь функционал между сотрудниками. Обязательно включить в функционал контрактной службы разработку и размещение плана-графика.

Фактически, придётся собрать в одном отделе как технических или других профильных специалистов, так и юристов, экономистов, бухгалтеров, IT-специалистов. После начала действия нового положения многим заказчикам придется пересмотреть состав КС и включить туда работников, которые обычно разрабатывают ТЗ, ведут претензионную работу и обеспечить их обучение как специалистов по госзакупкам.

Так как далеко не все заказчики могут выделить отдельных работников соответствующего профиля именно для госзакупок, то создание «виртуальной» контрактной службы и распределение функций КС между сотрудниками других подразделений для многих будет оптимальным выходом.

Для утверждения нового положения и обновления состава КС заказчик должен издать соответствующий внутренний документ (приказ, распоряжение). В нем желательно подтвердить полномочия руководителя службы и, если необходимо, назначить нового руководителя.

Если контрактная служба – отдельное подразделение, следует это отразить в приказе. Если такого подразделения нет и не планируется – утвердить персональный состав контрактной службы. Этим же приказом можно утвердить само Положение.

Чтобы распределить функционал КС между работниками, оптимально составить полный перечень обязанностей и функций, которые передаются контрактной службе заказчика, а далее формулировки из этого перечня прописать в трудовых договорах и должностных инструкциях.

Предпочтительнее также разработать документ о внутреннем взаимодействии контрактной службы с другими подразделениями, а также изменить должностные инструкции даже тех работников, кто в КС не входит таким образом, чтобы у них не было возможности препятствовать работе службы.

Если на работника возлагаются обязанности по размещению сведений в ЕИС, у него должна быть своя ЭЦП. т.к.ответственным за действия по размещению будет признано именно то лицо, чьей ЭЦП документ подписан, а не то, которое формально должно было его размещать. Функции, связанные с работой на электронных площадках и информационных ресурсах (регистрация, общение с техподдержкой, размещение информации и.т.п.) можно также расписать как в Положении о КС, так и в должностных инструкциях.

Кроме того, поскольку в полномочия контрактной службы входит оформление и размещение в ЕИС протоколов, нужно предусмотреть возможность отдельного работника КС присутствовать при работе закупочной комиссии, либо включить его в состав такой комиссии.

Основные функции контрактной службы

Прописать функции контрактной службы можно, отдельно выделив следующие этапы закупок:

планирования (п. 3.1 типового положения);
определения поставщиков (п. 3.2.), включая подготовку и размещение извещений, разъяснений, извещений об отмене определения поставщика, оформление и размещение в ЕИС протоколов, а также организационно-техническое обеспечение и привлечение экспертов;
заключения контрактов (п. 3.3.), в том числе размещение в ЕИС, рассмотрение протоколов разногласий, направление уведомления о заключении контракта, хранение протоколов, заявок, иной документации;
исполнения, изменения и расторжения контрактов (п. 3.4.), включая приемку товаров и услуг, подготовку решения о создании приемочной комиссии, оформление документа о приемке товара, взаимодействие с контрагентом, обеспечение одностороннего расторжения контракта.

Кроме того, можно включить в положение и другие функции, даже если их могут выполнять работники, не включенные в состав контрактной службы.

Если статья была вам полезна, пожалуйста, оцените ее по "звездной" шкале ниже, где 5 звезд - очень полезна.

Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь!

Контрактная служба — это, скорее, возлагаемый функционал, чем название подразделения, осуществляющего закупки для государственных и муниципальных нужд. Контрактная служба действует на основании оформленного Положения о контрактной службе (регламенте), которое разрабатывается на основе Типового положения о контрактной службе, утвержденного приказом Минэкономразвития № 631 от 29 октября 2013 года.

Контрактная служба заказчика создается в случае, если совокупный годовой объем закупок, в соответствии с планом-графиком, превышает 100 миллионов рублей (ч. 1 ст. 38 44-ФЗ). Если у заказчика отсутствует контрактная служба и с овокупный годовой объем закупок заказчика не превышает 100 миллионов рублей , назначается к онтрактный управляющий (ч. 2 ст. 38 44-ФЗ).

Не обязательно создавать специальное структурное подразделение: контрактная служба может работать и без образования такового (ч. 1 ст. 38 Закона N 44-ФЗ). В последнем случае заказчик должен утвердить постоянный состав сотрудников, выполняющих функции контрактной службы (пп. 2 п. 6 Типового положения).

Вопрос: может ли один заказчик создать несколько контрактных служб?

Ответ: Законом № 44-ФЗ, а также Приказом Минэкономразвития России от 29 октября 2013 года № 631 не предусмотрено право заказчика создавать несколько контрактных служб. Следовательно, заказчик не вправе создавать несколько контрактных служб.

Состав контрактной службы заказчика

Заказчик должен самостоятельно утвердить структуру и определить численность сотрудников контрактной службы, учитывая, что она не может состоять менее чем из двух человек (п. 7 Типового положения).

Независимо от того, в какой форме создается контрактная служба, заказчик должен назначить ее руководителя (п. 9 Типового положения). Если контрактная служба создается в форме отдельного структурного подразделения, ее возглавляет руководитель этого подразделения. Контрактную службу без образования отдельного подразделения возглавляет руководитель заказчика или один из его заместителей.

Важно! Если включение отдельных сотрудников в состав контрактной службы связано с изменением или расширением их трудовой функции, а, следовательно, с изменением трудового договора, то такое включение может осуществляться только с согласия указанных сотрудников и при условии внесения соответствующих изменений в их должностные инструкции.

Вопрос: Вправе ли заказчик включить лицо в состав контрактной службы (назначить контрактным управляющим) на основании гражданско-правового договора (договора ГПХ)?

Ответ: Нет, не вправе. Согласно ч. 2 ст. 38 Закона № 44-ФЗ контрактным управляющим может быть только должностное лицо заказчика. То есть, функции сотрудников контрактной службы не могут быть возложены на лиц, не состоящих в трудовых или служебных отношениях с заказчиком. С этим мнением согласен Минэкономразвития России в Письме от 31.01.2014 № ОГ-Д28-834.

Требования к образованию сотрудников контрактной службы

Минэкономразвития России в П исьме от 08.11.2013 № ОГ-Д28-15539 разъяснил, что п осле 1 января 2017 года все работники контрактной службы должны будут иметь либо высшее образование (без учета профиля), либо дополнительное профессиональное образование в сфере закупок ( Письма Минэкономразвития России от 06.04.2016 № Д28и-841, от 13.05.2016 № Д28и-1220). В совместном письме Минэкономразвития России № 5594-ЕЕ/Д28и, Минобрнауки России № АК-553/06 от 12.03.2015 «О направлении методических рекомендаций» есть рекомендация установить минимальный срок освоения дополнительных профессиональных программ вне зависимости от используемых технологий обучения не менее 108 часов (п. 2.3 Методических рекомендаций).

Требования к уровню образования членов комиссии по осуществлению закупок менее строги. В состав комиссии по осуществлению закупок заказчиком включаются:

лица, прошедшие профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок,
лица, обладающие специальными знаниями, относящимися к объекту закупки.

То есть, в состав комиссии по осуществлению закупок заказчик может включать лиц, не имеющих высшего образования или дополнительного профессионального образования именно в сфере закупок, но обладающих специальными знаниями, относящимися к объекту закупки (Письма Минэкономразвития России от 23.09.2013 № Д28и-1070, п. 1 письма Минэкономразвития России от 22.05.2014 N Д28и-777).

Вопрос о необходимости обучения и повышения квалификации сотрудников решается заказчиком самостоятельно (Письмо Минэкономразвития России от 29.04.2016 № Д28и-1129). Документом, подтверждающим наличие профессионального образования (среднего или высшего), является диплом, а повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования подтверждается удостоверением о повышении квалификации или дипломом о профессиональной переподготовке (ч. 7, ч. 10 ст. 60 Закона об образовании).

Приказ о создании контрактной службы заказчика

Организация приняла решение о создании контрактной службы. Форма принятия такого решения Законом № 44-ФЗ не установлена. Как правило, оно оформляется в виде приказа: в произвольной форме, на бумажном носителе.

Что необходимо указать в приказе:

фамилию, имя, отчество, должность руководителя контрактной службы;
структурное подразделение, на которое возлагаются функции контрактной службы, или фамилии, имена, отчества, должности сотрудников контрактной службы;
срок подготовки руководителем контрактной службы документов (должностных регламентов, инструкций и т.п.), определяющих должностные обязанности и персональную ответственность сотрудников контрактной службы (п. 10 Типового положения).

Кто составляет: уполномоченное должностное лицо.

Кто утверждает: руководитель заказчика или уполномоченное им лицо.

Срок утверждения: не позднее начала финансового года, в котором совокупный годовой объем закупок (СГОЗ) заказчика превысит 100 млн руб. Если СГОЗ превысит указанную сумму в результате утверждения дополнительных объемов финансирования заказчику, — не позднее даты доведения до него соответствующего решения (ч. 1 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).

Чем занимается контрактная служба и контрактный управляющий

Контрактная служба и контрактный управляющий осуществляют организацию всего цикла закупок для нужд заказчика: от планирования до исполнения всех обязательств по контракту, в том числе по оплате поставленных товаров, оказанных услуг, выполненных работ.

На этапе планирования закупок контрактная служба (контрактный управляющий) разрабатывает план закупок, план-график закупок, вносит изменения, размещает документацию в ЕИС. Кроме того, контрактная служба обеспечивает подготовку обоснования закупок, определяет и обосновывает НМЦ, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком.

Функции контрактной службы при определении поставщиков:

выбор способа, уточнение НМЦ, организация подготовки описания объекта закупки;
подготовка извещений, документации, проектов контрактов, протоколов заседаний комиссий;
организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий;
обеспечение предоставления преимуществ уголовно-исполнительной системы и организаций инвалидов, закупок у субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций (СМП и СОНО);
разъяснение положений документации;
обеспечение сохранности конвертов, обеспечение аудиозаписи, хранение документов;
обеспечение согласования с единственным поставщиком;
обеспечение заключения контрактов, включение в РНП уклонившихся участников закупок.

При исполнении, изменении, расторжении контракта контрактная служба занимается:

приемкой товаров, работ, услуг (ТРУ), организацией оплаты и экспертизы ТРУ;
взаимодействием с поставщиком при изменении, расторжении контракта, применением мер ответственности, в том числе включение в РНП;
размещением в ЕИС отчета об исполнении контракта; составлением и размещением в ЕИС отчета об объеме закупок у СМП и СОНО;
организует консультации с поставщиками, а также обязательное общественное обсуждение закупок;
участвует в обсуждении требований к отдельным видам ТРУ и нормативным затратам;
разрабатывает проекты контрактов, в том числе типовых;
проверяет банковские гарантии и информирует об отказе в принятии гарантии; организует уплату денежных сумм по банковской гарантии;
организует возврат средств, внесенных в качестве обеспечения.

Комиссии заказчика

Для процедуры определения поставщиков заказчик создает комиссию по осуществлению закупок - это орган, работающий на коллегиальной основе, который создается заказчиком для определения поставщиков, если закупки осуществляются конкурентными способами.

Для закупки у единственного поставщика создавать комиссию не требуется (ч. 1 ст. 39 44-ФЗ).

Согласно действующему законодательству, заказчик вправе создать комиссию как для проведения конкретной закупки, так и для определения поставщика одним из способов, а также для осуществления всех закупок вне зависимости от способа определения поставщика (единая комиссия).

Законом 44-ФЗ ограничено только минимальное число членов комиссии, в то время как максимальное их число не ограничено. Требования к минимальному числу членов комиссии: не менее пяти человек для конкурсных, аукционных, единых комиссий, не менее трех человек — остальные комиссии.

Заказчик включает в состав комиссии преимущественно лиц, прошедших профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, а также лиц, обладающих специальными знаниями, относящимися к объекту закупки (ч. 5 ст. 39 44-ФЗ) – то есть большинство членов комиссии должны обладать знаниями и опытом в сфере закупок.

Если планируемые закупки не имеют конкретной специфики, а также не требуется участие в работе комиссии определенных специалистов, рекомендуется создать единую комиссию для осуществления всех закупок, вне зависимости от объекта закупки и способа определения поставщика.

Управление государственными и муниципальными закупками – онлайн-курс для контрактных управляющих, специалистов контрактных служб и закупочных комиссий.

Для одних закупок заказчики создают контрактные службы, а для других – назначают контрактного управляющего. Данный выбор зависит от совокупного годового объема закупок (СГОЗ), осуществляемого в бюджетной организации.

В своей работе участники подразделения руководствуются:

Рассказываем о функционале, полномочиях и ответственности за нарушение законодательства в сфере закупок для должностных лиц.

Вопросам создания контрактной службы, ее полномочиям, требованиям к ее участникам посвящена статья 38 Закона № 44-ФЗ. Это главный норматив, который разъясняет, в каких случаях создается подразделение, какие обязанности должно выполнять, какое образование должны иметь сотрудники, входящие в ее состав.

Важно! Контрактная служба формируется на основании утвержденного положения компании о необходимости создания данного объединения работников. Исходя из этого положения, будут разработаны правила и порядок работы контрактной службы, назначенной в бюджетной организации.

Положение должно быть максимально сопряжено с нормами контрактного законодательства, и для грамотной его подготовки Минэкономразвития разработало Типовое положение о контрактной службе, утвержденное Приказом ведомства № 631 от 29.10.2013 года. На эту типовую инструкцию должны опираться заказчики при формировании подразделения.

Осуществляя свои функции и полномочия, работники контрактной службы действуют согласно нормам законодательства о закупках, Гражданским Кодексом по той их части, где они вправе регулировать проведение государственных и муниципальных процедур.

Контрактная служба – это группа лиц (работников бюджетной организации), объединенных на основании приказа компании с целью осуществления регулирования закупочных мероприятий. В рамках их полномочий происходит полное удовлетворение потребностей бюджетной организации и ее полноценная работа.

Являясь внутренним структурным образованием, контрактная служба присутствует на всех этапах осуществления закупок, начиная с момента планирования и заканчивая контролем за исполнением обязательств поставщика, расчетами с ним. А при необходимости – готовит жалобы в ФАС, подает иски и претензии в суды, участвует в правовых разбирательствах.

Согласно ч.1 ст.38 44-ФЗ заказчики не обязаны создавать закупочное подразделение. Необходимость возникает в том случае, когда совокупный годовой объем закупок учреждения превышает 100 млн. руб.

Если СГОЗ не дотягивает до этой суммы, то заказчик может ввести должность контрактного управляющего из числа компетентных сотрудников, который будет выполнять функции по контролю закупок, исполнению контрактов (ч.2 ст.38 44-ФЗ).

Опять же, основываясь на ч.1 ст.38, заказчик может не создавать отдельное структурное объединение, достаточно будет сформировать группу из специалистов различных отделов, имеющих необходимый уровень квалификации и способных вести полноценную работу по регулированию закупочных процедур в рамках своей компетенции.

Если государственному или муниципальному заказчику необходимо сформировать контрактную службу или назначить контрактного управляющего, то он готовит соответствующий приказ.

Должность управляющего обязательно должна быть включена в штатное расписание компании. Это должен быть отдельный человек из числа специалистов, который будет выполнять обязанности в рамках своей должности. Заказчики не могут нагружать этим дополнительным функционалом других сотрудников, у которых есть своя работа, иначе произойдет наложение задач и не будет обеспечено полноценное осуществление процедур.

Алгоритм действий заказчика при создании контрактной службы и управляющего будет аналогичным:

готовится приказ о создании закупочного подразделения или назначении управляющего. На этом шаге решается вопрос о необходимости введения отдельных должностей или формирования объединения специалистов, исходя из показателей СГОЗ бюджетной организации;
вносятся корректировки в действующий штатный график с обоснованием. Изменения вносятся с целью соблюдения норм закона в области закупок – это и будет обоснованием;
издается положение о структурном подразделении, которое будет заниматься закупками. Если будут назначаться отдельные должностные единицы, то нужно будет разработать для них должностные инструкции.

Отдел по регулированию закупок начинает свою работу на основании приказа компании о необходимости его формирования. Подписывать данный нормативный акт вправе только руководитель учреждения, потому что вводится новая рабочая единица.

Какие пункты обязательно должны быть включены в текст приказа:

В Типовом положении Минфина говорится, что контрактная служба должна состоять из двух и более специалистов. Точное количество участников определяет лично заказчик, исходя из совокупного годового объема закупок и объема предстоящих задач.

Участниками структурного подразделения могут быть только должностные лица заказчика, которые входят в состав группы на основании официально заключенных трудовых взаимоотношений.

Если в состав контрактной службы войдут специалисты, у которых более развернутый круг функций и полномочий, то с ними нужно будет заключить отдельное допсоглашение к трудовому договору и прописать пункты о расширенном функционале, финансовых доплатах.

В состав отдела закупок входят:

руководитель. Если объединение не является самостоятельной единицей, то во главе может стать только руководитель компании заказчика или кто-то из его заместителей. Если отдел формируется в качестве самостоятельной единицы, то руководитель назначается отдельно;
заместители руководителя или старшие специалисты. Эти лица должны будут контролировать работу подразделения во время отсутствия непосредственного руководителя и выполнять свои основные функции, если руководитель на месте;
специалисты контрактной службы. Они непосредственно решают задачи, направленные на обеспечение интересов компании в рамках проведения закупок.

Состав специалистов отдела закупок утверждается заказчиком на основании пп.2 п.6 Типового норматива.

Требования к образованию членов подразделения изложены в ч.6 ст.38 44-ФЗ: и специалисты службы, и контрактные управляющие должны иметь профильное или высшее образование в области закупочных мероприятий.

Заинтересованные заказчики могут отправлять своих работников на курсы профессиональной подготовки или повышения квалификации по 44-ФЗ. Если будут назначены сотрудники без соответствующей компетенции, то это будет считаться несоблюдением норм контрактного законодательства.

По итогу обучения специалисты получают документ, подтверждающий их квалификацию, и являющийся основанием для назначения их управляющими или участниками подразделения организации закупок.

В совместном письме Минэконома № 5594-ЕЕ/Д28и и Минобрнауки РФ № АК-553/06 от 12.03.2015 г. «О направлении методических рекомендаций» в пункте 2.3 говорится о минимальном периоде профильной подготовки специалистов – не меньше 108 часов.

В должностной инструкции контрактной службы описываются обязанности, полномочия и задачи, которые необходимо выполнять по части осуществления закупок. Документ состоит из первоочередных вопросов, которые должно решать подразделение.

В тексте положения приводятся главные обязанности каждого участника группы, и указывается ответственность за нарушение данных пунктов.

Основные функции контрактной службы:

выявлять и формулировать нужды заказчика и фиксировать их в плане-графике к мероприятию;
заполнять планы-графики, вносить правки, если потребности будут меняться;
определяться со способом выбора исполнителей при осуществлении закупок, проверять сформированное обоснование НМЦК;
составлять извещения и закупочную документацию и размещать их на портале ЕИС;
разрабатывать проекты контрактов и типовую документацию;
обеспечивать предоставление льгот и преференций соответствующим категориям участников;
организовывать деятельность комиссий по закупкам, осуществлять техническое обеспечение их деятельности;
хранить все поступающие заявки до момента вскрытия, а затем – до момента подписания итоговых протоколов по процедурам;
вести отчетную деятельность по проведенным торгам, исполненным обязательствам, неисполненным договорам, включению неисполнителей в РНП;
взаимодействовать с будущими подрядчиками, отвечать на их вопросы, касающиеся исполнения контрактов до момента заключения с помощью функционала ЕИС и электронных торговых площадок;
осуществлять контроль обеспечительных мер по контрактам, которые поступают на расчетный счет заказчика в виде прямых переводов от поставщика или банковской гарантии (соблюдение норм законодательства в части получения БГ, а также проверки финансовых учреждений, предоставивших участнику банковскую гарантию);
вести приемку товаров, работ, услуг; организовывать проведение экспертизы; контролировать финансовые переводы исполнителям;
контролировать возврат обеспечительных мер поставщикам.

Это далеко не весь круг обязанностей структурного подразделения. Помимо названных функций, служба решает разнообразные задачи, вытекающие из целей реализации 44-ФЗ и сопутствующих подзаконных актов.

Каждый специалист контрактной службы имеет свой круг обязанностей по исполнению закупочного законодательства. И в случае несоблюдения этих норм должностное лицо понесет персональную ответственность.

Штрафные меры, направленные в адрес виновников, делятся на три категории:

дисциплинарные взыскания назначаются за нарушение положений трудового законодательства и применяемого в учреждении коллективного договора. Применять такие санкции или нет в отношении сотрудника, решает лично работодатель по результатам внутренней проверки в части несоблюдения норм контрактного законодательства;
административныесанкции назначаются за несоблюдение КоАП. Выносить решение об использовании данных мер могут только уполномоченные надзорные ведомства;
уголовная ответственность предусмотрена в случае нанесения государству существенного ущерба. Наказание может выноситься только в отношении физических лиц, чьи неправомерные действия были доказаны в ходе проверки, и было выявлено умышленное причинение ущерба с целью получения личной выгоды. Назначать наказания виновным лицам вправе только суд после детальных разбирательств по делу на основании предоставленных материалов и доказательств.

Названные меры ответственности могут выноситься как по отдельности, так и одновременно. Однако в каждой определенной ситуации необходим индивидуальный подход к делу, чтобы можно было правильно назначить меру наказания.

Последний раздел статьи мы решили посвятить созданию заказчиком закупочной комиссии при проведении процедур, чтобы разграничить это понятие с понятием контрактной службы. Не стоит путать два этих термина.

Закупочная комиссия вводится в работу бюджетного учреждения для определения исполнителей в случае проведения конкурентных мероприятий. Если закупка проводится у единственного поставщика, то комиссию создавать не нужно согласно ч.1 ст.39 44-ФЗ.

Контрактное законодательство разрешает закупщикам создавать комиссию для регулирования конкретной процедуры, для определения исполнителя одним из способов, либо создать единую комиссионную группу независимо от способа выбора исполнителя.

Согласно 44-ФЗ комиссия должна состоять не менее чем из 5 человек в рамках проведения конкурсов, аукционов, и от 3-х специалистов и более – в иных случаях. В законодательстве не говорится о максимальном количестве состава комиссии.

Участниками группы могут быть не только лица, прошедшие профессиональную подготовку или переобучение (как в случае с контрактной службой), но и лица, обладающие специальными знаниями и опытом по предмету мероприятия.

В отличие от контрактной службы закупочная комиссия выполняет более мелкие задачи, связанные с обработкой заявок в рамках определения исполнителя:

распечатывает конверты с заявками участников конкурсов;
фиксирует вскрытие конвертов в протоколе;
подписывает протоколы вскрытия конвертов;
изучает обе части заявок и принимает решение о допуске того или иного претендента;
подписывает протоколы обработки заявок и итоговые протоколы, готовит протокол изучения заявок.

Если запланированные торги не имеют специфики проведения и не требуется привлечение конкретных специалистов, то лучше собрать единую комиссию, независимо от предмета торгов и способа выбора подрядчика.

У заказчика по 44-ФЗ должна быть контрактная служба. Она может быть организована как в виде отдельного структурного подразделения, так и без его создания. Вне зависимости от этого у контрактной службы должен быть руководитель. В этой статье поговорим о том, кто может им быть, и что ему следует делать.

Создание службы

Перед началом работы контрактной службы необходимо утвердить положение о ней (далее — Положение). Оно разрабатывается на основе Типового положения из приказа Минэкономразвития № 631. В Положении закрепляется регламент, в соответствии с которым будет действовать контрактная служба, и порядок ее взаимоотношения с другими подразделениями заказчика. Составляется документ сотрудником кадровой службы, а подписывается руководителем заказчика.

В Типовом положении сказано, что у контрактной службы обязательно должен быть руководитель. Как должна называться должность такого сотрудника, отдельно не оговорено. Если служба создается без образования структурного подразделения, то возглавить ее должен либо руководитель заказчика, либо один из его заместителей.

Довольно часто возникает вопрос: может ли занимать должность руководителя контрактной службы глава какого-либо подразделения компании? Например, главный бухгалтер. Речь о ситуации, когда служба не выделяется в отдельное подразделение. Ответ таков — Главбух может возглавлять контрактную службу лишь в том случае, если является заместителем руководителя заказчика.

Подтверждение полномочий руководителя

В Положении о контрактной службе необходимо определить основные полномочия руководителя. Более детально их прописывают в должностной инструкции. К моменту приема на работу руководителя контрактной службы либо возложения его обязанностей на сотрудника организации Положение должно быть утверждено. В него следует включить следующие данные относительно руководителя:

название его должности;
порядок подчинения, непосредственный руководитель;
требования, которые предъявляются к лицу, занимающему должность: к образованию, дополнительной квалификации, а также знанию законодательства;
права и обязанности, а также ответственность руководителя контрактной службы;
полномочия, которыми он наделяется в рамках закупочной деятельности.

Кроме того, необходимо предусмотреть случаи, когда руководитель контрактной службы не сможет исполнять свои обязанности. Например, во время его отпуска. У руководителя для этой цели может быть заместитель. Либо он должен самостоятельно передать полномочия одному из сотрудников контрактной службы на время своего отсутствия.

Что должен делать руководитель контрактной службы? Круг его обязанностей довольно широкий. Вот лишь некоторые из них:

разработка структуры контрактной службы, подбор состава и численности сотрудников;
распределение функций и полномочий между сотрудниками;
планирование работы службы, подготовка отчетов, информирование руководства заказчика о процедуре закупки;
организация консультаций с поставщиками;
организации общественного обсуждения закупки (если требуется), а также внесение изменений в документы, если их необходимо внести по итогам обсуждения;
участие в разработке проектов контрактов;
курирование вопросов банковской гарантии, получения и возврата средств для обеспечения заявок;
участие в процессе обжалования закупки или ее результата.

Помимо всего прочего, заказчик может возложить на руководителя контрактной службы обязанности обеспечить ее работу. Другими словами, руководитель будет нести полную ответственность за деятельность службы и ее сотрудников.

Требование к руководителю

Все сотрудники контрактной службы, в том числе и руководитель, должны отвечать профессиональным стандартам. Что касается квалификации руководителя, то его трудовая функция, предусмотренная стандартом, заключается в следующем: организация работ по экспертизе и консультированию в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд. Для осуществления этой функции нужен наивысший уровень квалификации — восьмой.

Руководитель контрактной службы должен иметь:

высшее образование (быть специалистом или магистром);
дополнительное профобразование (профессиональная переподготовка, повышение квалификации);
опыт работы не менее 5 лет в сфере закупок, из них не менее 3 — занимать руководящие должности.

Об ответственности руководителя

В соответствии с пунктом 10 упомянутого выше Типового положения о контрактной службе, ее руководитель является таким же сотрудником, как и любой другой. Если он допустит нарушение законодательства, то, будучи должностным лицом, понесет за это административную ответственность в соответствии со статьями 7.29–7.32, частями 7, 7.1 статьи 19.5, статьей 19.7.2 КоАП РФ.

Читайте также: